Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

ản; Đề án nâng cấp Phông Lưu trữ Quốc hội Việt Nam; Đề án Bảo hiểm Tài liệu lưu trữ Quốc gia Đồng thời Nhà nước cũng cấp kinh phí cho các trung tâm mua sắm các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu như: Tủ đựng tài liệu bản đồ; giá di động để đựng tài liệu giấy; hệ thống điều hòa nhiệt độ tại kho Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù hầu hết các lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng song cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệu độ đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành. Đối với các cơ quan có tài liệu chuyên môn, đặc thù mà phương pháp và vật liệu chế tác khác tài liệu giấy như: tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu địa chất, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn và một số ngành đặc thù khác thì việc bảo quản tài liệu cũng mang tính khác biệt và cần có các trang thiết bị riêng do các ngành đó trang bị. 4. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản  quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ, cụ thể như sau: Văn bản pháp lý có giá trị cao nhất ngành lưu trữ là: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 28 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia là văn bản mang tính bao quát, quy định được những vấn đề cơ bản của ngành lưu trữ cần có sự điều chỉnh của pháp luật như: Tổ chức lưu trữ quốc gia; Quản lý công tác lưu trữ; Thu thập và Bổ sung tài liệu lưu trữ; Xác định giá trị tài liệu; Bảo quản tài liệu; Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; Khen thưởng và kỷ luật trong ngành lưu trữ. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ra đời đánh dấu bước phát triển mới của ngành lưu trữ Việt Nam, là tiền đề cơ bản để thực hiện những chuyển biến của ngành lưu trữ trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước. Tiếp đó Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004  của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 40/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 do Bộ Tài chính hướng dẫn việc thu và sử dụng phí khai thác tài liệu lưu trữ quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước như: Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ. Cũng có nhiều cơ quan ban hành những công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trên cơ sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước như: Quyết định số 16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan Bộ Công nghiệp; Chỉ thị số 06/2001/CT-BTS ngày 14 tháng 9 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Thuỷ sản về việc tăng cường công tác quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ trong ngành thuỷ sản. Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ cơ quan đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi người trong cơ quan cùng thực hiện. Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả. 5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ các cơ quan, sau đó báo cáo với Lãnh đạo Cục và Vụ Pháp chế của Bộ Nội vụ. Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như sau: - Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế xem có chính xác không, chính xác bao nhiêu phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không. - Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể. - Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng. Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong ngành lưu trữ. Điều đó cũng  phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra của ngành. Trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, việc khen thưởng và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ cũng đã được đề cập. Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định về việc khen thưởng và xử lý vi phạm như sau: Điều 28. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được khen thëng theo quy định của pháp luật. Điều 29. Người nào chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc có hành vi khác vi phạm những quy định của pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải båi thường theo quy định của pháp luật. Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm các quy định của pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo pháp luật. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP cũng quy định các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu cho cơ quan lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Cơ quan nào, người nào vi phạm thì bị kỷ luật theo quy định của pháp luật; các tổ chức, cá nhân có quyền tố cáo, khiếu nại những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ; việc giải quyết khiến nại, tố cáo theo quy định của pháp luật. Đối với lưu trữ cơ quan, ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước còn chịu sự thành tra, kiểm tra thường xuyên của bộ phận làm công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan. Bộ phận thanh tra, kiểm tra của cơ quan lấy những quy định pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ làm căn cứ pháp lý đồng thời dựa trên những quy định cụ thể về công tác lưu trữ của cơ quan. Đối với các doanh nghiệp không chịu sự thanh tra, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì lãnh đạo doanh nghiệp căn cứ vào những quy định của pháp luật và những quy định, quy chế của cơ quan về công tác lưu trữ để làm căn cứ tiến hành thanh tra kiểm tra thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất. Từ đó có những đánh gía chính xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh những sai sót nếu có và xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật thích đáng. Trên đây là những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ cần nắm vững kiến thức của chương này để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc tổ chức công tác lưu trữ và tuyển dụng cán bộ chuyên môn làm công tác lưu trữ ở cơ quan. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng cần nắm vững những yêu cầu về trình độ của cán bộ lưu trữ để quyết định việc tham dự các chương trình đào tạo cho phù hợp. TS. Nguyễn Lệ Nhung