Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

ệc hoàn thành; - Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm, hàng hoá; - Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ; - Báo cáo chi tiết các khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn nợ và chủ nợ; - Báo cáo bộ phận lập cho trung tâm trách nhiệm; Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 22 - Báo cáo chi tiết tăng, giảm vốn chủ sở hữu. Báo cáo phân tích: - Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận; - Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp; - Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tài chính; Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp có thể lập các báo cáo kế toán quản trị khác. * Một số mẫu báo cáo kế toán quản trị chủ yếu: Xem phụ lục kèm theo. 2.4. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị và lưu trữ tài liệu kế toán quản trị. 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị. a. Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp. b. Các doanh nghiệp căn cứ vào các điều kiện cụ thể của mình (Quy mô; Trình độ cán bộ; Đặc điểm sản xuất, kinh doanh, quản lý, phương tiện kỹ thuật...) để tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo một trong các hình thức sau: - Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng,Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán và phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Các nội dung công việc này có thể bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm. - Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế,... - Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức nêu trên như: Tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp. 2.4.2 Người làm kế toán quản trị a. Doanh nghiệp cần bố trí người làm kế toán quản trị có đủ năng lực, trình độ trên cơ sở vận dụng các tiêu chuẩn, điều kiện của người làm kế toán quy định tại Luật Kế toán. Trường hợp doanh nghiệp tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị tách biệt riêng với bộ phận kế toán tài chính thì người làm kế toán quản trị phải có tiêu chuẩn, có quyền và trách nhiệm sau: - Tiêu chuẩn của người làm kế toán quản trị: + Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp kế toán, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; + Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. - Quyền hạn của người làm kế toán quản trị: Người làm kế toán quản trị có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, hoặc thống kê; Có quyền chủ động phân tích, đánh giá và đề xuất. - Trách nhiệm của người làm kế toán quản trị: Người làm kế toán quản trị có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 23 theo yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp. Khi thay đổi người làm kế toán quản trị, người làm kế toán quản trị cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán quản trị mới. Người làm kế toán quản trị cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán quản trị. b. Thuê làm kế toán quản trị Đối với đơn vị kế toán không có điều kiện hoặc không bố trí người làm kế toán quản trị thì có thể thuê người làm kế toán quản trị theo hướng dẫn sau: - Đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán quản trị theo quy định của pháp luật; - Việc thuê làm kế toán quản trị phải được lập thành hợp đồng theo quy định của pháp luật; - Đơn vị kế toán thuê người làm kế toán quản trị có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thoả thuận trong hợp đồng; - Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán quản trị phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thoả thuận trong hợp đồng. 2.4.3. Kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo doanh nghiệp về các thông tin, số liệu kế toán quản trị đã cung cấp. 2.4.4. Lưu trữ tài liệu kế toán quản trị. Việc lưu trữ tài liệu kế toán quản trị, đặc biệt là các báo cáo kế toán quản trị mang tính tổng hợp, phân tích kết quả kinh doanh, chiến lược kinh doanh,...được thực hiện theo quyết định của Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trên cơ sở vận dụng các quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 24 Chương III. Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp 3.1. Các hình thức tổ chức công tác kế toán. 3.1.1. Các hình thức tổ chức: 3.1.1.1. Hình thức tập trung: a. Đặc điểm: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp xử lý và tiến hành công tác kế toán. b. ưu điểm: - Bộ máy kế toán gọn nhẹ. - Thông nhất được sự chỉ đạo tập trung về nghiệp vụ kế toán, về hoạt động sản xuất kinh doanh. - Cung cấp thông tin nhanh trong bộ phận kế toán. c. Nhược điểm: Nếu chưa sử dụng phương tiện xử lý thông tin hiện đại mà địa bàn hoạt động rộng sẽ ảnh hưởng đến tính kịp thời của báo cáo. d. Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc doanh nghiệp lớn có tổ chức sản xuất và quản lý mang tính tập trung, cơ sở vật chất - kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin được trang bị hiện đại, đầy đủ, đồng bộ. 3.1.1.2. Hình thức phân tán: a. Đặc điểm: Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gởi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận. b. ưu điểm: - Khắc phục được nhược điểm của hình thức tập trung là đáp ứng được yêu cầu về thông tin phục vụ cho quản lý nội bộ ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc . - Cung cấp thông tin kịp thời cho các lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc. c. Nhược điểm: - Bộ máy kế toán cồng kềnh, tốn kém. - Thiếu sự chỉ đạo tập trung thống nhất về nghiệp vụ kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 25 - Cung cấp thông tin chậm trong bộ phận kế toán. d. Điều kiện áp dụng: Mô hình này áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn mà đặc điểm tổ chức và quản lý trải trên một địa bàn rộng, phân tán trên nhiều địa phương, vùng, lãnh thổ và hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực. 3.1.1.3. Hình thức vừa tập trung vừa phân tán: a. Đặc điểm: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. b. ưu, nhược điểm: Dung hoà cả hai hình thức kế toán : tập trung, phân tán. c. Điều kiện áp dụng: áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp lớn. 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán: ( Điều 48-50 luật kế toán) 3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. - ý nghĩa của việc tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý của các nhân viên trong bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. - Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Xác định số lượng nhân viên cần phải có; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, lậ p kế hoạch công tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch... - Cơ sở căn cứ để tổ chức bộ máy kế toán: Để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy mô, hình thức sở hữu của doanh nghiệp, trình độ nghề nghiệp và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sản xuất, quản lý và điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 26 - Cơ cấu của bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán ở doanh nghiệp thu nhận thông tin ban đầu và xử lý thông tin theo định hướng vừa tạo lập được thông tin kế toán tài chính, vừa tạo lập được thông tin kế toán quản trị. Việc xác lập cơ cấu của bộ máy kế toán cần căn cứ vào định hướng này để phân công nhằm đạt được mục tiêu tạo lập và cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng. Thông thường, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các bộ phận thực hiện các phần hành: + Bộ phận kế toán lao động tiền lương. + Bộ phận kế toán TSCĐ, công cụ, vật liệu. + Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (kiêm nhiệm các nội dung khác thuộc về kế toán quản trị). + Bộ phận kế toán tổng hợp. + Bộ phận kế toán XDCB (nếu có khối lượng XDCB lớn). + Các nhân viên kế toán ở các phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất. + Ngoài ra nếu công tác tài chính chưa được tổ chức riêng thì cơ cấu thành một bộ phận nằm trong bộ máy kế toán thống kê của doanh nghiệp để thực hiện các chức năng tài chính doanh nghiệp như lập kế hoạch tài chính, tổ chức huy động và sử dụng vốn, tổ chức thanh toán công nợ... Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được đặt dưới sự lãnh đạo và điều khiển của người phụ trách kế toán ở doanh nghiệp, có chức vụ là kế toán trưởng, hoặc trưởng phòng kế toán. Tuy nhiên cũng cần lưu ý việc tổ chức bộ máy kế toán ngoài việc phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp còn phụ thuộc hình thức sở hữu của doanh nghiệp nên có thể có những doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai, ba nhân viên kế toán và không đặt ra chức vụ kế toán trưởng và cũng có những doanh nghiệp chỉ thuê người làm kế toán chứ không tuyển người làm kế toán. Song dù tổ chức bộ máy dưới hình thức nào đi nữa thì vấn đề trình độ nghề nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của người làm kế toán vẫn là nhân tố quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán, đặc biệt là người phụ trách kế toán của doanh nghiệp. 3.2.2.Tổ chức người làm kế toán. - Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phảI chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán. - Những người không được làm kế toán Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 27 Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích. Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 28 Chương IV. Vai Trò, nhiệm vụ của kế toán trưởng doanh nghiệp. 4.1. Chức danh kế toán trưởng. - Kế toán trưởng là người có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật và yêu cầu của nhà quản lý. - Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước ngoài nhiệm vụ quy định trên, còn có nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị kế toán. - Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ. 4.2. Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng doanh nghiệp. 4.2.1 Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn sau đây: - Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; - Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên. - Thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là hai năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là ba năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp. - Người làm kế toán trưởng phải có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng. 4.3. Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng. 4.3.1. Kế toán trưởng có trách nhiệm: - Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán; - Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và chế độ kế toán.; - Lập báo cáo tài chính. 4.3.2. Kế toán trưởng có quyền. - Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. - Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước,ngoài các quyền trên còn có quyền: + Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; + Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng; + Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định; + Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 29 thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó. 4.4. Bổ nhiệm kế toán trưởng. - Mỗi doanh nghiệp đều phải bổ nhiệm kế toán trưởng có đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật để làm kế toán trưởng, trường hợp đơn vị kế toán chưa tìm được người có đủ tiêu chuẩn để bổ nhiệm phải cử người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng. - Người phụ trách kế toán cũng phải có các tiêu chuẩn theo quy định của luật kế toán và phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. 4.5. Thuê kế toán trưởng. - Đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật. - Việc thuê làm kế toán trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật. - Đơn vị kế toán thuê làm kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên quan đến công việc thuê làm kế toán trưởng và thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. - Người được thuê làm kế toán trưởng phải có đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại luật kế toán. - Doanh nghiệp, cá nhân cung cấp người được thuê làm kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 30 Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. 31