Tin học đại cương - Chuơng IV: Microsof tword

 Đặt con trỏ tại vị trớ cần chốn Table. C1:Insert \table\di chuột nguyetlt@ftu.edu.vn 102 Microsoft Word 4.5.1 Tạo bảng  Đặt con trỏ tại vị trớ cần chốn Table. C2:Chọn Insert \Table\ Insert table: Số dũng của bảng Số cột của bảng Tự động điều trỡnh cho vừa khớt với văn bản Dựng để chọn cỏc bảng mẫu 103 4.5.2 Soạn thảo trong bảng  Để nhập văn bản vào một ụ của bảng, Click vào ụ đú và nhập văn bản bỡnh thường.  Chỳ ý rằng nếu đến biờn phải của ụ, Word sẽ tự động tỏch văn bản xuống dũng dưới và tự động tăng chiều cao lờn một hàng để tiếp tục chứa dữ liệu mới.  Nếu nhấn Enter trong ụ, Word sẽ chốn thờm một đoạn mới trong ụ. 104 Microsoft Word 4.5.2 Soạn thảo trong bảng  Di chuyển con trỏ trong bảng  ; ; ; : Di chuyển qua trỏi; phải; lờn; xuống.  Tab: chuyển đến ụ kế tiếp.  Shift + Tab: chuyển về ụ trước đú.  Alt + Home: về ụ đầu của dũng hiện hành..  Alt + End: đến ụ cuối của dũng hiện hành..  Alt + Page Up: về ụ đầu của cột hiện hành..  Alt + Page Down: đến ụ cuối của cột hiện hành..  Ghi chỳ:  Kớch đỳp chuột trỏi vào bảng vừa tạo sẽ hiển thị ra thờm thẻ Design và thẻ layout.  Khi con trỏ đang ở ụ cuối cựng, nếu nhấn phớm Tab thỡ Word sẽ tự động chốn thờm một dũng mới ở cuối bảng. nguyetlt@ftu.edu.vn 105 Microsoft Word 4.5.3 Chọn (đỏnh dấu) ụ, hàng, cột, bảng Kớch vào đõy để chọn một cột Kớch vào đõy để chọn một hàng Kớch đõy để chọn một ụ Kớch vào đõy để chọn bảng 106 Microsoft Word 4.5.4 Xoỏ hàng, cột, ụ  Xúa hàng:  Chọn số hàng cần xúa.  Kớch chuột phải, chọn Delete Rows.  Xúa cột:  Chọn số cột cần xúa.  Kớch chuột phải, chọn Delete Columns.  Xúa ụ:  Chọn số ụ cần xúa  Kớch chuột phải, chọn Delete Cells Xúa cỏc ụ đó chọn và đẩy cỏc ụ bờn phải sang trỏi Xúa cỏc ụ đó chọn và đẩy cỏc ụ phớa dưới lờn trờn Xúa hàng và đẩy cỏc hàng ở dưới lờn trờn Xúa cột và đẩy cỏc cột ở bờn phải sang trỏi 107Microsoft Word 4.5.5 Chốn hàng, cột, ụ  Chốn hàng:  Chọn số hàng cần chốn.  Kớch chuột phải, chọn Insert Rows.  Chốn cột:  Chọn số cột cần chốn.  Kớch chuột phải chọn Insert Columns.  Chốn ụ:  Đặt con trỏ tại vị trớ ụ cần chốn  Click vào nỳt Insert Cells nguyetlt@ftu.edu.vn 108 Microsoft Word 4.5.5 Chốn hàng, cột, ụ  Dựng cỏc thẻ format và layout Nhiều kiểu định dạng bảng Thẻ Layout dựng để thao tỏc trờn bảng (chốn, xúa, thờm hàn cột) 109 Microsoft Word 4.5.6 Hợp (merge), tỏch ụ (split)  Hợp ụ:  Chọn cỏc ụ muốn ghộp.  Chọn Layout tab/Merge Cells; hoặc Kớch chuột phải chọn Merge Cells.  Tỏch ụ:  Chọn cỏc ụ cần tỏch  Layout tab/Split Cells; hoặc Kớch chuột phải chọn Split Cells. Số cột được tạo thành Số hàng được tạo thành Trộn ụ trước khi tỏch 110 Microsoft Word 4.5.7 Tớnh toỏn trong bảng  Chức năng chớnh của Word là dựng để soạn văn bản nờn việc tớnh toỏn bị hạn chế rất nhiều so với phần mềm chuyờn nghiệp như EXCEL.  Tuy nhiờn ta cú thể thực hiện cỏc phộp tớnh đơn giản như: cộng, trừ, nhõn, chia, tớnh tổng, tớnh trung bỡnh,  Cỏch thực hiện: Đặt con trỏ tại ụ cần tớnh toỏn và vào thẻ Layout/Formula Nhập trực tiếp hàm cần tớnh vào ụ Formula hoặc chọn hàm được liệt kờ trong hộp Paste Function Đối số: Left; Right; Above; Below. 111 4.5.8 Sắp xếp dữ liệu trong bảng  Layout tab\Sort:  Quột chọn khối cần sắp xếp dữ liệu.  Chọn menu Table/Sort.  Sort By: khúa sắp xếp thứ nhất (khúa chớnh).  Then By: khúa sắp xếp thứ 2, 3 (khúa phụ). nguyetlt@ftu.edu.vn 112 Microsoft Word 4.5.9 Trỡnh bày bảng  Design\Borders nguyetlt@ftu.edu.vn 113 Microsoft Word 4.5.9 Trỡnh bày bảng  Kẻ khung và tụ màu nền cho bảng dựng Shading  Canh lề cho văn bản trong ụ:  Chọn cỏc ụ cần canh lề.  Layout tab\Alignment nguyetlt@ftu.edu.vn 114 Microsoft Word 4.5.9 Trỡnh bày bảng  Điều chỉnh kớch cỡ của cỏc ụ:  Điều chỉnh chiều cao của hàng.  Điều chỉnh độ rộng của cột nguyetlt@ftu.edu.vn 115 Microsoft Word 4.5.9 Trỡnh bày bảng 116Microsoft Word Tạo bảng\ canh lề trong ụ\ No border? 4.5.9 Trỡnh bày bảng  Layout tab\Properties :  Thẻ Table: cho phộp canh lề cho bảng, chọn đường viền và tụ màu, chọn vị trớ đặt bảng,  Thẻ Row: cho phộp thay đổi độ cao của hàng.  Thẻ Column: cho phộp thay đổi độ rộng của cột.  Thẻ Cell: cho phộp thay đổi kớch thước của ụ, canh lề dữ liệu trong ụ. 117Microsoft Word 4.5.9 Trỡnh bày bảng  Thay đổi hướng văn bản (chữ) trong ụ:  Chọn cỏc ụ cần đổi hướng.  Layout tab\Text direction.  Chuyển bảng thành văn bản  Layout tab|Convert to Text sẽ chuyển dữ liệu trong cỏc ụ của bảng thành văn bản.  Chuyển văn bản thành bảng  Chọn khối văn bản muốn chuyển thành bảng.  Insert tab\Table \Convert Text to Table, Word sẽ phõn tớch văn bản được chọn. nguyetlt@ftu.edu.vn 118Microsoft Word 4.5.10 Vẽ biểu đồ  Vẽ biểu đồ  Chọn phần số liệu trong bảng muốn vẽ biểu đồ  Insert tab\Chart   Làm thế nào để chỉnh sửa biểu đồ ?????  Vẽ sơ đồ tổ chức  Insert tab \SmartArt nguyetlt@ftu.edu.vn 119Microsoft Word  4.6.1 Định dạng trang giấy  4.6.2 Đỏnh số trang  4.6.3 Tiờu đề đầu, cuối  4.6.4 Ngắt trang  4.6.5 In văn bản 4.6. các thao tác xử lý trang nguyetlt@ftu.edu.vn 120Microsoft Word 4.6.1 Định dạng trang giấy  Trỡnh bày màn hỡnh (View):  Chế độ Normal  Chế độ Web Layout  Chế độ Print Layout  Chế độ Outline  Chế độ Print Preview  Phúng to/thu nhỏ màn hỡnh (Zoom Control) nguyetlt@ftu.edu.vn 121Microsoft Word 4.6.1 Định dạng trang giấy  Thiết lập cỏc thụng số cho trang in (Page Layout) \Page Setup Đặt lề trang giấy Định hướng trang in: Portrait – Đứng; Landscape – Ngang 122Microsoft Word 4.6.1 Định dạng trang giấy  Thiết lập cỏc thụng số cho trang in \ Page setup\ Paper Chọn khổ giấy nguyetlt@ftu.edu.vn 123Microsoft Word 4.6.2 Đỏnh số trang  Insert tab \page Numbers nguyetlt@ftu.edu.vn 124Microsoft Word 4.6.2 Đỏnh số trang  Chốn tổng số trang: Kớch đỳp chuột trỏi vào số trang vừa đỏnh \Insert tab \Page Numbers\Current position 125Microsoft Word 4.6.3 Tiờu đề đầu, cuối  Insert tab\Header and Footer Tiờu đề đầu Tiờu đề cuối 126Microsoft Word 4.6.4 Ngắt trang  Một văn bản cú thể cú nhiều trang, giữa cỏc trang được phõn cỏch bởi dấu ngắt trang (Page Break).  Thụng thường cỏc trang trong văn bản cú thể định dạng giống nhau như: khổ giấy, lề trang, tiờu đề và hạ mục,  Nếu muốn trong văn bản cú những định dạng khỏc nhau thỡ cần phải chia văn bản đú thành nhiều phần (Section) khỏc nhau. nguyetlt@ftu.edu.vn 127Microsoft Word 4.6.4 Ngắt trang  Chốn cỏc dấu ngắt  Đặt con trỏ tại vị trớ cần chốn dấu ngắt.  Page Layout tab/ Break Ngắt trang tại vị trớ con trỏ, hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+Enter Ngắt cột tại vị trớ con trỏ (Ứng dụng?) Ngắt phần tại vị trớ con trỏ, phần mới bắt đầu từ trang kế Ngắt phần tại vị trớ con trỏ, phần mới nằm liờn tục với phần cũ Ngắt phần tại vị trớ con trỏ, phần mới bắt đầu từ trang chẵn kế đú Ngắt phần tại vị trớ con trỏ, phần mới bắt đầu từ trang lẻ kế đú 128Microsoft Word  4.7.1 Trộn văn bản  4.7.2 Tạo mục lục tự động  4.7.3 Đỏnh số tự động cho hỡnh vẽ và bảng biểu  4.7.4 Sử dụng tớnh năng Track change  4.7.5 Tựy biến chế độ làm việc của Word 4.7. một số thao tác nâng cao nguyetlt@ftu.edu.vn 129Microsoft Word 4.7.1 Trộn văn bản  Ứng dụng:  Gửi thiệp chỳc mừng năm mới đến khỏch hàng của cụng ty.  Gửi thụng bỏo về sản phẩm mới đến khỏch.  Gửi cụng văn cho nhiều doanh nghiệp.  Tạo cỏc nhón (gồm tờn và địa chỉ người nhận) để dỏn vào phong bỡ gửi đi  Gửi giấy mới họp mặt; họp lớp  . nguyetlt@ftu.edu.vn 130Microsoft Word nguyetlt@ftu.edu.vn 4.7. một số thao tác nâng cao 4.7.1 Trộn văn bản Một số quy định trước khi trộn văn bản: - Phải cú 2 tệp - Tệp thứ nhất chứa bảng dữ liệu khụng cú tờn bảng tạo trong MSWord hoặc MSExcel, ) và phải được lưu vào bộ nhớ. - Tệp 2 chứa mẫu văn bản cần hiệu chỉnh (cần trộn) - Sau khi trộn phải xuất hiện tệp đó được hoà (trộn: từ tệp 1 và tệp 2) 131Microsoft Word nguyetlt@ftu.edu.vn 132 4.7.1 Trộn văn bản  Chuẩn bị:  Tệp 1: Tệp danh sỏch khỏch hàng bằng định dạng Word hoặc Excel hoặc AccessChỳng ta sẽ dựng định dạng Word (Chỳ ý: Bảng danh sỏch trong word phải được chốn tại đầu của tệp). Cuối cựng lưu và đúng lại. 133Microsoft Word 4.7.1 Trộn văn bản  Chuẩn bị:  Tệp 2: Mở văn bản mẫu (Thực hiện trộn trờn văn bản này) 134Microsoft Word 4.7.1 Trộn văn bản  Thực hiện: tại văn bản mẫu chọn Mailings tab Chọn vào thẻ Mailings nguyetlt@ftu.edu.vn 135Microsoft Word 4.7.1 Trộn văn bản  Bước 1: Chọn Select recipients\Use existing lists Một cửa sổ hiện thị ra và chọn tệp danh sỏch đó chuẩn bị  Bước 2: Đặt con trỏ tại vị trớ cần chốn và chọn Insert merge field. (Ở đõy, chọn trường (cột) phự hợp với vị trớ cần chốn).  Bước 3: Lặp lại bước 2 cho đến khi chốn hết cỏc trường cần chốn.  Bước 4: Chọn Finish\Edit individual documents 136Microsoft Word nguyetlt@ftu.edu.vn 4.7.1 Trộn văn bản  Chỳ ý:  Tạo 2 giấy mời trờn một trang?  Trộn văn bản trong bảng? nguyetlt@ftu.edu.vn 137Microsoft Word 4.7.2 Tạo mục lục tự động  References\Table of contents cho phộp tạo ra bảng mục lục trong những văn bản cú nhiều trang như bỏo cỏo, luận văn, giỏo trỡnh,  Để tạo ra bảng mục lục như ý muốn thỡ văn bản phải được định dạng một cỏch nhất quỏn.  Những mục chớnh trong văn bản phải được định dạng bằng cỏch sử dụng cỏc Style Heading (hoặc Cụng cụ Outlining\level). nguyetlt@ftu.edu.vn 138Microsoft Word 4.7.2 Tạo mục lục tự động  Thực hiện:  Cỏch 1: Dựng cỏc Style heading  Cỏch 2: Dựng cụng cụ Outlining (tham khảo) nguyetlt@ftu.edu.vn 139Microsoft Word 4.7.2 Tạo mục lục tự động  Bước 1: Chọn một hoặc nhiều đoạn văn làm tiờu đề để tạo mục lục tự động\chọn Đỏnh số tự động nhiều mức (Multilevel list): nguyetlt@ftu.edu.vn 140Microsoft Word 4.7.2 Tạo mục lục tự động  Bước 2: Chọn tiờu đề cựng mức thỡ cho cựng vào một heading. Cựng mức đầu tiờn chọn heading 1 Cựng mức thứ hai chọn heading 2 141Microsoft Word 4.7.2 Tạo mục lục tự động  Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trớ cần chốn mục lục (thường là đầu văn bản)\References tab\ Table of contents hoặc Inset Table of Contents 142Microsoft Word 4.7.3 Đỏnh số tự động cho hỡnh vẽ và bảng biểu  Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trớ trờn (hoặc dưới) hỡnh hoặc bảng cần tạo nhón.  Bước 2: References tab\ Insert Caption 1. Chọn New Label, nhập từ Hỡnh hoặc Bảng 2. Kớch Ok Hóy khỏm phỏ???? 143Microsoft Word 4.7.3 Đỏnh số tự động cho hỡnh vẽ và bảng biểu  Bước 3: Lặp lại bước 1 và 2 cho tất cả cỏc bảng và hỡnh. Đặt con trỏ tại vị trớ cần chốn của hỡnh hoặc bảng.  Tạo mục lục cho cỏc hỡnh hoặc bảng\References tab\Table of Figures 1. Chọn thẻ Table of Figures 2. Kớch chọn Hỡnh hoặc Bảng 3. Kớch OK 144Microsoft Word 4.7.4 Sử dụng tớnh năng Track change  Ứng dụng của track change để làm việc theo nhúm.  Vớ dụ: Một nhúm gồm ba bạn A, B, C. Bạn A sẽ soạn thảo một văn bản và chuyển cho bạn B và C chỉnh sửa mà vẫn giữ nguyờn bản gốc và lưu lại được sự chỉnh sửa của bạn B và C : DựngTrack change.  Phõn biệt ba chức năng Track change; Comment và Highlight trong thanh cụng cụ Reviewing.  Hiển thị thanh cụng cụ Reviewing??? nguyetlt@ftu.edu.vn 145Microsoft Word 4.7.4 Sử dụng tớnh năng Track change  Bước 1: Khi bạn A chuyển văn bản gốc cho bạn B và C. Trước khi chỉnh sửa hai bạn B và C phải bật Track change. (Cú hai cỏch dựng bật cụng cụ track change??)  Bước 2: Bạn B và C sẽ gửi lại bạn A văn bản đó chỉnh sửa với track change  Bạn A cú đồng ý hay từ chối chỉnh sửa của bạn B và C. 1. Bật track change Chấp nhận hoặc từ chối 146 4.7.5 Tựy biến chế độ làm việc của Word  Kiểm tra chớnh tả (Tiếng Anh): nhấn F7).  Đặt mật khẩu cho tệp văn bản: Review tab\ Protect Document  Đường viền giả cho văn bản: office button \Word Options\ Advance\Text boundaries. nguyetlt@ftu.edu.vn 147Microsoft Word Một số cõu hỏi (trong word options)  Thay đổi đơn vị đo của thước kẻ (ruler)?  Tờn người (tỏc giả) tạo văn bản?  Word tự động lưu văn bản sau một khoảng thời gian nhất định? nguyetlt@ftu.edu.vn 148Microsoft Word