Ứng dụng mô hình phòng thực hành kế toán ảo vào giảng dạy tại trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng

Nguyễn Thị Hương Mai Ứng dụng mô hình phòng thực hành kế toán ảo vào giảng dạy tại trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - ĐHĐN Nguyễn Thị Hương Mai Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng nthmai@cit.udn.vn Tóm tắt Phòng kế toán ảo là việc mô phỏng các nghiệp vụ, công việc trình tự thực hiện công việc của phòng kế toán tại một doanh nghiệp và từ đó sinh viên có thể thực hành các phần hành, công việc kế toán trên phòng kế toán ảo này. Đây là môi trường thực tế cho học sinh, sinh viên học tập và nghiên cứu; phòng kế toán ảo xây dựng ngay trong Nhà trường sẽ mang đến cho học viên môi trường học tập trực quan như tại doanh nghiệp. Nội dung bài báo thể hiện quá trình xây dựng và triển khai mô hình phòng thực hành kế toán ảo áp dụng cho sinh viên chuyên ngành Kế toán – Tin học tại trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin- Đại học Đà Nẵng. Đồng thời, đánh giá các ưu điểm và hạn chế trong việc sử dụng mô hình vào giảng dạy. Trên cơ sở đó tác giả đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hơn nữa mô hình này . Từ khóa: Kế toán, phòng kế toán ảo, thực hành kế toán. 1 Cơ sở lý luận về phòng kế toán ảo 1.1 Khái niệm về phòng kế toán ảo Phòng kế toán ảo là việc mô phỏng các nghiệp vụ, công việc trình tự thực hiện công việc của phòng kế toán tại một doanh nghiệp và từ đó sinh viên có thể thực hành các phần hành, công việc kế toán trên phòng kế toán ảo này. Công việc thực hành này giống như việc họ làm kế toán thực tại phòng kế toán của doanh nghiệp. [1] Mỗi phần thực hành kế toán trong phòng kế toán ảo sẽ tóm tắt những mục tiêu cần nắm rõ, giúp sinh viên tập trung để hiểu bài toán kinh kế đặt ra. Sau khi sinh viên thực hành trên phòng kế toán ảo, sinh viên sẽ hình dung được toàn bộ công việc kế toán tại một doanh nghiệp. Từ hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, các quy định về thủ tục hành chính, chế độ báo cáo, thời điểm và nơi nộp báo cáo. 1.2 Mục đích của sử dụng mô hình kế toán ảo - Phục vụ giảng dạy các môn chuyên ngành kế toán theo hướng tiếp cận thực tế, mang tính chuyên nghiệp ngày càng cao; - Tập trung nhiều vào thực hành chuyên môn; tăng thực hành, giảm lý thuyết; - Tạo môi trường làm việc giống phòng kế toán được tổ chức tại các doanh nghiệp; - Tạo cơ hội cho sinh viên trau dồi kiến thức đã học qua việc đóng vai giải quyết các công việc cụ thể; - Là nơi trao đổi thông tin, kinh nghiệm làm việc giữa giảng viên, sinh viên và các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán; 255 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC - Là nơi hỗ trợ cập nhật các văn bản pháp quy về pháp luật, thuế, kế toán và kiểm toán phục vụ cho nâng cao kiến thức và khả năng làm việc; - Thực hành sử dụng ngày càng thành thạo các công cụ hỗ trợ cho nghề nghiệp trên các phần mềm máy tính [2] - Mô hình thực hành kế toán ảo rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn, giúp sinh viên tiếp cận với thực tế ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Qua chương trình mô phỏng, sinh viên sẽ hệ thống hoá toàn bộ kiến thức lý thuyết đã học và tích lũy các kỹ năng chuyên môn cần thiết để tự tin vào làm việc chính thức tại các doanh nghiệp sau khi ra trường. - Việc áp dụng mô hình thực hành kế toán ảo giúp nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường, từ đó khẳng định được uy tín, thương hiệu của trường. Với mô hình thực hành kế toán ảo, cam kết của nhà trường về đào tạo gắn liền lý thuyết với thực hành cũng như đào tạo gắn với nhu cầu của doanh nghiệp và xã hội được thực thi. Hiện nay, mô hình kế toán ảo chưa được áp dụng phổ biến trong giảng dạy tại khu vực miền Trung và Tây Nguyên. Vì vậy, việc xây dựng và triển khai phòng thực hành kế toán ảo sẽ giúp nhà trường tạo được sự đột phá trong chương trình đào tạo nhằm tăng tính cạnh tranh, thu hút người học. 2. Thực trạng giảng dạy các học phần Kế toán tại trường Cao đẳng Công nghệ thông tin (giai đoạn 2006 - 2016) Trong chương trình đào tạo chuyên ngành Kế toán - Tin học tại trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, học phần Kế toán thực hành và các phần mềm kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp kiến thức, hình thành kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên. Tuy nhiên, trong quá trình giảng dạy còn gặp nhiều vướng mắc làm ảnh hưởng đến chất lượng học tập của sinh viên. Đối với học phần kế toán thực hành, các giảng viên hướng dẫn sinh viên làm kế toán bằng phương pháp ghi chép thủ công. Các công việc bao gồm: Lập chứng từ kế toán; sắp xếp chứng từ; Ghi chép các thông tin kinh tế lên các sổ kế toán; Lập báo cáo kế toán cuối kỳ. Tất cả những công việc này hoàn toàn được kế toán viên thực hiện bằng tay. Đối với học phần Các phần mềm kế toán, các giáo viên hướng dẫn sinh viên làm các công việc của một kế toán với sự trợ giúp của máy tính có cài đặt phần mềm kế toán. Sinh viên chỉ việc cập nhật thông tin kinh tế vào phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tự động xử lý, lên các sổ, báo cáo. Cuối kỳ người sử dụng chỉ việc ra lệnh và in ra báo cáo. Những công việc lên sổ, lên báo cáo do phần mềm tự động xử lý. Về mặt bản chất nghề kế toán, nội dung 2 học phần được giảng dạy là 2 phương thức mà kế toán thực hiện công việc của mình. Kế toán viên phải sử dụng đồng thời 2 phương thức này trong quá trình tác nghiệp chứ không phải thực hiện một cách riêng lẻ từng phương thức. Có những công việc phải thực hiện hoàn toàn thủ công hoặc bán thủ công như: Lập các chứng từ gốc, hoá đơn bán hàng, sau đó cập nhật và phần mềm sẽ xử lý tự động Mặt khác, các học phần này được thực hành theo 2 hệ thống bài tập toàn khác nhau, vì vậy, không có cơ sở để so sánh kết quả giữa 2 phương thức kế toán này. Điều này sẽ khiến cho sinh viên gặp rất nhiều khó khăn trong việc sử dụng kết quả của học phần kế toán thực hành làm căn cứ để kiểm tra cho học phần Các phần mềm kế toán. Để khắc phục những hạn chế trên, Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế đã xây dựng mô hình thực hành kế tóan ảo. Từ việc khảo sát và phân tích công việc thực tế của phòng kế toán tại các 256 Nguyễn Thị Hương Mai doanh nghiệp, công tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp sẽ được mô phỏng lại và đưa ra các yêu cầu đối với sinh viên. Sinh viên sẽ được nhập vai là các kế toán viên và thực hiện các phần thực hành kế toán giống như công việc thực tế tại doanh nghiệp. 3. Tổ chức hoạt động giảng dạy trên mô hình kế toán ảo tại trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin 3.1. Tổ chức cơ sở vật chất Phòng thực hành kế toán ảo được sắp xếp như hình dưới. Mỗi nhóm sẽ có một khu vực việc riêng với 5 máy tính để bàn được nối mạng và có các cài đặt cần thiết. Bên cạnh đó, phòng học còn được trang bị máy in, các tủ tài liệu để sinh viên thực hành việc lưu trữ chứng từ và sổ kế toán. Ngoài ra, để thuận lợi cho việc thực hành, mỗi nhóm còn được trang bị một số đồ dùng như 1 ghim bấm, 1 hộp đinh ghim, 1 hộp đinh kẹp, 1 kéo, 1 tệp đựng hồ sơ, bì clear, giấy in. 3.2. Tổ chức lớp học - Lựa chọn phần mềm kế toán để sinh viên thực hành Hiện nay có nhiều phần mềm kế toán trên thị trường. Sau khi tham khảo, bộ môn đã lựa chọn phần mềm amis.vn của công ty phần mềm kế toán Misa để sinh viên thực hành do có một số ưu điểm như: có phần mềm dùng riêng cho sinh viên thực hành với việc đăng ký khá đơn giản, đây là phần mềm online nên thuận lợi cho sinh viên trong việc thực hành đặc biệt là việc phân quyền khi nhập liệu đối với từng kế toán viên; phần mềm cũng khá thân thiện, dễ sử dụng; có đội ngũ tư vấn nhiệt tình nên sinh viên có thể tiếp cận dễ dàng nếu có những thắc mắc trong quá trình sử dụng phần mềm. - Quá trình giảng dạy + Đối với học phần Kế toán thực hành Căn cứ vào kho dữ liệu của mô hình, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sinh viên thực hiện các công việc lập chứng từ, sắp xếp chứng từ, phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ kế toán, cuối kỳ lên các báo cáo kế toán. Tất cả các công tác này sinh viên đều thực hiện thủ công. Các mẫu chứng từ, sổ sách, báo cáo đều tuân thủ quy định chung của Bộ tài chính. Giảng viên sẽ hướng dẫn sinh viên phương pháp chung để ghi vào sổ kế toán. Đối với mỗi phần hành kế toán, giảng viên sẽ trình bày rõ về quy trình luân chuyển chứng từ, hướng dẫn cách ghi vào các sổ kế toán liên quan, cho ví dụ minh họa cụ thể. +Đối với học phần các phần mềm kế toán Quá trình thực hành của sinh viên được chia thành 3 phần. Phần thứ nhất, giảng viên sẽ hướng dẫn sinh viên sử dụng phần mềm amis.vn. Phần thứ hai, sinh viên thực hành phân nhóm. Giảng viên đã phân chia số lượng sinh viên trong lớp thành các nhóm, mỗi nhóm 5 sinh viên tương đương 1 phòng kế toán tại công ty, mỗi sinh viên chịu trách nhiệm vể một phần hành kế toán. (Nhóm trưởng thực hiện phân quyền trong nhóm theo nội dung dưới, với lưu ý các nhân viên thủ quỹ và thủ kho trong thực tế họ không kiêm thêm phần hành nào nữa, nhưng để thuận lợi cho thực hành mới phân chia chung ). Phần thứ ba, sinh viên trong nhóm đổi vị trí thực hành cho nhau. 257 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC Bảng 1. Nội dung phân quyền cho các thành viên trong nhóm thực hành STT Tên Tên đăng nhập Mật khẩu Công việc/ Phân quyền Tên gọi 01 Nguyễn Văn A NVA ketoanao16 KT tiền gửi, KT tiền mặt QL cổ đông QL ngân sách Kế toán thanh toán 02 Nguyễn Văn B NVB ketoanao17 KT mua hàng KT kho Kế toán mua hàng và kế toán kho 03 Nguyễn Thị C NTC ketoanao18 KT bán hàng KT giá thành Thủ kho Kế toán giá thành, bán hàng kiêm thủ kho 04 Nguyễn Thị D NTD ketoanao19 KT TSCĐ KT CCCDC Thủ quỹ Kế toán tài sản cố định, ccdc kiêm thủ quỹ 05 Nguyễn Văn E Tất cả các phần hành Kế toán trưởng - Nội dung giảng dạy chính Thứ nhất, giảng viên sẽ giới thiệu cho sinh viên về hệ thống tổ chức trong doanh nghiệp: các phòng ban, các cửa hàng, phân xưởng sản xuất.; các thông tin cần thiết về doanh nghiệp như: ngành nghề kinh doanh, kỳ kế toán, phương pháp tính giá xuất kho, phương pháp tính khấu hao....... Thứ hai, giảng viên trình bày về tổ chức hệ thống thông tin kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp. Hướng dẫn sinh viên khai báo thông tin ban đầu về doanh nghệp, số dư đầu kỳ của các tài khoản, các danh mục cần thiết. Thứ ba, Giảng viên thu thập các chứng từ bên ngoài phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giao cho sinh viên kiểm tra các chứng từ bên ngoài đã thu thập được; sinh viên tự lập các chứng từ phát sinh tại công ty. Ứng với mỗi nghiệp vụ của 1 phần hành cụ thể, giảng viên giải thích, phân tích nghiệp vụ, trình bày quy trình luân chuyển chứng từ, nhiệm vụ của mỗi kế toán trong nghiệp vụ này. Trên cơ sở đó, các sinh viên trong nhóm thảo luận, tiến hành cập nhật dữ liệu vào phần mềm, tổ chức lưu trữ chứng từ một cách khoa học. Giảng viên thường xuyên kiểm tra các công việc kế toán sinh viên thực hiện đã đúng theo quy định và quy trình như: việc lập chứng từ, cập nhật các chứng từ vào phần mềm, lưu trữ các chứng từ, Cuối mỗi tháng, giảng viên kiểm tra độ chính xác của dữ liệu bằng cách yêu cầu sinh viên in một số báo cáo, sổ kế toán. Cuối quý, các nhóm cần lập được các báo cáo: Bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợp, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo thuế. 258 Nguyễn Thị Hương Mai 4 Đánh giá kết quả vận dụng mô hình kế toán ảo vào hoạt động giảng dạy tại trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin 4.1 Ưu điểm Với việc vận dụng mô hình thực hành kế toán ảo này sinh viên được trực tiếp đóng vai là những người làm kế toán thực thụ, được làm quen với các chứng từ thực tế được tự mình thực hiện luân chuyển, lưu trữ chứng từ. Vì vậy, sinh viên hứng thú hơn trong việc học, các buổi học trở nên sinh động hơn, sinh viên tiếp cận tri thức một cách chủ động. Sau khi học xong học phần này, người học đã được trang bị đầy đủ kiến thức về lý thuyết, thực hành, thực tế công việc, yêu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, sinh viên tự tin hơn với kiến thức và kỹ năng thực hành kế toán, nên có nhiều cơ hội xin việc sau khi ra trường. Sử dụng mô hình này vào hoạt động giảng dạy, còn giúp sinh viên rèn luyện cho mình một số kỹ năng mềm như cách làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp ứng xử, rèn luyện các đức tính cần thiết cho người làm kế toán như tính cẩn thận, tỉ mỉ, gọn gàng.... 4.2 Một số tồn tại Bên cạnh những thành quả đạt được từ việc vận dụng mô hình, hiện nay mô hình còn một số những hạn chế sau: Do mới xây dựng, hệ thống kho dữ liệu mới chỉ xây dựng được 1 công ty, nên nguồn dữ liệu cho sinh viên thực hành phần nào còn hạn chế; Học lực của sinh viên trong lớp không đồng đều, nên quá trình thực hành còn có nhiều vấn đề; Lớp học còn đông sinh viên, cùng một lúc có nhiều nhóm thực hành, vì vậy giảng viên rất khó theo sát từng nhóm để nhắc nhở khi sinh viên thực hành sai; Số lượng nghiệp vụ trong từng phần hành không đều nhau, vì vậy khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm không được phân bổ đồng đều. 4.3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng mô hình kế toán ảo vào công tác giảng dạy Các giảng viên phải hoàn thiện kho dữ liệu, bổ sung thêm nguồn dữ liệu về các doanh nghiệp khác với nhiều loại hình doanh nghiệp, hình thức kinh doanh khác. Các giảng viên phải nâng cao kỹ năng, phương pháp giảng dạy để truyền đạt tốt nhất nội dung môn học cho sinh viên. 5 Kết luận Như vậy, phòng kế toán ảo là môi trường thực tế cho sinh viên học tập và nghiên cứu; phòng kế toán ảo xây dựng ngay trong Nhà trường sẽ mang đến cho người học môi trường học tập trực quan, người học thấy như mình là một nhân viên kế toán thực thụ của công ty, tạo được tâm lý tốt cuốn hút vào công việc kế toán một cách say mê, đúng nghĩa chứ không phải sự bắt buộc của giáo án. Rèn luyện cho học viên những kỹ năng mềm hữu ích: kỹ năng làm việc theo nhóm, kỹ năng giao tiếp ứng xử, tác phong làm việc, thích nghi, hòa đồng, phỏng vấn xin việc, kỹ năng lập kế hoạch và những kỹ năng cứng như kỹ năng thực hành kế toán, kỹ năng vận dụng chính sách thuế... Mô hình được xây dựng và được áp dụng cho các sinh viên chuyên nghành kế toán tại trường Cao đẳng Công nghệ thông tin từ năm học 2016 - 2017 đã làm tăng hiệu quả hoạt động dạy học của sinh viên chuyên nghành Kế toán - Tin học. 259 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA 2018 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC Tài liệu tham khảo 1. - cập nhật ngày 29/11/2017 2. Công ty cổ phần Acman, Phòng thực hành kế toán ảo Hình 1: Mô hình tổ chức lớp học tại phòng thực hành kế toán ảo Module các nhóm thực hành H ộ p g en đ i d ây m ạ n g và d ây đ iệ n Tủ c h ứ n g từ v à tà i l iệ u c ủ a h ọ c vi ên Đ i ều h ò Tủ m ạn g 260