Thực hành đánh giá nội bộ và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN iso 9001:2008

dựng” do GĐ Sở ký duyệt ngày 15.5.2011 và “Thủ tục cấp GPHNXD” do Chủ tịch UBND Tỉnh ký duyệt, ngày 20.3.2011.Thay đổi thời gian cấp phép theo yêu cầu của “ Thủ tục cấp GPHNXD” do Chủ tỉnh ký duyệt.Do chưa rà soát các văn bản pháp luật có liên quan .nhauCác chuyên viên rà soát lại tất cả các văn bản có liên quan.Thay đổi các Quy trình khác có chênh lệch thời gian. Phổ biến lại cho các công chức có liên quanKhắc phục trước ngày: xx-yy-zzTrưởng phòng : Trưởng đoàn đánh giá*Số TTĐiểm chưa phù hợpBiện pháp sửa chữaPhân tích nguyên nhânHành động khắc phụcKiểm tra xác nhậnNgày/Ký tên1Chưa cập nhật các yêu cầu cung cấp tọa độ, độ cao của các tổ chức X, vào sổ theo dõi. Điều này chưa phù hợp theo “Quy trình cung cấp tọa độ, độ cao”, ngày 20.5.2012. Ví dụ: yêu cầu ngày 3.8.12.Cập nhật các yêu cầu cung cấp tọa độ độ cao của tổ chức XChưa phân công rõ người cập nhậtSoát xét quy trình Thông báo trách nhiệm cập nhật sổ theo dõi cho công chức liên quan.Xem xét và cập nhật các sổ theo dõi khác.2Chưa có bằng chứng kiểm soát nhiệt độ tại kho lưu trữ hồ sơ. Điều này chưa phù hợp theo yêu cầu “Tiêu chuẩn kho lưu trữ hồ sơ”, ban hành ngày xx-yy-xx-Do chưa trang bị dụng cụ theo dõi nhiệt độĐề xuất Lãnh đạo trang bị nhiệt kế và các dụng cụ đo cần thiết khác.Cử công chức theo dõi nhiệt độ kho và ghi chép.BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘPhòng ban được đánh giá: YYPhạm vi đánh giá: 4.2, 5.4; 7.2. 7.5; 8.2; 8.3; 8.4; Đánh giá viên: Ô. CNgày đánh giá: nn-tt-nnKhắc phục trước ngày: xx-yy-zzTrưởng phòng : Trưởng đoàn đánh giá*KIỂM TRA XÁC NHẬN (1) Khi hệ thống không phù hợp: đánh giá lại các khu vực còn thiếu sót theo cách đã thực hiện trong lần đánh giá trước. Xem xét các điểm chưa phù hợp lần trước, xác nhận khi chúng hoàn tất hoặc thay thế bằng các điểm chưa phù hợp mới.Khi hệ thống phù hợp: xem xét các điểm chưa phù hợp lần trước, xác nhận khi chúng hoàn tất.*KIỂM TRA XÁC NHẬN (2) Kiểm tra xác nhận việc hoàn thành theo thời gian dự kiến và tính hiệu quả của hành động sửa chữa/ khắc phục/phòng ngừa.Bên được đánh giá chứng kiến việc kiểm tra xác nhận lại.Ghi lại kết quả kiểm tra xác nhận.Tổng hợp các điểm chưa phù hợp chưa giải quyết để thảo luận trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.*BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘPhòng ban được đánh giá: HPhạm vi đánh giá: 5.4; 7.5; 8.2; 8.3; 8.4 Đánh giá viên: Ô. BNgày đánh giá: nn-tt-nnSố TTĐiểm chưa phù hợpBiện pháp sửa chữaPhân tích nguyên nhânHành động khắc phụcKiểm tra xác nhậnNgày/Ký tên1Chưa có bằng chứng lập báo cáo tổng hợp tại Văn phòng theo “ Qui trình tiếp nhận, xử lý văn bản”, số 23, ngày 24.10.2012Lập bổ sung báo cáoChưa phân công người thực hiệnChưa phân công người theo dõiBổ sung trách nhiệm lập báo cáo, theo dõi vào “bản mô tả trách nhiệm – quyền hạn” Phổ biến cho công chức có liên quan.Đã xem báo cáo tháng 7 Xem Bảng mô tả trách nhiệm – quyền hạn Đã phỏng vấn người liên quanxyz2Chưa thực hiện việc thu thập thông tin góp ý của công dân trong năm 2012. Điều này chưa phù hợp theo “Quy trình thu thập thông tin góp ý của công dân” ban hành ngày 10.3.2012Tổ chức thu thập thông tin trong năm 2013Chưa phổ biến quy trình cho các công chức liên quanPhổ biến “Quy trình thu thập thông tin góp ý” cho công chức liên quan thực hiện.Trưởng bộ phận một cửa theo dõi việc thực hiệnĐã xem báo cáo thu thập thông tin góp ý của công dânĐã phỏng vấn công chức liên quanĐã có chữ ký theo dõi của Trưởng bộ phận- xyzKhắc phục trước ngày: xx-yy-zzTrưởng phòng : Trưởng đoàn đánh giá:*BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘPhòng ban được đánh giá: SSPhạm vi đánh giá: 4.2, 5.4; 7.2. 7.5; 8.2; 8.3; 8.4; Đánh giá viên: Ô. CNgày đánh giá: nn-tt-nnSố TTĐiểm chưa phù hợpBiện pháp sửa chữaPhân tích nguyên nhânHành động khắc phụcKiểm tra xác nhậnNgày/Ký tên1Chưa phân tích dữ liệu đối với việc cấp giấy phép xây dựng trễ hạn trong 6 tháng đầu năm 2013. Điều này chưa phù hợp theo yêu cầu tại điều 8.4, ISO 9001Chánh Văn phòng cử nhân viên phân tích ngay các dữ liệu trễ hạnChưa phân công trách nhiệm phân tích dữ liệuPhân công trách nhiệm phân tích dữ liệu và đề xuất khắc phục.Rà soát các loại dữ liệu khác chưa phân tích và phân công thực hiệnĐã xem phần phân công ” và phỏng vấn người liên quan Đã kiểm tra bằng chứng phân tích, khắc phụcXyz2Chưa xử lý sự khác biệt về thời gian cấp giấy phép hành nghề xây dựng, trong 2 tài liệu “Qui trình cấp giấy phép hành nghề xây dựng” do GĐ Sở ký duyệt ngày 15.5.2011 và “Thủ tục cấp GPHNXD” do Chủ tịch UBND Tỉnh ký duyệt, ngày 20.3.2011.Thay đổi thời gian cấp phép theo yêu cầu của “ Thủ tục cấp GPHNXD” do Chủ tỉnh ký duyệt.Do chưa rà soát các văn bản pháp luật có liên quan với nhauCác chuyên viên rà soát lại tất cả các văn bản có liên quan.Thay đổi các Quy trình khác có chênh lệch thời gian. Phổ biến lại cho các công chức có liên quanĐã xem việc rà soát các văn bảnĐã xem việc thay đổi các quy trình. Đã phỏng vấn công chức liên quanXyzKhắc phục trước ngày: xx-yy-zzTrưởng phòng : Trưởng đoàn đánh giá*Số TTĐiểm chưa phù hợpBiện pháp sửa chữaPhân tích nguyên nhânHành động khắc phụcKiểm tra xác nhậnNgày/Ký tên1Chưa cập nhật các yêu cầu cung cấp tọa độ, độ cao của các tổ chức X, vào sổ theo dõi. Điều này chưa phù hợp theo “Quy trình cung cấp tọa độ, độ cao”, ngày 20.5.2012. Ví dụ: yêu cầu ngày 3/8/12.Cập nhật các yêu cầu cung cấp tọa độ, độ cao của tổ chức XChưa phân công rõ người cập nhậtSoát xét quy trình và phân công lạiThông báo trách nhiệm cập nhật sổ theo dõi cho công chức liên quan.Xem xét và cập nhật các sổ theo dõi khác.Đã xem phân côngĐã kiểm tra sổ theo dõi, kết quả cập nhậtKiểm tra thông báo trách nhiệm, phỏng vấn người được phân côngXyz2Chưa có bằng chứng kiểm soát nhiệt độ tại kho lưu trữ hồ sơ. Điều này chưa phù hợp theo yêu cầu “Tiêu chuẩn kho lưu trữ hồ sơ”, ban hành ngày xx-yy-xx-Do chưa trang bị dụng cụ theo dõi nhiệt độĐề xuất Lãnh đạo trang bị nhiệt kế và các dụng cụ đo cần thiết khác.Cử công chức theo dõi nhiệt độ kho và ghi chép.Đã trang bị các dụng cụ đo đầy đủ,Đã có bảng theo dõi nhiệt độ kho lưu trữ.XyzBÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘPhòng ban được đánh giá: YYPhạm vi đánh giá: 4.2, 5.4; 7.2. 7.5; 8.2; 8.3; 8.4; Đánh giá viên: Ô. CNgày đánh giá: nn-tt-nnKhắc phục trước ngày: xx-yy-zzTrưởng phòng : Trưởng đoàn đánh giá*CUỘC HỌP XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠOThông báo các điểm chưa phù hợp chưa giải quyết xong.Xem xét toàn bộ việc cam kết, ủng hộ, cung cấp nguồn lực của lãnh đạo.Đánh giá tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.Xem xét sự cần thiết cải tiến/ nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng căn cứ vào sự thay đổi bên trong, bên ngoài.*ĐÀO TẠO ĐÁNH GIÁ VIÊN NỘI BỘ Đánh giá viên phải được đào tạo để hiểu rõ:Các khái niệm cơ bản về chất lượng. Cơ cấu của hệ thống chất lượng. Đánh giá nội bộ.*CÁC HỒ SƠ LIÊN QUAN ĐẾN ĐGNBKế hoạch ĐGNB.Báo cáo ĐGNB.Hồ sơ đào tạo đánh giá viên nội bộ.Thời gian lưu giữ hồ sơ được xác định theo yêu cầu của lãnh đạo, các cơ quan chức năng, khách hàng và cơ quan chứng nhận.*PHẦN 9 GIẢI PHÁP DUY TRÌ, CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNGAÙP DUÏNG (1)Các mục tiêu, dự định của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 phải được xác định rõ và phổ biến từ cấp lãnh đạo đến tất cả các công chức/ viên chức trong Cơ quan,Cấp lãnh đạo phải cam kết hỗ trợ thực sự cho tất cả các phòng/ ban/ cá nhân để xây dựng và áp dụng các tài liệu hệ thống quản lý chất lượng AÙP DUÏNG (2)Phải xác định rõ và cung cấp đầy đủ nguồn lực để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.Phải thành lập và duy trì ban chỉ đạo ISO 9001 bao gồm các cấp lãnh đạo.Phải đào tạo ISO 9001 cho các công chức, viên chức để áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001.AÙP DUÏNG (3)Các quá trình áp dụng hệ thống tài liệu chất lượng vào thực tế phải được theo dõi, giám sát để cải tiến cho phù hợp và có hiệu quả. Chương trình này phải được quản lý điều hành như một dự án.Hệ thống tài liệu sẽ được sửa đổi, cải tiến nếu hệ thống này chưa phù hợp sau giai đoạn áp dụng.Các thủ tục/quy trình chất lượng phải do các công chức, viên chức có trách nhiệm quản lý.TRAÙCH NHIEÄM CUÛA CAÁP LAÕNH ÑAÏO (1)Xây dựng và phổ biến các mục tiêu, dự định áp dụng ISO 9001 cho toàn thể công chức, viên chức,Cam kết hỗ trợ cho công chức, viên chức thực hiệnĐề ra phương hướng và lãnh đạo Cơ quan xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, Bổ nhiệm một thành viên trong ban lãnh đạo làm đại diện lãnh đạo,TRAÙCH NHIEÄM CUÛA CAÁP LAÕNH ÑAÏO (2)Thực hiện các yêu cầu qui định của ISO 9001,Xác định và cung cấp đầy đủ các nguồn lực cho tất cả các phòng/ ban,Theo dõi xem xét việc áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng,Khen thưởng, động viên các công chức, viên chức đã tham gia đóng góp tích cực vào hệ thống quản lý chất lượng.TRÁCH NHIỆM CỦA CÔNG CHỨC VIÊN CHỨCXây dựng tài liệu, áp dụng, duy trì và cải tiến hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng,Tham gia đào tạo và cải tiến thường xuyên,Thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng định kỳ 3-6 tháng/ lầnHợp tác, giúp đỡ đại diện lãnh đạo điều hành hệ thống quản lý chất lượng,Phản hồi kịp thời các khó khăn trong quá trình áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng,Thực hiện đầy đủ các yêu cầu theo quy định của tài liệu (văn bản pháp luật, thủ tục/quy trình )NHAÂN TOÁ CHÍNH ÑEÅ THAØNH COÂNGChất lượng quản lý, điều hành của cấp lãnh đạo,Sự cam kết, hỗ trợ đầy đủ của cấp lãnh đạo,Có cơ chế khuyến khích công chức, viên chức,Cung cấp đầy đủ nguồn lực,Công chức, viên chức được đào tạo thích hợp,Quản lý được sự thay đổi.BAN CHÆ ÑAÏO ISO ..Duy trì, cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng,Tập huấn, phổ biến các công cụ cải tiến cho các công chức, viên chức trong Cơ quanTổ chức cải tiến các thủ tục/quy trình thực hiện công việc và cải tiến các vấn đề khác,Mở rộng phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho Cơ quan.CAÙC COÂNG CUÏ CAÛI TIEÁNChương trình 5 S,7 Công cụ quản lý,Kỹ thuật sắp xếp mặt bằng,Hệ thống đối sánh,Tin học hoá các quá trình thực hiện công việc,Cải tiến năng suất công việc,Cắt giảm lãng phí..BAN LAÕNH ÑAÏO .Tiếp tục ủng hộ việc cải tiến của Ban Chỉ đạo ISOCung cấp nguồn lực cần thiết để hỗ trợ cải tiến,Tạo điều kiện cho các thành viên trong Ban được tham gia tập huấn các công cụ cải tiến.Khuyến khích, khen thưởng các công chức, viên chức có sáng kiến cải tiến trong Cơ quan.*PHẦN 9BÀI TẬP TÌNH HUỐNG*Chuẩn bị một kế hoạch ĐGNBXem một tài liệu và xác định tài liệu này liên quan đến hạng mục nào trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Chuẩn bị checklist cho tài liệu đó.Thực hiện cuộc họp khai mạc, Đánh giá tài liệu này và nêu điểm phát hiện dựa vào các bằng chứng,Viết và giải thích phương pháp đánh giá/ kỹ thuật đánh giá đã sử dụng trong phần bài tập 4, Lập báo cáo đánh giá nội bộ,Thực hiện cuộc họp kết thúc,Sửa chữa, phân tích nguyên nhân, đề xuất hành động, khắc phục/ phòng ngừa cho các điểm phát hiện đã nêu.Xác nhận các điểm không phù hợp sau khi đánh giá,Tổng hợp phân tích các điểm không phù hợp sau khi hoàn tất ĐGNB.BÀI TẬP 1: THỰC HÀNH ĐÁNH GIÁ *BÀI TẬP 2: HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 MỤC ĐÍCHĐể xem xét học viên hiểu các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, Cấu trúc bài tậpHọc viên chọn câu trả lời tốt nhất cho mỗi câu hỏi (20 phút)Giáo viên tổ chức thảo luận trong lớp (10 phút )*Chương trình đánh giá được lập dựa trên các kết quả đánh giá lần trước được đề cập trong điều Ban lãnh đạo cấp cao phải xây dựng chính sách chất lượng để phù hợp điều.Trong lúc đánh giá, đánh giá viên thấy có một bản copy sổ tay tại bộ phận một cửa nhưng không được kiểm soát. Vấn đề này không phù hợp với điều ..Trách nhiệm của Đại diện lãnh đạo là báo cáo việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng đến ban lãnh đạo cấp cao. Vấn đề này tương ứng với điều Điều nào của ISO 9001 qui định phải xây dựng thủ tục để kiểm soát sản phẩm/văn bản không phù hợp .HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN ISO 9001*HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN ISO 9001Điều nào của ISO 9001 qui định phải xác nhận giá trị sử dụng của dịch vụ mới .Các thiết bị đo lường có ảnh hưởng đến môi trường, độ chính xác của đất đai được kiểm soát. Vấn đề này được đề cập trong điều ..Phải xây dựng thủ tục hành động khắc phục/phòng ngừa cho phù hợp với điều .ISO 9001 mô tả tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm Đ/SKhông cần xây dựng thủ tục để đáp ứng điều 5.6 trong ISO 9001 Đ/SPhải thực hiện việc đo lường sự thoả mãn của người dân/ khách hàng. Đ/SBÀI TẬP 3: LUYỆN TẬP ĐÁNH GIÁXem bài tập đính kèm ở phần cuối.**BÀI TẬP 4: HIỂU ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001Mục đích: giúp học viên hiểu được các yêu cầu của đánh giá nội bộTổ chức làm bài tập 1. Học viên chọn câu trả lời tốt nhất cho mỗi câu hỏi (20 phút). 2. Giáo viên hướng dẫn thảo luận phần trả lời (10 phút).*HIỂU ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THEO ISO 9001Đánh giá viên đánh giá hệ thống quản lý phải Đủ năng lực đối với lĩnh vực được phân công đánh giáLà đánh giá viên đã đăng ký với cơ quan đánh giá chuyên nghiệpPhải độc lập với khu vực/ phòng ban được phân công đánh giáCác yêu cầu nào sau đây là bắt buộc theo ISO 9001Chính sách bằng văn bảnThủ tục xem xét của lãnh đạoHướng dẫn công việcKhi hoạch định đánh giá, đánh giá viên phải:Hiểu các quá trình chính, và tác động qua lại giữa các quá trìnhLà nhân viên xuất sắc trong tổ chứcTất cả đều đúng*Checklist đánh giá có ích trong các trường hợpĐảm bảo sự tỉ mỉ trong đánh giá,Ghi nhận các bằng chứng đánh giá,Tất cả đều đúng.Những yêu cầu bắt buộc để thực hiện khắc phục có hiệu quả điểm chưa phù hợp trong đánh giá.Sửa chữa, xác định các nguyên nhân chính của điểm chưa phù hợp và loại bỏ nó,Sửa chữa các điểm chưa phù hợp,Sửa chữa các thủ tục bị ảnh hưởng.HIỂU ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THEO ISO 9001*Câu hỏi “ Bạn thực hiện việc theo dõi hồ sơ đăng ký như thế nào? “ là ví dụ của:Câu hỏi dẫn dắt Câu hỏi đóngCâu hỏi mở“Bạn có thực hiện việc theo dõi hồ sơ đăng ký không?“ là ví dụ của:Câu hỏi dẫn dắt Câu hỏi đóngCâu hỏi mởHIỂU ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THEO ISO 9001Caûm ôn vaø xin chaøo