Ứng dụng máy vi tính hiện đại hoá phương pháp xác định chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

Lêi nãi ®Çu §· h¬n 10 n¨m qua, viÖc kiªn quyÕt xo¸ bá c¬ chÕ qu¶n lý hµnh chÝnh tËp chung bao cÊp sang c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý cña nhµ n­íc ®· thùc sù t¹o ra sù chuyÓn biÕn m¹nh mÏ trong mäi ho¹t ®éng cña nÒn kinh tÕ x· héi, t¹o tiÒn ®Ò cho b­íc ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ ®Êt n­íc khi b­íc vµo kØ nguyªn míi. C¬ chÕ thÞ tr­êng vµ sù c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i hãa hiÖn nay ®· vµ ®ang ®Æt ra nhiÒu yªu cÇu míi, nÈy sinh nhiÒu vÊn ®Ò míi. Sù ®æi míi c¬ chÕ kinh tÕ cña nhµ n­íc t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c doanh nghiÖp chñ ®éng trong kinh doanh song còng ®Èy c¸c doanh nghiÖp vµo thÕ c¹nh tranh quyÕt liÖt. Trong qu¸ tr×nh c¹nh tranh trªn th­¬ng tr­êng nhiÒu doanh nghiÖp lµm ¨n thua lç ®i ®Õn bê vùc ph¸ s¶n nh­ng còng cã nhiÒu doanh nghiÖp ®· vµ ®ang ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng. ®Èy m¹nh hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh vËn ®éng theo c¬ chÕ míi. Do vËy c¸c doanh nghiÖp ph¶i lu«n ®Æt ra cho m×nh c¸c môc tiªu cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn tèi ®a ho¸ lîi nhuËn. §Ó ®¹t ®­îc ®iÒu ®ã vÊn ®Ò h¹ thÊp chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i lu«n lµ môc tiªu mµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i phÊn ®Êu vµ ®¹t ®­îc. §©y lµ c«ng viÖc phøc t¹p vµ khã kh¨n nh­ng b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn. Do ®ã ®Ó ph©n tÝch kinh tÕ ng­êi ta sö dông c¸c c«ng cô tiªn tiÕn nh­ c¸c lo¹i m¸y vi tÝnh hiÖn ®¹i. §Æc biÖt trong 2 thËp kû qua, sù bïng næ cã tÝnh c¸ch m¹ng cña c«ng nghÖ ®iÖn tö ®· t¹o nªn sù nh¶y vät kú diÖu cña c«ng nghÖ m¸y tÝnh vµ ®· dÉn ®Õn sù ph¸t triÓn v« cïng to lín cña c«ng nghÖ tin häc. Tin häc m¸y tÝnh ®· vµ ®ang ®i vµo cuéc sèng mu«n mµu, mu«n vÎ cña mäi ng­êi trong x· héi ph¸t triÓn. Ngµy nay kiÕn thøc tin häc vµ kÜ n¨ng sö dông m¸y vi tÝnh kh«ng nh÷ng lµ nhu cÇu ®ßi hái thiÕt yÕu ph¶i trang bÞ phæ cËp cho mäi ng­êi mµ cßn lªn nhu cÇu cÊp thiÕt ph¶i ®­îc thùc thùc hiÖn, triÓn khai vµ sö dông trong mäi ngµnh trong mäi doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh viÖc øng dông c«ng nghÖ tin häc, viÖc sö dông m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n vµ ph©n tÝch kinh doanh ®· ®­îc trong triÓn khai vµ ngµy cµng ph¸t triÓn m¹nh mÏ. Trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu vµ häc tËp t¹i tr­êng ®¹i häc th­¬ng m¹i chuyªn ngµnh kÕ to¸n tµi chÝnh em rÊt quan t©m ®Õn vÊn ®Ò chi phÝ. §Ó gãp phÇn gi¶i quyÕt vÊn ®Ò mµ c¸c doanh nghiÖp ®ang rÊt quan t©m kÕt hîp víi nh÷ng vÊn ®Ò ®· häc víi khu«n khæ h¹n chÕ cña thêi gian chuÈn bÞ luËn v¨n cïng víi nhiÒu kiÕn thøc ®­îc häc ë nhµ tr­êng vµ sù h­íng dÉn gióp ®ì tËn t×nh cña thÇy c« gi¸o. Em b­íc ®Çu nghiªn cøu ®Ò tµi “øng dông m¸y vi tÝnh hiÖn ®¹i ho¸ ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i” lµm luËn v¨n tèt nghiÖp. §Ò tµi nµy ®­îc kh¶o s¸t thùc tÕ t¹i c«ng ty Ho¸ chÊt - Bé th­¬ng m¹i. Ch­¬ng I Nh÷ng lý luËn chung vÒ chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i I. Nh÷ng lý luËn chung vÒ chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. 1. Kh¸i niÖm. Trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Doanh nghiÖp ph¶i lu«n lu«n quan t©m ®Õn viÖc qu¶n lý chi phÝ, v× mçi ®ång chi phÝ bá ra ®Òu cã ¶nh h­ëng ®Õn lîi nhuËn. V× vËy vÊn ®Ò quan träng ®­îc ®Æt ra ®èi víi nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp lµ ph¶i kiÓm so¸t chi phÝ cña doanh nghiÖp. HÇu hÕt hµng ho¸ khi ®­a tõ n¬i s¶n xuÊt sang tiªu dïng ®Òu ph¶i tr¶i qua qu¸ tr×nh l­u th«ng. Qu¸ tr×nh nµy ®ßi hái nh÷ng hao phÝ nhÊt ®Þnh vÒ lao ®éng sèng, lao ®éng vËt ho¸ ®Ó c«ng t¸c l­u th«ng ®­îc tiÕn hµnh. Nh­ vËy: “Chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i lµ biÓu hiÖn b»ng tiÒn c¸c hao phÝ vÒ lao ®éng sèng vµ lao ®éng vËt ho¸ trong lÜnh vùc l­u th«ng nh»m ®­a hµng ho¸ tõ n¬i s¶n xuÊt ®Õn n¬i tiªu dïng. C¸c chi phÝ nµy ph¸t sinh hµng ngµy hµng giê ë tÊt c¶ c¸c giai ®o¹n kh¸c nhau cña qu¸ tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i trong mét thêi kú nhÊt ®Þnh. Theo kÕ to¸n tµi chÝnh th× chi phÝ ®­îc hiÓu lµ mét sè tiÒn hoÆc mét sè ph­¬ng tiÖn mµ doanh nghiÖp hoÆc c¸ nh©n bá ra ®Ó ®¹t ®­îc môc ®Ých nµo ®ã. B¶n chÊt cña chi phÝ lµ ph¶i mÊt ®i ®Ó ®æi lÊy mét sù thu vÒ cã thÓ thu d­íi d¹ng vËt chÊt, cã thÓ ®Þnh l­îng ®­îc nh­ sè l­îng s¶n phÈm, tiÒn... hoÆc d­íi d¹ng tinh thÇn, kiÕn thøc dÞch vô ®­îc phôc vô... VÒ b¶n chÊt chi phÝ kinh doanh ë c¸c lo¹i h×nh doanh nghiÖp ho¹t ®éng ë c¸c lÜnh vùc kh¸c nhau ®Òu cã chung b¶n chÊt c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt (c«ng nghiÖp, x©y dùng c¬ b¶n, n«ng nghiÖp...) còng nh­ c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng dÞch vô nh­: Ho¹t ®éng du lÞch, vËn t¶i, b­u ®iÖn... §ång thêi c¸c doanh nghiÖp ë c¸c thµnh phÇn kinh tÕ kh¸c nhau nh­: Doanh nghiÖp Nhµ n­íc, doanh nghiÖp cæ phÇn, doanh nghiÖp t­ nh©n, doanh nghiÖp liªn doanh ... th× b¶n chÊt chi phÝ cña chóng kh«ng cã g× kh¸c nhau. 2. Ph¹m vi, néi dung vµ ph©n lo¹i cña chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. a. Ph¹m vi cña chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. Chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i lµ mét chØ tiªu chÊt l­îng quan träng ph¶n ¸nh tr×nh ®é tæ chøc, qu¶n lý kinh doanh cña doanh nghiÖp. Nã ¶nh h­ëng trùc tiÕp tíi lîi nhuËn cña doanh nghiÖp. MÆt kh¸c viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i cã t¸c dông gãp phÇn c¶i thiÖn n©ng cao ®êi sèng cña ng­êi lao ®éng. X¸c ®Þnh râ ph¹m vi chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i sÏ lµm cho c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ qu¶n lý chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i chÝnh x¸c h¬n, chÆt chÏ h¬n, gióp c¸c nhµ qu¶n lý lËp kÕ ho¹ch chi phÝ kÕ ho¹ch lîi nhuËn mét c¸ch chÝnh x¸c vµ khoa häc. ChØ ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ kinh doanh nh÷ng chi phÝ trùc tiÕp liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh l­u chuyÓn hµng ho¸. Nh÷ng chi phÝ cã nguån bï ®¾p riªng hay nãi c¸ch kh¸c kh«ng ®­îc bï ®¾p b»ng doanh thu hoÆc thu nhËp cña doanh nghiÖp trong kú kh«ng ®­îc tÝnh vµo chi phÝ nµy. Nh­ vËy chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i cña doanh nghiÖp bao gåm: Chi phÝ s¶n xuÊt Chi phÝ l­u th«ng Chi phÝ qu¶n lý chung C¸c chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c thuéc ph¹m vÞ chi phÝ kinh doanh. b. Néi dung cña chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i. Chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i bao gåm 7lo¹i: Chi phÝ b¸n hµng Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Chi phÝ tiÒn l­¬ng Chi phÝ khÊu hao vµ söa ch÷a tµi s¶n cè ®Þnh. Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi Chi phÝ nguyªn vËt liÖu. C¸c chi phÝ kh¸c. b1. Chi phÝ b¸n hµng. Chi phÝ b¸n hµng bao gåm c¸c néi dung nh­: Chi phÝ nh©n viªn, chi phÝ vËt liÖu bao b×, dông cô ®å dïng, khÊu hao TSC§, c¸c dÞch vô mua ngoµi, chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c... Nãi tãm l¹i lµ c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh b¸n hµng vµ tiªu thô s¶n phÈm. *Chi phÝ tiÒn l­¬ng lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho nh©n viªn ë bé phËn b¸n hµng vµ bé phËn qu¶n lý *Chi phÝ khÊu hao vµ söa ch÷a tµi s¶n cè ®Þnh:chi phÝ khÊu hao lµ kho¶n tiÒn trÝch ra do TSC§ bÞ hao mßn trong qu¸ tr×nh sö dông ®Ó t¸i s¶n xuÊt vèn cè ®Þnh cña doanh nghiÖp theo ®Æc diÓm cña c«ng viÖc h×nh thµnh vµ sö dông quÜ khÊu hao +TiÒn khÊu hao c¬ b¶n dïng ®Ó ®æi míi TSC§ +TiÒn khÊu hao söa ch÷a lín dïng ®Ó kh«i phôc lai gi¸ trÞ hao mßn * Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi. Nh÷ng chi phÝ nµy ph¸t sinh thùc tÕ, khã cã thÓ ra ®Þnh møc qu¶n lý. Ng­êi qu¶n lý chi phÝ sao cho hîp lý ®Ó ®em l¹i lîi Ých cao nhÊt cho doanh nghiÖp. Cô thÓ c¸c kho¶n chi phÝ nh­ chi phÝ vÖ sinh, quÐt dän, chi phÝ tuyªn truyÒn qu¶ng c¸o ®©y lµ chi phÝ ngµy cµng trë nªn cÇn thiÕt ®èi víi doanh nghiÖp trong qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ bao gåm c¸c chi phÝ vÒ giíi thiÖu hµng ho¸ vµ c¸c h×nh thøc qu¶ng c¸o. b2. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ biÓu hiÖn b»ng tiÒn toµn bé hao phÝ lao ®éng sèng, lao ®éng vËt ho¸ ph¸t sinh ë bé m¸y qu¶n lý chung cña doanh nghiÖp. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp gåm c¸c kho¶n môc: Chi phÝ tiÒn l­¬ng, c¸c kho¶n phô cÊp, b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, kinh phÝ c«ng ®oµn cña nh©n viªn qu¶n lý doanh nghiÖp, chi phÝ vËt liÖu dông cô ®å dïng v¨n phßng, khÊu hao TSC§, thuÕ m«n bµi thuÕ nhµ ®Êt, c¸c kho¶n lÖ phÝ, c¸c kho¶n chi phÝ vÒ söa ch÷a TSC§, l·i tiÒn vay ph¶i tr¶, ®iÖn tho¹i, ®iÖn n­íc, ®iÖn tÝn chi phÝ héi nghÞ, tiÕp kh¸ch, c«ng t¸c phÝ. ViÖc x¸c ®Þnh râ ph¹m vi vµ néi dung cña chi phÝ kinh doanh cã ý nghÜa quan trong ®èi víi c«ng t¸c qu¶n lý vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n. §iÒu nµy ®¶m b¶o tÝnh khoa häc, tÝnh thùc tiÔn ®Ó phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý cña tõng thêi kú nhÊt ®Þnh. *Chi phÝ nguyªn vËt liÖu: lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ vËt liÖu bao b× phôc vô cho viÖc gi÷ g×n tiªu thô s¶n phÈm hµng ho¸ lao vô dÞch vô nh­ chi phÝ vËt liÖu ®ãng gãi s¶n phÈm hµng ho¸, chi phÝ vËt liÖu nhiªn liÖu dïng cho b¶o qu¶n, bèc v¸c, vËn chuyÓn, vËt liÖu dïng cho söa ch÷a b¶o qu¶n TSC§, vµ nh÷ng kho¶n chi phÝ cho c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp nh­ giÊy, bót, mùc,... c. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh. Trong chi phÝ kinh doanh cã nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau vÒ néi dung kinh tÕ còng nh­ nguån h×nh thµnh, v× vËy ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh mét c¸ch khoa häc cã ý nghÜa to lín trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ cña c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. §©y lµ c¬ së quan trong ®Ó nhËn thøc c¸c hiÖn t­îng kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ trinh l­u chuyÓn hµng ho¸, ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh theo c¸c tiªu thøc kh¸c nhau nh»m ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý chi phÝ, x¸c ®Þnh ®­îc h­íng phÊn ®Êu tiÕt kiÖm chi phÝ kinh doanh, theo dâi s¸t vµ ®óng ®ång thêi ®Ò ra biÖn ph¸p thÝch hîp. c1. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh theo tËp hîp phÝ víi c¸c ®èi t­îng chÞu chi phÝ. Gåm cã 2 lo¹i: - Chi phÝ trùc tiÕp: Lµ nh÷ng chi phÝ quan hÖ trùc tiÕp ®Õn chi phÝ kinh doanh mét lo¹i s¶n phÈm nhÊt ®Þnh. Chi phÝ trùc tiÕp bao gåm chi phÝ cña nh©n viªn b¸n hµng, ®ãng gãi, vËn chuyÓn giíi thiÖu b¶o hµnh s¶n phÈm, c¸c chi phÝ vËt liÖu bao b× dông cô ®å dïng phôc vô qui tr×nh tiªu thô hµng ho¸ chi phÝ khÊu hao TSC§ ë bé phËn b¶o qu¶n b¸n hµng nh­ nhµ kho, cöa hµng bÕn b·i, ph­¬ng tiÖn phôc vô. - Chi phÝ gi¸n tiÕp: Lµ nh÷ng chi phÝ qu¶n lý chung cña doanh nghiÖp gåm chi phÝ qu¶n lý kinh doanh, chi phÝ qu¶n lý hµnh chÝnh, chi phÝ chung kh¸c cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Chi phÝ qu¶n lý lµ lo¹i chi phÝ gi¸n tiÕp kh«ng thuéc vµo qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm. C¸ch ph©n lo¹i nµy gióp cho viÖc tËp hîp vµ ph©n bæ chi phÝ cho c¸c ®èi t­îng mét c¸ch ®óng ®¾n vµ hîp lý. c2. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh theo sù biÕn ®æi cña c¸c kho¶n chi phÝ so víi møc doanh thu. Gåm cã 2 lo¹i: - Chi phÝ bÊt biÕn: Lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ kh«ng thay ®æi hoÆc rÊt Ýt thay ®æi khi møc lu©n chuyÓn hµng ho¸ thay ®æi. Chi phÝ kinh doanh bÊt biÕn gåm khÊu hao TSC§, trõ d©n c«ng cô lao ®éng nhá, tiÒn thuª nhµ, thuª trô së. - Chi phÝ kinh doanh kh¶ biÕn: Lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ biÕn d¹ng cïng møc l­u chuyÓn hµng ho¸. Chi phÝ kinh doanh kh¶ biÕn gåm: Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, chi phÝ qu¶ng c¸o, thu mua tiªu thô, chi phÝ tr¶ l·i vay ng©n hµng. Ph©n lo¹i theo tiªu thøc nµy cho phÐp dù to¸n chi phÝ kinh doanh trong mét thêi kú t­¬ng lai khi møc tiªu thô ®· ®­îc x¸c ®Þnh, gióp cho viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch vÒ chi phÝ kinh doanh. MÆt kh¸c c¸ch ph©n lo¹i nµy chØ râ ®Èy m¹nh tæng møc thu l­u chuyÓn hµng ho¸ lµ mét trong nh÷ng biÖn ph¸p quan träng ®Ó tiÕt kiÖm chi phÝ. c3. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh theo kh©u kinh doanh. Trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i cã 3 kh©u kinh doanh: Kh©u mua, kh©u b¸n ra kh©u dù tr÷.Ph©n lo¹i theo tiªu thøc nµy dÉn ®Õn 3 lo¹i chi phÝ kinh doanh sau: - Chi phÝ ë kh©u mua: Chi phÝ kinh doanh ë kh©u mua lµ chi phÝ vËn chuyÓn hµng ho¸ tõ n¬i cung cÊp vÒ kho cña doanh nghiÖp vµ nh÷ng chi phÝ hao hôt hµng ho¸ trong qu¸ tr×nh bèc dì vËn chuyÓn ë kh©u mua, c¸c kho¶n tiÒn l­¬ng, c¸c kho¶n phô cÊp theo l­¬ng cho c¸n bé lµm c«ng t¸c thu mua, hoa hång thu mua. - Chi phÝ kh©u dù tr÷. Bao gåm chi phÝ ph©n lo¹i, chän läc, ®ãng gãi, b¶o qu¶n hµng ho¸, tiÒn khÊu hao kho tµng, l­¬ng vµ phô cÊp cña ng­êi lµm nhiÖm vô b¶o qu¶n, chän läc, ®ãng gãi, hao hôt ë kh©u dù tr÷. - Chi phÝ ë kh©u b¸n. Lµ nh÷ng chi phÝ vËn chuyÓn tõ kho ®Õn n¬i b¸n, chi phÝ vÒ hao hôt hµng ho¸ trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn, chi phÝ vÒ l­¬ng vµ phô cÊp theo l­¬ng cho ng­êi lao ®éng, khÊu hao cöa hµng, quÇy hµng. C¸ch ph©n lo¹i nµy ®­îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp ®· tæ chøc ph©n c«ng, qui tr¸ch nhiÖm vµ tæ chøc h¹ch to¸n tõng kh©u. Qua ®ã thÊy râ chi phÝ bá ra ë tõng kh©u vµ t×m biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ chi phÝ vµ tiÕt kiÖm. d. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh theo yÕu tè. Chi phÝ kinh doanh ®­îc ph©n lo¹i theo yÕu tè ®· ®­îc qui ®Þnh thèng nhÊt cho c¸c tæ chøc kinh tÕ. Ph©n lo¹i chi phÝ theo yÕu tè nh­ sau: Chi phÝ tiÒn l­¬ng Chi phÝ b¶o hiÓm x· héi Chi phÝ vËn chuyÓn Chi phÝ khÊu hao TSC§ Chi phÝ c«ng cô dông cô lao ®éng Chi phÝ l·i vay ng©n hµng Chi phÝ qu¶n lý hµnh chÝnh Chi phÝ hoa hång ®¹i lý Chi phÝ hao hôt Chi phÝ tuyªn truyÒn qu¶ng c¸o Chi phÝ kh¸c Tæng céng chi phÝ kinh doanh. Ngoµi ra ng­êi ta cßn ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh theo tõng nghiÖp vô b¸n bu«n, b¸n lÎ, mua hµng xuÊt khÈu, nhËp khÈu nh»m ph©n biÖt chi phÝ kinh doanh cña tõng nghiÖp vô ®ã. 4. Vai trß cña chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. Chi phÝ kinh doanh cã vai trß hÕt søc quan träng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, nã cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh, tíi sù tån t¹i cña doanh nghiÖp trªn th­¬ng tr­êng. §©y lµ nh÷ng chi phÝ cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn qu¸ tr×nh l­u chuyÓn hµng ho¸ tõ n¬i mua ®Õn n¬i b¸n. Trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i chi phÝ kinh doanh lµ mét chØ tiªu kinh tÕ tæng hîp, ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, chØ tiªu nµy ®­îc sö dông ®Ó ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng gi÷a thùc tÕ víi kÕ ho¹ch gi÷a c¸c kú víi nhau hoÆc c¸c ®¬n ®¬n vÞ trong cïng mét ngµnh, gi÷a ®¬n vÞ víi c¸c ®¬n vÞ trong ngµnh kh¸c. Quan t©m ®Õn chi phÝ kinh doanh lµ ®iÒu tÊt yÕu ®èi víi mçi doanh nghiÖp cã nh­ vËy hä sÏ t×m hiÓu ®­îc thÞ tr­êng, thÞ hiÕu vµ søc mua cña kh¸ch hµng ®Ó ®­a ra c¸c biÖn ph¸p hîp lý trong kinh doanh. MÆt kh¸c khi chi phÝ kinh doanh trong Doanh nghiÖp th­¬ng m¹i t¨ng lªn th× cã thÓ Doanh nghiÖp sÏ më réng m¹ng l­íi kinh doanh, sÏ t¹o thªm nhiÒu c«ng ¨n viÖc lµm cho x· héi, lµm gi¶m tû lÖ thÊt nghiÖp. II. C¸c chØ tiªu c¬ b¶n cña chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i. 1. Tæng møc chi phÝ kinh doanh. Tæng møc chi phÝ kinh doanh lµ chØ tiªu tuyÖt ®èi ph¶n ¸nh toµn bé chi phÝ kinh doanh ®· ph©n bæ cho hµng ho¸ tiªu thô trong kú. - Th«ng th­êng tæng møc chi phÝ kinh doanh cã quan hÖ tû lÖ víi tæng møc l­u chuyÓn hµng ho¸. Khi tæng møc l­u chuyÓn thay ®æi lµm cho tæng møc chi phÝ thay ®æi theo. Nh­ng sù thay ®æi cña chi phÝ kinh doanh kh«ng ph¶n ¸nh thùc chÊt t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp v× nã bÞ ¶nh h­ëng cña nhiÒu yÕu tè ®Æc biÖt lµ nh©n tè gi¸. - Chi phÝ kinh doanh ph©n bæ cho hµng ho¸ tiªu thô trong kú ®­îc ph©n bæ nh­ sau. Chi phÝ kinh doanh ph©n bæ cho hµng ho¸ tiªu thô trong kú = Sè dù chi phÝ kinh doanh ®Çu kú + Chi phÝ kinh doanh ph¸t sinh trong kú - Chi phÝ kinh doanh ph©n bæ cho hµng ho¸ dù tr÷ cuèi kú - Chi phÝ kinh doanh ®· ph©n bæ cho hµng ho¸ dù tr÷ cuèi kú x¸c ®Þnh. Chi phÝ kinh doanh ph©n bæ cho hµng ho¸ dù tr¶ cuèi kú = Chi phÝ kinh doanh ®Çu kú + Chi phÝ kinh doanh ph¸t sinh trong kú x Hµng ho¸ d­ trõ cuèi kú Tæng l­îng hµng ho¸ ChØ tiªu tæng møc chi phÝ kinh doanh míi chØ ph¶n ¸nh qui m« tiªu dïng vËt chÊt, tiÒn vèn vµ søc lao ®éng ®Ó phôc vô qu¸ tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i vµ x¸c ®Þnh sè phÝ bï ®¾p tõ thu nhËp trong kú cña doanh nghiÖp. Tuy nhiªn chØ tiªu nµy kh«ng ph¶n ¸nh tr×nh ®é sö dông c¸c lo¹i chi phÝ kinh doanh, kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc chÊt l­îng cña c«ng t¸c qu¶n lý chi phÝ kinh doanh cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i trong kú ®ã v× vËy ph¶i sö dông chØ tiªu tû suÊt chi phÝ. 2. Tû suÊt chi phÝ kinh doanh. Tû suÊt chi phÝ kinh doanh lµ chØ tiªu t­¬ng ®èi ph¶n ¸nh mèi quan hÖ so s¸nh gi÷a tæng møc chi phÝ kinh doanh víi møc l­u chuyÓn hµng ho¸ trong kú. ChØ tiªu nµy ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: F - Tæng møc chi phÝ kinh doanh M - Tæng møc l­u chuyÓn F’ - Tû suÊt chi phÝ kinh doanh ChØ tiªu nµy ph¶n ¸nh mét ®¬n vÞ l­u chuyÓn hµng ho¸ th× ph¶i bá ra bao nhiªu ®ång chi phÝ. 3. Møc ®é gi¶m tû suÊt chi phÝ kinh doanh. Møc ®é h¹ thÊp chi phÝ kinh doanh lµ mét chØ tiªu chÊt l­îng ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ h¹ thÊp chi phÝ kinh doanh cña doanh nghiÖp ë thêi kú nµy víi thêi kú kh¸c, gi÷a thùc tÕ víi kÕ ho¹ch ®Ó ®¸nh gi¸ tr×nh ®é h¹ thÊp chi phÝ nh»m ®i s©u vµo qu¶n lý chÊt l­îng chi phÝ kinh doanh th× tû suÊt míi ph¶n ¸nh ®­îc mèi quan hÖ cña chi phÝ víi doanh sè b¸n ra. ChØ tiªu nµy ®­îc tÝnh b»ng hiÖu sè gi÷a tû suÊt chi phÝ kinh doanh ë kú so s¸nh víi tû suÊt chi phÝ kinh doanh kú gèc. DF’ = F’1 - F’0 DF’: Lµ møc ®é h¹ thÊp hoÆc t¨ng tû suÊt chi phÝ kinh doanh. F’1 : Lµ tû suÊt chi phÝ kinh doanh kú so s¸nh. F’0: Lµ tû suÊt chi phÝ kinh doanh kú gèc. Qua chØ tiªu nµy ng­êi ta cã thÓ thÊy ®­îc xu h­íng biÕn ®éng cña tû suÊt phÝ gi÷a c¸c kú. 4. Tèc ®é t¨ng (gi¶m) cña tØ suÊt chi phÝ kinh doanh. §©y lµ chØ tiªu chÊt l­îng ®Ó ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp, ®¸nh gi¸ møc ®é gi¶m nhanh hay chËm. Tèc ®é t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ kinh doanh lµ tû lÖ % cña møc t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ kinh doanh chiÕm trong tû suÊt chi phÝ kinh doanh kú kÕ ho¹ch (kú gèc) ChØ tiªu nµy ph¶n ¸nh tèc ®é gi¶m nhanh hay chËm tû suÊt chi phÝ kinh doanh cña ®¬n vÞ vµ ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: FF’ - Tèc ®é gi¶m tØ suÊt chi phÝ kinh doanh. DF’ - Møc ®é h¹ thÊp chi phÝ kinh doanh. F’KH - Tû suÊt chi phÝ kinh doanh kú gèc. Ch­¬ng II KÕ to¸n x¸c ®Þnh chi phÝ kinh doanh t¹i C«ng ty ho¸ chÊt 1. T×nh h×nh tæ chøc kinh doanh C«ng ty Ho¸ chÊt - Bé Th­¬ng m¹i lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc ®· cã bÒ dµy ph¸t triÓn gÇn 40 n¨m. §­îc thµnh lËp tõ th¸ng 8 n¨m 1958, C«ng ty trùc thuéc Bé C«ng th­¬ng, sau ®ã chuyÓn sang Bé Th­¬ng nghiÖp råi Bé vËt t­. HiÖn hay C«ng ty trùc thuéc Bé th­¬ng m¹i. C«ng ty ho¸ chÊt-Bé Th­¬ng m¹i ®Æt trô së chÝnh t¹i 135 ®­êng NguyÔn V¨n Cõ-Gia L©m-Hµ Néi vµ ®­îc träng tµi kinh tÕ cÊp giÊy phÐp kinh doanh víi c¸c ngµnh nghÒ kinh doanh chñ yÕu sau: - Kinh doanh ho¸ chÊt,. C«ng nghÖ vµ vËt t­ kh¸c. - XuÊt nhËp khÈu ho¸ chÊt. Môc ®Ých kinh doanh cña c«ng ty lµ ®¸p øng nhu cÇu vÒ ho¸ chÊt cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt trªn toµn quèc, gãp phÇn t¹o æn ®Þnh t×nh h×nh thÞ tr­êng, t¹o ra lîi nhuËn ®Ó C«ng ty tån t¹i, ®ãng gãp vµo ng©n s¸ch nhµ n­íc, c¶i thiÖn ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn. Chøc n¨ng chÝnh cña C«ng ty lµ chuyªn doanh c¸c mÆt hµng ho¸ chÊt vµ c«ng nghÖ lµm nguyªn liÖu ®Çu vµo cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nh­: Hy®roxit natri (NaOH), canxi cacbonat (CaCO3), c¸c axit nh­ HCl, H2SO4, nhùa, Phenol, Formaldehit.. HiÖn nay C«ng ty kinh doanh kho¶ng 200 mÆt hµng cã quan hÖ mua b¸n víi trªn 500 kh¸ch hµng. C«ng ty Ho¸ ChÊt cã nhiÖm vô nhËp khÈu vµ mua s¶n xuÊt trong n­íc ®Ó cung cÊp c¸c mÆt hµng ho¸ chÊt cho thÞ tr­êng. (ThÞ tr­êng nhËp khÈu tr­íc ®©y cña C«ng ty bao gåm chñ yÕu lµ c¸c n­íc XHCN nh­ Liªn X«, Ba Lan, Rumani... HiÖn nay mua chñ yÕu tõ c¸c n­íc ch©u ¸ nh­ Singapor, Trung Quèc, NhËt, Hµn Quèc...). Sè hµng nhËp khÈu cña C«ng ty chiÕm kho¶ng 70-80% tæng nguån hµng cung cÊp cho thÞ tr­êng trong khi sè hµng mua tõ s¶n xuÊt trong n­íc chØ vµo kho¶ng 20-30%. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, C«ng ty Ho¸ chÊt thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô sau: - X©y dùng vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh phï hîp víi môc ®Ých kinh doanh cña C«ng ty. - TÝch luü nguån vèn ®Ó ph¸t triÓn s¶n xuÊt kinh doanh, sö dông cã hiÖu qu¶ nguån vèn tù cã. B¶o toµn vµ ph¸t triÓn nguån vèn do Bé giao. §Çu t­ më réng vµ ®æi míi trang thiÕt bÞ kü thuËt n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Bï ®¾p mäi chi phÝ vµ lµm trßn nghÜa vô nép ng©n s¸ch nhµ n­íc. §¸p øng nhu cÇu tiªu dïng trong n­íc vµ xuÊt khÈu. - Thùc hiÖn tèt c¸c chÝnh s¸ch chÕ ®é cña nhµ n­íc vµ cña Bé Th­¬ng m¹i. C«ng ty cã quyÒn chñ ®éng trong giao dÞch ®µm ph¸n vµ ký kÕt c¸c hîp ®ång ngo¹i th­¬ng vµ hîp ®ång kinh tÕ. §­îc hîp t¸c ®Çu t­ liªn doanh liªn kÕt víi c¸c tæ chøc c¸ nh©n trong vµ ngoµi n­íc theo ph¸p luËt. C«ng Ty ®­îc vay vèn trong vµ ngoµi n­íc ®Ó më réng s¶n xuÊt kinh doanh. §­îc tham gia c¸c héi chî, triÓn l·m, qu¶ng c¸o giíi thiÖu s¶n phÈm. §­îc tham gia c¸c héi nghÞ, héi th¶o chuyªn ®Ò liªn quan ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. C¬ cÊu bé m¸y hiÖn nay cña C«ng ty: Ngoµi v¨n phßng lµ trô së chÝnh, C«ng ty cßn cã 4 cöa hµng bao gåm: Cöa hµng Hµ Néi, Cöa hµng Hµng Bón, cöa hµng §øc Giang, cöa hµng 147 S¬n T©y vµ mét x­ëng s¶n xuÊt. C«ng ty lµ mét ®¬n vÞ cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ®Çy ®ñ, h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, cã tµi kho¶n riªng ë ng©n hµng. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc tæ chøc nh­ sau: Tæ chøc bé m¸y c«ng ty ®­îc kh¸i qu¸t nh­ sau: Ban gi¸m ®èc P. Tµi chÝnh kÕ to¸n P. kinh doanh XNK P. tæ chøc hµnh chÝnh P. KÕ ho¹ch tæng hîp Cöa hµng Hµng Bón Cöa hµng §øc Giang Cöa hµng Hµ Néi Cöa hµng S¬n T©y X­ëng s¶n xuÊt Tr¶i qua 40 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh, C«ng ty Ho¸ chÊt ®· ph¶i v­ît qua rÊt nhiÒu khã kh¨n thö th¸ch ®Ó cã ®­îc vÞ trÝ nh­ ngµy h«m nay. C«ng ty ®· tõng b­íc sö dông cã hiÖu qu¶ nguån vèn kinh doanh, thùc hiÖn tèt c¸c chØ tiªu thanh to¸n víi ng©n s¸ch nhµ n­íc vµ n©ng cao ®êi sèng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Chóng ta cã thÓ thÊy ®­îc ®iÒu nµy th«ng qua b¶ng ph©n tÝch mét sè chØ tiªu sau: B¶ng ph©n tÝch t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh n¨m 1998-1999. §¬n vÞ tÝnh: 1000 ®ång ChØ tiªu N¨m 1998 N¨m 1999 Chªnh lÖch Sè tiÒn % 1. Doanh thu thuÇn 268353000 245112000 -23241000 -9,7 2. Gi¸ vèn hµng b¸n 250429000 227365000 -23064000 -9,3 3. Tæng CPBH 17443995 16249062 -1194993 -6,9 4. L·i sau thuÕ 632000 742000 +110000 +17,4 5. Nép ng©n s¸ch 463000 29000 +166000 +35,8 6. Tæng quü l­¬ng 3540874 3890800 +350016 +9,88 - Sè lao ®éng 316 318 - L­¬ng BQ 933,75 1019,6 +85,85 +9,1 Qua c¸c sè liÖu ë b¶ng tªn, chóng ta cã thÓ thÊy r»ng C«ng ty ®· kh«ng ngõng n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, c¶i thiÖn ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn, h¹ thÊp chi phÝ vµ t¨ng nguån thu cho ng©n s¸ch nhµ n­íc. Cô thÓ nh­ sau: - N¨m 1999 tæng lîi nhuËn sau thuÕ cña C«ng ty t¨ng 17,4% víi n¨m 1998 t­¬ng øng víi 110 triÖu ®ång. - N¨m 1999 c¸c kho¶n ng©n s¸ch nhµ n­íc t¨ng 35,8% so víi n¨m 1998 t­¬ng øng víi sè tiÒn lµ 166 triÖu ®ång. - N¨m 1999 C«ng ty ®· phÊn ®Êu h¹ thÊp chi phÝ b¸n hµng so víi n¨m 1998 lµ 6,9% t­¬ng øng víi sè tiÒn tiÕt kiÖm chi phÝ lµ 1194,933 triÖu ®ång. - L­¬ng b×nh qu©n mét c¸n bé c«ng nh©n viªn/ th¸ng trong n¨m 1999 so víi n¨m 1998 t¨ng 9,1% øng víi sè tiÒn 85.850 ®ång. Doanh thu thuÇn n¨m 1999 so víi n¨m 1998 cã gi¶m 9,7% song møc gi¶m nµy chñ yÕu do c¬ cÊu mÆt hµng thay ®æi lµm gi¸ vèn hµng b¸n gi¶m. 2. T×nh h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty Ho¸ chÊt §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty nh­ ®· nªu ë phÇn tr­íc, viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty ®­îc vËn dông theo m« h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n võa tËp trung, võa ph©n t¸n. Cã nghÜa lµ phßng kÕ to¸n ë v¨n phßng C«ng ty cã nhiÖm vô ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t¹i v¨n phßng C«ng ty vµ x­ëng s¶n xuÊt. V× x­ëng s¶n xuÊt kh«ng cã tæ kÕ to¸n riªng, ë mçi cöa hµng ®Òu cã mét tæ kÕ to¸n riªng lµm nhiÖm vô h¹ch to¸n toµn bé c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t¹i ®ã. Hµng quÝ c¸c ®¬n vÞ nµy ph¶i göi b¶ng c©n ®èi chi tiÕt c¸c tµi kho¶n vÒ phßng kÕ to¸n cña v¨n phßng c«ng ty. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña v¨n phßng C«ng ty cã 10 ng­êi. C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty mµ tr­ëng phßng kÕ to¸n bè trÝ vµ s¾p xÕp nh©n viªn theo khèi l­îng c«ng t¸c vµ theo møc ®é phøc t¹p cña c¸c nghiÖp vô. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty. Tr­ëng phßng kÕ to¸n KT mua hµng KT b¸n hµng KT hµng tån kho KT CPBH KT ng©n hµng KT néi bé Thñ quü Tæ kÕ to¸n cöa hµng Hµ Néi Tæ kÕ to¸n cöa hµng §øc Giang Tæ kÕ to¸n cöa hµng Hµng Bón Tæ kÕ to¸n cöa hµng S¬n T©y HiÖn nay c«ng ty Ho¸ chÊt ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ. §©y lµ h×nh thøc kÕ to¸n x©y dùng trªn nguyªn t¸c kÕt hîp gi÷a tr×nh tù ghi sæ theo trËt tù thêi gian víi viÖc ph©n lo¹i ghi sæ theo hÖ thèng, gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt, gi÷a viÖc ghi chÐp hµng ngµy víi viÖc tæng hîp b¸o c¸o sè liÖu cuèi th¸ng. Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bè B¶ng kª NhËt ký chøng tõ Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh - Ghi hµng ngµy - Ghi cuèi th¸ng - §èi chiÕu, kiÓm tra Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc ®· ®­îc kiÓm tra lÊy sè liÖu ghi trùc tiÕp vµo c¸c nhËt ký chøng tõ, b¶ng kª, hoÆc sæ chi tiÕt cã liªn quan. §èi víi c¸c nhËt ký chøng tõ ®­îc ghi c¨n cø vµo c¸c b¶ng kª, sæ chi tiÕt th× ®Õn cuèi th¸ng míi chuyÓn sè liÖu tæng céng cña b¶ng kª vµ sæ chi tiÕt vµo nhËt ký chøng tõ. §èi víi c¸c nghiÖp vô mang tÝnh chÊt ph©n bæ th× c¸c chøng tõ gèc ®­îc tËp hîp vµ ph©n lo¹i trong c¸c b¶ng ph©n bæ. Sau ®ã lÊy kÕt qu¶ cña c¸c b¶ng ph©n bæ ghi vµo c¸c b¶ng kª vµ nhËt ký chøng tõ cã liªn quan. Cuèi th¸ng kho¸ sæ, céng sè liÖu trªn c¸ nhËt ký ch­ng tõ kiÓm tra, ®èi chiÕu trªn c¸c nhËt ký chøng tõ víi c¸c sæ chi tiÕt, b¶ng tæng hîp chi tiÕt cã liªn quan. LÊy sè liÖu cña c¸c nhËt ký chøng tõ ghi trùc tiÕp vµo sæ c¸i. §èi víi c¸c chøng tõ cã liªn quan ®Õn c¸c sæ vµ thÎ chi tiÕt th× ®­îc ghi trùc tiÕp vµo c¸c sæ vµ thÎ chi tiÕt cã liªn quan. Cuèi th¸ng céng c¸c sæ vµ thÎ ®ã, c¨n cø vµo c¸c sæ hoÆc thÎ nµy ®Ó lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt theo tõng t