Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức cho công ty cổ phần Naphaco

PHÇN Më §ÇU Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm qua chính phủ đã đưa ra nhiều cơ chế, chính sách thích hợp, kịp thời nhằm đẩy mạnh hơn nữa quá trình cổ phần hóa tại các doanh nghiệp nhà nước với mục tiêu là đổi mới doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của nhà nước tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình cổ phần hóa cũng đặt ra nhiều thách thức như việc chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần đồng nghĩa với việc chuyển đổi hình thức pháp lý và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Một số vấn đề nảy sinh là quản lý danh sách cổ đông sao cho chặt chẽ, chi trả cổ tức thật chính xác, phải tiến hành bầu cử Hội đồng quản trị theo định kỳ. Ở nhiều doanh nghiệp việc quản lý chưa khoa học sẽ dẫn đến hiện tượng chồng chéo, thông tin đưa ra không nhất quán và chính xác. Ngày nay, Công nghệ thông tin phát triển hết sức mạnh mẽ, các công tác quản lý ngày càng được tin học hoá nhiều để phù hợp với yêu cầu của công việc đặt ra. Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả tiến hành nghiên cứu và xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức. Phần mềm này được chia làm hai mảng chính là: + Quản lý cổ đông, chi trả cổ tức + Hỗ trợ bầu cử Mục tiêu của đề tài: Đề tài: “Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức cho công ty cổ phần Naphaco” được chọn và nghiên cứu nhằm mục đích : Hỗ trợ cho việc tập hợp số liệu bầu cử một cách nhanh chóng và chính xác, đảm bảo tính minh bạch và khoa học của số liệu trong biên bản bầu cử. Theo dõi danh sách các cổ đông của công ty, các quá trình chia, tách, điều chuyển, tăng giảm cổ phần và chi trả cổ tức hàng năm của công ty. Lập báo cáo, tổng hợp các thông tin một cách nhanh chóng chính xác, dữ liệu được lưu dữ qua nhiều năm, dễ dàng truy cập, tìm kiếm. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: + Các thành phần của hệ thống thông tin hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức; + Luật chứng khoán và thị trường chứng khoán; + Lý thuyÕt xây dựng và phát triển phần mềm gồm các vấn đề về vòng đời phát triển phần mềm , thiết kế phần mềm, tổ chức đào tạo người sử dụng Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Phân tích hiện trạng của Công ty Naphaco, căn cứ vào cơ sở lý thuyết để tập trung xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức Phương pháp nghiên cứu Sử dụng phương pháp duy vật- biện chứng trong phân tích thiết kế, t ừ phân tích chức năng đến mô hình hoá, xem xét vấn đề trong tổng hoà các mối quan hệ, đảm bảo tính toàn vẹn trong quan hệ kết hợp với các yếu tố lịch sử. Đồng thời áp dụng phương pháp điều tra, khảo sát thực tế. Đề tài sử dụng phương pháp thiết kế Top – Down. Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visualbasic 6.0 kết nối CSDL Access Đóng góp khoa học của đề tài Khắc phục các nhược điểm của Hệ thống thông tin cũ, phần trung tâm của đề tài là xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử (đối với công tác bầu cử ) và quản lý cổ đông, cổ tức nhằm tin học hoá các khâu của quá trình quản lý ban đầu. Đóng góp vào việc giảm sai sót trong quá trình chi trả cổ tức (một quá trình rất nhạy cảm với các cổ đông), luôn có thông tin cập nhật thường xuyên và đầy đủ về các cổ đông, hỗ trợ đắc lực cho các cán bộ lãnh đạo với nguồn thông tin nhanh chóng, chính xác. Kết cấu luận văn Mở đầu Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà và hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức, bầu cử . Chương 2: Phương pháp luận về quy trình xây dựng một phần mềm quản lý cổ đông, cổ tức. Chương 3: Xây dựng phần mềm hỗ trợ bầu cử và quản lý cổ đông, cổ tức Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NAM HÀ VÀ HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG, CỔ TỨC, B ẦU C Ử 1.1.Tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà (Naphaco) 1.1.1. Lịch sử h×nh thành và lĩnh vực sản xuất - Lịch sử h×nh thành Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà đã trải qua một số mốc lịch sử như sau: * Năm 1960 Công ty được thành lập trên cơ sở tiền thân là công ty hợp doanh Ích Hoa Sinh. * Năm 1966 Sát nhập lấy tên là Xí nghiệp dược phẩm Nam Hà. Do xu thế phát triển kinh tế của cả nước là cổ phần hoá các doanh nghiệp quốc doanh nên Ngày 1/1/2000 Công ty được chuyển đổi thành công ty Cổ phần Dược Phẩm Nam Hà. Công ty dược phẩm Nam Hà là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dược phẩm. Vì vậy, khi Công ty tiến hành cổ phần hoá thì nhà nước tham gia nắm giữ một số lượng cổ phiếu và trở thành cổ đông lớn nhất. - Lĩnh vực sản xuất Công ty có đông đảo đội ngũ cán bộ đại học, sau đại học dày dạn kinh nghiệm quản lý kỹ thuật và nghiệp vụ. Đội ngũ tiếp thị rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước, có nghiệp vụ năng động, sáng tạo và đội ngũ công nhân được đào tạo cơ bản, mức độ thành thạo tay nghề ngày một tăng trong các dây truyền sản xuất thuốc Đông dược, Tân dược với 110 sản phẩm được cấp số đăng ký lưu hành trên toàn quốc hết sức đa dạng và phong phú: Thuốc nước, thuốc viên nén, viên nén ép vỉ, viên nang (capsule), viên mềm (Soft-Gelatine), viên thuốc sủi bọt và cao đơn hoàn tán. Chất lượng hàng hóa luôn ổn định và được kiểm soát chặt chẽ, nhiều sản phẩm của công ty sản xuất được tặng Huân chương vàng, bạc tại nhiều hội chợ triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật: năm 2000 và 2001 được người tiêu dùng bình chọn "Hàng Việt Nam chất lượng cao" do báo Sài gòn tiếp thị tổ chức. Mục tiêu của Công ty: Chất lượng luôn hướng tới người tiêu dùng, sản phẩm có sức cạnh tranh cao tiến tới hội nhập khu vực và thế giới. Công ty đã đầu tư gần 30 tỷ đồng xây dựng, lắp đặt thiết bị 2 dây truyền thuốc tân dược và Soft-Gelatine đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN, phòng kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn GLP cùng cảnh quan,môi sinh, môi trường toàn bộ khu vực sản xuất và trụ sở hành chính. Tiến tới công ty sẽ đạt được tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc GSP và Tiêu chuẩn quản lý chất lượng hàng hóa ISO-9002. Công ty luôn nỗ lực phấn đấu để xứng đáng là nơi tin cậy của người tiêu dùng, các bạn hàng trong và ngoài nước trên cả 3 lĩnh vực: Sản xuất - Lưu thông trong nước - Xuất nhập khẩu. 1.1.2. Sơ đồ tổ chức Naphaco với hệ thống phòng ban, các chi nhánh phối hợp chặt chẽ tạo nên hệ thống quản lý khá tốt. Mỗi phòng ban có một chức năng riêng như: + Phòng tổ chức hành chính có chức năng quản lý cán bộ công nhân viên, quản lý bảo hiểm, Quản lý danh sách cổ đông, hệ số lương, thực hiện các chính sách từ ban giám đốc và hội đồng quản trị + Phòng kế hoạch với chức năng chủ yếu là lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn phù hợp với tình hình phát triển của công ty. Kiểm tra tiến độ thực hiện, hoàn thành của các kế hoạch đang thực hiện. NA PHA CO Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Nghiên cứu phát triển Phòng Kế toán Tài vụ Phòng Kế hoạch Phòng Marketing Phòng Kiểm tra Chất lượng Các Hiệu thuốc Các Chi nhánh H×nh 1.1: S¬ ®å tæ chøc C«ng ty cæ phÇn d­îc phÈm Nam Hµ + Phßng Marketing: Nghiªn cøu vµ t×m hiÓu thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc, giíi thiÖu c¸c s¶n phÈm do c«ng ty m×nh s¶n xuÊt còng nh­ nh÷ng mÆt hµng mµ c«ng ty nhËp khÈu. + Phßng kiÓm tra chÊt l­îng: Tr­íc khi tung s¶n phÈm ra thÞ tr­êng c¸c s¶n phÈm ®­îc kiÓm tra chÊt l­îng theo tiªu chuÈn nhÊt ®Þnh. + C¸c chi nh¸nh vµ hiÖu thuèc lµ m¹ng l­íi ph©n phèi s¶n phÈm cña c«ng ty. Naphaco cã c¸c chi nh¸nh t¹i §µ n½ng, Hµ néi, Thµnh phè Hå ChÝ Minh, L¹ng S¬n M¹ng l­íi hiÖu thuèc ph©n bè kh¸ réng r·i trong c¶ n­íc. + Phßng kÕ to¸n tµi vô:cã nhiÒu chøc n¨ng trong ®ã cã chøc n¨ng tÝnh cæ tøc cho c¸c cæ ®«ng, ph¸t cæ tøc ®ã b»ng tiÒn mÆt hoÆc chuyÓn kho¶n vµo tµi kho¶n cña cæ ®«ng. + Phßng kinh doanh + Phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn. 1.2. Các thuật ngữ kinh tế được sử dụng Trong luận văn này, tác giả có đề cập đến một số khái niệm của thị trường chứng khoán như cổ đông, cổ tức, cổ phần, cổ phiếu và một số khái niệm khác. Vậy cổ đông, cổ tức, cổ phần, cổ phiếu là gì ?. Cổ đông (tiếng Anh: Shareholder) là người hay tổ chức nắm giữ quyền sở hữu một phần hay toàn bộ phần vốn góp (cổ phần) của một công ty cổ phần.Cổ đông có thể là một cá nhân cũng có thể là một tổ chức.Cổ đông được hiểu là một nhà đầu tư về cổ phiếu. Cổ tức là một phần lợi nhuận sau thuế được chia cho các cổ đông của một công ty cổ phần. Cổ tức có thể được trả bằng tiền hoặc bằng cổ phiếu. Cổ tức mà cổ đông được hưởng nhiều hay ít phụ thuộc vào số cổ phần và loại cổ phần mà cổ đông đó nắm giữ. Cổ phiếu là giấy chứng nhận số tiền nhà đầu tư đóng góp vào công ty phát hành. Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành hoặc bút toán ghi sổ xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó.Cổ phiếu là loại giấy có giá trị có thể mua, bán, cho, tặng…Có một số loại cổ phiếu như: +Cổ phiếu phổ thông +Cổ phiếu ưu đãi + Cổ phiếu quỹ: + Cổ phiếu chưa phát hành + Cổ phiếu đã phát hành + Cổ phiếu đang lưu hành Cổ phiếu phổ thông: là loại cổ phiếu có thu nhập phụ̀ thuộc vào hoạt động kinh doanh của công ty. Người sở hữu cổ phiếu phổ thông được tham gia họp Đại hội đồng cổ đông và được bỏ phiếu quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty, được quyền bầu cử và ứng cử vào Hội đồng quản trị của công ty. Cổ phiếu ưu đãi: tương tự như cổ phiếu phổ thông nhưng cổ đông sở hữu nó không được tham gia bầu cử và ứng cử vào Hội đồng quản trị, nhưng lại có quyền được hưởng thu nhập cố định hàng năm theo một tỷ lệ lãi suất cố định không phụ thuộc vào lợi nhuận của công ty, được ưu tiên chia lãi cổ phần trước cổ đông phổ thông và được ưu tiên chia tài sản còn lại của công ty khi công ty thanh lý, giải thể. Cổ phiếu quỹ: là cổ phiếu đã được giao dịch trên thị trường và được chính tổ chức phát hành mua lại bằng nguồn vốn của mình. Cổ phiếu chưa phát hành: là loại cổ phiếu mà công ty chưa bao giờ bán ra cho các nhà đầu tư trên thị trường. Cổ phiếu đã phát hành: là cổ phiếu mà công ty được bán ra cho các nhà đầu tư trên thị trường và công ty đã thu về được toàn bộ tiền bán số cổ phiếu đó. Cổ phiếu đang lưu hành: là cổ phiếu hiện đang lưu hành trên thị trường và do các cổ đông đang nắm giữ. 1.3. Hiện trạng quản lý cổ đông, cổ tức và bầu cử tại công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà 1.3.1.Quản lý cổ đông, cổ tức Naphaco có hơn 300 cổ đông. Các cổ đông này nắm giữ số cổ phần khá phong phú, dao động từ 4 cho tới 13833 cổ phần. Số cổ phần ít nhất là 4 cổ phần do cá nhân nắm giữ, số cổ phần lớn nhất là 13833 cổ phần do Sở Tài chính nắm giữ. Các cổ đông là những nhà đầu tư quyền lợi họ được hưởng là: + Lợi nhuận thu được chính là cổ tức hay còn gọi là lãi suất của cổ phần +Lựa chọn người lãnh đạo của công ty mà họ tin tưởng rằng đó là người sẽ đem lại lợi nhuận cao cho nguồn vốn mà mình đóng góp. Quyền lựa chọn người lãnh đạo được thể hiện ở việc bỏ phiếu bầu cử tại đại hội cổ đông. +Quyền chuyển nhượng, mua, bán, cho, tặng số cổ phần mà mình nắm giữ. Mỗi cổ đông được cấp một sổ cổ đông chứng nhận số cổ phần cổ đông sở hữu. Khi cổ đông tiến hành các hình thức làm biến động số cổ phần như mua, bán… thì cổ đông đó sẽ được cấp một sổ cổ đông mới ứng với số cổ phần cổ đông đó nắm giữ. Hiện nay, việc quản lý danh sách cổ đông của công ty cổ phần Naphaco được phòng Tổ chức hành chính và phòng Kế toán tài vụ quản lý. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh qu¶n lý danh sách cổ đông gồm các thông tin sau: + Họ tên + Ngày, tháng, năm sinh + Giới tính + CMND + Địa chỉ + Điện thoại + Người đại diện + Năm công tác (do cổ phần của công ty trước mắt chỉ do nội bộ các cán bộ công nhân viên nắm giữ) + Cổ phần ưu đãi + Cổ phần phổ thông + Cổ phần khác Quản lý cổ tức: Thông thường, các công ty cổ phần chia cổ tức khoảng hai lần trong một năm. Khi hội đồng quản trị ra quyết định chi trả cổ tức, Phòng kế toán sẽ căn cứ vào lợi nhuận thu được kể từ thời điểm đó trở về trước để tạm tính Lợi tức. Lợi tức đó được gọi là lợi tức kế hoạch, khi kết thúc một năm biết được lợi nhuận thực tế sẽ tính lại cổ tức (lợi tức), cổ tức đó được gọi là cổ tức thực tế. Lợi nhuận có thể tính theo % hoặc theo số tiền từ đó quy đổi ra lợi tức mà mỗi cổ đông được hưởng. +Tính theo % Lợi tức = Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu x Phần trăm lãi + Tính theo tiền Lợi tức = Tổng số tiền lãi/ Tổng số cổ phiếu x Mệnh giá cổ phiếu Một số công ty cổ phần mà tình hình chuyển nhượng cổ phần sôi động, để tránh việc không công bằng khi chi trả cổ tức theo năm (tính tại thời điểm chia người nắm giữ bao nhiêu cổ phần thì được hưởng toàn bộ lợi tức của cổ phần trong năm đó) họ sẽ chia lợi tức theo ngày. Đây là hình thức chia mà công ty cổ phần Naphaco đang hướng tới. Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà hiện chưa niêm yết giá tại sàn giao dịch chứng khoán nên tình trạng mua bán, chuyển nhượng, cho tặng, hay pha loãng cổ phần bằng cách trả lương, thưởng…bằng cổ phần khá phổ biến. Trong quá trình quản lý cổ đông, cổ tức thường xuyên hội đồng quản trị, ban giám đốc yêu cầu báo cáo như: + Thống kê số cổ đông theo lượng cổ phiếu nắm giữ + Báo cáo về cổ tức kế hoạch + Báo cáo về cổ tức thực tế + Báo cáo thanh toán đợt cuối của cổ tức Các báo cáo liên quan đến cổ phần như: + Tăng giảm cổ phần + Tổng hợp cổ phần + Cổ phần ưu đãi + Cổ phần phổ thông, cổ phần khác + Báo cáo về tình hình biến động vốn, biến động cổ phiếu. Từ những báo cáo này hội đồng quản trị, ban giám đốc có phương hướng cụ thể đến quá trình quản lý cổ đông, cổ tức. Hiện tại việc quản lý cổ đông, cổ tức được thực hiện bởi Microsoft Excel, một số hàm được dùng như: + Sum: tính tổng cổ phần của công ty để tính cổ tức + Filter : Lọc dữ liệu cần thiết + Sort: Sắp xếp cổ đông theo tiêu thức nào đó (tên, số cổ phần) … Danh sách được lưu giữ trong Excel, và báo cáo được thực hiện bởi Word. Vậy việc quản lý cổ đông cổ tức bằng microsoft office có thuận lợi và hạn chế sau: + Thuận lợi: Việc theo dõi cổ đông cổ tức vẫn thực hiện được bởi Excel và word. Đây là chương trình rất nhiều người biết sử dụng, không tốn chi phí + Hạn chế: Ta thử hình dung có hơn 300 cổ đông liên tục mua bán cổ phần. Một cá nhân có thể chuyển nhượng cho hàng trăm cá nhân, hoặc có thể thu gom mua lại của các cổ đông khác.C¸c giao dÞch chuyÓn nh­îng sÏ t¨ng lªn cÊp sè nh©n. V× vËy việc quản lý bằng Excel sẽ gÆp mét sè h¹n chÕ nh­ sau: + TÝnh kÞp thêi: không theo ®¸p øng ®­îc trong việc đưa ra báo cáo tại thời điểm tức thời nh­ có bao nhiêu cổ đông, bao nhiêu chuyển nhượng đã xảy ra, nhất là sự theo dõi chuyển nhượng trong khoảng một thời gian dài. + TÝnh chÝnh x¸c: ®iÒu tÊt yÕu gÆp ph¶i khi kh«ng theo kÞp viÖc chuyÓn nh­îng ®ã lµ tính toán cổ tức sẽ không chính xác dễ gây tranh cãi không đáng có. + TÝnh hiÖu qu¶: C«ng ty ph¶i cö mét sè c¸n bé ®Ó tiÕn hµnh qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc. Tuy nhiªn, hiÖu qu¶ mang l¹i kh«ng cao, mÊt nhiÒu thêi gian c«ng søc mµ viÖc theo dâi kh«ng ®­îc chÝnh x¸c. 1.3.2. Bầu cử Hiện nay, tồn tại khá nhiều hình thức bầu cử trong các công ty cổ phần như: - Biểu quyết: mỗi cổ đông được phát cho một số lượng nhất định phiếu nào đó mà trên phiếu có ghi số cổ phần họ nắm giữ. Khi ủng hộ ai thì cổ đông đó sẽ giơ lá phiếu mà mình giữ lên, Ban kiểm soát sẽ thu lại để kiểm phiếu. - Gạch tên: Tương tự như bầu cử quốc hội hay hội đồng nhân dân . Trªn mçi l¸ phiÕu cã ghi tªn c¸c øng viªn, cæ ®«ng tiÕn hµnh g¹ch tªn nh÷ng øng viªn mµ m×nh cho lµ kh«ng xøng ®¸ng. - Dồn tích: Mỗi cổ đông cầm lá phiếu có ghi số cổ phần của mình và tiển hành bỏ cổ phần cho các ứng viên. Giả sử có ứng viên øng cö vµo Héi §ång Qu¶n TrÞ. Cæ ®«ng có thể chia cæ phÇn cña m×nh cho nh÷ng øng viªn mµ hä hµi lßng với điều kiện số cổ phần bỏ cho các ứng viên phải nhỏ hơn hoặc bằng số cổ phần mà họ nắm giữ thì lá phiếu đó mới được coi là hợp lệ. Tại một số công ty cổ phần không phải cổ đông nào cũng được tham gia vào đại hội cổ đông, muốn được tham gia thì số cổ phần phải lớn hơn một số l­îng cæ phÇn quy định nào đó. Nếu các cổ đông không đủ số cổ phần quy định thì phải gom các cổ đông đó lại sao cho đủ số cổ phần và cử đại diện là một trong số cổ đông đó đi bầu cử. Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà cách hai năm tiến hành đại hội cổ đông một lần. Toàn bộ cổ đông đều được tham gia bầu hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Phương pháp bầu cử được tiến hành là phương pháp dồn tích. Vì vậy việc thực hiện kiểm phiếu bằng Excel gÆp mét sè h¹n chÕ sau: + Mất nhiÒu thêi gian + Khó tránh được các sai sót + C¸c b¸o c¸o trong qu¸ tr×nh bÇu cö nh­ kÕt qu¶ tróng tuyÓn, b¸o c¸o l­u phiÕu bÇu, b¸o c¸o chi tiÕt phiÕu ®· nhËp hiÖn ®Òu ph¶i lÊy kÕt qu¶ tõ Excel vµ lËp b¸o c¸o b»ng Word. 1.3.3 Gi¶i ph¸p kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ cña hÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i. Víi sè cæ ®«ng hiÖn t¹i cña c«ng ty cæ phÇn Naphaco viÖc qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc, bÇu cö ®· gÆp rÊt nhiÒu h¹n chÕ. Cïng víi xu thÕ ph¸t triÓn cña thÞ tr­êng chøng kho¸n, trong t­¬ng lai c«ng ty cæ phÇn Naphaco sÏ tiÕn hµnh niªm yÕt gi¸ t¹i sµn giao dÞch chøng kho¸n C¸ch thøc qu¶n lý nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn sÏ kh«ng ®¸p øng yªu cÇu cña cæ ®«ng, héi ®ång qu¶n trÞ, nh÷ng nhµ ®Çu t­ muèn ®Çu t­ vµo Naphaco. §Ó gi¶i quyÕt h¹n chÕ trªn viÖc sö dông phÇn mÒm hç trî lµ gi¶i ph¸p rÊt h÷u hiÖu. Song song víi viÖc sö dông phÇn mÒm, C«ng ty cÇn tiÕn hµnh ®µo t¹o mét ®éi ngò trÎ cã kh¶ n¨ng n¾m b¾t tèt ®Ó sö dông phÇn mÒm còng nh­ n©ng cao tr×nh ®é tin häc ho¸ cho nh©n viªn. Ch­¬ng 2 Ph­¬ng ph¸p luËn vÒ quy tr×nh x©y dùng phÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc Sau khi ph©n tÝch hiÖn tr¹ng qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc vµ tiÕn tr×nh bÇu cö cña c«ng ty cæ phÇn Naphaco, gi¶i ph¸p x©y dùng mét phÇn mÒm nh»m kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm trªn ®­îc ®­a ra. trong ch­¬ng nµy t¸c gi¶ sÏ tr×nh bµy ph­¬ng ph¸p luËn ®Ó x©y dùng mét phÇn mÒm. Néi dung chÝnh cña ch­¬ng gåm hai môc lín ®ã lµ: - Chu kú sèng cña phÇn mÒm - Quy tr×nh x©y dùng phÇn mÒm 2.1.§Æc tr­ng vµ chu kú sèng cña mét phÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc 2.1.1. §Æc tr­ng cña mét phÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc PhÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc ngoµi nh÷ng ®Æc tÝnh cña phÇn mÒm th«ng th­êng nã cßn cã nh÷ng ®iÓm riªng nh­ sau: Môc tiªu: Hç trî ®¾c lùc cho nh÷ng c¸n bé lµm c«ng t¸c qu¶n lý trong c«ng ty cæ phÇn. PhÇn mÒm gióp t¹o lËp mét m«i tr­êng lµm viÖc tÝch hîp, phôc vô cã hiÖu qu¶ c¸c nhu cÇu nhËp liÖu, ho¹t ®éng t¸c nghiÖp, tra cøu, b¸o c¸o, tæng hîp, thèng kª c¸c th«ng tin cæ ®«ng, cæ tøc cña mäi ®èi t­îng trong ®¬n vÞ tõ cÊp l·nh ®¹o ®Õn c¸c cæ ®«ng. M«i tr­êng hÖ thèng: Sè l­îng ng­êi dïng kh¸ lín (bao gåm c¶ ban l·nh ®¹o vµ c¸c cæ ®«ng). Ng­êi dïng chñ yÕu truy vÊn d÷ liÖu trùc tiÕp tõ kho d÷ liÖu tæng hîp, ®ßi hái kh¶ n¨ng b¶o mËt cao, kh«ng cho phÐp th«ng tin bÞ thay ®æi tõ bªn ngoµi… Giao diÖn ng­êi dïng: DÔ hiÓu, tu©n thñ vµ t­¬ng thÝch víi nghiÖp vô b»ng tay ®ang ®­îc thùc hiÖn. Yªu cÇu vÒ chøc n¨ng: qu¶n lý cæ ®«ng theo cæ phÇn së h÷u hoÆc theo c¸c phßng ban, theo dâi chuyÓn nh­îng cæ phÇn, cæ tøc. Hç trî bÇu cö nh­ in phiÕu bÇu, nhËp phiÕu bÇu, b¸o c¸o kÕt qu¶ bÇu. C¸c ®Æc tÝnh cña øng dông D÷ liÖu ®Çu vµo ®­îc nhËp b»ng bµn phÝm, c«ng viÖc nµy th­êng ®­îc giao cho mét sè c¸n bé chuyªn tr¸ch ®¶m nhËn. D÷ liÖu ®Çu ra chñ yÕu d­íi d¹ng b¸o c¸o, mµn h×nh hiÓn thÞ khi truy vÊn th«ng tin. C¸c thuËt to¸n xö lý d÷ liÖu kh¸ ®¬n gi¶n. C¸c yªu cÇu kh¸c: hÖ thèng ph¶i ®¸ng tin cËy, ®­a ra c¸c b¸o c¸o, th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ ®­îc thiÕt kÕ më gióp n©ng cÊp ch­¬ng tr×nh trong t­¬ng lai ®Ó cã thÕ ®¸p øng sù thay ®æi vÒ yªu cÇu cña qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc. 2.1.2. Chu kú sèng cña phÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc Chu kú sèng cña phÇn mÒm lµ cÊu tróc c¸c ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña hÖ thèng phÇn mÒm vµ ®­a phÇn mÒm vµo sö dông bao gåm: §Æc t¶ yªu cÇu, thiÕt kÕ, ®¸nh gi¸ vµ n©ng cÊp. Theo Ian Sommerville, cã thÓ ph©n chia qu¸ tr×nh thiÕt kÕ lµm mét sè m« h×nh kh¸c nhau nh­: m« h×nh tuÇn tù (th¸c n­íc), m« h×nh t­¬ng t¸c vµ m« h×nh xo¸y èc. Hai m« h×nh t­¬ng t¸c vµ m« h×nh xo¸y èc th­êng ¸p dông cho c¸c dù ¸n phÇn mÒm t­¬ng ®èi phøc t¹p, cã nhiÒu rñi ro trong qóa tr×nh thùc hiÖn. Nh­ng víi c¸c phÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc sè c¸c nghiÖp vô cÇn xö lý kh«ng nhiÒu, quy tr×nh t­¬ng ®èi ®¬n gi¶n vµ dÔ hiÓu do vËy chóng ta cã thÓ øng dông m« h×nh th¸c n­íc nh­ ®­îc biÓu diÔn trong h×nh 2.1.[10],[17], [26]. C¸c giai ®o¹n cña m« h×nh nh­ trªn ®­îc gäi lµ m« h×nh th¸c n­íc v× ®Çu ra cña mét giai ®o¹n l¹i lµ ®Çu vµo cña giai ®o¹n tiÕp theo. §iÓm yÕu c¬ b¶n cña m« h×nh nµy lµ gÆp ph¶i khã kh¨n trong qu¸ tr×nh ®iÒu chØnh ®Ó phï hîp víi sù thay ®æi yªu cÇu cña kh¸ch hµng khi ®ang trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. Do vËy, m« h×nh nµy chØ phï hîp khi yªu cÇu cña phÇn mÒm vµ hÖ thèng ®­îc x¸c ®Þnh râ rµng vµ ®Çy ®ñ trong qu¸ tr×nh thiÕt kÕ. C¸c giai ®o¹n cña m« h×nh th¸c n­íc bao gåm:[22], [18], [26], [10] (1) X¸c ®Þnh vµ ph©n tÝch yªu cÇu: Nhu cÇu vÒ øng dông, sù cÇn thiÕt vµ môc tiªu cña hÖ thèng ®­îc tËp hîp th«ng qua trao ®æi víi nh÷ng ng­êi dïng hÖ thèng. Nh÷ng th«ng tin nµy ®­îc x¸c ®Þnh râ dùa trªn ý kiÕn cña c¶ nh÷ng ng­êi dïng vµ c¸c ph©n tÝch viªn (2) ThiÕt kÕ phÇn mÒm vµ hÖ thèng: Qu¸ tr×nh thiÕt kÕ hÖ thèng cã thÓ ®­îc ph©n thµnh thiÕt kÕ phÇn cøng vµ phÇn mÒm. ThiÕt kÕ phÇn mÒm lµ c¸ch thÓ hiÖn c¸c chøc n¨ng cña phÇn mÒm ®Ó cã thÓ dÞch thµnh ng«n ng÷ m¸y mµ m¸y tÝnh cã thÓ ®äc vµ hiÓu ®­îc. X¸c ®Þnh vµ ph©n tÝch yªu cÇu ThiÕt kÕ phÇn mÒm vµ hÖ thèng TriÓn khai vµ kiÓm thö tõng phÇn TÝch hîp vµ kiÓm thö hÖ thèng VËn hµnh vµ B¶o tr× H×nh 2.1: M« h×nh th¸c n­íc cña vßng ®êi ph¸t triÓn phÇn mÒm (3) TriÓn khai vµ kiÓm thö tõng phÇn: Trong suèt giai ®o¹n nµy, c¸c thiÕt kÕ phÇn mÒm ®­îc m· ho¸ thµnh mét hoÆc nhiÒu ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh. KiÓm thö tõng phÇn ®¶m b¶o tõng ph©n hÖ ®¸p øng c¸c chøc n¨ng cÇn cã. (4) TÝch hîp vµ kiÓm thö hÖ thèng: C¸c ph©n hÖ ch­¬ng tr×nh ®­îc tÝch hîp vµ thùc hiÖn kiÓm thö toµn bé hÖ thèng ®Ó ®¸nh gi¸ c¸c yªu cÇu ph©n tÝch cã ®­îc tho¶ m·n hay kh«ng. Sau qu¸ tr×nh kiÓm thö, hÖ thèng phÇn mÒm sÏ ®­îc bµn giao cho kh¸ch hµng. (5) VËn hµnh vµ b¶o tr×: Tuy kh«ng nhÊt thiÕt nh­ng ®©y th­êng lµ giai ®o¹n dµi nhÊt trong vßng ®êi ph¸t triÓn cña phÇn mÒm. HÖ thèng ®­îc cµi ®Æt vµ ®­a vµo øng dông trong thùc tÕ. Ho¹t ®éng b¶o tr× sÏ söa c¸c lçi ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh sö dông ch­a ®­îc ph¸t hiÖn trong c¸c giai ®o¹n tr­íc, n©ng cÊp hÖ thèng ®Ó ®¸p øng yªu cÇu míi ph¸t sinh. 2.2. Quy tr×nh x©y dùng mét phÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc 2.2.1. Kh¶o s¸t hiÖn tr¹ng vµ ®Æc t¶ yªu cÇu  §©y lµ qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh c¸c dÞch vô hÖ thèng cÇn cung cÊp vµ c¸c rµng buéc ®èi víi hÖ thèng, lµ giai ®o¹n nÒn t¶ng ®Ó thiÕt kÕ mét phÇn mÒm nãi chung, phÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc nãi riªng [14], [5], [12]. Qu¸ tr×nh thu thËp nµy ®­îc ®Þnh nghÜa lµ mét tËp hîp c¸c ho¹t ®éng nh»m x¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu cña phÇn mÒm hç trî bÇu cö vµ qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc vµ ®Æc t¶ c¸c yªu cÇu ®ã. Trong ®ã, yªu cÇu lµ c¸c m« t¶ trõu t­îng ®Õn chi tiÕt vÒ dÞch vô mµ hÖ phÇn mÒm cung cÊp còng nh­ c¸c rµng buéc ®èi víi sù ph¸t triÓn vµ ho¹t ®éng cña nã. C¸c yªu cÇu nµy sÏ gióp ng­êi dïng phÇn mÒm nªu râ c¸c dÞch vô hÖ thèng cung cÊp cïng c¸c rµng buéc trong ho¹t ®éng cña nã. Víi c¸c kü s­ phÇn mÒm, lµm râ c¸c yªu cÇu sÏ lµ c¬ së quan träng ®Ó x©y dùng phÇn mÒm míi. C¸c yªu cÇu cña phÇn mÒm cã thÓ ®­îc chia lµm 3 lo¹i sau [18] : C¸c yªu cÇu chøc n¨ng : M« t¶ c¸c chøc n¨ng hay c¸c dÞch vô mµ hÖ thèng phÇn mÒm cÇn cung cÊp. Nghiªn cøu tÝnh kh¶ thi Ph©n tÝch yªu cÇu X¸c ®Þnh yªu cÇu §Æc t¶ yªu cÇu C¸c m« h×nh hÖ thèng B¸o c¸o kh¶ thi §Þnh nghÜa c¸c yªu cÇu Tµi liÖu yªu cÇu §Æc t¶ c¸c yªu cÇu H×nh 2.2: Qu¸ tr×nh thu thËp yªu cÇu C¸c yªu cÇu phi chøc n¨ng : M« t¶ c¸c rµng buéc tíi dÞch vô vµ qu¸ tr×nh ph¸t triÓn hÖ thèng (vÒ chÊt l­îng, vÒ m«i tr­êng, chuÈn sö dông, quy tr×nh ph¸t triÓn…) C¸c yªu cÇu miÒn/ lÜnh vùc : Nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra tõ miÒn øng dông, ph¶n øng nh÷ng ®Æc tr­ng cña miÒn ®ã. Mét sè th«ng tin kh¸c, nh­ b¸o c¸o vÒ tÝnh kh¶ thi cña hÖ thèng còng nh­ ®Æc t¶ phÇn mÒm còng nh­ ®­a ra trong giai ®o¹n nµy. KÕt qu¶ cña giai ®o¹n nµy lµ Dù ¸n kh¶ thi, M« h×nh hÖ thèng. C¸c ®Æc t¶ yªu cÇu vµ tµi liÖu yªu cÇu bao gåm c¸c ®Þnh nghÜa yªu cÇu vµ ®Æc t¶ c¸c yªu cÇu ®ã, kÕt luËn vÒ tÝnh kh¶ thi… Cã bèn b­íc c¬ b¶n trong qu¸ tr×nh thu thËp yªu cÇu ®­îc m« t¶ trªn h×nh 2.2 bao gåm [18], [26], [19] : Nghiªn cøu tÝnh kh¶ thi : Nh»m ®i ®Õn kÕt luËn "Cã nªn x©y dùng phÇn mÒm hay kh«ng ? ". §¸nh gi¸ xem phÇn mÒm x©y dùng cã tho¶ m·n c¸c yªu cÇu cña ng­êi dïng kh«ng vµ cã ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cho ®¬n vÞ còng nh­ n»m trong ng©n s¸ch cã thÓ chi kh«ng. Ph©n tÝch yªu cÇu : §©y lµ qu¸ tr×nh t×m ra c¸c yªu cÇu cña phÇn mÒm th«ng qua quan s¸t hÖ thèng hiÖn t¹i, t¹i c«ng ty cæ phÇn Naphaco, th¶o luËn víi ng­êi sö dông, ph©n tÝch c«ng viÖc. Nh÷ng ho¹t ®éng trong giai ®o¹n nµy ®­îc m« t¶ trong h×nh 2.3 bao gåm : HiÓu biÕt lÜnh vùc øng dông : Ph©n tÝch viªn hÖ thèng tr­íc khi ®i s©u ph©n tÝch chi tiÕt cÇn cã mét c¸i nh×n tæng qu¸t vÒ lÜnh vùc øng dông. §Ó ph©n tÝch c¸c yªu cÇu cña phÇn mÒm qu¶n lý cæ ®«ng, cæ tøc, ph©n tÝch viªn cÇn t×m hiÓu th«ng tin vÒ ho¹t ®éng trong ®¬n vÞ cæ ®«ng, cæ tøc cµng nhiÒu cµng tèt. Thu thËp yªu cÇu : Trao ®æi víi ng­êi dïng ®Ó t×m hiÓu yªu cÇu cña phÇn mÒm míi th«ng qua c¸c ph­¬ng ph¸p pháng vÊn, quan s¸t, ®iÒu tra b»ng b¶ng c©u hái, nghiªn cøu tµi liÖu… Ph©n lo¹i yªu cÇu : Tõ c¸c yªu cÇu kh«ng cã cÊu tróc thu thËp ®­îc, ph©n tÝch viªn