Tổ chức nhân sự hành chính nhà nước - Chương 5: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước.

ân lực cho cả hệ thống các cơ quan nhà nước nhằm định hướng cho toàn bộ hệ thống).Kế hoạch nguồn nhân lực của cấp càng thấp càng phải chi tiết.Kế hoạch nguồn nhân lực cấp cao nhất mang tính định hướng.(xem sơ đồ)Kế hoạch hoá nguồn nhân lực mang tính chiến lược (5-10 năm).Kế hoạch hoá nguồn nhân lực hàng nămKế hoạch hoá nguồn nhân lực trên từng lãnh vựcCác loại kế hoạch phát triển nguồn nhân lực theo từng cấp quản lý.Tầm quan trọng của việc phân tích, đánh giá trong kế hoạch hoá phát triển nguồn nhân lực.Phân tích, đánh giá tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng của công tác kế hoạch hoá phát triển nguồn nhân lực.Nghiên cứu theo phương pháp chẩn đoán như đã nêu trên sẽ giúp chúng ta nhận biết đúng, có khoa học về vấn đề nguồn nhân lực của tổ chức. Chỉ khi nào các cuộc điều tra, quan sát, phỏng vấn, đánh giá, phân tích được tiến hành một cách khoa học thì khi đó mới có được những cách thức xử lý hợp lý trong phát triêûn tổ chức nói chung và phát triển nguồn nhân lực nói riêng.Phân tích đánh giá thực trạng của tổ chức có thể tiến hành theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, cần xác định cách thức đi từng bước hợp lý sẽ cho được cơ sở dữ liệu đúng cho kế hoạch hóa nguồn nhân lực.Xác định vấn đề cần quan tâm;Cần có sự tư vấn của các chuyên gia bên trong cũng như bên ngoài tổ chức; nhà quản lý tác nghiệp, các nhà quản lý nguồn nhân lực.Thu thập số liệu và chuẩn đoán tình hình;Cung cấp thông tin phản hồi đến các nhà quản lý chủ chốt;Thảo luận tập thể các ý kiến thu thập được;Aùp dụng các biện pháp cần thiết để phát triển nguồn nhân lực đáp ứng đòi hỏi của sự thay đổi;Đánh giá tác động của sự thay đổi;Có thể khái quát một số hoạt động cần thiết để phát triển nguồn nhân lực như sơ đồ sau:Xác định mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của tổ chứcNghiên cứu đòi hỏi công việc, chuyên môn hoá và thay đổiXác định hành vi cần thiết để thực thi nhiệm vụXác định mục tiêu, hành vi gắn liền với phát triển tổ chứcPhân tích tổ chức:Trao đổiNghiên cứu hồ sơXem xét nhiệm vụ, mục tiêuPhân tích tổ chức:Trao đổiNghiên cứu hồ sơXem xét nhiệm vụ, mục tiêuPhân tích công việc:Quan sát,Hỏi Nghiên cứu hồ sơCác yếu tố liên quan khácPhân tích nguồn nhân lực:Quan sát,Nghiên cứu hồ sơCác yếu tố liên quan khácMục tiêu phải gắn liền với phát triển tổ chức.Một số giai đoạn phát triển tổ chức gắn liền với phát triển nguồn nhân lực.Trong một số tài liệu, quy trình kế hoạch hoá phát triển nguồn nhân lực của tổ chức gọi là hoạch định phát triển nguồn nhân lực.Hoạch định nguồn nhân lực của cơ quan gắn liền với việc hoạch định chiến lược, chính sách phát triển tổ chức. Hoạch định nguồn nhân lực cũng được coi như là một bộ phận cấu thành của hoạch định chiến lược phát triển tổ chức.Quy trình hoạch định phát triển nguồn nhân lực cũng bao gồm nhiều nội dung tương tự như hoạch định chiến lược phát triển.Đó là những giai đoạn đánh giá thực trạng; xác định môi trường trong đó cơ quan sẽ tồn tại, vận đôïng và phát triển trong tương lai; xác định nhu cầu tổ chức; xác định những cách thức, biện pháp cần thiết để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực cho cơ quan.Phân tích môi trường mà tổ chức tồn tại,vận động và phát triển; thực trạng hoạt động quản lý nguồn nhân lực của cơ quan.Xác định mục tiêu phát triển của cơ quan và chiến lược phát triển (hướng nội, ngoại, tự lực)Phân tích, đánh giá nhu cầu công việc. Dự báo sự phát triển nguồn nhân lực xã hội và nguồn nhân lực của cơ quanPhân tích khả năng cung cấp nguồn nhân lực và điều chỉnhXây dựng và khuyến nghị các chính sách (nếu có)Xây dựng chương trình hành động phát triển nguồn nhân lựcTriển khai thực hiện các hoạt động cụ thể để tạo lập nguồn nhân lực mới cho cơ quan.Quy trình 7 bước kế hoạch hoá phát triển nguồn nhân lực của cơ quan.Phân tích công việc:Định nghĩaLợi điểm của phân tích công việcCác phương pháp phân tích công việcTiến trình phân tích công việcBản mô tả công việcBản mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việcĐịnh nghĩaCông việc (job) bao gồm một số tác vụ (task) cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt được mục tiêu của mình.Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc (job) trong tổ chức.Nói một cách cụ thể hơn, phân tích công việc là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc. Mục đích của phân tích công việc là để trả lời các câu hỏi sau đây:Nhân viên thực hiện những tác vụ (task) gì?Khi nào công việc (job) được hoàn tất?Công việc được thực hiện ở đâu?Nhân viên làm việc đó như thế nào?Tại sao phải thực hiện công việc đó?Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn, trình độ nào?Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó; mối tương quan của công việc đó với các công việc khác; kiến thức và kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc.Từ bản phân tích công việc, nhà quản lý thiết kế ra hai bản “bản mô tả công việc” và “bản mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc”Phân tích công viêïcMô tả công viêïcMô tả chi tiết tiêu chuẩn công viêïcPhân tích công viêïcPhân tích công viêïcCông tác (tác vụ) cụ thểTrách nhiệmNhiệm vụKiến thứcKỹ năngKhả năngHoạch định nguồn nhân lực(Tuyển chọn, đào tạo và phát triển, đánh giá, lương bổng và phúc lợi, an toàn và y tế, )Bản mô tả công việc (job description)Các thông tin lấy được từ tiến trình phân tách công việc sẽ được dùng để mô tả công việc.Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác (tác vụ) cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. (người thực hiện công việc)Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác và súc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta biết nhân viên làm cái gì, làm thế nào và các điều kiện mà các nhiệm vụ đó được thực thi. Bản mô tả công việc thường bao gồm các điểm sau đây:Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành.Tỉ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụCác tiêu chuẩn hoàn thành công tácCác điều kiện làm việc và các rủi ro có thể xảy ra.Số người làm việc đối với từng công việc và các mối quan hệ tường trình, báo cáo.Máy móc và thiết bị để thực hiện công việc đó.Ví dụ: mô tả công việc của một thư ký văn phòng tại một công ty như sau (kể từ thập niên 1990, có khuynh hướng gộp chung bản mô tả công việc và bản mô tả chi tiết công việc.Thư ký văn phòng (bậc II)Bộ phâïn hay phòng: báo cáo cho:Tóm tắt công việc:Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng, ghi tốc ký và làm thư ký cho một cấp quản trịBản chất công việc: (mô tả chi tiết công việc)Thực hiện đa dạng các nhiệm vu ïvăn phòng gồm hầu hết các việc sau đây:Đánh máy thư từ, bản tường trình, bản viết tay, các sơ đồ từ các bản ghi tốc ký, băng cassette hoặc các bản thảo một cách thông thạo với sự hướng dẫn tối thiểu của cấp trên.Tiếp nhận các cuộc gọi điện thoại và tiếp khách một cách khôn khéo và xử lý thư từ gửi đến một cách hiệu năng.Soạn thảo các văn bản, thư từ thông thường hàng ngày và giải quyết các thắc mắc thừơng lệ; soanï thảo các văn bản, thư từ đặc biệt gửi cho các nhân vật thích hợp.Thực hiện và duy trì các văn bản, hồ sơ của bộ phận mìnhChịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn và các cuộc họp; chọn lọc các cú trả lời điện thoại; xở lý các vấn đề có tính cá nhân và bảo mật cho cấp trên.Thu thập, tổ chức, xử lý và đánh giá các dữ kiện và các bản tường trình; sử dụng các loại máy văn phòng cần thiết để hoàn thành công việc này.Thực hiện các nhiệm vụ quản trị và các dự án đặc biệt đã được hướng dẫn như sưu tập và biên soạn các tài liệu tham khảo tổng quát và các thông tin liên quan tới công ty, bộ phận, hoặc thực hiện các thủ tục của bộ phận.Nhìn chung, thư ký văn phòng bậc II làm việc một các độc lập và chịu sự giám sát và được hướng dẫn một cách tối thiểu vè các thủ tục. Giúp cho cấp trên khỏi các công việc sự vụ mang tính chất vụn vặt. Có thể có quyền điều hành, hướng dẫn một số công việc đối với những người khác trong bộ phận mình. Cơ cấu công việc thì nhẹ và hầu hết các công việc không bị kiểm tra.Trình độ, tiêu chuẩn:Có trình đôï học vấn trung học hoặc tương đương cộng với 3 năm kinh nghiệm về hành chính và tốc ký, kể cả một nưm làm việc cho công ty; có khả năng đánh máy ít nhất 60 chữ/1phút. Có trình độ tiếng Anh bằng C. Phải có óc phán đoán tốt, tế nhị trong việc xử lý các vấn đề bảo mật; chọn lọc các cú điện thoại, các cuộc thăm viếng của khách và lên thời biểu cho cấp trên. Phải có khả năng hiểu biết toàn diện các chính sách, thủ tục và nhân viên của tổ chức để cho cấp trên nhẹ bớt các nhiệm vụ hành chính sự vụ. Có kỹ năng tốc ký ít nhất 80 chữ/1 phút. Có kỹ năng và kiến thức đối với một số máy móc văn phòng.