Tiểu luận Công tác quản lý và giải quyết văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân xã Đức Trạch

mở đầu Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung. Đồng thời, nó là nguồn tư liệu xác thực và có giá trị cần thiết cho việc nghiên cứu ở trên tất cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học- công nghệ, lịch sử… Thực hiện tốt công tác quản lý và giải quyết tốt văn bản quản lý nhà nước là một trong những yếu tố có tính chất quyết định đến hiệu quả công việc và có ảnh hưởng rất tích cực đến chất lượng hoạt động chung của cơ quan, đơn vị. Đặc biệt, trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, khi Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện chủ trương từng bước cải cách nền hành chính quốc gia, thì công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN có ý nghĩa và tầm quan trọng hơn bao giờ hết. Thời gian qua, cũng như nhiều địa phương trong tỉnh Quảng Bình, UBND xã Đức Trạch đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ văn phòng, gửi cán bộ đi tập huấn để nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, đồng thời ban hành quy chế về công tác văn thư - lưu trữ của UBND. Cán bộ văn phòng của UBND xã đã có sự nỗ lực cố gắng, phát huy tốt tinh thần trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao…Nhờ những cố gắng đó mà công tác quản lý và giải quyết văn bản của xã về cơ bản được thực hiện tốt. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những yếu kém, hạn chế: Một bộ phận cán bộ trong UBND còn xem nhẹ công tác quản lý và giải quyết văn bản; cán bộ làm công tác văn phòng còn hạn chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quản lý và giải quyết văn bản chưa khoa học, hiệu quả không cao… Những hạn chế trên phần nào ảnh hưởng, gây trở ngại cho hoạt động của UBND xã. Là một cán bộ của UBND xã Đức Trạch, trong nhiều năm công tác tôi luôn tâm huyết với công việc quản lý và giải quyết các văn bản của UBND xã. Vậy nên, sau thời gian tham gia học tập chương trình Trung cấp Hành chính tại Trường Chính trị Quảng Bình, với lý luận, chuyên môn nghiệp vụ được Nhà trường trang bị và những hiểu biết từ thực tiễn, tôi chọn đề tài " Cụng tỏc quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xó Đức Trạch " để làm tiểu luận cuối khóa. Mong muốn đầu tiên của tôi là thông qua tiểu luận này đóng góp một phần nhỏ công sức và trí tuệ của mình cho xã nhà trong việc thực hiện công tác cải cách hành chính mà Đảng và Nhà nước đã đề ra . Bên cạnh đó, riêng đối với bản thân, việc thực hiện nghiên cứu, viết tiểu luận lần này thực sự là một dịp tốt để tôi vận dụng những kiến thức và lý luận đã được học vào thực tiễn công tác nhằm nâng cao hơn nữa về trình độ nhận thức và chuyên môn nghiệp vụ, trau dồi kỷ năng soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản QLNN ngày một tốt hơn. Với tinh thần trên, đề tài được kết cấu ngoài lời mở đầu và kết luận, phần nội dung gồm các mục chính sau: I: Nhận thức lý luận về công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN. II: Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xã Đức Trạch. III: Phương hướng và những giải pháp chủ yếu trong việc thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN của UBND xã Đức Trạch. Xây dựng, quản lý văn bản và giải quyết văn bản QLNN là những nội dung công việc đụng chạm đến nhiều cơ quan, tổ chức, nhiều lĩnh vực hoạt động rất phong phú và đa dạng. Mặc dầu rất cố gắng nhưng do khả năng có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những khuyết điểm, hạn chế. Bản thân mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và đồng nghiệp để tiểu luận được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn ! Nội dung I- một số vấn đề chung về công tác quản lý và giải quyết văn bản quản lý nhà nước. 1: Văn bản và các hình thức văn bản. 1.1 - Văn bản: Là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với nhiều nội dung và hình thức khác nhau. Trong hoạt động quản lý Nhà nước, văn bản quản lý Nhà nước (QLNN) là văn bản hành chính do các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền theo luật định, mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. 1.2 - Các hình thức văn bản quản lý nhà nước: 1.2.1- Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) + Văn bản QPPL là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có chứa các quy tắc xữ sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng XHCN. + Hệ thống văn bản QPPL. Điều 1 của Luật Ban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996 quy định hệ thống văn bản QPPL bao gồm: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị và Thông tư. + Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL. Theo Hiến pháp và các luật tổ chức , thẩm quyền ban hành văn bản QPPL được quy định như sau: - Quốc hội được ban hành Hiến pháp, Luật và Nghị quyết. - ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh, Nghị quyết. - Chủ tịch nước ban hành Lệnh, Quyết định. - Chính phủ ban hành Nghị quyết, Nghị định - Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị. - Bộ trưởng, thủ trưởng các cơ quan ngang bộ và cơ quan thuộc chính phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị và Thông tư. - Viện trưởng VKSNDTC ban hành Quyết định, Chỉ thị và Thông tư. - Hội đồng thẩm phán TANDTC ban hành Nghị quyết. - Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Nghị quyết. - ủy ban nhân dân các cấp ban hành Quyết định và Chỉ thị. 1.2.2 - Văn bản quy phạm cá biệt. Văn bản quy phạm cá biệt mang tính chất quyết định, quy định những vấn đề có liên quan đến một sự việc, một cơ quan, một cá nhân, một phạm vi riêng biệt, do thủ trưởng cơ quan có tư cách pháp nhân ban hành dựa trên cơ sở văn bản QPPL. 1.2.3 - Văn bản hành chính. Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc ... của các cơ quan Nhà nước. Hệ thống văn bản hành chính phổ biến hiện nay ở các cơ quan Nhà nước gồm có: Đề án, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, công văn, công điện, biên bản, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi ... 1.2.4 - Văn bản chuyên môn - kỹ thuật. Văn chuyên môn - kỹ thuật ngày nay tham mưu đắc lực vào sự quản lý Nhà nước. Văn bản chuyên môn là loại hình văn bản mang tính đặc thù chuyên môn cao. Các lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước sau đây có nhiều văn bản chuyên môn như: Thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, y tế, tòa án, tư pháp, ngoại giao, an ninh, quốc phòng ... Văn bản kỹ thuật: Đặc điểm của văn bản kỹ thuật là khối lượng lớn vì một công trình thường hình thành một bộ văn bản, chứ không phải chỉ một vài văn bản như văn bản hành chính - chuyên môn. Văn bản kỹ thuật thường được sử dụng nhiều trong các cơ quan thuộc các lĩnh vực như: Kiến trúc, xây dựng, cơ khí, trắc địa, thủy văn ... 2- Công tác quản lý và giải quyết VBQLNN trong cơ quan, đơn vị. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, thuận tiện. Trong đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, các cơ quan Nhà nước hằng ngày thường tiếp nhận, xử lý và ban hành rất nhiều văn bản. Cơ quan có vị trí, trách nhiệm càng cao thì khối lượng văn bản đến và ban hành văn bản đi càng nhiều. Vì vậy, việc quản lý và giải quyết văn bản trong mỗi cơ quan phải được thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: tiếp nhận, phân loại, chuyển giao (đối với văn bản đến); soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp lưu (đối với văn bản đi). Đồng thời, phải bảo đảm đuợc yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác, bảo mật và an toàn. Làm được như vậy sẽ góp phần đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, đơn vị vào nề nếp và ngày càng được hoàn chỉnh hơn. 2.1 - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 2.1.1 - Tổ chức quản lý văn bản đến. Công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ quan tiếp nhận của nơi khác chuyển đến được gọi là "công văn đến" hay " văn bản đến ". Văn bản đến cơ quan bằng bất kỳ từ nguồn nào đều phải được chuyển tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan. Đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất. Sau khi có ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn bản phải được chuyển đến tổ chức, cá nhân thực hiện văn bản kịp thời, đúng địa chỉ. Người nhận văn bản quản lý ký nhận vào sổ chuyển văn bản và có trách nhiệm tổ chức thực hiện văn bản đúng quy định. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc việc thực hiện văn bản. 2.1.2 - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu mang danh nghĩa của cơ quan gửi đi đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân được gọi là " Văn bản đi". Văn bản đi do cơ quan ban hành phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm các thủ tục đăng ký, trình ký, đóng dấu, nộp lưu và phát hành. Cá nhân hay đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra rà soát nội dung, thể thức văn bản xem đã đầy đủ, chính xác chưa, kiểm tra lại mức độ "Khẩn", "Mật' (nếu có), Kiểm tra số lượng văn bản, địa chỉ gửi văn bản...sau đó chuyển cho cán bộ văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký, phát hành. Văn thư cơ quan khi nhận bản thảo phải có trách nhiệm rà soát lại lần cuối, đồng thời kiểm tra về mặt thể thức, nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản. Nếu phát hiện có sai sót thì trao đổi với bộ phận soạn thảo văn bản để bổ sung, sửa chữa cho hoàn chỉnh. Để quản lý việc ban hành văn bản của cơ quan được thống nhất về mặt nội dung và thể thức, yêu cầu văn bản của cơ quan, đơn vị và cá nhân nào ban hành thì chính bộ phận cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản đó thực hiện.. Văn bản đi được lập thành hồ sơ lưu trữ để ghi lại các hoạt động của cơ quan. Vì vậy, cần phải được lưu giữ để phục vụ cho việc nghiên cứu và sử dụng. Mỗi một văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi đều được lưu lại cơ quan ít nhất là 02 bản trong đó, 01 bản lưu ở đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc; 01 bản lưu ở văn thư cơ quan để thành lập tập lưu văn bản. Bản lưu văn bản phải là bản gốc. Việc sắp xếp, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng văn bản lưu phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước. 2.1.3 - Quản lý, giải quyết văn bản nội bộ. Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm: Những quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao công văn... Mỗi loại giấy tờ trên phải có sổ đăng ký riêng, trong đó nêu rõ: Số, ký hiệu, ngày, tháng ký, người ký công văn, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận, ký nhận ... theo các quy định như đối với việc quản lý công văn đến và công văn đi. 2.1.4 - Quản lý, giải quyết văn bản mật. Số đăng ký công văn, văn bản mật đến có nội dung cơ bản tương tự sổ đăng ký công văn, văn bản thường, chỉ thêm cột "mức độ mật" sau cột "trích yếu". Đối với những văn bản "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý. Đối với những văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" do thủ trương cơ quan ủy nhiệm cho chánh văn phòng hoặc phó văn phòng hành chính quản lý. Chỉ có người được giao quản lý văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản, công văn . Sổ đăng ký văn bản công văn mật đi tươmg tự như sổ đăng ký công văn đi, nhưng thêm cột ghi "mức độ mật" sau cột "trích yếu". Những văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc", ngoài việc đóng dấu vào công văn phải đánh dấu cả vào phong bì công văn. Riêng công văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" chỉ được đánh dấu vào công văn, người chịu trách nhiệm làm bì trong ghi đầy đủ, số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên bì trong, rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và làm phong bì ngoài. Đối với văn bản Mật chỉ được phổ biến trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành. Không được mang tài liệu, văn kiện mật về nhà riêng. Khi cán bộ đi công tác xa, không được mang tài liệu, công văn mật không liên quan đến công tác được giao. Trong khi giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc vào sổ tay chưa được cơ quan quản lý vào sổ và đánh số. Sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng xem như tài liệu, công văn mật, và được bảo quản như tài liệu mật. Phải có hòm, tủ, khóa chắc chắn để bảo quản công văn, tài liệu mật. 2.1.4 - Quản lý, sử dụng con dấu. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khác theo quy định của pháp luật. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng 01 con dấu cùng loại giống nhau. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tùy tiện mang con dấu theo người. Con dấu của các cơ quan, tổ chức phải giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn thư lưu giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu. II. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đức trạch 1 - Tình hình chung. - Vài nét về điều kiện tự nhiên và xã hội. Đức Trạch là một xã miền biển: phía Đông giáp biển Đông, phía Tây giáp đường QL1A, phía Nam tiếp giáp xã Đồng Trạch, phía Bắc giáp sông Lý Hoà. Với vị trí địa lý nêu trên, Đức Trạch có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc giao lưu, trao đổi kinh tế, văn hoá và nhiều lĩnh vực khác với các địa phương trong huyện, trong tỉnh và trong cả nước. Đức Trạch có diện tích tự nhiên tương đối khiêm tốn, toàn xã có 249 ha đất, trong đó diện tích đất đồi cát hoang chiếm 97 ha, còn lại là đất ở, đất canh tác hầu như không có. Tổng dân số hiện nay là 1.436 hộ, 6.523 khẩu, có 3.126 lao động, được phân bố gần như đồng đều trên 6 thôn. Người dân Đức Trạch có một bề dày truyền thống về tình đoàn kết, gắn bó, tinh thần hăng say lao động, cần cù và sáng tạo trong công việc. Hơn thế nữa, Đức Trạch còn là một xã anh hùng, trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, Đảng bộ và Nhân dân Đức Trạch đã góp một phần xứng đáng công sức của mình cùng với cả nước đấu tranh bảo vệ nền độc lập, thống nhất và toàn vệ lãnh thổ, xây dựng Tổ quốc bình yên. Trong thời kỳ đổi mới, cùng với cả nước, Đức Trạch đang hàng ngày hàng giờ phấn đấu vươn lên, xoá đói, giảm nghèo, ra sức thi đua phát triển kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn; phát triển văn hoá, xây dựng xã hội ấm no hạnh phúc. Bên cạnh đó, Đức Trạch luôn giữ vững ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội; làm tốt công tác quốc phòng - an ninh, đặc biệt trên địa bàn xã có đồn biên phòng 192 đóng quân nên rất thuận lợi cho công tác đảm bảo quốc phòng- an ninh của xã. - Về kinh tế. Xã Đức Trạch là một xã thuần ngư, nghề nghiệp tạo nên thu nhập chính của người dân chủ yếu là đánh bắt hải sản. Tổng sản lượng đánh bắt 16.000 tấn/ KH đề ra là 12.500 tấn, đạt 128%, giá trị 400 tỷ đồng. Trong đó chế biến xuất khẩu 12.000 tấn, giá trị 300 tỷ đồng. Thu nhập bình quân 7 triệu đồng. Toàn xã có 13 tổ hợp nuôi trồng và chế biến hải sản,10 trạm sản xuất đá lạnh, 02 trạm kinh doanh xăng dầu, 05 tổ đóng mới tàu thuyền, 03 triền đà chuyên sửa chữa tàu thuyền và 08 cơ sở chuyên sửa chữa máy móc, thiết bị tăng phô điện phục vụ cho sản xuất. - Về kết cấu hạ tầng. Hiện nay tuy chưa được hoàn chỉnh nhưng về cơ bản vẫn đảm bảo phục vụ tốt cho sinh hoạt và đời sống của nhân dân. Với phương châm "Nhà nước và nhân dân cùng làm", 5 năm qua tổng giá trị đầu tư xây dựng cơ bản đạt 3,6 tỷ đồng, trong đó vốn nội lực 770 triệu, bao gồm các hạng mục Đường, Trường, Trạm. Hiện toàn xã đã có điện lưới 100%, có đường bê tông về đến trụ sở UBND và một số thôn. Trụ sở UBND được đầu tư xây mới kiên cố, nhà 2 tầng, đủ phòng làm việc. Trạm y tế xã cũng đã được nâng cấp, gần đây được xây mới, nhà 2 tầng, tạm đáp ứng đủ nhu cầu khám chữa bệnh và điều trị cho nhân dân trên địa bàn xã. Các thôn hầu hết đã có nhà văn hóa. - Về tổ chức trong hệ thống chính trị. Đảng bộ xã có 176 đảng viên (trong đó 17 đảng viên dự bị) sinh hoạt ở 10 chi bộ. Hội đồng nhân dân xã nhiệm kỳ 2004-2009 có 25 đại biểu, ủy ban nhân dân xã có 7 thành viên và ủy ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã đã tập hợp đầy đủ các thành viên trong khối mặt trận gồm các tổ chức đoàn thể như Hội thanh niên, Hội cựu chiến binh, Hội nông dân, Hội phụ nữ, Hội người cao tuổi và Hội chữ thập đỏ. Nhìn chung, trong thời gian gần đây, xã Đức Trạch đã có nhiều bước chuyển biến và thay đổi mới hơn so vơi trước về nhiều mặt. Song so với mặt bằng chung của toàn huyện thì Đức Trạch đang còn gặp nhiều khó khăn ( 9,7% hộ dân đang thuộc diện hộ nghèo). Tuy nhiên, phát huy truyền thống của một xã Anh hùng, phát huy cao độ đức tính cần cù, chịu khó của người dân ở đây; với tiềm lực phát triển kinh tế của địa phương còn rất dồi dào cùng với sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng bộ sẽ là nguồn nội lực thúc đẩy kinh tế-xã hội của xã nhà phát triển mạnh mẽ trong những năm đầu của kỷ nguyên mới, đặc biệt là trong vấn đề chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng CNH, HĐH… 2 - Tình hình thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Đức Trạch. ủy ban nhân dân (UBND) xã Đức Trạch là cơ quan hành chính cấp xã, có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Hiến pháp, Pháp luật và các nhiệm vụ khác của cơ quan Nhà nước cấp trên. Đồng thời, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã Đức Trạch - UBND xã còn phải thực hiện các nhiệm vụ mà Nghị quyết của Hội đồng nhân dân đề ra và thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực ở cơ sở. Với chức năng và nhiệm vụ như trên nên thường ngày UBND xã tiếp nhận và xử lý cũng như soạn thảo và ban hành khá nhiều văn bản thuộc chức năng và thẩm quyền của mình. Trong khoảng 3 năm trở lại đây, công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã được thực hiện khá tốt, thông qua những kết quả đã làm được: Trước hết, ngay từ đầu nhiệm kỳ mới (2004-2009), UBND đã xây dựng được bản quy chế quy định về các nội dung chủ yếu của công tác văn thư - lưu trữ, trong đó có nội dung nói về việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã. Đây chính là cơ sở ban đầu để đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã từng bước đi vào nề nếp. + Năm 2004, UBND xã đã tiếp nhận và xử lý toàn bộ là 476 văn bản đến; ban hành 185 văn bản đi. Trong 155 văn bản đi có 42 văn bản quy phạm pháp luật, 98 văn bản nội bộ, còn lại là văn bản hành chính thông thường. + Năm 2005, tiếp nhận 658 văn bản đến và ban hành 345 văn bản đi. Trong đó có 55 văn bản QPPL,185 văn bản nội bộ, còn lại là văn bản hành chính thông thường. + 6 tháng đầu năm 2006, UBND xã đã tiếp nhận 350 văn bản đến , ban hành 225 văn bản đi. Trong đó có 45 văn bản QPPL, 120 văn bản nội bộ , còn lại là văn bản hành chính thông thường. Về công tác cán bộ: Thực hiện Nghị định 09/1998/NĐ-CP của chính phủ "Quy định về chức danh chuyên môn thuộc UBND xã, phường, thị trấn"; trong đó có chức danh văn phòng làm việc chuyên môn. UBND xã đã lựa chọn và sắp xếp lại chức danh này đảm bảo có đầy đủ các tiêu chuẩn về lý lịch, sức khỏe, trình độ năng lực và nhiệt tình công tác, đặc biệt là đã được qua đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghệp vụ công tác văn phòng. Đến nay, hoạt động công tác của văn phòng UBND dần dần ổn định và đi vào nề nếp, nhất là trong công tác giải quyết công văn giấy tờ của UBND, nhờ đó mà mọi công việc của UBND đều được giải quyết trôi chảy. Về phương tiện cơ sở vật chất: Văn phòng UBND xã được trang bị cơ bản đầy đủ các phương tiện như máy vi tính, bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu và các phương tiện cần thiết khác. Công tác xây dựng văn bản đã bảo đảm hợp lý, hợp pháp, đúng thể thức, đúng quy trình kỹ thuật. Công tác quản lý văn bản đi, đến, nội bộ bảo đảm tính chặt chẽ và phải theo nguyên tắc chung, mọi công văn , giấy tờ đến UBND xã bằng bất cứ con đường nào, phương tiện nào đều được qua văn thư, đăng ký vào sổ, đóng dấu và quản lý thống nhất. Các văn bản đến sau khi có ý kiến người có thẩm quyền đều được chuyển giao đến người thực hiện kịp thời, chính xác. Các văn bản gửi đi đều được kiểm tra bảo đảm đúng đắn, chính xác cả nội dung và thể thức. Người nhận văn bản ký nhận vào sổ đầy đủ, công tác tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thực hiện văn bản đúng nguyên tắc thủ tục trình tự và đúng luật định. Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng quy định theo Nghị định số 62 của Chính phủ. Công tác lập hồ sơ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và căn cứ vào nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ để tập hợp văn bản. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được ( hay những ưu điểm) nêu trên, công tác công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã còn có một số khuyết điểm như sau: - Lực lượng cán bộ được giao làm công tác văn thư trình độ nghiệp vụ còn nhiều hạn chế, nhất là đối với người được giao soạn thảo văn bản. Trong soạn thảo văn bản có khi chưa bảo đảm được yêu cầu, thể thức của văn bản, ghi tên cơ quan ban hành văn bản chưa đúng địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản đặt không đúng vị trí, không dấu phẩy ở địa danh ngày, tháng. Tên loại trích yếu văn bản ghi chưa đầy đủ. Đặc biệt thẩm quyền chức vụ người ký văn bản chưa thể hiện đúng và kỹ thuật biên tập văn bản còn hạn chế về nội dung và cách dùng từ ngữ trong văn bản. - Phương tiện và cơ sở vật chất đầu tư chưa cao, chỉ dừng lại ở mức đáp ứng yêu cầu cơ bản. Từ những thực trạng cơ bản như trên có thể rút ra được nguyên nhân của những ưu điểm và hạn chế như sau: 3 - Nguyên nhân. 3.1 - Nguyên nhân ưu điểm. Trước hết, có thể khẳng định là do nhận thức của phần lớn cán bộ ngày càng được nâng cao cho nên đã thấy được tầm quan trọng của công tác xây dựng, quản lý sử dụng văn bản. Thấy được đây là trách nhiệm của các cơ quan UBND xã, trước hết là đồng chí Chủ tịch và Văn phòng trong việc điều hành các hoạt động của UBND xã cũng như trong công việc thực hiện các chức năng thuộc chuyên môn của mình để từ đó có sự điều chỉnh kịp thời và có ý thúc xây dựng tốt hơn. Để tiến tới từng bước cải cách nền hành chính quốc gia, cho nên trong thời gian qua, lãnh đạo các cấp từ xã đến huyện đến tỉnh thường xuyên quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ văn phòng và thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng kiến thức và nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng ở cấp cơ sở. Nhờ đó mà cán bộ văn phòng UBND xã có điều kiện để học tập nâng cao kiến thức về nghiệp vụ để làm việc đạt hiệu quả cao hơn. Được sự quan tâm và chỉ đạo trực tiếp của UBND xã đối với công tác văn phòng thể hiện qua việc ban hành Quy chế về công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã, hơn nữa là phải kể đến sự nổ lực cố gắng của cán bộ văn phòng đã phát huy tốt tinh thần trách nhiệm của mình dối với chức trách và nhiệm vụ được giao. 3.2 - Nguyên nhân hạn chế. Cũng nói về nhận thức, nhưng ở đây là do nhận thức của một bộ phận nhỏ cán bộ trong UBND vừa xem nhẹ công tác quản lý và giải quyết văn bản vừa có thái độ coi thường cán bộ làm công tác văn phòng. Là cấp cơ sở, cho nên nhiều khi cán bộ trong UBND làm việc với nhau hoặc là nể nang nhau, hoặc là quá tin tưởng vào nhau để rồi dể bỏ qua cho nhau, kể cả đó là những nguyên tắc cơ bản. Cán bộ văn phòng tuy đã có nhiều cố gắng trong công việc, nhưng chưa thực sự phát huy hết chức năng của mình trong việc điều hành các hoạt động của UBND cũng như trong việc thực hiện công việc thuộc chuyên môn của mình… Từ những ưu điểm và những hạn chế cũng như những nguyên nhân dẫn đến những ưu điểm và những hạn chế nêu trên , UBND xã cần phải phát huy những nguyên nhân tích cực và có biện pháp khắc phục những nguyên nhân gây cản trở để từ đó làm cho công tác quản lý và giải quyết văn bản của xã ngày một tốt hơn, đáp ứng đòi hỏi ngày một cao trong hoạt động quản lý Nhà nước. III - phương hướng và Những giải pháp chủ yếu trong việc thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản quản lý nhà nước của UBND xã Đức Trạch. Phương hướng chung Báo cáo chính trị tại Đại hội lần thứ XXI nhiệm kỳ 2005 - 2010 của BCH Đảng bộ xã Đức Trạch nêu rõ phương hướng hoạt động trong năm năm tới là: Tập trung phát triển kinh tế trên cơ sở đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế và phát triển kinh doanh, phát triển và đa dạng hóa các nghành nghề theo hướng sản xuất hàng hóa. Nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo; quan tâm chăm lo sức khỏe và đời sống vật chất, văn hóa và tinh thần cho nhân dân; tăng cường cũng cố QP - AN, giữ vững ổn định chính trị và bảo đảm trật tự an toàn xã hội Nâng cao hiệu lực quản lý và hiệu quả hoạt động của UBND, chú trọng xây dựng bộ máy chính quyền trong sạch, vững mạnh, có đủ khả năng thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn của mình trong hoạt động QLNN trên tất cả các lĩnh vực ở cơ sở. Đổi mới và bổ sung quy chế hoạt động của UBND và quy chế về công tác văn thư - lưu trữ của UBND. Quy định rõ trách nhiệm và thẩm quyền trong công tác quản lý và giải quyết văn bản. Phát huy vai trò, chức năng và hoạt động của văn phòng trong việc điều hành các hoạt động của UBND, đồng thời đề