Tổ chức hạch toán kế toán

năm đó trên máy tính - Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. - Các trường hợp sữa chữa khi ghi sổ trên máy vi tính đều được thực hiện theo “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung” Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Có thể dựa vào các điều kiện sau để xây dựng hình thức sổ kế toán cho một đơn vị hạch toán. - Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất. - Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị - Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán - Điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của đơn vị 4.1.2. Tổ chức sổ kế toán Khái niệm: Tổ chức sổ kế toán là việc tổ chức, vận dụng phương pháp ghi chép trên các đối tượng của kế toán để tổ chức ban hành và vận dụng chế độ sổ kế toán vào các đơn vị cơ sở. Chế độ sổ kế toán là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức. Nó là cầu nối giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. 46 Chế độ sổ kế toán là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức, là cầu nối giữa chế độ chứng từ và báo cáo kế toán. Theo quyết định 15, chế độ sổ kế toán gồm: - Những quy định chung: - Hình thức sổ kế toán - Danh mục mẫu sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp - Nội dung và phương pháp ghi sổ tổng hợp Vai trò tổ chức sổ kế toán: - Hướng dẫn các đơn vị kế toán trong việc xây dựng hệ thống sổ. - Bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất sổ kế toán ở các đơn vị kinh tế khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh, kiểm tra sổ kế toán ở các đơn vị. - Hướng dẫn phương pháp ghi sổ kế toán. Ý nghĩa của tổ chức sổ kế toán - Đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán. - Giúp kế toán và quản lý doanh nghiệp giám sát, quản lý chặt chẽ các đối tượng thông qua quá trình ghi sổ - Giúp doanh nghiệp tiết kiệm lao động kế toán (ghi sổ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp) Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán - Xác định được các hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp - Nắm vững quy định đối với từng hình thức sổ kế toán như số lượng, kết cấu, trình tự ghi chép trên từng mẫu sổ - Nắm vững các yếu tố bên trong từng sổ, cách ghi, các phương pháp chữa sổ - Các phương pháp thụ thập thông tin từ các sổ kế toán. - Nắm vững các công việc tiến hành cuối ngày, định kỳ, cuối tháng, quý, năm theo từng hình thức sổ để cung cấp thông tin phục vụ quản lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác. 4.2. NGUYÊN TẮC VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC VẬN DỤNG SỔ KẾ TOÁN 4.2.1. Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán Nguyên tắc thống nhất - Thống nhất giữa tài khoản kế toán với việc xây dựng hệ thống sổ; - Phải nhất quán trong việc mở sổ, lựa chọn hình thức sổ; 47 - Sổ quyển phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai giữa 2 trang liền nhau, phải có chữ ký, con dấu của thủ trưởng; - Bắt đầu một niên độ mới, phải mở sổ kế toán; - Cuối kỳ, cuối niên độ phải khoá sổ (cộng phát sinh, tính số dư), trong trường hợp kiểm kê, kiểm toán, sáp nhập, giải thể.. kế toán phải khoá sổ; - Việc ghi chép trên sổ phải đảm bảo rõ ràng, dễ đọc, dễ kiểm tra, ghi bằng mực tốt; - Số liệu phản ánh trên sổ phải liên tục, có hệ thống, không được để cách dòng, không được tẩy xoá, làm nhoè, làm mất số đã ghi. Nguyên tắc phù hợp - Tổ chức sổ kế toán phải phù hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp; - Phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, thuận lợi. 4.2.2. Nội dung tổ chức vận dụng hệ thống sổ - Xây dựng hệ thống các loại sổ, số lượng từng loại sổ ghi đơn, sổ ghi kép, số tổng hợp, sổ chi tiết. - Thiết kế nội dung, hình thức, kết cấu từng loại sổ. - Xây dựng quy trình hạch toán, quy định ghi chép theo từng hình thức sổ, theo các giai đoạn hạch toán ban đầu; ghi sổ; và lập báo cáo kế toán. 4.3. TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ 4.3.1. Hình thức “Nhật ký - sổ Cái” Điều kiện vận dụng - Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít; - Trình độ cán bộ kế toán, cán bộ quản lý thấp, số lượng ít. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái - Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái - Tách biệt việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối kỳ, vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái ở dòng cộng cuối kỳ của Nhật ký - Sổ cái. Trình tự hạch toán của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 48 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Chứng từ kế toán Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH 49 (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái - Sổ tổng hợp: Sử dụng duy nhất sổ Nhật ký – sổ Cái - Sổ nhật ký - Sổ cái: Là một quyển sổ vừa làm sổ nhật ký ghi chép nội dung nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian vừa dùng làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kế toán. Sổ Nhật ký – Sổ Cái gồm nhiều trang chia làm hai phần (Một phần Nhật ký, một phần sổ Cái).. Sổ này được mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng. Kết cấu mẫu sổ như sau: Đơn vị: SỔ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Địa chỉ:. Năm . Ngày tháng vào sổ Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền phát sinh SH TK đối ứng TT dòng TK TK SH NT N ợ Có N ợ Có N ợ Có Số dư đầu năm Phát sinh trong tháng Cộng phát sinh tháng Số dư cuối tháng Cộng lũy kế - Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản tổng hợp cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở tổ chức. Ưu điểm: - Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra; - Phù hợp với nhân viên kế toán trình độ không cao. Nhược điểm: - Khó phân công lao động kế toán; 50 - Không thích hợp cho việc áp dụng kế toán máy (do sổ nhiều cột); - Không thích hợp với doanh nghiệp lớn sử dụng nhiều tài khoản.. 4.3.2. Hình thức Nhật ký chung Điều kiện vận dụng - Áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa, nhỏ, kể cả lớn - Loại hình hoạt động đơn giản - Trình độ quản lý và trình độ kế toán ở mức độ khá Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chung - Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký chung và sổ cái. - Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp Trình tự ghi sổ kế toán TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết 51 (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung - Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm 2 loại sổ là Sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chuyên dùng) và sổ Cái. + Sổ Nhật ký chung: là sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng. Mẫu sổ nhật ký chung như sau: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm.................... Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Đối với các đơn vị lớn có nhiều nghiệp vụ cùng loại phát sinh, người ta có thể mở các Nhật ký chuyên dùng (như Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký tiền mặt, 52 Nhật ký tiền gửi ngân hàng). Trong hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành ở nước ta quy định có thể lấy số liệu tổng hợp ở “Nhật ký chuyên dùng” để ghi thẳng vào sổ Cái không cần ghi qua Nhật ký chung. Như vậy các “Nhật ký chuyên dùng” này được coi như những bộ phận cấu thành của Nhật ký chung. + Sổ Cái: là sổ các tài khoản cấp 1 để ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo hệ thống để hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp. Mỗi tài khoản được mở một sổ riêng. SỔ CÁI Tên Tài khoản................ Số hiệu TK.................... Năm.............................. Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đối ứng Số tiền Số Ngày STT trang STT dòng Nợ Có Số dư đầu năm Phát sinh tháng Cộng phát sinh tháng.. Dư cuối tháng.. - Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở tổ chức. Ưu điểm: - Đơn giản, dễ làm; - Thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Nhược điểm: - Ghi chép trùng lắp; - Không phù hợp làm kế toán thủ công. 4.3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Điều kiện áp dụng - Hình thức này phù hợp với mọi loại hình, quy mô các đơn vị; - Trình độ quản lý và trình độ kế toán ở mức độ khá; - Phù hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công hay máy vi tính. Đặc điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 53 - Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái. - Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế toán tổng hợp. - Việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán tách rời nhau, ghi theo hai đường khác nhau vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập. - Cuối tháng lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái. Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 54 dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh. (3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là chứng từ do nhân viên kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được để làm thủ tục ghi sổ kế toán. Mỗi chứng từ ghi sổ chỉ ghi một định khoản loại kế toán. Khi lập chứng từ ghi sổ phải ghi số thứ tự chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số thứ tự chứng từ ghi sổ có thể đánh số thứ tự theo kỳ kế toán (từng quý) hoặc theo niên độ kế toán. Mẫu chứng từ ghi sổ và mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau CHỨNG TỪ GHI SỔ Số hiệu......... Ngày........ tháng....... năm...... Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Cộng - - - Kèm theo. chứng từ gốc Ngày .tháng.. năm.. Người lập Kế toán trưởng 55 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm.......................... CTGS Số tiền CTGS Số tiền Số Ngày Số Ngày - Cộng tháng: - Lũy kế từ đầu quý: - Cộng tháng: - Lũy kế từ đầu quý: + Sổ Cái: Là sổ tài khoản cấp 1 căn cứ để ghi sổ Cái là các chứng từ ghi sổ đã lập. Kết cấu mẫu trang sổ Cái cũng tương tự như mẫu trang sổ cái trong hình thức kế toán Nhật ký chung. + Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết như các hình thức kế toán trên. Ưu điểm: - Dễ dàng phân công lao động kế toán - Thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy Nhược điểm: - Dễ bị ghi chép trùng lắp 4.3.4. Hình thức Nhật ký - Chứng từ Điều kiện vận dụng - Doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp; - Trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán cao; - Doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công là chủ yếu. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ - Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt gọi là Nhật ký - Chứng từ. Sổ này vừa là sổ nhật ký của các nghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ để ghi sổ Cái cuối tháng (số tổng cộng cuối tháng ở Nhật ký - Chứng từ là định khoản kế toán để ghi sổ Cái). - Lấy bên Có của tài khoản kế toán làm tiêu thức để phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hay nói cách khác là nhật ký - chứng từ được mở cho bên Có của 56 tài khoản kế toán để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến bên Có của tài khoản này theo trật tự thời gian phát sinh của chúng trong suốt tháng. - Có thể kết hợp được phần kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp ngay trong các nhật ký - chứng từ, song xu hướng chung là không nên kết hợp vì nếu kết hợp sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp. - Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối tháng vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi tài khoản cấp 1 ngay ở số tổng cộng cuối tháng của các Nhật ký - Chứng từ. Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH 57 (2). Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ - Sổ kế toán tổng hợp: Gồm các Nhật ký - chứng từ, Bảng kê và sổ Cái. + Sổ Nhật ký – Chứng từ: Theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, gồm 10 sổ Nhật ký chứng từ được đánh số từ 1 đến 10 dùng để ghi chép nghiệp vụ phát sinh. Các Nhật ký – Chứng từ này về kết cấu được phân làm 2 mẫu sổ. Mẫu 1: Là mẫu sổ mở cho bên Có của một tài khoản để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến bên Có của tài khoản này theo trật tự thời gian phát sinh của chúng. Nhật ký - chứng từ có kết cấu mẫu sổ này vẫn có thể mở cho nhiều tài khoản cấp 1, song mỗi tài khoản được ghi vào tờ sổ riêng trong Nhật ký Chứng từ (hoặc ghi riêng trong cùng tờ sổ). Bao gồm: Nhật ký – chứng từ số 1: ghi có TK 111 Nhật ký – chứng từ số 2: ghi có TK 112 Nhật ký – chứng từ số 3: ghi có TK 113 Nhật ký – chứng từ số 4: ghi có các TK 311, 315, 341, 342, 343. Nhật ký – chứng từ số 5: ghi có TK 331 Nhật ký – chứng từ số 6: ghi có TK 151 Nhật ký – chứng từ số 9: ghi có các TK 211, 212, 213, 217. Nhật ký – chứng từ số 10: ghi có các TK 338,121,141,411... 58 Ví dụ: Mẫu Nhật ký chứng từ số 2 như sau: Đơn vi:.... Mẫu số S04a2-DN Địa chỉ:.... (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng ... năm..... STT Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 112, ghi Nợ tài khoản Cộng có TK112 SH NT 111 121 128 133 151 ... A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Mẫu 2: Là mẫu sổ mở cho bên Có của nhiều tài khoản để ghi tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến bên Có của các tài khoản này theo quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác ngay trên cùng một trang sổ. Bao gồm: Nhật ký – chứng từ số 7: ghi có các TK liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp. Nhật ký này bao gồm 3 phần Phần 1: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp Phần 2: Chi phí sản xuất, kinh doanh theo yếu tố Phần 3: Số liệu chi tiết phần “luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh” Nhật ký – chứng từ số 8: ghi có các TK 155, 156, 157, 158, 159, 131, 511, 512, 515, 521, 531, 532, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911 Ví dụ: Mẫu Nhật ký chứng từ số 8 như sau Đơn vi:.... Mẫu số S04a8-DN Địa chỉ:.... (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính) 59 NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi có các TK 155, 156, 157, 158, 159, 511, 512, 515, 521, 531, 532, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911 Tháng........ năm........... STT Số hiệu TK ghi Nợ TK ghi Có TK ghi Nợ 155 156 157 511 521 ... Cộng A B C 1 2 3 4 5 6 7 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 113 Tiền đang chuyển 131 Phải thu của khách hàng 157 Hàng gửi bán 632 Giá vốn hàng bán 641 Chi phí bán hàng ... ...... Cộng Có + Bảng kê: Theo chế độ kế toán hiện hành, bao gồm 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ Bảng kê số 1 đến Bảng kê số 11 (không có bảng kê số 7). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được. Khi sử dụng Bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào Bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào sổ NKCT có liên quan. Bảng kê có thể được mở theo bên Nợ hoặc bên Có của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng... phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển số liệu cuối tháng. Số liệu của Bảng kê không sử dụng để ghi sổ Cái. Bảng kê số 1: Ghi Nợ TK 111 Bảng kê số 2: Ghi Nợ TK 112 Bảng kê số 3: Tính giá thực tế vật tư, công cụ (TK 152, 153) Bảng kế số 4: Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng (dùng cho các tài khoản 154, 621, 622, 623, 627, 631) Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí đầu tư XDCB (TK 241), chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) 60 Bảng kê số 6: Tập hợp chi phí trả trước (TK 142, 242), chi phí phải trả (TK 335), dự phòng phải trả (TK 352) Bảng kê số 8: nhập, xuất, tồn kho (TK 155, 156, 158) Bảng kê số 9: Tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa, hàng hóa kho bảo thuế (TK 155, 156, 158) Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán (TK 157) Bảng kê số 11: Phải thu của khách hàng (TK 131) Ví dụ : Mẫu bảng kê số 3 Đơn vi:.... Mẫu số S04b3-DN Địa chỉ:.... (Ban hành theo quyết