Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên

lêi më ®Çu C«ng nghÖ th«ng tin ngµy cµng ®­îc øng dông réng r·i trong c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ, x· héi. Trong c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng nghÖ th«ng tin ®ãng vai trß quan träng, lµ c«ng cô ®¾c lùc gióp cho nhµ qu¶n lý trong qu¸ tr×nh qu¶n lý vµ ra quyÕt ®Þnh. V× vËy viÖc nghiªn cøu vµ øng dông khoa häc c«ng nghÖ trong ho¹t ®éng qu¶n lý vµ rÊt cÇn thiÕt ®èi víi sinh viªn chuyªn ngµnh qu¶n lý kinh tÕ. Thùc tÕ hiÖn nay t¹i ViÖt Nam, viÖc qu¶n lý nh©n sù vµ qu¶n lý nh©n viªn trong c¸c tæ chøc kinh tÕ x· héi cßn rÊt nhiÒu ®iÒu bÊt cËp. Cô thÓ trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn t¹i c¸c C«ng ty bao gåm rÊt nhiÒu vÊn ®Ò nh­ng vÊn ®Ò quan träng chÝnh lµ viÖc kiÓm tra ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn néi quy cña C«ng ty, viÖc chÊm c«ng còng nh­ c«ng t¸c thanh to¸n tiÒn l­¬ng cho nh©n viªn. Trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ ®Êt n­íc ®ang héi nhËp vµ ph¸t triÓn th× viÖc mçi mét ®¬n vÞ kinh tÕ nãi riªng vµ toµn bé nÒn kinh tÕ ®Êt n­íc nãi chung ph¶i gång m×nh vµ chän ra nh÷ng c«ng cô qu¶n lý h÷u dông nhÊt, kinh tÕ nhÊt lµ ®iÒu cÇn thiÕt vµ cÊp b¸ch. Chóng ta ®ang sèng trong mét thêi ®¹i míi, thêi ®¹i ph¸t triÓn rùc rì cña c«ng nghÖ th«ng tin ®ßi hái c¸c ®¬n vÞ ph¶i n©ng chÊt tin häc ho¸ qu¶n lý th«ng tin cña m×nh mét c¸ch tèt nhÊt cã thÓ. §Ó lµm ®­îc viÖc ®ã cÇn ph¶i thùc hiÖn viÖc kh¶o s¸t, ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ mét hÖ thèng qu¶n lý th«ng tin b»ng m¸y tÝnh, t­¬ng øng víi ®Æc ®iÓm hiÖn t¹i vµ triÓn väng ph¸t triÓn cña ®¬n vÞ b¶o ®¶m sö lý th«ng tin hiÖu qu¶ nhÊt. Trong c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp cña ban gi¸m ®èc c¸c C«ng ty kh«ng thÓ thiÕu ®­îc viÖc qu¶n lý c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Mét C«ng ty ho¹t ®éng cÇn cã nh÷ng biÖn ph¸p chÆt chÏ ®Ó qu¶n lý vÒ giê giÊc, ngµy c«ng, hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña nh©n viªn trong c«ng ty. HiÖn t¹i c¸c c«ng ty, c¸c doanh nghiÖp hoÆc lµ gÆp nhiÒu khã kh¨n trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn hoÆc lµ tèn nhiÒu c«ng søc míi lµm tèt ®­îc viÖc ®ã. VËy víi hÖ thèng qu¶n lý nh©n viªn ®­îc cµi ®Æt s½n trªn hÖ thèng m¸y tÝnh, ng­êi qu¶n lý c«ng ty cã thÓ n¾m b¾t ®­îc toµn bé c¸c th«ng tin vÒ viÖc thùc hiÖn néi quy c«ng ty cña nh©n viªn mét c¸ch ®¬n gi¶n vµ kh¸ thuËn tiÖn. ChØ víi mét chiÕc thÎ tõ toµn bé th«ng tin vÒ giê vµo, giê ra, cã mÆt hay v¾ng mÆt ... cña nh©n viªn ®· ®­îc l­u vµo gi÷ liÖu m¸y tÝnh cña c«ng ty. C«ng viÖc nµy rÊt h÷u hiÖu trong c«ng t¸c qu¶n lý tiÒn l­¬ng cña c«ng ty. HiÖn nay trong nhiÒu c«ng ty vÉn tån t¹i viÖc qu¶n lý ngµy c«ng cña nh©n viªn mét c¸ch thñ c«ng, kh«ng kh¸ch quan vµ khoa häc. Hµng ngµy sau giê lµm viÖc nh©n viªn thèng kª ph¶i ®Õn tõng phßng ban ®Ó ghi nhËn nh©n viªn nµo v¾ng mÆt, sau ®ã ghi vµo sæ chÊm c«ng, ng­êi ®iÒu hµnh míi biÕt ®­îc sè l­îng nh©n viªn nµo v¾ng mÆt trong ngµy, trong th¸ng vµ nh­ vËy sÏ mÊt rÊt nhiÒu thêi gian, c«ng søc. Qua nh÷ng bÊt cËp trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù vµ nh©n viªn vµ ®­îc sù chØ b¶o nhiÖt t×nh cña c« gi¸o Lª ThÞ Hång Ph­¬ng em ®· m¹nh d¹n chän ®Ò tµi : “ ¦ng dông thÎ tõ trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn” lµm ®Ò tµi b¸o c¸o nghiªn cøu khoa häc. Ch¾c ch¾n víi sù hiÓu biÕt cßn h¹n chÕ ®Ò tµi nµy cña em sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt, kÝnh mong c¸c thÇy c« gi¸o tËn t×nh gióp ®ì em ®Ó em hoµn thµnh ®Ò tµi nµy mét c¸ch tèt nhÊt. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c thÇy c« ! PhÇn I : Vai trß cña qu¶n lý nh©n viªn trong viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Doanh nghiÖp lµ tÕ bµo cña nÒn kinh tÕ quèc d©n, sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn bÒn v÷ng cña c¸c doanh nghiÖp theo thêi gian lµ sø mÖnh thiªng liªng cña mçi doanh nghiÖp. §Ó cho doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn bÒn v÷ng phô thuéc vµo rÊt nhiÒu yÕu tè trong ®ã yÕu tè quan träng hµng ®Çu lµ qu¶n lý nguån nh©n lùc. Tr­íc nh÷ng biÕn ®éng cña thÞ tr­êng, tr­íc nh÷ng ®ßi hái ngµy cµng cao cña kh¸ch hµng, tr­íc nh÷ng c¹nh tranh ngµy cµng m·nh liÖt, doanh nghiÖp cÇn ph¶i dùa vµo sù huy ®éng toµn bé nguån nh©n lùc cña m×nh, c¶ trong doanh nghiÖp vµ ngoµi doanh nghiÖp. Nãi ®Õn qu¶n lý con ng­êi lµ t¹o ®ñ ®éng lùc cho tõng ng­êi vµ kÕt hîp cïng chiÒu c¸c ®éng lùc cña tÊt c¶ mäi ng­êi. §Ó t¹o ®éng lùc cho con ng­êi ph¶i h×nh thµnh ®­îc nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n chi phèi tèt lªn ®éng c¬ lµm viÖc cña hä. Thø nhÊt ph¶i hîp lý ho¸ chç lµm viÖc ®Ó t¹o ra n¨ng suÊt lao ®éng chung cho c¸c doanh nghiÖp. Thø hai, ph¶i ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p nh»m n©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm vµ ý thøc tù qu¶n cña mçi c¸ nh©n, mçi nhãm c«ng t¸c.Thø ba, mäi ng­êi ®Òu ph¶i g¾n bã víi kÕt qu¶ cuèi cïng cña phÇn c«ng viÖc mµ m×nh ®¶m nhËn, ng­êi lao ®éng hiÓu râ hä sÏ ®­îc nhËn thï lao vµ phÇn khen th­ëng xøng ®¸ng víi lao ®éng vµ sù nç lùc mµ hä ®· bá ra. Thø t­, ph¶i cã sù ph©n c«ng râ rµng, rµnh m¹ch ®Ó mçi ng­êi biÕt ph¶i lµm viÖc d­íi quyÒn ai, ai sÏ lµ ng­êi kiÓm tra vµ thõa nhËn thµnh qu¶ lao ®éng cña m×nh. Qu¶n lý nguån nh©n lùc bao gåm hai viÖc: Qu¶n lý con ng­êi Tèi ­u ho¸ nguån nh©n lùc Nh­ vËy qu¶n lý nguån nh©n lùc nãi chung vµ qu¶n lý nh©n viªn trong c¸c c«ng ty nãi riªng lµ hÕt søc quan träng vµ cÊp b¸ch. T¸c ®éng cña viÖc qu¶n lý nh©n viªn ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh lµ rÊt lín. Mét khi c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn thùc hiÖn tèt sÏ khiÕn cho ng­êi qu¶n lý n¾m ®­îc t×nh h×nh thùc tÕ vÒ nh©n viªn cña m×nh. ViÖc tu©n thñ néi quy trong c«ng ty cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc kiÓm tra s¸t sao sÏ khiÕn cho ý thøc lµm viÖc cña hä cao h¬n. §ång thêi, song song víi viÖc kiÓm tra giê vµo, giê ra cña c¸n bé c«ng nh©n viªn lµ viÖc thùc hiÖn c«ng t¸c chÊm c«ng vµ thanh to¸n l­¬ng. NÕu c¶ ba c«ng viÖc chñ yÕu trong c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn tèt lµ lao ®éng – nh©n sù – tiÒn l­¬ng th× coi nh­ nhiÖm vô cña ng­êi qu¶n lý ®· t¹m thêi hoµn thµnh mét nöa. PhÇn II: Qu¶n lý thêi gian lµm viÖc - mét néi dung quan träng cña qu¶n lý nh©n viªn. Thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña doanh nghiÖp trong c«ng t¸c qu¶n lý phô thuéc vµo rÊt nhiÒu yÕu tè trong ®ã yÕu tè con ng­êi lµ quan träng vµ phøc t¹p nhÊt. V× con ng­êi lµ mét thùc thÓ sèng cã ý trÝ cã t×nh c¶m nªn viÖc qu¶n lý hä sao cho hiÖu qu¶ lµ rÊt khã. T¹i c¸c n­íc ph¸t triÓn nh­ Anh, Ph¸p, NhËt, Canada...c¸c c«ng ty ho¹t ®éng kinh tÕ rÊt hiÖu qu¶, kh«ng chØ mang tÇm cì quèc gia mµ cßn mang tÇm cì quèc tÕ. Sù ph¸t triÓn kh«ng ngõng cña c¸c c«ng ty nµy ph¶i kÓ tíi c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn rÊt thµnh c«ng. C¸c c«ng ty s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c n­íc ph¸t triÓn ®· rÊt næi tiÕng bëi nh©n viªn cña hä ho¹t ®éng, s¶n xuÊt víi t¸c phong c«ng nghiÖp cao, ý thøc cña ng­êi lao ®éng rÊt cao, v× vËy hä rÊt hiÕm khi vi ph¹m c¸c néi quy cña c«ng ty. Ngoµi viÖc ng­êi lao ®éng ®­îc trang bÞ nh÷ng kiÕn thøc tiªn tiÕn vÒ khoa häc c«ng nghÖ, hä cßn tu©n thñ nghiªm ngÆt néi quy cña c«ng ty nh­ : §i lµm ®óng giê, ®ñ giê, kh«ng bá viÖc tù ý vµ cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao trong c«ng viÖc. §Ó ho¹t ®éng cña c«ng ty tiÕn triÓn vµ ngµy cµng cã nhiÒu thµnh c«ng th× kh«ng chØ cã sù cè g¾ng cña bé phËn l·nh ®¹o mµ chÝnh sù gióp søc cña toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn cña c«ng ty. Con ng­êi lµ nguån nh©n lùc lín nhÊt cña doanh nghiÖp, trong khi ®ã ph­¬ng ph¸p qu¶n lý doanh nghiÖp hiÖu qu¶ nhÊt lµ c¸ch qu¶n lý trªn ph­¬ng diÖn t©m lý. §Ó cho nh©n viªn trong c«ng ty thÊy ®­îc tÇm quan träng cña viÖc tu©n thñ c¸c quy t¾c ®­îc ®Ò ra gióp hä lµm viÖc hiÖu qu¶ h¬n. B©y giê ®ang lµ thêi ®¹i c«ng nghiÖp, h×nh thøc lao ®éng ph©n t¸n víi thêi gian lao ®éng tù do kh«ng phï hîp n÷a mµ thay vµo ®ã lµ h×nh th¸i lao ®éng tËp trung víi thêi gian lao ®éng b¾t buéc. H×nh th¸i lao ®éng nµy ®· gãp phÇn thóc ®Èy x· héi ph¸t triÓn nh­ vò b·o, lµm nªn nhiÒu kú tÝch loµi ng­êi. Thêi gian lµm viÖc víi sè giê ®Òu ®Æn trong mçi ngµy, sè ngµy ®Òu ®Æn trong mçi tuÇn, ®­îc xuyªn suèt liªn tôc trong nhiÒu n¨m chÝnh lµ mét nguyªn nh©n lµm cho nhiÒu c«ng ty ph¸t triÓn cho ®Õn h«m nay.Nh­ vËy ai còng thÊy ®­îc tÇm quan träng cña viÖc qu¶n lý thêi gian lµm viÖc trong c¸c c«ng ty. Tuy nhiªn trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn cña c¸c c«ng ty còng gÆp ph¶i rÊt nhiÒu vÊn ®Ò nh­ lµm thÕ nµo ®Ó cã thÓ qu¶n lý giê giÊc lµm viÖc cña c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong c«ng ty mét c¸ch hiÖu qu¶ vµ tiÕt kiÖm nhÊt. III. Thùc tr¹ng qu¶n lý nh©n viªn trong c¸c doanh nghiÖp ë ViÖt Nam vµ c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra. MÆc dï c¸c tæ chøc kinh tÕ cña chóng ta còng ®· vµ ®ang rÊt cè g¾ng ®­a tæ chøc m×nh ph¸t triÓn vµ tiÕn lªn, nh­ng c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn trong c¸c c«ng ty cßn nhiÒu ®iÒu ph¶i l­u t©m. Nh­ chóng ta ®· biÕt, nguån nh©n lùc cña chóng ta rÊt dåi dµo. Tuy nhiªn viÖc sö dông sao cho cã hiÖu qu¶ sè lao ®éng phong phó nµy ®ßi hái ng­êi qu¶n lý ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p nh¹y bÐn vµ x¸c ®¸ng. Mét thùc tÕ mµ c¸c c«ng ty ë ViÖt Nam ®ang gÆp ph¶i ®ã lµ t×nh tr¹ng nh©n viªn trong c«ng ty ®i lµm trÔ giê, còng nh­ vÊn ®Ò nghØ viÖc tù do. Nguyªn nh©n mét phÇn lµ bëi chÝnh t¸c phong lµm viÖc kh«ng khoa häc ®· ®­îc h×nh thµnh tõ l©u cña ng­êi ViÖt Nam ta. LÝ do thø hai cã thÓ do c«ng t¸c qu¶n lý cña c¸c doanh nghiÖp ch­a nghiªm ®· t¹o cho nh©n viªn trong c«ng ty cã mét thãi quen kh«ng tèt. ChÝnh bëi nh÷ng nguyªn nh©n trªn th× trong thêi gian gÇn ®©y c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn ®· ®­îc n©ng cao h¬n nh­ng kh«ng cã nghÜa lµ ®· tèt h¬n nhiÒu. T¹i mét sè c¸c doanh nghiÖp ng­êi qu¶n lý ®· ®­a ra nhiÒu biÖn ph¸p ®Ó gi¶m thiÓu c¸c vi ph¹m néi quy cña c¸n bé c«ng nh©n viªn nh­ bè trÝ c¸c nh©n viªn b¶o vÖ kiÓm tra s¸t sao giê ®i lµm, giê vÒ, ngµy nghØ viÖc ngµy cã mÆt. Tuy vËy hiÖu qu¶ c«ng viÖc vÉn ch­a cao v× vÉn ch­a thùc sù mang tÝnh kh¸ch quan, vµ nÕu ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp c¸c c«ng ty cã hµng tr¨m, hµng ngµn c¸n bé c«ng nh©n viªn lµ ®iÒu rÊt khã. §ång thêi viÖc chÊm c«ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty còng gÆp ph¶i mét sè vÊn ®Ò nh­ hµng ngµy sau giê lµm viÖc nh©n viªn thèng kª sÏ ®Õn tõng phßng ban ®Ó ghi nhËn nh©n viªn nµo v¾ng mÆt, sau ®ã ghi vµo sæ chÊm c«ng, ng­êi ®iÒu hµnh sÏ biÕt ®­îc sè l­îng nh©n viªn nµo v¾ng mÆt trong ngµy, trong th¸ng vµ nh­ vËy sÏ mÊt rÊt nhiÒu thêi gian c«ng søc. Vµ t¹i thêi ®¹i khoa häc c«ng nghÖ ph¸t triÓn nh­ hiÖn nay chóng ta hoµn toµn cã thÓ yªn t©m r»ng mét khèi l­îng c«ng viÖc nh­ trªn sÏ ®­îc gi¶i quyÕt bëi m¸y tÝnh mµ kh«ng hÒ ph¶i mÊt qu¸ nhiÒu c«ng søc n÷a. HiÖn nay trªn thÕ giíi c«ng nghÖ thÎ ®­îc ¸p dông cho viÖc qu¶n lý nh©n viªn ®· trë lªn phæ biÕn. Chóng ta cÇn ¸p dông réng r·i khoa häc c«ng nghÖ ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc mét c¸ch tèi ®a. IV. ¦ng dông thÎ tõ trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn. ThÎ tõ lµ g×? ThÎ tõ lµ mét lo¹i thÎ mµ trªn ®ã cã chøa toµn bé c¸c th«ng tin cÇn thiÕt nh­ tªn c¬ quan, logo, tªn ng­êi sö dông, ¶nh...vµ mÆt sau cã g¾n mét b¨ng tõ ®· ®­îc m· ho¸.ThÎ tõ ®­îc ¸p dông ®Ó qu¶n lý ra/vµo cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®ång thêi cßn ®­îc dïng nh­ mét chiÕc thÎ chÊm c«ng. ViÖc øng dông thÎ tõ trong c«ng t¸c qu¶n lý ®· ®­îc ¸p dông tõ l©u trªn thÕ giíi v× lîi Ých cña nã lµ rÊt lín. TiÕt kiÖm søc lao ®éng, thuËn lîi, an toµn vµ tiÕt kiÖm lµ nh÷ng ­u ®iÓm cña c«ng nghÖ thÎ. ¥ nhiÒu n­íc ph¸t triÓn c«ng nghÖ thÎ ®· ®­îc øng dông trong nhiÒu lÜnh vùc cña cuéc sèng trë thµnh dÞch vô quen thuéc cña mäi ng­êi, tõ dÞch vô c«ng céng ®¬n gi¶n nh­ ®i xe buýt, thanh to¸n t¹i siªu thÞ, tr¶ tiÒn häc phÝ, viÖn phÝ ®Õn c¸c dÞch vô mang tÝnh b¶o mËt cao nh­ rót tiÒn t¹i Ng©n hµng, ®Æc biÖt ph¶i nãi tíi mét øng dông kh¸ quan träng cña thÎ tõ ®ã lµ øng dông thÎ tõ trong qu¶n lý. ¥ n­íc ta viÖc øng dông c«ng nghÖ thÎ vµo cuéc sèng cßn chËm so víi nhiÒu n­íc trong khu vùc, c«ng nghÖ thÎ chØ thËt sù ®­îc nhiÒu ng­êi sö dông trong vµi n¨m gÇn ®©y. §Ó thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn, ng­êi qu¶n lý kh«ng nh÷ng ph¶i ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ph¸p h÷u hiÖu nhÊt, nç lùc hÕt m×nh mµ cßn cÇn tíi sù hç trî cña m¸y mãc, c«ng nghÖ hiÖn ®¹i. C«ng nghÖ thÎ gióp ng­êi qu¶n lý kiÓm so¸t chÆt chÏ viÖc tu©n thñ néi quy cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, ®ång thêi kÕt hîp víi phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù vµ phÇn mÒm tÝnh l­¬ng lµ gi¶i ph¸p hoµn chØnh tin häc ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù – lao ®éng - tiÒn l­¬ng cña ®¬n vÞ. Sù cÇn thiÕt cña viÖc øng dông thÎ tõ trong qu¶n lý nh©n viªn Tr­íc kia khi ch­a ¸p dông thÎ tõ trong qu¶n lý, ®Ó n¾m ®­îc c¸c th«ng tin vÒ giê vµo ra cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ng­êi qu¶n lý ph¶i bè trÝ c¸c nh©n viªn b¶o vÖ ®øng ë cæng ra vµo vµ ghi chÐp c¸c th«ng tin cÇn thiÕt. C«ng viÖc nµy rÊt thñ c«ng, mÊt nhiÒu c«ng søc mµ kh«ng mang tÝnh kh¸ch quan, c«ng b»ng. §ång thêi ®Ó chÊm c«ng cho nh©n viªn hµng ngµy sau giê lµm viÖc nh©n viªn thèng kª sÏ ®Õn tõng phßng ban ®Ó ghi nhËn nh©n viªn nµo v¾ng mÆt trong ngµy, trong th¸ng rÊt mÊt thêi gian. Khi øng dông thÎ tõ ®Ó qu¶n lý nh©n viªn mäi c«ng vÞªc thñ c«ng cña lùc l­îng b¶o vÖ, nh©n viªn thèng kª sÏ kh«ng cßn n÷a. Thay vµo ®ã lµ t¹o nªn mét t¸c phong c«ng nghiÖp cho ng­êi lao ®éng, ý thøc cña hä ®­îc n©ng cao vµ c«ng viÖc qu¶n lý mang tÝnh kh¸ch quan, chÝnh x¸c. Hµng ngµy chØ víi mét thao t¸c rÊt ®¬n gi¶n vµ mau lÑ lµ viÖc quÐt thÎ tõ t¹i cæng c«ng ty th× mäi th«ng tin cÇn thiÕt vÒ c¸n bé c«ng nh©n viªn sÏ ®­îc l­u tr÷ vµo m¸y tÝnh. Ngay lËp tøc giê vµo, ra cña c«ng nh©n viªn còng nh­ viÖc chÊm c«ng cho hä còng ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh. C«ng viÖc nµy ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch ®¬n gi¶n vµ rÊt hiÖu qu¶ . H¬n thÕ víi sù kÕt hîp cña phÇn mÒm m¸y tÝnh chuyªn dông KT TIME viÖc qu¶n lý nh©n viªn kÕt hîp trùc tiÕp víi phÇn mÒm kÕ to¸n tiÒn l­¬ng gióp gi¶m bít l­îng c«ng viÖc cho c¸c kh©u. Hµng th¸ng, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng sÏ lÊy c¸c th«ng tin trªn m¸y chÊm c«ng ®Ó tæng hîp l¹i råi tÝnh l­¬ng cô thÓ cho tõng ng­êi trong c«ng ty. Nhê theo dâi viÖc thùc hiÖn néi quy nh©n viªn chÝnh x¸c vµ kh¸ch quan nh­ trªn ng­êi qu¶n lý cã thÓ ®Ò ra nh÷ng biÖn ph¸p h÷u hiÖu nh»m khuyÕn khÝch nh©n viªn trong c«ng ty lµm viÖc cã hiÖu qu¶ h¬n. VÝ dô, nÕu nh©n viªn nµo kh«ng ®i trÔ, vÒ sím ®i lµm ®Çy ®ñ cã thÓ ®­îc th­ëng 15% trªn tæng sè l­¬ng. Cßn nh©n viªn nµo ®i muén nhiÒu, hay vÒ sím, bá viÖc tù do cã thÓ bÞ trõ l­¬ng. Ch¾c ch¾n víi nh÷ng chÝnh s¸ch trªn vµ chÝnh nh÷ng øng dông h÷u hiÖu cña c«ng nghÖ thÎ tõ ng­êi lao ®éng sÏ cã ý thøc h¬n rÊt nhiÒu trong c«ng viÖc. Vµ nh­ vËy c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù trong c¸c c«ng ty nãi chung, qu¶n lý nh©n viªn nãi riªng sÏ cã nhiÒu tiÕn bé. ¦ng dông thÎ tõ HiÖn nay sè l­îng c¸c nhµ m¸y, xÝ nghiÖp cã nguån nh©n lùc lín ®ang ngµy cµng nhiÒu ë n­íc ta. Nh­ng mét thùc tÕ mµ c¸c doanh nghiÖp nµy gÆp ph¶i lµ c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù gÆp ph¶i nhiÒu khã kh¨n. §ã chÝnh lµ viÖc qu¶n lý, theo dâi thêi gian ra/vµo n¬i lµm viÖc, chÊm ngµy c«ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®Ó tõ ®ã gi¶i quyÕt viÖc thanh to¸n l­¬ng. Thµnh tùu cña khoa häc c«ng nghÖ ®· ®em ®Õn nhiÒu lîi Ých cho cuéc sèng. ChÊm ngµy c«ng, theo dâi thêi gian ra vµo n¬i lµm viÖc ®ang dÇn ®­îc tù ®éng ho¸ t¹i c¸c c«ng së. ChØ víi mét tÊm thÎ tõ, b¶ng giÊy chÊm c«ng vµ mét chiÕc m¸y quÐt ®Æt ë cöa ra vµo, b¶ng chÊm c«ng hµng ngµy sÏ b¸o c¸o ®Çy ®ñ sè ngµy lµm viÖc thêi gian ®Õn ®óng giê cña c¸c c«ng chøc hiÖn nay. HiÖn t¹i víi c«ng nghÖ thÎ ®ang dÇn ph¸t triÓn th× viÖc øng dông thÎ tõ víi chÊt l­îng cao kh«ng ph¶i lµ qu¸ khã. Trªn thÞ tr­êng hiÖn nay cã b¸n lo¹i thÎ tõ kh«ng tiÕp xóc (Proximity Card) lµ lo¹i thÎ cã g¾n EPROM ghi d÷ liÖu bªn trong, liªn hÖ víi ®Çu ®äc thÎ b»ng v« tuyÕn qua ¨ng ten n»m ngay bªn trong thÎ. Mçi nh©n viªn trong c«ng ty sÏ ®­îc ph¸t mét chiÕc thÎ tõ vµ hµng ngµy khi qua cæng c«ng ty hä chØ viÖc thùc hiÖn mét thao t¸c nhá, mäi th«ng tin vÒ thêi gian vµo/ra, cã mÆt hay v¾ng mÆt sÏ ®­îc l­u tr÷ trong m¸y vi tÝnh. ThÎ rÊt dÔ sö dông, ®Çu ®äc thÎ cã thÓ ®äc ®­îc thÎ ë kho¶ng c¸ch tõ 3-16 cm, nªn rÊt thuËn tiÖn, gi¶i phãng ng­êi qua cæng nhanh. Khi thao t¸c quÐt thÎ ®­îc thùc hiÖn ®Çu ®äc thÎ sÏ liªn hÖ trùc tiÕp víi m¸y chÊm c«ng.§Çu ®äc thÎ lµ thiÕt bÞ nhËn tÝn hiÖu d÷ liÖu cña thÎ vµ göi vÒ m¸y tÝnh. D÷ liÖu lËp tøc ®­îc l­u vµo bé nhí cña m¸y tÝnh, kiÓm tra víi th«ng tin n¹p s½n trong bé nhí. §Çu ®äc sÏ th«ng b¸o cho ng­êi cÇm thÎ biÕt tr­êng hîp thÎ hîp lÖ hoÆc kh«ng hîp lÖ b»ng c¸c ©m thanh “bip”. Ho¹t ®éng cña m¸y chÊm c«ng lµ nhËn diÖn ®iÖn tõ tr­êng tõ nh÷ng tÊm thÎ ®· ®­îc cµi ®Æt m· v¹ch quy ®Þnh vµ¬ bé nhí m¸y. Nhê ®ã, chØ cÇn ®­a thÎ vµo bé phËn nhËn ®iÖn tõ, m¸y tù kh¾c nhËp d÷ liÖu ngµy, giê cô thÓ vµo bé nhí. Cho c¸c mÉu b¶ng chÊm c«ng ®· cã s½n khung chia ngµy vµo m¸y sÏ tù in ngµy, giê ®Õn vµ giê vÒ. §Õn cuèi th¸ng, c¸c b¶ng nµy sÏ ®­îc göi cho ng­êi phô tr¸ch. C¨n cø vµo sè liÖu ®­îc in trªn b¶ng chÊm c«ng nµy c¸c «ng chñ sÏ qu¶n lý ®­îc thêi gian lµm viÖc, nghØ ng¬i cña ng­êi ®i lµm.HÇu hÕt c¸c model cã kÝch th­íc nhá gän vµ kiÓu d¸ng kh¸ trang nh·. Mçi m¸y ®Òu ®­îc cµi ®Æt s½n lÞch v¹n niªn, chu«ng b¸o giê cã thÓ ®­îc nèi víi loa lín vµ pin dù phßng( kho¶ng 72 giê) trong nh÷ng tr­êng hîp mÊt ®iÖn. Muèn kiÓm tra l¹i chØ cÇn nhÊn phÝm chøc n¨ng quay trë vÒ nh÷ng ngµy trong th¸ng, c¸c chi tiÕt sÏ ®­îc hiÓn thÞ râ trªn b¶ng ®iÖn tö.Vµ mét c«ng cô thiÕt yÕu ®Ó thùc hiÖn tèt c¸c c«ng viÖc trªn kh«ng thÓ thiÕu chÝnh lµ phÇn mÒm KT TIME. PhÇn mÒm KT TIME ®­îc thiÕt kÕ vµ x©y dùng trªn m«i tr­êng Window víi giao diÖn ®Ñp, quen thuéc, dÔ sö dông vµ tiÖn Ých.PhÇn mÒm nµy kÕt hîp víi c¸c thiÕt bÞ chÊm c«ng t¹o thµnh mét gi¶i ph¸p hoµn chØnh cho c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù. NÕu trong ®iÒu kiÖn ®¬n vÞ ch­a trang bÞ phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù hoÆc phÇn mÒm tÝnh l­¬ng, viÖc trang bÞ chÊm c«ng b»ng m¸y vµ phÇn mÒm KT TIME sÏ gióp cho c«ng t¸c tÝnh vµ tæng hîp c«ng nhanh chãng chÝnh x¸c t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó bé phËn tÝnh l­¬ng lµm tèt nhiÖm vô cña m×nh. §Õn cuèi th¸ng víi c¸c b¶ng chÊm c«ng do m¸y chÊm c«ng cung cÊp sÏ ®­îc göi tíi bé phËn tÝnh l­¬ng. ViÖc tÝnh l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn sÏ ®­îc chÝnh x¸c, kh¸ch quan vµ quan träng lµ gi¶m bít rÊt nhiÒu c«ng søc cho ng­êi qu¶n lý mµ hiÖu qu¶ c«ng viÖc cao. *§iÒu kiÖn øng dông thÎ tõ §Ó øng dông c«ng nghÖ thÎ tõ mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt th× c¸c c«ng ty c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i n¾m râ ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña ®¬n vÞ m×nh. NÕu ®iÒu kiÖn lµm viÖc lµ khu c«ng nghiÖp hoÆc c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt cã l­îng c«ng nh©n lín nªn sö dông thÎ tõ øng víi m¸y chÊm c«ng c¬ ®iÖn. Trong ®ã, m¸y in kim(nÐt in nhá) ®­îc thiÕt kÕ thªm b¶ng ®ång hå mÆt tr­íc cïng chÕ ®é tù nhËn vµ ®Èy giÊy ra. M¸y cã thÓ in ®­îc hai mµu ®Ó cã thÓ ph©n biÖt ®Õn sím vµ ®Õn trÔ nh»m cã chÕ ®é th­ëng ph¹t râ rµng. M¸y cã s½n ch­¬ng tr×nh lµm viÖc theo 3 ca, mçi ca gåm hai cét vµo vµ ra. Cø sau mçi ca, m¸y tù ®éng chuyÓn sang cét kÕ tiÕp, tr¸nh hiÖn t­îng nhÇm lÉn gi÷a c¸c ca víi nhau. §èi víi c¸c c¬ quan, v¨n phßng hiÖn ®¹i nªn sö dông lo¹i m¸y chÊm c«ng ®iÖn tõ. Ap dông thÎ tõ lµ lo¹i nhùa cøng ®Æc biÖt, võa lµ b¶ng chÊm c«ng võa lµ b¶ng tªn ®eo trªn ng­êi nªn Ýt khi bÞ ®¸nh mÊt hoÆc háng hãc. C«ng ®o¹n cho viÖc chÊm c«ng còng ®¬n gi¶n h¬n. Kh«ng qu¸ 3 gi©y sau khi quÐt thÎ tõ, ®Çu ®äc sÏ nhËn vµ xö lý th«ng tin truyÒn qua m¸y tÝnh, nh­ vËy thñ tôc vÒ mét ngµy lµm viÖc ®­îc ghi nhËn ®Çy ®ñ. *Chi phÝ ®Ó l¾p ®Æt hÖ thèng m¸y mãc Trªn thÞ tr­êng hiÖn nay ®· xuÊt hiÖn rÊt nhiÒu lo¹i thiÕt bÞ phôc vô cho viÖc øng dông thÎ tõ trong qu¶n lý nh©n viªn. Thø nhÊt lµ thÎ tõ: tr­íc kia trªn thÞ tr­êng ViÖt Nam ®Ó cã mét chiÕc thÎ tõ ch¾c ch¾n chi phÝ ®Ó mua nã lµ kh¸ cao v× toµn lµ hµng ngo¹i nhËp. Nh­ng hiÖn nay c¸c c«ng ty trong n­íc ®· hoµn toµn cã thÓ s¶n xuÊt ®­îc thÎ tõ chÊt l­îng cao mµ gi¸ thµnh rÊt ph¶i ch¨ng.Gi¸ thµnh cho mét thÎ tõ chØ kho¶ng tõ 30 – 50 ngµn ®ång §Çu ®äc thÎ (m¸y chÊm c«ng) : Thùc tÕ trªn thÞ tr­êng hiÖn nay chØ cã c¸c m¸y chÊm c«ng cña n­íc ngoµi nh­ §µi Loan hay NhËt B¶n v× chóng ta ch­a s¶n xuÊt ®­îc. V× vËy gi¸ thµnh cã h¬i cao, tuy nhiªn c¸c lo¹i m¸y nµy rÊt dÔ dïng vµ kh¸ tèt. Tuú thuéc vµo mçi lo¹i m¸y mµ gi¸ thµnh cao thÊp kh¸c nhau. C¸c m¸y trªn thÞ tr­êng th­êng lµ m¸y ®iÖn tõ, m¸y in kim cã ®ång hå, m¸y in bóa cã ®ång hå, m¸y in bóa kh«ng cã ®ång hå. Gi¸ thµnh cña c¸c lo¹i m¸y nµy giao ®éng tõ 3.970.000 – 7.500.000 ®ång. C¸c doanh nghiÖp ®Òu cã thÓ ®Çu t­ cho doanh nghiÖp m×nh v× lîi Ých trong viÖc øng dông c«ng nghÖ thÎ tõ lµ rÊt lín. PhÇn mÒm KT TIME thêi gian sö dông l©u dµi vµ v« cïng tiÖn Ých. HiÖn nay trªn thÞ tr­êng rÊt dÔ ®Ó t×m mua vµ l¾p ®Æt phÇn mÒm nµy. Gi¸ thµnh cña phÇn mÒm nµy lµ kho¶ng trªn d­íi 10 triÖu ®ång. §©y kh«ng ph¶i lµ mét chi phÝ qu¸ cao cho viÖc c¶i tæ l¹i hÖ thèng lµm viÖc cña mét doanh nghiÖp. *C¸c mÆt h¹n chÕ vµ biÖn ph¸p kh¾c phôc. HiÖu qu¶ cña viÖc øng dông thÎ tõ trong c«ng t¸c qu¶n lý nh©n viªn lµ rÊt lín. Tuy nhiªn vÉn cßn mét sè ®iÓm mµ ng­êi qu¶n lý trong c¸c doanh nghiÖp cÇn l­u ý. §èi víi m¸y chÊm c«ng c¬ ®iÖn: Khi dïng lo¹i m¸y nµy ph¶i chÊp nhËn chi phÝ th­êng xuyªn cho viÖc mua giÊy vµ mùc in. Dï l­îng tiÒn mua còng kh«ng qu¸ nhiÒu (mùc in tõ 3 – 6 th¸ng thay mét lÇn, b¶ng giÊy kho¶ng 40.000 ®ång cho 1 lèc 100 tê). Nh­ng ng­êi dïng sÏ ph¶i cÈn thËn gi÷ giÊy tr¸nh bÞ thÊm n­íc, c¸c thao t¸c ®­a vµ rót giÊy ra khái m¸y còng ph¶i nhÑ nhµng. V× nÕu gÊp g¸p, giÊy cã thÓ bÞ r¸ch hoÆc kÑt l¹i trong m¸y. VÒ mÆt nµy m¸y chÊm c«ng ®iÖn tõ cã vÎ v­ît tréi h¬n. §èi víi m¸y chÊm c«ng ®iÖn tõ: Nh­îc ®iÓm cña m¸y lµ bé nhí rÊt dÔ bÞ rèi tung lªn nÕu thÎ tõ bÞ quÐt liªn tôc qua l¹i. Khi Êy nhÊt ®Þnh ph¶i cµi ®Æt l¹i ch­¬ng tr×nh, nh÷ng d÷ liÖu ngµy giê ®i lµm tr­íc ®ã cã thÓ bÞ xo¸ s¹ch. Nh­ng còng kh«ng cÇn ph¶i qu¸ lo v× tÊt c¶ c¸c nh­îc ®iÓm trªn ch¾c ch¾n cã thÓ kh¾c phôc ®­îc. §èi víi m¸y chÊm c«ng c¬ ®iÖn nÕu ng­êi sö dông cÈn träng trong c¸c thao t¸c vµ n¾m ch¾c c¬ chÕ ho¹t ®éng cña m¸y th× m¸y sö dông rÊt bÒn. §èi víi m¸y chÊm c«ng ®iÖn tõ khi quÐt thÎ ph¶i ®Æt thÎ tõ c¸ch mÆt nhËn diÖn kho¶ng 5 cm, thêi gian ®Æt thÎ nªn c¸ch nhau 20 gi©y ®Ó tr¸nh viÖc bé nhí kh«ng kÞp nh¶y d÷ liÖu, dÔ bÞ trïng l¾p. ViÖc øng dông thÎ tõ trong qu¶n lý nh©n viªn (ra/vµo) ®· ®­îc ¸p dông tõ l©u trªn ThÕ giíi. ChÝnh v× vËy c¸c nh­îc ®iÓm cña viÖc øng dông thÎ tõ cã thÓ ®­îc kh¾c phôc mét c¸ch tèi ®a. Nh­ ®· tr×nh bµy ë phÇn trªn nÕu c¸c c¬ quan xÝ nghiÖp ¸p dông c«ng nghÖ thÎ kh«ng tiÕp xóc(Proximity Card) sÏ kh¾c phôc ®­îc c¸c nh­îc ®iÓm cña thÎ tõ b×nh th­êng. NÕu c¸c thÎ tõ th«ng th­êng cã ®é bÒn kh«ng cao, viÖc b¶o qu¶n thÎ ph¶i cÈn träng do kh¶ n¨ng chÞu nhiÖt kÐm, qu¸ tr×nh sö dông thÎ g©y ra nhiÒu lçi do khi ®äc thÎ kh«ng thùc hiÖn ®óng quy c¸ch hoÆc do lçi cña ®Çu tõ, cña thiÕt bÞ ®äc thÎ th× c«ng nghÖ thÎ kh«ng tiÕp xóc hoµn toµn kh«ng ph¶i lo vÒ ®iÒu ®ã. ThÎ kh«ng tiÕp xóc cã ®é b¶o mËt cao, chèng thÎ gi¶, thêi gian ®äc thÎ nhanh, chÝnh x¸c kh«ng g©y lçi, kh«ng cã sù tiÕp xóc vÒ c¬ häc gi÷a ®Çu ®äc vµ thÎ. ThÎ kh«ng tiÕp xóc ghi d÷ liÖu bªn trong, liªn hÖ víi ®Çu ®äc thÎ b»ng v« tuyÕn qua ¨ng ten n»m ngay bªn trong thÎ. ThÎ dÔ sö dông, ®Çu ®äc thÎ cã thÓ ®äc thÎ ë kho¶ng c¸ch 3 – 16 cm, nªn rÊt thuËn tiÖn, gi¶i phãng ng­êi qua cæng nhanh. C¸c bé ®Çu ®äc thÎ còng rÊt gän nhÑ, l¾p ®Æt dÔ dµng vµ nhanh chãng. ThËm chÝ chóng ta cã thÓ ®Æt ®Çu ®äc bªn trong t­êng g¹ch,kÝnh, gç...®¶m b¶o an toµn vµ mü thuËt. HÖ thèng kiÓm so¸t ra vµo cña thÎ kh«ng tiÕp xóc chÝnh x¸c vµ thuËn tiÖn. Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý linh ho¹t, rÊt thuËn tiÖn,h÷u Ých cho ng­êi ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý. *HiÖu qu¶ ¸p dông thÎ tõ trong qu¶n lý nh©n viªn Mét øng dông v« cïng quan träng cña c«ng nghÖ thÎ lµ viÖc liªn kÕt phèi hîp gi÷a viÖc kiÓm so¸t hÖ thèng cöa ra vµo, ph©n quyÒn khu vùc ra vµo ®­îc phÐp, më réng sè l­îng cöa ®­îc qu¶n lý víi c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶n lý kh¸c vÒ nh©n sù, kÕ to¸n, tiÒn l­¬ng. §èi víi c¸c c«ng ty xÝ nghiÖp cã nguån nh©n lùc lín vµ cã trang bÞ m¸y chÊm c«ng sö dông thÎ tõ viÖc tæng hîp c«ng tõ d÷ liÖu trªn m¸y chÊm c«ng chuyÓn vÒ ®Ó tÝnh l­¬ng cã thÓ sö lý tù ®éng. Ngoµi ra sè liÖu tõ m¸y chÊm c«ng chuyÓn vÒ còng cÇn ®­îc ®iÒu chØnh ®Ó tæng hîp c«ng ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c cho c¸c tr­êng hîp vµo hoÆc bæ sung nh©n viªn míi ch­a ®­îc cÊp thÎ nh©n viªn trªn b¶ng tæng hîp c«ng hoÆc trõ c¸c sè liÖu tõ c¸c thÎ nh©n viªn kh«ng hîp lÖ... §Ó øng dông c«ng nghÖ thÎ tõ mét c¸ch h÷u hiÖu nhÊt ta cÇn ph¶i phèi hîp sö dông phÇn mÒm KT TIME. PhÇn mÒm KT TIME gióp tiÕt kiÖm thêi gian vµ c«ng søc gi¶i phãng viÖc tÝnh to¸n thñ c«ng n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông c«ng nghÖ tiªn tiÕn trong c«ng ty xÝ nghiÖp. §ång thêi phÇn mÒm nµy cßn kÕt hîp víi phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù vµ phÇn mÒm tÝnh l­¬ng lµ gi¶i ph¸p hoµn chØnh tin häc ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù – lao ®éng – tiÒn l­¬ng cña ®¬n vÞ. §Æc biÖt lµ c¸c ®¬n vÞ cã nhiÒu v¨n phßng xÝ nghiÖp ®ãng trªn ®Þa bµn kh¸c nhau cã yªu cÇu qu¶n lý tËp trung. Nh­ vËy sÏ gióp cho bé phËn qu¶n lý nh©n sù qu¶n lý gi¸m s¸t chÆt chÏ tinh thÇn kû luËt cña nh©n viªn vµ cã thÓ gi¶m thiÓu biªn chÕ cho bé phËn tÝnh l­¬ng.Trong ®iÒu kiÖn ®¬n vÞ ch­a trang bÞ phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù hoÆc phÇn mÒm kÕ to¸n tiÒn l­¬ng, viÖc trang bÞ chÊm c«ng b»ng m¸y vµ phÇn mÒm KT TIME sÏ gióp cho c«ng nghÖ tÝnh vµ tæng hîp c«ng nhanh chãng chÝnh x¸c t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó bé phËn tÝnh l­¬ng lµm tèt nhiÖm vô cña m×nh. Chøc n¨ng chi tiÕt cña phÇn mÒm KT TIME: gåm 3 ph©n hÖ chÝnh lµ hÖ thèng, cËp nhËt d÷ liÖu vµ b¸o c¸o. HÖ thèng: CËp nhËt thêi gian lµm viÖc khai b¸o giê vµo, ra theo quy ®Þnh c¬ quan, cho phÐp khai b¸o theo tõng khu vùc kh¸c nhau. CËp nhËt d÷ liÖu: ChuyÓn t¶i d÷ liÖu tõ m¸y chÊm c«ng. ChØnh söa sè liÖu chÊm c«ng (theo ngµy, nh©n viªn, th¸ng) B¸o c¸o: PhÇn mÒm nµy cã chøc n¨ng b¸o c¸o danh s¸ch nh©n viªn ®i trÔ vÒ sím (cã quy ®æi thêi gian trÔ, sím); danh s¸ch nh©n viªn lµm ngoµi giê hµnh chÝnh, ca ba; danh s¸ch nh©n viªn lµm thø b¶y chñ nhËt. §ång thêi chøc n¨ng b¸o c¸o cßn thùc hiÖn viÖc lËp c¸c b¶ng chÊm c«