Tổng quan về các Hệ thống đăng ký điện tử

*Tổng quan về các Hệ thống đăng ký điện tửVedran AntoljakTháng 4, 2009*Công việc đã làm Phân tích các hệ thống đăng ký điện tử (ĐKĐT) có liên quan nhất để xác định nội dung và các chức năng phù hợp đối với hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính của Việt Nam Đánh giá các hệ thống đăng ký điện tử trên thế giới – 17 nước ở Châu Á, Châu Âu, Bắc và Nam MỹTrình bày Tổng quan về các chức năng chính của các hệ thống đăng ký điện tử, nội dung và các chức năng của các hệ thống này8 hệ thống Đăng ký điện tử tốt nhất đã được coi là tiên tiến nhất – Cộng đồng châu Âu, Canada, Pháp, Tây Ban Nha, Mỹ và Mehicô, cũng như Croatia và Bang New York Đưa ra đề xuất cho hệ thống ĐKĐT cho Việt Nam*Hệ thống đăng ký điện tử (ĐKĐT) là gì? Định nghĩa về thuật ngữ ĐKĐT ở các nước khác nhau nhưng nhìn chung có thể được giải thích là một hệ thống trực tuyến hoàn chỉnh về các quy định, các văn bản pháp luật, các mẫu biểu hay các thủ tục hành chính, phục vụ công chúng miễn phí*Tại sao lại cần có hệ thống ĐKĐT? Có một hệ thống pháp luật đáng tin cậy Tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp bằng cách tạo rahệ thống văn bản luật tổng hợpGiảm chi phí giao dịch cho doanh nghiệp và người dânTăng tính minh bạch về mặt pháp lý cho Hệ thống kinh tếThiết lập một cơ sở đểgiám sát liên tục hệ thôngquy địnhTăng cường trách nhiệm giải trình củacán bộ nhà nước bằng cách hạn chếcác khả năng phải giải thích khiáp dụng các TTHC và VBPLCải thiện việc tiếp cận các thông tin về quy định và pháp luật của công chúngTăng niềm tin đối với nhà đầu tưTăng cường độ an toàn pháplýGiảm thời gian cần thiết đểtìm các TTHC/VBPL và các TTHCvà VBPL các cấp cóliên quanTạo cơ sở theo dõi dữ liệu lịchsử của hệ thống quy đinh*Hiện trạng Các chính phủ trên thế giới đã tiếp nhận các hệ thống ĐKĐT, nhưng nhìn chung vẫn còn có nhu cầu về gia tăng số lượng các hệ thống như vậyMiễn phí tiếp cận cho công chúngĐược sử dụng bởi công chúng nói chung, doanh nghiệp, và người dân, cũng như các tổ chức nghề nghiệp hành chính và pháp lý làm việc với các hệ thông pháp lý/thể chếHầu hết các hệ thống ĐKĐT ở cấp quốc gia/trung ương đều được xây dựng nhằm mục đích quản lý các kho văn bản luật, rất ít các hệ thống có mục đích quản lý thủ tục hành chính (mô hình một cửa)Các hệ thống ĐKĐT thủ tục hành chính (ĐKĐT TTHC) chưa phổ biến do sự phức tạp và các mối liên kết lẫn nhau, đặc biệt là do mỗi thủ tục hành chính có nguồn gốc pháp lý ở trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật.*Cách sử dụng khác nhau của các ĐKĐT trên thế giới Thuật ngữ ĐKĐT được sử dụng cho các hệ thống khác nhau nhưng có nhiều điểm chung ở 17 nước. Các hệ thống này bao gồm:• Cơ sở Dữ liệu của các luật và quy định (một số có các phiên bản văn bản pháp lý hợp nhất) – Úc, Áo, Canada, Croatia, Châu Âu, Phần lan, Pháp (Legifrance), Ý, Singapore, Slovenia, Mỹ• Các hệ thống đăng ký có giải thích về các thủ tục hành chính - Mehicô• Dịch vụ một cửa – Pháp (Service-public.fr) và Tây Ban Nha (bao gồm giải thích về TTHC)• Tiếp cận tới các cơ sở dữ liệu khác nhau (hay các đường dẫn tới các trang web)- Bỉ • Các hệ thống để theo dõi các thủ tục pháp lý – Estonia *Các đặc điểm của một hệ thống ĐKĐT Đơn giản hóa và giảm bớt quá trình tìm kiếm thông tin liên quan đến cách thức giao tiếp, tương tác với hành chính nhà nước Bao gồm những mô tả chi tiết về từng bước để tuân thủ các yêu cầu pháp lý Dịch vụ web thân thiện với người sử dụng với cơ sở dữ liệu cơ bản Cung cấp một số các thông tin khác nhau về từng TTHC cụ thể : Bộ chịu trách nhiệm, Ngày ban hành, Loại thủ tục hành chính Các đường liên kết tới các TTHC liên quan khác (cấp quốc gia/địa phương), Các đường kiên kết tới văn bản gốc của nó, ví dụ các luật hay các văn bản luật (VBPL)Được một cơ quan chuyên trách duy trì*Các mục tiêu đối với hệ thống ĐKĐT của Việt Nam Xây dựng một hệ thống ĐKĐT về thủ tục hành chính thân thiện với người sử dụngXây dựng thông tin sơ cấp và cổng ấn bản về tất cả các thủ tục hành chính ở Việt Nam Nền tảng tương tác giữa khu vực Công và Tư về hệ thống thủ tục hành chính (ví dụ, phản hồi về việc thực thi và cải thiện) Điểm công khai chủ yếu (Ví dụ các trang internet) nơi mà tất cả các thủ tục hành chính mới và sửa đổi sẽ được đăng ký và xuất bản với độ an toàn pháp lý cao1 Kho dữ liệu về tất cả các thủ tục hành chính còn/hết hiệu lực có thể theo dõi theo thời gian (ví dụ: thay đổi của một thủ tục hành chính theo thời gian)Hệ thống này tiến tới bao gồm việc xuất bản các báo cáo Phân tích tác động chính sách (RIA) cũng như thực hiện tham vấn công chúng 1) Mặc dù có một số ngoại lệ, nhưng nhìn chung không chịu trách nhiệm về tính đúng đắn và sự hoàn thiện về nội dung các hệ thống e Registry (ví dụ Độ an toàn pháp lý cao).* Liên minh Châu Âu: Eur-lex Phiên bản hàng ngày của Tạp chí Chính thức của EU trực tuyến Tìm kiếm đơn giản, tìm kiếm nâng cao, các lựa chọn trình duyệt Khả năng trình bày và hoặc tải tài liệu Các văn bản được sắp xếp theo các bộ sưu tập- Các công ước, Hiệp định quốc tế, Pháp luật đang thi hành, các dự luật, các vụ án-pháp luật, chất vấn Quốc hội Thông báo thư mục: Trình bày các siêu dữ liệu (tác giả, ngày tháng, phụ lục, biểu mẫu, văn bản liên quan, v.v) để tìm hiểu sâu hơn về mỗi dữ liệu và cho thấy mối quan hệ giữa các văn bản với nhau Các phiên bản hợp nhất của một số tài liệu (không có giá trị pháp lý) Các file chuyên đề: bộ sưu tập các văn bản pháp luật về các lĩnh vực cụ thể hoạt động của EU*Canada: Các Luật Tư pháp Nguồn các bộ luật và quy định hợp nhất của Canada trực tuyến Các công cụ tìm kiếm đơn giản, nâng cao (tại một thời điểm) và ở trong sách luật hàng năm Công cụ tìm kiếm nâng cao cho phép sử dụng các cấu trúc tìm kiếm phức tạp, bao gồm cả các cụm từ gần giống Tiếp cận tại một thời điểm với các bộ luật và quy định hợp nhất Các quy định theo tiêu đề: Các quy định được liệt kê theo thứ tự alphabe Danh mục các nguồn liên quan và các luật được xem thường xuyên * Pháp: Legifrance Tiếp cận tới: Các văn bản được xuất bản trên Công báo (các Luật và Quy định – Hiến pháp, Bộ luật, các luật và quy định khác, các hiệp định và các vụ việc)Khoa học về tòa án và các tiêu chuẩn của tòa án được ban hành bởi các viện của Châu Âu, các Hiệp định và Điều ước Quốc tế của Pháp Nghiên cứu chuyên đề về quy định và các công cụ tìm kiếm bộ luật và luật Các tin tức về Tạp chí chính thức: đánh dấu một vài văn bản* Mỹ: e-CFR Tổng hợp không chính thức bộ luật của các Quy định Liên bang và Liên bang (CFR) đăng ký sửa đổi (hiện tại trong vòng hai ngày làm việc) Tích hợp các sửa đổi vào cơ sở dữ liệu của bộ luật (siêu văn bản) Đặc trưng trình duyệt (khi tìm kiếm theo tiêu đề, phần, hay bộ phận của CFR) Công cụ tìm kiếm đơn giản hoặc nâng cao (tìm gần nghĩa) (khi tìm kiếm một chủ đề hay một từ Các đường dẫn tới các nguồn và liên quan và dữ liệu lịch sử tìm kiếm * Tây Ban Nha: 060.es Dịch vụ một cửa đối với tất cả người dân và doanh nghiệp (đăng ký tổng hợp về thủ tục hành chính) Dựa trên cách tiếp cận theo vòng đời Tiếp cận điện tử đối với 565 dịch vụ Trong mỗi phạm vi danh mục, có sấp xỉ khoảng 100 lĩnh vực quan tâm hoặc thủ tục Công cụ tìm kiếm đơn giản Công chúng có thể tiếp cận và góp ý kiến về những lợi ích được cung cấp *Mêhicô: RFTS Thống kê trực tuyến các thủ tục và các định dạng của liên bang Thông tin về xấp xỉ 3,095 thủ tục và dịch vụ Cấm các cơ quan liên bang: Không được áp dụng các thủ tục /dịch vụ không được đăng kýKhông áp dụng các thủ tục hoặc dịch vụ theo cách khác với cách đã được đăng ký Các thông tin mô tả là yếu tố cơ bản để hoàn thành thủ tục và dịch vụ Thông tin đối với một thủ tục bất kỳ gồm 4 hạng mục (thông tin chung, vướng mắc và kiến nghị, cơ sở pháp lý, thời hạn và tiêu chí) *Mêhicô: 4 danh mục về RFTS Thông tinchungVướng mắc và kiến nghịeAi đã giới thiệu và tiếp cận cái gìĐơn vị, cơ quan chịu trách nhiệm xử lýCác văn phòng khác nơi thủ tục được thực hiện Giờ mở cửaHình thức giải quyếtCó hiệu lực Phương tiện chuẩn bị Thông tin được yêu cầuTài liệu gì được yêu cầuChi phí là bao nihêuTên tác giảE-Mail, thư và điện thoại BộCơ quan kiểm soát nội bộHệ thống đăng ký bao gồm các thông tin xấp xỉ 3.095 trình tự và dịch vụ. Mỗi năm, trang web của Ủy ban nhận được khỏang 80,000 ý kiên tham vấn về thủ tục và dịch vụ Cơ sở pháp lýThời hạn và tiêu chíThời gian phúc đáp tối đaTiêu chí cho quá trình giải quyếtĐiều gì xảy ra nếu cơ quan chức năng không trả lời trong thời hạn quy địnhThông tin khácĐiều khoản cản trở ( có thẩm quyền yêu cầu thông tin nào đó bị thiếuCăn cứ pháp lý* Croatia: HITRO:HR Phương tiện giao tiếp nhanh của công dân và các đối tượng kinh doanh với quản lý nhà nước Giải thích về quy trình thành lập một công ty hay kinh doanh thủ công theo 4 bước Tất cả các thông tin và biểu mẫu liên quan đến các văn bản được yêu cầu thì đều có Hầu hết các thủ tục được yêu cầu để bắt đầu kinh doanh đều có ở một nơi *New York: OPAL Cơ chế một cửa cho 49 loại giấy phép khác nhau Không phải là một nguồn thông tin an toàn về mặt pháp lý Hướng dẫn tham khảo đối với các yêu cầu kinh doanh Giải đáp các vướng mấc để thu hẹp loại hoạt động Là một công cụ tìm kiếm mạnh *Kết luận về tổng quan Công cụ tìm kiếm đơn giản có ở tất cả các ĐKĐT Các công cụ tìm kiếm nâng cao hơn, là lợi thế to lớn của một số ít các hệ thống Hiếm thấy chức năng tìm kiếm theo các lĩnh vực pháp luật trong các hệ thống ĐKĐT về luậtChỉ có một số mô hình từ Mêhicô và Tây Ban Nha cho phép giải thích về Thủ tục hành chính Hầu hết các nước không chấp nhận phiên bản điện tử của các luật có giá trị pháp lý ở tòa án Các đường dẫn tới Công báo, chức năng mọi-thời-điểm (sự phát triển hiện tại và trước đó của mỗi thủ tục quy định), hiển thị các thay đổi gần đây nhất và tiếp cận miễn phí là các chức năng chung. Không sẵn có Lịch của các hoạt động gần đây.*Các chức năng của các hệ thống Đăng ký điện tử tiên tiến nhấtChức năng Australia ÁoCanada Liên minh Châu ÂuPhápMê hi côTây Ban NhaMỹ Vietnam5 Công cụ tìm kiếm đơn giảnx x x x x x x x x Công cụ tìm kiếm nâng cao x - x x - x x x x Tìm kiếm theo lĩnh vực pháp lý x - - x - x - x x Thủ tục hành chính - - - - - x X một phần - x Chứng cứ ban đầu của luật6 x - - - x x - - Tùy chọnCác tài liệu giải thích - - x x - x x - x Các mẫu đăng ký riêng - - - - - x X một phần - Tùy chọnSiêu liên kết với các Thủ tục hành chính/văn bản pháp lý liên quan x - - x - x - x x Mọi-thời-điểm x x x x x x - x Tùy chọnTổng hợpx x - x - - - x Tùy chọnCông báo x x x x x x - x x Các tìm kiếm thông dụng x - x x - - - - x Thông báo bằng thư điện tử/Tin tức x - x X Cảnh báo - - - x x Các văn bản mới ban hành (Thủ tục hành chính/văn bản pháp lý) x - x x x - - x x Lịch- - - - - - - - x Miễn phí x x x x x x x - x Thân thiện với người sử dụng (1-10) 6 6 7 7 6 8 7 7 9 *Những đề xuất đối với hệ thống ĐKĐT TTHC của Việt Nam Hệ thống ĐKĐT của Việt Nam sẽ bao gồm những chức năng và đặc trưng sau (1): Tìm kiếm các Thủ tục hành chính trong ĐKĐT:Tìm kiếm toàn văn bản Theo các tiêu chí liên quan, ví dụ như người quy định, cơ quan thực hiện, lĩnh vực , v.v. Các đa liên kết của mỗi Thủ tục hành chính với các Thủ tục hành chính liên quan khác (bộ-tỉnh/ủy ban nhân dân- bộ) Sự thay đổi của mỗi Thủ tục hành chính hiện tại hay trước đó (ví dụ như còn hay hết hiệu lực) – nội dung của TTHC, VBPL trước khi có hiệu lực và các dự thảo cần phải sửa đổi Liên kết giữa từng Thủ tục hành chính (cấp bộ/cấp tỉnh) Liên kết giữa Thủ tục hành chính và các văn bản (quy phạm) pháp luật Các liên kết của mỗi Thủ tục hành chính với các Thủ tục hành chính khác (bộ-tỉnh/Ủy ban nhân dân-bộ)*Những đề xuất đối với hệ thống ĐKĐT TTHC của Việt Nam Hệ thống ĐKĐT của Việt Nam sẽ bao gồm những chức năng và đặc trưng sau (2): Đưa ra ý kiến góp ý, nhận xét, phản hồi cho mỗi Thủ tục hành chính Thông báo (và RRS) đối với mỗi Thủ tục hành chính (ví dụ như bạn sẽ được thông báo mỗi khi Thủ tục hành chính thay đổi hoặc có ý kiến mới được đăng tải) Đính k èm các văn bản được scan từ văn bản gốc của mỗi Thủ tục hành chính và mỗi Văn bản (quy phạm) Pháp luậtSiêu liên kết tới thông tin liên quan và các nguồn khác (ví dụ Công báo điện tử-nếu có) Kho lưu trữ về các mẫu đơn và các mẫu biểu khác liên quan đến các Thủ tục hành chính (nếu có và phù hợp)*Những đề xuất đối với hệ thống ĐKĐT TTHC của Việt Nam Các chức năng và đặc trưng TÙY CHỌN cho hệ thống ĐKĐT:Lịch công bố các Thủ tục hành chínhHệ thống quản lý Nội dung web tích hợp (ví dụ, đối với các tin, thông báo liên quan đến Thủ tục hành chính, v.v)Các ý kiến chính thống của cơ quan quy định/các bộ/ cơ quan thực thi/các tòa án có trách nhiệm liên quan tới sự rõ ràng và tuân thủ với các yêu cầu của Thủ tục hành chính.*Làm thế nào để xây dựng hệ thống ĐKĐT thành công? Để xây đựng thành công một hệ thống ĐKĐT, phải quảng bá hệ thống khi giới thiệu và thực hiện khảo sát sau một thời gian nhất định để kiểm tra sự hài lòng của người sự dụng và sự tiếp cận của hệ thống ĐKĐTĐồng thời cần phải: Thể chế hóa công tác quản lý hệ thống ĐKĐT (ví dụ CQKSTTHC/TCTCT)Đảm bảo Cập nhật vĩnh viễn nội dung của hệ thống ĐKĐT bằng các TTHC/VBPL mới và đã thay đổi, ví dụ. Đăng ký-công bố-rà soát-và cải thiện Liên kết TTHC với các VBPL gốc; và các TTHC liên quan; cũng như với các TTHC thay thế (hiệu lực-hết hiệu lực) trong cấu trúc ĐKĐT Sự khác nhau giữa các TTHC/VBPL còn/hết hiệu lực Thông báo điện tử về những thay đổi theo danh mục (e-mail trực tiếp) TÙY CHỌN: phát triển và mở rộng hệ thống ĐKĐT*Xin trân trọng cảm ơnVedran Antolak, Giám đốc Điều hànhvedran.antoljak@senseconsulting.eu