Thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol

THUYẾT QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA HENRY FAYOL Sinh viên thực hiện : HÀ VIỆT TÙNG TỐNG VĂN ĐẠI Hoàn cảnh ra đời : Bối cảnh xã hội Châu Âu mà tiêu biểu là Pháp đang trong giai đoạn công nghiệp phát triển mạnh mẽ, số lượng công xưởng, máy móc và công nhân tăng nhanh chóng nhưng cũng chứng kiến những cuộc nổi dậy của công nhân mà tiêu biểu là công nhân Lyon (Pháp), phong trào hiến chương (Anh),.. Kinh tế tư bản hình thành và phát triển nhanh ở Châu Âu. Với nền tảng cơ khí và cơ giới hóa. Trong lĩnh vực khoa học quản lý “Thuyết quản lý theo khoa học” của F.W Taylor được truyền bá rộng rãi từ Mỹ sang các nước Châu Âu với ảnh hưởng lớn trong suốt nửa đầu thế kỷ XX. Quá trình công nghiệp hóa ảnh hưởng lớn tới đời sống của con người, tới công việc quản lý, đặt ra yêu cầu về cách tiếp cận mới về quản lý và một các phương pháp quản lý mới. Vài nét về tác giả Henry Fayol và Thuyết quản lý hành chính : Henry Fayol sinh năm 1841 trong một gia đình tư sản Pháp. Ông tốt nghiệp kỹ sư mỏ năm 1860 và gần như cả đời ông làm việc cho tập đoàn Xanhdica. Năm 77 tuổi ông ngừng làm cho Xanhdica và những năm còn lại ông dành cho nghiên cứu về quản lý hành chính. Năm 1900 ông có bài luận văn gửi tới Hội nghị khia thác mỏ và luyện kim. Tiếp đó ông hoàn thành cuốn sách “Quản lý hành chính chung và trong công nghiệp”, xuất bản năm 1915. Tác phẩm “Quản lý công nghiệp và tổng quát”xuất bản năm 1949 là tác phẩm chủ yếu của ông. Và với Thuyết quản lý theo hành chính Fayol đã được coi là người đặt nền móng cho lý luận quản lý cổ điển, là “một Taylor của châu Âu” và là “người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại” (trong xã hội công nghiệp). Nội dung chính của thuyết Quản lý hành chính : 3.1 Quan niệm và cách tiếp cận : Fayol đưa ra định nghĩa “Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức điều khiển, phối hợp và kiểm tra”. Và đó cũng 5 chức năng co bản của nhà quản lý mà ông nêu ra. Ông phân loại hoạt động của một bất ký tổ chức nào hay một hang kinh doanh gồm 6 nhóm : Một là các hoạt động kỹ thuật. Hai là thương mại, mua bán, trao đổi. Ba là tài chính, việc dử dụng vốn. Bốn là an ninh Năm là dịch vụ hạch toán, thống kê. Sáu là quản lý hành chính.=> nhóm này liên quan tới cả năm nhóm trên và là sự tổng hợp của các nhân tố trên để tạo ra sức mạnh. Fayol cho rằng những ai ở cấp quản lý cao nhất như giám đốc quản trị hay một viên tướng chỉ huy quân đội, có chung một nhiệm vụ là có thể chuyển đổi cho nhau, công việc của họ là quản lý thuần túy còn các hoạt động khác họ chỉ tham gia gián tiếp và giao cho cấp dưới đảm nhiệm. Ông xem xét quản lý từ trên xuống dưới và ông đã cố chứng minh rằng quản lý hành chính là một công việc, là một hoạt động chung cho bất kỳ một tổ chức lớn nào. Một người quản lý thành công được là do những phương pháp mà anh ta áp dụng và các nguyên tắc chỉ đạo của anh ta chứ không phải nhờ các phẩm chất cá nhân của anh ta. 3.2 Năm yếu tố của nhà quản lý hay chức năng của nhà quản lý : Dự đoán và lập kế hoạch : Ông coi đây là một nội dung quan trọng hàng đầu trong quản lý hành chính và là chức năng cơ bản của nhà quản lý “Kế hoạch tốt nhất không thể đoán trước được tất cả những sự việc bất ngờ có thể xảy ra nhưng nhất định có dành một phần cho những sự việc này và chuẩn bị vũ khí có thể cần đến khi đang bị ngạc nhiên sửng sốt”. Và nhà quản lý phải có phẩm chất và năng lực đặc biệt, phải có kiến thức, kinh nghiệm, tính sáng tạo, dám hành động và phải biết dùng người. Tổ chức : hay tổ chức công việc kinh doanh là : - Là cung cấp mọi thứ có tác dụng cho sự hoạt động của nó như : nguyên liệu thô, vốn, công cụ, nhân sự. - Và ông đã đưa ra 16 quy tắc hướng dẫn hay còn gọi là “ Những chức trách của nhà quản lý trong tổ chức” : 1 : Đảm bảo kế hoạch được chuẩn bị đứng đắn và thực hiện nghiêm chỉnh. 2 : Các nguồn lực phải phù hợp với mục tiêu, lợi ích và yêu cầu của hang. 3 : Có một sơ quan quản lý duy nhất có năng lực, hoạt động mạnh. 4 : Kết hợp hài hòa với các cố gắng, phối hợp. 5 : Đưa ra quyết định chính xác, rõ ràng, dứt khoát. 6 : Tổ chức việc tuyển chọn có hiệu quả. 7 : Xác định rõ ràng các nhiệm vụ. 8 : Khuyến khích tính sáng tạo, tinh thần và trách nhiệm. 9 : Khen thưởng lâu dài và thích đáng cho công việc hoàn thành. 10 : Thực hành phạt những lỗi lầm và khuyết điểm. 11 : Để tâm đến việc duy trì kỷ luật. 12. Đảm bảo lợi ích chung trước và lợi ích cá nhân là phụ thuộc.\ 13 : Chú ý tới tính thống nhất của mệnh lệnh. 14 : Giám sát cả vật chất và con người. 15 : Kiểm tra tất cả mọi việc. 16 : Đấu tranh chống các hiện tượng vượt quá giới hạn quy định, quan lieu mệnh lệnh giấy tờ. - Fayol đưa ra trật tự thứ bậc của bộ máy quản lý hành chính của tổ chức và bản đồ tổ chức. Gồm : C1 : Ban giám đốc, điều hành. C2 : Cấp quản lý bậc trung. C3 : Cấp quản lý cơ sở, bộ phận. Hệ thống các chuyên gia và nhân viên. Chức năng điều khiển : Khởi động tổ chức và đưa vào hoạt động theo mục tiêu đã đặt ra và Ông cho rằng người quản lý phải là người gương mẫu. Chức năng phối hợp : Nhà quản lý phải thực hiện cuộc họp hàng tuần giữa các ban, kết hợp hài hòa các lợi ích, cân bằng hợp lý các khía cạnh vật chất, xã hội và chức năng, làm cho một chức năng tương quan với chức năng khác, duy trì một cán cân tài chính và chấp thuân cho tất cả mọi thứ đúng mức của chúng và áp dụng các biện pháp để đạt tới mục đích. Chức năng kiểm tra : Thực hiện việc giám sát việc thực hiện kế hoạch và cung cấp thông tin cho các cấp quản lý cao nhất. Và cần phải thu thập thông tin một cách thường xuyên và mau lẹ. 3.3 Mười bốn nguyên tắc quản lý hành chính : Ông cho rằng các nguyên tắc quản lý hành chính chung cho các loại hình tổ chức khác nhau, và ông đã đề ra 14 nguyên tắc : Chuyên môn hóa : đòi hỏi sự phân chia giữ kỹ thuật và phân chia công việc. Quyền hạn và trách nhiệm : có quan hệ mật thiết với nhau. Quyền hạn phải gắn liền với trách nhiệm. Giao trách nhiệm mà không giao quyền thì công việc không hoàn thành được. Có quyền quyết định mà không chịu trách nhiệm về quyết định đã đưa ra thì sẽ dẫn tới thói vô trách nhiệm và hậu quả xấu. Tính kỷ luật cao : sự tôn trọng những thỏa thuận hướng vào sự tuân thủ mệnh lệnh, sự chuyên cần, năng lực và biêu hiện tôn trọng bên ngoài. Thống nhất chỉ huy: Nguyên tắc này có nghĩa là nhân viên chỉ được nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. Thống nhất lãnh đạo : người lãnh đạo và kế hoạch hoạt động phải có cùng mục đích. Thống nhất trong sự chỉ đạo, điều khiển.n Sự trợ giúp của cá nhân đối với lợi ích chung : nếu xảy ra đụng độ phải có giải quyết hài hòa. Thưởng : Làm sao cho thõa mãn tất cả. Sự tập trung quyền lực : làm sao cho đạt tới năng suất toàn bộ cao nhất. Trật tự thứ bậc : sắp xếp theo nguyên tắc ván cầu nhằm hạn chế quyền lực, tăng cường giao tiếp thông tin giữa những người đồng cấp. Trật tự : ông tán thành vật nào chỗ ấy. Công bằng : sự hợp tình hợp lý. Ổn định hưởng dụng : “sự bất ổn định trong hưởng dụng luôn luôn là nguyên nhân và hậu quả của sự hoạt động kém cỏi”. Luôn phải đảm bảo sự ổn định trong hưởng dụng để đảm bảo mục tiêu rõ ràng và có điều kiện chuẩn bụ chu đáo. Tính sáng tạo : là những suy nghĩ và hành động vượt ra ngoài kế hoạch và là sự bổ sung quý báu cho kế hoạch. Fayol khuyên các nhà quản trị nên 'hy sinh lòng tự kiêu cá nhân' để cho phép cấp dưới thực hiện sáng kiến của họ. Điều này rất có lợi cho công việc. Tinh thần đoàn kết : là sự ăn ý nhau và tính thống nhất giữa những người làm công trong một tổ chức, nguyên tắc này nói rằng đoàn kết luôn tạo ra sức mạnh. Sự thống nhất, sự đoàn kết nhất trí trong cộng đồng mang lại những hiệu quả, đạt được mục tiêu của tổ chức. Fayol khẳng định rằng những nguyên tắc này không phải là những quy tắc cứng nhắc tuyệt đối mà sự vận dụng nó phải vận dụng vào những hoàn cảnh cụ thể là “một nghệ thuật khó khăn đòi hỏi sự thông minh, kinh nghiệm, tính giải quyết và sự cân đối”. Vấn đề con người và đào tạo trong quản lý : Về phía người thợ : Fayol yêu cầu các nhà quản lý phải đới xử tốt đẹp với họ, ký kết được các thỏa thuận lao động. Ông còn chú ý tới mặt tinh thần của công nhân và khuyến khích tài năng của họ. Với các nhà quản lý cấp cao : ông đòi hỏi họ phải có đủ tài và đức, Họ cần cớ sức khỏe, cần có trí tuệ, năng lực quản lý, có kiến thức chung vững vàng, có hiểu biết và kinh nghiệm lớn nhất có thể biết được trong lĩnh vực chuyên môn của tổ chức. Về đào tạo ông đã thấy sự cần thiết phải đào tạo hệ thống cho quản lý, từ cán bộ cấp cao đến những người công nhân làm ở mọi cấp độ trong tổ chức. Đồng thời ông cũng đưa ra ý tưởng cần học hỏi lẫn nhau giữa những nhà quản lý tương lai và những người đang làm quản lý. Đánh giá thuyết Quản lý hành chính : 4.1 Tích cực : Ông đã biến quản lý từ chỗ phụ thuộc ngẫu hứng và cá tính của nhà quản lý trở thành một khoa học độc lập. Và khoa học quản lý hành chính không chỉ cần áp dụng việc điều hành các doanh nghiêp mà cần mở rộng đến các dạng tổ chức khác, bao gồm cả các cơ quan chính quyền. Ông đã tạo được kỷ cương trong một tổ chức, thiết lập thành một hệ thống hoàn chỉnh. Đánh giá cao vai trò của mỗi con người, mỗi người nhân viên trong nhà máy, khuyến khích họ, tôn trọng họ và không coi họ như những cỗ máy biết đi, biết nói. Những vấn đề mà thuyết Fayol đã giải đáp khá rõ ràng là nội hàm của khái niệm quản lý, các chức năng cơ bản của quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý và nguyên tắc vận hành của guồng máy tổ chức 4.2 Hạn chế : Hạn chế chủ yếu của H.Fayol là ông chưa chú trọng đầy đủ các mặt tâm lý. và môi trường xã hội của người lao động, hệ thống của ông vẫn bị đóng kín, chưa chỉ ra được mối quan hệ giữa xí nghiệp với khách hàng, thị trường, các đối thủ cạnh tranh và các ràng buộc của nhà nước. Ý nghĩa và vận dụng : Đưa ra được những quan điểm đúng đắn và có giá trị cho thực tiễn lúc bấy giờ và thực tiến quản lý sau này. Mỗi tổ chức phải có những kỷ luật và nguyên tắc và đảm bảo chúng được thực hiện nghiêm túc cho mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động ổn định. Người quản lý phải có năng lực thực sự và có hiểu biết về tâm lý, nhuc cầu của các cá nhân trong tổ chức. Cần phải có quy trình đào tạo người quản lý một cách bài bản. Đánh giá cao vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức và khuyến khích tính sáng tạo, chủ động của họ. Chuyên môn hoa rõ ràng làm cho năng suất lao động của tổ chức cao hơn và tránh sự chồng chéo trong nhiệm vụ và sự chỉ đạo của các cấp quản lý.