Tin học đại cương - Chương V: Bảng – mail merge

CHƯƠNG V: BẢNG – MAIL MERGEMục tiêu bài họcSử dụng thanh công cụ Table trong Word:Tạo bảng.Các thao tác trên bảng.Chèn thêm cột mới, dòng mới, ô mới trong bảng.Xóa, cột, dòng, ô bất kỳ trong bảng.Nối và tách ô.Dùng công thức trong bảng.Các định dạng khác.Sử dụng MAIL MERGES để Kết nối văn bản (trộn thư).1I. BẢNGBảng chứa dữ liệu theo hàng ngang (dòng - Row) & cột dọc (cột - column).Giao của dòng và cột gọi là ô (cell).Ô là phạm vi chứa dữ liệu.Hàng đầu tiên chứa các tiêu đề của các cột gọi là hàng tiêu đề.Những hàng tiếp theo là những dữ liệu liên quan đến hàng tiêu đề và được gọi là mẫu tin.Có thể chuyển dữ liệu trong bảng thành văn bản và ngược lại.Có thể sử dụng các phép toán trong bảng.2BẢNG (tt)Sử dụng bảng thuận lợi hơn việc sử dụng điểm dừng TabVì văn bản trong ô dài hơn độ rộng của ô, Word sẽ tạo ra một dòng mới mà không ảnh hưởng đến các ô, các dòng còn lại của bảng.Thay đổi kích thước của cột, hàng dễ dàng hơn.Dữ liệu khi chèn vào cũng dễ dàng hơn.31. Cách tạo bảng Di chuyển điểm chèn đến dòng cần tạo bảng.Vào menu Table  Insert  Table. Xuất hiện hộp thoại sau: Nhập vào số cột và số dòng của bảng cần tạo.Ví dụ bên là bảng gồm 7 cột và 5 dòng.4Cách tạo bảng (tt) Kết quả:52. Nhập văn bản vào bảng Click chuột vào ô và nhập văn bản bình thường.Sử dụng các phím di chuyển     di chuyển qua lại giữa các ô.Tab: chuyển đến ô kế tiếp (nếu là ô cuối cùng trong bảng, thì Tab sẽ tạo thêm dòng mới).Word sẽ tự động xuống dòng trong ô.Nếu nhấn Enter trong ô, Word sẽ chèn thêm một dòng mới trong ô.Định dạng Font chữ trong ô như văn bản bình thường.6II. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNGBao gồm:Chèn thêm cột mới, dòng mới, ô mới trong bảng.Xóa, cột, dòng, ô bất kỳ trong bảng.Nối và tách ô.Dùng công thức trong bảng.Các định dạng khác.71. Chèn thêm cột, dòng, ô mới Vào menu Table  Insert  Cells: xuất hiện hộp thoại sau:Shift cells Right (dồn ô sang phải): dịch chuyển ô được chọn & các ô bên phải chung hàng nó sang bên phải và chèn ô mới vào vị trí đó.Shift cells Down (dồn ô xuống dưới ): dịch chuyển ô được chọn & các ô dưới nó xuống phía dưới và chèn ô mới vào vị trí đó.Insert Entire Row (chèn một hàng ): chèn hàng phía trên hàng được chọn.Insert Entire Column (chèn một cột): chèn cột bên trái cột được chọn.82. Xóa cột, dòng, ô trong bảng Vào menu Table  Delete  Cells: xuất hiện hộp thoại sau:Shift Cells Left (dồn sang phải): xóa các ô đã chọn và dồn các ô bên phải của các ô bị xóa sang bên trái.Shift Cells Up (dồn lên trên): xóa các ô đã chọn và dồn các ô bên dưới của các ô bị xóa lên trên.Delete Entire Row (xóa cả hàng ): xóa cả hàng đang có điểm chèn.Delete Entire Column (xóa cả cột): xóa cả cột đang có điểm chèn.93. Nối & tách ô Tách ô (Split Cells): Chia 1 ô thành 2 hay nhiều ô.Nối ô (Merge Cells): Tạo 1 ô từ 2 hay nhiều ô.Cách làm:Nối ô:Chọn các ô muốn nối.Chọn lệnh Table  Merge Cells.Tách ô:Chọn các ô muốn tách.Chọn lệnh Table  Split Cells.       MERGEDCELLSSPLIT CELLS10Nối & tách ô (tt) Hộp thoại tách ô:114. Dùng công thức trong bảng Chức năng chính của Word là dùng để soạn văn bản nên việc tính toán rất bị hạn chế.Thực hiện được các phép tính đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, tính trung bình, Công thức được bắt đầu bởi dấu = (dấu bằng).Tham số của hàm có thể do Word tự động đề nghị (ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT) hoặc có thể được đưa vào bằng tên ô.Cách thực hiện:Đặt con trỏ tại ô cần tính toán.Chọn lệnh Table  Formula.Chọn hàm được liệt kê trong hộp Paste Function (hoặc nhập trực tiếp hàm cần tính vào ô Formula).Chọn dạng hiển thị số tại mục Number Format.Click chọn OK để thực hiện. 12Dùng công thức trong bảng (tt) Hộp thoại Formula:135. Các định dạng khác Điều chỉnh, di chuyển độ rộng các cột, dòng, bảng.Drag chuột vào đâyDrag chuột vào đâyDrag chuột vào đâyDrag chuột vào đây14Table & Border: định dạng TableView  Toolbars  Tables And Borders 1. Draw Table: Vẽ bảng. Vẽ các Gridline của bảng4. Line Weight: Độ dáy nét2. Eraser: Xóa các Gridline5. Border Color: Chọn màu đường biên3. Line Style: Chọn kiểu đường biên6. Borders: Gán hoặc xóa các biên15Table & Border: định dạng TableView  Toolbars  Tables And Borders 7. Shading Color: Màu nền13. Distribute Columns: Đặt các cột bằng nhau8. Insert: Chèn bảng, hàng, cột hoặc ô14. Table AutoFormat: Định dạng bảng tự động9. Merge Cells: Nối các ô15. Change Text Direction: Thay đổi hướng văn bản10. Split Cells: Chia ô16. Sort Ascending: Sắp xếp tăng.11. Align: Chọn kiểu canh lề của văn bản trong ô17. Sort Descending: Sắp xếp giảm.12. Distribute Rows: Đặt các hàng bằng nhau18. AutoSum: tự động tính tổng16Table AutoFormat: định dạng kiểu mẫu TableTable  Table AutoFormat 17III. KẾT NỐI VĂN BẢN – MAIL MERGEKết nối (Merging) là phương pháp kết hợp những dữ liệu được chọn trong một văn bản với các dữ liệu trong văn bản khác để tạo thành 1 văn bản gọi là văn bản kết hợp (Merge Document).Cách kết nối chủ yếu là Mail Merge, quản lý thông tin hữu hiệu.Để dùng mail merge bạn cần 2 văn bản:Văn bản chính (Main document). Dữ liệu nguồn (Data source).Văn bản kết nối được tạo ra bằng cách nối một mẫu tin từ văn bản dữ liệu sang mẫu thư của văn bản chính.181. Văn bản chính (Main document)Văn bản chính lưu toàn bộ văn bản và thiết lập kết nối.Đầu tiên, xây dựng văn bản chính trước khi chọn dữ liệu nguồn.Văn bản chính cũng có thể là văn bản trống.Có 4 loại văn bản chính:Letters (thư mời): gửi thư đến một nhóm người và cần được cá nhân hóa từng người nhận.Labels (nhãn thư): địa chỉ, nhãn đĩa và nhãn file folder labels.Envelopes: in các địa chỉ nhận thư – trong thư.Directory: danh sách dữ liệu như danh bạ điện thoại, hoặc danh bạ thành viên.19 Tạo văn bản chínhVăn bản chính được soạn thảo và định dạng như văn bản bình thường.Để trống các ô cần chèn vào.Ví dụ mẫu:202. Dữ liệu nguồn (The Data source)Có thể là file Word, hoặc Excel.Dữ liệu nguồn xây dựng trước văn bản chính.Được xây dựng dưới dạng bảng.Bảng với các vùng (field) và các mẫu tin (record).Dòng đầu tiên gọi là hàng tiêu đề chứa các tên vùng, với qui định đặt tên vùng như sau:Ngắn hơn 40 ký tự.Mỗi tên vùng trong bảng phải là duy nhất.Không có khoảng trắng.Không có dấu chấm câu.Không sử dụng tiếng Việt.Mỗi dòng bên dưới dòng tiêu đề gọi là các mẫu tin.21Tạo dữ liệu nguồnNhập dữ liệu nguồn (ví dụ nhập như bên dưới).Save và đóng lại.223. Trộn thư (Mail Merge)Việc trộn thư được thực hiện ở văn bản chính.Thực hiện các bước sau đây:Đầu tiên mở văn bản chính lên.Vào menu Sau đó thực hiện 6 bước như sau:23Trộn thư (tt) - Bước 124Trộn thư (tt) - Bước 225Trộn thư (tt) - Bước 326Trộn thư (tt) - Bước 427Trộn thư (tt) - Bước 4 (tt)28Trộn thư (tt) - Bước 529Trộn thư (tt) - Bước 630Trộn thư (tt) - Kết quảVăn bản sau khi trộn được mở trong tài liệu mới.Có thể in ấn, lưu trữ, điều chỉnh lại theo ý người sử dụng.31HẾT32