Xây dựng phần mền quản lý hoạt động kinh doanh cho một cửa hàng

Trường Đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên Khoa công nghệ thông tin BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Minh Quý Nhóm thực hiện : Nguyễn Ngọc Hà Mạc Thị Biên Nguyễn Thị Ly Ngày 15 tháng 6 năm 2007 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống. Đặc biệt là trong nghành kinh tế nó góp phần đáng kể trong quá trình hội nhập . Như chúng ta đã biết việc quản lý kinh doanh của hầu hết các cửa hàng vẫn tiến hành một cách thủ công. Việc ghi chép thông tin qua sổ sách gặp rất nhiều khó khăn trở ngại khi người quản lý muốn biết thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của cửa hàng ( thống kê lãi xuất ,doanh thu theo ngày tháng , quý…) cũng như tình trạng của hàng hoá ( hàng còn, hết, hàng bán chạy nhất …) để từ đó đưa ra những quyết định có lợi cho việc kinh doanh của cửa hàng. Mặt khác với sự phát triển của nền kinh tế thị trường hàng hoá ngày càng trở nên phong phú và đa dạng hơn việc quản lý như trên không còn đáp ứng được công việc và khó khăn khi muốn mở rộng hoạt động kinh doanh. Vậy thì tại sao chúng ta không áp dụng những phát minh của khoa học kỹ thuật vào công việc quản lý để thu được lợi nhuận cao nhất cho cửa hàng của mình . Với sự nghiên cứu và tìm hiểu chúng em đã tiến hành xây dựng phần mền quản lý hoạt động kinh doanh cho một cửa hàng. Phần mền cho phép người sử dụng thực hiện các công việc một cách chính xác, nhanh gọn ( trong cập nhật thông tin, lưu trữ các mặt hàng, thực hiện các yêu cầu tìm kiếm thống kê… ) Mong rằng với phần mền này của chúng em giúp ích được phần nào trong việc quản lý hàng hoá của các nhà quản lý. Với sự nỗ lực chúng em đã cùng nhau xây dựng và hoàn thành đề tài. Xong do hiểu biết còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót rất mong được sự đóng góp ý kiến của thày và các bạn để đề tài của chúng em được hoàn thiện hơn. Nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn sinh viên lớp TK31 và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thày NGUYỄN MINH QUÝ đã giúp chúng em hoàn thành đề tài này. Hưng Yên ngày tháng năm 2007 Nhóm sinh viên thực hiện Mạc Thị Biên Nguyễn Ngọc Hà Nguyễn Thị Ly NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH Ngày nay tin học ngày càng được ứng dựng nhiều trong thực tế cuộc sống, từ các lĩnh vực khoa học xã hội, các ngành quản lý cho đến các hoạt động xã hội hàng ngày. Cùng với sự phát triển đó chúng em muốn giói thiệu một phần mền dể quản lý hàng hoá trong một cửa hàng. Với hệ thống này người làm việc có thể quản lý cửa hàng của mình hoàn toàn trên máy tính mà không phải thực hiện những công việc phức tạp bằng phương pháp thủ công như trước nữa. Như vậy ta có thể xây dựng hệ thống quản lý theo các bước sau: Phần 1 : Khảo sát hệ thống. Phần 2 : Phân tích và thiết kế hệ thống Phần 3 : Thiết kế các file dữ liệu Phần 4 : Thiết kế các module chương trình Phần 1 : Khảo sát hệ thống Khảo sát thực tế Dựa trên quá trình khảo sát các hệ thống bán hàng hiện tại và sự phản ánh của khách hàng ta thấy hệ thống bán hàng cũ có những đặc điểm sau: Các quy tắc quản lý cửa hàng: + Quản lý hàng nhập về : Quản lý Mã SP, tên Sp, Nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, hạn dùng + Quản lý hàng bán ra: Gồm Mã SP, tên SP, số lượng, hạn dùng , đơn giá, tổng tiền. + Quản lý tài chính: Quản lý tổng chi, tổng thu, lãi suất thu được hàng tháng ( hàng năm ). + Các công thức và các quy định: Lãi xuất = Tổng thu - tổng chi. + Các quy định về hàng hoá: Mặt hàng bán chạy nhất là mặt hàng bán được với số lượng nhiều nhất. Hàng bán chậm nhất là hàng bán được nhỏ hơn 1/5 số lượng nhập về. Hầu hết các cửa hàng đều sử dụng phương pháp thủ công để quản lý cửa hàng trong tất câ các khâu như : lưu trữ, thống kê, nhập xuất, tìm kiếm … nên tốn rất nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả đạt được lại không cao, đôi khi dẫn đến những sai lầm không đáng có. Cụ thể: - Khi khách hàng đến mua hàng thì người chủ cửa hàng phải kiểm tra xem mặt hàng đó còn hay không và kiểm tra giá cả mặt hàng đó - Trong quá trình thống kê, do lưu trữ các thông tin chủ yếu bằng sổ sách nên khó khăn trong việc tổng hợp các thông tin - Khi muốn nhập thêm hoặc thay đổi thông tin về hàng hoá thì việc cập nhật lại và lưu trữ rất phức tạp đôi khi sổ sách còn bị thất lạc nên những thông tin quan trọng có thể mất đi khó khăn cho việc kiểm tra và giám sát sau này. Đó là những thực tế còn tồn tại trong việc quản lý cửa hàng thủ công hiện nay.Với sự phát triển của công nghệ hiện nay tại sao ta lại không ứng dụng nó vào trong thực tế này. Yêu cầu đối với hệ thống mới. Phân tích yêu cầu người dùng Do sự phát triển của nền kinh tế hàng hoá nên phương pháp quản lý cửa hàng kiểu này không còn phù hợp nữa.Vì vậy yêu cầu đặt ra cần có một phương pháp quản lý mới để quản lý cửa hàng một cách tốt nhất đáp ứng được nhu cầu: - Hệ thống cho phép cập nhập và lưu trữ tất cả các thông tin liên quan dến cửa hàng một cách nhanh gọn, chính xác - Cho phép tìm kiếm thông tin về hàng hoá một cách nhanh nhất đáp ứng nhu cầu của người sử dụng - Công việc thống kê chính xác và nhanh chóng - Hệ thống giúp phân quyền cho người sử dụng nên mang tính bảo mật. Tránh được sự xâm nhập phá hoại từ bên ngoài. - Hệ thống sử dụng trong việc quản lý hàng hoá cho một cửa hàng vừa và nhỏ Phân tích yêu cầu của hệ thống Danh sách đầu vào: là các thông tin về các thuộc tính của hàng hoá ( tên sản phẩm, tên nhà cung cấp, giá cả, hạn dùng, số lượng, chủng loại …) Danh sách đầu ra của hệ thống : là các thông tin tìm kiếm hay thống kê mặt hàng ( hàng tồn, hàng hết hạn, hàng bán chạy, lãi xuất doanh thu …) Phần 2: Phân tích và thiết kế hệ thống Các chức năng của hệ thống Với yêu cầu về đầu vào và đầu ra như trên thì hệ thống phải thoả mãn các điều kiện sau: Cho phép đăng nhập vào hệ thống Cho phép câp nhập thông tin về hàng hoá Cho phép tìm kiếm một mặt hàng nào đó Hệ thống cho phép giám sát việc bán hàng Cho phép thống kê hàng hoá, lãi xuất ,doanh thu theo yêu cầu Như vậy có thể tổng kết lại các yêu cầu của hệ thống gồm các chức năng sau: Đăng nhập Cập nhập Tìm kiếm Quản lý bán Thống kê và in ấn Yêu cầu về phần cứng và phần mền để triển khai dự án Phần cứng: máy tính PC hoặc máy tính xách tay Phần mền: hệ diều hành Win 2000 NT, Win XP có sử dụng phần mền ứng dụng C#, SQL … Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng và biểu dồ luồng Từ sự phân tích trên ta có biểu đồ phân cấp chức năng như sau: Quản lý hàng hoá Đăng nhập Cập nhập Tìm kiếm Quản lý bán Thống kê &in ấn Nhập mới Sửa Xoá Tìm theo mã hh Tìm theo NCC Tìm theo tên hh Nhập hàng Lập hoá đơn Thanh toán T/k hàng hoá T/k lãi suất T/k doanh thu Nhập user Nhập pass word Nhìn vào biểu đồ phân cấp chức năng.Chúng ta thấy rằng mọi việc sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu như ta coi hệ thống như một chương trình lớn và chia chương trình lớn đó thành các chương trình nhỏ và các chương trình nhỏ này lại phân chia tiếp thành các công việc nhỏ hơn mà ta đã biết cách giải quyết Sau đây là các chức năng của hệ thống: Chức năng đăng nhập Chức năng này cho phép người sử dụng hệ thống có thể đăng nhập vào hệ thống với USER và password thích hợp nếu người sử dụng đăng nhập sai thì không được phép truy cập vào hệ thống Chức năng cập nhập Với chức năng này người sử dụng có thể nhập mới, sửa đổi, xoá, những thông tin liên quan đến mặt hàng Chức năng tìm kiếm Nếu người sử dụng muốn tìm kiếm thông tin về mặt hàng nào đó thì chức năng này cho phép bàn làm việc đó nếu như bạn có thông tin về một vài thuộc tính của mặt hàng đó. Có thể tìm kiếm theo: Mã sản phẩm Tên sản phẩm Nhà cung cấp Giá cả Hạn sử dụng Chủng loại Ví dụ : Khi bạn biết mã của sản phẩm chức năng này sẽ cho bạn đầy đủ thông tin về sản phẩm đó như tên sản phẩm, nhà cung cấp, giá cả, hạn sử dụng, số lượng … Chức năng quản lý bán Ngoài ra hệ thống còn giúp người sử dụng quản lý bán hàng một cách hiệu quả. Bạn chỉ cần mã sản phẩm hệ thống sẽ cho bạn biết thông tin về sản phẩm đồng thời nó cũng lưu lại các hoá đơn chứng từ liên quan để thuận tiện cho việc thống kê khi cần. Chức năng thống kê in ấn Chức năng này cho phép người dùng thống kê hàng nhập xuất, hàng tồn, hàng hết hạn, hàng bán chạy nhất, lãi xuất, doanh thu … theo ngày, tháng . Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Quản lý hàng hoá Người Quản lý Khách hàng D/s hh D/s hh Thông tin đăng nhập Thông tin mặt hàng Y/c xem hoá đơn Y/c tìm kiếm, t/kê TT cập nhập Y/c thanh toán Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. 1. Đăng nhập 2. Cập nhập 3. Tìm kiếm 4. Quản lý bán 5. Thống kê và in ấn Người quản lý Khách hàng D/s người dùng TT đăng nhập Trả lời y/c Y/c thanh toán Y/cầu xem tt hàng Trả lời yêu cầu Yêu cầu t/k Y/c tìm kiếm Trả lời y/c TT cập nhật TT trả lời D/s hàng hoá Người quản lý D/s hàng hoá D/S hoá đơn Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Định nghĩa chức năng cập nhập 2.1. Nhập mới 2.2. Sửa 2.3. Xoá Người quản lý D/S hàng hoá Thông tin xóa Thông tin nhập mới Thông tin sửa Định nghĩa chức năng bán hàng 4.1. Nhập hàng 4.2. Ghi hoá đơn 4.3. Thanh toán D/S hàng hoá Khách hàng Yêu cầu thanh toán Thông tin nhập Thông tin phản hồi D/S hoá đơn Yêu cầu ghi hoá đơn Người quản lý Thông tin hàng bán Người quản lý Vẽ biểu đồ thực thể quan hệ dữ liệu BIỂU ĐỒ THỰC THỂ QUAN HỆ ( ERD) Nha CC MaNCC TenNCC Diachi Sofax Sophone SCMT Website Nhan vien TenNV MaNV Diachi Sophone SCMT Khach hang MaKH TenKH Diachi Sophone Sofax Website Hoa don TenHD MaHD TenKH MaKH Soluong Chungloai MaNCC Ngayxuat MaNV Dongia Tongtien San pham TenSP MaSP NgaySX HSD Dongia MaNCC Loai Ta thấy rằng : NCC có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm và một sản phẩm chỉ do một nhà cung cấp sản xuất ra ma thôi chính vì vậy quan hệ của nó là 1- n. Khách hàng co thể thanh toan nhiều hoá đơn và một hoá đơn chỉ có một khách hàng thanh toán nên mối quan hệ của nó là 1- nhiều Một hóa đơn có thể có nhiều loại sản phẩm và một sản phẩm chỉ chứa trong một hóa đơn như vậy quan hệ của nó là 1 – n Một nhân viên có thể viết nhiều hoá đơn và một hoá đơn chỉ có một nhân viên viết chính vì vậy mối quan hệ của nó là 1- nhiều Phần 3:Thiết kế các file cơ sở dữ liệu 1 Các thực thể có liên quan: Con người( Khách hang, NCC, Nhan vien) Hoa don San pham 2. Các thuộc tính như sau : NCC( MaNCC,TenNCC, Diachi, Sofax, Sophone, SCMT, Website) Khach hang( TenKH, MaKH, Diachi, Sofax, Sophone, SCMT, Website ) Nhanvien( TenNV,TenNV, Diachi, Sophone, SCMT). Hoa don( MaHD, TenHD, Soluong, Dongia, TenKH, MaKH, MaNV,Tongtien, Chungloai, Ngayxuat) Hang hoa( MaSP, TenSP, Chungloai, Dongia, NgaySX, MaNCC, HSD) Ta có các bảng tương ứng như sau: Bảng NCC: Tên trường Kiểu dữ liệu Tham chiếu Ghi chú MaNCC Text(10) Not null(khoá chính) TenNCC Text(40) Not null Diachi Text(40) Not null Sofax Number Not null Sophone Number Not null SCMT Number Not null Website Text(40) Not null Bảng Khách hàng: Tên trường Kiểu dữ liệu Tham chiếu Ghi chú MaKH Text(10) Not null(khoá chính) TenKH Text(40) Not null Diachi Text(40) Not null Sofax Number Not null Sophone Number Not null SCMT Number Not null Website Text(40) Not null Bảng Nhân viên: Tên trường Kiểu dữ liệu Tham chiếu Ghi chú TenNV Text(40) Not null( khoá chính) MaNV Text(10) Not null Diachi Text(40) Not null Sophone Number Not null SCMT Number Not null Luong Money Not null Bang Hàng hoá: Tên trường Kiểu dữ liệu Tham chiếu Ghi chú MaSP Text(10) Not null(khoá chính) TenSP Text(40) Not null Chungloai Text(40) Not null Dongia Money Not null NgaySX Datetime Not null MaNCC Text(10) NCC Not null( khoá ngoại) HSD Datetime Not null Bảng Hoá đơn: Tên trường Kiểu dữ liệu Tham chiếu Ghi chú MaHD Text(10) Not null( khoa chính) TenHD Text(40) Not null MaKH Text(10) Khách hàng Not null(khoá ngoại) TenKH Text(40) Not null MaNV Text(10) Nhân viên Not null( khoá ngoại) Tongtien Money Not null Chungloai Text(40) Not null Ngayxuat Datetime Not null Dongia Money Not null Soluong Number Not null MaSP Text(10) Sản phẩm Not null(khoá ngoại) Mối quan hệ giữa các bảng : Phần 4: Thiết kế các module chương trình. Các tiêu chuẩn thiết kế giao diện Nó phải đảm bảo tuân theo các tiêu chuẩn về nội dung và hình thức để đảm bảo tính nhất quán trong ứng dụng. Các tiêu chuẩn đó là : Tiêu chuẩn về màu sắc: Không quá nhiều màu trên một form (3 màu). Màu sắc phải thống nhất trên các form. Các màu cơ bản trắng đen xanh đỏ. Tiêu chuẩn về chữ là: Giao diện bằng tiếng việt. Font chữ : Time New Roman. Các menu cỡ chữ 10. Các nút click cỡ chữ 14. Chữ màu tím. Kích cỡ của các nhãn: vừa phải cỡ chữ giống nhau giữa các hộp hội thoại xuất hiện giữa màn hình Tóm lại các form nên có sự thống nhất trìhn bày cả về hình thức màu sắc khuôn mẫu Các loại font chữ màu sắc, các nhãn, các nút điều khiển, textbox nên giống nhau tren tất cả các form . 1 . Form giao diện: Là một trong những phần quan trọng của hệ thống giúp cho người sử dụng có thể làm việc một cách dễ dàng hơn với hệ thống giao diện chính của phần mền được xây dựng như sau: Gồm các menu ngang tương ứng với các chức năng của hệ thống. Muốn sử dụng hệ thống thì ta phải đăng nhập khi chưa đăng nhập vào hệ thống thì các menu ngang đó đều bị ẩn và không cho phép truy cập được vào hệ thống. Điều đó đảm bảo cho hệ thống có tính bảo mật. Khi đó chỉ có chức năng đăng nhập là sáng và cho phép đăng nhập. Vậy chỉ có người quản lý mới có thể đăng nhập được vào hệ thống. Nếu đăng nhập thành công thì người sử dụng có thể truy cập tìm, kiếm thống kê, cập nhật thông tin… trong hệ thống. Và khi đó các menu sẽ sáng toàn bộ cho phép người sử dụng. Form đăng nhập Khi người sử dụng nhấn trái chuột vào chức năng đăng nhập thì form đăng nhập sẽ xuất hiện để cho người dùng đánh tên đăng nhập và mật khẩu vào để có quyền truy cập vào hệ thống như sau: Hình vẽ Hai ô textbox cho phép gõ vào tên và password ( bao gồm cả ký tự số và chữ ) Khi kích vào OK thì sẽ hiển thị kết quả đăng nhập. Nhấn vào EXIT nếu bạn không muốn đăng nhập nữa Nhấn vào TRYAGAIN khi bạn muốn đăng nhập lại ( dùng khi bạn nhập sai user và password và muốn đăng nhập vào hệ thống ) Hệ thống sẽ có rất nhiều form nhưng để đơn giản hơn cho người sử dụng ở đây chỉ trình bày hai form quan trọng là CẬP NHẬP , TÌM KIẾM Form cập nhập Khi đã đăng nhập vào hệ thống bạn muốn CẬP NHẬT thì sẽ nhấn trái chuột vào chức năng cập nhật sẽ thấy xuất hiện menu sổ xuống gồm có 3 chức năng nhỏ đó là: nhập mới, sửa đổi, xoá. Khi bạn chọn một chức năng thì form mới sẽ xuất hiện và giúp bạn làm điều đó. Ví dụ: Bạn chọn chức năng nhập mới thì form hiển thị sẽ là: FORM có ô Textbox cho phép bạn nhập các thông tin Form chức năng Button add cho phép nhập thông tin và lưu vào hệ thống Button next cho phép tiếp tục nhập thông tin Button back cho phép quay lại chức năng trước đó Click vào close khi bạn không muốn nhập nữa . Tương tự với hai chức năng sửa và xoá: Đây là hình vẽ form sửa thông tin hàng hoá Giải thích : Bạn nhập thông tin vào các hộp textbox sau đó nhấn vào nút REPAIR để sửa các thông tin cập nhập về hàng hoá.Sau đó nhấn vào nút SAVE để thông tin vừa thay đổi được chấp nhận ( ghi vào cơ sở dữ liệu ) Click vào ADD khi muốn sửa tiếp Click vào CLOSE khi muốn thoát khỏi form hiện hành Form tìm kiếm Cũng tương tự như chức năng cập nhập khi bạn nhấn vào tìm kiếm menu dọc xuống bạn sẽ click chọn một chức năng .Ví dụ tìm theo mã , tìm theo tên tìm theo nhà cung cấp, tìm theo giá, tìm theo tên Giải thích 3 ô TEXTBOX cho phép bạn nhập vào các thông tin để phục vụ tìm kiếm Button FIND : Khi nhấn chuọtt vào đây cho phép bạn tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị trong ô kết quả Button CANCLE : Khi nhấn chuột vào đây cho bạn huỷ bỏ chức năng tìm kiếm. Nhấn vào CLOSE khi bạn muốn thoát khỏi form này Form tìm kiếm theo nhà cung cấp: Hai ô TEXTBOX cho phép bạn nhập vào các thông tin để tìm kiếm Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị trong hộp kết quả Nhấn vào FIND khi bạn muốn tìm kiếm Nhấn vào CANCLE khi bạn huỷ bỏ chức năng này Nhấn vào CLOSE khi muốn thoát khỏi form này Giải thích : Hai ô textbox : Một cho phép bạn nhập vào thông tin về nhà cung cấp. Một ô chứa kết quả tìm kiếm sau khi bạn đã kích vào FIND Button CANCLE để huỷ bỏ chức năng tìm kiếm Button CLOSE giúp bạn thoát khỏi form này khi không muốn. Các form tìm kiếm khác thực hiện tương tự. Nhận xét của giáo viên hướng dẫn ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CỦA SINH VIÊN 1.MẠC THỊ BIÊN : MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC FILE DỮ LIỆU 2.NGUYỄN NGỌC HÀ: