Ứng dụng lý thuyết hệ thống trong quản lý doanh nghiệp

thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý:Khảo sát và phân tích hệ thống quản lý hiện có.Xác định mục tiêu và phương hướng.Xác định các phần tử, chức năng cơ bản.Xác định số cấp, số bộ phận từng cấp.Xác định quyền hạn, trách nhiệm các cấp.Xác định mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận.NỘI DUNG TỔ CHỨC2. Nội dung tổ chức dưới quan điểm hệ thống:Mục tiêu doanh nghiệp.Các mục tiêu chính sách kế hoạch hỗ trợ.Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu.Nhóm các hoạt động theo nguồn lực và hoàn cảnh.Giao quyền hạn cho người đứng đầu mỗi nhóm.Ràng buộc các nhóm ngang dọc qua các mối liên hệ quyền hạn và thông tin.NỘI DUNG TỔ CHỨC3. Định biên một tổ chức qua phương pháp tiếp cận hệ thống:Các kế hoạch của doanh nghiệp.Các kế hoạch tổ chức.Số lượng người quản lý cần thiết.Nguồn cán bộ quản lý.Phân tích nhu cầu về người quản lý.Tuyển mộ, lựa chọn, sắp xếp, đề bạt.Đào tạo và phát triển.NỘI DUNG TỔ CHỨC4. Lựa chọn cán bộ bằng phương pháp tiếp cận hệ thống:Kế hoạch về nhu cầu cán bộ.Yêu cầu đối với từng đơn vị.Đặc điểm cá nhân.Tuyển mộ, lựa chọn, sắp xếp, đề bạt.Định hướng.Thực hiện công tác quản lý.Thực hiện công việc của doanh nghiệp.IV. CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN VÀ QUAN ĐIỂM HỆ THỐNG Điều khiển là một quá trình liên quan đến vấn đề lãnh đạo, động viên và khuyến khích các bộ phận và mọi người trong tổ chức tự giác hăng hái thực hiện mục tiêu của tổ chức.ĐIỀU KHIỂN1/. Điều khiển tác động lên con người ở 2 hướng chính:Tác động lên hành vi con người với tư cách là cá nhân.Tác động lên nhóm và tập thể con người.ĐIỀU KHIỂNTác động lên hành vi con người với tư cách là cá nhân:Các nhu cầu.Chuẩn mực xã hội và tự nhiên.Lợi ích (vật chất, tinh thần).Mục đích hành động.Động cơ.Phương thức hành động.Ra quyết định.Quá trình đạt mục tiêu.Kết quả hành động.ĐIỀU KHIỂNTác động đến nhóm người và tập thể:Đặc điểm tâm lý nhóm, tập thể: hiện tượng lây lan tâm lý, dư luận xã hội, thủ lĩnh, uy tín cá nhânẢnh hưởng của môi trường kinh doanh và văn hóa tổ chức.Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo.ĐIỀU KHIỂN2/. Động viên là công việc chính của chức năng điều khiển:- Tạo ra sự phấn khởi, hăng hái và nâng cao trách nhiệm.- Tạo ra động cơ làm việc.(Lý thuyết Maslow)ĐIỀU KHIỂN3/. Điều kiện thành công của chức năng điều khiển:Mục tiêu của doanh nghiệp phải thật rõ ràng và khả thi.Những tác động điều khiển như: mệnh lệnh, chỉ thị phải đảm bảo tính nhất quán nhằm thực hiện mục tiêu thuận lợi.Việc điều khiển phải dựa trên hiện trạng nguồn lực và khả năng của doanh nghiệp.V. CHỨC NĂNG KIỂM TRA VÀ QUAN ĐIỂM HỆ THỐNG Kiểm tra là đo lường những kết quả hoạt động trong thực tiễn và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu và các kế hoạch của doanh nghiệp đã đề ra.KIỂM TRA* Vai trò của kiểm tra:Giúp nhà quản trị biết tổ chức mình đang ở đâu? Có phù hợp với dự kiến hay không?Nắm bắt được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc.Xác định được sai lệch, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.KIỂM TRAĐặc điểm của kiểm tra:Kiểm tra là một hệ thống phản hồi gồm nhiều khâu liên quan với nhau.Nhà quản trị cần thực hiện các dạng kiểm tra: lường trước, hiện hành, sau thực hiện.KIỂM TRAHệ thống phản hồi:Xác định các sai lệch.Phân tích nguyên nhân sai lệch.Thiết lập chương trình hoạt động điều chỉnh.Đo lường kết quả thực tế.So sánh thực tại với các tiêu chuẩn.KIỂM TRA* Nguyên tắc kiểm tra:Kiểm tra được thiết kế trên kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.Kiểm tra được thiết kế theo yêu cầu và đáp ứng đúng nhu cầu của nhà quản trị.Kiểm tra ở những điểm trọng yếu.KIỂM TRAKiểm tra được thực hiện một cách khách quan.Kiểm tra được thực hiện trên quan điểm tiết kiệm và hiệu quả tối ưu.Sau khi kiểm tra phải có kế hoạch hành động cụ thể.TÌNH HUỐNG 4 :ĐỀ BẠT CÁN BỘ Ở PHÒNG THIẾT KẾ VIỆN KHẢO SÁT THIẾT KẾ XÂY DỰNG Viện Khảo sát Thiết kế Xây dựng là một đơn vị chuyên thiết kế, sửa chửa, cải tiến các loại máy và thiết bị xây dựng. Công tác của Viện tập trung chủ yếu ở phòng Thiết kế. Ông Phước, Trưởng phòng Thiết kế, lãnh đạo duy nhất của phòng, là một kỹ sư tài ba, nổi tiếng, có uy tín rất lớn đối với khách hàng. Phòng của ông lúc nào cũng tấp nập khách đến đặt hàng. Phòng Thiết kế có 12 kỹ sư, trong đó có 2 kỹ sư giỏi, được ông Phước đặc biệt tin cậy là anh Tâm và anh Việt. Hai anh Tâm và Việt luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn với chất lượng cao. Đơn đặt hàng nhiều, hai anh luôn bận rộn với các công việc của phòng. Nhiều khi do yêu cầu của công việc, hai anh Tâm và Việt phải đi công tác ở các tỉnh khác cả tuần. Đối với ông Phước, thật khó có thể hình dung được công việc của phòng sẽ ra sao nếu thiếu hai anh Tâm và Việt. Trong thôøi gian gaàn ñaây, haøng naêm, Vieän Khaûo saùt Thieát keá Xaây döïng ñöôïc tuyeån moät soá kyõ sö gôûi ñi ñaøo taïo vaø naâng cao trình ñoä ôû nöôùc ngoaøi. Do luoân luoân dính vaøo caùc hôïp ñoàng lôùn, hai anh Taâm vaø Vieät khoâng theå naøo böùt ra khoûi coâng vieäc ñeå coù theå taäp trung oân thi ngoaïi ngöõ. Caùc anh ñaõ boõ lôõ nhieàu cô hoäi ñi hoïc taäp ôû nöôùc ngoaøi, do vaäy, duø ñaõ coâng taùc ôû Vieän ñaõ 11 naêm hai anh vaãn chæ coù baèng toát nghieäp ñaïi hoïc. Hai kyõ sö khaùc trong phoøng: anh Tuaán vaø anh Sôn tuy ít kinh nghieäm coâng taùc vaø laøm vieäc keùm hieäu quaû hôn anh Taâm vaø anh Vieät nhöng ñeàu ñaõ toát nghieäp cao hoïc ôû nöôùc ngoaøi. Khi trôû veà nöôùc, hai anh ñaõ laøm cho oâng Phöôùc ngaïc nhieân vì nhöõng kieán thöùc vaø phong caùch laøm vieäc môùi cuûa mình. Ñaàu naêm nay, oâng Phöôùc ñöôïc ñeà baït Quyeàn Vieän tröôûng thay cho oâng Vieän tröôûng cuõ nghæ höu. OÂng raát baên khoaên, khoâng bieát seõ ñeà cöû ai thay theá oâng ôû chöùc vuï Tröôûng phoøng Thieát keá: anh Taâm vaø anh Vieät ñeàu coù kinh nghieäm vaø naêng löïc coâng taùc thì laïi chöa coù baèng caáp phuø hôïp vôùi yeâu caàu tieâu chuaån môùi, anh Tuaán vaø anh Sôn coù baèng caáp phuø hôïp thì laïi coù ít ñoùng goùp cho phoøng.Câu hỏi :Nếu ở cương vị của ông Phước, bạn sẽ đề cử ai làm Trưởng phòng Kỹ thuật của Viện Khảo sát Thiết kế Xây dựng? Vì sao?Theo bạn, cần phải làm gì để giải quyết tình trạng những nhân viên có nhiều đóng góp cho doanh nghiệp nhưng lại chưa có được các bằng cấp tốt nghiệp phù hợp, trong khi những nhân viên yếu năng lực công tác hơn nhưng lại có bằng cấp cao? TÌNH HUỐNG 5 :CHẤT XÁM BỊ THẤT THOÁT Để phù hợp với việc chuyển đổi từ cơ chế quản lý kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang cơ chế kinh tế thị trường trong cả nước, Trường Đại học Kinh tế X. đang có những bước thay đổi lớn về chương trình đào tạo. Hàng loạt môn học mới nghiên cứu về kinh tế thị trường được đưa vào chương trình đào tạo như: kinh tế học, marketing, quản trị nhân sự, đạo đức kinh doanh, ... Việc gấp rút đào tạo lại và nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ giảng dạy của nhà trường là vô cùng cấp bách. Nhà trường đã chi khá nhiều tiền cho việc gởi các cán bộ giảng dạy đi nâng cao trình độ ở nước ngoài. Các cán bộ giảng dạy được tuyển đi đào tạo ở nước ngoài đều hoàn thành tốt các khóa học, tuy nhiên sau đó, phần lớn số cán bộ giảng dạy này lại không muốn về công tác lại trường nữa. Theo họ, cơ hội thăng tiến và thu nhập trong trường là quá thấp so với năng lực của họ.Câu hỏi:Nếu là cán bộ lãnh đạo phụ trách đào tạo sau đại học của trường, bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?Làm thế nào ngăn chặn được sự thất thoát chất xám của trường?CHƯƠNG 5TỔ CHỨC VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆPNỘI DUNGI. CÁC YÊU CẦU VÀ PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ..II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP.III. MỘT SỐ QUAN ĐIỂM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN.IV. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN.V. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN.VI. VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN.I. CÁC YÊU CẦU VÀ PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ.1/. Các yêu cầu đối với thông tin trong quản trị:Tính chính xác.Tính kịp thời.Tính đầy đủ và hệ thống.Tính bảo mật.THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ.2/. Sự phân loại thông tin trong quản trị:Theo nguồn xuất xứ: bên trong (nội bộ), bên ngoài (môi trường).Theo cách tiếp nhận: có hệ thống và không có hệ thống.Theo sự ổn định: thường xuyên, biến đổi.Theo hình thức thể hiện: văn bản, lời nóiTHÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ.Theo kênh thu nhận: chính thức, không chính thức.Theo nội dung: khoa học kỹ thuật, quản lý, kinh tế, chính trị, văn hóa xã hộiTheo mức độ xử lý: sơ cấp, thứ cấp.II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP* Thông tin vào.Thu thập.Chọn lọc.Xử lý.Phân loại.Bảo quản.Truyền thông.* Thông tin ra.III. MỘT SỐ QUAN ĐIỂM KHÔNG ĐÚNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TINHệ thống thông tin chính thức của tổ chức sẽ thay thế dần những nguồn thông tin khác.Càng có nhiều thông tin càng tốt.Những nhà quản trị cần những công nghệ mới nhất đang có và càng mới càng tốt.IV. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TINTrãi qua 4 giai đoạn:Xử lý tập trung các dữ liệu.Xử lý dữ liệu theo từng bộ phận quản lý.Tính toán phi tập trung của người sử dụng cuối.Mạng Internet.V. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TINBước 1: Phân tích hệ thống các quyết định của các nhà quản lý.Bước 2: Phân tích những yêu cầu về thông tin.Bước 3: Tổng hợp các yêu cầu về thông tin.Bước 4: Xây dựng hệ thống thông tin.VI. VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TINCần cho hệ thống hoạt động thử trước khi lắp đặt chính thức.Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống thông tin.Chuẩn bị cho hệ thống thông tin mới hòa nhập.Kiểm tra độ an toàn của hệ thống thông tin.Cần thường xuyên thực hiện kiểm tra hệ thống thông tin.TÌNH HUỐNG 3 :ĐẤY KHÔNG PHẢI LÀ CÔNG VIỆC CỦA TÔI Mỹ Lan được tuyển vào làm việc cho công ty điện thoại đã được 5 tháng , Mỹ Lan là người Việt gốc Hoa , tốt nghiệp Đại học tiếng Anh , nên cô nói thông thạo cả tiếng Anh và tiếng Hoa . Trong quá trình phỏng vấn và theo bản mô tả công việc , không có điều khoản nào đề cập đến yêu cầu ứng viên phải biết tiếng Hoa . Tuy nhiên , công việc của cô hay bị gián đoạn vì các đồng nghiệp thường nhờ cô phiên dịch hộ mỗi khi gặp các khách hàng nói tiếng Hoa .Lúc đầu , Mỹ Lan rất vui vẽ giúp đở các đồng nghiệp của mình . Tuy nhiên khi công việc phiên dịch xãy ra thường xuyên , đôi khi kéo dài gần một nửa buổi làm việc , khiến Mỹ Lan phải luôn luôn bận rộn và rất cố gắng mới hoàn thành hết công việc được giao , cô cảm thấy khó chịu . Cô cho rằng công ty đã đối xử không công bằng vì cô không được trả thêm tiền lương hoặc phụ cấp cho thời gian làm công việc phiên dịch tiếng Hoa . Mỹ Lan nghĩ rằng : phiên dịch tiếng Hoa không phải là công việc của cô , cuối cùng cô đã từ chối phiên dịch hộ cho các đồng nghiệp .Câu hỏi :Nếu là Trưởng phòng dịch vụ khách hàng , anh (chị) sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào ?Không phải mọi khía cạnh yêu cầu của công việc đều có thể trình bày trong bản mô tả công việc . Theo anh (chị) , bản mô tả công việc cần được trình bày thế nào để có thể tránh được hiện tượng từ chối của nhân viên :” Đấy không phải là công việc của tôi”?