Vai trò và vị trí của hệ thống thông tin trong một tổ chức

MỤC LỤC Tài Liệu Tham Khảo Phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin quản lý - Nhóm tác giả thuộc Viện Tin Học. Viện Tin Học, Hà Nội 1990. Phân rích thiết kế hệ thống thông tin quản lý – T.S Trần Thành Trai Analysis and Design of Information Systems - James A. Senn. Mc Graw Hill, New York 1989. Structured Analysis and System Specification - James Martin. Yourdon Inc., New York 1978. Chương 1: DẪN NHẬP VỀ HTTT HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC: Khái niệm: HTTT là hệ thống thực hiện các công việc thu thập, lưu trữ, xử lý và sản xuất thông tin trong một đơn vị, tổ chức. HTTT bao gồm các thành phần: Tập hợp các thông tin luân chuyển trong tổ chức, hữu ích hoặc vô ích, có cấu trúc hoặc không, hình thức hoặc phi hình thức Các qui tắc quản lý Con người và phương tiện giúp thu thập, xử lý và trao đổi thông tin Hoạt động của HTTT : Hoạt động của hệ thống thông tin cũng tương tự như hoạt động sản xuất của một loại sản phẩm. Nó bắt đầu từ một đối tượng có nhu cầu về thông tin, hệ thống sẽ xác định các dữ liệu cần thiết (tập tin, CSDL, chứng từ sổ sách…) để sản xuất thông tin theo yêu cầu của đối tượng. Nếu dữ liệu chưa được lưu trữ trong hệ thống thì sẽ tiến hành thu thập, nếu đã có đầy đủ dữ liệu hệ thống sẽ tổ chức xử lý, tạo kết xuất và chuyển thông tin đến đối tượng yêu cầu thông qua các phương tiện truyền thông (nếu có như fax, mail, thư tín…). Thông tin đã yêu cầu Dữ liệu cần thu thập thêm Các yêu cầu thông tin Xác định dữ liệu cần thiết Thu thập thêm dữ liệu Tổ chức xử lý và kết xuất dữ liệu Chuyển kết quả đến đối tượng Dữ liệu trong hệ thống Thông tin dữ liệu bên ngoài Hình 1: Sơ đồ hoạt động xử lý thông tin Vai trò và vị trí của HTTT trong một tổ chức: Trong mỗi tổ chức kinh tế xã hội luôn tồn tại 3 hệ thống: Hệ thống quyết định Hệ thống thông tin Hệ thống tác nghiệp Hệ thống quyết định: là trung tâm thần kinh của 1 tổ chức, tập trung những người có nhiệm vụ xác định mục tiêu cần đạt được của tổ chức và đưa ra các quyết định chiến lược tác động lên hệ thống tác vụ để thực hiện cho được những mục tiêu đó. Những người thuộc hệ thống này thường là các lãnh đạo (Tổng giám đốc, giám đốc điều hành, giám đốc bộ phận, trưởng phòng ban,…) Hệ thống tác nghiệp: gồm những người thực hiện hoạt động của tổ chức (sản xuất, thực hiện dịch vụ) dựa trên mục tiêu và phương hướng đã đề ra của hệ thống quyết định. Những người thuộc hệ thống này có thể là công nhân, kỹ sư, bác sĩ, giáo viên… Hệ thống thông tin: Đóng vai trò trung gian giữa 2 hệ thống trên, với chức năng chủ yếu là thu thập thông tin (từ hệ thống quyết định, hệ thống tác vụ, môi trường bên ngoài), quản lý chúng và tạo ra sản phẩm thông tin phục vụ cho những đối tượng cần chúng. Những người thuộc hệ thống thông tin thường là các nhân viên xử lý thông tin của tổ chức (các nhân viên văn phòng). Ví dụ: Công ty Bitis chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng giầy dép cao su tiêu thụ trên thị trường nội địa và xuất khẩu Hệ thống tác vụ: Thực hiện thiết kế và sản xuất giầy dép theo mục tiêu đã đề ra, thực hiện giao hàng và thanh toán của khách hàng, theo dõi công việc và trả lương cho công nhân,… Hệ thống quyết định: Phân tích và nghiên cứu thị trường đang và đã ưu chuộng mẫu mã nào, từ đó đề nghị phòng nghiên cứu thiết kế kiểu mẫu phù hợp. Xem xét lại dây chuyền sản xuất , khả năng thực hiện công việc của công nhân trong qui trình công nghệ mới. Quyết định thay đổi kiểu mẫu, mua thêm máy móc thiết bị, Tuyển thêm cán bộ - công nhân viên, Điều chỉnh chế độ lương - thưởng, … để khuyến khích tăng năng suất và chất lượng sản phẩm. Hệ thống thông tin: Lưu trữ và thống kê các loại mẫu mã đang và đã ưu chuộng trên thị trường. Lưu trữ và xử lý các số liệu về trạng thái hoạt động, tình hình sản xuất Lưu trữ ngày giờ công của nhân viên, các chế độ lương thưởng của từng nhân viên. Việc phân chia theo hình thức trên không có ranh giới rõ ràng, chỉ mang tính luận lý chứ không mang ý nghĩa tổ chức vì trong thực tế một nhân viên có thể vừa là lãnh đạo điều hành, tham gia quyết định hoạt động của tổ chức, vừa là người xử lý thông tin , vừa là người tham gia thực hiện công việc. Như vậy nhân viên đó thuộc cả 3 hệ thống. Hơn nữa, một tổ chức thường phân chia công việc theo từng phòng ban: Phòng kinh doanh, phòng nhập xuất vật tư, phòng kế toán, phòng nhân sự… các phòng ban này thường đảm nhận luôn các chức năng quản lý, xử lý thông tin và tác nghiệp. HỆ THỐNG THÔNG TIN TỰ ĐỘNG HÓA: Khái niệm: HTTT tự động hóa là một hệ thống thông tin tích hợp “người & máy” dùng thu thập và xử lý thông tin, tạo ra các thông tin có ích giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. Các Thành Phần Của 1 HTTT tự động hóa: HTTT bao gồm 5 thành phần cơ bản: dữ liệu, xử lý, con người, bộ xử lý và truyền thông. Dữ liệu: Đây là thành phần cơ bản, gồm các dữ liệu cố định hoặc biến động trong hệ thống. Xử lý: Là tất cả tác động cần thiết để lưu trữ và biến đổi các dữ liệu vào thành các dữ liệu ra. Con người: Đó là những người triển khai, thực hiện và sử dụng HTTT. Có thể chia làm 2 nhóm: Nhóm người dùng (Users): là những người sẽ sử dụng và khai thác HTTT, bao gồm việc sử dụng phần mềm tin học và xử lý thủ công. Nhóm điều hành và phát triển HTTT: bao gồm các phân tích viên (System analysts) , thiết kế viên( System Designer), lập trình viên (Programmer),… có vai trò xây dựng và bảo trì hệ thống. Bộ xử lý: Bao gồm phần cứng, phần mềm, máy móc thiết bị cần thiết để tự động hóa xử lý thông tin Sự truyền thông: Được chú ý đến ở giai đoạn cuối cùng của HHTT, xác định các phương tiện và cách trao đổi thông tin giữa các bộ xử lý. Tùy theo quy mô của HTTT mà việc tổ chức truyền thông sẽ khác nhau. Khuynh hướng truyền thông, ví dụ như máy đơn à mạng cục bộ à mạng diện rộng à mạng toàn cầu, thường tăng dần theo quy mô của HTTT CÁC MỨC NHẬN THỨC CỦA MỘT HTTT TỰ ĐỘNG HÓA: Quá trình nhận thức một HTTT cần thể hiện rõ ràng ở 3 mức như sau : Mức Quan Niệm: Xác định các yêu cầu thu thập, xử lý và kết xuất dữ liệu. Không quan tâm đến phần cứng, phần mềm sẽ được sử dụng. Chỉ quan tâm đến: Nội dung của HTTT Các yêu cầu, qui tắc xử lý dữ liệu. Mức Tổ Chức: Xác định sự phân bổ dữ liệu và cách thức tổ chức xử lý dữ liệu giữa các bộ phận theo không gian và thời gian. Về không gian: Ai làm gì và ở đâu Về thời gian: khi nào sẽ thực hiện. Mức Vật Lý: Xác định thiết bị tin học: phần cứng, phần mềm cần sử dụng. Từ đó, mô tả HTTT cụ thể trong môi trường cài đặt đã chọn lựa. Mức này phụ thuộc hoàn toàn đến phần cứng, phần mềm cài đặt. Nội dung từng thành phần của HTTT trong từng mức nhận thức: DL Xử Lý Người Bộ xử lý T. thông QN Xác định nội dung dữ liệu mà HTTT phải quản lý KQ:Mô hình QNDL Xác định các hoạt động xử lý của HTTT KQ:Mô hình QNXL Người sử dụng tương lai Người tổ chức đề án không cần không cần TC Ai chịu trách nhiệm phần nào? Bố trí vị trí nhập xuất dữ liệu Xác định các hoạt động xử lý ở các vị trí làm việc KQ: Mô hình TCXL Phân tích viên Kỹ thuật viên: nhập liệu và chuyên viên phần cừng Các thiết bị ngoại vi Chủng loại mạng (Qui mô, tính năng) VL Hệ thống tập tin Cấu trúc CSDL Giao diện Các chương trình Kế hoạch thực hiện Phân tích viên Lập trinh viên, Kỹ thuật viên Cấu hình máy? Phần mềm ? Chuẩn Nghi thức truyền GIỚI THIỆU CÁC QUI TRÌNH PHÁT TRIỂN HTTT TỰ ĐỘNG HÓA: Việc xây dựng một HTTT tự động hóa phục vụ cho hoạt động xử lý thông tin của tổ chức thường phải trải nhiều giai đoạn, gọi là qui trình phát triển HTTT. Nhiều qui trình đã được đề xuất trong đó có một số qui trình tiêu biểu như sau: Qui trình thác nước: Được Royce đề xuất từ những năm 1970, bao gồm 5 giai đoạn: phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm tra thử nghiệm và nghiệm thu. Giai đoạn sau chỉ được thực hiện khi giai đoạn trước đã được hoàn tất. Thiết kế Lập trình Nghiệm thu Phân tích Thử nghiệm Hình : Qui trình thác nước Qui trình tăng trưởng: Được đề xuất bởi Grahma đề xuất năm 1989. Qui trình này dựa trên quan niệm, phân chia hệ thống cần xây dựng thành nhiều phần, sau đó tiến hành xây dựng từng phần dựa theo qui trình thác nước cho đến khi hoàn thành hệ thống. Qui trình này chỉ phù hợp cho những hệ thống có sự phân chia rõ ràng, cho phép xây dựng và chuyển giao từng phần của hệ thống. Tăng trưởng 1 Thiết kế Lập trình Nghiệm thu Phân tích Thử nghiệm Tăng trưởng 2 Thiết kế Lập trình Nghiệm thu Phân tích Thử nghiệm Tăng trưởng 3 Thiết kế Lập trình Nghiệm thu Phân tích Thử nghiệm Qui trình xoắn ốc: Được đề xuất bởi Boehm năm 1988. Dựa trên khái niệm chu trình phát triển, mỗi chu trình hình thành một phiên bản của HTTT tự động. Các phiên bản tiếp theo là các phiên bản hoàn thiện dần và khắc phục các sai xót của phiên bản trước đó. Đặc điểm quan trọng của qui trình này là nhấn mạnh việc quản lý rũi ro. Xác định mục tiêu, phương án, ràng buộc Đánh giá các phương án Xây dựng và kiểm tra sản phẩm Lập kế hoạch cho chu trình kế tiếp Mỗi chu trình bao gồm 4 giai đoạn: Giai đoạn 1: trong chu trình đầu tiên là phân tích các nhu cầu của hệ thống. Từ chu trình 2 trở đi là xác định mục tiêu của chu trình hiện hành, các phương án để đạt được mục tiêu đó và các ràng buộc từ kết quả của những chu trình trước Giai đoạn 2: đánh giá các phương án bằng cách xác định các rũi ro và cách giải quyết. Giai đoạn 3: xây dựng và kiểm tra sản phẩm kết quả dựa trên yêu cầu và mục tiêu trong giai đoạn đầu của chu trình. Có thể áp dụng qui trìng khác trong khi xây dựng sản phẩm. Giai đoạn 4: lập kế hoạch triển khai cho chu trình tiếp theo. CÁC BƯỚC PHÁT TRIỂN HTTT THÀNH HTTT TỰ ĐỘNG HÓA: Qui trình phát triển được đưa ra trong giáo trình này là qui trình gồm 5 giai đoạn. Khảo sát Phân tích Thiết kế Cài đặt - Thử nghiệm Khai thác -Bảo trì Khảo sát hiện trạng: Bước này nhằm xác định nhu cầu của HTTT mới hay nâng cấp, các thông tin phản ánh về hệ thống ở từng khu vực, lãnh vực, phân hệ của hệ thống; nghiên cứu tính khả thi của hệ thống mới. Các vấn đề cần khảo sát: Mục tiêu của HTTT Các qui trình hoạt động trong từng khu vực, lãnh vực liên quan đến HTTT cần xây dựng. Nội dung công việc, phương pháp thực hiện công việc. Đối với mỗi công việc cần phải làm rõ thời gian xử lý, tần suất (số lần xảy ra), độ chính xác và cách tổ chức xử lý Ví dụ: Tình trạng bán vé trong các chuyến bay, chuyến tàu đòi hỏi phải xử lý tức thời, riêng lẻ từng trường hợp. Tình trạng mượn, trả sách của độc giả thư viện đòi hỏi phải xử lý riêng rẽ nhưng thời gian xử lý có thể trễ. Tính lương cho công nhân đòi hỏi xử lý chung toàn bộ và thời gian xử lý theo định kỳ giữa tháng hay cuối tháng. Các yêu cầu xử lý, kết xuất. Nghiên cứu tính khả thi: Khả thi về kỹ thuật : bao gồm việc đánh giá các yếu tố : Độ lớn của dự án : Thời gian thực hiện ; số người tham gia, số phòng ban liên quan Cấu trúc dự án : Nâng cấp hay làm mới hệ thống, các thay đổi về tổ chức, thủ tục và nhân sự từ hệ thống. Nhóm phát triển : Sự quen thuộc với việc xây dựng các hệ thống tương tự, sự quen thuộc về phần mềm phần cứng được chọn Nhóm người sử dụng : Sự quen thuộc với việc sử dụng hệ thống tương tự, Khả thi về kinh tế : Mục đích là xác định các lợi ích tài chính, các chi phí đầu tư liên quan trong việc phát triển hệ thống. Do đó, đánh giá khả thi về kinh tế cũng được gọi là phân tích chi phí lợi nhuận. Khả thi về hoạt động : Là tiến trình đánh giá mức độ mà dự án HTTT giải quyết các vấn đề kinh doanh và tạo thuận lợi cho các cơ hội kinh doanh đã được đặt ra cho dự án. Phân tích sự tác động của hệ thống mới về cấu trúc và thủ tục của đơn vị. Nêu rõ điểm mạnh, điểm yếu so với hiện trạng cũ (nếu đã tồn tại HTTT thì xác định và đánh giá những thiếu sót của HTTT hiện tại). Từ đó đưa đến quyết định có cần thiết tin học hóa hay không? Phân tích: Xác định cách thực hiện những yêu cầu đã đưa ra trong quá trình khảo sát. Trong giai đoạn này, không cần quan tâm đến phần cứng, phần mềm sẽ được sử dụng, chỉ tập trung phân tích 2 thành phần chính của HTTT là dữ liệu và xử lý. Về dữ liệu: xác định các dữ liệu cơ bản cần tổ chức lưu trữ bên trong hệ thống, quan hệ giữa các loại dữ liệu, từ đó xác định cấu trúc dữ liệu ở mức quan niệm Về xử lý: xác định các chức năng, các qui trình xử lý thông tin theo yêu cầu đã khảo sát, bố trí các hoạt động xử lý theo không gian và thời gian. Thiết kế : Xác định phần cứng, phần mềm cần sử dụng. Từ đó, mô tả HTTT cụ thể trong môi trường cài đặt đã chọn lựa, bao gồm: a. Thiết kế cơ sở dữ liệu b. Thiết kế chức năng hệ thống i. Các module hệ thống ii. Kiến trúc hệ thống c. Thiết kế giao diện d. Thiết kế report Cài đặt - Thử nghiệm: Thực hiện việc chuyển kết quả thiết kế sang phần mềm ứng dụng. Có thể cài đặt từng phân hệ con theo chức năng quản lý, hết phân hệ này đến phân hệ khác. Thử nghiệm xem hệ thống có đáp ứng được yêu cầu đã đề ra hay không. Trong quá trình thử nghiệm luôn lưu ý các điểm sau: Dữ liệu thử nghiệm: dựa trên dữ liệu thật và tạo thêm các dữ liệu đặc biệt để kiểm tra lỗi. Người thử nghiệm: Để đảm bảo tính trung thực và tránh những lỗi chủ quan, người tham gia thử nghiệm không nên là người xây dựng hệ thống. Khai thác - Bảo trì Tổ chức cho người sử dụng khai thác hệ thống thường bao gồm các công việc: Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng. Tập huấn và đào tạo người sử dụng Viết sưu liệu kỹ thuật, bảo trì và cải tiến cho phù hợp với những thay đổi nội tại và môi trường sử dụng. Việc đưa HTTT mới vào sử dụng có thể thực hiện bằng một trong các phương pháp sau: Trực tiếp: Thay thế hệ thống cũ bằng hệ thống mới. Phương pháp này có tính mạo hiểm, đòi hỏi mọi thành viên phải thành thạo với hệ thống mới và kiểm nghiệm thật chặt chẽ phần mềm và phần cứng. Song song: Hệ thống cũ và mới chạy song song với nhau trong một thời gian nhất định để so sánh và sau đó thay thế. Đây là phương pháp khá an toàn nhưng tốn kém. Thí điểm: Chọn một bộ phần của tổ chức làm thí điểm kiểm tra hoạt động của hệ thống mới trước khi áp dụng cho các bộ phận khác. Ghi chú: Mỗi giai đoạn cần có hồ sơ riêng. Thời gian thực hiện mỗi giai đoạn có thể khác nhau, phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Các giai đoạn trên chỉ mang tính hướng dẫn, tùy theo quy mô của hệ thống cần xây dựng mà thực hiện các bước cho phù hợp. Trong thực tế, đôi khi các bước triển khai được gộp lại thành 3 bước chính: Phân tích : gồm lập kế hoạch, khảo sát hiện trạng, nghiên cứu khả thi, hợp đồng trách nhiệm Thiết kế Triển khai: gồm Cài đặt thử nghiệm, khai thác, bảo trì. Quá trình xây dựng HTTT là quá trình phát triển có tính động, chu kỳ. Có thể quay lui giai đoạn trước nếu phát hiện có lỗi. CÁC PHƯƠNG TIỆN DÙNG TRONG QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG HTTT: Mô hình : Mô hình là một tập hợp các phần tử thường được dùng trong phép tương ứng với những lớp các đối tượng, các quan hệ nào đó trong lĩnh vực cần mô tả để có một sự biểu diễn cô đọng, tổng quát, có ý nghĩa, đơn giản và dễ hiểu. Mô hình được dùng biểu diễn dữ liệu và qui trình xử lý ở mức quan niệm. Phương pháp: Phương pháp là cách thức tiếp cận để tìm hiểu và phát triển HTTT. Do tính chất phức tạp của một tổ chức, quá trình xây dựng HTTT được chia thành nhiều giai đoạn, các đối tượng tìm hiểu được chia thành một số lĩnh vực khác nhau. Do đó, thường có những phương pháp khác nhau thích ứng với chúng. Ví dụ: Trong giai đoạn khảo sát ta có thể dùng phương pháp phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua bảng câu hỏi. Công cụ: Công cụ thủ công: thường dùng ở các giai đoạn ban đầu trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin như văn bản, lưu đồ ngữ cảnh để mô tả, tổng hợp các kết quả điều tra. Công cụ tin học: thường dùng trong giai đoạn thiết kế hệ thống thông tin. Hiện nay có nhiều công cụ tin học cho phép thực hiện nhiều giai đoạn cũng như chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin Phần mềm lập kế hoạch - ứng với giai đoạn lập kế hoạch (chẳng hạn Microsoft Project). Phần mềm thiết kế – ứng với giai đoạn thiết kế (chẳng hạn Power Designer, Erwin, Designer 2000 ORACLE). Trong đó có các chức năng trợ giúp. Thiết kế dữ liệu. Thiết kế xử lý. Thiết kế giao diện. Các hệ quản trị CSDL, các ngôn ngữ lập trình – ứng với giai đoạn lập trình, thử nghiệm và bảo trì. Chương 2 : KHẢO SÁT HỆ THỐNG MỤC TIÊU KHẢO SÁT : Khảo sát hệ thống là nhằm thu thập thông tin phản ảnh về hệ thống hiện tại, để từ đó làm cơ sở cho việc phân tích và thiết kế hệ thống mới đáp ứng nhu cầu phát triển HTTT của tổ chức. Kết quả cần đạt được sau giai đoạn này là phải có một hồ sơ mô tả các họat động xử lý của tổ chức hiện tại (còn gọi là bản mô tả hệ thống), các yêu cầu tin học hóa để từ đó làm cơ sở cho việc tiến hành các bước tiếp theo. NỘI DUNG KHẢO SÁT: Mục tiêu của việc xây dựng HTTT tự động hóa. Làm mới hay nâng cấp HTTT; Toàn bộ hay từng phần; Phục vụ cho các nghiệp vụ nào, đơn vị nào trong tổ chức. Hiện trạng quản lý: Hiện trạng quản lý cần được khảo sát tại một đơn vị bao gồm : 2.1 Cơ cấu tổ chức: Khảo sát xem tổ chức có những bộ phận nào, phòng ban nào; chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. Qua đó, ta có thể hình dung được hoạt động chung của toàn đơn vị cũng như sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban với nhau. Sơ đồ tổ chức được thể hiện bằng hình vẽ theo cấu trúc phân cấp quản lý gồm các phòng ban trong tổ chức. Ban Giám Đốc Phòng Tổ chức Phòng Hành chánh – Kế toán Phòng Kinh doanh 2.2 Các công việc và cách thức thực hiện: Với mỗi công việc cần xác định: Tên công việc Nội dung chi tiết công việc Nhân sự (phòng ban) tham gia thực hiện, kiểm tra giám sát. Đối với những công việc có liên quan đến nhiều vị trí làm việc, cần quan sát sự luân chuyển thông tin giữa các vị trí làm việc, thứ tự và sự phụ thuộc giữa các hoạt động. Chứng từ, tài liệu cần thiết trong quá trình thực hiện. Kết quả thực hiện công việc. Chu kỳ thực hiện: thường xuyên, ngày, tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm hay theo yêu cầu. 2.3 Các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị: Có thể bao gồm: Các hồ sơ, sổ sách, tập tin Biểu mẫu, báo cáo, qui tắc, quy định, công thức. Các qui tắc, qui định ràng buộc lên dữ liệu. Các sự kiện tác động lên dữ liệu. Hiện trạng tin học hóa quản lý tại tổ chức 3.1 Hệ thống thiết bị tin học: Cấu hình máy chủ, máy trạm, thiết bị mạng – truyền thông và các thiết bị khác (như máy in, máy Fax…) 3.2 Phần mềm đang sử dụng 3.3 Trình độ sử dụng vi tính của các đối tượng xử lý thông tin hệ thống. Các yêu cầu đối với hệ thống mới Bao gồm yêu cầu chức năng và phi chức năng Yêu cầu chức năng: là những yêu cầu liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ của người sử dụng. Ví dụ như: cập nhật dữ liệu, xử lý, tạo báo cáo kết xuất… Yêu cầu phi chức năng: bao gồm những yêu cầu liên quan đến chính quá trình triển khai, cũng như những hỗ trợ cho người sử dụng trong hệ thống mới. Ví dụ: yêu cầu về giao diện, bảo mật, sao lưu, phục hồi dữ liệu… Các đánh giá, phàn nàn về hệ thống hiện tại và các đề xuất giải quyết. ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT: Các nội dung trên có thể thu thập từ nhiều nguồn khác nhau trong tổ chức, bao gồm: Người dùng: Cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý: Các thông tin mà các đối tượng này cung cấp thường mang tính tổng thể, chiến lược không mô tả chi tiết cách thức phải thực hiện. Các vấn đề có cần được xác định ở đối tượng này là: Tổng quan chức năng và tình hình hoạt động của đơn vị được khảo sát Các vị trí làm việc, chức năng từng vị trí và những người thực hiện các chức năng đó. Những vấn đề nào được yêu cầu thực hiện. Vị trí và phạm vi của các vấn đề đó. Các số liệu, kết xuất có tính cách toàn cục Ngoài ra chúng ta cũng tìm hiểu tình hình ứng dụng tin học vào quản lý tại đơn vị hiện nay như thế nào? (máy móc, các chương trình ứng dụng đã triển khai…) Nhân viên nghiệp vụ: Đối tượng này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cách thức thực hiện, các qui tắc, các giấy tờ, báo biểu, kết xuất liên quan đến công việc mà họ đang phụ trách; các đánh giá phàn nàn về hoạt động hiện tại, cùng với các đề xuất giải quyết. Các loại báo biểu, kết xuất thường là: Các báo biểu có tính cơ sở pháp luật (ví dụ như hóa đơn) Các báo biểu để phối hợp công việc giữa các bộ phận với nhau. Ví dụ: Phiếu giao hàng của nhà cung cấp; Phiếu xuất hàng của một kho Các bảng thống kê: Các kết xuất này thường do người sử dụng quyết định. Dựa trên các yêu cầu kết xuất ta có thể xác định được: Các dữ liệu cơ bản; Các quy tắc quản lý. Nhân viên kỹ thuật: Cung cấp thông tin về tình trạng công nghệ, trang thiết bị, phần mềm đang sử dụng, khả năng và trình độ kỹ thuật của họ. Các đối tượng này thường trợ giúp rất lớn trong việc huấn luyện, triển khai và bảo trì hệ thống mới. Tài liệu: Bao gồm: Tài liệu về qui trình, thủ tục: Cung cấp thông tin về qui trình xử lý, vai trò xử lý của nhân viên, chi tiết mô tà công việc của nhân viên, các qui định thủ tục Các thông báo quyết định: Các mẫu thông báo của hệ thống với môi trường ngoài, giữa các bộ phận (ví dụ: Thông báo họp mặt khách hàng, thông báo mới thầu, thông báo từ chối đơn hàng,…hoặc các thông báo nội bộ như là thông báo bổ nhiệm, thông báo nâng lương…) Chương trình máy tính: Các chương trình phần mềm mà hệ thống đang sử dụng. Các chương trình này giúp xác định được cấu trúc dữ liệu của hệ thống, thói quen của người sử dụng, chức năng mà hệ thống đó chưa đáp ứng được, số liệu thử nghiệm hệ thống. CÁC PHƯƠNG PHÁP ÐIỀU TRA (INVESTIGATION METHODES) : Hầu hết các khó khăn có thể gặp trong phân tích hệ thống bắt nguồn từ quá trình điều tra khảo sát. Trong phần này chúng ta sẽ bàn đến một số phương pháp điều tra thường gặp. Phỏng vấn (Interview) Phỏng vấn là cách thức đối thoại trực tiếp với người dùng. Trong đó, phân tích viên sẽ ra câu hỏi và đối tượng phỏng vấn sẽ trả lời câu hỏi. Qui trình thực hiện phỏng vấn như sau: Đầu tiên, PTV chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn tổng quát. Bằng cách liệt kê tất cả các lĩnh vực của hệ thống cần khảo sát, thời gian dự kiến cho từng lĩnh vực. Mẫu kế hoạch như sau: Kế hoạch phỏng vấn tổng quan Hệ thống: Cửa hàng nước giải khát Người lập: Ngày lập : …./…./….. STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Ví dụ: kế hoạch phỏng vấn hệ thống cửa hàng nước giải khát được lập như sau: Kế hoạch phỏng vấn tổng quan Hệ thống: Cửa hàng nước giải khát Người lập: Ngày lập : …./…./….. STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Qui trình bán NGK Tìm hiểu các yêu cầu về bán lẽ, bán sĩ và qui trình xử lý đặt hàng 5/9/05 5/9/05 2 Qui trình đặt mua NGK 8/9/05 8/9/05 3 Quản lý nhập xuất tồn kho 9/9/05 9/9/05 4 Hệ thống máy móc, phần mềm Nắm rõ về tài nguyên máy móc trang thiết bị, phần mềm, hệ điều hành đang sử dụng. 10/9/05 10/9/05 Kế hoạch phỏng vấn này sẽ được gởi đến đơn vị để được xác nhận về thời gian và bố trí nhân viên tham gia trả lời phỏng vấn. PTV chuẩn bị các câu hỏi và thiết lập cho mình một hướng dẫn phỏng vấn. Bảng kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn Hệ thống: Cửa hàng nước giải khát Người phỏng vấn: Phân tích viên: Vị trí / Phương tiện : (nơi làm việc, điện thoại…) Mục tiêu: Dữ liệu gì? Lãnh vực nào? Chi tiết buổi phỏng vấn: Giới thiệu Tổng quan của hệ thống Chủ đề 1 Các câu hỏi Chủ đề 2 Các câu hỏi … Tóm tắt các điểm chính Câu hỏi của người trả lời phỏng vấn Kết thúc Thời gian ước lượng (phút) Tổng:……………. Quan sát tổng quan Phát sinh ngoài dự kiến Bảng câu hỏi mẫu dành cho PTV để chuẩn bị câu hỏi và ghi nhận kết quả phỏng vấn (kết quả trả lời và kết quả quan sát về thái độ cử chỉ của người trả lời) Người được phỏng vấn:…………………….. Ngày : …./ …./ ….. Câu hỏi Ghi nhận Câu hỏi 1: Tất cả đơn hàng của khách hàng phải được thanh toán trước rồi mới giao hàng? Trả lời: Phải thanh toán trước hoặc ngay khi giao Kết quả quan sát: Thái độ không chắc chắn Câu hỏi 2: Anh (chị) muốn hệ thống mới giúp anh (chị) điều gì? Trả lời: Dữ liệu chỉ nhập 1 lần và các báo cáo tự động tính toán Kết quả quan sát: Không tin tưởng lắm, hình như đã triễn khai thất bại một lần Gởi bản câu hỏi đến đối tượng trả lời phỏng vấn để chuẩn bị. Thực hiện phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn: Phải giới thiệu khi bắt đầu cuộc phỏng vấn. Tạo mối không khí thoải mái, thân thiện cho cuộc phỏng vấn. Chăm chú lắng nghe, ghi nhận, không nên cho nhận xét. Biết cách hướng dẫn, điều hành cuộc phỏng vấn để tránh lan man. Làm chủ cuộc phỏng vấn. Dùng ngôn ngữ nghiệp vụ, tránh dùng ngôn ngữ tin học (kể cả khi người được phỏng vấn đã từng sử dụng hệ thống thông tin) Không nên tạo một cuộc đối thoại quá dài hoặc chuẩn bị quá nhiều câu hỏi để hỏi. Sau khi phỏng vấn, PTV cần tổng hợp lại các kết quả ghi nhận được, loại bỏ các thông tin trùng lắp, tìm ra vấn đề nào chưa rõ ràng cần phải hỏi lại. Nếu cần thiết gởi bản kết quả phỏng vấn đến người được phỏng vấn nhờ xác nhận lại. Các loại câu hỏi phỏng vấn: Câu hỏi mở: là câu hỏi dùng để thăm dò, gợi mở vấn đề và người trả lời phải có kiến thức tương đối. Mục đích của câu hỏi mở là khuyến khích người trả lời đưa ra được tất cả ý kiến có thể trong khuôn khổ câu hỏi. Ví dụ: “Anh đang xử lý thông tin gì?” hoặc “ Anh có khó khăn khi thực hiện công việc của mình?” Câu hỏi