Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Hưng Yên, ngày ….... tháng ……. năm 2010 Giáo viên hướng dẫn Th.s Nguyễn Minh Quý NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 1 Hưng Yên, ngày ….... tháng ……. năm 2010 Giáo viên phản biện NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 2 Hưng Yên, ngày ….... tháng ……. năm 2010 Giáo viên phản biện MỤC LỤC Nội dung Trang DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 3.1: Danh sách Actor của hệ thống 34 Bảng 3.2: Danh sách Use case của hệ thống 37 Bảng 3.3: Danh sách các thuộc tính Lớp Người dùng 67 Bảng 3.4: Danh sách các phương thức Lớp Người dùng 67 Bảng 3.5: Danh sách các thuộc tính lớp Chức năng 68 Bảng 3.6: Danh sách các thuộc tính Lớp DSDK Tạo thẻ 68 Bảng 3.7: Danh sách các phương thức Lớp DSDK Tạo thẻ 69 Bảng 3.8: Danh sách các thuộc tính Lớp Độc giả 69 Bảng 3.9: Danh sách các phương thức Lớp Độc giả 69 Bảng 3.10: Danh sách các thuộc tính Lớp Xử lý vi phạm 70 Bảng 3.11: Danh sách các phương thức Lớp Xử lý vi phạm 70 Bảng 3.12: Danh sách các thuộc tính lớp “Lớp” 70 Bảng 3.13: Danh sách các phương thức lớp “Lớp” 71 Bảng 3.14: Danh sách các thuộc tính Lớp Đơn vị 71 Bảng 3.15: Danh sách các phương thức Lớp Đơn vị 71 Bảng 3.16: Danh sách các thuộc tính Lớp Thể Loại 72 Bảng 3.17: Danh sách các phương thức Lớp Thể Loại 72 Bảng 3.18: Danh sách các thuộc tính Lớp Tài liệu 73 Bảng 3.19: Danh sách các phương thức Lớp Tài liệu 73 Bảng 3.20: Danh sách các thuộc tính Lớp Tài liệu chi tiết 73 Bảng 3.21: Danh sách các phương thức Lớp Tài liệu 74 Bảng 3.22: Danh sách các thuộc tính Lớp Tác giả 74 Bảng 3.23: Danh sách các phương thức Lớp Tác giả 74 Bảng 3.24: Danh sách các thuộc tính Lớp Nhà xuất bản 74 Bảng 3.25: Danh sách các phương thức Lớp Nhà xuất bản 75 Bảng 3.26: Danh sách các thuộc tính Lớp Nhà cung cấp 75 Bảng 3.27: Danh sách các phương thức Lớp Nhà cung cấp 75 Bảng 3.28: Danh sách các thuộc tính Lớp Ngôn ngữ 76 Bảng 3.29: Danh sách các phương thức Lớp Ngôn ngữ 76 Bảng 3.30: Danh sách các thuộc tính Lớp Vị trí tài liệu 76 Bảng 3.31: Danh sách các phương thức Lớp Vị trí tài liệu 76 Bảng 3.32: Danh sách các thuộc tính Lớp Phiếu nhập 77 Bảng 3.33: Danh sách các phương thức Lớp Phiếu nhập 77 Bảng 3.34: Danh sách các thuộc tính Lớp Mượn trả 78 Bảng 3.35: Danh sách các phương thức Lớp Mượn trả 78 Bảng 4.1: Thông tin Người dùng 90 Bảng 4.2: Thông tin Chức năng 90 Bảng 4.3: Thông tin Quyền hạn 91 Bảng 4.4: Thông tin Quy định thư viện 91 Bảng 4.5: Thông tin Đăng ký tạo thẻ 93 Bảng 4.6: Thông tin Độc giả 93 Bảng 4.7: Thông tin Lớp 93 Bảng 4.8: Thông tin Đơn vị - Ngành 94 Bảng 4.9: Thông tin Thể loại 94 Bảng 4.10: Thông tin Tài liệu 95 Bảng 4.11: Thông tin Tài liệu chi tiết 96 Bảng 4.12: Thông tin Tác giả 96 Bảng 4.13: Thông tin Nhà xuất bản 96 Bảng 4.14: Thông tin Nhà xuất bản 96 Bảng 4.15: Thông tin Ngôn ngữ 97 Bảng 4.16: Thông tin Phiếu nhập 97 Bảng 4.17: Thông tin Mượn trả tài liệu 98 Bảng 4.18: Thông tin Tài liệu thanh lý 98 Bảng 4.19: Thông tin Xử lý độc giả vi phạm 99 Bảng 4.20: Thông tin Vị trí lưu trữ tài liệu 99 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 2.1: Thống kê, báo cáo tài liệu nhập mới 29 Hình 2.2: Thống kê, báo cáo tình trạng mượn tài liệu 29 Hình 2.3: Thống kê, báo cáo tài liệu thanh lý 30 Hình 2.4: Thống kê, báo cáo độc giả đang mượn tài liệu 30 Hình 2.5: Thống kê, báo cáo độc giả vi phạm 31 Hình 2.6: Thống kê, báo cáo tài liệu thủ thư cho mượn 31 Hình 3.1: Biểu đồ Use case tổng quát 39 Hình 3.2: Biểu đồ Usecase “Quản trị hệ thống” 39 Hình 3.3: Biểu đồ Usecase “Quản lý tài liệu” 40 Hình 3.4: Biểu đồ Usecase “Quản lý độc giả” 40 Hình 3.5: Biểu đồ Usecase “Quản lý mượn, trả tài liệu” 41 Hình 3.6: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm tài liệu” 41 Hình 3.7: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm độc giả” 42 Hình 3.8: Biểu đồ Usecase “Tìm kiếm thông tin mượn trả” 42 Hình 3.9: Biểu đồ Usecase “Thống kê, báo cáo” 43 Hình 3.10: Biểu đồ Usecase “In ấn” 43 Hình 3.11: Biểu đồ Lớp Hệ thống 79 Hình 3.12: Biểu đồ Lớp Độc giả 80 Hình 3.13: Biểu đồ Lớp Mượn trả 80 Hình 3.14: Biểu đồ Lớp Tài liệu 81 Hình 3.15: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Đăng nhập 82 Hình 3.16: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm người dùng 82 Hình 3.17: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Sửa thông tin người dùng 83 Hình 3.18: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Xóa người dùng 83 Hình 3.19: Biểu đồ tuần tự chức năng Thay đổi mật khẩu 84 Hình 3.21: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm tài liệu 85 Hình 3.22: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Sửa thông tin tài liệu 85 Hình 3.23: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Xóa tài liệu 86 Hình 3.24: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thêm độc giả 86 Hình 3.25: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng Xóa độc giả 87 Hình 3.26: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Quản lý mượn tài liệu 87 Hình 3.27: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Quản lý trả tài liệu 88 Hình 3.28: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng Xử lý vi phạm 89 Hình 3.29: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Tìm kiếm thông tin 89 Hình 3.30: Biểu đồ tuần tự cho chức năng Thống kê, báo cáo 90 Hình 3.31: Biểu đồ tuần tự thực hiện chức năng In ấn 90 Hình 4.21: Biểu đồ quan hệ 100 Hình 5.1: Giao diện chính của hệ thống 101 Hình 5.2: Giao diện form “Hồ sơ người dùng” 105 Hình 5.3: Giao diện form “Phân quyền” 106 Hình 5.4: Giao diện form “Thay đổi mật khẩu” 107 Hình 5.5: Giao diện form “Sao lưu/Phục hồi dữ liệu” 108 Hình 5.6: Giao diện form “Biên mục tài liệu” 110 Hình 5.7: Giao diện form “In mã vạch” 113 Hình 5.8: Danh sách mã vạch tài liệu 114 Hình 5.9: Giao diện form “Thông tin phiếu nhập” 114 Hình 5.10: Giao diện form “Đăng ký làm thẻ thư viện” 117 Hình 5.11: Danh sách thẻ thư viện 120 Hình 5.12: Giao diện form “Mượn tài liệu” 121 Hình 5.13: Giao diện form “Trả tài liệu” 124 Hình 5.14: Giao diện form “Xử lý độc giả vi phạm” 125 Hình 5.15: Giao diện form “Độc giả mượn quá hạn” 126 Hình 5.16: Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu – tìm đơn giản” 127 Hình 5.17: Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu – tìm nâng cao” 128 Hình 5.18: Giao diện form “Tìm kiếm độc giả” 129 Hình 5.19: Giao diện form “Tìm kiếm mượn trả” 130 Hình 5.20: Giao diện form “BCTK tài liệu đang được mượn” 131 Hình 5.21: Giao diện form “Tài liệu còn trong thư viện” 132 LỜI CẢM ƠN Sau một thời gian tìm hiểu và thực hiện đến nay đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý thư viện” đã hoàn thành. Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, chúng em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình. Chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy các cô đã trang bị những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên. Đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Công nghệ thông tin đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, trang bị cho chúng em những kiến thức cần thiết nhất trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại khoa, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp chúng em thực hiện đề tài tốt nghiệp này. Chúng em xin cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Minh Quý và thầy Lê Quang Lợi đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo chúng em trong suốt thời gian thực hiện đồ án tốt nghiệp, giúp chúng em có thể hoàn thành đồ án tốt nghiệp. Chúng em xin chân thành cảm ơn các cô, các chị trong thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu đã luôn nhiệt tình và tạo điều kiện giúp đỡ chúng em trong quá trình thực hiện đề tài. Chúng em xin gửi lời cảm ơn gia đình và bạn bè đã luôn luôn động viên, ủng hộ chúng em trong suốt quá trình thực hiện đồ án tốt nghiệp này. Mặc dù đã cố gắng nỗ lực thực hiện đề tài với quyết tâm cao nhưng chắc hẳn đề tài không thể tránh khỏi thiếu sót, kính mong sự đóng góp và hướng dẫn của các thầy cô. Chúng em xin chân thành cảm ơn! Hưng Yên, tháng 1 năm 2010 Nhóm sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hường Nguyễn Thị Lương Kiều Thị Thu Thủy PHẦN I. MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Hiện nay, thư viện của các trường cao đẳng và trung cấp ở Hưng Yên (Cao đẳng Cơ Điện và Thuỷ Lợi, Trung cấp Kinh tế Kỹ Thuật Tô Hiệu) chưa có một hệ thống nào chuyên biệt để lưu thông tin sách và việc mượn trả. Với nhu cầu mở rộng và phát triển thư viện, cùng với nhu cầu đó là sự gia tăng số lượng sách và số lượng độc giả. Bên cạnh đó là sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng công nghệ vào trong quản lý ngày càng phát triển mạnh và đem lại rất nhiều lợi ích. Vì vậy, cần phải xây dựng một chương trình quản lý để đáp ứng nhu cầu quản lý và mượn trả sách được dễ dàng và thuận lợi. Từ những yêu cầu này, nhóm chúng em quyết định chọn đề tài tốt nghiệp là “Xây dựng phần mềm quản lý thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi”. Khách thể và đối tượng nghiên cứu Khách thể: Hệ thống quản lý thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi. Đối tượng: Phần mềm quản lý thư viện sử dụng công nghệ mã vạch. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu Trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi Trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu Mục đích nghiên cứu Xây dựng được phần mềm quản lý thư viện cho trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi. Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu nghiệp vụ quản lý thư viện (quản lý tài liệu, quản lý độc giả, quản lý quá trình mượn trả…). - Tìm hiểu các công cụ xây dựng chương trình (tìm hiểu mã vạch, tìm hiểu LINQ). Phương pháp nghiên cứu - Phỏng vấn - Quan sát Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Giúp chúng em hiểu về nghiệp vụ quản lý thư viện. Ứng dụng đề tài vào việc tối ưu hóa quá trình quản lý thư viện. PHẦN II. NỘI DUNG CHƯƠNG I. QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG Quá trình khảo sát Địa điểm khảo sát Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại Thư viện trường Cao Đẳng Cơ Điện và Thuỷ Lợi. Thư viện trường Trung Cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu. Lịch trình khảo sát Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ của thư viện trường Cao đẳng nghề Cơ Điện và Thuỷ Lợi, trường trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu. Thu thập thông tin về các đầu sách của trường Cơ Điện và Thuỷ Lợi, trường trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu. Kết quả khảo sát thực trạng Tại trường Cao đẳng nghề Cơ Điện và Thuỷ Lợi nhóm đã làm việc với: Cô Chung (phó Phòng Đào Tạo – cô đã từng tham gia quản lý thư viện) - ĐT: 0983048503. Chị Thủy là thủ thư của thư viện trường. Tại trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu nhóm đã làm việc với cô Hạnh và chị Hà. Qua quá trình khảo sát nhóm đã thu được kết quả như sau: Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát Trường Cao đẳng Cơ Điện và Thuỷ Lợi: có Chị Thuỷ là thủ thư. Trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu có cô Hạnh và chị Hà là thủ thư. Cơ sở vật chất kỹ thuật Các thư viện đều có sử dụng máy tính - hệ điều hành Windows và chưa có một phần mềm chuyên biệt nào để quản lý thư viện, chưa có máy đọc mã vạch. Các đầu sách được phân chia theo từng ngành (khoa) và được lưu trữ vào từng kho sách, giá sách tương ứng. Thực trạng quản lý thư viện tại trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu Tất cả các dữ liệu về sách và báo tạp chí đều được lưu trữ trên giấy tờ sổ sách. Tài liệu chủ yếu của thư viện là sách. Quy trình nhập sách Sau khi nhập sách về, thủ thư phải nhập lại thông tin các đầu sách vào sổ và cất giữ hóa đơn và chứng từ liên quan. Thủ thư đánh mã cho từng cuốn sách theo từng ngành và sắp xếp chúng vào đúng vị trí lưu trữ. Quy trình mượn sách Đối với học sinh, sinh viên Thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thuỷ Lợi và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu đều chưa cho học sinh, sinh viên mượn sách về mà chỉ cho sinh viên mượn sách để đọc tại thư viện. Ngoài ra học sinh, sinh viên chưa có thẻ thư viện mà dùng thẻ học sinh, sinh viên để mượn trả sách. Học sinh chỉ được mượn một đến hai cuốn sách mỗi lần. Học sinh, sinh viên muốn mượn sách để đọc thì phải đưa thẻ học sinh, sinh viên và thông báo tên sách cần mượn. Sau đó, thủ thư tìm đến các giá sách và nếu tìm thấy sách theo yêu cầu của học sinh, sinh viên thì thủ thư đưa sách cho sinh viên mượn và giữ lại thẻ sinh viên. Người thủ thư sẽ ghi lại tên học sinh, sinh viên và tên đầu sách vào phiếu ghi danh. Nếu không thấy sách đó thì thủ thư thông báo sách đã mượn hết hoặc không có trong thư viện. Đối với cán bộ, giáo viên Các giáo viên được mượn sách về và cũng được mượn sách để đọc tại thư viện. Khi mượn sách thì thủ thư sẽ ghi tên giáo viên và tên sách mượn vào trong sổ. Quy trình trả sách Đối với học sinh, sinh viên Sau khi đọc xong, học sinh phải trả đúng sách đã mượn. Thủ thư sẽ tìm và trả lại thẻ cho sinh viên, đồng thời đánh dấu phiếu ghi danh là sách đã được trả. Đối với cán bộ, giáo viên Khi trả sách, thủ thư kiểm tra đúng sách đã mượn và họ đánh dấu là giáo viên đã trả sách. Thống kê báo cáo, in ấn Cả hai thư viện này đều thực hiện thống kê theo định kỳ vào cuối năm. Họ thống kê sách theo từng ngành và theo các tiêu chí sau: Thống kê sách nhập mới. Thống kê sách đang được mượn. Thống kê sách còn trong thư viện. Thống kê sách thanh lý. Xử lý sách thanh lý Các loại sách được nhập về thông thường sau 5 năm sẽ được thanh lý 1 lần. Nhưng thường những sách bị hư hỏng quá nặng hoặc những cuốn sách không sử dụng đến thì mới tiến hành thanh lý. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại Ưu điểm Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất. Nhân viên thư viện không cần phải hiểu biết về tin học nhiều cũng có thể làm được. Nhược điểm Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài. Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công và mất nhiều thời gian. Nhân viên phải tốn nhiều thời gian và công sức vào việc thống kê sách. Tất cả các công việc của nhân viên thư viện đều tiến hành một cách thủ công, không khoa học. Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện như hiện nay, nhóm đã đề xuất một phần mềm giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn. Hầu hết các thủ thư đều mong muốn phần mềm cần phải đạt được yêu cầu sau: Phần mềm có giao diện dễ sử dụng. Cho phép lưu trữ được các thông tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện hiện tại và mở rộng lượng tài liệu về sau. Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư. Tìm kiếm thông tin tài liệu, độc giả một cách nhanh chóng và dễ dàng. Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí. Không gây khó khăn cho việc quản lý của nhân viên thư viện. Yêu cầu cần đạt được của hệ thống mới Qua quá trình khảo sát thực tế tại thư viện của trường Cao đẳng nghề Cơ Điện và Thủy Lợi, trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu, trường ĐHSPKT Hưng Yên. Nhóm nhận thấy quá trình quản lý thư viện của các trường vẫn thực hiện rất thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên thư viện. Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo được các yêu cầu mà người dùng mong muốn. Hệ thống mới cần phải đạt đựợc các chức năng sau: Cập nhật thông tin: + Thông tin về sách báo, tạp chí, + Thông tin về độc giả (gồm học sinh, sinh viên và giáo viên). + Thông tin về người dùng (thủ thư,…) Quản lý quá trình mượn trả tài liệu của độc giả. Tìm kiếm tài liệu, độc giả theo nhiều tiêu chí khác nhau. Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí. Phục hồi và sao lưu dữ liệu. CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG Quy trình nhập tài liệu Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về. Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn, đồ án, giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD. Trong đó, sách là tài liệu chính. Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu Ban kỹ thuật. Vai trò của quá trình nhập tài liệu Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của độc giả Nguồn tài liệu phong phú Các bước tiến hành Phân loại tài liệu. Ban kỹ thuật phân tài liệu thành các loại như: + Sách + Báo, tạp chí + Tài liệu tham khảo….. Trong đó, mỗi loại tài liệu được phân theo từng ngành/khoa (khoa học cơ bản, điện – điện tử, cơ khí, động lực, kinh tế, thủy lợi….). Đánh mã tài liệu: Ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài liệu bao gồm cả mã số và mã chữ. Mã được đánh theo quy định: Theo loại tài liệu, theo ngành sau đó là mã tài liệu. Loại tài liệu được đánh mã vạch gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo. Đối với loại tài liệu sử dụng mã vạch thì ban kỹ thuật sử dụng phần mềm sinh mã tự động cho từng tài liệu theo quy định đã đặt ra. Mã được sinh ra không bị trùng lặp. Sau khi đã sinh mã họ sẽ in mã và gán mã cho từng loại tài liệu. Sắp xếp tài liệu: Gán mã cho từng loại tài liệu xong, ban kỹ thuật sắp xếp tài liệu vào các tủ tài liệu tương ứng (tủ để sách, tủ để báo, tạp chí, tủ để tài liệu tham khảo…). Ban kỹ thuật phân tủ tài liệu ra thành các tầng, giá, kệ để sắp xếp tài liệu theo đúng từng ngành. Quy trình mượn tài liệu Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả đến mượn tài liệu (trong giờ hành chính). Mượn tài liệu gồm có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ. Số lượng tài liệu được mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện. Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình, luận văn, đề cương. Độc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm: sách, giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD. Tài liệu không được mượn về, chỉ mượn đọc tại chỗ là báo, tạp chí. Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường). Vai trò của quá trình mượn tài liệu Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc. Các bước tiến hành: Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn. Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống. Trường hợp tài liệu đó còn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả đưa thẻ thư viện. Thủ thư sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc mã vạch từ tài liệu => lấy thông tin về tài liệu đó, đọc mã vạch tù thẻ thư viện => lấy thông tin về độc giả. Sau đó thủ thư tạo phiếu mượn. Mẫu phiếu mượn tài liệu: THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN VÀ THỦY LỢI PHIẾU MƯỢN Họ và tên:…………………………………………………………… Đơn vị (lớp): ……………………………………………………….. Tên sách:…………………………………………………………….. Số sách:……………………………………………………………… Ngày mượn: ……./……./…… Hạn trả: ……../……./……. Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu. Đối với độc giả mượn đọc tại chỗ thì phiếu mượn không có hạn trả. Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ thư viện cho độc giả. Trường hợp tài liệu đó không còn thì hệ thống sẽ thông báo và thủ thư thông báo cho độc giả “Tài liệu bạn yêu cầu không còn”. Trường hợp hệ thống thông báo không có tài liệu này. Thủ thư sẽ thông báo cho độc giả “Thư viện không có tài liệu bạn yêu cầu”. Quy trình trả tài liệu Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả trả tài liệu. Trả tài liệu mượn đọc tại chỗ, trả tài liệu mượn về. Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu Ban thủ thư, độc giả. Các bước tiến hành: Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn đọc tại chỗ Độc giả đưa tài liệu đã mượn và thẻ thư viện cho thủ thư. Thủ thư nhận tài liệu và thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc thông tin tài liệu và độc giả, kiểm tra và so sánh thông tin với phiếu mượn. Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm thì thủ thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả. Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: Trả tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì bị xử phạt. Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn về Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư. Thủ thư kiểm tra tài liệu và sử dụng đầu đọc mã vạch để kiểm tra thông tin tài liệu và độc giả. Trường hợp độc giả trả tài liệu đúng thời hạn và thông tin tài liệu và độc giả giống phiếu mượn thì thủ thư đánh dấu đã xử lý vào phiếu mượn và trả thẻ thư viện cho độc giả. Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: trả tài liệu, tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì sẽ bị xử phạt. Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí lưu trữ nó. Xử lý độc giả vi phạm Thời gian: Xảy ra khi có độc giả vi phạm mượn trả tài liệu. Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm. Ban thủ thư, độc giả Vai trò của việc xử lý vi phạm Giảm tỉ lệ vi phạm của độc giả. Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện. Các bước tiến hành: Độc giả trả tài liệu và bị vi phạm Thủ thư xử phạt độc giả theo quy định của thư viện + Trường hợp độc giả trả tài liệu không đúng thời hạn quy định. Đối với những độc giả trả tài liệu quá hạn thì sẽ bị khóa thẻ theo đúng quy định của thư. + Trường hợp độc giả đánh mất tài liệu bị phạt 100% giá bìa của tài liệu đã mượn. + Trường hợp độc giả đánh rách nát tài liệu, tùy vào tình trạng của tài liệu mà thủ thư phạt. + Trường hợp tiền phạt của độc giả vượt quá 90% giá bìa thì độc giả vửa phải nộp 90% giá bìa và bị khóa thẻ trong khoảng thời gian bằng thời hạn mượn tài liệu đó. Quy trình xử lý tài liệu Thời gian: Xảy ra khi mỗi khi nhập tài liệu về, tiến hành thanh lý vào mỗi năm. Tài liệu cần xử lý gồm cả tài liệu mới và cũ. Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý tài liệu Ban kỹ thuật Vai trò của việc xử lý tài liệu Đối với tài liệu mới: Giúp cho thủ thư dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu. Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu không còn sử dụng được cho thư viện. Các bước tiến hành Đối với tài liệu mới: Thực hiện như quá trình nhập tài liệu Đối với tài liệu cũ: Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu cũ, rách nát, lạc hậu, những cuốn không sử dụng được nữa. Những cuốn tài liệu này sẽ được bỏ vào kho hoặc thanh lý. Sau khi bỏ các cuốn tài liệu cũ, ban kỹ thuật phân loại và sắp xếp lại tài liệu vào mỗi tủ, mỗi giá sao cho thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và mượn trả. Quy trình tìm kiếm thông tin Thời gian: Xảy ra vào bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu. Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm Admin, ban kỹ thuật, ban lập kế hoạch, ban thủ thư. Vai trò của việc tìm kiếm Biết được đầy đủ thông tin về tiêu chí cần tìm Tìm kiếm nhanh, chính xác. Nâng cao hiệu quả làm việc Các bước thực hiện: Người dùng lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: Tìm kiếm tài liệu: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm tài liệu. + Tìm theo dạng tài liệu: Sách, báo - tạp chí, tài liệu điện tử, tài liệu khác. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tài liệu theo từng dạng tài liệu mà người dùng lựa chọn. + Tìm tài liệu theo ngành: hệ thống hiển thị danh sách tài liệu theo từng ngành, theo từng chuyên ngành. + Người dùng tìm theo tên, tác giả, nhà xuất bản…Hệ thống sẽ hiển thị cuốn tài liệu có những thông tin đó. Hệ thống sẽ thông báo “Không còn tài liệu này” nếu tài liệu đó đã được độc giả mượn hết. + Người dùng có thể kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo dạng tài liệu, theo ngành, theo tên…Hệ thống sẽ trả ra kết quả nếu còn tại tài liệu đó trong thư viện. Quá trình tìm kiếm cho biết được đầy đủ thông tin của tài liệu đó như: Tên, mã, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngành…ngoài ra còn cho biết số lượng của tài liệu, số lượng còn và vị trí của tài liệu đó thuộc tầng mấy, tủ nào, giá nào. Tìm kiếm thông tin độc giả: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm độc giả. + Tìm kiếm độc giả theo khoa: hệ thống sẽ hiển thị danh sách độc giả thuộc khoa đó. + Tìm độc giả theo lớp. Hệ thống hiển thị danh sách độc giả thuộc lớp mà người dùng lựa chọn. + Người dùng tìm theo số thẻ, họ tên, ngày cấp….Hệ thống sẽ hiển thị danh sách độc giả có những thông tin như vậy. Ngược lại, hệ thống sẽ thông báo “Không tồn tại độc giả này”. + Người dùng có thể kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo khoa, theo lớp, tên, ngày cấp. Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của độc giả theo tiêu chí tìm kiếm. Tìm kiếm mượn trả: Xảy ra khi độc giả mượn tài liệu, thủ thư phải tìm kiếm thông tin về độc giả để lập phiếu mượn cho độc giả đó. Mỗi khi độc giả trả tài liệu thì thủ thư cũng phải tìm kiếm thông tin về độc giả đó để đánh dấu rằng độc giả đó đã trả tài liệu cho thư viện. Sau quá trình tìm kiếm, thủ thư biết được độc giả có mượn tài liệu hay không. Tài liệu độc giả mượn là tài liệu nào, bao giờ thì đến hạn trả. Quy trình làm thẻ thư viện Thời gian: Công việc làm thẻ thường được tiến hành vào đầu các học kỳ với những đăng kí tập thể của từng đơn vị hoặc tiến hành làm thẻ khi có cá nhân đăng kí trực tiếp. Mẫu thẻ thư viện Tác nhân tham gia vào quá trình làm thẻ thư viện Đối tượng được làm thẻ thư viện là tất cả các học sinh, sinh viên, các giáo viên, giảng viên, các cán bộ nhân viên của trường. Nơi phát hành thẻ thư viện là ban kỹ thuật của thư viện trường. Các nhân viên của ban kỹ thuật đều có nhiệm vụ đăng kí, in và phát hành thẻ cho các đối tượng muốn làm thẻ thư viện. Vai trò của công tác làm thẻ Tăng lượng độc giả, mở rộng quy mô của thư viện. Kiểm soát được số lượng độc giả, số sách và tài liệu khác cho mượn theo từng độc giả của thư viện (chỉ cho phép các đối tượng có thẻ thư viện mới được mượn sách, báo, tạp chí và các tài liệu khác trong thư viện) Các bước tiến hành Các đối tượng muốn làm thẻ thư viện phải đăng kí làm thẻ với nhân viên ban kỹ thuật. Thông tin đăng kí bao gồm các thông tin cá nhân: Họ và tên, ngày sinh, chức danh(sinh viên, học sinh, giáo viên, giảng viên, nhân viên), đơn vị (lớp, khoa, phòng ban) và ảnh thẻ 3x4. Nhân viên ban kỹ thuật kiểm tra thông tin đúng, người đăng kí chưa làm thẻ hoặc thẻ đã làm không còn đư