Thuyết trình Báo cáo khoa học - Presentation (Phần 2)

Thuyết trình báo cáo khoa học - Presentation - Bài 2/3 (1 vote) 07/05/2007 Mục lục bài viết Thuyết trình báo cáo khoa học - Presentation - Bài 2/3 Phần IV Trang 1 / 2 Phần III Sử dụng hình ảnh trực quan Nếu bạn dự định sử dụng các hình ảnh trực quan, hãy chú ý là không nên có quá nhiều thông tin trên mỗi slide. Tổng quát, hình ảnh trực quan chỉ nên sử dụng để minh họa thông tin chỉ khi mà trái lại cần nhiều thời gian để giải thích. Khi bạn thiết kế hình ảnh cho bài nói, suy nghĩ về cách làm thế nào để trình diễn thông tin. Bạn có dự định sử dụng biểu đồ dạng cánh quạt, đồ thị dạng cột hay các đồ thị thông thường? Cách ghi nhãn (label) cho hình ảnh thế nào? Càng đơn giản bao nhiêu, bài trình bày sẽ tốt bấy nhiêu. Đừng sử dụng quá nhiều từ ngữ trên hình ảnh, nhưng có thể sử dụng nhiều màu sắc và font chữ khác nhau cho các điểm nhấn. Sử dụng hình ảnh cho bài nói sẽ làm tăng tầm quan trọng đối với khán giả. Sau đây là một số câu hữu ích biểu thị hình ảnh: "Đồ thị này cho (bạn) thấy..." "Hãy chú ý (nhìn) vào ... này" "Nếu bạn để ý vào (biểu đồ, đồ thị, bảng) này, bạn sẽ (nhận) thấy..." "Tôi muốn bạn để ý vào ... này" "Biểu đồ này minh họa các hình ..." "Đồ thị đem lại cho bạn điểm suy giảm của..." Khi bạn biểu thị hình ảnh cho khán giả, hãy để cho họ có đủ thời gian tiếp thu hết thông tin. Khoảng dừng sẽ cho phép họ nhìn thông tin và tiếp theo là giải thích tại sao hình ảnh đó là quan trọng. Ngôn ngữ sử dụng để nói "tại sao hình ảnh này quan trọng" "Như bạn thấy..." "Điều này rõ ràng cho thấy ..." "Từ đây, chúng ta có thể hiểu tại sao/bằng cách nào ..." "Phần này có tầm quan trọng thực tế về ..." "Vùng này của biểu đồ là thú vị ..." Sử dụng giọng điệu Đừng nói với giọng đều đềuDon - nó sẽ làm nhàn chán đối với khán giả. Bằng cách thay đổi tốc độ nói và giọng điệu, bạn sẽ có thể giữ đuợc sự chú ý của khán giả. Hãy đảm bảo bạn có các điểm tạm dừng (pause) thích hợp đúng chỗ - thường là giữa các ý tưởng trong câu. Ví dụ "Chiến lược đầu tiên bao gồm tìm hiểu về thị trường (tạm dừng) và tìm kiếm những gì chúng ta mong muốn. (tạm dừng) Các khảo sát về khách hàng (tạm dừng) cũng như đào tạo nhân viên (tạm dừng) sẽ giúp chúng ta thực hiện điều đó." Đừng quên - nếu bạn nói quá nhanh bạn sẽ bỏ rơi khán giả! Ngôn ngữ thân thể Hầu hết người trình bày thường là đứng thay vì ngồi trong suốt buổi báo cáo. Hãy cố đứng không đút tay vào túi quần hoặc cánh tay vượt quá cằm. Thay vì thế, hãy tìm vị trí mà bạn cảm thấy an tâm và thư giãn. Bạn có thể luyện tập trước gương để tìm ra tư thế thích hợp với bạn. Bạn có các biểu hiện kích thích không? Đồ trang sức bình thường hoặc đầu tóc của bạn có thể làm trễ nải người nghe. Nếu có thể, luyện tập bài nói của bạn qua Video từ đó có thể loại bỏ các biểu hiện ồn ào. Giữ mắt của bạn liên hệ với khán giả trong khi nói. Nếu có thể, nhìn tất cả mọi người tốt hơn là nhìn chằm chằm vào một người. Nếu bạn cảm thấy khó khắn khi nhìn vào người khác, tập trung vào 1 điểm ngay trên mắt họ - nó sẽ giúp khán giả hiểu rằng bạn đang nhìn họ hơn là nhìn chằm chằm. Tóm tắt - tóm luợc Vào cuối báo cáo, bạn nên tóm lược lại bài nói của bạn và gợi lại cho khán giả những gì bạn đã nói. Ngôn ngữ để tóm lươc "Phần này đã đưa bạn đến cuối bài trình bày. Tôi đã trình nói về ..." "Vâng, đó là những gì tôi muốn nói lúc này. Chúng ta đã trao đổi về ..." "Như vây, đó là chiến lược tiếp thị của chúng ta. Tóm lược lại, chúng ta ..." "Để tổng kết, Tôi..." liên quan đến phần kết bài trình bày của bạn là phát biểu mở đầu của bạn. Phần IV Ngôn ngữ chỉ sự quan hệ "Vì vậy Tôi mong rằng bạn sẽ thấy rõ ràng hơn chút về cách làm thế nào chúng ta có thể đặt được mức độ tăng hàng bán ra khoảng 20%." "Trở lại với câu hỏi ban đầu, chúng ta có thể đạt được/thu được..." "Như chúng ta vừa đi qua những gì tôi nói, Tôi muốn đi trở lại ban đầu khi tôi đặt câu hỏi với các bạn..." "Tôi hy vọng, bài thuyết trình hôm nay sẽ hỗ trợ bạn những thông tin tôi đã nói lúc bắt đầu..." "Về mặt thực tế, trả lời câu hỏi đầu tien của tôi. Chúng ta có thể đạt được mức đọ bán hàng khoảng ..." Nắm bắt câu hỏi Cảm ơn khán giả về sự có mặt của họ và mời họ đặt câu hỏis. "Cảm ơn sự có mặt của quý vị/thầy cô ngày hôm nay - và bây giờ là phần thảo luận, tôi rất vui lòng được trao đổi." "Cảm ơn sự tham dự của quý vị - và bây giờ tôi xin lắng nghe các câu hỏi trao đổi của quý vị." "Phần này đã đưa chúng ta đến phần cuối của bài thuyết trình. Cảm ơn sự hiện diện của quý vị. Tôi rất vui lòng trả lời và trao đổi sâu thêm các câu hỏi của quý vị." Khi bạn đón nhận câu hỏi, cảm ơn người đã hỏi mình và tiếp theo nhắc lại câu hỏi của họ. Bằng cách nhắc lại câu hỏi khán giả bạn có thể kiểm tra lại rằng bạn đã hiểu câu hỏi và đem lại cho bạn thời gian suy nghĩ về câu hỏi. Như vậy, bằng cách đưa ra câu hỏi lần nữa cũng giúp cho các thành viên khác trong số người tham dự hiểu thêm về câu hỏi. "Cảm ơn bạn. Vâng bạn muốn thông tin chi tiết hơn về chiến lược của chúng tôi?" "Đây quả là một câu hỏi thú vị. Bằng cách nào chúng ta có thể thu lợi một cách chủ động?" "Cảm ơn về câu hỏi. Kế hoặc năm sau là gì?" Sau khi bạn trả lời câu hỏi, hãy kiểm tra lại xem người đó có hài lòng với câu hỏi của bạn không. "Câu trả lời này có đáp ứng câu hỏi của bạn không?" "Bạn có theo được những gì tôi nói không?" "Tôi mong giải thích này thỏa mãn câu hỏi của bạn." "Tôi mong đó là những gì bạn muốn biết!" Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi, hãy nói rằng bạn không biết. Tốt hợn là thừ nhận bạn không biết về vấn đề nào đó hơn là tự suy đoán và có thể dẫn đến trả lời sai. Bạn có thể nói như sau: "Đây quả là câu hỏi thú vị. Thực sự là câu hỏi này vượt qúa sự hiểu biết của tôi, nhưng tôi sẽ cố gắng gửi câu trả lời cho bạn qua thư." "Tôi e rằng tôi chưa thể trả lời câu hỏi của bạn lúc này. Tôi sẽ có phản hồi cho bạn sau này." "Câu hỏi hay. Tôi thực sự không biết! Bạn nghĩ sao?" "Đúng là câu hỏi rất hay. Tuy vây, chúng tôi không có các hình ảnh/đồ thị về vấn đề này, vì thế tôi không thể trả lời chính xác cho bạn." "Thật không may, Tôi không phải là người am hiểu sâu để trả lời câu hỏi đó." Bạn nên làm gì nếu xảy ra 1 điều gì đó không tốt? Bạn thấy rằng mình đã lạc mất khán giả? Hãy gợi lại những gì bạn nói. "Hãy để tôi trình bày theo một cách khác." "Có lẽ Tôi sẽ nhắc lại vấn đề đó." "Đặt theo một cách khác, điều này có nghĩa ..." "Điều tôi muốn trình bày là..." Quên mất là bạn đang ở đâu trong bài thuyết trình? Hãy nhìn vào thẻ đề mục của bạn mà bạn đã chuẩn bị trước. Bạn đã xong điểm này chưa? Nếu vậy, hẫy tạo liên kết đến chủ điểm tiếp theo. Look at your index card to see what your point was. Did you make your point? If so, make your link to the next point. Không thể nhớ từ? Nếu có khó khăn đối với bạn - đôi khi bạn quên, hoặc từ đó rất khó đánh vần, bạn nên viết nó vào thẻ chỉ mục. Tạm dừng một chút, nhìn xuống thẻ và đọc từ đó. Nếu bạn lạc mất câu và không thể nhwos từ. Hãy nói với khán giả bạn đang trở lại điểm xuất phát của chủ điểm. "Điều tôi muốn trình bày là..." "Về bản chất ... " "Về cơ bản..." Chúc thành công - Good Luck! Tất cả những độc giả của một bài báo ít nhất cũng sẽ đọc đầu đề của bài báo. Vì vậy đầu đề bài báo phải được đặt đặc biệt cẩn thận và trau chuốt lại mỗi khi xem lại bản thảo (1) và các ban biên tập thường phải đề nghị tác giả sửa lại đầu đề bài báo. Viết một đầu đề tốt là một nhiệm vụ khó khăn nhưng là việc bắt buộc phải làm. Đầu đề bài báo phải nói lên nội dung của bài báo với sự chính xác và súc tích nhất. Đầu đề bài báo cùng với phần tóm tắt phải tạo thành một cấu trúc hoàn toàn độc lập với phần còn lại của bài báo, nhưng phải phản ảnh chính xác nội dung của toàn bài báo. Phần đầu đề và tóm tắt có thể so sánh với một bài báo được viết trên một tấm bưu thiếp (2). Với người đọc, đầu đề có vai trò thu hút và chọn lọc (2): khi đọc đầu đề, người ta sẽ quyết định xem có đọc phần tóm tắt hay không. Có thể xem đầu đề bài báo bằng hai cách: Đọc lướt các bản mục lục của các tạp chí hay cuốn tập hợp các bản tóm tắt như cuốn Current Contents; hoặc có thể thực hiện một thư mục theo chủ đề: nghĩa là tìm tất cả những bài báo viết về một chủ đề bằng cách tra trong các cuốn niên giám như cuốn Index Medicus hay tra ở các hệ thống tin học thống kê về vấn đề đó như Medline hay Internet . Một đầu đề tồi sẽ làm cho một công trình không được biết đến Một đầu đề phải tránh hai khuynh hướng: Quá ngắn gọn, có nguy cơ không phản ánh được nội dung đặc trưng của bài báo. Quá chi tiết, có nguy cơ quá dài. Những tiêu chuẩn của một đầu đề bài báo tốt: Một đầu đề tốt phải sáng sủa, đặc trưng, không có tính gợi ý. Độ dài của đầu đề: Đầu đề phải ngắn (10 đến 15 từ) để có thể cho phép đọc nhanh (2): "Các biểu hiện khác nhau giữa các khối u lymphome angiocentriques nguyên phát và thứ phát của virus Epstein-Barr", "Calcitonin với việc đề phòng mất xương thời kỳ sau mãn kinh". Các đầu đề trên không vượt quá 14 từ, tuy nhiên khá cụ thể. Tuy vậy sự ngắn gọn của đầu đề không được làm độc giả nhầm lẫn về nội dung bài báo. Ví dụ một đầu đề chung chung như kiểu "Đái đường" không phù hợp với một bài báo nghiên cứu về một mặt đặc hiệu nào đó trong chẩn đoán hay trong điều trị đái tháo đường. Nói chung, đầu đề càng dài khi nội dung đề cập càng cụ thể: "Ung thư dạ dày", "Điều trị ngoại khoa ung thư dạ dày", "Kết quả điều trị ngoại khoa ung thư dạ dày", "Kết quả điều trị ngoại khoa ung thư nông của dạ dày". Những đầu đề chi tiết tạo ra sự rất cụ thể "Tác dụng của Levamisole trong dự phòng những đợt tiến triển của bệnh Crohn tiềm ẩn: nghiên cứu tiến cứu có kiểm chứng tại nhiều trung tâm trên 155 bệnh nhân". Trong ví dụ này, đầu đề rất cụ thể nhưng số từ được sử dụng vượt quá 20 từ. Một đầu đề dài như vậy làm khó đọc. Tuy nhiên có thể rút ngắn lại đầu đề đó mà vẫn giữ được tính chính xác. Các đầu đề phụ Sử dụng các phụ đề chỉ là một thoả hiệp. Ví dụ: "Những u xơ khu trú lành tính của màng phổi. Nghiên cứu giải phẫu bệnh lâm sàng và hoá miễn dịch tế bào trên sáu trường hợp”, "Ung thư đại tràng. Kết quả điều trị ngoại khoa. Trình bày một thống kê 234 bệnh nhân". Đầu đề được chia thành hai hay ba phần bằng các dấu chấm, dấu phẩy hay hai chấm. Điểm lợi là cho phép đọc với hai tốc độ, phần đầu là chủ đề, phần sau nêu cụ thể về nghiên cứu được tiến hành. Tuy nhiên tốt nhất là nên cô đọng toàn bộ thông tin vào một đầu đề duy nhất. Trên thực tế, nguy cơ của những phụ đề này là làm cho đầu đề gần như trở thành một tóm tắt, do đó thành những đầu đề dở kiểu như "Những triển vọng của ghép gan khác chỗ ở người. Xơ gan và u nguyên phát của gan. Nghiên cứu chủ yếu là thống kê dựa trên những bệnh nhân tử vong trong thời gian một năm trong một bệnh khoa tiêu hoá vùng Paris". Phụ đề thứ ba ám chỉ phương pháp nghiên cứu là hoàn toàn không cần thiết. Hơn nữa, trong phụ đề đầu tiên, từ có tính chủ quan "Triển vọng" có thể được thay bằng từ "Kết quả" là một từ có tính mang thông tin nhiều hơn và đầu đề đáng ra phải bắt đầu bằng "Ghép gan khác chỗ ở người" rồi tiếp bằng phụ đề: "Kết quả ở bệnh xơ gan và u nguyên phát của gan" "Một bệnh khoa ở Paris" rõ ràng là hoàn toàn không cần thiết và hơn nữa không chính xác. Văn phong Những từ chứa đựng thông tin nhiều nhất phải đặt ở đầu của đầu đề, đó là vị trí nhấn mạnh, thu hút sự chú ý. Những khái niệm không cần thiết, không chứa đựng thông tin thì không nên sử dụng như là "Những nghiên cứu mới đây về ..." "Nhân ...", "Nhận xét về ..." Sai lầm sẽ nhân đôi nếu lại đặt những cách diễn đạt như vậy ở vị trí nhấn mạnh. Đừng đưa vào đầu đề những từ không mang thông tin. Tác dụng của ... Những hiểu biết mới đây về... Nhân ... Nhận xét về... Đóng góp vào nghiên cứu... Vấn đề của... Nhìn lại về... (thật là một cách bắt đầu quá dở cho một bài báo công bố Kết quả nghiên cứu). Thường nên dùng một văn phong trung tính không khẳng định kiên quyết "Hội chứng Gardner-Diamond trên một bé gái 14 tuổi. Thảo luận về giá trị chẩn đoán của các thử nghiệm bì". Có những tác giả muốn chỉ ra kết quả trong kiểu đặt đầu đề "Không có sự khác nhau giữa tăng huyết áp ác tính và tăng huyết áp tiến triển”. Điều này làm nhầm tưởng là kết quả có giá trị không thể chối cãi, nếu không những kết luận có thể được ngoại suy một cách lạm dụng chỉ đơn giản do đọc đầu đề. Đặc biệt có những đầu đề tìm cách gợi sự tò mò ở người đọc: "Đề phòng chảy máu tái phát ở người xơ gan. Liệu pháp tiêm xơ có tốt hơn propranolol?", "Nội soi hay X quang? Lựa chọn của bệnh nhân. Nghiên cứu so sánh tiến cứu về sự chấp nhận của người bệnh đối với nội soi phần trên ống tiêu hoá và chụp X quang". Một sự chất vấn người đọc như vậy phù hợp với dạng bài xã luận hơn là một bài đăng kết quả nghiên cứu. Dạng đầu đề hỏi cũng tìm cách gợi ra phản ứng của người đọc nhưng với cách ít khêu gợi hơn "ảnh hưởng của thai nghén trên tiến triển của bệnh Hodgkin?", "Trong điều trị cơn hen cấp có nên chỉ định phối hợp sympathomimetics với methylxanthines?". Đầu đề ở đây tương ứng với câu hỏi ai đặt vấn đề nghiên cứu" Một số đầu đề khác có cấu trúc phức tạp. Nó bao gồm sự pha trộn các văn phong trên đây: Dạng hỏi, phụ đề, dạng hỏi-trả lời. Chúng tôi không khuyên kiểu trình bày đó: sự phức tạp làm khó có thể đọc nhanh được. Nếu đầu đề bắt buộc phải phức tạp, không nghi ngờ gì nữa bài báo đáng được chia ra thành nhiều bài riêng biệt. LÀM THẾ NÀO XÂY DỰNG MỘT ĐẦU ĐỀ Nên tham khảo một vài số của một tạp chí để quen với cách sử dụng đầu đề của tạp chí đó. Cũng nên tham khảo phần lời khuyên cho các tác giả trong đó đôi khi giới hạn số lượng từ hay phong cách của đầu đề. Để xây dựng đầu đề, chúng tôi khuyên nếu có thể được, nên dùng những từ khoá trong bộ Index Medicus. Cách chọn từ cho một đầu đề như vậy có hai điểm lợi: tránh được việc dùng trong đầu đề những từ không có tính thông tin, những danh từ không thường dùng, những từ mới hay những từ quá cổ. Hơn nữa, điều đó đảm bảo rằng bài báo sẽ được ghi đúng đắn trong những cuốn chỉ dẫn có đăng lại trực tiếp những từ của đầu đề như trong cuốn Current Contents. Khi đã chọn được từ cho đầu đề, cần tìm cách xếp đặt chúng theo trật tự, tốt nhất là tôn trọng nguyên tắc vị trí chủ chốt, có tính đến tính riêng biệt của bài báo. Cần đọc lại toàn bộ đầu đề một lần cuối để đảm bảo rằng không có lỗi về cú pháp, không có lỗi chính tả, không viết tắt và không có các danh từ mà người đọc có thể hiểu nước đôi. Nên đưa dự thảo đầu đề cho một hay hai đồng nghiệp đọc để đề nghị họ cho lời khuyên. Nếu kết quả không được hài lòng, điều đó có nghĩa là phải viết lại đầu đề. Đầu đề có thể viết rất nhanh trước khi bắt đầu viết bài báo, tuy nhiên khi kết thúc bài báo, bao giờ cũng phải xem lại đầu đề để đảm bảo đã suy nghĩ kỹ về việc chọn từng từ và sử dụng tốt nhất các từ đó (4). ĐẦU ĐỀ THÔNG DỤNG Một đầu đề thông dụng (titre courant, running title) là một đầu đề rút gọn được một số tờ tạp chí đặt ở phần trên các trang của bài báo. Nó bao gồm ít hơn 40 ký tự hay khoảng trống. Ví dụ, một bài báo có tên "Đánh giá chủ quan và khách quan lâu dài phẫu thuật chống trào ngược ở bệnh nhân viêm thực quản trào ngược: nghiên cứu trên 215 bệnh nhân" có đầu đề thông dụng là "phẫu thuật chống trào ngược". Một số tạp chí tự đặt đầu đề này, một số yêu cầu tác giả đặt.