Tin học đại cương - Chương I: Làm quen ms word

TIN HỌC CĂN BẢNTRUNG TÂM TIN HỌCPHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT (MS) WORDTRUNG TÂM TIN HỌC*CHƯƠNG I: LÀM QUEN MS WORDSinh viên bắt đầu làm quen với trình soạn thảo văn bản MS Word.Khởi động và tắt Word.Nắm được các thành phần trong MS Word:Thanh tiêu đề.Thanh menu.Thanh công cụMục tiêu bài học*MS Word (gọi tắt là Word) là trình soạn thảo văn bản thuộc bộ MS Offices của hãng Microsoft nổi tiếng.Cung cấp một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng cho việc soạn thảo.Word có thể soạn thảo các tài liệu văn bản từ đơn giản như thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, .Ngoài ra Word dùng để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ.Chia xẻ dữ liệu với MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook.Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử dụng Word để soạn thảo và in ấn.I: GIỚI THIỆU*Đọc và duyệt lại văn bản trên màn hình.Thay đổi các định dạng để có được hiệu quả trực quan mong muốn.Nâng cao hiệu quả thông qua tự động hóa.Tăng cường proof reading.Tạo ra nhiều bản copy.Lưu văn bản để làm việc sau này.Lợi thế của WordGIỚI THIỆU (tt)*Cách 1:Chọn Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Word 2003.Cách 2: Nhấp D-Click vào Shortcut của Word trên màn hình Desktop.Cách 3: Mở file Word đã soạn thảo trước đó.Khởi động: Có 3 cách khởi độngII: KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD*Có 4 cách:Từ thanh menu, Chọn menu File  Exit.Click vào nút ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề.D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4).Khi thoát khỏi Word, ta thường gặp thông báo sau:Thoát khỏi Word:Khởi động và thoát khỏi Word (tt)Thông báo nhắc nhở lưu văn bản*Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thoát khỏi Word.No: thoát khỏi Word mà không cần lưu văn bản hiện hành.Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word.Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để tránh trường hợp văn bản soạn gần xong gặp sự cố (mất điện, restart bất ngờ,) dẫn đến máy tắt ngang, văn bản sẽ bị mất.Khởi động và thoát khỏi Word (tt)*III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WORDTitle BarMenu BarFormatting toolbarStandard toolbarDrawing ToolbarScroll BarRulerStatus BarCác thành phần cơ bản trên màn hình Word*Vị trí nằm ở trên cùng của cửa sổ Word.Bên trái chứa biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo.Bên phải của tiêu đề gồm các nút lệnh:Nút thu nhỏ (Minimize) : hạ cửa sổ soạn thảo hiện hành xuống thanh Task bar.Nút phục hồi (Restore) hoặc phóng to (Maximize) :Nút phục hồi: nhấp vào cửa sổ soạn thảo Word thu nhỏ lại, đồng thời nút Restore chuyển sang nút lệnh nút phóng to.Nút phóng to: nhấp vào cửa sổ soạn thảo Word mở lớn ra bằng độ phân giải hiện hành của màn hình, đồng thời nút phóng to chuyển sang nút lệnh nút phục hồi.Nút lệnh đóng cửa sổ (Close) : đóng và thoát khỏi cửa sổ soạn thảo văn bản hiện hành.1. Thanh tiêu đề (Title Bar)* Thanh trình đơn chứa tất cả các lệnh của Word, từ xử lý văn bản đến định dạng cũng như hiệu chỉnh lại các thông số Word, Các lệnh được bố trí theo chức năng, mỗi chức năng gom thành nhóm:File : Nhóm lệnh xử lý tập tin.Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản.Tools : Nhóm công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản.Table : Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng.Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của Word.Help : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word.2. Thanh trình đơn (Menu Bar)*Các chức năng trên thanh công cụ được lấy từ thanh trình đơn.Chứa các lệnh thường sử dụng nhất.Thực hiện các thao tác tiện lợi và nhanh chóng.Rê chuột ngay biểu tượng lệnh, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuất hiện tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có).Các thanh công cụ thường sử dụng như:Thanh Formatting: thanh công cụ hỗ trợ định dạng văn bản.Thanh Drawing: thanh công cụ hỗ trợ vẽ hình.3. Thanh công cụ (Toolbars)*Bật/tắt thanh công cụ:Từ thanh menu, click chuột chọn menu View  Toolbars  Click chọn thanh công cụ cần bật/ tắt.Hoặc click chuột phải tại vị trí bất kỳ trên thanh công cụ, danh sách các thanh công cụ sẽ xuất hiện, click chọn thanh công cụ muốn bật/ tắt. Tạo thanh công cụ mới:Chọn menu View  Toolbars  Customize  click chọn thẻ Toolbars  click chọn New.Toolbars name: nhập tên thanh công cụ mới.Make toolbars available to: chọn tập tin để đặt thanh công cụ.Click OK để hoàn thành.Thanh công cụ (tt)*Gắn các chức năng lên thanh công cụ mới:Chọn menu View  Toolbars  Customize  click chọn thẻ Comands.Chọn nhóm lệnh trong danh sách Categories, khi chọn đến nhóm lệnh nào thì các lệnh của nhóm đó sẽ xuất hiện trong hộp Commands.Chọn nút lệnh và Drag lên thanh công cụ.Chọn Close để kết thúc.Thanh công cụ (tt)Hộp hội thoại Customize*Dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab, ...Trong Word có hai thước:Thước ngang (Horizontal Ruler): nằm ngang phía trên màn hình. Thước ngang chia theo đơn vị đo.Thước dọc (Vertical Ruler): nằm dọc phía bên trái màn hình.Đơn vị đo chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm).Đơn vị đo mặc định khi cài Word là Inch.Đơn vị đo chuẩn ở VN là Centimeters.Thay đổi đơn vị đo: Tools/ Options/ General/ Measurement units. Chọn đơn vị đo lại là cm và nhấp OK để lưu lại thay đổi.Để bật/ tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler. 4. Thước đo (Ruler) và đơn vị đo trên thước*Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành, tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ...Bật/tắt thanh trang thái: Từ thanh menu nhấp chọn Tools/ Options/ View và chọn mục  Status bar.5. Thanh trạng thái (Status bar)*Trong màn hình của Word có hai thanh trượt:Thanh trượt dọc (Vertical scroll bar) đặt ở bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng.Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) nằm ở đáy cửa sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang.Bật/ tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View, check chọn  Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt ngang, và  Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh trượt đứng.6. Thanh trượt ngang và thanh trượt dọc*Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào.Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động xuống dòng. Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn).Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào.Để thay đổi điểm chèn ta click chuột trái vào cị trí cần thay đổi.7. Điểm chèn và vùng soạn thảo văn bản*8. Sử dụng phím tắt và cách thiết lậpFile  Open = Ctrl + O; Edit  Copy = Ctrl + C;Phím gõ tắt giúp thực hiện lệnh một cách nhanh chóng và tiện lợi.Một lệnh có thể thiết đặt nhiều phím tắt. Có thể thiết đặt lại phím tắt đã được đặt mặc định theo ý của mình. Một số phím tắt thường sử dụng:Phím tắtLệnhCông dụngCtrl + NFile  NewTạo mới tập tin văn bảnCtrl + SFile  SaveLưu tập tin văn bảnCtrl + OFile  OpenMở tập tin văn bản đã tồn tạiCtrl + ZEdit\Undo pastePhục hồi lại thao tác vừa thực hiệnCtrl + YEdit\Redo typingNgược lại với Undo*Sử dụng phím tắt và cách thiết lậpCtrl + C Edit  CopySao chépCtrl + X Edit  CutCắtCtrl + V Edit  PasteDánCtrl + A Edit  Select AllChọn tất cảCtrl + F Edit  FindTìm kiếmCtrl + H Edit  ReplaceTìm kiếm và thay thếF7 Tools  Spelling and GrammarKiểm tra lỗi chính tả, ngữ phápShift + F3 Format  Change CaseThay đổi chữ in hoa, in thườngCtrl + BThay đổi kiểu chữ in đậmCtrl + IThay đổi kiểu chữ in nghiêngCtrl + UThay đổi kiểu chữgạch dưới*Sử dụng phím tắt và cách thiết lậpCtrl + ]Tăng kích thước của chữCtrl + [Giảm kích thước của chữCtrl + LCanh tráiCtrl + RCanh phải Ctrl + ECanh giữaAlt + F3Tạo Auto TextF3Sử dụng Auto TextCtrl + return Chèn ngắt trangAlt + F4Đóng cửa sổ ứng dụng*Sử dụng phím tắt và cách thiết lập (tt)Cách thiết lập phím tắt:Vào hộp thoại View  Toolbars  CustomizeChọn Keyboard*Sử dụng phím tắt và cách thiết lập (tt)Xác định lệnh cần đặt phím tắt. VD: FileNew (tạo mới tập tin văn bản).Gõ phím tắt vào ô Press new shortcut key. VD: Alt + T.Nhấn nút Assign để thiết đặt.Loại (menu chính)Lệnh (mục chọn trên menu)Phím nóng hiện tạiAlt+T*Hệ thống trợ giúp của Word rất hoàn hảo, các lệnh được giải thích rất tường tận và chi tiết, một số lệnh còn có mục Show me hướng dẫn từng bước sử dụng lệnh đó.Tuỳ theo công việc bạn đang thực hiện mà Word sẽ cho hiển thị hướng dẫn phù hợp với công việc đó.Gọi trợ giúp bằng cách gõ F1 hoặc chọn lệnh trên menu Help.9. Hệ thống trợ giúp (Help) và cách sử dụng*Thẻ Contents: chọn trợ giúp theo chủ đề.Thẻ Answer Wizard: trợ giúp theo lệnh/ công việc muốn thực hiện.Thẻ Index: chọn các mục trợ giúp theo chỉ mục.Ô nhập Search: gõ nội dung cần hướng dẫn sử dụng.Help và cách sử dụng (tt)Trợ giúp theo chủ đề