Ứng dụng kiến thức trong quá trình thực tập tại phòng DPC

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay tôi đang là sinh viên năm thứ 3,chuyên ngữ kinh tế, thuộc khoa Ngữ văn Đức, Trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh. Trong thời gian 2 tháng thực tập tại Công ty DIGI-TEXX Việt Nam (từ 16/6/2011 đến 16/8/2011) tôi đã được làm việc ở vị trí Trợ lý ngôn ngữ cho dự án 035 của Phòng Sản xuất. Tại đây, tôi đã được tìm hiểu một số thông tin về lĩnh vực dịch vụ cung cấp thông tin mà công ty đang tham gia kinh doanh trên thị trường. Một trong số đó là dịch vụ DPO, hay còn được gọi là dịch vụ số hóa dữ liệu, một loại hình dich vụ đang được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới cần đến như một phương thức giảm thiểu chi phí và tăng khả năng kinh doanh cho doanh nghiệp. Tại Việt Nam, DIGI-TEXX được xem là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực thuê ngoài dịch vụ chuyên về số hóa dữ liệu, đối tượng khách hàng chủ yếu nằm ở các quốc gia Châu Âu. Những năm gần đây Công ty đang tích cực mở rộng thị trường trong nước, lượng khách hàng chủ yếu là các tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam và một số cơ quan nhà nước. I . Khái quát chung 1.1 Khái quát về dịch vụ BPO BPO ( Business Process Outsourcing) là khái niệm để chỉ việc sử dụng các dịch vụ liên quan đến các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì tự tổ chức cung cấp nhằm giảm chi phí và tăng khả năng kinh doanh cũng như khả năng tập trung phát huy những mặt mạnh của doanh nghiệp. Tại Digi-Texx Việt Nam dịch vụ BPO được định nghĩa ra tiếng Việt là “ Gia công một phần nghiệp vụ cho doanh nghiệp” và bao gồm các hình thức cơ bản sau : Xử lý Form ( Form Processing) : Từ những yêu cầu của khách hàng về việc thu thập và xử lý thông tin sẵn có trên những Form được cung cấp, từng bước của quy trình được thực hiên một các khép kín nhằm cho ra kết quả chính xác và bảo mật trong thời gian ngắn nhất. Quản trị cơ sở dữ liệu ( Database Management ) : thiết lập cơ sở dữ liệu, quản lý và cập nhật thông tin theo yêu cầu của khách hang. Tra cứu Web ( Web Research ) : thông qua Internet công ty dịch vụ tìm kiếm và xây dựng cơ sở dữ liệu về tên công ty, sản phẩm, dịch vụ, địa chỉ, tên miền, email và những thông tin khác của các doanh nghiệp theo yêu cầu của khách hàng Lợi ích đem lại cho người sử dụng dịch vụ : Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ. tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu Tiết kiệm chi phí đầu tư cho công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, nhân viên Xử lý dữ liệu 1.2 Khái quát về Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam Khái quát chung Tên công ty : Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam Năm thành lập : 2003 Người sáng lập : FRANK SCHELLENBERG & HOLGER MARTENS Hình thức doanh nghiệp : 100% vốn nước ngoài Địa chỉ : Lầu 2, tòa nhà ANNA, Công viên Phần mềm Quang Trung, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh Trang Web : Giám đốc điều hành : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO Số lượng nhân viên : khoảng 200 nhân viên Lĩnh vực hoạt động : Số hóa dữ liệu Phát triển phần mềm Thiết kế Web Lịch sử hình thành và phát triển : Được sáng lập bởi hai chủ đầu tư đến từ quôc gia có nền kinh tế hàng đầu Châu Âu, DIGI-TEXX nhanh chóng nhận thấy rằng triết lý “Nhân sự Việt – Chất lượng Đức” chính là chìa khóa thành công cho những dịch vụ gia công mà công ty cung cấp DIGI-TEXX Việt Nam là một trong những doanh nghiệp đầu tiên đến với Công viên Phần mềm Quang Trung vào đầu năm 2003, DIGI-TEXX góp phần không nhỏ vào thành công chung của Công viên Phần mềm với tốc độ tăng trưởng ổn định ở mức trung bình 40% mỗi năm. Cùng với FHP Far East – công ty thàng lập đầu năm 2004 từ 40 nhân viên của DIGI-TEXX – cho đến nay hoạt động kinh doanh của hai công ty đã tạo ra hơn 450 cơ hội việc làm trong ngành công nghệ thông tin với môi trường làm việc không ngừng được cải thiện. Với thành tíh đáng tự hào nhất là chinh phục thành công thị trường Đức – một quốc gia công nghiệp hành đầu thế giới với nhiều chuẩn mực khắt khe hơn bất kỳ một thị trường nào khác – DIGI-TEXX tự tin và tự hào mở rộng phạm vi hoạt động của mình ở thị trường nội địa từ năm 2007, nâng tầm từ một công ty làm dịch vụ số hóa hướng đến trở thành một nhà cung cấp giải pháp lưu trữ điện tử chuyên nghiệp tại Việt Nam. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế của Việt Nam, DIGI-TEXX – một thương hiệu Việt gốc Đức, một nhà cung cấp Đức gốc Việt – tự tin bước vào sân chơi toàn cầu, tận dụng cơ hội để thành công hơn nữa và nối gót những tên tuổi lớn của thế giới trong cùng lĩnh vực. Giá trị lõi: Con người là yếu tố quan trọng nhất để đưa đến thành công và là tài sản quý giá nhất tại DIGI-TEXX. Chúng tôi luôn xây dựng và tự hào về những giá trị: Sáng tạo : “Innovation is our life-blood!”. DIGI-TEXX khuyến khích và tán thưởng cho những phát kiến mới từ tất cả các cấp nhân viên. Sáng tạo là đòn bẩy để DIGI-TEXX tăng trưởng và phát triển vượt bậc. Đoàn kết : Mọi thành viên trong DIGI-TEXX luôn chung sức, sát cánh bên nhau trong mọi thử thách. Đoàn kết là môi trường thuận lợi nhất để phát huy các thế mạnh của từng cá nhân. Học hỏi : DIGI-TEXX xây dựng một tổ chức luôn luôn học hỏi bằng ý thức tích cực “HỎI - CHIA SẺ - CÙNG NHAU KHÁM PHÁ”. Cập nhật kiến thức, công nghệ của thời đại, biết tận dụng túi tri thức toàn nhân loại thông qua internet. Dám nghĩ dám làm : Dấn thân vào việc khó, đương đầu với rủi ro là cơ hội đột phá, vượt lên phía trước của nhân viên DIGI-TEXX. “NGHĨ & LÀM” là tư tưởng xuyên suốt toàn tập thể nhân viên công ty. Dịch vụ cung cấp : Dịch vụ cung cấp : Dịch vụ BPO Số hóa tài liệu Nhập và chuyển đổi dữ liệu Dàn trang và Thiết kế Tài liệu Xử lý dữ liệu Ví dụ quy trình đơn giản về việc thực hiện số hóa tài liệu Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được Các thành tựu đạt được : Các thành tựu đã đạt được : 2009 : Đoạt giải Công nghệ thông tin – Truyền thông Việt Nam ở lĩnh vực Công nghiệp nội dung số 2008 – 2010 : Đoạt 3 giải thưởng Sao Khuê liên tiếp 03/04/2010 : Đạt Chứng nhận Hệ thống quản lý thông tin theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2005 6/2011 : Được Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh giao thực hiện dự án số hóa hồ sơ Báo cáo Tài chính và Báo cáo Quyết toán thuế năm 2010 Tổ chức và chức năng của các phòng ban Digi-Texx Việt Nam bao gồm 7 phòng ban : Phòng Sales – Marketing : Chăm sóc và liên hệ với khách hàng Tìm kiếm khách hàng mới Báo giá Phòng Hành chính - Nhân sự Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên Quản lý hệ thống thiết bị văn phòng Phòng Kế toán Kiểm soát tài chính công ty Tính toán lương cho nhân viên Tính toán chi phí và doanh thu của công ty Phòng Đảm bảo chất lượng Kiểm tra chất lượng của dữ liệu trước khi kết xuất và chuyển giao cho khách hàng Phòng Lập trình Viết và kiểm tra các chương trình dành cho dự án Phòng IT Quản lý, điều hành phòng Serve, hệ thống máy tính Chịu tránh nhiệm các máy móc, bảo trì, mua mới các linh kiện Phòng Sản xuất Tiếp nhận và xử lý dự án theo yêu cầu của khách hàng Đảm nhiệm dịch vụ Scan Shop (1 trong những nguồn doanh thu chính của công ty) Đảm nhiệm 3 mảng dự án : OCR, XML, MRP Library SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY IT Services Department IT Team Leader Nguyễn Đông Bình Software Development Department Software Team Leader Trần Khương Tuấn Accounting Controlling Department Chef Accountant Nguyễn Thị Loan Data Processing Center Production Manager Nguyễn Thị Bích Phương Quality Managerment Department Quality Assuarance Manager Lê Tất Trí Tưởng Admin & HR Department Admin & HR Managerment Vũ Thành Nam Đức Business Development Department Business Development Manager Rittstieg Björn MANAGING DIRECTOR Nguyễn Thị Phương Thảo MANAGING DIRECTOR ‘S SECRETARY Ms. Nguyễn Thị Mộng Thường 1.3 Yêu cầu chung của dự án Menu-Keying và loại hình dịch vụ sử dụng Từ dữ liệu đầu vào của khách hàng (PDF, URL) yêu cầu nhập thông tin Menu của các Restaurants ở Mỹ. Dựa trên địa chỉ URL được cung cấp, nhân viên nhập liệu tiến hành search Web, copy thông tin về, rồi phân tích và xử lý theo yêu cầu của khách hàng. Thông tin sau khi được xử lý tạo thành một hệ thống cơ sở dữ liệu menu các món ăn theo từng nhà hàng, phục vụ cho nhu cầu dễ dàng tra cứu của khách hàng hoặc mục đích khác mà khách hàng hướng tới. II . Tra cứu WEB và cách thức thực hiện dự án Menu-Keying 2.1 Quy trình thực hiện dịch vụ tra cứu WEB Bao gồm 3 bước cơ bản : Phát triển phần mềm : Lập trình viên phát triển phần mềm xử lý dữ liệu. Thông qua chương trình đó, kỹ thuật viên xử lý dữ liệu tiến hành copy và phân tích thông tin được copy từ Internet. Kiểm tra dữ liệu : Tất cả các dữ liệu sau khi xử lý sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tạm thời, sau đó được chuyên viên kiểm soát chất lượng thực hiện kiểm tra dữ liệu để đảm bảo độ chính xác đạt được là cao nhất. Kết xuất dữ liệu : Dữ liệu được kết xuất và chuyển giao cho khách hàng dưới dạng CD, DVD, hoặc tải lên FPT Server. 2.2 Quy trình thực hiện dự án 035 và yêu cầu đối với nhân viên nhập liệu 2.2.1 Quy trình thực hiện dự án 035 a) Phần mềm sử dụng: Đối với dạng file URL : Phát triển phần mềm: Dựa trên yêu cầu của khách hàng, phòng lập trình nghiên cứu, phát triển phần mềm xử lý dữ liệu. Bao gồm các mục cơ bản như: Tên thực đơn, Giờ phục vụ, Tên món ăn, Mô tả món ăn (cách thức chế biến,nguyên liệu, cách thức phục vụ ….) Sử dụng chương trình Search Web tìm đến địa chỉ được cung cấp, copy thông tin về. Đối với dạng file PDF : File PDF có thể copy: copy bình thường trên phần mềm lập trình viên đã phát triển. File PDF không thể copy : có thể làm theo 2 cách Chạy OCR Sử dụng phần mềm ABBYY Screenshots Reader b) Quy trình thực hiện : Thông thường nhân viên nhập liệu thường phải thực hiện dự án qua 3 bước cơ bản. TYPE 1 Nhân viên nhập liệu tiến hành copy và phân tích thông tin được copy từ Internet theo yêu cầu của khách hàng lần 1 TYPE 2 Nhân viên nhập liệu tiến hành copy và phân tích thông tin được copy từ Internet theo yêu cầu của khách hàng lần 2 VERIFY So sánh giữa Type 1 với Type 2 và điều chỉnh cho đúng theo yêu cầu của khách hàng 2.2.2 Yêu cầu đối với nhân viên nhập liệu : Nhập chính xác thông tin trong Menu theo yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo tốc độ nhanh, đúng thời gian quy định. 2.2.3 Kiểm tra chất lượng và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng: a) Kiểm tra chất lượng : Dữ liệu sau khi được nhập xử lý sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tạm thời , sau đó chuyển lên phòng QC để thực hiện kiểm tra dữ liệu nhằm đảm bảo độ chính xác đạt được là cao nhất. Sau đó dữ liệu được kết xuất và chuyển giao cho khách hàng dưới dạng CD, DVD, hoặc tải lên FPT Server, tùy theo yêu cầu. Dữ liệu được chia thành từng phần và giao hàng theo từng thời điểm nhất định. Trong quá trình thực hiện, khách hàng có thể có những điều chỉnh đối với quy tắc nhập liệu. Hoặc dữ liệu đã giao không được khách hàng chấp nhận về chất lượng và yêu cầu điều chỉnh lại. Lúc đó, phải thực hiện quá trình tiếp nhận phản hồi từ khách hàng. b) Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng: Nội dung phản hồi của khách hàng phần lớn tập trung vào chất lượng dự án và yêu cầu dự án, có thể được phân loại thành : Phản hồi có tính chất góp ý : Khách hàng hài lòng về chất lượng dự án, yêu cầu dự án được đáo ứng đúng và đủ, khách hàng đề nghị thêm một số biện pháp hoặc yêu cầu để dự án hoàn thiện hơn. Phản hồi về lỗi : Lỗi nhẹ : Như yêu cầu dự án chưa được đáp ứng đúng, chất lượng dự án chưa đạt. à Biện pháp : Tiến hành các hành động khắc phục, phòng ngừa nhằm sửa lỗi và giao lại dữ liệu cho khách. Lỗi nghiêm trọng : Khách hàng đưa ra cảnh báo về nguy cơ mất dự án, hoặc dự án có lỗi sai nghiêm trọng, hoặc dự án có lối sai hàng loạt do không hiểu rõ yêu cầu dự án , ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng dữ liệu. à Biện pháp : Các phòng ban liên quan phải tham gia vào việc phân tích lỗi, khắc phục lỗi và phản hồi cho khách hàng. Việc sửa lỗi phải được thực hiện chính xác, nhanh chóng, đảm bảo không ảnh hưởng tới deadline của dự án III . Ứng dụng kiến thức trong quá trình thực tập tại phòng DPC 3.1 Thuận lợi Với đối tượng khách hàng chủ yếu là các nước Châu Âu, nên các dự án mà công ty tiến hành rất đa dạng về ngôn ngữ sử dụng, đặc biệt là tiếng Đức và tiếng Anh. Dự án 035 là dự án sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh là chủ yếu, đặc biệt trong đó có rất nhiều từ ngữ chuyên ngành ẩm thực và chế biến thức ăn, hay tên các loại nguyên liệu thức ăn trên thế giới. Tiếp xúc nhiều với những thông tin đó cũng giúp cho vốn từ vựng tiếng Anh của tôi được tăng lên đáng kể. Bên cạnh đó, đa số nhân viên trong công ty đều là những người trẻ tuổi, hầu hết đều rất năng động và thân thiện, luôn sẵn sàng giúp đỡ và giải đáp những thắc mắc mà tôi gặp phải trong công việc. Cách thức làm việc theo nhóm, có người quản lý trực tiếp và thường xuyên kiểm tra chất lượng thực hiện công việc cũng giúp tôi tạo nên tính kỷ luật và làm việc có kế hoạch hơn cho sau này.Đồng thời tôi cũng được hiểu thêm một phần nào áp lực công việc mà mình sẽ phải đối mặt trong công việc thật sự sau này. 3.2 Khó khăn Chuyên ngành học của tôi là tiếng Đức, nhưng ngôn ngữ chủ yếu mà tôi sử dụng khi tham gia thực tập tại công ty lại là tiếng Anh. Điều đó thực sự là một hạn chế, vì cơ hội để sử dụng ngành học của mình là không nhiều. Thời gian thực tập không dài, trong khi những yêu cầu thực hiện dự án lại thường xuyên thay đổi, đôi khi tôi cũng gặp phải những khó khăn khi thực hiện và phải cần tới sự hướng dẫn của các anh chị quản lý LỜI CẢM ƠN Trong thời gian 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam em đã nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ tận tình của các anh chị trong công ty. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế và cung cấp tài liệu để hoàn thành bài báo cáo này. Xin chân thành cảm ơn ! Tạ Thị Thùy Trang Khoa Ngữ văn Đức Trường KHXH & NV TP. Hồ Chí Minh NGUỒN THÔNG TIN PHỤ LỤC NHẬT KÝ THỰC TẬP Date Task To do list Time 16.6 Tìm hiểu những quy định của công tyGặp người hướng dẫn Tìm hiểu về công việc Dịch tài liệu hướng dẫn thực hiện dự án (bằng tiếng anh) 8.00-12.00  _ Nghe giới thiệu về dự án 035_ Học dự án nhập dữ liệu vào máy 13.00-17.00 17.6 Học thực hiện dự án ở bước type nhập dữ liệu vào máy 8.00-12.00 20.6 Hỗ trợ dự án 058 của chị Thạch Thảo Nhập câu trả lời viết tay từ Fragebogen 13.00-17.00 21.6 Hỗ trợ dự án 058 của chị Thạch Thảo Nhập câu trả lời viết tay từ Fragebogen 8.00-12.00 Hoàn tất phần việc được giao từ dự án 058 Nhập câu trả lời viết tay từ Fragebogen 13.00-15.00 Học cách nhập "Choice option " trong dự án SDS _ Phân biệt lựa chọn giữa 2 dạng "Would you like/prefer…? và "choice of…" _ Làm thử trên chương trình. 15.00-17.00 22.6 Học cách nhập Menu từ file PDF vào chương trình Copy thông tin 8.00 - 12.00 Nhập thông tin từ PDF vào phần mềm Copy thông tin 13.00-17.00 23.6 Nhập thông tin từ file PDF vào phần mềm  Copy thông tin 8.00-12.00 Thực hiện bước Proof Sửa lỗi chính tả Bổ sung những từ/cụm từ còn thiếuNhập thêm những Menu còn thiếu 13.00-17.00 24.6 Proof 8.00-17.00 27.6 Final Proof 8.00-17.00 28.6 Final Proof 8.00-17.00 29.6 Proof 8.00-17.00 30.6 Proof 8.00-17.00 1.7 Proof 8.00-17.00 4.7 Proof 8.00-17.00 5.7 Proof 8.00-17.00 6.7 Proof 8.00-12.00 Type OCR - checking 13.00-17.00 7.7 OCR - checking Sửa lỗi cho OCR 8.00-17.00 8.7 OCR - checking Sửa lỗi cho OCR 8.00-12.00 Nghỉ 11.7 OCR - checking  Sửa lỗi cho OCR  8.00-17.00  12.7 OCR - checking  Sửa lỗi cho OCR  8.00-17.00  13.7 OCR - checking  Sửa lỗi cho OCR  8.00-17.00  14.7 OCR - checking  Sửa lỗi cho OCR  8.00-17.00  15.7 OCR - checking  Sửa lỗi cho OCR  8.00-17.00  18.7 OCR - checking  Sửa lỗi cho OCR  8.00-17.00  19.7 OCR - chechking  Sửa lỗi cho OCR   8.00-17.00  20.7 OCR - chechking  Sửa lỗi cho OCR  8.00-17.00   21.7 OCR - chechking  Sửa lỗi cho OCR   8.00-17.00  22.7 OCR - chechking  Sửa lỗi cho OCR   8.00-17.00  25.7 OCR - chechking 26.7 OCR - chechking  Sửa lỗi cho OCR   8.00-17.00  27.7 OCR - chechking  Sửa lỗi cho OCR   8.00-17.00  28.7 OCR - chechking  Sửa lỗi cho OCR   8.00-17.00  29.7 OCR - chechking  Sửa lỗi cho OCR  8.00-17.00   1.8 OCR - chechking  8.00-17.00   2.8 Nhập tay menu bị mờ   8.00-17.00  Dịch mail giúp dự án 058 3.8 Nghỉ 4.8 Nhập tay menu bị mờ 8.00-12.00   Hỗ trợ dự án 075 Nhập tay file hình bị mờ 13.00-17.00    5.8 Hỗ trợ dự án 075 Nhập tay file hình bị mờ  8.00-17.00   8.8 làm báo cáo thực tập 9.8 10.8 11.8 12.8 15.8 16.8 17.8 Kết thúc Thực tập