Tin học đại cương - Chương 5: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word

chữ ở trên thanh công cụ định dạng, Chương 05. Microsoft Word 6008/03/2007 Định dạng trang giấy (page setup) „ Định dạng trang là xác định: … Kích thước giấy (paper size). … Lề (margins). … Hướng (orientation). „ Hãy định dạng trang giấy trước khi soạn thảo và đặc biệt là trước khi in (print). „ Chọn File Æ Page Setup để định dạng trang. Top Header Left Right Bottom Footer Chương 05. Microsoft Word 08/03/2007 Đặng Xuân Hà 11 Chương 05. Microsoft Word 6108/03/2007 Chương 05. Microsoft Word 6208/03/2007 Page Setup Margins: Top, Bottom, Left, Right, Gutter (phần gáy sách) Orietation: Portrait (dọc), Landscape (ngang). Paper: Paper size (A4,) Chương 05. Microsoft Word 6308/03/2007 Header: Khoảng cách từ header đến lề. Footer: Khoảng cách từ Footer đến lề Chương 05. Microsoft Word 6408/03/2007 3. Kẻ bảng „ Bảng trong Microsoft Word. „ Chèn bảng vào văn bản Microsoft Word. „ Một số thao tác với bảng. Chương 05. Microsoft Word 6508/03/2007 Bảng trong Microsoft Word „ Bảng (table) là một đối tượng sử dụng để tổ chức trình bày dữ liệu một cách có trật tự. „ Một bảng thường có nhiều cột (column),nhiều hàng (row). Mỗi cột đại diện cho một thuộc tích của đối tượng, mỗi hàng đại diện cho một đối tượng cụ thể. Cột giao hàng tạo thành ô (cell). Ví dụ: …Một danh sách lớp bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng ứng với một sinh viên. …Mỗi cột ứng với một thuộc tính (Họ tên, nơi sinh,). Chương 05. Microsoft Word 6608/03/2007 Chèn bảng vào trong văn bản „ Di chuyển con trỏ văn bản tới nơi cần chèn bảng. „ Kích chuột vào menu Table, chọn Insert Æ Table. „ Hộp thoại chèn bảng sẽ xuất hiện. Chương 05. Microsoft Word 08/03/2007 Đặng Xuân Hà 12 Chương 05. Microsoft Word 6708/03/2007 Hộp thoại chèn bảng Số lượng cột (column) Số lượng hàng (row) Độ rộng cột của bảng chèn vào là cố định. Độ rộng cột tự động dãn Cách cho vừa chứa đủ nội dung. Độ rộng cột tự động dãn cách cho vừa theo kích thước cửa sổ. Kích chuột vào nút này để lựa chọn một số mẫu bảng sẵn có. Kích chuột vào đây để chấp nhận Chương 05. Microsoft Word 6808/03/2007 Một số thao tác với bảng „ Di chuyển. „ Chọn vùng. „ Thay đổi kích thước. „ Định dạng đường viền, tô màu cho bảng. „ Hoà nhập nhiều ô thành một ô và ngược lại. Chương 05. Microsoft Word 6908/03/2007 Di chuyển và chọn vùng „ Sử dụng các phím mũi tên, Home, End để di chuyển trong một ô của bảng. „ Sử dụng phím TAB để di chuyển từ ô nọ sang ô kia của bảng. „ Bấm và rê chuột từ ô này đến ô khác để chọn các ô nằm trong hình chữ nhật giới hạn bởi hai ô đó. „ Di chuyển chuột lên phía trên ô trên cùng của cột cho tới khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên màu đen chỉ xuống, kích đơn chuột để chọn cả cột. „ Di chuyển chuột sang bên trái ô ngoài cùng của hàng cho tới khi xuất hiện mũi tên “màu trắng”, kích đơn chuột để chọn cả hàng. Chương 05. Microsoft Word 7008/03/2007 Thay đổi kích thước „ Di chuyển chuột đến các đường viền của các ô tới khi con trỏ chuột chuyển thành các mũi tên hai chiều. „ Bấm và rê chuột theo một trong hai chiều mũi tên để thay đổi kích thước của ô (hàng, cột) đó. Chương 05. Microsoft Word 7108/03/2007 Định dạng đường viền, tô màu nền cho bảng „ Chọn cả bảng bằng cách bấm và rê chuột từ ô góc này của bảng tới ô góc đối diện của bảng. „ Kích chuột vào menu Format, chọn Border and Shading „ Hộp thoại định dạng đương viền và màu nền (bóng) sẽ xuất hiện. Chương 05. Microsoft Word 7208/03/2007 Hộp thoại định dạng viền, màu nền (Border) Kiểu đường viền (border) Màu đường viền (automatic - tự động) Kích thước của đường viền Các đường viền muốn có (nút chìm) và không muốn có (nút nổi) Hình cho phép xem trước hình thù của bảng sẽ như thế nào Áp dụng cho toàn bảng (table), chữ (text), Kích chuột vào đây để chấp nhận BorderMột số kiểu định sẵn Chương 05. Microsoft Word 08/03/2007 Đặng Xuân Hà 13 Chương 05. Microsoft Word 7308/03/2007 Hộp thoại định dạng viền, màu nền (Shading) „ Kích chuột vào tab Shading, ta có: Shading Chọn màu của nền (Fill) (No Fill – không tô màu nền) Chọn kiểu tô màu nền (style) (No Fill – không tô màu nền) Xem trước hình thù của bảng sau khi tô màu nền Kích chuột vào đây để chấp nhận (OK) Chương 05. Microsoft Word 7408/03/2007 Hoà nhập nhiều ô thành một ô „ Bôi đen các ô cần hoà nhập (các ô liền kề nhau). „ Kích chuột vào menu Table, chọn Merge Cells. Hoà nhập (merge) Chương 05. Microsoft Word 7508/03/2007 Chia một ô thành nhiều ô „ Di chuyển con trỏ văn bản vào ô cần chia thành nhiều ô con. „ Kích chuột vào menu Table, chọn Split Cells … Nhập số cột cần chia thành. … Nhập số hàng cần chia thành. … Kích chuột vào nút OK, ô ban đầu sẽ được chia thành nhiều ô căn cứ vào số hàng, số cột đã nhập. Chương 05. Microsoft Word 7608/03/2007 Định dạng văn bản trong ô „ Nói chung, việc định dạng văn bản trong ô giống như định dạng thông thường. „ Bố trí văn bản trong ô (Cell Alignment): …Kích chuột phải vào ô hoặc các ô được chọn. …Di chuột tới Cell Aligment rồi chọn cách bố trí thích hợp. Chương 05. Microsoft Word 7708/03/2007 Thêm, xoá trong bảng „ Thêm: Table Æ Insert Æ … Table: Thêm bảng mới. … Columns to the Left: Chèn cột vào bên trái cột hiện tại … Columns to the Right: Chèn cột vào bên phải cột hiện tại. … Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hiện tại. … Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hiện tại. „ Xoá: Table Æ Delete Æ … Table: Xoá cả bảng. … Rows: Xoá hàng hiện tại hoặc các hàng được chọn. … Columns: Xoá cột hiện tại hoặc các cột được chọn. „ Chọn: Table Æ Select Æ … Sử dụng để chọn các “thành phần” của bảng (thay cho thao tác bôi đen bẳng chuột). Chương 05. Microsoft Word 7808/03/2007 Một số thao tác khác „ Auto Format: Table Æ Auto Format … Lựa chọn các kiểu định dạng bảng có sẵn. „ Table Properties: Table Æ Table Properties … Xem và thay đổi các thuộc tính của bảng (kích thước hàng, cột, bố trí chữ và bảng, đường viền,). „ Sử dụng thanh định dạng đường viền (Border Bar). „ Sử dụng bảng có đường viền có kích thước = 0 để bố trí văn bản. „ Căn chỉnh bảng: Chọn toàn bộ bảngÆ Căn chỉnh. „ Sắp xếp: Table Æ Sort. „ Tính toán trong bảng … Table Æ Formula … (tham khảo thêm Excel). Chương 05. Microsoft Word 08/03/2007 Đặng Xuân Hà 14 Chương 05. Microsoft Word 7908/03/2007 Dùng bảng bố trí các đối tượng của văn bản Bảng có đường viền kích thước 0 (no border) Chương 05. Microsoft Word 8008/03/2007 4. Một số vấn đề khác với Word „ Chèn ký hiệu (symbol). „ Chèn công thức (equation). „ Tab stop. „ Đề mục (Bullet and numbering) Æ mục lục. „ Chèn dấu ngắt trang (page break). „ Header/Footer. „ Vẽ hình/chèn ảnh (drawing, insert picture). „ Viết chữ nghệ thuật (wordart). „ Đánh số trang (page numbering). „ In ấn (print). Chương 05. Microsoft Word 8108/03/2007 Chèn ký hiệu „ Insert Æ Symbol. „ Chọn ký hiệu. „ Kích chuột vào nút Insert. Chương 05. Microsoft Word 8208/03/2007 Chèn công thức „ Insert Æ Object „ Chọn Microsoft Equation 3.0. „ Thanh công cụ Equation cho phép chọn các dạng và ký hiệu của công thức. Chương 05. Microsoft Word 8308/03/2007 Tab stop 1. Kích đúp vào dưới thước kẻ Æ thêm tab stop tại vị trí kích. 2. Format Æ Tabs. „ Tab stop position: vị trí. „ Alignment: căn lề. „ Leader: kiểu. „ Để xóa tab, chọn trong ô tab stop position rồi kích Clear. Chương 05. Microsoft Word 8408/03/2007 Ví dụ về tab stop. Chương 05. Microsoft Word 08/03/2007 Đặng Xuân Hà 15 Chương 05. Microsoft Word 8508/03/2007 Bullet and numbering „ Format Æ Bullet and Numbering …Tab Bulleted: Gạch, dấu chấm, đầu dòng. …Tab Numbered: Đánh số đề mục. „ Sử dụng thanh định dạng: Bullet Numbered Chương 05. Microsoft Word 8608/03/2007 Mục lục „ Để có thể sử dụng chức năng tạo mục lục tự động, cần phải chuyên nghiệp hoá quá trình soạn thảo tài liệu ngay từ đầu thông qua việc sử dụng style. „ Một trong số style hay sử dụng: sử dụng bullet and numbering và heading cho các chương/mục của tài liệu. „ Chèn mục lục: Insert Æ [References] Æ Index and Tables Chương 05. Microsoft Word 8708/03/2007 Chèn dấu ngắt trang „ Đôi khi trong khi trình bày văn bản, ta luôn muốn tại một vị trí nào đó luôn là điểm bắt đầu trang mới (ngắt trang tại đó). „ Để chèn ký hiệu ngắt trang, di chuyển con trỏ văn bản tới đó rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter hoặc chọn Insert Æ Break rồi Page Break. Chương 05. Microsoft Word 8808/03/2007 Header/Footer „ Các tài liệu (đặc biệt là các cuốn sách) thông thường có phần header/footer để hiển thị các thông tin phụ trợ (số trang, chương mục,...) „ Chọn View Æ Header and Footer. „ Kích chuột vào header hoặc footer rồi gõ hoặc sửa. „ Kích đúp ra ngoài để thoát hoặc kích Close trên thanh công cụ header/footer. Chương 05. Microsoft Word 8908/03/2007 Vẽ hình „ Thanh công cụ Drawing cho phép vẽ các hình khối trong tài liệu.Kích chuột phải vào menu bar rồi chọn Drawing để hiển thị Drawing bar (DB). „ Để vẽ hình, chọn hình thích hợp (chữ nhật, elíp, mũi tên) trên DB rồi bấm và rê chuột lên vị trí muốn vẽ. „ Kích chuột phải vào hình để có được chức năng tương ứng với hình. Chương 05. Microsoft Word 9008/03/2007 Chèn ảnh và chữ nghệ thuật vào tài liệu „ Insert Æ Picture Æ …Clip art: các clip có sẵn. …From file: Từ tệp ảnh trên đĩa (*.bmp, *.jpg,) „ Insert Æ Picture ÆWordArt …Chọn kiểu chữ …Gõ chữ vào ô text (Your Text Here). …Chọn font, kích cỡ, …Kích OK. Chương 05. Microsoft Word 08/03/2007 Đặng Xuân Hà 16 Chương 05. Microsoft Word 9108/03/2007 Đánh số trang, có hai cách hay dùng: 1. Insert Æ Page Number … Position: Đánh số trang ở đâu? „ Bottom of the page (Footer) „ Top of the page (Header) … Alignment: Căn lề số trang. 2. View Æ Header/Footer … Kích vào vùng header/footer … Insert Æ AutoText Æ: „ – PAGE – „ Page X of Y … Căn chỉnh thích hợp. (1) (2) Chương 05. Microsoft Word 9208/03/2007 In ấn „ Trước khi in, cần phải xem lại Page Setup. „ In: File Æ Print …Printer: Lựa chọn và cấu hình máy in. …Page range: Chọn trang in. …Copies: Số lượng bản.