Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện của viện nghiên cứu Hán Nôm Việt Nam

MỤC LỤC Mục lục 1 Lời nói đầu 2 Chương I: Tổng quan về viện nghiên cứu Hán Nôm và thư viện 3 1.1. Sơ lược về viện nghiên cứu Hán Nôm 3 1.2. Sơ lược về thư viện 5 Chương II: Cư sở phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin 9 2.1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức 9 2.2. Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý 11 2.3. Phân tích hệ thống thông tin 18 2.4. Thiết kế logic hệ thống thông tin quản lý 25 2.5. Thiết kế vật lý ngoài 28 2.6. Thiết kế vật lý trong 30 Chương III: Phân tích, thiết kế HTTT hỗ trợ hoạt động quản lý thư viện 31 3.1. Khảo sát hệ thống thư viện 31 3.2. Phân tích hệ thống 31 3.3. Thiết kế logic 37 LỜI NÓI ĐẦU Trong quá trình tin học hóa hiện nay đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, việc áp dụng tin học vào quá trình tác nghiệp, quản lý không còn là điều gì xa lạ đối với tất cả các doanh nghiệp, các tổ chức ở Việt Nam. Với các tổ chức mà cụ thể là các trung tâm thư viện, cũng không nằm ngoài xu hướng tất yếu đó. Hệ thống thư viện công cộng Việt Nam đã thực sự bước vào một giai đoạn phát triển mới - giai đoạn của tin học hóa công tác chuyên môn trong hoạt động thư viện. Tin học hóa đã đánh dấu sự thay đổi về chất trong hoạt động thư viện, chuyển từ hoạt động của thư viện truyền thống sang phương thức hoạt động của thư viện hiện đại. Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế, và mong muốn tạo ra một sản phẩm phần mềm dù nhỏ nhưng có thể sử dụng để hỗ trợ tác nghiệp và quản lý thư viện ở Việt Nam, em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện của viện nghiên cứu Hán Nôm Việt Nam” để làm đề án môn học. Phần mềm này được coi như một công cụ đắc lực để quản lý sách, báo, tạp chí... Bên cạnh đó phần mềm này còn giúp cho độc giả dễ dàng tra cứu tìm sách, mượn sách và đọc sách. Em xin gửi lời chân thành cảm ơn đến cô giáo - TS Trần Thị Thu Hà vì sự hướng dẫn tận tình của cô để em có thể hoàn thành đề tài này. Chương I: Tổng quan về viện nghiên cứu Hán Nôm và thư viện Hán Nôm Sơ lược về viện nghiên cứu Hán Nôm Thông tin chung: Di sản Hán Nôm gồm những thư tịch và liệu viết bằng chữ Hán và chữ Nôm, là kho văn hóa thành văn to lớn và phong phú nhất của nước ta trước khi có các văn bản ghi bằng chữ la-tinh. Bảo tồn lâu dài và khai thác có hiệu quả kho di sản văn hóa này, là để phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc trong thời đại ngày nay. Xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ trên, năm 1970 ban Hán Nôm thuộc ủy ban khoa học xã hội Việt Nam được thành lập. Ban đã quy tụ nhiều nhà hoạt động lão thành và có kiến thức Hán Nôm uyên bác, như: Phạm Thiều, Thạch Can, Cao Xuân Huy, Hoa Bằng, Đào Phương Bình, Ca Văn Thỉnh, Nguyễn Đổng Chi... Cùng các cộng tác viên như Trần Duy Vôn, Lê Duy Chưởng, Nguyễn Hữu Chế, Nguyễn Văn Lãng... Ban tổ chức đã nghiên cứu tài liệu Hán Nôm trong 9 năm (1970-1979). Ngày 13-9-1979, viện nghiên cứu Hán Nôm được thành lập trên cơ sở ban Hán Nôm, theo quyết định số 326/CP của hôi đồng chính phủ và được tái khẳng định thuộc trung tâm khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia trong nghị định 23/CP ngày 22/5/1993 của Chính phủ. Đây là cơ quan duy nhất ở Việt Nam vừa là trung tâm khai thác các tư liệu chữ Hán và chữ Nôm. Sơ đồ tổ chức: Nhiệm vụ của viện Nghiên cứu Hán Nôm: Về bảo tồn, nghiên cứu khai thác các tư liệu Hán Nôm và đào tạo cán bộ nghiên cứu được xác định: · Bảo tồn và giám định các nguyên bản chữ Hán chữ Nôm, sao các bản gốc thành nhiều bản để sử dụng hoặc cung cấp cho các thư viện và các cơ quan có nhu cầu; · Tổ chức biên dịch (gồm cả chú giải) và chính thức công bố các tư liệu chữ Hán chữ Nôm, duyệt lại các bản dịch Hán Nôm đã được công bố; · Nghiên cứu văn bản học, biên soạn những sách công cụ cần thiết cho công tác biên dịch và nghiên cứu tư liệu chữ Hán chữ Nôm; · Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nghiên cứu chữ Hán, chữ Nôm. Về công tác sưu tầm và bảo quản tư liệu chữ Hán và chữ Nôm, Viện được Uỷ ban Khoa học xã hội Việt Nam giao các nhiệm vụ cụ thể sau đây: · Tiến hành điều tra, thu thập các văn bản Hán Nôm và các tư liệu liên quan ở Việt Nam và ở nước ngoài, nhằm thống nhất quản lý thư tịch và tài liệu Hán Nôm trong phạm vi cả nước. · Hệ thống hoá và gìn giữ các văn bản chữ Hán, chữ Nôm và các tư liệu liên quan hiện còn và sưu tầm được, đảm bảo kỹ thuật bảo tàng và kỹ thuật thư viện, nhằm lưu giữu và cho nhân bản để phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Về công tác đào tạo cán bộ nghiên cứu Hán Nôm, Viện được giao nhiện vụ đào tạo nghiên cứu sinh và cao học trong nước: · Năm 1994, Viện được giao nhiệm vụ là cơ sở đào tạo tiến sĩ. · Năm 1996, Viện được giao nhiệm vụ đào tạo thạc sĩ. Trong những năm qua, Viện Nghiên cứu Hán Nôm đã triển khai hoạt động trên các mặt công tác và thu được những thành tựu nhất định, đáp ứng những yêu cầu mà Nhà nước giáo phó. Sơ lược về thư viện: Thông tin chung: Là thư viện của một viện nghiên cứu chuyên ngành được xây dựng trên nền tảng của tổ tư liệu (thành lập ngay khi ban Hán Nôm ra đời năm 1970) và sau này là phòng Thông tin - Tư liệu - Thư viện. Thư viện viện nghiên cứu Hán Nôm có vốn tài liệu tuy khiêm tốn nhưng lại rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Vốn tài liệu hiện có của viện nghiên cứu Hán Nôm được hình thành từ 2 nguồn chính: thứ nhất là mua trực tiếp của nhà nước, mua lại của các thư viện tư nhân, qua con đường trao đổi, biếu tặng; thứ hai là tiếp nhận nguồn tài liệu Hán Nôm của Trường Viễn Đông bác cổ để lại, do viện thông tin KHXH chuyển giao năm 1980 Hiện tại vốn tài liệu của viện nghiên cứu Hán Nôm gồm: tài liệu tra cứu tham khảo (gồm tiếng Việt và các ngôn ngữ khác): 17000 đơn vị sách, bản đồ và trên 7000 đơn vị tạp chí các loại. Tài liệu Hán Nôm bao gồm: kho sách tổng hợp có khoảng 20000 đơn vị, kho thác bản văn khắc có trên 48000 đơn vị, kho ván khắc in cổ có khoảng 20000 đơn vị. Số lượng độc giả đến với thư viện không thật nhiều, nhưng hầu hết là các nhà nghiên cứu, các nhà học giả trong và ngoài nước quan tâm đến lịch sử văn hóa Việt Nam; bên cạnh đến thư viện cũng ưu tiên những sinh viên năm cuối chuyên ngành Hán Nôm đến chuẩn bị tư liệu để viết luận văn tốt nghiệp. Vấn đề tin học hóa: Trước hết, có thể sơ lược tình hình ứng dụng tin học trong thư viện. Thư viện đã dần chuyển từ phục vụ thủ công sang tự động hóa các hoạt động của thư viện. Hầu hết vốn tài liệu và các tư liệu chuyên ngành của viện đã được quản lý trên máy với các cơ sở dữ liệu sau: TVHN: quản lý toàn bộ vốn tài liệu hồi cố tiếng Việt, với 5266 bản ghi. Smoi: Quản lý tài liệu mới nhập về, với 673 biểu ghi KSHN: quản lý sách Hán Nôm các loại với 10635 biểu ghi NVND: giới thiệu về các nhà khoa bảng Việt Nam thời phong kiến, với 3126 biểu ghi TTan: quản lý các bài trích trong tạp chí Tri Tân thuộc lĩnh vực Hán Nôm với 302 biểu ghi THCN: quản lý các bài trích trong tạp chí Hán Nôm (từ khi thành lập cho đến nay) với 1328 biểu ghi Tmuc: quản lý bài trích trong các tạp chí chuyên ngành có liên quan đến lĩnh vực Hán Nôm, như tạp chí văn học, tạp chí nghiên cứu lịch sử, tạp chí dân gian... Thư viện đang xây dựng các CSDL để quản lý vốn thông tin khoa học nội sinh như HPCD (quản lý các tư liệu điều tra điền dã của cán bộ trong Viện trong nhiều năm qua) và LALV (quản lý luận án, luận văn) và TDTH (giúp tra cứu về tên tự, tên hiệu của các nhân vật lịch sử và các tác giả Hán Nôm). Thư viện đã phối hợp với Tạp chí Hán Nôm vừa hoàn thành việc đưa Tạp chí Hán Nôm lên mạng để phục vụ nhu cầu nghiên cứu và khai thác của bạn đọc trong và ngoài nước trong bối cảnh hội nhập và giao lưu văn hóa. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, thư viện Viện nghiên cứu Hán Nôm đã và đang ứng dụng tích cực công nghệ thông tin trong các nghiệp vụ của mình để phục vụ bạn đọc hiệu quả hơn. Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện vẫn chưa thực sự hiệu quả. Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới: Để xây dựng hệ thống thông tin mới cho thư viện và đảm bảo tính hiệu quả của sản phẩm sau khi hoàn thành, tác giả tuân theo đúng các quy trình trong quá trình thu thập thông tin và phân tích thiết kế. Việc xây dựng hệ thống thông tin mới bắt đầu bằng xác định yêu cầu. Trong giai đoạn này phải đảm bảo mọi đầu ra cũng như xử lý của hệ thống mới phù hợp với thực tiễn. Sau đó là phân tích thiết kế. Trong giai đoạn này thì phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu hợp lý là rất quan trọng. Phải đảm bảo xây dựng một bộ mã hóa đơn giản, khoa học, thuận tiện với người sử dụng. Quá trình thực hiện xây dựng một hệ thống thông tin mới sẽ được trình bày rõ hơn trong chương 2 và chương 3. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài này là phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và quan sát. Để có thể hiểu những yêu cầu của một hệ thống mới, phương pháp phỏng vấn được tác giả sử dụng nhiều. Việc phỏng vấn không mang tính chính thức, dù chỉ là những cuộc đối thoại ngắn với người quản lý thư viện đem lại rất nhiều thông tin cho việc xây dựng hệ thống mới, vì họ là những người sẽ trực tiếp tham gia vào việc khai thác hệ thống sau này. Phương pháp quan sát cũng được sử dụng khi cần biết thêm những thông tin về việc đọc mượn sách ở thư viện. Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng nhiều nhất. Tài liệu nghiên cứu không chỉ là các tài liệu của thư viện mà còn là các giáo trình về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các giáo trình khác. Tài liệu cũng có thể là các phần mềm có tính năng tương tự. Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng thường xuyên trong toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế, triển khai hệ thống. Chương II: Cơ sở phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin Tổ chức và thông tin trong tổ chức: Khái niệm tổ chức: Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động. Khái niệm thông tin: Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý. Tuy nhiên, một định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là nguyên liệu của hệ thống quản lý. Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin). Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó. Hình 2. 1: Sơ đồ truyền tin Vai trò của thông tin trong tổ chức: Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức. Vì những nhiệm vụ trên của nhà quản lý, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý. Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động ra quyết định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định chiếm khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủ quan. Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách quan. Việc phân chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thông tin. Số lao động sử dụng và làm việc với thông tin ngày càng tăng. Thông tin tác động đến hệ thống như sau: Hình 2. 2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống còn, sự phát triển của một công ty. Mà thông tin chiếm một vai trò quan trọng trong quyết định của nhà quản lý. Vì vây, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố không thể thiếu được với mỗi doanh nghiệp. Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý: Khái niệm: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đích thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin. Quá trình trên được mô tả trong hình 2. 3 Hình 2. 3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra (outputs). Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin: Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùy theo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó. Ví dụ, một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu ra là gì từ một đầu vào cụ thể. Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệ thống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của hệ thống. Và một lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con mắt của người phát triển phần mềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợp những hàm, những thủ tục, … Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thông tin khác nhau. Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Sơ đồ dưới đây mô tả mối tương quan giữa ba mô hình này. Hình 2. 4: Ba mô hình của hệ thống thông tin Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phai thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những thử lý và những thông tin mà hệ thông sản sinh ra. Mô hình này chỉ quan tâm đế việc trả lời câu hỏi “cái gì?”, “để làm gì?” mà không quan tâm đến cách thức xử lý dữ liệu như thế nào. Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao tác với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, các phương tiện đầu cuối. Mô hình này cũng chú ý đến thời gian của hệ thống. Mô hình vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống, nó trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật. Nó quan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị, …Nguyên nhân và phương pháp phát triển một hệ thống thông tin. Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin: Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứ trường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong công việc ra quyết định hàng ngày. Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin. Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó. Những vấn đề về quản lý: Là những vấn đề phát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải phát triển một hệ thống thông tin. Sự thay đổi của công nghệ. Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân chính. Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh. Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp. Thay đổi sách lược chính trị. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin: Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng được một sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một hệ thống. Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý. Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Mô hình như đã nó ở trên đó là ba mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong. Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp. Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng. Là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đích của nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn. Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một cách chi tiết. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Việc phân tích chủ yếu bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu của chính những người tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp về các mô tả vật lý ngoài. Phương pháp phát triển một hệ thống được trình bày dưới đây là phương pháp thác nước, gồm 7 giai đoạn. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin: Đánh giá yêu cầu Đây là giai đoạn nhằm mục đích cung cấp cho những người lãnh đạo tổ chức những dữ liệu thực tế để có thể ra quyết định về tính khả thi, hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo Phân tích thiết kế Được tiến hành sau giai đoạn trên. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân thực sự của những vấn đề đó, những đòi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiêu mà hệ thống phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích thiết kế sẽ quyết định dự án có được tiếp tục không. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích thiết kế Nghiên cứu môi trường hệ thống Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã thiết lập từ giai đoạn trước. Mô hình của hệ thống mới gồm thông tin mà hệ thống đó sản sinh (outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý, các dữ liệu vào. Các công đoạn trong giai đoạn này bao gồm: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Đề xuất các phương án của giải pháp Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn trong quá trình này là: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp Thiết kế vật lý ngoài Được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới và tài liệu dành cho người sử dụng. Những công đoạn chính của quá trình này là Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị trình bày báo cáo Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Ngoài ra còn phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sưe dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Cài đặt và khai thác Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này như sau: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá Phân tích hệ thống thông tin: Phương pháp thu thập thông tin: Phỏng vấn: Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin sau này là rất quan trọng. Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắm bắt những yêu cầu của một hệ thống mới đề ra. Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn Một số thông tin về người được phỏng vấn (thái độ, trách nhiệm, …) Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc) Gửi trước những vấn đề yêu cầu Đặt lịch làm việc Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn Tiến hành phỏng vấn Nhóm phỏng vấn gồm 2 người (cán bộ phỏng vấn chính và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi) Thái độ lịch sự, đúng giờ, khách quan, không tạo ra cảm giác “thanh tra” Nhẫn nại, chăm chú lắng nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được sự cho phép của người được phỏng vấn. Tổng hợp kết quả phỏng vấn Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: Số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý chúng. Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra. Tổng hợp các thông tin thu thập được, kết hợp với các thông tin khác để thấy được vấn đề. Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép cán bộ xác định yêu cầu nghiên cứu kĩ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, … những thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại, và tương lai của tổ chức. Do đó, cần nghiên cứu các văn bản sau: Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoạt nhóm công tác Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức Các báo cáo, bảng biểu do hẹ thống thông tin hiện tại sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phương pháp này. Yêu cầu câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau: Những đối tượng có thiện chí Nhóm ngẫu nhiên Chọn nhóm có mục đích Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người dùng, …) Phiếu thường được thiết kế trên giấy, tuy nhiên có thể dùng qua điện thoại, fax, email, … Quan sát: Khi phân tích viên muốn hiểu thêm về hệ thống thông tin mới, có thể sử dụng phương pháp này kết hợp với các phương pháp trên. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ gặp khó khăn nếu người bị quan sát không làm việc như thường ngày. Phương pháp mã hóa Định nghĩa mã hóa dữ liệu: Mã hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái và chữ số, được gán cho một ý nghĩa nhất định. Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Đây là một công việc của thiết kế hệ thống thông tin. Tác dụng của việc mã hóa Việc mã hóa mang lại những lợi ích sau: Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Do gán cho mỗi đối tượng một thuộc tính định danh mang tính duy nhất nên không thể có sự nhầm lẫn giữa đối tượng này với đối tượng khác. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Tên của một đối tượng thường dài và khó nhớ, tuy nhiên, nếu nó được gán cho một mã hiệu và mã hiệu này nằm trong bảng mã thì việc truy cập để tìm tên công ty là dễ dàng. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Nếu việc mã hóa đã được phân nhóm từ trước thì việc ta có thông tin về từng nhóm đối tượng sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng rất nhiều. Các phương pháp mã hóa cơ bản Có các phương pháp mã hóa sau: Mã hóa phân cấp: phân cấp đối tượng từ trên xuống dưới. Mã hóa từ trái qua phải. Dãy số được kéo dài về phía phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp này đơn giản và dễ hiểu. Mã hóa liên tiếp: Mã của đối tượng sau bằng mã của đối tượng trước nó cộng 1 đơn vị. Phương pháp này tạo lập dễ dàng nhưng không có tính gợi nhớ và không thể chèn thêm mã. Mã tổng hợp: Kết hợp hai phương pháp trên Mã hóa theo xeri: Sử dụng một tập hợp dãy gọi là xeri. Mã hóa gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp này có tính gợi nhớ cao, nhưng không thuận lợi cho tổng hợp và phân tích. Mã hóa ghép nối: Chia mã làm nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính của đối tượng được mã hóa. Phương pháp này có ưu điểm là nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao và kiểm tra thuộc tính. Tuy nhiên nó quá cồng kềnh. Dù dùng phương pháp nào thì bộ mã cũng phải đảm bảo ba yêu cầu