Thư viện thông tin - Chương I: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học

rường đảng, báo, tạp chí, nhà xuất bản, v.v... của Đảng và Đoàn thanh niên; - Tài liệu của Trung ương Cục miền Nam, các xứ uỷ, liên khu uỷ, khu uỷ, ban và đảng uỷ trực thuộc Trung ương đã giải thể; - Tài liệu về thân thế, sự nghiệp hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các đồng chí trong Bộ Chính trị, Ban Bí thư và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của các cấp uỷ tỉnh, thành, đặc khu; - Tài liệu về một số cán bộ, đảng viên tiêu biểu do Ban Bí thư Trung ương Đảng quy định từng thời kỳ. - Hồi ký cách mạng của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt và các cán bộ lão thành cách mạng; - Tài liệu về quá trình xây dựng và hoạt động của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh các cấp và của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đoàn; - Tài liệu về những hoạt động của các Đảng Cộng sản và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế có quản lý đến Đảng ta; về những quan hệ giữa Đảng ta và các đảng, các tổ chức và phong trào quốc tế; về những chiến sĩ quốc tế đã hoạt động trên đất nước ta và những đảng viên tiêu biểu của Đảng ta làm nhiệm vụ quốc tế ở các nước khác. - Tài liệu của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của Đảng ta. Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận quan trọng trong toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia, là di sản văn hoá vô cùng quý báu của Đảng và của dân tộc ta, thuộc sở hữu của toàn Đảng. Mọi tổ chức, cán bộ, đảng viên, công nhân, đều có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ và thực hiện đúng các chế độ, quy định về lưu trữ tài liệu của Đảng và pháp luật của Nhà nước ; không một tổ chức hoặc cá nhân nào được giữ tài liệu lưu trữ của Đảng và Đoàn làm của riêng, tự ý sao chép, công bố, mua bán, trao đổi, sửa chữa, tiêu huỷ trái phép hoặc sử dụng vào các mục đích trái lợi ích của Đảng và Nhà nước ... Các cơ quan nghiên cứu khoa học, các viện bảo tàng..., chỉ được lưu trữ hoặc trưng baỳ những tài liệu phục chế, những bản sao để phục vụ cho yêu cầu công tác của cơ quan mình; những bản tài liệu gốc và bản tài liệu chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) phải giao lại cho các cơ quan lưu trữ của Đảng quản lý. Những tổ chức hoặc cá nhân còn giữ các tài liệu lưu trữ của Đảng phải giao lại cho cơ quan lưu trữ của Đảng có trách nhiệm quản lý tài liệu ấy (nếu cần, được nhận lại bản sao). Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trực thuộc Ban Bí thư thống nhất quản lý và được bảo quản trong các kho lưu trữ của Đảng ở các cấp từ Trung ương tới địa phương và kho lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Hệ thống các cơ quan lưu trữ của Đảng gồm: - Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trực thuộc Ban Bí thư; - Các kho lưu trữ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ, đặc khu uỷ đặt trong văn phòng cấp ủy. Ở Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh có kho lưu trữ tài liệu trực thuộc Trung ương Đoàn. Các kho lưu trữ của cấp uỷ tỉnh, thành, đặc khu và huyện, quận, thị quản lý cả tài liệu của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng cấp. Các kho lưu trữ của cấp uỷ huyện, quận, thị quản lý cả tài liệu các đảng uỷ và đoàn cơ sở. Theo Pháp lệnh số: 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04 tháng 4 năm 2001 thì “Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng cộng sản Việt Nam, các tổ cức tiền thân của đảng, Tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức Chính trị - Xã hội.” II. Tổ chức lưu trữ của Đảng. Theo Quyết định số: 19-QĐ/TW, ngày 21/02/1992 thì hệ thống các cơ quan lưu trữ của đảng được tổ chức như sau: 1. Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.1 - Nhiệm vụ - Trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ của Ban Chấp hành Trung ương Đảng; sưu tầm, thu thập, chỉnh lý và bảo quản an toàn tài liệu văn kiện của Trung ương Đảng; phục vụ các yêu cầu khai thác theo quy định của Ban Bí thư và Văn phòng Trung ương. - Giúp Chánh văn phòng soạn thảo các văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; kiểm tra việc thực hiện quyết định đó. - Chỉ đạo hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan Đảng và Trung ương, các văn phòng cấp uỷ và Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Quản lý toàn bộ mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các kho lưu trữ cấp uỷ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. - Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ, nhất là tin học vào công tác văn thư, lưu trữ của Đảng. - Hợp tác với các cơ quan lưu trữ Nhà nước ở Trung ương và các trường đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ, đề xuất kế hoạch quan hệ với các tổ chức lưu trữ các đảng anh em để thu thập tài liệu và trao đổi kinh nghiệm công tác lưu trữ. 1.2 Tổ chức Cục Lưu trữ là một đơn vị của Văn phòng Trung ương có các bộ phận sau: 1.2.1. Phòng Bảo quản. - Bảo vệ an toàn và quản lý chặt chẽ và khoa học tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, bảo quản tốt tài sản và trang thiết bị trong kho. - Xác minh những tài liệu (kể cả ảnh và ghi âm) chưa rõ xuất xứ, tác giả, thời gian.., bảo đảm tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao. - Phục chế, tu bổ, sao chụp tài liệu kho lưu trữ. 1.2.2. Phòng thu thập, chỉnh lý. - Sưu tầm tài liệu lịch sử (bao gồm cả việc thu hồi ký) để bổ sung các phông còn thiếu. Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cơ quan Đảng ở Trung ương, thu thập, bổ sung thường xuyên vào Kho Lưu trữ Trung ương những tài liệu thuộc diện quản lý của Kho. - Chỉnh lý hoàn chỉnh đối với tài liệu chưa chỉnh lý trong Kho và tài liệu mới thu về và làm các thủ tục giao nộp vào Kho. 1.2.3. Phòng Khai thác. - Phục vụ các yêu cầu khai thác tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương theo quy định của Trung ương và Văn phòng Trung ương. - Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu Kho lưu trữ, ứng dụng vi tính vào việc quản lý và tra tìm tài liệu trong Kho. - Tuyển chọn, biên tập tài liệu lưu trữ để công bố, xuất bản. Theo dõi việc xuất bản và công bố tài liệu lưu trữ của Đảng để có kiến nghị chấn chỉnh những trường hợp vi phạm quy định của Trung ương hoặc tài liệu công bố không chính xác. - Hướng dẫn khách đến khai thác tại phòng đọc theo quy chế. 1.2.4. Phòng Nghiên cứu khoa học và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (gọi tắt là Phòng khoa học - nghiệp vụ). - Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ, nhất là tin học vào các công tác văn thư, lưu trữ tài liệu và hướng dẫn thực hiện đối với các kho lưu trữ của Đảng và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. - Giúp Cục trưởng thảo các văn bản của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn thực hiện những văn bản ấy. - Nghiên cứu biên soạn tài liệu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện thống nhất trong toàn Đảng và Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đảng và Đoàn; hướng dẫn và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư, lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản của Trung ương, Văn phòng Trung ương và hướng dẫn của Cục về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan của Đảng và Đoàn. - Hướng dẫn các kho lưu trữ tỉnh, thành uỷ và Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn để giao nộp cho Cục quản lý; theo dõi và hướng dẫn việc xác định giá trị tài liệu của các kho lưu trữ tỉnh, thành uỷ và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. 1.2.5. Phòng Lưu trữ hiện hành. - Quản lý tài liệu lưu mật của Trung ương Đảng. - Hướng dẫn lập hồ sơ và tiếp nhận tài liệu đã xử lý xong ở các đơn vị trong Văn phòng Trung ương; thu tài liệu của các đồng chí Uỷ viên Trung ương (kể cả Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Cố vấn); chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, giao nộp vào kho; phục vụ khai thác đối với tài liệu do Phòng quản lý. 1.3. Chế độ làm việc - Cục Lưu trữ hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng Trung ương. Định kỳ 3 tháng 1 lần, Cục trưởng làm việc với Chánh văn phòng về hoạt động của Cục và kiến nghị những vấn đề cần thiết. - Cục Lưu trữ làm việc theo chế độ thủ trưởng. Cục trưởng chịu trách nhiệm tổ chức điều hành các mặt công tác của Cục. Cục trưởng có một số Phó cục trưởng giúp việc theo sự phân công của Cục trưởng và thay Cục trưởng khi vắng. - Cục trưởng được thừa lệnh Chánh văn phòng ký các văn bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Đảng và Đoàn. Cục Lưu trữ có con dấu để sử dụng vào hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của Cục. (Việc sử dụng con dấu của Cục có quy định riêng). - Lãnh đạo Cục, Phòng có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực công tác cho cán bộ, nhân viên trong Cục; thường xuyên sơ kết, tổng kết, tổ chức hội thảo khoa học... để rút kinh nghiệm công tác và giải quyết kịp thời những vướng mắc, sai sót trong chuyên môn. - Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong cơ quan để thực hiện nhiệm vụ chung cũng như nhiệm vụ đột xuất của cơ quan; tổ chức bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, chuyên viên trực tiếp công tác có liên quan đến tài liệu, văn kiện. 2. Kho lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ thành phố trực thuộc Trung ương. Có nhiệm vụ giúp cấp uỷ cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lýkho tài liệu lưu trữ; chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ toàn đảng bộ và tỉnh đoàn. Đây là cơ quan duy nhất được quyền quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ của các cơ quan đảng cấp tỉnh gồm: Tài liệu Đại hội đảng bộ tỉnh, tài liệu Hội nghị Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh, Hội nghị Thường vụ tỉnh uỷ, Hội nghị cán bộ do tỉnh uỷ triệu tập, Tài liệu hình thành trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Thành uỷ; tài liệu của các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của đảng, đoàn TNCSHCM cấp tỉnh. Biên chế cán bộ từ 2 đến 4 người. 3. Kho lưu trữ huyện uỷ: Ở mỗi huyện, thành lập kho lưu trữ huyện uỷ đặt trong Văn phòng huyện uỷ, có nhiệm vụ: giúp huyện uỷ quản lý kho lưu trữ của huyện uỷ, chỉ đạo hướng dẫn công tác vă thư toàn đảng bộ và huyện đoàn. Đây là cơ quan duy nhất được quyền quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ của các cơ quan đảng cấp huyện, huyện đoàn và tài liệu của các đảng bộ xã. Biên chế cán bộ từ ½ đến 1 người. 4. Kho lưu trử Trung ương đoàn TNCSHCM: Là một tổ chức nằm trong hệ thống tổ chức lưu trữ của đảng, có nhiệm vụ giúp Ban Chấp hành Trung ương đoàn tập trung quản lý tài liệu của đoàn; tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của đoàn; chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong hệ thống tổ chức của đoàn theo tinh thần quản lý của đảng. độ: III. Một số vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của đảng. 1. Phân loại tài liệu phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Phân loại tài liệu phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được thực hiện qua 3 cấp + Phân loại phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam nhằm xác định mạng lưới các phòng kho lưu trữ. Thực hiện cấp độ phân loại này cần vận dụng các đặc trưng sau: - Đặc trưng thời kỳ lịch sử, - Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương, - Đặc trưng lãnh thổ hành chính, - Đặc trưng ngành hoạt động, - Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật và vật liệu chế tác tài liệu. Trong các đặc trưng nêu trên, đặc trưng ngành hoạt động và đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu rất ít được vận dụng vì đảng không có lưu trữ chuyên ngành, mặc khác tài liệu lưu trữ của đảng mới được hình thành trong thời gian gần đây nên ngôn ngữ của tài liệu là Tiếng việt, vật liệu chế tác chủ yếu là giấy. 2. Phân loại tài liệu trong phạm vi một kho lưu trữ. Phân phông lưu trữ: đây là công việc mang tính chất bắt buộc khi tiến hành phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ. Để phân phông lưu trữ được thuận lợi, cần phải nắm bắt được các điều kiện thành lập phông, trên cơ sở đó tiến hành xác định giới hạn phông. + Điều kiện thành lập phông: có 3 điều kiện: - Cơ quan phải hoạt động độc lập, tức là phải đảm bảo các yêu cầu: Được thành lập bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền; Có văn thư, con dấu riêng; có tổ chức, biên chế riêng; có tài khoản riêng. - Tài liệu trong phông phải có giá trị. - Tài liệu trong phông phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh. + Xác định giới hạn phông lưu trữ: - Nếu hai cơ quan sáp nhập thành một cơ quan mới, tài liệu hai cơ quan cũ lập phông riêng, tài liệu cơ quan mới lập phông riêng. - Nếu một cơ quan chia tách thành hai cơ quan, tài liệu của cơ quan cũ lập phông riêng, tài liệu hai cơ quan mới lập hai phông riêng. - Nếu một cơ quan ngừng hoạt động, một thời gian sau hoạt động trở lại, lập một phông lưu trữ liên tục. - Khi phông lưu trữ thay đổi cấp chủ quản nhưng chức năng, nhiệm vụ không đổi, tài liệu vẫn lập phông lưu trữ liên tục. - Trong kho lưu trữ tỉnh uỷ, thành uỷ: đối với những tỉnh, thành đã giải thể, lập một phông riêng, tài liệu của một ban, lập một phông riêng. - Phông lưu trữ của các tỉnh thành đang hoạt động lập phông riêng. - Tài liệu của các cơ quan chuyên môn giúp việc tỉnh uỷ, thành uỷ lập phông riêng. - Tài liệu của một đảng uỷ thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ, lập một phông riêng. - Tài liệu của tỉnh đoàn TNCSHCM lập một phông riêng. - Tài liệu của mỗi huyện uỷ, quận uỷ, lập một phông riêng. Tuy nhiên tài liệu của các ban trực thuộc huyện uỷ, quận uỷ được nhập chung với phông lưu trữ huyện uỷ, quận uỷ. - Tài liệu của các đảng uỷ trực thuộc huyện uỷ, quận uỷ thành lập một phông lưu trữ liên hợp. - Tài liệu của huyện đoàn, lập một phông riêng. - Tài liệu của các đoàn cơ sở (các xã, phường), lập phông lưu trữ liên hợp. 3. Phân loại tài liệu trong phạm vi một phông lưu trữ. Có thể chia thành hai phông: + Phông lưu trữ chưa được lập hồ sơ: Để phân loại tài liệu cần kết hợp với quá trình chỉnh lý phông lưu trữ đó, có nghĩa là phải lập hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu. Sau khi lập hồ sơ xong phải tiến hành xây dựng phương án phân loại và tiến hành hệ thống hoá hồ sơ theo phương án đã được xây dựng. Việc phân loại tài liệu đối với phông lưu trữ này cũng được tiến hành theo các bước như phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ của các cơ quan Nhà nước. + Đối với phông lưu trữ đã được lập hồ sơ, việc phân loại được tiến hành như cách phân loại trong các cơ quan Nhà nước. 2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Việc xác định giá trị tài liệu trong các cơ quan đảng cũng được tiến hành theo ba nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc tính đảng. - Nguyên tắc lịch sử, - Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Ngoài ra, khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ của đảng còn phải vận dụng các tiêu chuẩn sau: - Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu, - Tiêu chuẩn tác giả tài liệu, - Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông, - Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin, - Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, - Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông, - Tiêu chuẩn tình trạng vật lý, - Tiêu chuản hiệu lực pháp lý, - Tiêu chuẩn ngôn ngữ và vật liệu chế tác tài liệu. Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xác định giá trị tài liệu, các cơ quan đảng cần biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ bao gồm: + Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, + Bảng thời hạn bảo quản, + Danh mục hồ sơ Sau đây là một số bảng thời hạn bảo quản mẫu được xây dựng để làm phương tiện xác định giá trị tài liệu trong các cơ quan đảng. Bảng 01 THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH TRONG QÚA TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA ĐẢNG BỘ TỈNH, THÀNH, ĐẶC KHU Số Tên loại tài liệu TT Thời hạn bảo quản 1 2 3 I- TÀI LIỆU ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ TỈNH, THÀNH; ĐẶC KHU 1. Tài liệu chuẩn bị Đại hội. 01 - Các văn bản của Trung ương chỉ đạo về tổ chức đại hội các Đảng bộ Tỉnh, Thành và Đảng bộ cấp dưới 10 năm đánh giá (ĐG). 02 - Các Chỉ thị của Ban Bí thư cho chính đại hội Tỉnh, thành mình. Vĩnh viễn 03 - Quyết định triệu tập đại hội của Tỉnh uỷ , thành uỷ. Vĩnh viễn 04 2. Tài liệu Đại hội. Vĩnh viễn - Chương trình đại hội, danh sách đại biểu chính thức, dự thính, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban kiểm tra tư cách đại biểu. Vĩnh viễn 05 - Các báo cáo chính thức tại đại hội. Vĩnh viễn 06 - Bài phát biểu của đại diện Trung ương Đảng và các đại biểu trong đại hội. Vĩnh viễn 07 - Biên bản đại hội, các bản tổng hợp ý kiến của đại biểu về các văn kiện đại hội. Vĩnh viễn 08 - Danh sách đề cử, ứng cử, biên bản bầu cử, danh sách trúng cử. Vĩnh viễn 09 - Nghị Quyết và các văn bản chính thức khác. Vĩnh viễn 10 - Ghi âm bài phát biểu của đại diện Trung ương Đảng và dồng chí Bí thư Tỉnh ủy. Anh chụp đại hội (nếu có). 10 năm ĐG 11 - Danh sách chia tổ, hướng dẫn thảo luận và biên bản thảo luận tổ. 10 năm ĐG 12 - Thư góp ý kiến vào văn kiện, thư chào mừng; thư quyết tâm. 10 năm ĐG 13 3. Tài liệu về tổ chức phục vụ đại hội. - Kế hoạch, các văn bản chỉ đạo và tổng kết công tác phục vụ đại hội; và các tài liệu khác. 10 năm ĐG II- TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TỈNH ỦY, THÀNH ỦY; ĐẶC KHU ỦY. 1. Tài liệu do Tỉnh ủy, Thành ủy; đặc khu ủy ban hành. 14 - Hồ sơ hội nghị ban chấp hành Đảng bộ Tỉnh, Thành phố; đặc khu (danh sách đại biểu, chương trình, đề án, các báo cáo, các bài phát biểu, biên bản, Nghị Quyết của hội nghị). Vĩnh viễn 15 - Tài liệu hội nghị ban thường vụ (đề án, biên bản, Nghị Quyết, hoặc kết luận hội nghị). Vĩnh viễn 16 - Nghị Quyết, Quyết Định, Chỉ Thị, Thông tri của cấp ủy. Vĩnh viễn 17 - Thông báo, công văn, điện của Tỉnh ủy, Thành ủy hướng dẫn thực hiện những Nghị Quyết, Chỉ thị của Trung ương chỉ đạo riêng địa phương mình. Vĩnh viễn 18 - Hồ sơ hội nghị cán bộ do Tỉnh ủy triệu tâp (Báo cáo, các bài phát biểu, biên bản thảo luận, bảng tổng kết hội nghị). 15 năm ĐG 19 - Chương trình công tác và báo cáo hàng tháng, qúy, 06 tháng, năm và dài hạn. Vĩnh viễn 20 - Thông báo, công văn trao đổi về những việc thông thường. 5 năm ĐG 2. Tài liệu do các nơi khác gửi đến Tỉnh ủy, Thành ủy, đặc khu ủy. a) Tài liệu của Trung ương Đảng, các cơ quan Đảng, đoàn thể và Nhà nước ở Trung ương gửi xuống. 21 - Tài liệu của Trung ương Đảng, các cơ quan Đảng ở Trung ương gửi xuống chỉ đạo, hướng dẫn riêng đối với chính địa phương mình phải thi hành. Vĩnh viễn 22 - Các tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung cho các địa phương trong trong toàn quốc. 15 năm ĐG b) Tài liệu của ban trực thuộc Tỉnh ủy, Thành ủy gửi đến Tỉnh, Thành ủy. 23 - Báo cáo kết qủa kiểm tra thi hành Nghị Quyết, Chỉ thị của Trung ương và của cấp ủy thuộc phạm vi ban theo dõi, công văn xin ý kiến cấp ủy về những vấn đề thuộc phạm vi hoạt động của ban. 5 năm ĐG 24 - Báo cáo năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề. 5 năm ĐG 25 - Chương trình công tác, báo cáo tháng, qúy, 06 tháng. 1 năm ĐG c) Tài liệu của các cơ quan chính quền, đoàn thể quần chúng ở Tỉnh, Thành, đặc khu gửi đến Tỉnh, Thành ủy. 26 - Báo cáo năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề của Uy ban nhân dân và các đoàn thể quần chúng. 10 năm ĐG 27 - Các loại tài liệu khác của Uy ban nhân dân, toàn thể quần chúng và tài liệu của các sở, ngành ở Tỉnh, Thành phố, đặc khu. 05 năm ĐG d) Tài liệu của cấp ủy dưới gửi lên Tỉnh, Thành ủy. 28 - Báo cáo năm, báo cáo chuyên đề, công văn xin ý kiến về việc thực hiện chủ trương của Trung ương, Tỉnh ủy, Thành ủy, đặc khu ủy. Vĩnh viễn 29 - Báo cáo tháng, qúy, 06 tháng. 05 năm ĐG III- TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC BAN TRỰC THUỘCTỈNH ỦY, THÀNH ỦY, ĐẶC KHU ỦY. 1. Tài liệu do ban hành. 30 - Tài liệu hội nghị do ban chủ trì (giấy triệu tập, danh sách đại biểu, chương trình hội nghị, báo cáo, đề án, biên bản và kết luận hội nghị). Vĩnh viễn 31 - Quyết Định, Thông Tri, Báo cáo của ban về việc hướng dẫn tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chủ trương của Trung ương và cấp ủy. Vĩnh viễn 32 - Chương trình công tác, báo cáo tháng, qúy, 06 tháng, năm. Vĩnh viễn 33 - Báo cáo có tính tổng kết những cuộc vận động lớn, tổng kết thực hiện các chủ trương lớn. Vĩnh viễn 34 - Chương trình, báo cáo công tác tuần, 15 ngày, công văn trao đổi hành chính sự vụ. 01 năm ĐG 35 - Sổ công tác của các trưởng, phó ban. 10 năm ĐG 2. Tài liệu các nơi gửi đến ban. a) Tài liệu của Trung ương và các ban ở Trung ương gửi đến ban. 36 - Các Nghị Quyết, Chỉ Thị, Thông Tri và tài liệu hướng dẫn thực hiện Nghị Quyết, Chỉ Thị, Thông Tri của Trung ương và các ban ở Trung ương về các vấn đề do ban phụ trách. Vĩnh viễn b) Tài liệu của Tỉnh ủy, Thành ủy, đặc khu ủy gửi đến ban. 37 - Tài liệu về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ của ban, các Nghị Quyết, Chỉ Thị, Thông Tri của cấp ủy về các vấn đề do ban phụ trách (đưa vào các Hồ sơ vấn đề). Vĩnh viễn 38 - Các Nghị Quyết, Chỉ Thị, Thông Tri và các văn bản khác gửi đến để biết 05 năm ĐG c) Tài liệu của các cơ quan chính quyền Tỉnh, Thành phố gửi đến ban. 39 - Báo cáo kết qủa việc thực hiện chủ trương của cấp ủy về những vấn đề thuộc chức năng của ban (đưa vào Hồ sơ vấn đề). Vĩnh viễn 40 - Báo cáo năm, nhiều năm (của các cơ quan thuộc phạm vi ban theo dõi) - Các loại tài liệu về tổ chức, cán bộ thuộc ngành. 10 năm ĐG 10 năm ĐG 41 - Báo cáo tháng, qúy, 06 tháng. 01 năm ĐG d) Tài liệu của các ban cấp dưới gửi lên. 42 - Báo cáo năm và nhìều năm, báo cáo chuyên đề về việc tổ chức thực hiện chủ trương của Trung ương và của Tỉnh ủy và Thành ủy. Vĩnh viễn 43 - Chương trình công tác, báo cáo tháng, 03 tháng, 06 tháng 01 năm ĐG Bảng 02 THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH TRONG QÚA TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA ĐẢNG BỘ HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ; THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH VÀ CƠ SỞ. Số Tên loại tài liệu TT Thời hạn bảo quản 1 2 3 I- TÀI LIỆU ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ HUYỆN, QUẬN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH. 1. Tài liệu chuẩn bị đại hội. 01 Tài liệu của Trung ương Đảng chỉ đạo việc tổ chức đại hội Đảng bộ. 10 năm đánh giá (ĐG). 02 - Các Nghị Quyết, Chỉ thị, tài liệu hướng dẫn của Tỉnh ủy về mở Đại hội Đảng bộ Huyện, Quận, Thị xã, Thành phố thuộc Tỉnh. 10 năm ĐG 03 - Quyết định triệu tập đại hội, bản thảo cuối cùng các văn kiện Đại hội Vĩnh viễn 2. Tài liệu đại hội. Vĩnh viễn 04 - Chương trình đại hội, danh sách đại biểu, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban kiểm tra tư cách đại biểu. Vĩnh viễn 05 - Các báo cáo trình bày tại đại hội, các bài phát biểu của đại diện cấp trên và đại biểu đại hội. Vĩnh viễn 06 - Biên bản Đại hội, các bản tổng hợp ý kiến đóng góp vào dự thảo văn kiện, Nghị Quyết đại hội. Vĩnh viễn 07 - Biên bản, danh sách bầu cử, trúng cử vào Ban chấp hành Vĩnh viễn 08 - Danh sách chia tổ và biên bản thảo luận tổ; thư chào mừng, quyết tâm thư. 05 năm ĐG 3. Tài liệu về tổ chức phục vụ Đại hội 09 - Chương trình, kế hoạch tổ chức phục vụ Đại hội, báo cáo tổng kết công tác phục vụ Đại hội. 10 năm ĐG II. TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HUYỆN ỦY, QUẬN ỦY, THỊ ỦY. 1. Tài liệu của Huyện, Quận, Thị ủy và các ban giúp việc ban hành. 10 - Hồ sơ các Hội nghị Ban chấp hành, Ban thường vụ cấp ủy, lãnh đạo ban (Đề án, Báo cáo, Biên bản, Nghị Quyết hoặc kết luận Hội nghị). Vĩnh viễn 11 - Nghị Quyết, Quyết Định, Chỉ Thị, Thông tri, chương trình công tác, báo cáo tháng, qúy, 06 tháng, năm, báo cáo chuyên đề. Vĩnh viễn 12 - Danh sách Đảng viên, thống kê số lượng, chất lượng Đảng viên, cán bộ, chi bộ hàng năm. Vĩnh viễn 13 - Chương trình công tác báo cáo tuần. 01 năm ĐG 2. Tài liệu của Trung ương Đảng và Tỉnh ủy, Thành ủy; đặc khu ủy gửi xuống. 14 - Các tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn riêng đối với chính địa phương phải thi hành Vĩnh viễn 15 - Các tài liệu chỉ đạo hướng dẫn chung các địa phương trong toàn Tỉnh. 05 năm ĐG 16 - Các tài liệu gửi “để biết”. 01 năm ĐG 3. Tài liệu của Uỷ ban nhân dân và các tổ chức quần chúng ở Huyện, Quận, Thị, Thành phố thuộc tình gửi đến 17 - Báo cáo năm, nhiều năm, báo cáo tổng kết chuyên đề. 10 năm ĐG 18 - Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo tháng, qúy, 06 tháng và các công văn tài liệu khác. 01 năm ĐG 4. Tài liệu do Đảng ủy cơ sở gửi lên 19 - Báo cáo kết qủa Đại hội, Báo cáo năm và báo cáo về việc thực hiện Nghị Quyết; Chỉ thị cấp trên. Vĩnh viễn 20 - Báo cáo đề nghị chuẩn y kết nạp, phục hồi Đảng tịch, kỷ luật Đảng viên. 20 năm ĐG III. TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐẢNG BỘ, CHI BỘ CƠ SỞ. 1. Tài liệu Đại hội Đảng bộ, Chi bộ cơ sở. 21 - Báo cáo, bản kiểm điểm của Ban chấp hành, Biên bản, Nghị Quyết Đại hội, Quyết Định của cấp trên chuẩn y Ban chấp hành mới. Vĩnh viễn