Thực hành tổ chức số liệu kế toán trên Excel

Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel Phần này sẽ giúp các bạn làm kế toán trên Excel từ cách tổ chức dữ liệu đến việc tạo các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Để nắm được phần này yêu cầu bạn phải nắm khá vững về nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp và có một số kiến thức cơ bản về Microsoft office excel chủ yếu là phần đã được giới thiệu ở phần trên. Trước tiên ta tạo 1 Sheet chứa danh sách các sổ kế toán, các bảng biểu và các báo cáo của công ty để dễ dàng quản lý hơn, từ Sheet này bạn có thể rất nhanh chóng nhảy tới các Sheet khác bằng cách nhấp chuột. Cách làm như sau: - Khởi động Excel, chương trình sẽ tự động mở ra một Wookbook mới với mặc định là 3 Sheet trắng. Bạn vào Menu File\Save để lưu lại với tên KtExcel. 2.1. Sổ Nhật ký chung Đây là sổ lưu trữ tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp. Dữ liệu từ sổ này sẽ được sử dụng để tạo nên hầu hết tất cả các sổ sách và báo cáo của doanh nghiệp. 2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chung Bước 1: Mở File KtExcel đã thiết kế ở trên, ở Sheet trắng bên cạnh Sheet Menu ta đổi tên thành SoNKC bằng cách nhấp chuột phải lên trên tên Sheet sau đó chọn Rename rồi nhập tên sổ. Bước 2: Thiết kế sổ Nhật ký chung Bạn di chuột về góc phía trên bên trái của sheet và nhập vào tên công ty. Sau đó di chuột xuống dòng bên dưới nhập vào tiêu đề của sổ sao cho đẹp mắt và dễ nhìn. Tiếp theo bạn tạo mẫu sổ theo mẫu dưới đây: 2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung Khi công ty có các chứng từ kế toán phát sinh như hóa đơn mua hàng, bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… ta lần lượt nhập vào Sổ nhật ký chung với các thông tin có trên chứng từ kế toán: - Ngày tháng: Nhập ngày ghi sổ của chứng từ kế toán - Chứng từ: + Số hiệu: Nhập vào số hiệu của chứng từ kế toán + Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ kế toán - Diễn giải: Nhập nội dung của chứng từ kế toán - TK Nợ: Nhập số hiệu tài khoản bên nợ của nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ. - TK Có: Nhập số hiệu tài khoản bên có của nghiệp vụ kế toán phát sinh trên chứng từ. - Số lượng: Nhập số lượng hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng từ. - Số tiền phát sinh: Nhập số tiền hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên chứng từ. Lưu ý: Với mỗi dòng trên Sổ nhật ký chung ta chỉ nhập một định khoản, với nghiệp vụ kế toán nhiều hơn một định khoản thì mỗi định khoản sẽ được nhập vào một dòng. Ví dụ: Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho Viễn thông Hà Nội số 012345 ngày 10/01/2009 số tiền 500.000đ, thuế GTGT 50.000đ. Với nghiệp vụ này trong Sổ nhật ký chung bạn phải nhập thành hai dòng như sau: Nợ TK 642 500.000 Có TK 111 500.000 Và một dòng ghi nhận thuế GTGT đầu vào: Định khoản: Nợ TK 133 50.000 Có TK 111 50.000 Trong Sổ nhật ký chung sẽ được nhập vào như sau: Cuối tháng khi đã nhập hết các chứng từ phát sinh trong tháng ta sẽ làm các bút toán kết chuyển để xác định kết quả lãi lỗ. Ở hàng nhập nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ tại cột Số tiền phát sinh: - Với nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ: =SUMIF($E$5:$E27;133;$G$5:$G27)+BCDSPS!D13 Trong đó BCDSPS!D13 chính là địa chỉ ô lưu số dư đầu kỳ của Tài khoản 133 trong Bảng cân đối số phát sinh sẽ được giới thiệu chi tiết sau. - Với nghiệp vụ kết chuyển doanh thu: Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ là Nợ TK 511 Có TK 911 Ta nhập vào công thức sau: =SUMIF($F$7:$F25; 511; $H$7:$H25) Tương tự với bút toán kết chuyển Nợ TK 515/Có TK 911 ta cũng làm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng. - Với các bút toán kết chuyển chi phí: Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển là Nợ TK 911 Có TK 642 Ta nhập vào công thức sau: =SUMIF($E$7:$E25;642;$G$7:$G25) Tương tự với các bút toán kết chuyển chi phí khác ta cung làm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng. - Với bút toán kết chuyển cuối cùng là kết chuyển lỗ, lãi: + Nếu lãi: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức: =SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)- SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31) + Nếu lỗ: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức: =SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31) SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31) Lưu ý: Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh mà vùng tham chiếu và vùng tính tổng trong các hàm trên sẽ có sự thay đổi. Hàm trên chỉ có tính chất tham khảo. 2.2. Bảng cân đối số phát sinh 2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoản Trước khi thiết kế Bảng cân đối số phát sinh, ta sẽ tạo một bảng danh mục tài khoản để tiện cho các công việc về sau. Bảng danh mục tài khoản được thiết kế như sau: - Thêm một sheet vào trước sheet SoNKC, đổi tên sheet đó thành DMTK. Thiết kế bảng danh mục tài khoản như sau: Tiếp đó bạn nhập các tài khoản và tên tài khoản tương ứng vào cột TK và Tên TK. Ở cột Tên sổ cái bạn nhập bằng chữ in và thêm vào trước tên tài khoản chữ “SỔ CÁI”. Ví dụ: Tương ứng với tài khoản 111 thì Tên sổ cái là “SỔ CÁI TK 111 - TIỀN MẶT”. Mục đích của việc này là khi ta thiết kế sổ cái cho các tài khoản thì ứng với mỗi tài khoản thì tên của sổ cái sẽ được lấy ra từ đây để ta đỡ mất công nhập đi nhập lại. 2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh Chuyển sang sheet bên cạnh sheet SoNKC sau đó đổi tên sheet này thành BCDSPS. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh trên sheet BCDSPS như sau: 2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh Tại cột Mã TK ta lần lượt nhập theo thứ tự trong bảng danh mục tài khoản các tài khoản phát sinh trong kỳ kế toán. Tại cột Tên Tài khoản ta nhập vào công thức sau: =IF(TYPE(VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))=16;0; VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0)) Hàm này sẽ trả về tên của các tài khoản tương ứng với mã tài khoản được nhập trong cột Mã TK. Di chuột về góc dưới bên phải của ô vừa nhập công thức đến lúc chữ thập màu trắng chuyển thành màu đen (Fill handle), giữ và kéo chuột đến hết hàng có số hiệu tài khoản tương ứng ở bên cột Mã TK. Trong hàm nhập tại cột Tên Tài khoản ở phần trên TAIKHOAN là một bảng tham chiếu thuộc bảng Danh mục tài khoản, sử dụng kiểu bảng tham chiếu này rất tiện lợi vì bất cứ khi nào muốn dùng bảng tham chiếu này bạn chỉ việc gõ đúng tên bảng tham chiếu này trong các hàm cần sử dụng đến bảng tham chiếu. Bảng tham chiếu này được tạo như sau: Vào menu Insert/Name/Define… Hộp thoại Define Name xuất hiện Trong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu. Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=) Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà bạn muốn tạo vùng tham chiếu. Ở đây ta tạo vùng tham chiếu ở bảng Danh mục tài khoản thuộc sheet DMTK. Bảng tham chiếu TAIKHOAN ở đây sẽ là A4:C83 trong bảng Danh mục tài khoản trong sheet DMTK. Nhấp chuột vào OK. Bảng tham chiếu này sẽ còn được sử dụng nhiều trong các hàm ở các sổ kế toán sau. - Cột Số dư đầu kỳ: + Bên Nợ: Nhập số dư Nợ đầu kỳ của các tài khoản có số dư nợ. Số dư Nợ đầu kỳ này chính là số dư nợ cuối kỳ trước. + Bên Có: Nhập số dư Có đầu kỳ của các tài khoản có số dư có. Số dư Có đầu kỳ này chính là số dư Có cuối kỳ trước. Lưu ý: Nếu đây là Bảng cân đối phát sinh đầu tiên bạn lập thì bạn phải nhập số dư nợ đầu kỳ của các tài khoản phát sinh vào. Nhưng nếu bạn đã có Bảng cân đối phát sinh của kỳ trước thì bạn chỉ việc lấy dữ liệu từ bảng cân đối phát sinh của kỳ kế toán trước bằng cách nhập vào cột Số dư đầu kỳ: Bên Nợ: =VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;6;0) Bên Có: =VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;7;0) Trong đó KtExcel1.xls là file sổ kế toán của kỳ kế toán trước. Sau đó dung Fill handle kéo xuống hết bảng cân đối tài khoản. - Cột Số phát sinh trong kỳ: + Bên Nợ: Nhập vào ô F9 hàm sau: =SUMIF(SoNKC!$E$7:$E$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32) Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản. + Bên Có: Nhập vào ô G9 hàm sau: =SUMIF(SoNKC!$F$7:$F$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32) Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản. - Cột Số dư cuối kỳ: + Bên Nợ: Nhập vào ô H9 hàm sau: =IF((D9+F9)-(E9+G9)<0;0;(D9+F9)-(E9+G9)) Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản. + Bên Có: Nhập vào ô I9 hàm sau: =IF((E9+G9)-(D9+F9)<0;0;(E9+G9)-(D9+F9)) Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản. Tại hàng cuối của Bảng cân đối số phát sinh ở cột Số dư đầu kỳ bên Nợ nhập hàm: =SUM(D9:D39) Sau đó dùng Fill handle kéo sang ngang cho hết Bảng cân đối số phát sinh. Bạn phải lưu ý rằng một điều rất cơ bản của Bảng cân đối số phát sinh là: Số dư đầu kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ bên Có Số phát sinh trong kỳ bên Nợ = Số phát sinh trong kỳ bên Có Số dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư cuối kỳ bên Có Vì vậy khi bạn thấy tổng bên Nợ và bên Có của cột Số dư đầu kỳ, Số phát sinh trong kỳ hoặc Số dư cuối kỳ thì phải kiểm tra lại ngay. 2.3. Sổ cái tài khoản 2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoản Ta sẽ có 3 mẫu sổ cái: - Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ - Sổ cái tài khoản có số dư bên Có - Sổ cái tài khoản không có số dư Sổ cái có số dư bên nợ Đổi tên sheet 3 thành SoCai1. Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ sẽ có mẫu như sau: Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong Sổ cái như sau: Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu Data/Filter/AutoFilter. Trong đó: - Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Chứng từ: + SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. + Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Số dư Nợ: Số dư nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành - SDĐK: Số dư đầu kỳ - SPSTK: Số phát sinh trong kỳ - Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ - SDCK: Số dư cuối kỳ Sổ cái có số dư bên Có Thêm một sheet bên sheet SoCai1, đặt tên là SoCai2. Sổ cái tài khoản có số dư bên Có sẽ có mẫu như sau: Trong đó: - Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Chứng từ: + SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. + Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Số dư Có: Số dư Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành - SDĐK: Số dư đầu kỳ - SPSTK: Số phát sinh trong kỳ - Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ - SDCK: Số dư cuối kỳ Sổ cái không có số dư Thêm một sheet bên sheet SoCai2, đặt tên là SoCai3. Sổ cái tài khoản không có số dư có mẫu như sau: Trong đó: - Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Chứng từ: + SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. + Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành. - Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành. - SPSTK: Số phát sinh trong kỳ - Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong các Sổ cái như sau: Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu Data/Filter/AutoFilter. 2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản Ta thấy 3 mẫu sổ cái trên khá giống nhau và cách xử lý dữ liệu trên cả 3 sổ này cũng vậy, chúng chỉ hơi khác nhau một chút về cách lấy dữ liệu về số dư đầu và cuối từ một cơ sở dữ liệu khác (cụ thể là từ Bảng cân đối số phát sinh). Sổ cái có số dư bên Nợ Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem. Ô A7 được định dạng như sau: Nhấp chuột vào ô A7 sau đó vào menu Format/Cells. Hộp thoại Format Cells xuất hiện ta chọn trong hộp Category mục Custom sau đó trong hộp danh sách định dạng bên cạnh ta chọn định dạng là ba dấu chấm phẩy (;;;). Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện trên sổ nhưng vẫn tồn tại. Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau: =VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0) Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7. - Tại ô I8 (Số dư nợ đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau: =VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,2,0) Hàm này sẽ trả về số dư nợ đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet BCDSPS. - Tại ô A10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7," ") Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô B10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7," ") Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô C10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7," ") Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô D10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7," ") Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô E10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"") Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô F10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"") Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô G10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$G7,"") Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô H10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!$H7,"") Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fill handle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản. - Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: =SUM(G9:G39) Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô H40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: =SUM(H9:H39) Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô I41 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: =I8+G40-H40 Hàm này sẽ trả về số dư Nợ cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ô A7. Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu. Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàng. Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ (Nonblanks), nhấp chuột vào đó. Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống). Sổ cái có số dư bên Có Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem. Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ. Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện trên sổ nhưng vẫn tồn tại. Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau: =VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0) Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7. - Tại ô I8 (Số dư Có đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau: =VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,3,0) Hàm này sẽ trả về số dư Có đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet BCDSPS. - Tại ô A10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7," ") Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô B10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7," ") Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô C10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7," ") Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô D10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7," ") Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô E10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"") Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô F10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"") Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô G10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!G7,"") Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô H10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!H7,"") Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fill handle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản. - Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: =SUM(G9:G39) Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô H40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: =SUM(H9:H39) Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô I41 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: =I8+G40-H40 Hàm này sẽ trả về số dư Có cuối kỳ của tài khoản đã nhập vào ô A7. Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu. Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàng. Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ (Nonblanks), nhấp chuột vào đó. Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống). Sổ cái không có số dư Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem. Ô A7 được định dạng như ô A7 của Sổ cái có số dư bên Nợ. Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện trên sổ nhưng vẫn tồn tại. Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau: =VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0) Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà bạn đã nhập vào ô A7. - Tại ô A10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7," ") Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô B10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7," ") Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô C10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!C7," ") Hàm này sẽ trả về ngày tháng của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô D10 nhập vào hàm sau: =IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!D7," ") Hàm này sẽ trả về nội dung của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô E10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!E7,"") Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô F10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!F7,"") Hàm này sẽ trả về tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô G10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!G7,"") Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. - Tại ô H10 nhập vào hàm sau: =IF(SoNKC!$F7=$A$7,SoNKC!H7,"") Hàm này sẽ trả về giá trị phát sinh bên Có của tài khoản đã nhập vào ô A7, được lấy từ sổ Nhật ký chung. Đặt chuột vào ô A10, kéo và giữ chuột đến ô H10, dùng Fill handle kéo chuột xuống hết Sổ cái tài khoản. - Tại ô G40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: =SUM(G9:G39) Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh nợ của tài khoản đã nhập vào ô A7. - Tại ô H40 (tùy theo Sổ nhật ký chung có bao nhiêu nghiệp vụ phát sinh mà chỉ số cột của ô này sẽ thay đổi) nhập vào hàm sau: =SUM(H9:H39) Hàm này sẽ trả về tổng phát sinh có của tài khoản đã nhập vào ô A7. Lưu ý: Mẫu sổ cái thiết kế phải có số dòng nhiều hơn hoặc tốt nhất là bằng số hàng chứa dữ liệu bên Sổ nhật ký chung. Điều này để chắc chắn rằng sổ cái sẽ lấy đầy đủ dữ liệu. Sau khi kéo Fill handle Sổ cái sẽ có những hàng không có dữ liệu xen lẫn những hàng có dữ liệu. Những hàng không có dữ liệu là do không thỏa mãn điều kiện của hàm trong hàng đó. Bạn di chuột đến nút có hình tam giác ở bên phải ô D10, nhấp chuột vào đó sẽ có một danh sách những nội dung diễn giải các nghiệp vụ phát sinh. Di chuột đến dòng cuối cùng có chữ (Nonblanks), nhấp chuột vào đó. Sau khi nhấp chuột vào Nonblanks thì AutoFilter sẽ lọc ra và chỉ cho hiển thị những dòng nào có dữ liệu (không trống). 2.4. Sổ chi tiết tài khoản Sổ chi tiết tài khoản là sổ chi tiết của một tài khoản, nhìn vào sổ chi tiết tài khoản ta có thể biết số phát sinh của các tài khoản con của tài khoản đó. Tổng phát sinh của các tài khoản con của một tài khoản bằng số phát sinh của tài khoản đó. 2.4.1. Thiết kế sổ chi tiết tài khoản Thêm vào một sheet bên cạnh sheet SoCai3 đặt tên là SCT_Tài khoản tương ứng, ví dụ SCT_642. Sổ chi tiết tài khoản bao gồm các cột sau: - Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. - Chứng từ: + SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. + Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. - Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. - TK Đối ứng: Tài khoản đối ứng với tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành trong nghiệp vụ kế toán phát sinh. - Mã CP: Mã tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. - Ghi nợ TK: Giá trị phát sinh bên Nợ của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. Tùy thuộc là sổ chi tiết của tài khoản nào ta sẽ ghi số hiệu tài khoản đó. Ví dụ: Ghi nợ TK642. - Các cột Mã của tài khoản con: Tùy thuộc vào tài khoản trên sổ chi tiết có những tài khoản con nào mà sẽ có bấy nhiêu cột. Ví dụ như tài khoản 642 có các cột như: + CPPB: Chi phí trả trước phân bổ vào chi phí quản lý trong kỳ. + CPKH: Chi phí khấu hao tài sản cố định trích vào chi phí quản lý trong kỳ. + CPMN: Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý trong kỳ. + CPDT: Chi phí điện thoại phục vụ nhu cầu quản lý trong kỳ. + CPK: Chi phí bằng tiền khác phục vụ quản lý trong kỳ. + CPTL: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý. … Lưu ý: Đặt tên của các cột này phải giống hệt mã tài khoản con của tài khoản trên sổ chi tiết hiện hành. Những mã này được nhập trên cột Mã KH trong Sổ nhật ký chung tương ứng với các nghiệp vụ phát sinh có tài khoản phản ánh là tài khoản trên