Tin học đại cương - Chương II: Các thao tác cơ bản với Ms Word

CHƯƠNG II: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI MS WORDSinh viên bắt đầu làm quen các thao tác căn bản soạn thảo văn bản với việc sử dụng menu Edit, Insert.Định lề trang văn bản.Nhập và hiệu chỉnh văn bản.Lưu, đóng, mở, xóa văn bản.Trình bày màn hình - trang in.Làm việc với khối văn bản và các lệnh xử lý khối.Mục tiêu bài học1I: ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢNMục đích:Nhằm chọn loại giấy soạn thảo và in ấn.Qui định lề soạn thảo văn bản làm cho văn bản đẹp mắt hơn, tránh trường hợp văn bản được soạn 1 cách lung tung.Cách thực hiện:Bước 1: trên thanh menu nhấp chọn menu File  Page Setup.Bước 2: trong hộp thoại Page Setup, xác lập thông tin ở các thẻ:Thẻ Margins: định lề vùng soạn thảo văn bản.Thẻ Paper size: chọn loại giấy soạn thảo văn bản.Bước 3:Nhấp OK: áp dụng các xác lập ở các thẻ cho tài liệu hiện hành.Nhấp Default: các xác lập vừa làm trở thành mặc nhiên.Nhấp Cancel: bỏ qua các xác lập ở các thẻ.21. Thẻ MarginsHộp thoại Page SetupTop: dòng đầu văn bản cách đỉnh.Bottom: dòng đầu văn bản cách đáy.Left: nội dung văn bản cách bên trái.Right: nội dung văn bản cách bên phải.From Edge:Header: độ rộng của vùng header.Footer: độ rộng của vùng footer.Apply to: áp dụng các xác lập trên cho:Whole Document:toàn văn bản.This Section: phần đang định dạng.This point forward: từ vị trí con trỏ về sau.32. Thẻ Pager SizeHộp thoại Page Setup: chọn kiểu giấy soạn thảoPaper size: chọn khổ giấy soạn thảo, thường là A4 (21 x 29.7 cm) và letter.Orientation: chọn kiểu giấy soạn thảo:Portrait: giấy soạn thảo nằm đứng (mặc định).Landscape: giấy soạn thảo nằm ngang.Apply to: áp dụng các xác lập trên choWhole Document: toàn văn bản.This Section: phần đang định dạng.This point forward: từ vị trí con trỏ về sau.4II: NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢNCác bước cần làm trước khi nhập văn bản.Cách viết một văn bản.Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu.Viết chèn và viết đè văn bản.Chèn ký tự đặc biệt.51. Các bước cần làm trước khi nhập văn bảnBước 1: khởi động chương trình soạn thảo văn bản.Bước 2: từ thanh Fortmatting, chọn font muốn sử dụng (Times New Roman, Arial, VNI-Times).Bước 3: khởi động bộ gõ soạn thảo tiếng Việt (Vietkey, Unikey,...).Chọn chế độ gõ tiếng Việt .Chọn bảng mã thích hợp với Font được chọn ở bước 2:Nếu font Times New Roman, Arial  bảng mã phải là UNICODE.Nếu font VNI-Times  bảng mã phải là VNI Windows.Chọn kiểu gõ sử dụng (Telex hoặc Vni).Bước 4: định lề trang văn bản.Bước 5: bắt đầu nhập văn bản.62. Cấu trúc một văn bảnMột văn bản (Document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page).Trong một trang có thể có nhiều đoạn (Paragraph).Trong một đoạn có thể có nhiều câu (Sentence).Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word).Trong một từ có thể có một hoặc nhiều ký tự (Character). Câu: bắt đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng dấu chấm câu (: . ! ?).Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space).Các dấu kết thúc câu, đoạn (. , ! ? : /) phải viết liền với từ cuối cùng và sau nó phải là ký tự khoảng trắng.Giữa các đoạn cách nhau bởi phím Enter.Văn bản sẽ tự động sẽ qua trang mới hoặc để chủ động qua trang mới ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter.73. Cách soạn thảo một văn bảnKhi nhập văn bản, các ký tự nhập vào luôn được chèn vào bên trái của điểm chèn (con trỏ, dấu nháy).Khi văn bản được nhập đầy dòng, Word tự động xuống dòng tiếp theo.Soạn xong một đoạn, để soạn đoạn tiếp theo ta gõ phím Enter. Nếu là đoạn cuối cùng của văn bản thì kết đoạn là dấu chấm (“.”).Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới. Để chủ động qua trang mới, ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter.Xoá các ký tự, câu, đoạn, khối, :Phím Delete: xóa ký tự liền phải con trỏ. Sử dụng nhiều lần để xóa liên tiếp các ký tự.Phím Backspace (): xóa ký tự liền trái con trỏ. Sử dụng nhiều lần để xóa liên tiếp các ký tự.Đánh dấu khối các từ, câu, đoạn, khối,  sau đó bấm phím Delete.84. Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệuSử dụng nhóm phím di chuyển qua lại:, : di chuyển dấu nháy hiện hành sang trái, sang phải 1 ký tự.,  : di chuyển dấu nháy hiện hành lên, xuống 1 dòng.Ctrl + , Ctrl + : di chuyển dấu nháy qua trái, qua phải 1 từ.Ctrl + , Ctrl +  : di chuyển dấu nháy lên, xuống 1 đoạn văn bản.PageUp, PageDown: di chuyển lên, xuống 1 trang màn hình.Ctrl + Home, Ctrl + End: di chuyển đến trang đầu, trang cuối tài liệu.Di chuyển dấu nháy đến vị trí bất kỳ trong tài liệu bằng cách Click chuột trái vào vị trí muốn di chuyển đếnSử dụng thanh trượt dọc để xem các trang tiếp theo.Sử dụng lệnh Edit  Goto (Ctrl+G, F5): dùng để di chuyển nhanh đến trang được nhập từ bàn phím.9Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu (tt)Hộp thoại di chuyển nhanh với Edit/ Goto105. Chèn ký tự đặc biệt (Symbol)Là những ký tự không có trên bàn phím như:             © Các bước chèn ký tự đặc biệt:Bước 1: đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Symbol.Bước 2: trên thanh menu chọn menu Insert  Symbol.Bước 3: Trong hộp thoại Symbol:Thẻ Symbol: chèn các symbolThay đổi Font trong hộp thoại Font để xem danh sách các symbol (Wingdings, Wingdings1, Symbol,).Thẻ Special Characters: chèn các ký tự đặc biệt.Bước 4: chọn Symbol, Special Characters cần chèn  nhấp Insert.Bước 5: nhấp Close đóng hộp thoại Symbol, trở về cửa sổ Word.Thay đổi kích cỡ của Symbol tương tự như đối với ký tự.11III: LƯU, ĐÓNG, MỞ, XÓA VĂN BẢNMở văn bản hiện hành.Lưu văn bản hiện hành.Chèn văn bản cũ vào văn bản hiện hành.Đóng văn bản hiện hành.121. Mở văn bản để soạn thảoMở văn bản mới:Trên thanh menu, chọn menu File  New.Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.Hoặc nhấn nút .Mở văn bản đã tồn tại:Bước 1: mở hộp thoại Open:Trên thanh menu, chọn menu File  Open.Hoặc từ bàn phím, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.Hoặc trên thanh Formatting, nhấn nút .Bước 2: trong hộp thoại Open, chọn đường dẫn đến tập tin cần mở (xem hộp thoại Open).Bước 3: nhấp chọn tập tin cần mở  nhấp Open.13Mở văn bản để soạn thảo (tt)Có thể nhập đầy đủ đường dẫn và tên tập tin cần mởChọn tập tin cần mởChọn ổ đĩa/ thư mục chứa tập tin cần mởHộp thoại Open142. Lưu văn bản hiện hànhLưu văn bản lần đầu tiên:Bước 1: mở hộp thoại Save:Trên thanh menu, chọn menu File  Save.Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.Hoặc nhấn nút .Bước 2: trong hộp thoại Save, nhấp chọn đường dẫn chứa tập tin (xem hộp thoại Open).Bước 3: nhập tên tập tin cần lưu, nhấp chọn Save.Lưu văn bản lần thứ 2 trở đi:Trên thanh Formatting, nhấp chọn .Hoặc trên thanh menu, nhấp chọn menu File  Save.15Lưu văn bản hiện hành (tt)Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần lưuNhập tên tập tin cần lưuHộp hội thoại Save AsSave in: chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần lưu.File name: nhập tên tập tin cần lưu.Files of type: chọn kiểu tập tin cần lưu. 163. Chèn văn bản cũ vào văn bản hiện hànhBước 1: đặt trỏ tại vị trí cần chèn.Bước 2: từ thanh menu nhấp chọn menu Insert  File, hộp hội thoại Insert File xuất hiện (giống hộp thoại Open).Bước 3: chọn đường dẫn chứa tập tin cần chèn trong khung Look in.Bước 4: chọn tập tin cần chèn.Bước 5: click chọn Insert để chèn.Hộp hội thoại Insert File174. Đóng văn bản hiện hànhTừ thanh menu, chọn menu File  Close hoặc nhấp vào trên thanh tiêu đề.Khi đó xuất hiện hộp thông báo sau:Yes: lưu văn bản và đóng lại tập tin hiện hành.No: đóng văn bản hiện hành mà không lưu thay đổi.Cancel: bỏ qua thao tác đóng văn bản hiện hành.Hộp thoại nhắc nhở lưu văn bản18IV: LÀM VIỆC VỚI KHỐI VĂN BẢNChọn khối văn bản.Xóa khối văn bản.Sử dụng lệnh cut (cắt), copy (sao chép), và Paste (dán).Sử dụng lệnh Undo, Redo và Repeat.Nhập văn bản tự động.Tìm kiếm và thay thế văn bản.Tách trang và phần.191. Chọn khối văn bảnChọn từ: nhấp double click lên từ cần chọn.Chọn câu: nhấn giữ phím Ctrl, sau đó click chuột vào vị trí kết thúc câu cần chọn.Chọn dòng: di chuyển chuột đến đầu dòng cần chọn, khi con trỏ chuột có dạng  thì click chuột trái chọn.Chọn đoạn: giống chọn dòng, nhưng nhấp double click thay vì click trái.Chọn khối (đoạn, câu) văn bản bất kỳ:Đây là trường hợp tổng quát, áp dụng được trong việc chọn từ, chọn câu, chọn dòng và chọn đoạn.Có 3 cách:20Chọn khối văn bản (tt)Dùng bàn phím: đặt dấu nháy ở đầu khối văn bản cần chọn, nhấn và giữ phím Shift kết hợp với phím di chuyển.Dùng chuột: click vào vị trí đầu khối văn bản cần chọn, nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí cuối khối cần chọn.Dùng chuột kết hợp với phím Shift: click chuột ở vị trí bắt đầu khối văn bản cần chọn, nhấn giữ phím Shift, click chuột vào vị trí kết thúc khối văn bản cần chọn.Chọn toàn bộ văn bản:Dùng tổ hợp phím Ctrl + A.Hoặc chọn lệnh Edit/Select All.Hoặc nhấn giữ phím Ctrl rồi Click chọn lên đầu dòng bất kỳ.212. Xóa khối văn bảnCách 1:Chọn khối văn bản cần xóa.Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace.Cách 2:Click chuột ở vị trí cần xóaBấm giữ phím Delete: xóa liên tiếp các ký tự sau điểm chèn.Bấm giữ phím Backspace: xóa liên tiếp các ký tự trước điểm chèn.223. Sử dụng lệnh cut (cắt), copy (sao chép), và Paste (dán) Dùng để chỉnh sửa, thay đổi khối văn bản hay đồ họa (hình ảnh, hình vẽ).Được thực hiện thông qua chức năng Edit của Word.CutCopyPaste23Sử dụng lệnh cắt, sao chép và dán (tt)Cắt/ sao chép khối văn bản hay đồ họa:Chọn khối văn bản hay đồ họa cần Cắt/ sao chép.Chọn lệnh Cắt/ sao chép.Chọn menu Edit  Cut/ Copy.Hoặc click phải chuột chọn menu Cut/ Copy.Hoặc nhấp chọn lệnh / trên thanh công cụ.Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+X/ Ctrl+C để Cut/ Copy.Dán khối văn bản hay đồ họa:Click chuột chọn nơi cần dán.Chọn lệnh dán: có 4 cách sau:Chọn menu Edit  Paste.Hoặc click phải chuột chọn menu Paste.24Sử dụng lệnh cắt, sao chép và dán (tt)Hoặc nhấp chọn lệnh trên thanh công cụ.Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+V để dán.Lưu ý:Khi ra lệnh cắt/ sao chép, Word sẽ lưu trữ khối văn bản hay đồ họa được cắt/ sao chép trong Clipboard.Khi nhận được lệnh dán, Word chép khối văn bản hay đồ họa từ Clipboard vào văn bản.Clipboard lưu trữ tối đa 12 lệnh cut/ copy, các lệnh này là mới nhất.Cắt và sao chép thao tác hoàn toàn giống nhau, nhưng khác nhau ở điểm đối tượng bị xóa đối với cắt, vẫn còn nguyên đối với sao chép.Khối văn bản hay đồ họa có thể được dán nhiều lần với 1 thao tác cut, copy.254. Sử dụng lệnh Undo, Redo và RepeatUndo:Hủy bỏ thao tác vừa thực hiện.Lệnh Undo có thể được thực hiện nhiều lần.Mỗi lần Undo sẽ hủy bỏ 1 lệnh.Trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự lệnh vừa được thực hiện.Cách thực hiện:Chọn lệnh Edit  Undo.Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z.Hoặc click chuột vào nút trên thanh công cụ.26Sử dụng lệnh Undo, Redo và Repeat (tt)Redo:Có lệnh Undo mới có lệnh Redo.Hủy bỏ thao tác Undo vừa thực hiện.Lệnh Redo cũng có thể được thực hiện nhiều lần.Trình tự Redo sẽ đi ngược lại với trình tự lệnh Undo.Cách thực hiện:Chọn lệnh Edit  RedoHoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y.Hoặc Click vào nút trên thanh công cụ.27Sử dụng lệnh Undo, Redo và Repeat (tt)Repeat:Lặp lại thao tác vừa mới thực hiện.Sau khi thực hiện 1 thao tác, hoặc chọn Undo hoặc chọn repeat.Cách thực hiện:Chọn lệnh Edit  Repeat.Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y. 285. Nhập văn bản tự động (Automatic Writing)Sử dụng tính năng AutoText:Được sử trong trường hợp viết tốc ký trong soạn thảo văn bản.Sử dụng trong trường hợp khối văn bản hay đồ họa được lặp lại thường xuyên.Thực hiện bằng cách gán cho khối văn bản hay đồ họa một tên tắt. Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt thì Word sẽ tự động thay thế bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay vị trí gõ vào. Cách làm:Bước 1: tạo danh sách AutoTextChọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo.Vào menu Insert  AutoText  AutoText hoặc menu Tools  AutoCorrect  AutoText. 29Nhập văn bản tự động (tt)Trong hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoText.Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText Entries here.Click chuột chọn Add.Click chuột chọn OK.Bước 2: chèn AutoText vào tài liệu.Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn.Gõ tên tắt.Nhấn phím F3 hoặc Ctrl+Alt+V.30Nhập văn bản tự động (tt)Xóa AutoText.Vào lại hộp thoại AutoCorrect  chọn thẻ AutoText.Chọn từ viết tắt cần xóa tại ô Enter AutoText Entries here.Click chuột chọn Delete.31Nhập văn bản tự động (tt)Sử dụng tính năng Auto correct:Giúp tự động sửa những lỗi sai thường xuyên xảy ra khi soạn thảo văn bản.Hoặc đưa nhanh vào tài liệu những khối văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử dụng.AutoCorrect tương tự như AutoText nhưng nhanh hơn vì tự động chèn văn bản vào tài liệu mà không cần phải nhấn phím F3.Cách làm:Bước 1: tạo mục AutoCorrectChọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo.Vào menu Insert  AutoText  AutoText hoặc menu Tools  AutoCorrect  AutoText.Bước 2: chèn AutoCorrectXóa AutoCorrect32Nhập văn bản tự động (tt)Trong hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect.Gõ tên tắt vào ô Replace.Click chuột chọn Add.Click chuột chọn OK.Bước 2: chèn AutoCorrect vào tài liệu.Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn.Gõ tên tắt.Nhấn phím khoảng trắng hoặc phím Tab hoặc Enter.33Nhập văn bản tự động (tt)Xóa AutoCorrect.Vào lại hộp thoại AutoCorrect  chọn thẻ AutoCorrect.Gõ từ viết tắt cần xóa tại ô Replace.Click chuột chọn Delete.Click chọn Close để đóng hộp thoại.346. Tìm kiếm và thay thế văn bảnCho phép tìm kiếm một từ hoặc nhóm từ.Thay thế từ tìm kiếm được bằng một một từ hoặc nhóm từ khác.Tìm kiếm và thay thế văn bản Cách thực hiện:Vào menu Edit  Find hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + F.Hoặc vào menu Edit  Replace hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+H.Khi đó xuất hiện hộp thoại Find and Replace (như hình bên).35Tìm kiếm và thay thế văn bản (tt)Thẻ Find: chỉ tìm kiếm từ.Nhập từ hoặc nhóm từ cần tìm kiếm vào ô nhập Find What.Nhấp chọn Find Next để tiếp tục tìm từ tiếp theo.Nhấp chọn Cancel để đóng hộp thoại.Thẻ Replace: tìm kiếm và thay thế.Nhập từ hoặc nhóm từ cần tìm kiếm vào ô nhập Find What.Nhập từ cần thay thế vào ô Replace With.Replace: chỉ thay thế từ ngay vị trí tìm được và tìm tiếp.Replace All: thay thế tất cả các từ tìm được.Nhấp chọn Cancel để đóng hộp thoại.367. Tách trang và phầnCó thể chủ động ngắt trang bằng 2 cách:Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Enter.Sử dụng Section Break.Một phần (section) chỉ những trang trong văn bản có cùng số cột và có chung lề cột, chung header và footer và có số trang được đánh số kế tiếp nhau.Các kiểu Section Break:Next page (trang kế tiếp) – chèn section break tại vị trí con trỏ và bắt đầu phần mới ở trang tiếp theo.Continuous (tiếp theo) - chèn section break tại vị trí con trỏ và bắt đầu phần mới ở ngay phía sau.Even Page (trang chẵn) - chèn section break tại vị trí con trỏ và bắt đầu phần mới ở trang chẵn tiếp theo.Odd Page (trang lẻ)- chèn section break tại vị trí con trỏ và bắt đầu phần mới ở trang lẻ tiếp theo.37Tách trang và phần (tt)Hướng dẫn ngắt trang:Bước 1: đặt con trỏ tại vị trí cần ngắt trang.Bước 2: vào menu Insert  Break, hộp thoại xuất hiện như hình bên.Bước 3: Chọn loại ngẳt cần chèn.Bước 4: nhấp chọn OK.Chèn các dấu ngắt38