Tin học văn phòng - Chương 4: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word

CHƯƠNG 4: SOẠN THẢO VĂN BẢN Với Microsoft Word*Microsoft WordPage *Nội dung bài họcGiới thiệu chungCách tạo mới, lưu, đóng và mở file word.Các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản.Định dạng văn bản : Font, Paragraph, TabChia cột, tạo bảng trong WordChèn hình, textbox và công thứcMục lục cho tài liệuTrộn thư (Mail Merge)Định dạng tiêu đề trang văn bản và in ấn*Page *MS. Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng Microsoft.Một số phiên bản Microsoft Office: Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007Khởi động Microsoft Word : Start  Programs  Microsoft Office Microsoft Word Thoát khỏi Word :File  Exit Nhấp vào dấu ở góc trên bên phải.( )Giới thiệu chungMicrosoft Word*Page *Word là một cách gọi tắt của từ Wordprocessor (phần mềm xử lý văn bản). Quá trình xử lý văn bản gồm hai giai đoạn chínhSoạn thảo (sắp chữ)Xử lý (định dạng)Giới thiệu chungTại sao gọi là sắp chữ?Microsoft Word*Page *Văn bảnBảng (table)Hình ảnhAutoShapes, Text Box, Clip Art, WordArt, Biểu đồ ...Các đối tượng nhúng (Mathtype, Excel, ...)Giới thiệu chungCác thành phần cơ bản trong 1 file wordMicrosoft Word*Page *Văn bảnBảng (table)Hình ảnhAutoShapes, Text Box, Clip Art, WordArt, Biểu đồ ...Các đối tượng nhúng (Mathtype, Excel, ...)Giới thiệu chungTổ chức của các thành phần Nằm trên mặt phẳng văn bảnMỗi đối tượng loại này nằm trênmột mặt phẳng khác nhau, cũng có trường hợp chúng nằm cùng mặt phẳng với văn bảnMicrosoft Word*Page *Giới thiệu chungMột số khái niệm khácNgắt đoạnEnterNgắt dòngShift + EnterNgắt trangCtrl + EnterInsert  Break  Page breakMicrosoft Word*Page *Giới thiệu chungThanh tiêu đềThước dọcThanh menuThanh công cụ chuẩnThanh cuộn ngangThanh trạng tháiNút phóng to, thu nhỏ và thoát khỏi MS WordKhungtác vụThanh công cụ định dạngVùng soạn thảoĐóng file wordMicrosoft Word*Page *2. Cách tạo mới,lưu,đóng và mở bàiTạo file mới: FileNew hoặc nhấp chuột vào biểu tượng New () trên thanh công cụ chuẩnLưu file : FileSave hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Save () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin.Mở file cũ : FileOpen hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Open () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở.Đóng file đang mở : FileClose hoặc nhấp vào dấu  ở góc trên bên phải của tài liệu đó. Microsoft Word*Page *3. Các thao tác soạn thảo cơ bảnĐể gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWarePhông chữ hỗ trợ tiếng Việt: VNI, ABC, Unicode(xem phần hướng gõ tiếng việt)Di chuyển con trỏ trong Word : Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDownKết hợp các phím trên với phím CtrlDùng thanh cuộn dọc và ngangMicrosoft Word*Page *SỬ DỤNG PHÍM HAY TỔ HỢP PHÍMĐỂ CHUYỂN ĐIỂM CHÈNVề ký tự trước đóTới ký tự kế tiếpLên một dòngXuống một dòngCtrl + Ngược lại một từCtrl + Tiến qua một từCtrl + Ngược lại một đoạnCtrl + Tiến qua một đoạnHomeTrở về nhanh vị trí đầu dòng hiện tạiEndTới về nhanh vị trí cuối dòng hiện tạiCtrl + HomeTới nhanh vị trí đầu tài liệuCtrl + EndTới nhanh vi trí cuối tài tài liệuPage UpLên một cửa sổ màn hìnhPage DownXuống một cửa sổ màn hìnhMicrosoft Word*Page *3. Các thao tác soạn thảo cơ bảnChế độ chèn, đè : (nhấn nút Insert để chuyển chế độ)Insert (chèn): chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau.Overwrite (đè): chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang cóQuét khối văn bản : Kéo rê chuột từ đấu đến cuối vùng chọn.Sử dụng phím Shift + các phím di chuyển để quét khối.Sử dụng phím Alt + kéo rê chuột để quét khối theo chiều dọc.Microsoft Word*Page *3. Các thao tác soạn thảo cơ bảnĐỂ MỞ RỘNG VÙNG CHỌNHÃY NHẤN PHÍM HAY TỔ HỢP PHÍMMột ký tự trước điểm chènShift + Một ký tự sau điểm chènShift + Lên một dòngShift + Xuống một dòngShift + Một từ trước điểm chènShift + Ctrl + Một từ sau điểm chènShift + Ctrl + Lên một đoạnShift + Ctrl + Xuống một đoạnShift + Ctrl + Tới vị trí đầu một dòngShift + HomeTới vị trí cuối một dòngShift + EndVề vị trí đầu tài liệuShift + Ctrl + HomeVề vị trí cuối tài liệuShift + Ctrl + EndLên một cửa sổShift + Page UpXuống một cửa sổShift + Page DownMicrosoft Word*Page *3. Các thao tác soạn thảo cơ bảnĐỂ CHỌNCÁCH LÀMMột từDouble Click vào từMột câuẤn giữ Ctrl trong khi Click vào giữa câuMột dòngClick con trỏ chuột đầu dòngMột vài dòngClick chọn dòng rồi kéo rê chuột xuống hoặc lênMột đoạnClick 3 lần trong đoạn hoặc Double Click đầu dòng của đoạnToàn bộ tài liệu Nhấn Ctrl + A hoặc giữ Ctrl và Click đầu một dòng hoặc Click 3 lần ở đầu một dòngMicrosoft Word*Page *3. Các thao tác soạn thảo cơ bảnSao chép, di chuyển Sao chép: quét khối, Edit/Copy (Ctrl C) để sao chép, đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra. Có thể dán nhiều lần.Di chuyển : quét khối, Edit/Cut (Ctrl X) để cắt vào bộ nhớ, đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra.Xoá dữ liệu : có thể quét khối để xóa nhiều ký tựDelete : xóa ký tự phía sau con trỏ.BackSpace : xóa ký tự phía trước con trỏ.Microsoft Word*Page *3. Các thao tác soạn thảo cơ bảnĐỂPHÍM NHẤNXóa ký tự sau điểm chènDeleteXóa một từ sau điểm chènCtrl + DeleteXóa ký tự trước điểm chènBackspaceXóa một từ trước điểm chènCtrl + BackspaceChèn một dòng trống và qua đoạn mớiEnterĐẩy nhóm chữ, ký tự sang phải một ký tựSpaceBar (thanh dài)Kéo nhóm chữ qua tráiDelete hoặc BackSpaceKéo dòng chữ ở dưới lên một dòngĐưa con trỏ về đầu dòng, nhấn BackSpaceKhôi phục thao tác đã làm trước đóNhấn Ctrl + Z hoặc Click biểu tượng UndoMicrosoft Word*Page *Thao tác định dạng cơ bản Định dạng trang giấyTop + HeaderGutter +LeftRightFooter + BottomMicrosoft Word*Page *Định dạng trang gồm :Lề (margins).Trên – DướiTrái – PhảiGáy – Vị trí của gáyHướng (orientation): Ngang – dọc.TrangBình thườngChia lề đối xứng (in hai mặt)Hai trang trên mặtKiểu sách gập (booklet)Phạm vi áp dụngChọn File  Page SetupThao tác định dạng cơ bản Định dạng trang giấyMicrosoft Word*Page *Khổ giấy:A4Phạm vi áp dụngThao tác định dạng cơ bản Định dạng trang giấyMicrosoft Word*Page *Canh văn bản theo chiều dọc của trang giấy: Top, Center, Justified, BottomĐiều chỉnh độ rộng của phần đầu trang, và phần cuối trang. Phạm vi áp dụng: Toàn bộ tài liệuĐánh số các dòng trong văn bản, kẻ khung cho trang giấyThao tác định dạng cơ bản Định dạng trang giấyMicrosoft Word*Page *Các thao tác cơ bảnChọn khổ giấy và định lề trang (File  Page Setup).Chọn Font, Size, màu chữ (style)Lưu văn bản (dù chưa có chữ nào).Nhập văn bản thô (nên lưu dự phòng thường xuyên để tránh mất tài liệu)Lưu văn bản (nhấn Ctrl + S). Tiến hành định dạng văn bản, chèn hình, Kiểm tra văn bản lần cuối (chính tả, định dạng)Các bước tiến hành soạn thảo văn bảnMicrosoft Word*Page *Các thao tác cơ bảnĐối với các dấu:Chấm (.)Phẩy (,) Chấm phẩy (;) Hai chấm (:)Chấm hỏi (?) Chấm than (!) *Trước các dấu này không có khoảng trắng *Sau các dấu này phải có khoảng trắng  (nếu có ký tự tiếp theo sau đó.)Khi chữ nằm trong các cặp dấu ngoặc đơn, ngoặc kép, nháy đơn, nháy kép. Sau dấu mở và trước dấu đóng phải không có khoảng trắng. Nguyên tắc trong soạn thảo văn bảnkhông cách trước, cách sau"Hôm qua là quá khứ. Ngày mai là tương lai. Chỉ có hôm nay là hiện tại, là món quà mà cuộc sống ban tặng cho chúng ta" Microsoft Word*Page *4. Định dạng văn bảnSử dụng thanh công cụ FormatĐịnh dạng phông chữ : Format FontĐịnh dạng đoạn : FormatParagraphĐóng khung và tô màu : Format Border & ShadingThêm chấm đầu dòng : Format Bullet & NumberingĐịnh dạng mốc dừng trên thước tab.Microsoft Word*Page *Copy định dạngSử dụng chổi tôLấy định dạng nguồnClick chuột trái lên vị trí cần lấy định dạngClick chuột trái lên chổi tô trên thanh công cụÁp dụng vào đích: Click chuột trái vào vị trí, vùng muốn áp dụng định dạngMặc định: được thực hiện khi sử dụng các thao tác sauEnter để ngắt đoạnChèn ký tự tiếp theoĐặt con trỏ tại vị trí cần trả về định dạng mặc địnhTrên thanh formatting click vào style Clear formattingVề định dạng mặc địnhMicrosoft Word*Page *4.1.Sử dụng thanh công cụ FormatKiểu chữ định sẵn(Normal – Bình thường)Phông chữKích thước chữIn đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U)Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phíaMàu chữKích chuột vào mũi tên để chọn màuLưu ý: cần chọn chữ, đoạn văn bản trước khi định dạn văn bảnMicrosoft Word*Page *4.2.Định dạng chữ : FormatFontPhông chữChữ nghiêng (Italic)Đậm (Bold)Kích thước chữ(Bình thường từ 12-14.)Màu chữAutomatic - tự độngKiểu nét gạch chân(none – không gạch chân)Các hiệu ứng khác của văn bản.FONTMicrosoft Word*Page *4.3.Định dạng đoạn:FormatParagraphIndent and SpacingCăn lề văn bản (Left – trái, right - phải, center - giữa, justified – căn đều)Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái, Right - tới lề phải)First line .. By (dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng khác bao nhiêu)Khoảng cách tới các đoạn trước(Before) và sau (After) là bao nhiêu điểm (point)Khoảng cách hai dòng liên tiếp trong đoạn văn bản (Single – 1 dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng)Microsoft Word*Page *4.4.Format Border and ShadingKiểu đường viền (border)Màu đường viền (automatic - tự động)Kích thước của đường viềnCác đường viền muốn có (nútchìm) và không muốn có (nút nổi)Hình cho phép xem trước hình thù của bảng sẽ như thế nàoÁp dụng cho toàn bảng (table),chữ (text),Kích chuột vào đây để chấp nhậnBorderMột số kiểu định sẵnMicrosoft Word*Page *4.4.Format Border and ShadingKích chuột vào tab Shading để tô màu nền cho văn bản:ShadingChọn màu của nền (Fill)(No Fill – không tô màu nền)Chọn kiểu tô màu nền (style)(No Fill – không tô màu nền)Xem trước hình thù của bảngsau khi tô màu nềnKích chuột vào đâyđể chấp nhận (OK)Microsoft Word*Page *4.5. FormatBullet and NumberingFormat Bullet&NumberingBulleted: chấm đầu dòng.Numbered: số đề mục.Thay đổi chi tiết:Chọn 1 kiểu chấm/ sốNhấp nút CustomizeNhấp vào Bullet, chọn kiểu chấm khác, hoặc chọn 1 kiểu đánh số khác.BulletNumberedMicrosoft Word*Page *4.6. Kỹ thuật Tab StopChọn tab: Click lên giao điểm của thước ngang và dọcĐặt tab: Click chuột lên vị trí cần đặt tab trên thước ngang (lúc này con trỏ ở dòng nào thì dòng đó được đặt tab)Định dạng tab: Format  tabMicrosoft Word*Page *4.6. Kỹ thuật Tab StopNhập vị trí cần đặt Tab (theo đơn vị đo đang sử dụng)Chấp nhận vị trí Tab và các thông sốGỡ bỏ 1 Tab stopGỡ bỏ tất cả các Tab stopĐặt dấu dẫn trướcChọn loại TabKhoảng cách Default tab1234Microsoft Word*Page *5. Chia cột, tạo bảngChia văn bản thành nhiều cột.Phóng to chữ đầu đoạn.Tạo bảng trong Microsoft Word.Microsoft Word*Page *5.1.Chia cộtChọn số cột (3 cột)Thêm đường kẻ giữa các cộtĐộ rộng và khoản cách giữa các cộtĐộ rộng của cột bằng nhauPhạm vi áp dụng: Toàn tài liệuFormat  ColumnChọn đoạn văn bản trước khi thực hiệnMicrosoft Word*Page *5.2.Phóng to chữ đầu đoạn vănChọn kiểu rớt chữĐổi phông chữ đầu đoạnChọn số dòng rớt xuốngThay đổi khoảng cáchChọn đoạn văn bản trước khi thực hiệnFormat  Drop CapMicrosoft Word*Page *5.3.Tạo bảng trong MS. WordBảng (table) được sử dụng để tổ chức trình bày dữ liệu theo nhiều cột, nhiều hàng. Các bước chèn bảng:Đặt con trỏ ở nơi cần chènVào menu Table Insert Table.Chọn số cột trong ô Number of columnChọn số hàng trong ô Number of rowNhấp OK.Microsoft Word*Page *5.3.Tạo bảng trong MS. WordThay đổi kích thước của hàng, cột : di chuyển chuột đến các đường viền của các ô tới khi con trỏ chuột chuyển thành các mũi tên hai chiều. Bấm và rê chuột theo một trong hai chiều mũi tên để đó để nới rộng/ thu hẹp.Trộn nhiều ô làm 1 : quét khối các ô cần trộn, gọi lệnh TableMerge CellTách 1 ô thành nhiều ô: chọn ô cần tách, gọi lệnh TableSplit Cell, rồi gõ vào số hàng, và số cột mong muốn.Microsoft Word*Page *5.3.Tạo bảng trong MS. WordBố trí văn bản trong ô (Cell Alignment):Nhấp chuột phải vào ô hoặc các ô được chọn.Nhấp Cell Aligment rồi chọn cách bố trí thích hợp.Thêm : Table  Insert Columns to the Left: Chèn cột vào bên trái cột hiện tạiColumns to the Right: Chèn cột vào bên phải cột hiện tại.Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hiện tại.Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hiện tại.Xoá : Table  Delete Table: Xoá cả bảng.Rows: Xoá hàng hiện tại hoặc các hàng được chọn.Columns: Xoá cột hiện tại hoặc các cột được chọn.Microsoft Word*Page *6. Chèn hình, textbox và công thứcChèn biểu tượng (symbol).Chèn hình ảnh (clipart)Chèn chữ nghệ thuật (wordart).Chèn autoshape, textbox vào văn bảnChèn công thức toán học (equation).Sắp xếp các mặt phẳng của đối tượngChèn dấu ngắt trang, cộtMicrosoft Word*Page *6.1.Chèn biểu tượngInsertSymbol.Chọn Font để có những biểu tượng khác nhau (Wingding)Chọn biểu tượng cần chèn trong bảng. Nhấp vào nút InsertClose để đóng lại.Microsoft Word*Page *6.2.Chèn hình ảnhChèn hình từ thư viện hình ảnh:InsertPictureClip artChọn một nhóm hình trong bảng chọn.Chọn hình cần chèn rồi nhấp Insert.Chèn hình từ 1 file hình ảnh:InsertPictureFrom FileChọn đường dẫn và tên hình cần chèn.Nhấp Insert để chèn vào văn bản.Microsoft Word*Page *6.3.Chèn chữ nghệ thuật (wordart)InsertPictureWordArtChọn 1 kiểu chữ nghệ thuậtGõ chữ vào ô Text (Your Text Here).Chọn Font, kích cỡ, đậm, nghiêngKích OK.Điều chỉnh đối tượng hình :Để chuột tại ô vuông ở các góc hoặc cạnh rồi kéo để thay đổi kích thước.Để chuột ở giữa hình rồi nắm kéo để dời chỗ.Nhấp chuột phải chọn Format để thay đổi định dạng (Layout, Color)Word is easyMicrosoft Word*Page *6.4.Chèn autoshape, textboxThanh công cụ Drawing cho phép vẽ các hình khối trong tài liệu. Nhấp chuột phải vào menu bar rồi chọn Drawing để hiển thị thanh công cụ Drawing như sau: Autoshape Textbox WordArt ClipArt Kiểu nét Bóng mờCông cụ chọn Màu tô Màu nét Để chèn hình đơn giản (chữ nhật,elíp,), nhấp vào Autoshape, chọn hình rồi rê chuột tại vị trí muốn vẽ.Để chèn hộp văn bản, nhấp biểu tượng Textbox, vẽ ra màn hình, rồi gõ chữ vào. Autoshape có thể biến thành textbox bằng cách nhấp chuột phải vào hình đó, rồi chọn Add Text.Microsoft Word*Page *6.5.Chèn công thức toán họcInsert  ObjectMicrosoft Equation 3.0.Thanh công cụ Equation cho phép chọn các dạng và ký hiệu của công thức cần chèn.Microsoft Word*Page *6.6. Sắp xếp các mặt phẳng của đối tượngClick phải lên đối tượngFormat ...Chọn tab LayoutIn line with text: Cùng dòng với văn bảnSquare: khối hình chữ nhậtTight: Chữ bám chặt với biên của hìnhBehind text: đối tượng nằm sau mặt phẳng chữIn front of text: đối tượng nằm trước mặt phẳng chữHình được canh theo trục hoànhTrái, Giữa, Phải, KhácMicrosoft Word*Page *6.7.Chèn dấu ngắt trang, cộtĐể chèn ký hiệu ngắt trang, ngắt cột: Để con trỏ ở vị trí cần chènInsert  Break rồi Page Break để ngắt trang.Column break để ngắt cộtCó thể dùng tổ hợp phím: Ctrl+Enter để ngắt trang Ctrl + Shift + Enter để ngắt cộtMicrosoft Word*Page *7. Kỹ thuật trộn thư (Mail merge)Đầu tiên, phải chuẩn bị tập tin mẫu thư và tập tin danh sách (lưu ở 2 tập tin riêng biệt)Đứng ở file mẫu, ta vào menu: ToolLetters and MailingsMail Merge...Chọn loại tài liệu trên cửa sổ tác vụ (Letters)  NextChọn tài liệu để trộn (current document)  NextChọn file danh sách (use an existing list, bấm browse để chọn file)  NextChọn More Items để chèn các trường vào file mẫu  NextXem thử một kết quả của việc trộn  NextChọn hướng xuất (Printer, File)Để trộn 1 tập tin mẫu (thư, thiệp mời,) với một danh sách (khách hàng, thân hữu), ta thực hiện theo các bước sau:Microsoft Word*Page *Mục lục cho tài liệuBước 1: Đánh dấu đoạn văn bản muốn đưa vào mục lục(chọn level cho đoạn văn bản)Bước 2: Để con trỏ tại nơi muốn chèn mục lục và chèn mục lụcMicrosoft Word*Page *Hiển thị thanh OutliningĐặt con trỏ ở đoạn văn bản cần đánh dấuChọn Level cho đoạn văn bản nàyMục lục cho tài liệuĐánh dấu các đoạn cần đưa vào mục lụcCác đoạn văn bản được thiết lập Level theo từng cấp độ sẽ được đưa vào mục lục trong bước kế tiếp.Việc đưa bao nhiêu cấp độ vào mục lục phụ thuộc vào thiết lập của bước kế tiếp.Microsoft Word*Page *Để con trỏ tại vị trí muốn chèn mục lụcVào menu Insert  Reference  Index and TablesMục lục cho tài liệuChèn mục lụcMicrosoft Word*Page *Mục lục cho tài liệuChèn mục lụcChọn số level để đưa vào mục lụcMicrosoft Word*TIN HỌC ĐẠI CƯƠNGPage *9. Định dạng Header, Footer, In ấnThêm tiêu đề đầu trang (Header) và chân trang (Footer)Đánh số trangIn ấn*Page *9.1.Header and FooterChọn ViewHeader and FooterNhấp vào vùng Header hoặc Footer để điền thông tin cần thiếtNhấp đúp ra ngoài vùng Header, Footer hoặc nhấp Close trên thanh công cụ Header and Footer để trở lại vùng soạn thảo. Các tài liệu (đặc biệt là các cuốn sách) thông thường có phần header/footer để hiển thị các thông tin phụ trợ (số trang, chương, mục,...)Microsoft Word*Page *9.2.Đánh số trangInsertPage NumberPosition: vị trí đánh số trangBottom of the page (Footer)Top of the page (Header)Alignment: căn lề số trang.ViewHeader and FooterKích vào vùng header/footerChọn Insert AutoText – PAGE –Page X of YCanh chỉnh thích hợp.Microsoft Word*Page *9.3.In ấnTrước khi in, cần phải Gọi FilePage Setup để canh chỉnh giấy.Gọi FilePrint Preview để xem tổng thể trướcIn: Gọi lệnh File/ PrintPrinter: chọn máy in.Page range: chọn trangAll: tất cảCurrentPage: trang hiện tạiPages: liệt kê trang inCopies: số bản in.Microsoft Word*Page *PHỤ LỤC – ĐỌC THÊMGõ tiếng Việt trong Microsoft WordCác mục menu của Microsoft WordCác tổ hợp phím tắt của WordMicrosoft Word*Page *A. Gõ tiếng ViệtĐể gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey, Vietware Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt:VNI : VNI-Time, VNI-Helve,Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,Khi nào chương trình Vietkey được thiết lập ở chế độ gõ tiếng Việt (chữ V màu vàng tại System tray hoặc nổi trên màn hình) thì mới gõ được tiếng ViệtVietkey đang ở chế độ gõ tiếng ViệtMicrosoft Word*Page *A.1.Kiểu gõ tiếng Việt: TelexGõ vàoNhận đượcGõ vàoNhận đượcawăOWƠow / [ơWƯuw/ w/ ]ưAAÂAaâOOÔooôEEÊeeêDDĐddđAWĂf: huyềns: sắcr: hỏix: ngãj: nặngz: xoá dấuVd:Trường->TruwowfngĐại học->DDaij hocjNguyễn->NguyeexnMicrosoft Word*Page *A.2.Kiểu gõ tiếng Việt: VNI123456789SắcHuyềnHỏiNgãNặngMũMócĂĐVí dụ :Trường Đại học ->Tru7o72ng D9a5i ho5cNguyễn Văn Tốt ->Nguye64n Va8n To61tLưu ý :- Các số được sử dụng là các số nằm phía trên bên trái- Muốn xóa dấu vừa gõ, bấm phím số 0Microsoft Word*Page *B. Hệ thống menuFile: Các lệnh thao tác với tệpEdit: Các lệnh soạn thảoView: Các lệnh về chế độ hiển thịInsert: Các lệnh chènFormat: Các lệnh định dạngTool: Các chức năng hỗ trợTable: Bảng biểuWindow: Liên quan đến cửa sổHelp: Hổ trợMicrosoft Word*Page *B.1.Hệ thống menu FileFile: Các lệnh thao tác với tệpNew: Mở một văn bản mới.Open: Mở văn bản đã có trên đĩa.Close: Đóng văn bản đang soạn thảo.Save: Cất văn bản vào tệp.Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác.Save as Web Page : Ghi văn bản dưới dạng HTML.Search: Tìm tệp trên đĩa.Version: Quản lý phiên bản.Page Setup: Định dạng trang in.Print Preview: Xem trước trang in.Print: In ra máy in.Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác.Properties: Các thuộc tính của văn bản.Microsoft Word*Page *B.2.Hệ thống menu EditEdit: Các lệnh soạn thảoUndo: Bỏ thao tác vừa làm.Repeat: Lặp lại thao tác vừa làm.Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard.Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ.Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theo một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn.Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn.Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản.Replace: Thay thế xâu trong văn bản.Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó.AutoText: Tạo văn bản mẫu.Bookmark: Đánh dấu vị trí nào đó trong văn bản.Microsoft Word*Page *B.3.Hệ thống menu ViewView: Các lệnh về chế độ hiển thịNormal: Chế độ hiển thị bình thường.Web Layout: Chế độ trang web.Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in.Outline: Chế độ hiển thị dạng outline.Toolbars: Các thanh công cụ.Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản.Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên phải là các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản.Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu và cuối trang.Footnotes: Ghi chú ở cuối trang.Fullscreen: Hiển thị văn bản toàn màn hình.Zoom: Phóng to, thu nhỏ văn bản.Microsoft Word*Page *B.4.Hệ thống menu InsertInsert: Các lệnh chènBreak: Chèn dấu ngắt trang.Page Numbers: Đánh số trang.Date and Time: Chèn ngày giờ.AutoText: Chèn các mẫu có sẵn.Field: Chèn một trường thông tin.Symbol: Chèn ký tự đặc biệt.Comment: Chèn ghi chú.Reference: Tham chiếu.Picture: Chèn hình vẽ.Text Box: Chèn một hộp văn bản.File: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại.Object: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, ).Bookmark: Chèn ký hiệu đánh dấu.Hyperlink: Chèn một siêu liên kết.Microsoft Word*Page *B.5.Hệ thống menu FormatFormat: Các lệnh định dạngFont: Định dạng phông chữ.Paragraph: Định dạng đoạn văn bản.Bullets and Numbering: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầu dòng.Borders and Shading: Đường viền và bóng.Colunms: Chia trang giấy thành nhiều cột.Tabs: Định các tab.Drop Cap: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn.Change Case: Biến đổi chữ hoa thành thường và ngược lại.Background: Định dạng nền.Style and Formating: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn hoặc được tạo ra.Microsoft Word*Page *B.6.Hệ thống menu ToolsTools: Các chức năng hỗ trợSpelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.Language: Chọn ngôn ngữ cho văn bản.Word Count: Đếm từ.Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản.Compare and Merge Documents: So sánh và hoà nhập các văn bản.Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản.Letters and Mailings: Các chức năng thư tín. (Mail Merge)Macro: Chức năng macro.AutoCorrect Options: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào theo quy tắc (viết tắt, gõ sai,).Options: Các tuỳ chọn cho Word.Microsoft Word*Page *B.7.Hệ thống menu TableTable: Các chức năng kẻ bảngDraw Table: Vẽ bảng bằng tay với công cụ bút chì.Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng.Delete: Xoá các đối tượng thuộc bảng.Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng.Merge Cells: Hoà nhập các ô trong bảng.Split Cells: Phân chia một ô thành nhiều ô.Table AutoFormat: Định dạng bảng theo mẫu.Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng.Sort: Sắp xếp bảng.Formula: Tính toán với các số liệu trong bảng.Microsoft Word*Page *B.8.Hệ thống menu Window,HelpWindows: Các lệnh về cửa sổ văn bảnNew Window: Mở cửa sổ văn bản mới chứa văn bản hiện thời.Arrange All: Bố trí các cửa sổ văn bản đang mở.Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ được chia làm 2 phần).Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn bản 2 phần.Help: Hệ thống trợ giúp của Word.Word Help : mở màn hình giúp đỡ và hướng dẫnAssitant Help : gọi nhân vật trợ giúpAbout Microsoft Word : thông tin về phiên bản WordMicrosoft Word*Page *C. Các tổ hợp phím tắtAlt+F: Chọn menu File.Alt+E: Chọn menu Edit.Alt+V: Chọn menu View.Alt+I: Chọn menu Insert.Alt+O: Chọn menu Format.Alt+T: Chọn menu Tools.Alt+A : Chọn menu Table.Alt+W : Chọn menu Window.Alt+H: Chọn menu Help.Ctrl+C: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.Ctrl+V: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí con trỏ.Ctrl+X: Xoá đối tượng được chọn và lưu vào Clipboard.Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản.Ctrl+B: In đậm.Ctrl+I: In nghiêng.Ctrl+U: Gạch chân.Microsoft Word*Page *C. Các tổ hợp phím tắtCtrl+]: Tăng kích thước chữ.Ctrl+[: Giảm kích thước chữ.Ctrl+Shift+W: Gạch chân từng từ bằng nét đơn.Ctrl+Shift+D: Gạch chân cả dòng bằng nét kép.Ctrl+=: Viết chỉ số dưới (m1,m2,).Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên (số mũ, x2).Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ.Ctrl+Shift+A: Tất cả chữ in hoa.Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản.Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng.Ctrl+Shift+V: Dán định dạngCtrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng.Shift+End: Bôi đen văn bản đến cuối dòng.Shift+Home: Bôi đen đến đầu dòng.Shift+xuống hoặc lên: Bôi đen một dòng.Shift+trái hoặc phải: Bôi đen một ký tự.Microsoft Word*Page *HẾTMicrosoft Word