Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia

LỜI MỞ ĐẦU Các công ty của nước ngoài thường đầu tư khoảng 10% chi phí cho ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các hoạt động sản xuất kinh doanh. Họ luôn chú ý xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) đầy đủ để quản lý nhân sự và mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Để theo kịp sự phát triển của các công ty nước ngoài, các công ty của Việt Nam không thể không chú ý đến xu hướng ất yếu đó. Trong thời gian học tập, chuẩn bị tài liệu để thực hiện đề án tốt nghiệp, em đã khảo sát hoạt động của Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia và chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia để vận dụng các kiến thức đã học, phát triển một ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể. Do thời gian và trình độ còn hạn chế, nên việc thực hiện cũng như kết quả của đề tài này còn nhiều thiếu sót, như một số chức năng còn chưa đầy đủ (chưa thực hiện được hoặc chưa hoàn chỉnh). Em rất mong các thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến cho đề tài của em có thể hoàn thiện hơn nữa, thực sự tạo ra một sản phẩm có chất lượng và có ý nghĩa thực tiễn. Đề tài này là một thành công đầu tiên của em trong việc tổng hợp các kiến thức đã được các thầy cô truyền đạt với kiến thức tham khảo trên sách báo. Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Hàn Viết Thuận, người đã tận tình hướng dẫn em, cùng các thầy cô giáo trong khoa đã truyền thụ cho em những kiến thức quý báu để em có thể hoàn thành đồ án tốt nghiệp này và cũng là hành trang cho em bước vào đời. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI TRẦN VŨ GIA Giới thiệu chức năng hoạt động của Công ty Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia được thành lập theo quyết định số 0102026082 ngày 24/04/2006 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. - Tên viết tắt: TVG Co., Ltd - Trụ sở của Công ty: Số 17 ngõ 72/2 Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội - Điện thoại: 190058582 - Hotline: 0989241169 – 0904139487 - Email: tranvugia@fpt.vn – 1900raovat@fpt.vn Với một mục tiêu kết nối cung cầu Công ty THHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia đã thiết lập hệ thống điện thoại 1900-5858-82 và website: www.1900raovat.com để phục vụ khách hàng đa chiều. Quý khách có thể tự đăng ký thông tin mua bán qua hệ thống điện thoại và tìm kiếm thông tin thương mại và sẽ đáp ứng các thông tin về 18 lĩnh vực như trên website: www.1900raovat.com Thông tin của khách hàng gọi điện đến 1900-5858-82 sẽ được lưu trong hệ thống điện thoại và trên trang www.1900raovat.com và mọi thông tin trên trang này sẽ được cập nhật hàng ngày hàng giờ. Với sự kết hợp hệ thống điện thoại và website phong phú này Công ty chắc chắn mang đến những thông tin bổ ích và cập nhật cho quý khách. Bất kỳ khi nào, công ty luôn luôn đón nhận ý kiến phản hồi của người sử dụng dịch vụ. Các ý kiến phản hồi. Các thông tin góp ý của khách hàng sẽ trực tiếp phản ánh với phòng Chăm sóc khách hàng tại số máy: 1900-5858-82. Thay cho những click chuột và lướt phím thông thường, cũng chẳng cần đến hàng giờ lang thang trên web, giờ đây chỉ mất 1 giây để nhấc điện thoại và thực hiện cuộc gọi tới tổng đài 1900 58 58 82, bạn sẽ có những thông tin đầy đủ và cập nhật nhất về thương trường “nóng bỏng”. Và thông điệp  “Kết nối cung cầu” thương hiệu gắn liền với tổng đài 1900.58.58.82 được Công Ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia triển khai không nằm ngoài mục đích này. Với các dịch vụ tiện ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu khuyếch trương sản phẩm, và các cá nhân có nhu cầu mua và bán. 1900.58.58.82  như 1 số lựa chọn không thể thiếu của các doanh nhân và các cá nhân muốn bước vào thị trường kinh doanh hiện nay. “Thời gian là vàng” và “Thời gian của doanh nhân” không phải là vàng” mà được tính bằng kim cương. Không mất nhiều thời gian ngồi đọc báo hay tìm kiếm thông tin trên mạng, chỉ cần nhấc máy điện thoại gọi điện tới tổng đài 1900.58.58.82 là khách hàng sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin về các lĩnh vực: Ø       Bất động sản Ø       Thông tin việc làm: các nhà tuyển dụng, hồ sơ xin việc. Ø       Ôtô, xe máy Ø       Điện tử, máy tính Ø       Thực phẩm, nông sản… Với mục tiêu giảm chi phí tối đa và thời gian cho khách hàng, Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia đã kết hợp tổng đài 1900.58.58.82 và trang thương mại điện tử www.1900raovat.com để phát huy tối đã khả năng khuyếch trương sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp và thông tin mua bán của các cá nhân.  “Những gì họ nhận được là quá nhiều cho 1 cuộc điện thoại trị giá 1,364đồng/phút từ cố định và 1,69đồng/phút từ di động”. Lý do để khách hàng lựa chọn 1900 58 58 82 trong series những đầu số bắt đầu bằng 1900XXXX là vì họ đã tìm thấy được những thông tin thực sự hữu ích, không mang giá trị giải trí thông thường. Nhiều doanh nhân đã tìm thấy những chiến lược kinh doanh hoàn hảo từ đầu số này. Trong thời gian ra mắt phiên bản mới của www.1900raovat.com, Trần Vũ Gia đang có chương trình khuyến mại đặc biệt dành cho các doanh nghiệp có cơ hội đặt banner miễn phí tại trang chủ của trang thương mại điện tử. Hãy đến để khám phá sức mạnh của Thời đại số và có cơ hội chứng tỏ Đẳng cấp Doanh nhân của bạn. Khảo sát hệ thống: Công Ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia có nhu cầu quản lý nhân sự, hồ sơ, trình độ văn hoá, chuyên môn, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm…của nhân sự công ty. Khâu quản lý nhân sự hết sức phức tạp và phải trải qua nhiều bước như sau: - Khi một nhân viên mới vào công ty, thì cần cập nhật hồ sơ của nhân viên đó. Sau đó, từ kho dữ liệu ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin nhân sự, nếu sai sót hay có thay đổi, thì đưa ra sửa chữa. - Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viên như chuyển phòng ban, thêm dữ liệu…thì phải cập nhật kịp thời, chính xác. - Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải phải được theo dõi trong kho lưu hồ sơ. - Định kỳ (tháng, quý, năm) phải báo cáo phục vụ cho công tác của ban điều hành, lãnh đạo công ty. - In ấn báo cáo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất ký nhân viên nào theo yêu cầu của lãnh đạo. Phân tích hiện trạng hệ thống Bộ máy quản lý kinh doanh dịch vụ của Công ty Công tác tổ chức nhân sự của Công ty được thể hiện trong sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty: GIÁM ĐỐC Phòng Hành chính Phòng Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Maketing Phòng Chăm Sóc KH Phòng Kế toán Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia với mục tiêu kết nối cung cầu, kinh doanh mua bán trên các lĩnh vực Bất động sản; Thông tin việc làm: các nhà tuyển dụng, hồ sơ xin việc; Ôtô, xe máy; Điện tử, máy tính; Thực phẩm, nông sản...Công ty có 7 phòng ban chính: Ban Giám đốc Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Maketing Phòng Chăm sóc khách hàng Phòng Kế toán Giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước toàn thể cán bộ công nhân viên và kết quả kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm về tổ chức hoạt động đúng pháp luật và thực hiện đầy đủ các chính sách đã quy định của Nhà nước. Giám đốc có quyền quyết định các phương án kinh doanh của Công ty cũng như tham gia vào sắp xếp tuyển chọn nhân lực theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. - Có thể sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từng phòng ban. - Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và của toàn công ty. - Xem báo cáo về quản lý nhân sự, những thay đổi về nhân sự. Các báo cáo về thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Phòng Hành chính tổng hợp: Có nhiệm vụ làm công tác tổ chức hành chính lao dộng, công tác lao động, thư ký Giám đốc, Y tế, vệ sinh, an ninh quân sự tại nơi công ty đặt địa điểm hoạt động. Phòng nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi về tuyển dụng nhân viên khi công ty có nhu cầu, thuyên chuyển công tác của nhân viên. - Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới. - Xem danh sách các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiết của từng nhân viên. - Thêm, cập nhật khi có tuyển dụng thêm nhân viên mới. - Xoá các nhân viên đã thôi việc trong công ty. - Lưu hồ sơ, lý lịch của từng nhân viên. - Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn. - Báo cáo hồ sơ nhân viên theo từng phòng ban. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm kiếm, theo dõi chăm sóc khách hành của Công ty. Chuyên về các hoạt động kinh doanh trên mạng cũng như cung cấp các yêu cầu của công ty liên quan đến máy tính. Quản lý và phân tích, tìm ra những phương án tối ưu để công việc thêm hiệu quả. Phòng Marketing: Chuyên nghiên cứu thị trường để tìm thị trường mới cho công ty mình. Phòng Chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ giúp khách hàng tra cứu các thông tin trên các thị trường kinh doanh dịch vụ của Công ty, giải thích những thắc mắc của khách hàng. Phòng kế toán tài chính: - Kế toán trưởng: Làm công tác tổng hợp các số liệu, các chi phí các khoản nộp ngân sách, các quỹ, các báo cáo hàng năm, hàng quý của Công ty. - Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thanh toán thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, công nợ và khách mua bán hàng, thường xuyên thanh quyết toán với kế toán bán nhằm đối chiếu kiểm tra và thanh toán kịp thời tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn kinh doanh. - Kế toán mua bán: Phản ánh tình hình mua bán trên các thị trường kinh doanh của Công ty theo hoá đơn, chứng từ, đối tượng mua bán. Cùng với kế toán thanh toán, chi nhánh theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán công nợ đồng thời phát hiện những lãng phí nhằm đề xuất các phương án giúp cho Công ty hoạt động có hiệu quả hơn. - Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo phiếu thu chi đã ký duyệt, nhận tiền khách trả, nhận tiền ở ngân hàng, làm báo cáo thống kê hàng tháng đối với cấp trên. Cơ cấu lao động trong công ty - Theo cơ cấu lao động trực tiếp, lao động gián tiếp: Hiện tại doanh nghiệp có 90% là lao động trực tiếp và 10% là lao động gián tiếp. Tức là trong tổng số 60 lao động có 54 lao động trực tiếp, 4 lao động gián tiếp. - Theo giới tính( nam, nữ ): Trong tổng số 20 lao động của công ty có 10 người là nữ chiếm 50%, 10 người là nam chiếm 50%. - Theo trình độ: Hiện nay trong tổng số 20 cán bộ, nhân viên của Công ty sau một thời gian phát triển thì hiện tại công ty có 90% tốt nghiệp đại học. Ý nghĩa của việc lựa chọn đề tài Dựa vào những tìm hiểu và phân tích trên đây, ta có thể thấy Công ty TNHH Dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia có mô hình hoạt động khá rộng và các thủ tục tuyển dụng nhân viên, quản lý hồ sơ nhân viên phức tạp, công ty Trần Vũ Gia cần phải xây dựng một hệ thống Tin học hỗ trợ việc Quản lý nhân viên, giúp giải quyết phần lớn việc quản lý hồ sơ nhân viên, tra cứu hồ sơ nhân viên... giảm bớt khối lượng công việc bằng tay, giảm thời gian, chi phí. Ngoài ra Hệ thống tin học mới sẽ giúp nhân viên nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên chặt chẽ, chính xác, dễ dàng tiến hành cập nhật số liệu nhân sự hàng ngày, xử lý và truy vấn thông tin nhanh. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, phục vụ cho công tác báo cáo tổng hợp danh sách nhân viên theo phòng ban đầy đủ, rõ ràng. Quản lý nhân viên trong Công ty TVG là công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Việc xây dựng một Dự án quản lý nhân sự sẽ giúp cho nhân viên quản lý của Công ty TVG cũng làm khối lượng công việc đó nhưng với thời gian ngắn hơn và cho hiệu quả tốt nhất. Quá trình tuyển dụng nhân viên, quản lý hồ sơ nhân viên sẽ được cập nhật liên tục và rất nhanh chóng từ nhân viên Phòng Nhân sự bởi ứng dụng của phần mềm này. Bên cạnh đó nhân viên có thể tra cứu tìm kiếm hồ sơ nhân viên, in các báo cáo về nhân viên các phòng ban hay một cá nhân bất kỳ cho lãnh đạo và các bộ phận khác trong công ty. Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý nhân sự, giúp Công ty nắm bắt thông tin về nhân sự trong công ty ... một cách cụ thể và chi tiết. Vì vậy, với đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH dịch vụ thương mại Trần Vũ Gia” là một vấn đề đang được Công ty nói chung và cán bộ nhân viên tại phòng nhân sự nói riêng rất quan tâm. CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN HỆ THỐNG Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Quan điểm nhìn nhận sự vật trong sự thống nhất tương tác của các yếu tố cấu thành sự vật, hiện tượng là một luận điểm khoa học. Quan điểm này có vai trò hết sức quan trọng khi bộ môn toán học điều khiển và kỹ thuật tin học ra đời. Khi nghiên cứu các chiến lược kinh tế xã hội cho đến việc giải quyết một bài toán kinh tế cụ thể và chính quan điểm nhìn nhận sự vật hiện tượng có hệ thống giúp ta nhận biết, hiểu và đi đến giải quyết từng vấn đề một cách có hiệu quả. Chương trình tin học hoá công tác quản lý hoạt động của các đơn vị kinh tế hành chính sự nghiệp đang được đặt ra như một nhu cầu tất yếu và phải đầu tư xây dựng từng bước. Cho nên đối tượng chính của tin học quản lý không phải là gì khác mà chính là các đơn vị hành chính sự nghiệp. Khái niệm thông tin Khái niệm thông tin xét trong quá trình trao đổi giữa hai đối tượng vật chất có thể được hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và môi trường được sử dụng nhằm mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống đó. Định nghĩa trên nhấn mạnh các khía cạnh quan trọng sau của thông tin: - Khái niệm thông tin chỉ có ý nghĩa khi gắn liền với khái niệm điều khiển. Các quá trình thông tin chỉ tồn tại trong các hệ thống khi thực hiện chức năng điều khiển có hướng vì tính bất định của hệ thống sẽ giảm đi sự tích luỹ thông tin về nó tăng lên. Thông tin được sử dụng để duy trì, cải tiến cơ cấu của hệ thống làm cho nó thích nghi với môi trường. - Thông tin liên quan chặt chẽ tới những vật mang tin và chỉ tồn tại trong sự tác động qua lại giữa hai hệ thống là nguồn phát và nguồn thu thông tin. Nếu mất đi sự tác động qua lại này thì bản thân khái niệm thông tin cũng mất ý nghĩa. Trong quản lý kinh tế người ta đưa ra một khái niệm thông tin như sau: “ Thông tin phục vụ quản lý là thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần tới hoặc có ý nghĩa sử dụng để thực hiện chức năng quản lý của mình”. Định nghĩa trên có hai khẳng định rất có ý nghĩa thực tiễn là: - Không bao giờ có hai đối tượng có cùng một nhu cầu thông tin. Thậm chí hai cán bộ quản lý làm cùng một công việc cũng chắc chắn rằng họ không muốn nhận tập hợp các thông tin giống hệt nhau. Do vậy, hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp luôn có tính riêng đối với mỗi doanh nghiệp. - Hệ thống thông tin quản lý phải lấy mục tiêu phục vụ nhà quản lý làm nguyên tắc tồn tại. Hai thành phần cơ bản của hệ thống thông tin Nếu không con người và thiết bị, thì hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp có hai thành phần cơ bản: Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. - Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách dữ liệu thành hai phần: Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng,...Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi có một sự kiện tiến hoá xảy ra. Sự kiện tiến hoá thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con người. Sự điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp với sự kiện tiến hoá gọi là sự cập nhật. Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của công ty, như là dữ liệu về sản xuất, giao dịch,...hoạt động kinh doanh/ dịch vụ nhằm biến đổi luồng vào/ ra của doanh nghiệp có thể xem là sự tiếp nối của hàng loạt các sự kiện sơ đẳng, gọi là các sự kiện hoạt động. Khi một sự kiện hoạt động xảy ra thì phải ghi nhận nó, và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp. - Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính: Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, như: các báo cáo, các chứng từ giao dịch... Trợ giúp cho các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết co việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhưng cũng có thể là thực hiện một sự lựa chọn quyết định. Mỗi xử lý thông tin là sự áp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn ( gọi là thủ tục ). Các quy tắc quản lý các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh theo ý muốn, nhưng chúng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp và như vậy doanh nghiệp không được tự tiện thay đổi. Đầu vào của xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là: Các kết quả trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp. Gọi kết quả ngoài; Các kết quả lưu giữ trở lại vào trong hệ thống, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác. Gọi là các kết quả trong. Tính chất của hệ thống thông tin - Tính định hướng của thông tin: Thông tin luôn phản ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhận tin. Trong điều khiển không có người sử dụng thì khái niệm thông tin mất ý nghĩa, thông tin tức là đưa cho người sử dụng tin tức, một cái gì đó chưa được biết . - Tính tương đối của thông tin: Mỗi thông tin nhận được phần lớn đều phản ánh không đầy đủ về sự vật hiện tượng được thông báo, nhất là thông tin kinh tế xã hội. Nguyên nhân là do sự sai lệch từ nơi phát đến nơi nhận. - Thông tin có tính thời điểm: Khi một người nhận được thông tin từ nơi phát, nghĩa là có một khoảng thời gian thì trong thời gian đó hiện tượng hay sự vật được thông báo tới đã vận động biến đổi khác trước, những biến đổi đó phụ thuộc vào thưòi gian từ nơi nhận đến nơi phát tin, phụ thuộc vào cụ thể sự vật hay hiện tượng được xem xét. Hoạt động quản lý là điều hành một hệ thống, đưa hệ thống đạt đến một mục tiêu nhất định. Trước đây, người cán bộ quản lý chỉ dựa vào kinh nghiệm, nghệ thuật và trực giác để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của thông tin cùng với yêu cầu đa dạng của quản lý làm cho khối lượng thông tin ngày càng lớn và phức tạp đòi hỏi người quản lý phải có công cụ để nắm bắt, xỷ lý nhanh chóng các nguồn thông tin nhằm phục vụ ra quyết định kịp thời và chính xác để đạt được hiệu quả cao nhất, tránh được những rủi ro trong khi ra quyết định. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Hệ thống thông tin dưới giác độ điều khiển học Dưới giác độ điều khiển học thì hệ thống thông tin phục vụ quản lý được chia thành hai phân hệ: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Luồng thông tin qua lại giữa hai cấp đó là luồng thông tin quản lý và luồng thông tin phản hồi. - Thông tin vào là thông tin của môi trường tác động lên hệ thống giúp cho người quản lý theo dõi được sự biến đổi của bên ngoài, thay đổi mục tiêu và đổi hệ thống cho phù hợp. Những thông tin bên ngoài có thể là những thông tin thiếu chính xác và làm cho hệ thống quản lý bị dao động. Nếu người quản lý không giỏi thì dẫn đến đổ vỡ hệ thống do không biết lọc bỏ và loại trừ những thông tin thiếu chính xác. - Thông tin ra là những công văn, giấy tờ trình lên cấp trên hoặc là những doanh thu, số lượng và thông tin bên ngoài của các hệ thống khác. Nó là kết quả của thông tin vào và là sự tương tác giữa thông tin quản lý và thông tin phản hồi. - Thông tin quản lý là những quyết định của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đưa hệ thống đạt đến mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý, nó là thông tin cơ bản tác động mạnh nhất lên hệ thống, nó là yếu tố tiên quyết nói lên hệ thống có thể tồn tại hay không. - Thông tin phản hồi là những luồng thông tin phản ứng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trước khi ra quyết định quản lý. Nó giúp cho chủ thể quản lý điều chỉnh lại quyết định của mình. Thông tin dưới giác độ quản lý Dưới giác độ quản lý thì thông tin được chia thành 3 cấp (1)- Hệ thống thông tin tác nghiệp: Là nơi biến yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. (2)- Hệ thống thông tin quản lý: Là bộ phận đầu não của hệ thống. Nơi ban hành các quyết định quản lý và thực hiện các công việc quản lý khác. (3)- Hệ thông tin phục vụ quản lý ( hệ thống bảo đảm mối liên hệ giữa hai hệ trên ): Là hệ thống liên kết giữa hệ thống quản lý với hệ thống tác nghiệp. Nó cung cấp thông tin sau khi đã phân tích và xử lý cho lãnh đạo về tình hình hoạt động của hệ thống tác nghiệp và nó truyền cho các chỉ thị của người quản lý tới hệ thống tác nghiệp sau khi đã diễn dịch chỉ thị đó. Người quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Thông tin không chính xác sẽ dân đến những quyết định sai lầm, gây hậu quả lớn. Vì vậy công tác quản lý không chỉ dựa trên kinh nghiệm, mà còn phải dựa vào công cụ, phương tiện công nghệ thông tin để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra quyết định. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học, đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Sơ đồ hệ thống thông tin Nguồn Thu nhập Kho dữ liệu Xử lý và lưu trữ Phân phát Đích Hình 2: Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Đầu vào Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Đầu ra Đầu vào Đầu ra Hệ thống thừa hành Thông tin ngoài vào Thông tin đã được xử lý Thông tin ra Thu thập thông tin Hệ thống lãnh đạo Hình 2.1: Sơ đồ quản lý hệ thống - Hệ thống lãnh đạo là nơi ban hành các quyết định quản lý. - Hệ thống thừa hành là kết quả thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra. - Hệ thống thông tin là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời. Hệ thống thông tin gồm tập hợp các thông tin hữu ích, có cấu trúc, luân chuyển trong hệ thống kinh tế và các quy tắc quản lý, các phương tiện xử lý thông tin. Các thành viên trong hệ thống kinh tế có quan hệ với nhau thông qua các phương tiện xử lý thông tin. Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin. Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự Phân hệ quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Bộ phận quản lý nhân sự Văn bản quyết định QLNS Thông báo của phòng nhân sự Dữ liệu quản lý Thông tin xử lý dạng báo cáo Hồ sơ nhân viên Kiểm tra hồ sơ nhận Hồ sơ được chấp nhận Báo cáo tổng hợp nhân viên Hồ sơ nhân viên Thông tin nhân sự Lương của nhân viên Tra cứu nhân sự Hình 2.2: Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý nhân sự Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin phục vụ quản lý được tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dưới. Thông tin được tập hợp từ dưới lên trên và quyết định đưa từ trên xuống dưới qua cấp trung gian. Luồng thông tin đầu vào Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi môi trường. Mỗi bô phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý gồm hai loại sau: Các thông tin luân chuyển: Là thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Những thông tin này lớn đòi hỏi xử lý nhanh và kịp thời, thông tin này mang tính nội tại sự biến đổi của hệ thống. Nó phản ánh những thông tin quyết định quản lý và thông tin phản hồi của đối tượng quản lý và magn tính thời sự cao. Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là các thông tin báo cáo của cấp dưới lên cấp trên, những thông tin này được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận tác nghiệp. Các thông tin dùng để tra cứu: Là cắc thông tindùng chung trong hệ thống, các thông tin này tồn tại trong thời gian dài và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và tổng hợp. Luồng thông tin đầu ra Luồng thông tin này được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể. Đầu ra của quá trình quản lý thường là các thông tin kết quả và các thông tin mang tính chất định kỳ theo thời gian. - Các thông tin cần phải xử lý được chia thành hai loại Thông tin đã xử lý: Là thông tin đã được xử lý nhằm cô đọng, chọn lọc, tổng hợp, làm giàu thông tin cung cấp giúp cán bộ lãnh đạo ra quyết định quản lý. Thông tin ra quyết định: Là các thông tin do hệ thống quản lý ban hành, chuyển qua hệ thống thông tin nhân bản, cụ thể hoá thông tin thành các nhiệm vụ chuyển xuống cho hệ thống thừa hành. - Nguyên tắc của việc cung c