Tin học đại cương - Chương IV: Quản lý dữ liệu bằng window explorer

CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ DỮ LIỆU BẰNG WINDOW EXPLORERMục tiêu bài họcNắm được các khái niệm, ổ đĩa, thư mục, tập tin, đường dẫn.Nắm được các thao tác quản lý tập tin/ thư mục như:Sao chép.Cắt.Dán.Đổi tênSử dụng Windows Explore nhằm quản lý tài nguyên máy tính:Quản lý thư mục.Quản lý tập tin.Chia sẽ dữ liệu.I. GIỚI THIỆU WINDOWS EXPLORER Là chương trình cho phép người sử dụng quản lý các tài nguyên của máy tính như: ổ đĩa, thư mục, tập tin, Thực hiện các thao tác sao chép, xóa, đổi tên thư mục và tập tin,... được thực hiện một cách thuận tiện và dễ dàng.Cửa sổ Windows Explorer1. Cách khởi độngCác cách khởi động IE:Chọn lệnh Start/ Programs/ Accessories/ Windows Explorer.R_Click lên Start  chọn Explore.R_Click lên biểu tượng My Computer, sau đó chọn Explore.2. Giao diệnCửa sổ Windows ExplorerGiao diện (tt)Cửa sổ trái:Được trình bày dưới dạng cây thư mục bao gồm tất cả các tài nguyên của máy tính (ổ đĩa cứng, ổ đĩa CD... ).Những đối tượng có dấu cộng (+) ở phía trước cho biết đối tượng đó còn chứa những đối tượng khác trong nó nhưng không được hiển thị.Click vào dấu +  IE hiển thị các đối tượng chứa trong đối tượng đó. Khi đó, dấu + sẽ đổi thành dấu –.Click vào dấu - thì đối tượng sẽ được thu gọn trở lại thành dấu +.Cửa sổ phải:Liệt kê nội dung của tài nguyên được chọn tương ứng bên cửa sổ trái.Nhấp D_Click để xem tài nguyên.Giao diện (tt)Thanh địa chỉ:Cho phép nhập đường dẫn thư mục/ tập tin cần tới hoặc để xác định đường dẫn hiện hành.Các nút công cụ trên thanh Toolbar:BackLùi lại thao tác ngay trước đó.UpChuyển lên thư mục cha.ForwardLùi lại thư mục vừa quay về trước khi Back.SearchTìm kiếm tập tin/ thư mục.FolderCho phép ẩn/ hiện cửa sổ Folder bên trái.ViewsChọn chế độ hiển thị các đối tượng (tập tin/ thư mục/ ổ đĩa) bên phải.II. CÁC KHÁI NIỆM Ổ ĐĨA, THƯ MỤC, TẬP TINỔ đĩaChức năng, phân loại.Tốc độ truy suất (tốc độ đọc) thông tin.Dung lượng.Thư mục:Chức năng.Cách đặt tên.Tập tin:Chức năng.Cách đặt tên.Đường dẫn1. Ổ đĩaLà nơi lưu trữ và truy suất các thông tin.Các ổ đĩa thông dụng gồm:Ổ đĩa cứng (Hard disk):Ổ hệ thống: là nơi HĐH được cài đặt (thường là ổ C:).Ổ dữ liệu: là nơi lưu trữ các thông tin, thường là D:, E:, ...Một máy tính có thể có nhiều ổ đĩa cứng.Tốc độ truy suất dữ liệu nhanh.Dung lượng lưu trữ 20GB, 40GB, 60GB, 80GB, 1GBỔ đĩa CD (Compact disk): có 2 loạiCD-ROM: ổ chỉ có thể đọc.CD-RW: vừa đọc vừa ghi dữ liệu ra đĩa CD.Dung lượng khoảng 800MB, tốc độ truy suất dữ liệu chậm.Ổ đĩa (tt)DVD: giống CD, nhưng dung lương chứa thông tin gấp khoảng 5 lần so với CD (dung lương khoảng 4GB).Ổ USB, Flash disk: tốc độ truy suất nhanh hơn CD, dung lượng 128MB, 256MB, 512MB, 1GBCác ổ đĩa ngang cấp nhau do HĐH quản lý.Các ổ đĩa chứa các thư mục, tập tin, 2. Thư mục (Folder/ Directory) Là nơi lưu trữ các thông tin bao gồm: thư mục con, tập tin, Thư mục chứa thư mục con gọi là thư mục cha.Thư mục đang làm việc gọi là thư mục hiện hành.Trên mỗi đĩa có một thư mục chung gọi là thư mục gốc. Thư mục gốc không có tên riêng và được ký hiệu là \ (dấu xổ phải: backslash).Dưới mỗi thư mục gốc có các tập tin trực thuộc và các thư mục con.Trong các thư mục con cũng có các tập tin trực thuộc và thư mục con của nó.Các tập tin liên quan với nhau thông thường được xếp trong cùng một thư mục.Tên của thư mục tuân thủ theo cách đặt tên của tập tin.Lưu ý: lưu trữ các thông tin theo một chủ đề trong cùng một thư mục giúp ta dễ dàng quản lý thông tin, dễ dàng tìm kiếm chúng khi cần.3. Tập tin (file)Là nơi lưu trữ chi tiết các thông tin như: chương trình, dữ liệu, văn bản,...Mỗi tập tin được lưu với một tên riêng phân biệt, không trùng nhau.Tên tập tin thường có 2 phần, cách nhau bởi dấu chấm:Phần tên (name):Là phần bắt buộc, do người dùng đặt.Bao gồm: các ký tự từ A Z, các chữ số từ 0 9, các ký tự khác như #, $, %, ~, ^, @, (, ), !, _, khoảng trắng.Phần mở rộng (extension).Không bắt buộc, có thể có hoặc không.Thường dùng 3 ký tự trong các ký tự từ A Z, các chữ số từ 0 9, #, $, %, ~, ^, @, (, ), !, _, khoảng trắng.Phần mở rộng do chương trình ứng dụng tự sinh.Tập tin (tt)Độ dài tên tập tin tùy thuộc vào HĐH:Đối với HĐH Windows: tối đa 255 ký tự (tính cả phần mở rộng).Đối với HĐH MS-DOS: tối đa 128 ký tự (tính cả phần mở rộng).Ví dụ: CONGVAN.TXT QBASIC.EXE TEST (độ dài:11) (độ dài:10)Căn cứ vào phần mở rộng, ta xác định được kiểu tập tin:COM, EXE, BAT: Các tập tin khả thi chạy trực tiếp trên HĐH.TXT, DOC, ... : Các tập tin văn bảnPAS, BAS, ... : Các tập tin chương trình PASCAL, BASIC, WK1, XLS, ... : Các tập tin chương trình bảng tính LOTUS, EXCEL ...DBF, DAT, ... : Các tập tin dữ liệu..Tập tin (tt)Ký tự đại diện (Wildcard): dùng để chỉ một nhóm các tập tinDấu “?”: đại diện cho một ký tự bất kỳ trong tên tập tin tại vị trí nó xuất hiện.Dấu “*”: đại diện cho một chuỗi ký tự trong tên tập tin từ vị trí nó xuất hiện về sau.Ví dụ:Bai?.doc  Bai1.doc, Bai6.doc, Baiq.doc, Bai*.doc  Bai.doc, Bai6.doc, Bai12.doc, Bai Tap.doc, BaiTap.*  BaiTap.doc, BaiTap.xls, BaiTap.ppt, BaiTap.dbf, Sử dụng ký tự đại diện rất hiệu quả trong việc tìm kiếm.4. Đường dẫn (Path) Dùng để chỉ đường đi đến thư mục cần truy xuất (thư mục sau cùng).Là một dãy các thư mục liên tiếp nhau và được phân cách bởi ký hiệu \ (dấu xổ phải: backslash)  Cây thư mục. Ly Thuyet, Thuc Hanh là 2 thư mục cùng cấp và là thư mục con của thư mục gốc D:\ Phan I, Phan II là 2 thư mục cùng cấp và là thư mục con của thư mục Ly Thuyet. Ly Thuyet là thư mục cha của Phan I, Phan II. Đường dẫn của thư mục Phan I:D:\Ly Thuyet\ Phan I. Đường dẫn của thư mục Nang Cao:D:\Thuc Hanh\ Word\ Nang Cao.D:\Thuc HanhPhan IPhan IIWindowsWordCan BanNang CaoLý ThuyếtIII. CÁC THAO TÁC TRÊN WINDOWS EXPLOREChọn và mở tập tin/ thư mục.Tạo mới tập tin/ thư mục.Sao chép tập tin/ thư mục.Di chuyển tập tin/ thư mục.Xoá tập tin/ thư mục.Phục hồi tập tin/ thư mục bị xóa.Đổi tên tập tin/ thư mục.Thay đổi thuộc tính tập tin/ thư mục.1. Chọn tập tin/ thư mụcĐể chọn tập tin/ thư mục ta làm như sau:Chọn một tập tin/ thư mục: click trái lên tập tin/ thư mục cần chọn.Chọn một nhóm tập tin/ thư mục: có 3 cách:Chọn các tập tin/ thư mục nằm cạnh nhau: click trái chọn tập tin/ thư mục đầu, nhấn giữ phím Shift và Click trái chọn tập tin/ thư mục cuối.Chọn các tập tin/ thư mục nằm rời rạc nhau: nhấn giữ phím Ctrl và Click trái chọn các tập tin/ thư mục cần chọn.Chọn tất cả tập tin/ thư mục trong nhóm: bấm tổ hợp phím Ctrl + A, hoặc Edit  Select all.2. Mở tập tin/ thư mụcCó 4 cách thực hiện:Cách 1: double click lên tập tin/ thư mục cần mở.Cách 2: click phải lên tập tin/ thư mục cần mở, chọn mục Open trong trình đơn Pop up. Cách 3: chọn tập tin/ thư mục cần mở, sau đó nhấn phím Enter.Cách 4: chọn tập tin/ thư mục cần mở, chọn tiếp File  Open3. Tạo mới tập tin/ thư mụcĐể tạo mới tập tin/ thư mục ta làm như sau: Bước 1: nhấp chọn nơi chứa tập tin/ thư mục cần tạo ở cửa sổ bên trái.Bước 2: trên thanh menu chọn File  New  Folder/ tập tin cần tạo mới. Hoặc click phải vào cửa sổ bên phải chọn File  New  Folder/ tập tin cần tạo mới. Bước 3: nhập tên tập tin/ thư mục mới, sau đó gõ Enter.4. Sao chép (copy) tập tin/ thư mụcCách 1:Bước 1: chọn một hoặc nhiều tập tin/ thư mục cần sao chép.Bước 2: ra lệnh sao chép (Copy): nhấn tổ hợp phím Ctrl + C (hoặc vào menu Edit/ Copy hoặc click phải và chọn Copy).Bước 3: chọn nơi cần chép đến từ cửa sổ bên trái của Explore.Bước 4: ra lệnh dán (Paste): nhấn tổ hợp phím Ctrl + V (hoặc Edit/ Paste hoặc click phải và chọn Paste) thực hiện việc sao chép.Cách 2:Bước 1: chọn một hoặc nhiều tập tin/ thư mục cần sao chép.Bước 2: nhấn giữ phím Ctrl và drag tập tin/ thư mục đã chọn đến nơi cần chép.Lưu ý: thao tác ra lệnh sao chép, các tập tin/ thư mục được sao chép sẽ tự động được lưu vào Clipboard của Windows. Khi gặp lệnh Paste (dán), Windows sẽ thực hiện lấy dữ liệu từ Clipboard dán vào nơi cần sao chép.5. Di chuyển tập tin/ thư mụcThao tác tương tự như lệnh sao chép:Cách 1:Bước 1: chọn một hoặc nhiều tập tin/ thư mục cần sao chép.Bước 2: ra lệnh di chuyển (Cut): nhấn tổ hợp phím Ctrl + X (hoặc vào menu Edit/ Cut hoặc click phải và chọn Cut).Bước 3: chọn nơi cần di chuyển đến từ cửa sổ bên trái của Explore.Bước 4: ra lệnh dán (Paste): nhấn tổ hợp phím Ctrl + V (hoặc Edit/ Paste hoặc click phải và chọn Paste) thực hiện việc di chuyển.Cách 2:Bước 1: chọn một hoặc nhiều tập tin/ thư mục cần sao chép.Bước 2: drag các tập tin/ thư mục đã chọn đến nơi cần chép.Copy và Cut khác nhau và giống nhau ở điểm nào?6. Xoá tập tin/ thư mụcCách 1:Bước 1: chọn các tập tin/ thư mục cần xóa.Bước 2:Trên thanh menu, nhấp chọn menu File  Delete.Hoặc: nhấn phím Delete từ bàn phím.Hoặc: click phải chuột  chọn Delete.Bước 3: trong hộp thoại xác nhận thao tác xóa, nhấp chọn Yes để xác nhận xoá, chọn No để bỏ qua thao tác xóa.Cách 2:Bước 1: chọn các thư mục và tập tin cần xóa.Bước 2: từ bàn phím, nhấp chọn tổ hợp phím Shift + Enter để xóa.Lưu ý: khi xóa dữ liệu ở cách 1, dữ liệu còn lưu lại trong bộ nhớ tạm của Windows. Xóa theo cách 2 dữ liệu bị mất hoàn toàn.7. Phục hồi tập tin/ thư mục bị xóaCác đối tượng bị xóa sẽ được đưa vào Recycle Bin.Để phục hồi các đối tượng đã xóa, ta thực hiện các thao tác sau:Bước 1: nhấp double click lên biểu tượng Recycle Bin để mở Recycle Bin.Bước 2: chọn các tập tin/ thư mục cần phục hồi.Bước 3: trên thanh menu nhấp chọn menu File  Restore hoặc click phải chuột  chọn Restore để phục hồi.Nếu muốn xóa hẳn các tâp tin/ thư mục, ta vào Recycle Bin thực hiện thao tác xóa một lần nữa.Để xóa tất cả các tập tin/ thư mục, chương trình, trong Recycle Bin, ta click phải chuột lên Recycle Bin  chọn mục Empty Recycle Bin. 8. Đổi tên tập tin/thư mụcBước 1: chọn tập tin/ thư mục muốn đổi tên.Bước 2: Trên thanh menu chọn menu File  Rename.Hoặc: nhấn phím F2.Hoặc: click phải chuột lên tập tin/ thư mục  chọn Rename.Bước 3: nhập tên mới cần đổi  gõ Enter.Lưu ý: đối với tập tin đang sử dụng thì các thao tác di chuyển, xoá, đổi tên không thể thực hiện được.9. Thay đổi thuộc tính tập tin/ thư mụcBước 1: click chuột phải lên đối tượng muốn thay đổi thuộc tính  chọn Properties.Bước 2: chọn thuộc tính cần đổi.Read-only: tập tin/ thư mục chỉ có thể đọc, không thể thay đổi nội dung tập tin/ thư mục.Hidden: tập tin/ thư mục bị ẩn đi.Archive: tập tin/ thư mục vừa có thể đọc vừa có thể thay đổi nội dung.Bước 3: nhấp chọn Apply để xác nhận thay đổi, nhấp Cancel để bỏ qua thao tác thay đổi thuộc tính.IV. THAO TÁC VỚI CÁC LỐI TẮT (Shortcuts)Tạo lối tắt trên màn hình nền.Đổi tên cho lối tắt.Xoá bỏ lối tắt.Thay đổi thuộc tính cho lối tắt.Tạo lối tắt1. Tạo lối tắt trên màn hình nềnBước 1: click phải chuột lên màn hình nền  chọn New  Shortcut.Bước 2: trong bảng Create ShortcutNhập đường dẫn của đối tượng cần tạo lối tắt (chương trình/ ổ đĩa/ thư mục/ tập tin, ) vào mục Type the location of the item.Hoặc Click lên nút Browse để chọn đường dẫn cho đối tượng cần tạo lối tắt.Click Next để qua bước kế tiếp.Bước 3: nhập tên cho lối tắt cần tạo.Bước 4: click Finish xác nhận tạo lối tắt hoặc click Cancel để bỏ qua thao tác tạo lối tắt.2. Đổi tên cho lối tắtBước 1: click phải chuột lên lối tắt  chọn Rename.Bước 2: nhập tên mới cho lối tắt.Bước 3: gõ phím Enter từ bàn phím.3. Xoá bỏ lối tắtBước 1: chọn lối tắt cần xoá.Bước 2:Nhấn phím Delete từ bàn phímHoặc click chuột phải lên lối tắt để xuất hiện trình đơn pop up  chọn Delete.Bước 3: Chọn Yes để xóa hoặc chọn Cancel để bỏ qua không xóa.4. Thay đổi thuộc tính cho lối tắtĐể thay đổi thuộc tính cho lối tắt, ta làm như sau:Click chuột phải lên lối tắt  chọn Properties.Trong hộp thoại Properties:Thẻ General: chọn thuộc tính cho lối tắt (Read-only: chỉ đọc; Hidden: ẩn; Archive: thuộc tính vừa đọc vừa ghi).Thẻ Shortcut: cho phép chọn thay đổi một số lựa chọn sau:Shortcut key: gán phím nóng cho lối tắt (Ctrl + Alt + phím nóng).Run: chọn chế độ hiển thị màn hình khi mở (bình thường/ thu nhỏ/ phóng to).Change Icon: thay đổi biểu tượng của lối tắt.Thẻ Compatility: chọn các chế độ thực thi cho lối tắt.V. THAO TÁC VỚI ĐĨA MỀM/ USB, Sao chép đĩa: tương tự như sao chép tập tin/ thư mục.Định dạng đĩa.Hiển thị thông tin của đĩa.2. Định dạng đĩa Bước 1: click phải chuột vào ổ đĩa cần định dạng  chọn Format.Bước 2: Trong hộp thoại Format:Volume label: đặt tên cho đĩa.Quick Format: xoá dữ liệu.Create an MS-DOS startup disk: đĩa được dùng làm đĩa khởi động.Bước 3: nhấp chọn Start để tiến hành định dạng.Chú ý: trường nạy xóa dữ liệu thông qua Format này, dữ liệu trong đĩa sẽ bị xoá hoàn toàn, không thể phục hồi được.Hộp thoại Format3. Hiển thị thông tin của đĩaClick phải chuột lên ổ đĩa cần hiển thị thông tin,  chọn Properties.Khi đó xuất hiện hộp thoại Properties:Thẻ General: cho biết dung lượng đĩa (Capacity), đã sử dụng bao nhiêu (Used space), còn lại bao nhiêu (Free space).Thẻ Tools: cung cấp một số công cụ kiểm tra đĩa (Error-checking), tạo đĩa dự phòng (Backup), chống phân mảnh đĩa (Defragment).Hộp thoại ProperitiesHiển thị thông tin của đĩa (tt)Thẻ Sharing: cho phép đặt cách thức chia sẻ tài nguyên có trên đĩa (với máy tính có nối mạng).Share this forder on the network: cho phép các người dùng trong mạng có thể truy cập nội dung trong đĩa nhưng chỉ có quyền đọc.Allow network users to change me files: các người dùng truy cập vào đĩa có quyền thay đổi nội dung thông tin trong đĩa (đọc, ghi, xóa,)