Truyền thông trong tổ chức

1Chương 10 Truyền thông trong tổ chức 2Mục đích nghiên cứu • Giải thích các nhân tố chính của tiến trình truyền thông • Tác động của công nghệ trong truyền thông • Những trở ngại trong truyền thông và cách thức hạn chế chúng • Trình bày để thúc đẩy truyền thông hiệu quả. 3Tiến trình truyền thông • Truyền thông là tiến trình chuyển đổi thông tin từ người này đến người khác thông qua những biểu tượng đầy ý nghĩa 4Tiến trình truyền thông Thông điệp qua một hoặc nhiều kênh Phản ứng của người gởi về phản hồi có thể gây nên phản hồi thêm cho người nhận Người nhận phản ứng bằng lời và cử chi cho người gởi Người nhận nhận và mã hóa thông điệp Người gởi có ý tưởng Người gởi mã hóa ý tưởng vào thông điệp 5Tiến trình truyền thông • Người gởi là nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền thông. • Mã hóa là tiến trình chuyển dịch ý tưởng hoặc cảm xúc bằng phương tiện -chữ viết, ánh mắt hoặc lời nói – mà truyền tải được ý nghĩ mong muốn. • Năm nguyên tắc làm gia tăng mã hóa chính xác, gồm: – Sự thích hợp – Đơn giản – Cơ cấu (tổ chức) – Lặp lại – Trọng tâm 6Tiến trình truyền thông • Người nhận là người nhận và đọc hoặc giải mã thông điệp của người gởi • Giải mã là phiên dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa cho người nhận. – Một trong những đòi hỏi chính đối với người nhận là khả năng lắng nghe. Lắng nghe liên quan đến việc tập trung vào thông điệp, không chỉ là lắng nghe đơn thuần 7Tiến trình truyền thông • Thông điệp liên quan đến những biểu tượng bằng lời (nói hoặc viết) và ngôn ngữ cử chỉ mà người gởi muốn chuyển tải cho người nhận – Thông điệp không lời – Thông điệp bằng lời – Thông điệp chữ viết 8Các ví dụ về văn hóa 9Tiến trình truyền thông • Kênh là đường truyền tải truyền thông từ người gởi đến người nhận. • Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh. 10 Mức độ phong phú của các kênh thông tin Kênh thông tin Thảo luận mặt đối mặt Chuyện trò qua điện thoại Thư tín, bản ghi nhớ (định hướng cá nhân) Các văn bản viết chính thống Các tài liệu số học chính thống (Dữ liệu in từ máy tính, các báo cáo ngân sách) Sự phong phú thông tin Cao nhất Cao Trung bình Thấp Thấp nhất 11 Tiến trình truyền thông • Kênh từ trên xuống liên quan đến tất cả các cách thức chuyển thông điệp từ nhà quản trị xuống nhân viên. • Kênh từ dưới lên là tất cả cách thức mà nhân viên sử dụng để chuyển thông điệp đến giới quản trị. • Kênh ngang là tất cả các phương tiện được sử dụng để chuyển và nhận thông điệp bằng các mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức với nhà cung cấp hoặc với khách hàng. • Kênh phi chính thức là tất cả các phương thức phi chính thức để người gởi và người nhận truyền thông đi xuống, đi lên và theo chiều ngang. – Hệ thống thông tin mật – Các nhóm có cấu trúc mạng 12 Tiến trình truyền thông • Phản hồi là sự phản ứng của người nhận đối với thông điệp của người gởi. • Phản hồi nên có những đặc điểm sau: – Thông tin phản hồi phải hữu ích – Thông tin nên mang tính mô tả hơn là đánh giá. – Nên cụ thể hơn là tổng quát. – Phản hồi nên đúng lúc, kịp thời. – Không nên phản hồi dồn dập quá nhiều. 13 Những trở ngại của thông tin • Tổ chức – Cấp độ quyền hành và vị trí – Sự chuyên môn hóa giữa các bộ phận – Các mục tiêu khác nhau – Mối quan hệ giữa các nhân viên • Cá nhân – Mâu thuẫn về các giả định – Từ ngữ – Cảm xúc 14 Mức độ thông hiểu đối với thông điệp từ tổng giám đốc 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Quản trị cấp cao Phó chủ tịch Giám sát chung Lãnh đạo nhóm Công nhân tác nghiệp Bóp méo thông điệp ban đầu Tỷ lệ nhận thông điệp ban đầu một cách chính xác 15 Hạn chế những rào cản • Quy định dòng thông tin • Khuyến khích phản hồi • Đơn giản hóa ngôn ngữ • Lắng nghe tích cực • Kiềm chế cảm xúc tiêu cực • Sử dụng ngôn ngữ không lời • Sử dụng hệ thống thông tin mật 16 Thúc đẩy truyền thông hiệu quả • Làm rõ các ý tưởng trước khi truyền thông • Xác định mục đích đúng đắn của truyền thông • Xem xét sự bố trí nơi truyền thông xảy ra • Bàn bạc với người khác, khi thích hợp trong các hoạch định truyền thông • Quan tâm đến thông điệp không lời mà bạn gởi • Truyền đạt những gì hữu ích cho người nhận có thể • Theo sát truyền thông