Ứng dụng tin học trong công tác quản lý lao động tiền lương tại công ty xây dựng số 2 – Vinaconex

Lời cảm ơn Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của thầy Đoàn Quốc Tuấn – Giảng viên khoa tin học kinh tế – Trường đại học kinh tế quốc dân hà nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này . Em còng xin bầy lỏ lòng biết ơn tới các thầy các cô giáo trong khoa tin học kinh tế đã truyền đạt cho em những kiến thức trong suốt quá trình học tập tại trường. Tôi cũng chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô các chú trong phòng Tổ chức lao động tiền lương – công ty xây dựng số 2 – Vinaconex đã quan tâm giúp đỡ, cung cấp tài liệu cho việc hoàn thành chuyên đề này. Đặc biệt tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới bác Đào Minh Chiến – trưởng phòng tổ chức lao động tiền lương – người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn cho tôi từ kiến thức lý thuyết đến áp dụng thực tế trong đề tài. Cuối cùng tôi xin được cảm ơn tất cả các bạn bè đã giúp tôi thực hiện đề tài này. Chuyên đề này được viết với thời gian và kinh nghiệm có hạn, tất cả không thể tránh khỏi những thiếu sót , những hạn chế về mặt kỹ thuật cũng như trình bày. Vì vậy tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp , phê bình từ các thầy cô và bạn bè với mong muốn rót ra những kinh nghiệm cho quá trình công tác của bản thân sau này và chuyên đề được hoàn thiện hơn. Hà nội 5 / 2002 Sinh viên Lê Văn Hùng Lời nói đầu Ngày nay tin học đã và đang phục vụ cho cuộc sống của con người rất nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác quản lý , điều hành và ra quyết định của các nhà lảnh đạo. Vì vậy ứng dụng của tin học là rất quan trọng , cô thể là nó làm giảm tới mức tối thiểu sự tham gia của việc thực hiện thủ công bằng sức người, tiết kiệm thời gian tìm kiếm , làm hẹp không gian lưu trữ , hệ thống hoá và cụ thể hoá lượng thông tin theo yêu cầu của người sử dông . Cho nên hiệu quả của nó đã được nhiều cơ quan , xí nghiệp ứng dụng vào toàn bộ quá trình quản lý của mình , đặc biệt là trong hệ thống quản lao động tiền lương với sự trợ giúp của máy tính. Trong quá trình thực tập tại phòng Tổ chức lao động tiền lương – Công ty xây dựng số 2 – Vinaconex , được sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn , Bác Đào Mạnh Chiến – trưởng phòng tổ chức lao động tiền lương cùng các cô chú trong cơ quan đã giúp tôi hoàn thiện đề tài : “ Ứng dông tin học trong công tác quản lý Lao động tiền lương tại công ty xây dựng số 2 – Vinaconex ” Đề tài gồm các phần chính sau : Chương I : Tổng quan chung Chương II : Phương pháp luận cơ bản Chương III : Phân tích hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương Chương IV : Thiết kế hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương Chuyên đề được hoàn thành vơí sự giúp đỡ , hướng dẫn của thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn cùng các thầy cô trong khoa Tin học Kinh tế và các cán bộ trong Công ty Xây dựng Việt Nam . Tuy nhiên , do kiến thức và kinh nghiệm còn Ýt ái , cùng với sự hạn chế về mặt thời gian nên chương trình chắc chắn còn mắc nhiều sai sót em rất mong được sự chỉ bảo tận tình của các thầy , các cô trong khoa các cán bộ hướng dẫn cùng toàn thể các bạn và những người quan tâm khác để em hoàn thành đề án được tốt hơn . CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 2 – TỔNG CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU XÂY DỰNG VIỆT NAM (VINACONEX) 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tên đơn vị thực tập: công ty xây dựng số 2 – Vinaconco – Tổng công ty XNKXDVN – Bộ xây dựng. Công ty xây dựng số 2 – Vinaconex từ khi thành lập đến nay đã có rất nhiều tên gọi khác nhau như : Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 … cho đến ngày 9/6/1995 Bộ trưởng bộ xây dựng có QĐ số 618 / BXD - TCLĐ về việc đổi tên Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 thuộc tổng công ty XNKXD Việt nam thành công ty xây dựng số 2 ngày nay Trụ sở chính của công ty: 22 Lạc Long Quân - Tây Hồ - Hà Nội Công ty hiện có : 3 Xí nghiệp thành viên + Xí nghiệp XD sè trụ sở tại Đông Ngạc- Từ liêm - Hà nội + XNXD và SXVLXD tại thị trấn Xuân Hoà - Mê Linh - Vĩnh Phóc. + Xí nghiệp bê tông và xây dựng Đạo Tó tại huyện Tam Đảo - Vĩnh Phóc. Ba chi nhánh tại các tỉnh . + Cao Bằng - Bắc Cạn . + Sơn La . + Lào Cai . Ngoài ra còn có 10 đội xây dựng trực thuộc, do công ty quản lý và điều hành. Công ty xây dựng số 2 - Vinaconco2 , là Doanh nghiệp nhà nước hạng I theo QĐ số 2929/BXD - TCLĐ ngày 26 tháng 11 năm 1994 , với giấy phép kinh doanh xây dựng số 26 / BXD - CSXD được phép hoạt động trong các lĩnh vực sau : Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng ở mọi quy mô tới cấp I , trang trí nội thất cao . Thi công các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp . Xây lắp đường dây và trạm biến thế tới 35KV . Thi công mặt đường thâm nhập nhựa . Thi công hệ thống mương máng thuỷ nông và kè đá công trình thuỷ lợi . Các công tác lắp đặt , hoàn thiện trong xây dùng . Sản xuất các cấu kiện bê và kim loại . Đầu tư phát triển và kinh doanh nhà ở. Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dùng . Với quy mô hoạt động trong cả nước và liên doanh với nước ngoài . 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty . Đứng đầu lãnh đạo của công ty là giám đốc và phó giám đốc , dưới ban lãnh đạo là một hệ thống phong ban chức năng bao gồm : Tæng c«ng ty V¨n phßng c«ng ty KÕ to¸n tµi chÝnh KÕ ho¹ch kü thuËt thi c«ng Lao ®éng tiÒn l­¬ng §Êu thÇu vµ QLDA x©y dùng Gi¸m ®èc c«ng ty Hình 1 :Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 2 1.2.1. Văn phòng công ty . Nhiệm vô chung của văn phòng là tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị , bảo vệ , quân sù , y tế, tiếp tân, tiếp khách trong công ty : Chuẩn bị và thẩm tra , kiểm tra các thủ tục pháp chế hành chính về các phương án quyết định… trước khi trình giám đốc quyết định hoặc giám đốc công ty trình cấp trên phê chuẩn, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ giữ gìn bảo quản … 1.2.2. Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công . Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ tổng hợp và tham mưu giúp cho giám đốc công ty . Để đáp ứng với vai trò là phòng tham mưu cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt và chỉ đạo kịp thời với cơ chế thị trường , lập kế hoạch sản xuất hàng năm theo nhiệm vụ kế hoạch được tổng công ty giao cho , lập hồ sơ , dù án tham gia đấu thầu các công trình , tổ chức thi công có hiệu quả các công trình do công ty quản lý , quản lý tốt các phương tiện xe máy phục vụ cho công tác thi công . 1.2.3. Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dùng . Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng là đầu mối của công ty trong công tác khai thác và tìm kiếm việc làm cho công ty , tổ chức mạng lưới cán bộ chuyên viên và cộng tác viên nắm bắt những thông tin về các dự án đầu tư để từ đó cùng với ban lãnh đạo công ty tham gia đấu thầu . Tổ chức thực hiện công tác tổ chức SXKD trong lĩnh vực xây lắp đối với các công trình công ty tróng thầu giao cho các đơn vị thành viên thực hiện . Tổ chức theo dõi nắm bắt cập nhật thông tin về các dù án xây dựng từ giai đoạn hình thành dù án đến giai đoạn khả thi . Thực hiện hồ sơ đấu thầu công trình , qua thực tế đấu thầu thắng thầu lập ra hệ thống giá xây dựng để sử dụng cho công tác đấu thầu và quản lý dự án . Tổ chức thanh toán công trình . Lập và chỉ đạo các biện pháp công đặc biệt . Phối hợp các phòng ban chức năng khác của công ty lập kế hoạch , thanh tra kỹ thuật an toàn lao động. 1.2.4. Phòng tổ chức lao động tiền lương . Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là lập phương án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việc thành lập , sát nhập , giải thể bổ xung sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theo phân cấp được tổng công ty duyệt . Thực hiện quản lý tốt đội ngò cán bộ về số lượng và chất lượng theo phân cấp quản lý giữa tổng công ty – công ty và các đơn vị trực thuộc . Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về công tác lao động tiền lương , xây dựng quỹ tiền lương và báo cáo thực hiện kế hoạch quỹ tiền lương theo yêu cầu của công ty . Giải quyết thanh tra việc thực hiện chế độ chính sách , giải quyết các thủ tục về công tác hợp tác lao động nước ngoài … 1.2.5. Phòng kế toán tài chính . Nhiệm vụ cơ bản của phòng là thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý kinh tế , kế toán ghi chép ban đầu và đảm chính sác của số liệu, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức kế toán nhà nước . Quản lý tập trung nguồn vốn và phân giao cho các đơn vị trực thuộc theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh . Quan hệ với các cơ quan tín dụng ngân hàng để vay , trả nợ theo nhiệm vụ thi công được ký kết hợp đồng kinh tế . Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của các xí nghiệp , tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê , quyết toán của các đơn vị trực thuộc … Quá trình tin học hoá tại Công ty vào trong quá trình quản lý đã đạt được những bước tiến nhất định góp phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty , tuy nhiên quá trình tin học hoá mới diễn ra nhằm đáp ứng yêu cầu khách quan của từng phòng ban trong công ty , chưa mang tính đồng bộ và mang tính hệ thống giữa công ty và tổng công ty , giữa lãnh đạo và các phòng ban , giữa các phòng ban với nhau . Quá trình tin học hoá tại công ty đang còn là một tiềm năng lớn nhằm phục vụ cho quá trình quản lý , quá trình lao động sản xuất và tất vả các vấn đề cần xúc tiến khác . TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG Tổng quan chung về phòng tổ chức lao động tiền lương Phòng tổ chức lao động tiền lương là phòng chuyên giúp việc cho giám đốc công ty Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lương là + Lập phương án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việc thành lập , giải thể , bổ sung , sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theo phân cấp được tổng công ty duyệt . Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của tổng công ty và giám đốc công ty . Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng và các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng nhiệm vụ chế độ trách nhiệm , mối quan hệ công tác theo hoạt động của tổ chức Công ty . Quản lý biên chế cán bộ gián tiếp bộ máy hoạt động của công ty trên nguyên tắc gọn nhẹ phát huy hiệu quả quản lý . + Thực hiện quản lý thống nhất đội ngò cán bộ về số lượng , chất lượng theo phân cấp giữa Tổng công ty- Công ty và các đơn vị trực thuộc. Giải quyết các nghiệp vụ về quản lý bao gồm : bồi dưỡng , đề bạt , phân công công tác , xếp lương , nâng lương , khen thưởng , kỷ luật .v.v.v. Chủ trì phối hợp các bộ phận có liên quan lập quy hoạch và kế hoạch cán bé . Nghiên cứu thực hiện và hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn chính sách cán bé , bố trí và sử dụng cán bé . Thực hiện việc thống kê nhân sù , báo cáo định kỳ , đột xuất với Tổng công ty- công ty với cơ quan đảng nhà nước có liên quan . Tham gia với các phòng , đơn vị trong công tác giải quyết khen thưởng , thi đua đơn vị tập thể , cá nhân có thành tích trong sản xuất kinh doanh . Tổ chức đào tạo đội ngò cán bộ công nhân viên chức trong công ty . + Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về công tác lao đông tiền lương . Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lương theo từng yêu cầu của công ty . Tổ chức đào tạo đội ngò công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc . Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc công ty duyệt . Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân như : khen thưởng , kỷ luật , hưu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v. Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. + Giải quyết thanh tra việc thực hiện các khâu trong chế độ chính sách , tổ chức quản lý nội dung quy định của pháp lệnh thanh tra . Thanh tra và giải quyết đơn thư khiếu tố theo pháp lệnh thuộc thẩm quyền và phạm vi công ty giải quyết . Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động , chế độ chính sách đối với người lao động ở các đơn vị và đội xây dựng trực thuộc . Thực hiện báo cáo thanh tra theo quy định của Tổng công ty và Bộ xây dùng + Giải quyết thủ tục về công tác hợp tác lao động nước ngoài. Tổng quan chung về công tác lao động tiền lương 2.2.1. Khái niệm : Công tác lao động tiền lương là mét phần trong công tác tổ chức lao động tiền lương do phòng tổ chức đảm nhận nhằm quản lý hệ thống lương và cơ cấu lao động của đơn vị cho phù hợp với thực tiễn khách quan, với tình hình thực tế của tổ chức và với quy định của hiến pháp và pháp luật của nhà nước 2.2.2. Chức năng : Công tác lao động tiền lương có chức năng giải quyết hợp lý về tiền lương và lao động trong tổ chức đơn vị . 2.2.3. Nhiệm vụ : Hướng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nước về công tác lao đông tiền lương . Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lương theo từng yêu cầu của công ty . Tổ chức đào tạo đội ngò công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc . Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo cấp bậc do giám đốc công ty duyệt . Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân như : khen thưởng , kỷ luật , hưu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v. Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG : 3.1. Áp dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung tại Công ty xây dựng số 2 Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội . Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế , công nghệ thông tin đã trở thành mục tiêu then chốt , là phương tiện để tất cả các nghành các lĩnh vực tạo được sự ổn định và tạo bước nhảy vọt . Công ty xây dựng số 2-Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam ( Vinaconex ) sớm ứng dụng tin học vào quá trình sản xuất kinh doanh của mình đặc biệt là trong quá trình quản lý kinh tế . Việc ứng dụng hệ thống tin học vào quá trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối thông tin nhằm phục vụ cho mục tiêu quản lý đã đóng góp một vai trò không nhỏ trong quá trình phát triển của công ty . 3.2. Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương : Còng như các bộ phận phòng ban khác trong Công ty , việc đưa tin học trực tiếp vào quá trình thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu vào trong quá trình xử lý nghiệp vụ của phòng tổ chức lao động tiền lương đã được triển khai từ rất sớm trong đó có hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương . 3.2.1. Tính tất yếu của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương đối với Công ty xây dựng số 2 : Nền kinh tế đất nước đang bước vào một thời kỳ mới , thời kỳ công nghệ thông tin đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế , nã trở thành phương tiện để ta có thể “ chạy tắt , đón đầu “ hoà mình cùng với nhịp thở kinh tế của toàn nhân loại . Đồng thời với nó là sự phát triển lớn mạnh của Công ty xây dựng số 2 đòi hỏi cần xây dựng hệ thống thu thập , lưu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu đủ sức đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp . Bởi vậy , việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào trong quá trình quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu mang tính khách quan từ thực tiễn và từ nội tại hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Quản lý một cách có hiệu quả và khoa học vấn đề lao động tiền lương có tầm quan trong không chỉ với hoạt động lao động tiền lương mà nó còn liên quan trực tiếp đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp . Có hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương ngày càng tốt hơn : tin cậy , đầy đủ , thích hợp , dễ hiểu , được bảo vệ và đúng thời điểm nhằm góp phần điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả nhất . 3.2.2. Lùa chọn các phương án tối ưu . Trước tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương các phương án đặt ra nhằm giải quyết những tồn tại trong hiện tại là : a. Xử lý thủ công Phương án này dùa trên nguồn nhân lực hiện có , thiết bị hiện có về cơ bản duy trì công tác theo dõi , quản lý như hiện tại nhưng nâng cao năng xuất lao động của bộ phận tổ chức lao động tiền lương . Phương án này chỉ có thể giải quyết vấn đề trong một thời gian ngắn hạn và chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn trong theo dõi và quản lý công tác lao động tiền lương trong dài hạn , đặc biệt là khi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ngày càng có xu hướng mở rộng . Như vậy phương án này chi phí thấp nhưng có rất nhiều hạn chế . b. Bố trí bộ phận chuyên trách Vẫn dùa trên nguyên tắc theo dõi và quản lý thủ công như hiện tại , nhưng sẽ bố trí một nhân lực chuyên biệt cho công tác này . Điều đó sẽ tạo một cơ cấu cồng kềnh cho bộ phận tổ chức lao động tiền lương . Bên cạnh đó khối lượng thông tin lao động tiền lương phát sinh ngày càng tăng thì khó có thể giaỉ quyết được vấn đề . Phương án này khó có khả năng thực hiện được do lãnh đạo đơn vị khó chấp nhận thêm lao động cho phòng tổ chức c. Chuyển xử lý toàn bộ trên máy Đây là phương án mà doanh nghiệp đang bước đầu áp dông , nó đòi hỏi một khoản đầu tư cao , xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhất cho dài hạn . Tuy nhiên , vốn lớn , yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngò cán bộ trong bộ phận tổ chức lao động tiền lương khi đội ngò cán bộ hầu hết là những người có tuổi là hết sức khó khăn đối với công ty . Bên cạnh đó vốn lớn và nếu áp dụng sẽ dôi ra nhiều lao động cần giải quyết công ăn việc làm nên phương án này rất khó cho quá trình thực thi . d. Tự viết và thực hiện chương trình Tự viết và thực hiện chương trình cho riêng công tác quản lý lao động tiền lương tại doanh nghiệp là phương án có tính phù hợp cao nhất xét trong điều kiện hiện tại cuả doanh nghiệp : Quy mô đầu tư là thích hợp chỉ chi bồi dưỡng cho cán bộ lập chương trình , không cần đầu tư chi phí cho phần cứng và phần mềm Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiện có của lao động , nhất là tận dụng được khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngò cán bộ công nhân viên . Khả năng ứng dụng cao ; chương trình viết ra phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị , giải quyết được khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền lương Nâng cao từng bước trình độ lao động , là bước đệm khi có điều kiện để chuyển đổi sang xử lý toàn bộ trên máy . Vậy , từ các phân tích nhận thấy đây là phương án tối ưu nhất đối với điều hiện tại của doanh nghiệp 3.3. Lên kế hoạch phát triển hệ thống Mét nhân viên của phòng tổ chức tự tìm hiểu thực tế và hoàn thiện chương trình trong khoảng thời gian 3- 5 tháng Tháng 1: Tìm hiểu hiện trạng , hệ thống hoá các yêu cầu của công việc Tháng 2 : Phân tích , thiết kế hệ thống Tháng 3: Chuyển đổi và tạo dựng cơ sở dữ liệu ban đầu Tháng 4: Viết chương trình , chạy thử , sửa lỗi Tháng 5 : Đưa vào ứng dông , hướng dẫn các cán bộ trong phòng tổ chức , bảo trì và nâng cấp CHƯƠNG II CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN CHO QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 1 . XUẤT PHÁT TỪ THỰC TIỄN KHÁCH QUAN TỪ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ . Khái niệm hệ thống thông tin . 1.1. Khai niệm Hệ thống thông tin là tập hợp những con người , các thiết bị phần cứng , phần mềm , dữ liệu có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập xử lý , lưu trữ và phân phát thông tin để hổ trợ cho việc ra quyết định , phân tích tình hình, lập kế hoạch , điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức . Đầu vào của hệ thống thông tin ( Inputs ) được lấy từ các nguồn ( Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó có cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước . Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích ( Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ (Storage) .Ta có thể mô tả các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin như hình vẽ sau: Nguån th«ng tin Thu thËp th«ng tin Xö lý - l­u tr÷ th«ng tin Ph©n ph¸t th«ng tin N¬i nhËn th«ng tin Kho d÷ liÖu Hình 2 : Mô hình hệ thống thông tin 1.2. Phân loại một hệ thống thông tin trong một tổ chức . Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức . Mét cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại . 1.2.1. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra. Thì hệ thống thông tin được chia làm năm loại. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ) : Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phù hợp với đầu ra của doanh nghiệp . Vì thế hệ thống còn có tên gọi là hệ thống tác nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System ) : Là hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý . Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý ( Managerial Decision Support System ) : Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin của các giám đốc. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúp cho mọi giai đoạn của quá trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúp hiệu quả và giúp cho việc truy nhập dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũng như trợ giúp mối liên hệ giữa những người ra quyết định . Hệ thống chuyên gia ( Expert System ): hay còn gọi là hệ thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo . Hệ thống thông tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngoài việc trợ giúp các hoạt động quản lý bên trong các tổ chức hệ thống này còn có thể được sử dụng như một trợ giúp chiến lược 1.2.2. Theo bộ phận chức năng nghiệp vô . Gồm có các loại hệ thống sau: Hệ thống thông tin tài chính Hệ thống thông tin Marketing . Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực Hệ thống thông tin quản lý sản xuất . Hệ thống thông tin văn phòng . 1.3. Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin . Để mô tả hệ thống thông tin người ta dùng các mô hình sau: 1.3.1. Mô hình logic . Mô hình logíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm như : Hệ thống làm gì ? Dữ liệu mà nó thu thập , xử lý cần phải thực hiện ? các kho chứa kết quả hoặc để lấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý , thông tin mà hệ thống sản sinh ra … Tóm lại mô hình này không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hay thời điểm dữ liệu được xử lý mà những cái cần quan tâm lại xuất phát từ góc độ quản lý. 1.3.2. Mô hình vật lý ngoài . Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra , phương tiện để thao tác với hệ thống , phần cứng được sử dông . 1.3.3. Mô hình vật lý trong . Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống song khác với mô hình vật lý ngoài là nó không phải là cái nhìn mà người sử dụng có thể nhìn ra được . Cấu trúc chương trình và ngôn ngữ thể hiện đều là những cái mà người sử dụng không có quyền lùa chọn mà kết quả của sự lùa chọn chủ yếu là từ góc độ kỹ thuật , nghĩa là câu trả lời là từ phía các chuyên viên kỹ thuật. Với mô hình vật lý tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật lý trong. Tuy nhiên các mô hình đó không tương đương nhau . Một số có chi phí lớn hơn , mét số hoạt động có hiệu quả hơn . Do đó quyết định lùa chọn mô hình nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật , chi phí và hiệu quả . Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của mỗi góc nhìn khác nhau . Mô hình logíc là kết quả của góc nhìn quản lý . Mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn người sử dụng. Mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật . Cả ba mô hình trên đều có những mức độ ổn định khác nhau, mô hình logíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong hay biến đổi nhất. 2. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý . 2.1. Phương pháp Top Down Design . Đây là phương pháp thiết kế hệ thống thông tin dùa trên qua điểm từ tổng quát tới tổng thể . Nội dung của phương pháp này trước hết người ta xác định tổng quát việc thiết kế phần mềm. Sau đó mỗi mục tiêu lại lại phân chia nhỏ hơn ngày càng chi tiết và mục tiêu cuối cùng thường được tương đương với một Modul chương trình. Ưu điểm : của phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm: các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần thiết . 2.2. Phương pháp Bootom Up Design . Trong phương pháp này , nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logíc toán học cho hệ thống . sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình . Ưu điểm : Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công . Nhược điểm : Hệ thống chỉ làm việc được khi đưa vào toàn thể các mảng . 2.3. Phương pháp tổng hợp . Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên . Tiên hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết . yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý phục vô quản lý cần phải trải qua bốn bước sau: Bước 1 : Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống giai đoạn này chiếm khoảng 10% lượng công việc . Ở bước này cần làm những công việc sau : Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại , phát hiện các nhược điểm của nó để đưa ra các biện pháp khắc phục. Xác định tính khả thi của đề án , từ đó định hướng cho các giai đoạn sau. Bước 2 : Phân tích hệ thống , giai đoạn này chiếm khoảng 25% công vi