Tiểu luận Làm việc nhóm như thế nào cho hiệu quả

Ñaïi hoïc Quoác gia Tp. Hoà Chí Minh Tröôøng Ñaïi Hoïc Kinh Teá Khoa Quaûn Tri Kinh Doanh –&— TIEÅU LUAÄN LAØM VIEÄC NHOÙM NHÖ THEÁ NAØO CHO HIEÄU QUAÛ GVHD : Th.s NGUYỄN VĂN THỤY Nhoùm : 5 Lôùp : QTKD Khoaù: VB2_K 11 Tp.HCM, thaùng 10 naêm 2008 MUÏC LUÏC Trang Phaàn I: CAÙC KHAÙI NIEÄM CÔ BAÛN …3 1.1. Khaùi nieäm nhoùm …3 1.2. Taïi sao neân laøm vieäc nhoùm……………………………………………………………………………………………………4 1.3. Caùc giai ñoaïn phaùt trieån cuûa nhoùm ……………………………………………………………………………………6 1.4. Phaân loaïi nhoùm.………………………………………………………………………………………………………………………….7 Phaàn II: LAØM VIEÄC NHOÙM NHÖ THEÁ NAØO CHO HIEÄU QUAÛ 9 2.1. Xaây döïng nhoùm nhö theá naøo cho hieäu quaû 10 2.2 KYÕ NAÊNG GIAO TEÁP TRONG NHOÙM ÑEÅ LAØM VIEÄC HIEÄU QUAÛ 17 2.3. TIEÁN HAØNH MOÄT CUOÄC HOÏP NHOÙM NHÖ THEÁ NAØO LAØ HIEÄU QUA Û 21 2.4. GIAÛI QUYEÁT MAÂU THUAÃN/ XUNG ÑOÄT TRONG NHOÙM 25 2.5. .RA QUYEÁT ÑÒNH VAØ KYÕ NAÊNG RA QUYEÁT ÑÒNH TRONG NHOÙM 27 2.6. KYÕ NAÊNG ÑÖA VAØ NHAÄN PHE BÌNH TRONG NHOÙM 28 2.7. CAÙC KIEÅU LAÕNH ÑAÏO NHOÙM 29 Phaàn III: THÖÏC TRAÏNG LAØM VIEÄC NHOÙM ÔÛ VIEÄT NAM 32 TAØI LIEÄU THAM KHAÛO 35 Phaàn 1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN I. KHÁI NIỆM NHÓM 1. Định nghĩa: Nhóm là tập họp những cá nhân thõa 4 yêu cầu sau: - Có từ 2 thành viên trở lên - Có thời gian làm việc chung nhau nhất định - Cùng chia sẽ hay thực hiện chung 1 nhiệm vụ hay 1 kế hoạch để đạt đến 1 mục tiêu cả nhóm kỳ vọng. - Hoạt động theo những quy định chung của nhóm. 2. Vai trò và hiệu quả của nhóm - Hoạt động nhóm mang lại những hiệu quả mà từng cá nhân không thể làm được hay làm được mà hiệu quả không cao. - Hoạt động nhóm cho phép những cá nhân nhỏ lẻ vượt qua qua những cản trở của cá nhân, xã hội để /hoàn thành được các kết quả/mục tiêu cao hơn. Đồng thời kéo theo kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùng tham gia nhóm - Việc hợp tác của mộtt nhóm nhỏ các thành viên trong cơ quan, công ty, hay xã hội tạo tiền đề để phát triển tốt các nhóm nhỏ khác xung quanh cộng đồng. Vì các nhóm phát triển sau học hỏi những kinh nghiệm từ nhóm ban đầu. Ghi chú : Số thành viên tốtt nhất trong các hoạt động kinh tế xã hội thông thường là 4- 15 người - Nhóm quá ít thành viên sẽ không phát huy đượcc hiệu quả của nhóm vì không có nhiều người đóng góp ý kiến hay thực hiện công việc. - Nhóm quá đông sẽ khó đạt được những thống nhất cao trong hoạt động, do trong nhóm có nhiều người khác nhau có ý kiến, quan điểm khác nhau. II. TẠI SAO NÊN LÀM VIỆC NHÓM? - Hiểu được những lợii ích của nhóm và làm việc nhóm - Những thuận lợi và khó khăn khi làm việc nhóm Tại sao phải làm việc nhóm 1. Lợi ích của nhóm - Tận dụng những năng khiếu, kỹ năng, khả năng của từng thành viên thành sức mạnh tập thể. - Ảnh hưởng cảu nhóm giúp thay đổi hành vi, thái độ cá nhân theo chiều hướng tốt. - Nhìn/xem xét/giải quyết vấn đề sâu/rộng toàn diện hơn, do có nhiều thành viên khác nhau, có kinh nghiệm và kiến thức khác. - Nhiều thành viên sẽ giúp đỡ được một cá nhân trong nhóm khắc phục những khó khăn đang gặp phải. 1.1 Tình huống Một nhóm 7 người đứng xếp hàng gần nhau, cùng quay mặt về một phía, tay Người này choàng qua vai người kia. - Lần 1: Nhóm cử ra 1 người nhóm trưởng để hô khẩu lệnh “ bước lên trước 1 bước”, và tất cả các nhóm viên nghe và làm theo mệnh lwjnh của nhóm trưởng. Kết quả: Cả hàng tiến về trước 1 bước - Lần 2: nhóm cũng làm như lần 1, nhuưng lần này yêu cầu 1 thành viên trong nhóm “cố tình không bước”, để cho các nhóm viên khác ‘kéo” mình đi theo. Khi nghe khẩu lệnh “bước lên trên 1 bước” từ nhóm trưởng. Cả nhóm đều bước (trừ 1 thành viên). Kết quả: Cả nhóm vẫn đi về trước 1 bước, mặc dù có 1 thành viên không bước (bị các thành viên khác “lôi” đi). Kết luận: Lần 1: Nhóm đồng lòng, hiệu quả cao Lần 2: có 1 người trong 7 người không đồng lòng, cả nhóm vẫn tiến lên được, và kéo theo thành viên không đồng lòng - Tập thể sẽ “kéo” được một vài cá nhân yếu, để cùng phát triển và đạt mục tiêu - Cá nhân phải phục tùng tập thể 2. Những thuận lợi của làm việc nhóm - Chia sẽ/học hỏi nhau những kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm sống và kinh nghiệm xã hội. - Nhóm là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn của từng cá nhân, giúp từng cá nhân phát triển đồng thời đạt tốt các mục tiêu chung của nhóm. - Thái độ, cảm xúc, hành vi của cá nhân có thể thay đổi theo chiều hướng tốt trong bối cảnh nhóm do yêu cầu công việc vai trò của thành viên. Sau thời gian tham gia hoạt động nhóm, từng thành viên cảm thấy họ tự “ lớn lên” ở nhìêu mặt, kinh nghiệm, kiến thức, hay kỹ năng. Ví dụ: Phát biểu trước đám đông không còn run, học được cách quản lý thời gian. - Trong một nhóm, mỗi thành viên là một ngưới giúp đỡ tiềm năng hay là “một thiên tài nằm trong lá ủ”. Mỗi người là một nhân tài, nếu môi trường hoạt động của nhóm của nhóm thích hợp với từng cá nhân, sẽ tạo động lực tốt cho từng cá nhân hoạt động, suy nghĩ và làm việc. Kết quả sẽ tốt hơn nhiều so với từng cá nhân. - Môi trường nhóm thích hợp là yếu tố quan trọng tạo sự “hưng phấn” trong công việc và suy nghĩ cho mỗi thành viên. 3. Những bất lợi làm việc nhóm - Nhóm cần có sự tổ chức chặt chẽ hơn cá nhân như: đóng quỹ, xây dựng nội quy, trang thiết bị, thời gian làm việc chung…..Nên mỗi cá nhân sẽ cảm thấy bị ràng buộc trong một số hoàn cảnh.Ví dụ: + Họp nhóm lúc 7g30 tối, đúng vào thời điểm bạn muốn xem chương trình thời sự của đài truyền hình Việt nam, một chương trình mà bạn thích nhất. + Phải đóng quỹ hoạt động, tốn tiền, đôi khi cá nhân phải hy sinh những lợi ích, ham muốn và sở thích cá nhân vì nhóm. Trong khi thảo luận phân chia công việc sẽ có một số cá nhân phải “hy sinh” một phần cá nhân về lợi ích kinh tế, xã hội hay ham muốn thực hiện các mục tiêu chung của nhóm. Ví dụ: + Bạn muốn đi ăn vịt nấu chao vào buổi liên hoan cuối tuần, nhưng đa phần các thành viên đề nghị đi ăn lẩu hải sản. Bạn phải chấp nhận đi ăn lẩu hải sản mà không được ăn món sở trường là vịt nấu chao. + Công ty phân công cả nhóm đi công tác trong tất cả các huyện trong tỉnh An Giang bằng xe gắn máy. Không ai chịu đi huyện An Phú, vì phải qua phà và đi xa. Nhưng bạn bốc thăm trúng huyện An Phú, bạn phải đi huyện An Phú, xa hơn các bạn khác. – Một số cá nhân miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm, khi trong nhóm có sự phân chia bè phái tiêu cực. Trong thực tế, nhũng nhóm quản lý không tốt, sự hình thành các bè phái trong nhóm, nhất là các nhóm làm việc liên quan đến kinh tế, tiền bạc, hay chức vụ… Khi biểu quyết, ý kiến được chấp thuận cho cả nhóm là ý kiến của nhóm nào có đông thành viên hơn trong bè phái. Nên mặc dù quyết định đưa ra gọi là quyết định nhóm, nhưng thực chất nó là quyết định của một số đông người trong nhóm mà thôi. - Các vấn đề riêng tư cá nhân thường được tiết lộ trong nhóm, gây nên những chuyện không hay trong quan hệ, xử sự lẫn nhau trong nhóm. Do hiểu thông tin lẫn nhau không rõ, mất cân đối, nên một số thành viên thường tiết lộ một số thông tin cá nhân không cần thiết cho các nhóm viên, nhưng không ngờ nhóm viên này lại dùng những thông tin trên vào mục đích không lành mạnh. –Một số cá nhân sẽ thiệt thòi khi họ“quá hiền” hay khi nhóm trưởng không có sự quan tâm hết các thành viên hay khi nhóm quá đông thành viên. Trong thực tế, có những cá nhân do có địa vị xã hội thấp hơn những cá nhân khác, hay do bản tính hiền, ít nói, hay có tính dễ dàng chấp nhận “ ai sao tôi vậy”…. Họ thường không dám đưa ra ý kiến hay không đưa ra ý kiến. Ghi chú : -Có nhiều dạng nhóm khác nhau. -Mỗi nhóm có những thuận lợi và khó khăn riêng. -Nhóm khác nhau về mục tiêu sẽ có những hoạt động khác nhau. III. CAÙC GIAI ÑOAÏN PHAÙT TRIEÅN CUÛA NHOÙM Bước tiền đề Giai đoạn 1 Hình thành Giai đoạn 2 Xung đột Giai đoạn III Bình thýờng hóa Giai đoạn IV Vận hành Giai đoạn V Thoái trào 1) Giai đoạn thành lập: Giai đoạn tìm hiểu, tham dò nhau - Giai đoạn này mọi thành viên trong nhóm đều mới biết nhau hay làm việc với nhau . Những thông tin mà người này biết về người kia thường không đầy đủ, đang trong quá trình cập nhật. - Đây là giai đoạn mọi thành viên trong nhóm thăm dò nhau , đánh giá khả năng của nhau.Các thành viên thường tìm thông tin của các cá nhân khác và so sánh với chính bản thân mình , từ đó tìm ra các phương thức hoạt động cụ thể. Chú ý : Đây cũng là giai đoạn các thành viên cần được sự giải thích rõ ràng về các quy định, nội quy nhóm và các tình hình khác trong nhóm. 2) Giai đoạn “bão táp “ giai đoạn cạnh tranh xác định từng cá nhân trong nhóm. - Đây là giai đoạn mọi thành viên trong nhóm tìm mọi cách để thể hiện khả năng tốt nhất, nổi trội nhất của mình với các thành viên. - Đây là giai đoạn dễ phát sinh bè phái, những nhóm nhỏ trong nhóm hay một số cá nhân sử dụng “ nhiều cách thức” khác nhau để đạt được các ý đồ mục đích mà từng cá nhân mong muốn . - Nếu sự cạnh tranh này mang tính chuyên môn thì nhóm sẽ phát triển tốt , vì sau cạnh tranh nhóm sẽ phân công được các thành viên “đúng người, đúng việc” . Ví dụ: Có 2 người muốn dạy môn “kỹ năng giao tiếp “ cả 2 người đều trình bày các ý tưởng đề cương giảng dạy cho các thành viên khác đánh giá , cuối cùng nhóm sẽ chọn người nào tốt hơn để dạy môn giao tiếp. - Nếu sự cạnh tranh mang tính cá nhân, không lành mạnh , trong nhóm sẽ xuất hiện mâu thuẫn gây nên những tư tưởng bất mãn trong nhóm. Ví dụ: Nhóm được thưởng chuyến du lịch Thái Lan trong 3 ngày .Một số cá nhân bắt đầu mang quà cáp hay tìm cách tiếp cận nhóm trưởng để xin 1 xuất du lịch trong khi xuất du lịch đó đáng lẽ dành cho 1 cá nhân khác xuất sắc hơn. 3) Giai đoạn ổn định : Giai đoạn chấp nhận sự khác biệt của nhau, môi trường thay đổi. - Các thành viên tìm hiểu nhau ở mức độ sâu hơn , hiểu nhau về cá tính và khả năng . -Cá nhân xuất sắc sẽ tìm cách vươn lên để khẳng định mình trong nhóm bằng những khả năng, kỹ năng , hay kinh nghiệm nhằm định đích cho sự phát triển chung của nhóm. - Cá nhân yếu sẽ tự rút lui trong các cuộc tranh chấp khẳng định vị thế, họ tìm cho mình một hướng đi mới, một lĩnh vực mới trong nhóm. - Giai đoạn này đôi khi phải thay đổi các phương pháp để đạt mục tiêu cho phù hợp với tình hình mới, vì có nhiều thành viên mới thể hiện những khả năng mới và cách làm hay giúp cả nhóm đạt mục tiêu dễ hơn những phương pháp trước đây. 4) Giai đoạn trưởng thành : Giai đoạn chia sẽ lãnh đạo và trách nhiệm . - Từng cá nhân trong nhóm có chỗ đứng thích hợp .Hiểu nhau sâu sắc hơn, quen dần với công việc, sự phối hợp nhau nhịp nhàng hơn , nên kết quả công việc được giải quyết nhanh , gọn , hiệu quả cao. - Có sự hình thành thứ bậc, ngôi vị trong nhóm - Các thành viên học hỏi được nhiều kinh nghiệm mới từ thực tiễn công việc hay từ kinh nghiệmcủa các thành viên. 5) Giai đoạn kết thúc : Khi các mục tiêu của nhóm đã đạt. - Cả nhóm cùng vượt qua các khó khăn để đạt các mục tiêu đề ra IV. PHAÂN LOAÏI NHOÙM 1. Các nhóm chính thức Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Chúng thöờng cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án riêng của họ. 2. Các nhóm không chính thức: Những nhóm ngöời nhóm lại với nhau thất thöờng để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, nhö: - Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ, - Các nhóm linh động bàn thảo chiến lýợc hay cần dàn xếp từng vụ việc, - Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo, - Những lực lýợng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn 3. So sánh các nhóm chính thức và không chính thức Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ. Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn. Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau Phaàn 2 LAØM VIEÄC NHOÙM NHÖ THEÁ NAØO CHO HIEÄU QUAÛ I. XAÂY ÑÖÏNG NHOÙM NHÖ THEÁ NAØO LAØ HIEÄU QUAÛ Ñoái xöû coâng baèng doái vôùi caùc thaønh vieân Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội Đối với người lãnh đạo nhóm hoặc người trực tiếp chỉ huy nhóm, luôn phải suy nghĩ ra những phương cách để xây dựng nhóm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho...Sự khác nhau giữa hai nhóm làm việc hiệu quả tương tự nhau là khả năng lãnh đạo Ñeå nhoùm laøm vieäc hieäu quû, nhoùm tröôûng neân thöïc hieän 10 lôøi khuyeân sau : 1. Làm rõ sự trông đợi: Với cương vị và uy quyền của một trưởng nhóm, hãy truyền đạt một cách rõ ràng sự trông đợi của bạn vào việc thi hành và những kết quả. Làm cho những thành viên của nhóm hiểu vì sao cần phải làm việc theo nhóm. Tạo điều kiện thuận lợi để họ thực hiện tốt nhiệm vụ chung bằng các nguồn tài nguyên về nhân lực, thời gian và ngân sách. Làm sao để họ lĩnh hội đầy đủ tầm quan trọng cũng như ưu thế của họ trong các điều khoản về thời gian, các cuộc thảo luận và sự quan tâm của người chỉ đạo.2. Bối cảnh: Để các thành viên trong nhóm hiểu được vì sao họ có mặt trong nhóm. Vạch rõ cho họ thấy được kế hoạch làm việc nhóm sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đề ra, và tầm quan trọng của việc làm nhóm để hoàn thành những mục tiêu chung. Làm cho họ hiểu được đâu là việc làm thích hợp trong mọi mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn và giá trị của tổ chức?3. Sự giao phó: Làm thế nào để mỗi thành viên lôi cuốn vào công việc chung của nhóm? Làm thế nào để họ cảm thấy nhóm của họ có một sứ mệnh rất quan trọng và luôn cố gắng hết năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của nhóm, và trông chờ vào một kết quả tốt đẹp? Làm sao để mỗi thành viên của nhóm nắm bắt rõ nhiệm vụ, giá trị của họ trong tổ chức và trong sự nghiệp của cá nhân họ? Để mỗi thành viên trong nhóm thấy trước được sự công nhận về những đóng góp của họ đối với tổ chức, cống hiến năng lực của họ để đem đến sự tăng trưởng và phát triển cho nhóm. Để mỗi thành viên của nhóm bị cuốn hút và bị thách thức bởi những cơ hội thăng tiến.4. Khả năng: Làm cho các thành viên của nhóm cảm thấy họ đều thích hợp với vị trí của họ. Làm cho họ cảm thấy những hiểu biết, những kỹ năng và năng lực của họ luôn được nâng cao qua quá trình đào tạo và làm việc với nhóm. Nếu không, hãy làm cho các thành viên của nhóm dễ dàng cần sự hỗ trợ của cấp trên. Để họ cảm thấy đó là một nguồn tài nguyên, chiến lược và sự hỗ trợ cần thiết cho việc hoàn thành sứ mệnh.5. Đặc quyền: Để mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận mỗi công việc riêng. Tự chịu trách nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hoàn thành sứ mệnh của mỗi người. Để họ được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và sự đóng góp, đo lường được qui trình mà nhóm đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ. Lãnh đạo nhóm, phối hợp và ủng hộ những gì mà nhóm đã sáng tạo.7. Sự hợp tác: Nhóm là những thành viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả giữa các cá nhân. Làm cho họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Những thành viên của nhóm là những vị lãnh đạo và những vị quan tòa của nhóm. Họ có quyền giải quyết mọi vấn đề của nhóm, đưa ra phương pháp cải thiện công việc, đặt mục tiêu và có chung quyền lợi. Làm cho những thành viên của nhóm hợp tác với nhau để hoàn thành nhiệm vụ.8. Sự liên lạc: Làm sao để nhóm cung cấp và được cung cấp những thông tin quan trọng về hoạt động chuyên môn đều đặn. Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung quanh và sự tồn tại của họ. Làm cho những thành viên của nhóm có sự liên lạc rõ ràng và trung thực với nhau. Tạo động lực cho những thành viên của nhóm mang đến những ý kiến khác nhau đặt trên bàn làm việc của bạn. Những sự đối lập tất yếu được nâng lên và được cộng thêm vào.9. Sáng kiến, sáng tạo: Một tổ chức thực sự thì luôn quan tâm đến sự thay đổi. Hãy để nhân viên của bạn tự do đưa ra những ý tưởng mới, những suy nghĩ và những phương pháp độc đáo. Huấn luyện, đào tạo họ những kỹ năng cần thiết. Cho phép họ truy cập vào những quyển sách và phim ảnh, vào các lĩnh vực giải trí cần thiết khác để khuyến kích cho những suy nghĩ mới.10. Những hệ quả: Sau cùng, hãy làm cho những thành viên của nhóm cảm thấy họ có nghĩa vụ và trách nhiệm cho sự nghiệp chung của nhóm. Là những phần thưởng và sự công nhận được đáp ứng khi họ thành công. Sự mạo hiểm hợp lý thì được coi trọng và được khuyến khích. Đồng thời cũng xem xét về chế độ thưởng cho cả nhóm hay cho cá nhân nào có thành tích nổi bật, lúc đó hãy đề phòng hoặc đưa ra giải pháp nếu có sự hiềm khích và trả thù cá nhân. Nên xem xét một cách mềm dẻo và công bằng 2.3.1. Moät nhoùm lyù töôûng ( laøm vieäc hieäu quaû) caàn coù caùc thaønh vieân sau ñaây: a) Ngöôøi goùp yù: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.  Không bao giờ thoả mãn với phýõng sách kém hiệu quả. Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy đýợc các mặt yếu trong đó. Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm. Tạo phöông sách chỉnh lý khả thi Một nhóm có thành viên phản biện thì hiệu quả làm việc cao hơn Có người cho rằng” nhất ngồi ỳ, nhì đồng ý” cho nên việc có thành viên phản biện trong nhóm sẻ không những không ảnh hưởng đến kiệt quả theo chiều tiêu cực mà là ngược lại nếu biết vận dụng tốt. b) Nhöõng ” ngoâi sao” Tạo ra một bầu không khí thắng lợi làm cho mọi người xung quanh hiện diện như là người chiến thắng Làm lan truyền tinh thần chiến thắng khiến những ngườI mới đến thích nghi với tinh thần hoạt động của cả đội. c) Người bổ sung: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian. Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi. Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc. Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại. d) Người giao dịch: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm  Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác Gây được sự an tâm và am hiểu  Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy e) Người điều phối: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ. Cảm nhận được những ưu tiên. Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc. Có tài giải quyết những rắc rối. d) Người tham gia ý kiến: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị. Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác. Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ e) Người giám sát: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao  Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực. Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người. Không chần chừ đưa vấn đề ra. Có khả năng phân tích và tìm ra sai sót. 2.3.2. Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau: Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn. Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung. Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người. Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc. Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc. Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả. Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian. Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung. II. KYÕ NAÊNG GIAO TEÁP TRONG NHOÙM ÑEÅ LAØM VIEÄC HIEÄU QUAÛ Lyù thuyeát Johary trong hoïat ñoäng nhoùm: Cöûa soå Johary ñöôïc phaùt minh bôûi 2 nhaø phaùt minh JOSHEPH LUFT và HARRY INGHAM. Hoï ñaõ nghieân cöùu vaø keát luaän raèng moãi caù nhaân, moãi con ngöôøi ñöôïc chia thaønh 4 vuøng hay 4 cöûa soå Vuøng chung hay vuøng môû Vuøng maät hay vuøng kín Vuøng muø hay vuøng ngaït Vuøng toái hay vuøng töông lai Tìm hiểu - chấp nhận nhau Tìm hiểu nhau là giai đoạn các thành viên trong nhóm tìm hiểu thông tin của tất cả các thành viên trong nhóm, tạo sự gần gũi nhau trong công việc, tạo sự dễ dàng trong liên lạc… nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm. Ví dụ: Tìm hiểu về cá tính của thành viên, động cơ hợp tác , nghề nghiệp, kinh nghiệm bản thân, hôn nhân, tình yêu, tôn giáo, quan niệm, số nhà, số điện thoại, email… * Những thông tin cần chú ý khi tìm hiểu nhóm Nhóm gì? Xác định mục tiêu/ tiêu chí , hoạt động chính của nhóm này làm gì Ví dụ: Nhóm phát triển sản phẩm mới, nhóm nghiên cứu thị trường , nhóm học tập, nhóm nấu ăn, nhóm du lịch,nhóm sống vui, nhóm nokia, nhóm @... -Thành viên của nhóm là ai? Tìm hiểu thông tin chung về các thành viên như: giới tính, tuổi, học vấn, trình độ chuyên môn, tôn giáo, cá tính… - Các quy định, nội quy nhóm: Tìm hiểu các quy định của nhóm như : số lượng thành viên, nguyên tác hoạt động, nguyên tắc đóng góp quỹ, thời gian họp và làm việc chung. - Mục tiêu cần đạt được của nhóm : Mục tiêu chung của nhóm cần đạt được là gì? để đạt được các mục tiêu đó, đòi hỏi những điều kiện về tài chính , kỹ năng , kinh nghiêm gì?... - Các thông tin cá nhân như: ngày sinh nhật, ngày cưới, những ngày quan trọng trong gia đình, sở thích cá nhân… - Quan điểm của nhóm là gì? - Phương thức hoạt động của nhóm cơ cấu , vai trò , trách nhiệm, mối quan hệ bên trong và bên ngoài nhóm, các hoạt động nào được sử dụng, cách thức tổ chức… * Chấp nhận nhau - Mỗi cá nhân đều có mặt mạnh yếu hay dở khác nhau. Nên chúng ta không nên cầu toàn mà phải chấp nhận nhau. Đừng quá quan tâm đến cá tính của người khác, chỉ nên quan tâm đến mục tiêu hoạt động của nhóm. - Nên chú trọng vào điểm mạnh của người khác để hợp tác và làm việc. Không nên nhìn vào các khuyết điểm và hạn chế về một cá nhân trong nhóm và mục tiêu chung của nhóm . - Nên quan tâm vào mục tiêu chính khi tham gia nhóm là gì.Không nên quá quan tâm về tín ngưỡng, tôn giáo, quan niệm, hay lòng tin của một cá nhân trong nhóm Kyõ naêng laéng nghe vaø truyeàn ñaït thoâng tin 4. III. TIEÁN HAØNH MOÄT CUOÄC HOÏP NHOÙM NHÖ THEÁ NAØO LAØ HIEÄU QUAÛ 1. Moät buoåi hoïp nhoùm hieäu quaû caàn 2 yeáu toá 5.2.Caùc yeáu toá ñeå tieán haønh hoïp nhoùm hieäu quaû 5.3. Caùch öùng xöû ñoái vôùi nhöõng ngöôøi coù tính caùch khaùc nhau trong buoåi hoïp 5.3..1 Ngöôøi traàm laëng: Ngöôøi noùi nhieàu: 5.3..3. Nhaø thoâng thaùi 5.3.4. Người thích đùa : 5.3.5. Ngöôøi hay phuû ñònh: Ñoái vôùi ngöôøi naøy, baïn neân: 5.3.6. Ngöôøi hay coâng kích: 5.3.7. Ngöôøi tích cöïc: IV. GIAÛI QUYEÁT MAÂU THUAÃN/ XUNG ÑOÄT TRONG NHOÙM V. RA QUYEÁT ÑÒNH VAØ KYÕ NAÊNG RA QUYEÁT ÑÒNH TRONG NHOÙM VI. KYÕ NAÊNG ÑÖA VAØ NHAÄN PHE BÌNH TRONG NHOÙM VII. CAÙC KIEÅU LAÕNH ÑAÏO NHOÙM Phaàn 3 THÖÏC TRAÏNG LAØM VIEÄC NHOÙM ÔÛ VIEÄT NAM I. THỰC TRẠNG Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt. II. NGUYÊN NHÂN Quá nể nang các mối quan hệ.: neân ngại phê bình, ngại từ chối… sợ mất lòng người khác Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẵn lộn. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ