Tổ chức dữ liệu đầu vào kế toán quản trị trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

Vùng giao thoa giữa dữ liệu thu thập theo nhu cầu từ phía nhà quản trị và dữ liệu theo khả năng cung cấp chính là dữ liệu đầu vào KTQT cần thu thập. Để tăng vùng giao thoa thì doanh nghiệp nên áp dụng các phần mềm quản 1102 INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 trị CSDL như là MS-Access, Lotus Approach có khả năng tích hợp với nhiều phân hệ khác nhau và có thể thu thập các dữ liệu quá khứ hoặc tương lai, dữ liệu tài chính và phi tài chính. Cải tiến cách thức xác định nguồn thu thập dữ liệu: Ngoài các dữ liệu bên trong doanh nghiệp, bộ phận KTQT cần khai thác các dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp góp phần cung cấp những thông tin chất lượng cho các nhà quản trị. Ví dụ, ngoài thu thập dữ liệu bên trong doanh nghiệp để kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu doanh thu so với dự toán (kế hoạch) đề ra, bộ phận KTQT cũng có thể thu thập dữ liệu bên ngoài như là chỉ tiêu doanh thu bình quân của ngành để đánh giá tình hình thực hiện doanh thu của doanh nghiệp so với bình quân chung của ngành qua đó thấy được năng lực của doanh nghiệp và có cơ sở lập chiến lược kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo. Nhóm tác giả cho rằng phần mềm giải pháp quản trị tổng thể (ERP) nên được ứng dụng tại các doanh nghiệp để khai thác và quản lý hiệu quả nguồn dữ liệu thu thập. Các bộ phận cùng sử dụng trên một hệ thống phần mềm theo quy trình khép kín, cho phép liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của một bộ phận khác) để phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ thao tác nghiệp vụ cho từng bộ phận được nhanh chóng, chính xác nhằm cải thiện tối đa hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp hoạt động phân tán tại nhiều địa điểm (văn phòng, nhà máy chế biến,), phần mềm sẽ thực hiện mô hình dữ liệu tập trung (Online) để đảm bảo tối ưu việc phân luồng dữ liệu phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, kiểm soát chặt chẽ để quy trình nghiệp vụ vận hành được chính xác, thuận lợi. Đối với HTTT hiện đại, dữ liệu đầu vào KTQT sẽ được thu thập trực tiếp trên hệ thống Hoạch định nguồn nhân lực (ERP) của doanh nghiệp. Mô hình nguồn dữ liệu đầu vào KTQT tại các doanh nghiệp dựa trên hệ thống ERP được xây dựng như sau: (Nguồn: Tự tổng hợp) Sơ đồ 2: Nguồn dữ liệu đầu vào KTQT dựa trên Hệ thống ERP 1103 INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 Nguồn dữ liệu dựa trên Hệ thống ERP bao gồm hai phân hệ xử lý có mối quan hệ tương tác với nhau là Phân hệ xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) và phân hệ xử lý phân tích trực tuyến (OLAP). Phân hệ xử lý giao dịch trực tuyến (OLTP) là phân hệ được tích hợp bởi nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau có nhiệm vụ xử lý, cập nhật, theo dõi và tập hợp tất cả các giao dịch phát sinh trong doanh nghiệp theo thời gian thực tế. CSDL tác nghiệp do phân hệ OLTP cung cấp như là số lượng hàng bán, hạn mức tín dụng của khách hàng, tình trạng hàng tồn kho, là nguồn dữ liệu quan trọng đối với HTTT KTQT đưa ra các quyết định tác nghiệp của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Phân hệ xử lý phân tích trực tuyến (OLAP) là phân hệ giúp truy vấn một lượng lớn các thông tin đa chiều có liên kết chặt chẽ với nhau giúp hỗ trợ cho việc ra các quyết định. Hai phân hệ xử lý của hệ thống ERP sẽ là nguồn dữ liệu hữu ích giúp bộ phận KTQT thiết lập các báo cáo đặc thù phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất và chính xác nhất. Cải tiến cách thức thu thập dữ liệu Với sự phát triển của kết nối mạng, khâu tiếp nhận tài liệu của công việc thu thập dữ liệu sẽ cần có sự thay đổi so với cách thức tiếp nhận truyền thông thông qua các giấy tờ. Các tài liệu giờ đây có thể tồn tại dưới dạng bản mềm là các tệp máy tính, các phân hệ phần mềm quản trị CSDL được tích hợp, chia sẻ. Vì vậy, khi tiếp nhận tài liệu, bộ phận KTQT có thể tiếp nhận thông qua máy tính có kết nối mạng toàn cầu và mạng nội bộ.. Bên cạnh đó, các chứng từ sẽ được số hóa và thay thế bằng các chứng từ điện tử, đồng thời việc xét duyệt được thực hiện thông qua việc nhập các mật mã hay chữ ký điện tử. Cải tiến cách thức hệ thống hóa dữ liệu Hệ thống tài khoản và bộ mã cũng giúp liên kết các dữ liệu với nhau từ đó có thể truy vấn dữ liệu với nhiều mục đích khác nhau. Dữ liệu sau khi được hệ thống hóa sẽ được tích hợp với CSDL tập trung không những phục vụ cho nhu cầu truy vấn của bộ phận KTQT mà còn phục vụ nhu cầu truy vấn của các cá nhân, bộ phận khác trong doanh nghiệp. 5.2. Tổ chức lưu trữ dữ liệu Với sự phát triển không ngừng của CNTT, các cách lưu trữ truyền thống trên giấy tờ cần được thay thế. Trong giai đoạn hiện nay, cách thức lưu trữ chủ yếu trong các doanh nghiệp là lưu trữ dữ liệu trên phần cứng của máy tính. Tuy nhiên, đây không phải là lựa chọn duy nhất tại thời điểm này. Với sự lan tỏa rộng khắp của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Việt Nam đang có nhiều cơ hội đón nhận những thành tựu CNTT hiện đại. Trong đó, các doanh nghiệp có thể lựa chọn cách lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp mình theo cách thức tiện lợi, đơn giản và tiết kiệm hơn đó là dịch vụ “đám mây”. Dữ liệu của doanh nghiệp không những được lưu trữ mà còn được chia sẻ ngay lập tức với những đối tượng liên quan. Dữ liệu doanh nghiệp được quản lý tập trung, luôn được cập nhật thông tin mới nhất từ bất kỳ thành viên nào trong doanh nghiệp và có thể truy cập sử dụng ở mọi lúc mọi nơi mang lại hiệu quả làm việc cao. Khả năng đồng bộ dữ liệu nhanh giữa máy tính và website, việc này tránh trường hợp ổ cứng hư hỏng, mất máy tính, dữ liệu vẫn được lưu trữ an toàn trên “đám mây”. Đi kèm với dịch vụ “đám mây” sẽ luôn có giải pháp bảo vệ cho ứng dụng web tránh khỏi các lỗi bảo mật như tin tặc, khai thác các lỗ hổng bảo mật về giao thức, thay đổi giao diện website, hay các hình thức tấn công khác. 1104 INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020 5.3. Điều kiện thực hiện Để thực hiện các gợi ý được đề xuất ở trên, nhóm tác giả cho rằng, các nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp cần có sự cam kết, hỗ trợ tích cực vào việc tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT ở các khía cạnh, đó là: - Đầu tư và ứng dụng các công nghệ hiện đại đáp ứng tốt hơn việc tổ chức dữ liệu đầu vào KTQT - Triển khai các khóa bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức cho đội ngũ nhân viên KTQT và cho cả tổ chức bao gồm cả kiến thức chuyên môn, kiến thức công nghệ, kiến thức xã hội, tâm lý, 6. Kết luận Cuộc CMCN 4.0 đã và đang đem đến những thay đổi lớn trong nền kinh tế, trong lĩnh vực Kế toán nói chung và KTQT nói riêng. Trước bối cảnh đó, Kế toán nói chung và KTQT nói riêng ở Việt Nam cần được Cách mạng để kế toán Việt Nam bắt kịp đà phát triển và vươn tầm khu vực cũng như là thế giới. Áp dụng mô hình tổ chức dữ liệu KTQT gắn liền với công nghệ 4.0 như là một giải pháp hữu hiệu, góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động KTQT, bao gồm hệ thống tích hợp dữ liệu, hệ thống ERP để giúp hỗ trợ các nhà quản trị trong doanh nghiệp ra quyết định. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ijiri, Y. (1975), Theory of Accounting Measurement (American Accounting Association, 1975) 2. James A.Hall (2011), Accounting Information Systems, 7th, CENGAGE Learning 3. Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon (2012), Management Information Systems, 12th ed, Prentice Hall. 4. Marshall B, Romney, Paul John Steinbart (2012), Accounting Information System, Pear- son; 8th Edition 5. Sorter , G.H (1969), An’Event’ Approach to Basic Accounting Theory, ‘The accounting review ( January, 1969) 6. Yu, S.C (1976), The Structure of Accounting Theory (The University Presses of Florida, 1976) 7. Nguyễn Thị Thanh Phương (2020), Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng ERP và sự tác động tới kế toán quản trị trong doanh nghiệp: khảo sát trên địa bàn thành phố Hà Nội, Tạp chí Khoa học Thương mại số 141, 2020. 8. Vũ Thị Thu Phương (2018), Cách tiếp cận tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp, Tạp chí Tài chính, tháng 4/2018. 9. Nguyễn Thị Thu Hương (2020), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp cổ phần sản xuất bánh kẹo trên địa bàn Hà Nội, LATS 1105 INTERNATIONAL CONFERENCE FOR YOUNG RESEARCHERS IN ECONOMICS & BUSINESS 2020 ICYREB 2020