Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại các cơ sở giáo dục đại học

310 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA CITA 2017 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC” Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại các cơ sở giáo dục đại học Phan Thị Thu Huyền Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng ptthuyen@cit.udn.vn Abstract. Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động giảng dạy, học tập, quản lý đã trở thành xu hướng tất yếu của các cơ sở giáo dục đại học, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục. Để đạt được hiệu quả trong công tác quản lý, đặc biệt là công tác kế toán, tài chính, các cơ sở giáo dục đại học cần phải tăng cường việc phối hợp và liên kết hệ thống dữ liệu giữa các bộ phận chức năng, đặc biệt là chu trình thu học phí nhằm quản lý và kiểm soát tốt nguồn thu trong nhà trường. Khi đó, hệ thống thông tin kế toán không thể tổ chức một cách độc lập, riêng lẻ mà cần phải tổ chức theo cách tiếp cận mới - tiếp cận chu trình. Nghiên cứu đã hệ thống tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí qua ba bước: xác định học phí, thu học phí, báo cáo thu học phí, góp phần hoàn thiện một hệ thống thông tin kế toán xuyên suốt, kịp thời, để nâng cao hiệu quả trong công tác thu học phí, đảm bảo và kiểm soát tốt nguồn thu, đáp ứng hiệu quả trong công tác quản lý tài chính cũng như công tác quản lý chung của lãnh đạo nhà trường. Keywords: Hệ thống thông tin, kế toán, tiếp cận chu trình, trường đại học, hiệu quả quản lý. 1 Đặt vấn đề Hiện nay, tất cả các cơ sở giáo dục đại học trong cả nước đều hướng đến nhu cầu người học: sinh viên được quyền đăng ký chọn môn học, chọn thời khóa biểu cho phù hợp với học lực, điều kiện của mình. Hầu hết các cơ sở giáo dục đại học (CSGDĐH) trong cả nước đã đi vào hoạt động giảng dạy theo chương trình đào tạo tín chỉ. Khi phương thức đào tạo thay đổi thì hệ thống thông tin quản lý cũng cần phải được thay đổi theo để đáp ứng nhu cầu cho công tác quản lý. Tổ chức quản lý tại một trường đào tạo theo học chế tín chỉ phức tạp hơn nhiều so với đào tạo niên chế, toàn bộ hệ thống quản lý của trường phải vận hành theo nhu cầu riêng của từng sinh viên. Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) của các cơ sở giáo dục đại học có chức năng cung cấp thông tin liên quan các hoạt động chủ yếu để liên kết các hệ thống thông tin khác, nên cần được quan tâm đổi mới để đáp ứng yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý. Hoạt động thu học phí lại càng phức tạp hơn vì cần phải tính toán được số học phí mà mỗi sinh viên phải nộp dựa trên số tín chỉ sinh viên đăng ký. Mức học phí của mỗi sinh viên sẽ khác nhau phụ thuộc vào số tín chỉ mà sinh viên đăng ký học trong từng học kỳ. Như vậy, để thực hiện việc thu học phí đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận tham gia vào chu trình gồm bộ phận Đào tạo, bộ phận Công tác SV, bộ phận kế toán. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác quản lý tại các cơ sở giáo dục đại học sẽ là xu hướng tất yếu và phải được tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cường sự phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận Kế toán với các bộ phận chức năng khác trong nhà trường như Đào tạo, các Khoa quản lý chuyên môn, phòng Công tác sinh viên, phòng Hành chính tổng hợp, Thư viện Tuy nhiên, thực tế việc tổ chức thông tin kế Phan Thị Thu Huyền 311 toán tại các cơ sở giáo dục đại học chủ yếu được thực hiện bằng các phần mềm riêng lẻ, vẫn còn nhiều bất cập, chưa hiệu quả do chưa có sự trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các đơn vị với nhau. Vì vậy để đảm bảo thực hiện được chức năng của kế toán cần có sự phối hợp giữa bộ phận kế toán với các phòng ban chức năng để trao đổi thông tin dữ liệu một cách dễ dàng. Khi đó, việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cho các cơ sở giáo dục đại học hiện nay cần theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể để tránh đi những sai sót, những công việc chồng chéo của các khâu, các phòng ban.[3] 2 Tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí tại các cơ sở giáo dục đại học Đối với các khoản thu trong các cơ sở giáo dục đại học tại Việt Nam, học phí là nguồn thu lớn nhất. Quản lý nguồn thu từ học phí là một công việc khá phức tạp đặc biệt là những trường có số lượng sinh viên đông, có nhiều hệ, nhiều bậc đào tạo. Trong điều kiện hiện nay, các cơ sở giáo dục đại học hầu như đã chuyển từ chương trình đào tạo theo niên chế sang chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ, việc thu học phí lại càng phức tạp hơn, cần phải tính toán được số học phí mà mỗi sinh viên (SV) phải đóng. Mức học phí của mỗi sinh viên sẽ khác nhau phụ thuộc vào số tín chỉ mà sinh viên đăng ký học trong từng học kỳ. Yêu cầu cơ bản đối với việc quản lý các nguồn thu của các cơ sở giáo dục đại học hiện nay là cần phải thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan có thẩm quyền quy định. [4] Như vậy, chức năng chủ yếu chu trình thu học phí bao gồm: - Xác định học phí mỗi sinh viên phải nộp; - Thu học phí; - Báo cáo thu học phí. 2.1. Tổ chức thông tin để xác định mức học phí mỗi SV phải nộp Mức học phí mỗi sinh viên phải nộp phụ thuộc vào số tín chỉ sinh viên đăng ký và đơn giá tín chỉ. Ngoài ra, mức học phí phải nộp còn xem xét sinh viên có thuộc đối tượng miễn giảm hay không. Bên cạnh đó, đối với một số trường đại học, đơn giá tín chỉ có thể khác nhau giữa học kì chính và học kỳ phụ (hè), giữa học lần đầu và học lại, học cải thiện. - Tổ chức thông tin để xác định khối lượng đăng ký học của sinh viên: Mức học phí mỗi sinh viên phải nộp phụ thuộc vào số tín chỉ sinh viên đăng ký. Xác định số tín chỉ sinh viên đăng ký học là khâu đầu tiên trong chu trình thu học phí và thuộc trách nhiệm của bộ phận Đào tạo. Trong đào tạo theo học chế niên chế, việc tổ chức đào tạo được thực hiện theo lớp sinh hoạt, số tín chỉ sinh viên đăng ký trong một lớp là như nhau. Trong khi đó, đào tạo tín chỉ hướng đến đảm bảo quyền lợi sinh viên có thể chủ động học theo điều kiện và năng lực của mình, những sinh viên giỏi có thể học vượt để tốt nghiệp sớm, hoặc theo học cùng lúc hai chương trình... Do đó, số tín chỉ các sinh viên đăng ký rất khác nhau giữa sinh viên cùng lớp sinh hoạt, giữa sinh viên các khóa. Vì thế, việc xác định khối lượng đăng ký không đơn giản, toàn bộ hệ thống tổ chức quản lý đào tạo phải vận hành theo yêu cầu riêng của từng sinh viên. Có thể nói rằng, nếu trước kia sinh viên phải “chạy” theo kế hoạch của nhà trường thì bây giờ nhà trường phải “chạy” theo kế hoạch của từng sinh viên. [4] Bộ phận Đào tạo sẽ tổ chức cho SV đăng ký môn học, dữ liệu sinh viên phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về tổng số tín chỉ mỗi SV đăng ký. Thời gian đăng ký khối lượng học tập trong các học kỳ của mỗi năm học được quy định trong thời gian 2 tuần, bắt đầu trước 312 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA CITA 2017 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC” thời điểm kết thúc mỗi học kì của năm học trước đó là 4 tuần. Sau khi hết thời hạn đăng ký, bộ phận Đào tạo phải tổng hợp số tín chỉ của mỗi sinh viên đăng ký theo từng học kì, đồng thời có thể phải chi tiết theo số tín chỉ học mới, học lại, học cải thiện. Toàn bộ dữ liệu liên quan đến tổng số tín chỉ đã đăng ký của từng sinh viên sẽ được chuyển đến cho bộ phận kế toán để làm căn cứ xác định mức học phí. - Đơn giá tín chỉ: Việc xác định mức thu học phí trên một tín chỉ của từng học kỳ được bộ phận kế toán tính toán căn cứ vào Nghị định 86/2015/NĐ-CP của Chính phủ đối với các cơ sở giáo dục công lập và thông báo mức thu của từng trường ngoài công lập trong từng năm học cụ thể. Đơn giá này sẽ ổn định trong suốt năm học và có thể thay đổi vào năm tiếp theo, vì vậy đơn giá này cần phải được cập nhật theo từng năm học. Học phí đào tạo tính theo tín chỉ: Mức thu học phí của một tín chỉ, được xác định căn cứ vào tổng thu học phí của toàn khóa học theo nhóm ngành, nghề đào tạo và tổng số tín chỉ toàn khóa theo công thức dưới đây: Học phí tín chỉ = Tổng học phí toàn khóa/Tổng số tín chỉ, toàn khóa Tổng học phí toàn khóa = mức thu học phí 1 học sinh, sinh viên/1 tháng x 10 tháng x số năm học. Ngoài ra, việc xác định mức học phí phải nộp của từng sinh viên đối với một số trường còn có thể tổ chức thêm học kỳ phụ, học kỳ hè. Sinh viên có học phần bắt buộc bị điểm thấp thì phải đăng ký học lại học phần đó ở một trong các học kỳ tiếp theo cho đến khi đạt điểm theo yêu cầu của bộ phận Đào tạo. Hoặc sinh viên được quyền đăng ký học lại hoặc học đổi sang học phần khác (đối với học phần tự chọn) để cải thiện điểm trung bình chung tích lũy. Đơn giá cho một tín chỉ của học kỳ phụ hay học kỳ hè ở một số trường có thể sẽ khác đơn giá học phí được quy định đối với học kỳ chính của học kỳ đó. - Miễn giảm học phí: Mức thu học phí của sinh viên còn phụ thuộc vào danh sách miễn giảm học phí cho sinh viên theo quyết định của bộ phận công tác sinh viên. Những SV thuộc đối tượng được miễn giảm học phí phải làm đơn và hồ sơ xét miễn giảm học phí theo hướng dẫn. Thông thường, bộ phận Công tác SV còn có trách nhiệm theo dõi, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng SV được miễn, giảm học phí, giải quyết các thủ tục cho SV xin hoãn nộp học phí do hoàn cảnh gia đình khó khăn. Thông tin sinh viên được miễn giảm cùng mức miễn giảm sẽ được chuyển bộ phận kế toán để làm căn cứ xác định mức thu học phí. - Xác định học phí: Việc xác định học phí được mô tả qua sơ đồ sau: Như vậy, để xác định được mức học phí phải nộp của từng sinh viên, bộ phận Kế toán - Tài chính cần có thông tin về khối lượng đăng ký học của từng sinh viên, thông tin đơn giá tín chỉ, thông tin về miễn giảm và mức miễn giảm học phí. Nói các khác, công tác xác định học phí liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Tuy nhiên, hiện nay ở một số trường công tác xác định khối lượng học tập của sinh viên tại mỗi bộ phận có thể thực hiện chức năng một cách tương đối độc lập với các bộ phận khác và công việc vẫn thực hiện một cách thủ công hoặc tự động hóa theo từng công việc của từng bộ phận chức năng. Nếu thực hiện thủ công như vậy thì khối lượng đăng ký tín chỉ của sinh viên có thể không được cập nhật kịp thời và chính xác, dẫn đến chậm trễ, sai lệch trong công tác xác định học phí và thu học phí. Do vậy, để hoạt động này diễn ra nhanh chóng và chính xác, đòi hỏi phải có sự tham gia và phối hợp đồng bộ giữa bộ phận Phan Thị Thu Huyền 313 Đào tạo, bộ phận Công tác sinh viên và bộ phận Kế toán. Nếu trao đổi thông tin giữa các bộ phận còn hạn chế và công việc giữa các bộ phận có thể chồng chéo nhau dẫn đến gây lãng phí nguồn nhân lực, làm giảm tính hiệu quả của việc xác định mức học phí ở các trường. Với yêu cầu tổ chức đào tạo tín chỉ hướng đến nhu cầu hết sức đa dạng của từng sinh viên thì việc tổ chức thu học phí rất phức tạp. Chính vì thế, các cơ sở giáo dục đại học có xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin theo định hướng quản lý tổng thể để kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, dữ liệu khi đó phải được tích hợp đồng bộ và sử dụng chung giữa các bộ phận để nâng cao hiệu quả công tác quản lý. 2.2. Thu học phí Căn cứ quy định đơn giá học phí, danh sách số tín chỉ sinh viên đăng ký học phần, mức miễn giảm học phí. Bộ phận kế toán tổng hợp, tính toán số tiền học phí phải nộp của từng SV cho từng học kỳ và thông báo mức học phí phải nộp đến từng sinh viên cùng với thời hạn phải nộp học phí. Hiện nay, mỗi trường có cách thức thu học phí khác nhau. Một số trường đã thực hiện thu học phí qua ngân hàng, một số trường vẫn còn thu học phí chủ yếu bằng tiền mặt. Nếu thu bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ căn cứ vào số thẻ sinh viên và tiến hành thu tiền, xuất biên lai. Biên lai được lập làm 2 liên, trong đó một liên giao cho sinh viên, và liên còn lại được kế toán sử dụng để lên bảng kê tổng hợp học phí và hạch toán kế toán cuối ngày. Sau đó, kế toán sẽ hạch toán phần thu học phí vào tài khoản theo quy định. Còn nếu thu học phí qua ngân hàng, bộ phận kế toán sẽ lập danh sách đóng tiền học phí và gửi cho ngân hàng để thực hiện việc thu hộ học phí. Việc thu học phí với số lượng sinh viên đông cho nên SV phải nộp tiền vào tài khoản của trường hoặc gửi tiền vào tài khoản của sinh viên và ngân hàng sẽ đứng ra thu hộ rồi chuyển vào tài khoản trường. Sau đó, kế toán cũng tiến hành hạch toán vào nguồn thu của nhà trường. Theo xu hướng hiện nay, các cơ sở giáo dục đai học thực hiện thu qua ngân hàng để thuận lợi cho sinh viên, tiết kiệm nguồn nhân lực và tránh những rủi ro như thất thoát tiền, tiền giả... Vấn đề đặt ra phải kết nối thông tin giữa các cơ sở giáo dục đại học và ngân hàng, tổ chức dữ liệu để thu học phí qua ngân hàng. 314 KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA CITA 2017 “CNTT VÀ ỨNG DỤNG TRONG CÁC LĨNH VỰC” Bên cạnh đó, một số cơ sở giáo dục đại học cũng thường tổ chức liên kết đào tạo ở các địa phương. Việc thu học phí của các lớp liên kết thông thường được thực hiện bởi các đơn vị liên kết đào tạo và sau đó chuyển về trường theo hợp đồng đã ký kết và quyết toán theo năm học với bộ phận kế toán. Trong trường hợp này, cần phải có sự phối hợp đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận Đào tạo, bộ phận Kế toán và Đơn vị liên kết để tránh trường hợp thông tin thiếu chính xác, gây thất thoát học phí hoặc công việc có thể chồng chéo lẫn nhau làm lãng phí nguồn lực... 2.3. Tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí Định kỳ, kế toán sẽ tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí. Các thông tin cần cung cấp gồm: số học phí phải thu và số đã thu được trong kỳ, trong đó chi tiết cho các hệ đào tạo: hệ chính qui, liên thông, trung cấp, hệ vừa làm vừa học, đồng thời trong mỗi loại trên cũng cần phải chi tiết theo số thu học phí học lần đầu, học lại và học cải thiện... Các thông tin trên các báo cáo này là căn cứ để kiểm soát, đối chiếu giữa các bộ phận và phân phối nguồn thu theo quy định quản lý tài chính của Nhà nước và của từng trường trong từng thời kỳ, là cơ sở để hạch toán tổng hợp trên các tài khoản có liên quan. 3 Kết luận Trong nghiên cứu này, tác giả đã đi sâu tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí, là chu trình quan trọng nhất của các cơ sở giáo dục đại học. Việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình này bao gồm ba nội dung: Xác định mức học phí, thu học phí, báo cáo kết quả thu học phí. Tổ chức thông tin theo cách tiếp cận này sẽ tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận chức năng trong việc thực hiện nhiệm vụ thu học phí của các cơ sở giáo dục đại học. Tài liệu tham khảo 1. Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Tiếp cận theo chu trình - Hướng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công, Tạp chí Khoa học & Công nghệ, số 50, 2012. 2. Nguyễn Mạnh Toàn, Tiếp cận theo chu trình - cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, Tạp chí kế toán và Kiểm toán, số 92, 2011. 3. Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, “Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kinh tế và phát triển, Số 192, 80-88. 4. Nguyễn Mạnh Toàn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh, “Tổ chức hệ thống thông thông tin kế toán trong trường Đại học theo hướng tiếp cận chu trình”, Tạp chí Khoa học và Công nghệ, 9, 123 - 129, 2011. 5. Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Tài chính, 2011. 6. Nguyễn Thị Đông, Giáo trình Kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, 2005.