Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

Lêi nãi ®Çu 1. Sù cÇn thiÕt cña ®Ò tµi - Bèi c¶nh x· héi Ngµy nay ngµnh c«ng nghÖ th«ng tin ®ang ph¸t triÓn nhanh vµ m¹nh, khoa häc c«ng nghÖ thùc sù ®· vµ ®ang ®em l¹i hiÖu qu¶ lín cho nÒn kinh tÕ x· héi, cho c¸c doanh nghiÖp tæ chøc kinh doanh trong giai ®o¹n më cöa nµy, ®Æc biÖt lµ n©ng cao hiÖu qu¶ trong qu¸ tr×nh qu¶n lý. Trong nÒn kinh tÕ ph¸t triÓn nhiÒu thµnh phÇn nµy th× qu¶n lý b¸n hµng cµng mang tÝnh quyÕt ®Þnh chÝnh trong hiÖu qu¶ kinh doanh chÝnh v× vËy viÖc ra ®êi nh÷ng bµi to¸n qu¶n lý nãi chung vµ qu¶n lý b¸n hµng nãi riªng lµ mét ®iÒu tÊt yÕu kh¸ch quan. Cã thÓ nãi r»ng víi sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin th× viÖc qu¶n lý thñ c«ng kh«ng cßn phï hîp n÷a. Ta cã thÓ nhËn thÊy mét sè yÕu kÐm cña viÖc qu¶n lý theo ph­¬ng ph¸p thñ c«ng nh­: Th«ng tin vÒ ®èi t­îng qu¶n lý nghÌo lµn, l¹c hËu, kh«ng th­êng xuyªn cËp nhËt. ViÖc l­u tr÷ b¶o qu¶n khã kh¨n, th«ng tin l­u tr÷ trong ®¬n vÞ kh«ng nhÊt qu¸n, dÔ bÞ trïng lËp gi÷a c¸c bé phËn §Æc biÖt lµ mÊt rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc ®Ó thèng kª, ®Ó ph©n tÝch ®­a ra c¸c th«ng tin phôc vô viÖc ra quyÕt ®Þnh. Do ®ã, viÖc sö dông c¸c thµnh tùu cña c«ng nghÖ th«ng tin trong qu¶n lý ngµy cµng réng r·i vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao, kh¾c phôc ®­îc nh÷ng nh­îc ®iÓm cña hÖ thèng qu¶n lý cò, c¸c bµi to¸n qu¶n lý ®­îc ®­a vµo m¸y tÝnh vµ ngµy cµng ®­îc tèi ­u ho¸, gi¶n ®­îc thêi gian còng nh­ chi phÝ cho qu¸ tr×nh xö lý, mang l¹i hiÖu qu¶ lín trong kinh doanh. - Hoµn c¶nh cña c«ng ty Tõ cuèi n¨m 2002 c«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp Fast ®· dÇn chuyÓn sang cung cÊp c¸c phÇn mÒm qu¶n lý kh¸c nhau chø kh«ng chØ cung cÊp c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n doanh nghiÖp. Víi thÕ m¹nh vµ kinh nghiÖm trong lÜnh vùc lµm phÇm mÒm qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n cña m×nh c¸c s¶n phÈm cña c«ng ty ngµy nay ®· chøng minh tÝnh hiÖu qu¶ cña m×nh vµ ®em l¹i nhiÒu lîi Ých cho kh¸ch hµng. C«ng ty ®· thùc hiÖn t­ vÊn vµ s¶n xuÊt mét sè phÇn mÒm theo ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng b¸n c¸c phÇn mÒm vÒ qu¶n lý quü tiÒn mÆt, qu¶n lý kh¸ch hµng, Qu¶n lý nhuËn bót, qu¶n lý nhµ hµng, … V× vËy viÖc x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh DEMO ®Ó giíi thiÖu c¸c phÇn mÒm kh¸c nhau ®ang ®­îc ®Æt ra cÊp thiÕt. 2. §Þnh h­íng HiÖn nay c«ng viÖc qu¶n lý b¸n hµng th­êng ®­îc thùc hiÖn b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng dÉn ®Õn nh÷ng bÊt cËp nh­: Tèc ®é cËp nhËt, xö lý kh«ng cao, kh«ng ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cÇn b¸o c¸o ®ét xuÊt cña ban l·nh ®¹o. Kh«ng ®ång bé trong viÖc cËp nhËt dÉn tíi viÖc sai sãt. Qu¶n lý thñ c«ng th­êng chÞu ¶nh h­ëng lín bëi c¸c yÕu tè chñ quan do sù t¸c ®éng cña m«i tr­êng bªn ngoµi L­u tr÷ th«ng tin khã, dÔ bÞ lé. Th«ng tin th­êng l­u tr÷ trªn giÊy g©y l·ng phÝ lín. - Khi më réng quy m« ho¹t ®éng th× hÖ thèng qu¶n lý thñ c«ng sÏ kh«ng ®¸p øng ®­îc Bµi to¸n ®Æt ra lµ t×m c¸ch tæ chøc mét hÖ thèng míi qu¶n lÝ c¸c ho¹t ®éng liªn quan tíi qu¶n lý b¸n hµng trªn c¬ së c¸ch thøc ho¹t ®éng vµ quy t¸c lµm viÖc cña ®¬n vÞ. HÖ thèng míi ph¶i lµm sao gi¶i quyÕt ®­îc c¸c vÊn ®Ò nªu trªn, phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña ®¬n vÞ øng dông hÖ thèng. 3. Môc ®Ých nghiªn cøu Trong thêi ®¹i ngµy nay th«ng tin kinh tÕ lµ vÊn ®Ò sèng cßn víi c¸c ®¬n vÞ kinh doanh. §¬n vÞ nµo lµm chñ ®­îc th«ng tin sÏ cã ­u thÕ tuyÖt ®èi trong ho¹t ®éng kinh doanh. H¬n n÷a chØ thu nhËp th«ng tin tèt th× vÉn ch­a ®ñ, mµ ph¶i biÕt b¶o qu¶n gi÷ g×n th«ng tin vÒ ho¹t ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ mét c¸ch chÆt chÏ. Do ®ã hÖ thèng míi ph¶i cã c¬ chÕ kiÓm so¸t chÆt chÏ, b¶o ®¶m an toµn, b¶o mËt c¬ së d÷ liÖu. Tõ c«ng t¸c nghiÖp vô liªn quan tíi ho¹t ®éng qu¶n lý b¸n hµng, chóng ta sÏ tiÕn hµnh ph©n tÝch thiÕt kÕ mét hÖ thèng nh»m tin häc ho¸ c¸c chøc n¨ng cã thÓ ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y tÝnh. Tõ ®ã x©y dùng mét ch­¬ng tr×nh øng dông hç trî cho qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nh­ qu¶n lý, xö lý c¸c ho¹t ®éng nhËp mua, xuÊt b¸n hµng ho¸, c¸c nghiÖp vô tiÒn mÆt, lËp c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú… Tãm l¹i, môc tiªu cuèi cïng lµ x©y dùng mét phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng hiÖn ®¹i, ®¸p øng nhu cÇu xö lý c¸c chøc n¨ng nghiÖp vô trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng kinh doanh. 4. Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu Trong viÖc ph©n tÝch thiÐt kÕ hÖ thèng chóng ta cã thÓ ¸p dông ph­¬ng ph¸p thiÕt kÕ tõ ®Ønh xuèng. §©y lµ ph­¬ng ph¸p thiÕt kÕ gi¶i thuËt dùa trªn t­ t­ëng module ho¸. Tr­íc hÕt x¸c ®Þnh c¸c vÊn ®Ò chñ yÕu nhÊt mµ viÖc gi¶i quyÕt bµi to¸n yªu cÇu, bao qu¸t ®­îc toµn bé bµi to¸n. Sau ®ã ph©n chia nhiÖm vô cÇn gi¶i quyÕt thµnh c¸c nhiÖm vô cô thÓ h¬n, tøc lµ chuyÓn tõ module chÝnh ®Õn c¸c module con tõ trªn xuèng d­íi 5. KÕ cÊu cña ®Ò tµi + Ch­¬ng 1: Tæng quan vÒ c«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp Fast vµ c¸c vÊn ®Ò nghiªn cøu, sù cÇn thiÕt cña ®Ò tµi, môc tiªu vµ ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu. + Ch­¬ng 2: Mét sè lý luËn c¬ b¶n vÒ ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. Tr×nh bÇy kh¸i qu¸t ph­¬ng ph¸p luËn c¬ b¶n lµm c¬ së ph­¬ng ph¸p luËn cho viÖc nghiªn cøu chuyªn ®Ò. + Ch­¬ng 3: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng qu¶n lý b¸n hµng. Tr×nh bÇy chi tiÕt ch­¬ng tr×nh ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng, thiÕt kÕ d÷ liÖu, thiÕt kÕ gi¶i thuËt, thiÕt kÕ giao diÖn cña ch­¬ng tr×nh. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy TrÞnh Phó C­êng gi¶ng viªn h­íng dÉn vµ c¸c thÇy c« trong khoa tin häc kinh tÕ ®· gãp ý chØ b¶o cho em nhiÒu kiÕn thøc vµ kinh nghiÖp quý b¸u §ång thêi em còng xin ¬n c¸c c« chó, anh chÞ t¹i c«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp Fast ®Æc biÖt lµ anh Phan ThÕ ChiÕn ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh b¸o c¸o chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp nµy. Do tr×nh ®é cã h¹n chÕ vµ hoµn thµnh trong thêi gian thùc tËp ng¾n, ch¾c ch¾n trong chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp cña em kh«ng tr¸nh khái sai xãt, rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý chØ b¶o cña thÇy c« vµ c¸c b¹n Ch­¬ng I Tæng quan vÒ c«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp Fast Kh¶o s¸t T×nh h×nh t¹i c«ng ty 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh, c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty a. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh. Ngµy nay c¸c øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo lÜnh vùc qu¶n lý còng rÊt phong phó mµ ®Ó lµm nªn ®iÒu nµy kh«ng thÓ thiÕu c¸c c«ng ty phÇn mÒm. Hä lµ nh÷ng ng­êi ®· ®ang ®em c«ng nghÖ th«ng tin vµo víi cuéc sèng vµ vµo lÜnh vùc kinh doanh. ë ViÖt Nam c¸c lÜnh vùc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin ®­îc ph¸t triÓn ch­a l©u. V× vËy c¸c c«ng ty phÇn mÒm phÇn lín ra ®êi trong thêi gian gÇn ®©y chñ yÕu lµ tõ sau gi÷a thËp kû 90 cña thÕ kû XX. Trong xu h­íng ®ã c«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp Fast ®· ra ®êi. C«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp Fast ®­îc thµnh lËp theo giÊy phÐp thµnh lËp c«ng ty sè 3096/GP-UB do UBNN TP Hµ Néi cÊp ngµy 11/6/1997 ®©y chÝnh thøc lµ ngµy thµnh lËp c«ng ty. GiÊy chøng nhËn ®¨ng ký kinh doanh sè 056067 do Së kÕ ho¹ch vµ ®Çu t­ Hµ Néi cÊp ngµy 18/6/1997.H×nh thøc së h÷u cña c«ng ty lµ h×nh thøc cæ phÇn. Vèn ®¨ng ký ban ®Çu cña c«ng ty lµ 1.000.000.000 ®ång ®­îc chia thµnh 10.000 cæ phiÕu. Vµo ®Çu n¨m 2003 vèn ®¨ng ký cña c«ng ty ®· t¨ng thµnh 1.250.000.000 ®ång vµ ®­îc chia thµnh 125.000 cæ phiÕu. C«ng ty cã tªn tiÕng viÖt lµ : C«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp FAST. Tªn tiÕng Anh cña c«ng ty lµ FAST software company. Tªn viÕt t¾t lµ FAST Logo cña c«ng ty : Chøc n¨ng kinh doanh cña c«ng ty : S¶n xuÊt vµ kinh doanh c¸c phÇn mÒm m¸y tÝnh Bu«n b¸n hµng t liÖu tiªu dïng (thiÕt bÞ m¸y tÝnh, tin hoc, ®iÖn tö ) DÞch vô th«ng tin khoa häc c«ng nghÖ DÞch vô t­ vÊn chuyÓn giao c«ng nghÖ LÜnh vùc kinh doanh chÝnh : S¶n xuÊt vµ kinh doanh c¸c phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp. C¸c s¸ng lËp viªn cña c«ng ty bao gåm 7 ng­êi: Thµnh viªn cña héi ®ång qu¶n trÞ gåm cã 3 ng­êi: C«ng ty gåm cã ba v¨n phßng : V¨n phßng t¹i TP Hµ Néi §Þa chØ : Sè 18 NguyÔn ChÝ Thanh, QuËn Ba §×nh §iÖn tho¹i : (04)7715590 Fax : (04)7715591 Email : fast@hn.vnn.vn V¨n phßng t¹i TP Hå ChÝ Minh §Þa chØ : Sè 391A Nam Kú Khëi NghÜa, QuËn 3 §iÖn tho¹i : (08)8481001 Fax : (08)8480998 Email : fastsg@hcm.vnn.vn V¨n phßng t¹i §µ N½ng §Þa chØ : Toµ nhµ Softtech, 15 Quang Trung §iÖn tho¹i : (0511)810532 Fax : (0511)812692 Email : fastdn@dng.vnn.vn b. C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty S¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty ®­îc tæ chøc nh­ sau: Héi ®ång qu¶n trÞ Gi¸m ®èc C¸c chi nh¸nh HN, HCM, §N Phßng nghiªn cøu & ph¸t triÓn s¶n phÈm Phßng tæng hîp C¸c c«ng viÖc chÝnh cña c¸c phßng ban trong c«ng ty Héi ®ång qu¶n trÞ:NhiÖm vô x¸c ®Þnh chiÕn l­îc dµi h¹n cña c«ng ty Gi¸m ®èc c«ng ty: §iÒu hµnh thùc hiÖn c¸c chiÕn l­îc ®Ò ra, phÊt triÓn kinh doanh. X©y dùng c¸c quy ®Þnh, chÕ ®é, chÝnh s¸ch chung cña c«ng ty vÒ tæ chøc nh©n sù, tiÒn l­¬ng vµ c¸c vÊn ®Ò tµi chÝnh kÕ to¸n. Tham ra vµo x¸c ®Þnh nh÷ng chiÕn l­îc cña c«ng ty vµ lËp kÕ ho¹ch n¨m cho toµn c«ng ty cïng víi viÖc thùc hiÖn chÝnh s¸ch tµi chÝnh. Phßng tæng hîp: Trî lý cho gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò nh©n sù, maketting, tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, lµm viÖc víi c¸c ®èi t¸c, tµi chÝnh kÕ to¸n toµn c«ng ty, x©y dùng dù ¸n ph¸t triÓn kinh doanh. Phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn s¶n phÈm: Cã nhiÖm vô nghiªn cøu c¸c phÇn mÒm míi, hç trî c¸c bé phËn kinh doanh söa ®æi s¶n phÈm theo c¸c yªu cÇu ®Æc thï. C¸c chi nh¸nh, bé phËn kinh doanh: B¸n hµng, dÞch vô kh¸ch hµng (HiÖn cã ë Hµ Néi, Sµi Gßn vµ §µ N½ng) S¬ ®å tæ chøc vµ chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c chi nh¸nh trong c«ng ty nh­ sau Gi¸m ®èc chi nh¸nh Phßng kinh doanh Phßng t­ vÊn thiÕt kÕ Phßng triÓn khai hîp ®ång Phßng lËp tr×nh øng dông Phßng hç trî b¶o hµnh V¨n phßng vµ kÕ to¸n C¸c c«ng viÖc chÝnh: STT Phßng ban, bé phËn C¸c c«ng viÖc chÝnh Gi¸m ®èc chi nh¸nh §iÒu hµnh, tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh ®Æt ra X©y dùng c¸c quy ®Þnh, chÕ ®é, chÝnh s¸ch chung cña chi nh¸nh vÒ tæ chøc nh©n sù, l­¬ng tµi chÝnh kÕ to¸n Tham ra vµo viÖc x¸c ®Þnh chiÕn l­îc cña c«ng ty. LËp kÕ hoÆch n¨m cho chi nh¸nh. C¸c trî lý gi¸m ®èc ( Phßng tæng hîp ) Trî lý cho gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò thÞ tr­êng tiÕp thÞ, tuyÓn dông vµ ®µo t¹o nh©n sù. Phßng kinh doanh T×m kiÕm kh¸ch hµng. Kh¸ch hµng. Phßng t­ vÊn thiÕt kÕ Hç trî phßng kinh doanh b¸n hµng trong c¸c c«ng viÖc sau : + Kh¶o s¸t yªu cÇu cña kh¸ch hµng, x¸c ®Þnh bµi to¸n, x¸c ®Þnh khèi l­îng c«ng viÖc ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ b¸n, nh©n sù thùc hiÖn vµ thêi gian thùc hiÖn. + §Ò ra ph­¬ng ¸n thiÕt kÕ s¬ bé gi¶i quyÕt c¸c bµi to¸n cña kh¸ch hµng Hç trî phßng lËp tr×nh vµ phßng triÓn khai thùc hiÖn hîp ®ång vÒ nghiÖp vô, bµi to¸n ®· ®­îc kh¶o s¸t tr­íc ®ã. Phßng t­ vÊn øng dông ( triÓn khai hîp ®ång ) Trong phßng nµy cã thÓ cã c¸c nhãm cè ®Þnh hoÆc c¸c nhãm thµnh lËp theo dù ¸n vµ c¸c nh©n viªn dù ¸n 1 ng­êi triÓn khai. Mçi chi nh¸nh cã thÓ cã h¬n 1 phßng t­ vÊn øng dông Kh¶o s¸t chi tiÕt thªm yªu cÇu cña kh¸ch hµng. T­ vÊn vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin Phèi hîp víi phßng lËp tr×nh ®Ó söa ®æi, test vµ tiÕp nhËn ch­¬ng tr×nh söa ®æi theo yªu cÇu ®Æc thï. Cµi ®Æt vµ ®µo t¹o. Hç trî sö dông trong thêi gian ®Çu. Hç trî sö dông vµ b¶o hµnh ch­¬ng tr×nh khi cÇn thiÕt. Phßng lËp tr×nh øng dông Tham ra vµ x©y dùng ph­¬ng ¸n thiÕt kÕ s¬ bé gi¶i quyÕt bµi to¸n cña kh¸ch hµng trong giai ®o¹n kh¶o s¸t b¸n hµng. Hç trî phßng triÓn khai thùc hiÖn hîp ®ång trong viÖc lËp tr×nh söa ®æi theo yªu cÇu ®Æc thï. B¶o hµnh ch­¬ng tr×nh söa ®æi. Phßng hç trî b¶o hµnh Hç trî kh¸ch hµng sö dông ch­¬ng tr×nh B¶o hµnh s¶n phÈm Phßng kÕ to¸n KÕ to¸n V¨n phßng V¨n phßng tæng ®µi, lÔ t©n, t¹p vô Sè l­îng nh©n viªn trong c«ng ty t¨ng nhanh theo tõng n¨m.Ta cã b¶ng tæng kÕt tèc ®é ph¸t triÓn sè l­îng nh©n viªn trong c«ng ty : N¨m 1998 – 2003 sè l­îng nh©n viªn t¨ng tõ 17 nh©n viªn lªn tíi 80 nh©n viªn vµ trong nh÷ng n¨m tíi c«ng ty dù ®Þnh sÏ më réng quy m« c«ng ty còng nh­ sè l­îng nh©n viªn trong c«ng ty. Môc tiªu cña c«ng ty lµ: “Chuyªn s©u t¹o lªn sù kh¸c biÑt” II. Ho¹t ®éng s¶n xuÊt s¶n phÈm phÇn mÒm cña c«ng ty S¶n phÈm, dÞch vô vµ c«ng nghÖ cña c«ng ty S¶n phÈm PhÇn mÒm kÕ to¸n Fast accounting 2003.f trªn Visual Foxpro PhÇn mÒm kÕ to¸n Fast accounting 2003.s trªn SQL Server PhÇn mÒm tæng hîp b¸o c¸o toµn tæng c«ng ty Fast Corporate Reporter 2003.w trªn nÒn Web. PhÇn mÒm qu¶n trÞ toµn diÖn doanh nghiÖp ERIC ERP cña Jupiter System Inc. PhÇn mÒm kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh Fast Bussiness 2004.s trªn SQL Server (ViÕt trªn ng«n ng÷ VB.NET, hç trî Unicode) DÞch vô cung cÊp Kh¶o s¸t yªu cÇu vµ t­ vÊn vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh. Söa ®æi vµ ph¸t triÓn ch­¬ng tr×nh theo yªu cÇu ®Æc thï cña kh¸ch hµng. TriÓn khai øng dông, cµi ®Æt vµ ®µo t¹o sö dông Hç trî sö dông sau ®µo t¹o, b¶o hµnh vµ b¶o tr× hÖ thèng th«ng tin. N©ng cÊp vµ më réng theo sù ph¸t triÓn cña kh¸ch hµng. C«ng nghÖ sö dông Ng«n ng÷ lËp tr×nh : VB.NET, Visual Foxpro, Java, ASP. KiÕn tróc lËp tr×nh : Client/Server, File server, Web-based. C¬ së d÷ liÖu : SQL Server, Foxpro. Ch­¬ng II Mét sè lý luËn c¬ b¶n vÒ ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin Kh¸i niÖm hÖ thèng th«ng tin Th«ng tin vµ qu¶n lý C¸n bé qu¶n lý trong c¸c cÊp qu¶n lý kh¸c nhau cÇn th«ng tin cho qu¶n lý kh¸c nhau. ViÖc ra quyÕt ®Þnh kh¸c nhau cÇn ®­îc cung cÊp th«ng tin kh¸c nhau. §iÒu nµy ®­îc thÓ hiÖn qua ®Þnh nghÜa vÌ th«ng tin qu¶n lý nh­ sau: Th«ng tin qu¶n lý lµ th«ng tin mµ cã Ýt nhÊt mét c¸n bé qu¶n lý cÇn hoÆc cã ý muèn dïng vµo viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý cho m×nh. C¸c cÊp qu¶n lý cã nh÷ng quyÕt ®Þnh kh¸c nhau vÒ mÆt tÝnh chÊt vµ thùc hiÖn: + CÊp chiÕn l­îc: LËp ra kÕ hoÆch chiÕn l­îc, x¸c ®Þnh môc ®Ých, môc tiªu cña tæ chøc. Tõ ®ã, v¹ch ra c¸c chÝnh s¸ch chung vµ ®­êng lèi cho ho¹t ®éng tæ chøc. + CÊp chiÕn thuËt: §Ò ra c¸c biÖn ph¸p ®Ó cô thÓ hãa môc tiªu cña cÊp trªn thµnh nhiÖm vô, ph¶i ph¸p thùc hiÖn. + CÊp t¸c nghiÖp: Cã nhiÖm vô v¹ch ra nh÷ng kÕ ho¹ch thËt cô thÓ ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô mµ cÊp chiÕn thuËt ®Ò ra theo môc tiªu cña tæ chøc. Ho¹t ®éng cña tæ chøc ®­îc ®¸nh gi¸ lµ tèt hay xÊu tïy thuéc vµo chÊt l­îng cña viÖc sö lý, sù phï hîp cña th«ng tin… II. §Þnh nghÜa vµ c¸c bé phËn cÊu thµnh hÖ thèng th«ng tin 1. §Þnh nghÜa hÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin lµ tËp hîp nh÷ng con ng­êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l­u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp hîp c¸c r»ng buéc ®­îc gäi lµ m«i tr­êng Tuú thuéc vµo mçi hÖ thèng mµ m« h×nh hÖ thèng th«ng tin cña mçi tæ chøc cã ®Æc thï riªng tuy nhiªn chóng vÉn tu©n theo mét quy t¾c nhÊt ®Þnh. HÖ thèng th«ng tin ®­îc thùc hiÖn bëi nh÷ng con ng­êi, c¸c thñ tôc, d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. 2. CÊu thµnh hÖ thèng th«ng tin. + Bé phËn ®­a d÷ liÖu vµo (Input) + Bé phËn sö lý + Kho d÷ liÖu + Bé phËn ®­a d÷ liÖu ra (Out Put) Nguån Thu thËp Xö lý vµ l­u gi÷ §Ých Ph©n ph¸t Kho d÷ liÖu M« h×nh hÖ thèng th«ng tin ®­îc m« t¶ nh­ sau: C¬ së d÷ liÖu Mét trong nh÷ng bé phËn quan träng nhÊt cña hÖ thèng th«ng tin ®ã lµ c¬ së d÷ liÖu cña hÖ thèng. D÷ liÖu cã tÇm quan träng sèng cßn ®èi víi mét doanh nghiÖp hay tæ chøc, do vËy mçi khi ph©n tÝch, thiÕt kÕ mét hÖ thèng th«ng tin th× yªu cÇu ®Çu tiªn ®èi víi c¸c ph©n tÝch viªn lµ lµm viÖc víi c¬ së d÷ liÖu. Tr­íc ®©y, khi m¸y tÝnh ®iÖn tö ra ®êi th× tÊt c¶ c¸c th«ng tin cña hÖ thèng ®­îc thu thËp vµ xö lý theo ph­¬ng thøc thñ c«ng. C¸c d÷ liÖu nµy ®­îc ghi trªn b¶ng, ghi trong sæ s¸ch, ghi trong c¸c phÝch b»ng b×a cøng… Ngµy nay nhê sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña c«ng nghÖ m¸y tÝnh mµ viÖc xö lý, l­u tr÷ d÷ liÖu trë nªn thuËn tiÖn vµ nhanh chãng h¬n rÊt nhiÒu. b. C¸c kh¸i niÖm chñ yÕu liªn quan ®Õn c¬ së d÷ liÖu: - Thùc thÓ (entity): Lµ mét ®èi t­îng nµo ®ã mµ nhµ qu¶n lý muèn l­u tr÷ th«ng tin vÒ nã. Ch¼ng h¹n nh­ nh©n viªn, m¸y mãc thiÕt bÞ, hîp ®ång mua b¸n, kh¸ch hµng…Khi nãi ®Õn thùc thÓ cÇn hiÓu râ lµ nãi ®Õn mét tËp hîp c¸c thùc thÓ cïng lo¹i. - Mçi thùc thÓ ®Òu cã nh÷ng ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt mµ ta gäi lµ nh÷ng thuéc tÝnh (Attribute): Mçi thuéc tÝnh gãp phÇn m« t¶ thùc thÓ vµ lµ nh÷ng d÷ liÖu vÒ thùc thÓ mµ ta muèn l­u tr÷. VÝ dô thùc thÓ nh©n viªn ®­îc ®Æc tr­ng bëi c¸c thuéc tÝnh m· nh©n viªn, hä tªn, ngµy sinh, quª qu¸n, chøc vô - Tr­êng d÷ liÖu (field): §Ó l­u tr÷ th«ng tin vÒ tõng thùc thÓ ng­êi ta thiÕt lËp cho nã mét bé thuéc tÝnh ®Ó ghi gi¸ trÞ cho c¸c thuéc tÝnh ®ã. Mçi thuéc tÝnh ®­îc gäi lµ mét tr­êng. Nã chøa mét mÈu tin vÒ thùc thÓ cô thÓ. - B¶n ghi (record): TËp hîp bé gi¸ trÞ cña c¸c tr­êng cña mét thùc thÓ t¹o ra mét b¶ng mµ mçi dßng lµ mét b¶n ghi vµ mçi cét lµ mét tr­êng. - B¶ng (table): Toµn bé c¸c b¶n ghi l­u tr÷ th«ng tin cho mét thùc thÓ t¹o ra mét b¶ng mµ mçi dßng lµ mét b¶n ghi vµ mçi cét lµ mét tr­êng. - C¬ së d÷ liÖu ( database) ®­îc hiÓu lµ tËp hîp c¸c b¶ng cã liªn quan víi nhau ®­îc tæ chøc vµ l­u tr÷ trªn c¸c thiÕt bÞ hiÖn ®¹i cña tin häc, chÞu sù qu¶n lý cña mét hÖ thèng ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh, nh»m cung cÊp th«ng tin cho nhiÒu ng­êi sö dông kh¸c nhau, víi nh÷ng môc ®Ých kh¸c nhau. - CËp nhËt d÷ liÖu: §©y lµ nhiÖm vô kh«ng thÓ thiÕu ®­îc khi sö dông c¬ së d÷ liÖu. HiÖn nay, hÇu hÕt c¸c phÇn mÒm qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ®Òu sö dông giao diÖn ®å häa ®Ó nhËp d÷ liÖu. - Truy vÊn d÷ liÖu: Lµ viÖc sö dông c¸ch thøc nµo ®ã ®Ó giao t¸c víi c¬ së d÷ liÖu. Th«ng th­êng sö dông ng«n ng÷ truy vÊn. Cã 2 kiÓu ng«n ng÷ truy vÊn th­êng dïng: + Ng«n ng÷ truy vÊn cã cÊu tróc( SQL: Structured Query Language) + Truy vÊn b¶ng vÝ dô (Query by Example) - LËp c¸c b¸o c¸o (report) tõ c¬ së d÷ liÖu: LËp b¸o c¸o lµ viÖc lÊy d÷ liÖu ®Ó xö lý vµ ®­a ra cho ng­êi sö dông d­íi mét thÓ thøc cã thÓ sö dông ®­îc. Nh×n chung b¸o c¸o lµ nh÷ng d÷ liÖu ®­îc tæng hîp ra tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu, ®­îc tæ chøc vµ ®a ra d­íi d¹ng in Ên hoÆc thÓ hiÖn trªn mµn h×nh. - CÊu tróc tÖp vµ m« h×nh d÷ liÖu: d÷ liÖu ph¶i ®­îc tæ chøc sao cho thuËn tiÖn cho viÖc cËp nhËt vµ truy vÊn, ®iÒu ®ã ®ßi hái ph¶i cã c¬ chÕ g¾n kÕt c¸c thùc thÓ víi nhau. C¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu th­êng sö dông 3 m« h×nh sau ®Ó kÕt nèi c¸c b¶ng: + M« h×nh ph©n cÊp. + M« h×nh m¹ng l­íi. + M« h×nh quan hÖ. Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc + Ph©n lo¹i theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra HÖ thèng th«ng tin bao gåm 5 lo¹i: HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch TPS (Transaction Processing System) Xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tæ chøc thùc hiÖn hoÆc víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, víi nh÷ng ng­êi cho vay hoÆc víi nh©n viªn cña nã.C¸c giao dÞch s¶n sinh ra c¸c tµi liÖu vµ c¸c giÊy tê thÓ hiÖn nh÷ng giao dÞch ®ã. C¸c hÖ thèng xö lý giao dÞch cã nhiÖm vô tËp hîp tÊt c¶ c¸c d÷ liÖu cho phÐp theo dâi ho¹t ®éng cña tæ chøc. Chóng trî gióp c¸c ho¹t ®éng ë møc t¸c nghiÖp HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS (Management Information System) Lµ hÖ th«ng trî gióp ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. Chóng chñ yÕu dùa vµo c¸c c¬ së d÷ liÖu ®­îc t¹o ra tõ hÖ xö lý giao dÞch còng nh­ tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc. Tõ ®ã t¹o ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh kú hoÆc theo yªu cÇu. V× phÇn lín th«ng tin cña hÖ MIS dùa vµo c¸c d÷ liÖu s¶n sinh ra tõ hÖ xö lý giao dÞch do ®ã chÊt l­îng th«ng tin mµ MIS s¶n sinh ra phô thuéc rÊt nhiÒu vµo viÖc vËn hµnh tèt hay xÊu hÖ xö lý giao dÞch. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS (Decision Support System) Trî gióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh th­êng ®­îc m« t¶ nh­ mét quy tr×nh ®­îc t¹o thµnh tõ 3 giai ®o¹n: X¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän ph­¬ng ¸n. Nãi chung ®©y lµ mét hÖ thèng ®èi tho¹i cã kh¶ n¨ng tiÕp cËn víi mét hoÆc nhiÒu c¬ së d÷ liÖu vµ sö dông mét hoÆc nhiÒu m« h×nh ®Ó biÓu diÔn vµ ®¸nh gi¸ t×nh h×nh. HÖ thèng chuyªn gia ES (Expert System) Lµ hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ, cã nguån gèc tõ nghiªn cøu vÒ trÝ tuÖ nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã. HÖ thèng chuyªn gia ®­îc h×nh thµnh bëi mét c¬ së trÝ tuÖ vµ mét ®éng c¬ suy diÔn. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) Sö dông nh­ mét trî gióp chiÕn l­îc. Khi nghiªn cøu mét HTTT mµ kh«ng tÝnh ®Õn nh÷ng lý do dÉn ®Õn sù cµi ®Æt nã hoÆc còng kh«ng tÝnh ®Õn m«i tr­êng trong nã ®­îc ph¸t triÓn, ta nghÜ r»ng ®ã chØ ®¬n gi¶n lµ mét hÖ thèng xö lý giao dÞch, hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh hoÆc mét hÖ chuyªn gia. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ®­îc thiÕt kÕ cho nh÷ng ng­êi sö dông lµ nh÷ng ng­êi ngoµi tæ chøc cã thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp vµ còng cã thÓ lµ mét tæ chøc kh¸c cña cïng ngµnh c«ng nghiÖp. + Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin theo lÜnh vùc vµ møc ra quyÕt ®Þnh C¸c th«ng tin trong mét tæ chøc ®­îc ph©n chia theo cÊp qu¶n lý vµ trong mçi cÊp qu¶n lý, chóng l¹i ®­îc chia theo nghiÖp vô mµ chóng thùc hiÖn Gåm cã c¸c hÖ thèng: Tµi chÝnh, Marketting, HÖ thèng kinh doanh víi c¸c cÊp quyÕt ®Þnh kh¸c nhau nh­ cÊp chiÕn l­îc, cÊp chiÕn thuËt vµ cÊp t¸c nghiÖp. III. M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin. Cïng mét hÖ thèng th«ng tin nh­ng cã thÓ ®­îc m« t¶ kh¸c nhau tïy theo quan ®iÓm cña ng­êi m« t¶. Ng­êi m« t¶ lµ ng­êi qu¶n lý, ng­êi sö dông hay ng­êi ph©n tÝch thiÕt kÕ. Cã ba m« h×nh ®· ®­îc ®Ò cËp ®Õn ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ thèng th«ng tin. §ã lµ m« h×nh l«gÝc, m« h×nh vËt lý ngoµi, m« h×nh vËt lý trong ®­îc biÓu diÔn nh­ sau: M« h×nh æn ®Þnh nhÊt M« h×nh logÝc (Gãc nh×n qu¶n lý) M« h×nh hay thay ®æi nhÊt M« h×nh vËt lý ngoµi (Gãc nh×n sö dông) M« h×nh vËt lý trong (Gãc nh×n kü thuËt) C¸i g× ë ®©u? Khi nµo? C¸i g×? §Ó lµm g×? Nh­ thÕ nµo? Ba m« h×nh cña mét hÖ thèng th«ng tin Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n sö dông, vµ m« h×nh vËt lý trong lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi nhÊt. 1. M« h×nh l«gÝc. M« h×nh l«gÝc m« t¶ hÖ thèng lµm g×. D÷ liÖu mµ nã thu nhËp? Xö lý mµ nã ph¶i thùc hiÖn, c¸c kho ®Ó chøa d÷ liÖu, kÕt qu¶ ®Ó lÊy ra cho viÖc xö lý vµ c¸c th«ng tin mµ hÖ thèng s¶n sinh ra. M« h×nh nµy kh«ng quan t©m ®Õn ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông còng nh­­ thêi ®iÓm hoÆc ®Þa ®iÓm mµ d÷ liÖu ®­îc sö dông. Nã chØ ®Ó tr¶ lêi c©u hái: “C¸i g×?” vµ “§Ó lµm g×?”. 2. M« h×nh vËt lý ngoµi M« h×nh vËt lý ngoµi th­êng chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®­îc cña hÖ thèng nh­ vËt mang d÷ liÖu, vËt mang kÕt qu¶ còng nh­­ h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ ®Çu ra, ph­¬ng tiÖn ®Ó thao t¸c víi hÖ thèng, nh÷ng yÕu tè vÒ ®Þa ®iÓm thùc hiÖn xö lý d÷ liÖu, lo¹i mµn h×nh, lo¹i bµn phÝm ®­îc sö dông… M« h×nh nµy chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ vÒ nh÷ng thêi ®iÓm mµ ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau x¶y ra. Nã tr¶ lêi c©u hái: C¸i g×? Ai? ë ®©u? Khi nµo? Kh¸ch hµng th­êng nh×n hÖ thèng th«ng tin theo m« h×nh nµy. §©y lµ gãc nh×n cña ng­êi sö dông. 3. M« h×nh vËt lý trong M« h×nh vËt lý trong liªn quan ®Õn nh÷ng khÝa c¹nh xö lý l« gÝc cña hÖ thèng tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸ch nh×n cña ng­êi sö dông mµ lµ c¸i nh×n cña nh©n viªn thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. Nã liªn quan ®Õn nh÷ng trang thiÕt bÞ ®­îc dïng cho hÖ thèng, dung l­îng kho d÷ liÖu vµ tèc ®é xö lý cña thiÕt bÞ, tæ chøc vËt lý cña d÷ liÖu trong kho chøa, cÊu tróc d÷ liÖu, cÊu tróc ch­¬ng tr×nh vµ ng«n ng÷ diÔn ®¹t. M« h×nh vËt lý trong gi¶i ®¸p c©u hái: Nh­ thÕ nµo? Ch­¬ng tr×nh ®­îc tæ chøc nh­ thÕ nµo vµ ho¹t ®éng ra sao? Nã ®­îc viÕt b»ng ng«n ng÷ g× vµ thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu ra sao, nh­ thÕ ®· phï hîp ch­a? IV. Mét hÖ thèng th«ng tin ho¹t ®éng tèt Ho¹t ®éng cña mét hÖ thèng th«ng tin ®­îc ®¸nh gi¸ th«ng qua chÊt l­îng cung cÊp th«ng tin cã ®é tin cËy nh­ thÕ nµo. Cã 5 tiªu chÝ ®Ó ®¸nh gi¸ chÊt l­îng cña th«ng tth«ng tin nh­ sau: 1 §é tin cËy §é tin cËy thÓ hiÖn qua c¸c mÆt sau ®©y: ®é x¸c thùc vµ ®é chÝnh x¸c. Th«ng tin Ýt chÝnh x¸c sÏ dÉn ®Õn nh÷ng quyÕt ®Þnh sai vµ dÉn tíi hËu qu¶ tåi tÖ cho tæ chøc. 2 TÝnh ®Çy ®ñ TÝnh ®Çy ®ñ cña th«ng tin thÓ hiÖn møc ®é bao qu¸t c¸c vÊn ®Ò ®¸p øng yªu cÇu nhµ qu¶n lý. Nhµ qu¶n lý sö dông th«ng tin kh«ng ®Çy ®ñ sÏ ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh mang tÝnh chiÕn l­îc xa rêi thùc tÕ tõ ®ã hÖ thèng ®i chÖch h­íng. Kh«ng ®¸p øng nhu cÇu ph¸t triÓn cña tæ chøc, doanh nghiÖp lµm thiÖt h¹i cho doanh nghiÖp vµ tæ chøc. 3 TÝnh thÝch hîp vµ dÔ hiÓu §©y lµ mét tiªu chÝ quan träng v× ng­êi sö dông th­êng Ýt hiÓu biÕt vÒ tin häc nªn mét ch­¬ng tr×nh ®ù¬c thiÕt kÕ dÔ hiÓu, s¸ng sña, giao diÖn ®Ñp, bè trÝ hîp lý sÏ lµm cho ng­êi sö dông c¶m thÊy gÇn gòi th©n thiÖn, kh«ng c¶m thÊy e ng¹i khi sö dông hÖ thèng. 4 TÝnh ®­îc b¶o vÖ Th«ng tin lµ nguån lùc quý b¸u cña tæ chøc, doanh nghiÖp còng nh­­ vèn vµ nguyªn vËt liÖu. Do ®ã th«ng tin ph¶i ®­îc b¶o vÖ vµ tr¸nh x©m nhËp, ph¸ ho¹i v« ý còng nh­ cè ý. V× thÕ th«ng tin ph¶i ®­îc b¶o mËt, vÊn ®Ò nµy ngµy cµng ®­îc c¸c tæ chøc ®¸nh gi¸ cao trong thêi ®¹i th«ng tin bïng næ. 5 TÝnh kÞp thêi ®óng ®¾n Th«ng tin cã thÓ tin cËy, dÔ hiÓu, thÝch hîp vµ ®­îc b¶o vÖ an toµn nh­ng vÉn kh«ng cã Ých khi nã kh«ng ®­îc ng­êi dïng sö dông kÞp thêi ®óng thêi ®iÓm cÇn thiÕt. V× thÕ hÖ thèng th«ng tin míi còng cÇn ®¸p øng tÝnh ®óng ®¾n vµ kÞp thêi. Lµm thÕ nµo ®Ó cã mét hÖ thèng th«ng tin ho¹t ®éng tèt vµ cã hiÖu qu¶ lµ mét trong nh÷ng c«ng viÖc cña bÊt kú mét nhµ qu¶n lý hiÖn ®¹i nµo. §Ó ®¹