Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ************ NGUYỄN ANH TUẤN ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ Giảng viên hướng dẫn : TH.S LÊ TUẤN HÙNG Hà nội, ngày 25 tháng 3 năm2005 MỤC LỤC: A - Phần mở đầu: 2 I. Lý do chọn đề tài. 2 II. Mục đích nghiên cứu. 3 III. Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 4 IV. Tài liệu tham khao. 5 B – Phần nội dung: 7 Chương I Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình 7 công tác văn thư tại Công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu 7 tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 2. Công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 12 3. Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. 14 Chương II Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại 17 Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 1. Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn thư. 17 2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT 21 Sông Đà với chương trình: “Quản lý văn phòng”. 3. Ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản. 28 4. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đi - đến. 29 5. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT 42 trong công tác văn thư tại Công ty. 6. Hiệu quả của chương trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư 43 với phần mềm “Quản lý văn phòng” tại Công ty. Chương III- Phần kết luận: 45 A: PHẦN MỞ ĐẦU : I – Lý do chọn đề tài: Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị. Do vậy mà công tác văn thư cở trong cơ quan là một trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin, trong đó những công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư, là một trong những phương tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan ,đơn vị ,tổ chức. Vai trò của CTVT ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế CTVT được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý. Hiện nay khái nơiệm Công tác văn thư được nhiều nhà nghiên cứu chấp nhận như sau: “ công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang.” Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong CTVT là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư từ thủ công sang tự động hoá hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư. Ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ thể hoá bầng các văn bản quy phạm phát luật như: Chỉ thị số 58/ CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:”công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”.Nghị quyết TW 7 khoá VIII của Đảng ngày 30/71994 :“ưu tiên ứng dụng và phát triển công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”. Trong Nghị quyết Đại Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“ứng dụng công nghệ thông trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân…”. Nhà nước ta xác định:“ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong linh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hành đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác đinh là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”. Trên cơ sở đó chúnh tôi lựa chọn đề tài là : “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà”. Công ty cổ phần công nghệ thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà trực thuộc Bộ Xây Dựng, là một Doanh nghiêp có thế mạnh về tin học và công nghệ thông tin, về ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động , quản lý hành chính, đặc biệt là trong công tác văn thư của mình. Đồng thời Công ty cũng đã tạo điều kiện cho chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tiễn. II- Mục đích nghiên cứu: Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích : Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin- một xu hướng phat triển mới của xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính noi chung va đặc biệt trong công tác văn thư nói riêng của cơ quan. Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về CTVT của Doanh nghiệp này, việc triển khai về ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào, và đưa ra một số nhận xét mang tính trao đổi. III- Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cưú: 1-Trong đề tài này chúng tôi có sử dụng một số phương pháp nhu sau: - Phương pháp luận: phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh phân tích hệ thống. - Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phỏng vấn, trực tiếp sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể. 2- Đối tượng nghiên cứu: là chương trình phần mềm hệ thống “Quản lý văn phòng” của công ty. Vấn đề này trước kia đã có những tác giả đã nghiên cưu và tìm hiểu, tuy nhiên báo cáo khoa học của chúng tôi không trùng lặp với các công trình khác trước đó. Trong quá trình thực hiện đề taì do có những thuận lợi sau: đã có một số những công trình đi trước nghiên cứu về vấn đề nay, được sự quan tâm của khoa, đồng thời đã được ban lãnh đại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đã tạo điều kiện cho tôi được nghiên cứu tại công ty. Đồng thời là những khó khăn như : vốn kiến thức còn hạn chế và vấn đề nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian còn hạn chế… Do vậy do vậy sẽ không tránh khỏi nhưng sai xót. Chúng tôi mong được sự đóng góp ý kiến của các độc giả, thầy cô giáo và các bạn để chúng tố sẽ nghiên cứu đề tài được hoàn thiện hơn. Qua đây, chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ Lê Tuấn Hùng đã hướng dẫn tôi thực hiện đề tài này. Đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo và các bạn đặc biệt là các cô chú và các anh chị của công ty CPCNTT Sông Đà đã giúp tôi hoàn thành đề tài. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 25 tháng 3 năm 2005. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Tuấn IV : Nguồng tài liệu tham khảo: Báo cáo khoa học 158: Dương Thị Hoà:Vai trò CNTT trong việc quản lý văn bản của Bộ Nông Nghiệp. Báo cáo khoa hoc 27: Nguyễn Mạnh Cường:Tìm hiểu ứng dụng tiến bộ CNTT vào công tác quản lý văn bản đI- đến ở bộ phận văn thư một số cơ quan. Bao cáo khoa học 30: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu về ứng dụng CNTT ở một số cơ quan nhà nước trung ương. Báo khoa hoc 234:Phùng Thị Thu Huyền:Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong CTVT ở trường ĐHKHXH&NV. Nguyễn Khắc Hoan: Quản lý thông tin và CNTT, NXB Văn hoá Thông tin. Khoá Luận tốt nghiệp : LT. 157.2004 Nguyễn Thị út Trang: ứng dụng CNTT trong CTVT tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Khoá luận tốt nghiệp :KL389.2002. Nguyễn thị Mai :Vai trò của việc ứn dụng CNTT vào CTVT- LT. Nghị định số110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 về công tác văn thư lưu trữ Thông tin học đại cương của Đoàn Phan Tân Tạp chí lưu trữ Việt Nam: tài liệu nghe nhìn- CNTT : vài nét về ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở văn phòng chính phủ số 2/2001, của Kiều Mai Tạp chí lưu trữ Việt Nam : quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại văn phòng chính phủ. Một số đIểm cần lưu ý khi ứng dụng tin học vào lưu trữ, Dương Văn Khảm. TV 170 :tin hoc trong đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ: Dương Văn Khảm. B- PHẦN NỘI DUNG: Chương I: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình công tác văn thư tại Công ty. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà: 1.1- Công ty cổ phần CNTT Sông Đà được thành lập theo quyết định số:1216/QĐ-BXD của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng về việc chuyển Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà - Tổng Công Ty Sông Đà thành công ty cổ phần ngày 28 tháng7 năm 2004. Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà được thành lập theo Quyết định số: 16/TCT – VPTH ngày 12/9/2001 của Chủ tịch HĐQT Tổng công ty Sông Đà, là đơn vị hạch toán phụ thuộc, với nhiệm vụ chính là: Nghiên cứu khoa học công nghệ về các lĩnh vực chuyên ngành xây dựng, giao thông vận tải, sản xuất công nghiệp, công nghệ thông tin… Tổ chức thực hiện sản xuất thử nghiệm các đề tài nhiên cứu ứng dụng. Ứng dụng và chuyển giao tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất kinh doanh cuả Tổng công ty nhu cầu thị trường. Thực hiện tư vấn, thiết kế, đào tạo nhân lực và them định các dự án khoa học công nghệ. Lập kế hoạch nghiên cứu khoa học công nghệ hàng năm trình Bộ Xây Dựng phê duyệt và triển khai thực hiện trong Tổng công ty. Xây dựng, quản lý và vận hành toang bộ mạng thông tin của Tổng công ty. Theo Quyết định số:1216/QĐ-BXD thì Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà có ngành nghề kinh doanh chính như sau: Cung cấp và sản xuất các phần mềm ưng dụng, phần mềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềm thương mại; Tiếp nhận và chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phương tiện, thực hiện tư vấn công nghệ thông tin, dịch vụ phần mềm; Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin và tự động hoá; Kịnh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH CNTT PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH TẾ PHÒNG MẠNG VÀ TRUYỀN THÔNG PHÒNG PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM VÀ CGCN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TỔ CHỨC KINH TẾ – Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà như sau: 1.2.1- Tình hình nhân lực: Lao động hiện có(Thời điểm 31/05/2003): 38 người. - Trên đại học: 2 người. - Trình độ đại học: 30 người. + Kỹ sư CNTT: 24 nghười. +kỹ sư xây dựng: 3 người. +Kỹ sư thuỷ lợi: 1 người. +Kỹ sư CTN: 1 ngươi. +Cử nhân kinh tế: 1 người. - Trình độ cao đẳng CNTT: 2 người. - Trình độ trung cấp: 2 người. - Công nhân kỹ thuật, lao động nghiệp vụ: 2 người. Đại hội đồng cổ đông:Bao gồm tất cả các cổ đông tham dự, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp khi được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả các cổ đông dự họp chấp nhận. Tham gia dóng góp ý kiến xây dựng và biểu quyết thông qua Điều lệ tổ chức hoạt động và định hướng phát triển của Công ty. Kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Hội đồng quản trị(HĐQT): Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQTcó nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trường, quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp đại hội cổ đông , cơ cấu tổ chức, lập quy chế quản lý nội bộ Công ty. Kiểm soát việc thực hiện các pgương án đầu tư , kiểm soát việc thực hiện các chính sách thị trường, thực hiện hợp đồng kinh tế, kiểm soát việc thực hiện cơ cấu tổ chức, thực hiện cơ quản lý nội bộ của công ty, kiểm soát việc mua bán cổ phần. HĐQT thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác. Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biểu quyết. Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, tổ chức thợc hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Thường xuyên báo cáo HĐQT tình hình, kết quả sản xuất cua Công ty. Giúp việc cho Giám đốc là hai Phó Giám đốc, Gồm Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực CNTT và Phó Giám đốc phụ trách kinh tế. Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra. Có nhiệm vụ kiểm tra tính trung thực hợp lý, hợp pháp trong quản lý đIều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của công ty. Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động của Công ty, tham khoả ý kiến của HĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận và kiên nghị lên Đại hội đồng cổ đông. Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thực hiện công việc do Giám đốc giao theo đặc điểm, nhiệm vụ của từng phòng . Các trưởng phó phòng phụ trách, định biên của từng phòng do Giám đốc đIều hành đề nghị bổ nhiệm và quyết định theo phân cấp được HĐQT phê duyệt. Công ty có các phòng chức năng sau: Phòng tàI chính kế tóan: có nhiệm vụ giúp việc cho HĐQT và Ban giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo công tác tài chính tín dụng, hạch toán kinh doanh của đợn vị; Đề xuất các giả pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý các nguồn tài chính, các quỹ doanh nghiệp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.; Đảm bảo đủ vốn cho sản xuất kinh doanh; Kiểm soát băng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong đơn vị. Nhân sự gồm 5 người: Kế toán trưởng, phó kế toán, 3 nhân viên. Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ thực hiện công tác kinh doanh, xuất nhập khẩu và tiếp thị đấu thầu; Quản lý kinh tế đối với các công trình, quản lý công tác kế hoạch thống kê…; Xây dựng và quản lý định mức, đơn giá; Thực hiện các hợp đồng kinh tế; Quản lý các công tác đàu tư. Nhân sự gồm 7 người :Trưởng phòng, phó phòng, 5 nhân viên. Phòng Tổ chức Hành chính: có nhiệm vụ quản lý công tác tổ chức, hành chính, nhân sự, chế độ chính sách đối với nhười lao động. Nhân sự gồm 4 người: Trưởng phòng, phó phòng, văn thư, nhân viên Phòng phát triển phần mềm và chuyển giao công nghệ: co nhiệm vụ sản xuất các phần mềm ứng dụng, phần mềm công nghiệp và chuyển giao công nghệ; Tham gia công tác đào tạo và CNTT. Nhân sự gồm 14 người : Trưởng phòng, phó phòng, 12 nhân viên. Phòng mạng và truyền thông : có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế, tư vấn, xây dựng và bảo trì các mạng viễn thông, tin học; Nhiên cứu phát triển ứng dụng và triển khai các dịch vụ gia tăng giá trị; Hợp tác nghiên cưú khoa học, tiếp nhận và chuyển giao công nghệ trong linh vực công nghệ mạng và các dịch vụ gia tăng giá trị; Thực hiện việc xúc tiến khai thác và cung ứng các dịch vụ của ngành CNTT, phần cứng, phần mềm; Thực hiện các hoạt động khác trong lĩnh vực công nghệ thông tin theo yêu cầu và định hướng phát triển cuả Công ty. Nhân sự gồm 15 người :Trưởng phòng , phó phòng, 13 nhân viên. Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. Công tác văn thư là toà bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang. Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây: Soạn thảo văn bản Quản lý văn bản Quản lý con dấu Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một công ty chuyên về công nghệ thông tin, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Phụ trách về công tác văn thư của Công ty gồm có một văn thư chuyên trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm. Công tác văn thư của Công ty hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước như: Công văn số 145/VPCP-HC ngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chính phủ về việc mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước; Công văn số 900/VPCP-HC ngà 14 tháng 3 năm 1998 của cuă Văn phòng Chính phủ về việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý Hành chính nhà nước; Quyết định số 228/QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, công nghệ và môI trường về việc ban hành tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700 – 1992. Văn bản quản lý Nhà nước. Mẫu trình bày; Nghị định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 quy định về nội dung của công tác văn thư; và một số văn bản khác. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tai Công ty được thực hiện như sau: Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của công ty đêu được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Quản lý văn bản: Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư Công ty. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dáu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi. Là một Công ty kinh doanh cho nên công việc này được tiến hành rất nhanh và khẩn trương. Văn thư Công ty sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đối tác. Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào sổ thống nhất tại văn thư của Công ty theo đúng thủ tục vào sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản đẻ lưu vào 3 sổ lưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn đến từ các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn đến từ các đối tác. Sau khi đã thực hiện xong các thủ tuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ Công ty tiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo Công ty và các phòng ban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện. Công tác lập hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đều không lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tình trạng bó gói. Công tác văn thư chuyền thống của Công ty trước khi ứng dụng CNTT thì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian, việc chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện văn bản không được nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản và báo cáo công việc. Theo phương pháp chuyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn. 3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đây là một thế mạnh của Công ty nhưng trước hết chúng ta cần hiểu thế nào là công nghệ thông tin. Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội tụ của các công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng. Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin(Information Society), ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn , chất lượng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu của thời cuộc. Công tác văn thư trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của minh đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, việc đưa công nghệ thông tin và công tác văn thư sẽ tạo ra một sự cảI tiến trong phương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụ của công tác này. Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưng nhu cầu được đề ra.Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh chóng trong tình hinh thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không nghừng tăng nhanh. Trong mỗi cơ quan, văn phòng được coi như “trái tim” của cả cơ quan, là trung tâm thông tin của cơ quan. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời nhất. Trong thơi đại thông tin như hiện nay nếu công tác văn thư chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tin của các cán bộ trong cơ quan, cũng như nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác. chính vì vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trong công tác văn thư, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong công tác văn thư. Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một yêu cầu tấ yếu, đồng thời vì đây là một Công ty chuyên về công nghệ thông tin. Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư trước hết là nhằm nâng cao chất lượng của công tác này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức lao động của cán bộ. CNTT sẽ giúp công tác văn thư được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn. ĐIều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để quản lý, và thông qua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của công ty. Chính nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phận công tác văn thư. Khi trong công ty đã nối mạng nội bộ thì chỉ cần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng như bất kỳ một cán bộ nào của cơ quan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hình thành trong ngày tại công ty mình(tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập) Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn thư thể hiện ơ chỗ: từ công tác soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, chính đIều đó các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể ứng dụng được công nghệ thông tin : soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên máy, thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản quan mạng máy tính. Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng là một công việc của công tác văn thư, nhưng trong điều kiện hiện nay về mặt quản Nhà nước thì chưa có văn bản nào quy định về tính pháp lý của con dấu và chữ ký điện tử xét về điều kiện kỹ thuật và khả năng quản lý con dấu thực tế hiện nay thì không cần đưa nội dung nay vào ứng dụng công nghệ thông tin. CHƯƠNG II:TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ. 1 QUY TRÌNH ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ: Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì công ty sẽ đạt được muc đích của minh, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư. Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta năm vững được đặc đIểm của các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu(CSDL). Nó giúp ta nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định được đúng thành phần và nội dung CSDL văn thư. Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thống CSDL quản lý và tra tìm tài liệu văn thư. Thiết kế hệ thống phả đạt yêu cầu đưa toàn bộ các văn bản có giá trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng. Toàn bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy trình sau: Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan để xác định các loại tài liệu hình thành và khối khối lượng cuả nó. Bước này nhằm xác định được những văn bản nào có thể đưa vào CSDL quản lý và tra tìm tài liệu trong văn thư . Chúng ta làm như vậy bởi vì trong quá trình hoạt động của cơ quan sẽ có rất nhiều loại tài liệu, nhưng không phải thông tin nào cũng đưa vào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Còn những tài liệu tham khảo hay những văn bản gửi đến để biết.. thì không là thành phần tài liệu đưa vào CSDL. Bước 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu