Thảo luận Phân tích và thiết kế hệ thống

Phân tích và thiết kế hệ thống Phạm Tuấn Anh Khoa CNTT – ĐHBK Hà Nội ĐT: (04)8692205 0913.528000 Chương 4: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Nội dung Tổng quan giai đoạn khảo sát Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Xác định phạm vi, mục tiêu va hạn chế của dự án Phác hoạ và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp Ví dụ 4.1. Tổng quan Các bước của quá trình phân tích và thiết kế Mục đích của khảo sát và xác lập dự án Yêu cầu của giai đoạn khảo sát 4.1.1. Các bước của quá trình phân tích và thiết kế Bước I: Khảo sát mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào? Bước II: Mô tả hệ thông cũ làm gì? Bước III: Mô tả hệ thống mới làm gì? Bước IV: Mô tả hệ thống mới làm việc như thế nào? Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 4.1.2. Mục đích Thường tiến hành qua 2 giai đoạn: Khảo sát sơ bộ Khảo sát chi tiết Mục đích cuối cùng: “ký được hợp đồng thoả thuận” để xây dựng hệ thống tin. 4.1.3. Yêu cầu Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới Đề xuất ý tưởng cho hệ thống mới Vạch kế hoạch cho dự án 4.2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng Mục đích Phương pháp khảo sát Phân loại thông tin Phát hiện yếu kém của hiện trạng và yêu cầu cho tương lai 4.2.1. Mục đích Phát hiện nhược điểm của hệ thống cũ Định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết “cải tạo cái cũ và xây dụng cái mới”. 4.2.2. Phương pháp khảo sát Các mức khảo sát: Thao tác, thừa hành Điều phối, quản lý Quyết định, lãnh đạo Chuyên gia cố vấn Hình thức khảo sát Sơ đồ các mức khảo sát Thao tác, thừa hành Người trực tiếp làm việc với các thao tác của hệ thống Khai thác được những khó khăn và những vấn đề nảy sinh ít người biết được Ảnh hưởng đến việc thay đổi của hệ thống mới Điều phối, quản lý Những người quản lý trực tiếp Họ cung cấp báo cáo tóm tắt định kỳ, các thông tin chi tiếp tại mọi thời điểm Họ không có tầm nhìn xa và không phải là người đưa ra quyết định Quyết định, lãnh đạo Là người quan sát ở mức tổ chức. Là người đưa ra những quyết định mang tính chiến lược của hệ thống. Các thông tin này sẽ quyết định hướng phát triển của hệ thống. Chuyên gia cố vấn Cố vấn và những người chuyên nghiệp Họ tư vấn về chuyên môn sâu và có thể phê phán hệ thống Hình thức khảo sát Có nhiều hình thức Chúng được kết hợp với nhau đê nâng cao tính hiểu quả, tính khách quan và tính toàn diện Hai hình thực quan tâm: Quan sát / Theo dõi Phỏng vấn / Điều tra Quan sát / Theo dõi Chính thức Không chính thức: thường đưa ra kết luận khách quan hơn Phỏng vấn / Điều tra Trao đổi trực tiếp với người tham gia hệ thống thông qua các buổi gặp mặt Dùng một số kỹ thuật: Sử dụng câu hỏi trực tiếp (đóng): câu hỏi trả lời đúng sai (yes / no) Sử dụng câu hỏi mở: câu hỏi trả lời là gì, làm như thế nào (what, how) Sử dụng các bảng hỏi, mẫu điều tra 4.2.3. Phân loại thông tin Hiện tại / Tương lai Tĩnh / Động / Biến đổi Môi trường / Nội bộ Hiện tại / Tương lai Hiện tại: thông tin phản ánh chung về môi trường, các thông tin dùng để phân tích hệ thống hiện tại Tương lai: thông tin được phát biểu từ mong muốn, phàn nàn. Tĩnh / Động / Biến đổi Tĩnh: thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá như các phòng ban, chức vụ ... Động: Thông tin về không gian như các đường di chuyển tài liệu, về thời gian như thời gian xử lý, hạn chuyển thông tin Biến đổi: Qui tắc quản lý, các quy định của nhà nước, các công thức tính toán.. Môi trường / Nội bộ Môi trường: thông tin có tác động từ bên ngoài Nội bộ: các thông tin lưu chuyển trong hệ thống 4.2.4. Phát hiện yếu kém và yêu cầu Yếu kém Yêu cầu nảy sinh Yếu kém Thiếu, kém Kém hiệu lực Tổn phí cao Thiếu, vắng Thiếu chức năng Thiếu phương tiện xử lý thông tin Thiếu người thực hiện, quản lý ... Kém hiệu lực Phương pháp xử lý không chặt chẽ Cơ cấu bất hợp lý Lưu chuyển thông tin bất hợp lý, dài lòng vòng Giấy tờ tài liệu trình bày kém Sự ùn tắc, quá tải Tổn phí cao Thời gian Con người Quá trình Yêu cầu nảy sinh Những nhu cầu chưa đáp ứng được Các nguyện vọng, phàn nàn của nhân viên Dự kiến, kế hoạch của lãnh đạo 4.3. Xác định phạm vi, mục tiêu và hạn chế của dự án Phạm vi Mục tiêu của hệ thống Hạn chế 4.3.1. Phạm vi Phạm vi là khoanh vùng dự án cần thực hiện, dùng 2 phương pháp: Phương pháp giếng (theo chiều sâu): hạn chế phạm vi hẹp và đi sâu Phương pháp hồ (theo chiều rộng): giải quyết tổng thể, nhất quán, mang tính tập trung hoá cao 4.3.2. Mục tiêu của hệ thống Khắc phục những yếu kém hiện tại Đáp ứng những nhu cầu trong tương lai, thể hiện chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp Thể hiện các hạn chế về thời gian, chi phí, con người 4.3.3. Hạn chế Tài chính: Kinh phí cho phép triển khai Con người: Khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới, khả năng về đào tạo, tác vụ Thiết bị: Các thiết bị kỹ thuật cho phép Môi trường: Các yếu tố ảnh hưởng về môi trường và xã hội Thời gian: Thời gian hoàn thành 4.4. Phác hoạ và nghiên cứu tính khả thi Phác hoạ Xác định các mức tự động hoá Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi Phác hoạ Thoả mãn các yêu cầu của bên chủ đầu tư Định hướng giải quyết, thực hiện như thế nào Về thiết bị: Cần đưa ra các chủng loại, tính năng, giá cả, thời gian phải cung cấp Xác định các mức tự động hoá Tổ chức lại hoạt động thủ công Tự động hoá một phần, nhưng không xáo trộn cơ cấu tổ chức Tự động hoá làm thay đổi về cơ cấu tổ chức Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi Khả thi về kỹ thuật Khả thi về tác vụ Khả thi về kinh tế 4.5. Ví dụ Bài toán Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án của bài toán trên 4.5.1. Bài toán Hệ thống cung ứng vật tư của nhà máy X Hệ thống cung ứng vật tư của nhà máy X Đã có sẵn hệ thống bao gồm 2 hệ thống thực hiện bằng máy tính: Hệ thống mua hàng Hệ thống tiếp nhận hàng, phát hàng Hai hệ thống này không tương tích do đó không kết nối được với nhau Hệ thống mua hàng (ĐH) Nhằm giải quyết các dự trù vật tư của các phân xưởng, bao gồm: Chọn người cung ứng hay người cung cấp lưu vào file “Người cung cấp” Thương lượng với nhà cung cấp Lập đơn hàng (có số hoá đơn So_HD) Sao lưu đơn hàng và cất vào file “Đơn hàng” Hệ thống mua hàng (ĐH) Mỗi bản dự trù vật tư có thể đáp ứng bởi những người cung cấp khác nhau. Tuy nhiên mỗi mặt hàng chỉ do một nhà cung cấp cung ứng Mỗi đơn hàng lại có thể chứa nhiều mặt hàng do nhiều phân xưởng tiêu thụ yêu cầu Hệ thống phát hàng (PH) Theo dõi hàng từ khi hàng về, nhập vào kho đến khi phát hàng về phân xưởng, bao gồm: Hàng về kèm phiếu giao hàng: Thông tin trên phiếu giao hàng kèm theo nơi cất hàng lưu ở file “Nhận hàng” Bộ phận thủ công: Làm nhiệm đối chiếu Nhiệm vụ đối chiếu Hàng ngày bộ phận thu hàng nhận hàng, in các danh sách hàng nhận về gửi đến bộ phận đối chiếu, trong danh sách đều ghi số hoá đơn (So_HD) Đối chiếu số hoá đơn để tìm địa chỉ phát hàng để bộ phận nhận phát hàng cho nơi nhận Đối chiếu nhận hoá đơn với danh sách hàng về, nếu khớp chuyển cho tài vụ để trả tiền, nếu không khớp thì trao đổi về các bất nhất giữa Đơn hàng - Nhận hàng - Hoá đơn 4.5.2. Khảo sát và thiết kế hệ thống trên Yếu kém Mục tiêu Phác hoạ giải quyết Yếu kém Thiếu, vắng Kém hiệu lực Tổn phí Thiếu, vắng Không có kho hàng thông dụng để lưu trữ tạm thời các mặt hàng nhập về chưa sử dụng Kém hiệu lực Giải quyết đơn hàng, dự trù quá chậm do cách đối chiếu thủ công và cách lấy thông tin Theo dõi việc thực hiện đơn hàng không sát, xảy ra nhiều sai sót do phân tán quản lý Tổn phí Do quá trình đối chiếu thủ công để khớp từ khi dự trù, đơn hàng, hàng nhận, phiếu giao hàng và hoá đơn thanh toán Mục tiêu Thêm kho hàng thông dụng Khắc phục 2 điều kém hiệu lực bằng cách tổ chức lại để rút ngắn quá trình giải quyết 1 dự trù hàng Tổ chức lại để theo dõi thực hiện đơn hàng chặt chẽ, tránh sai sót Cố gắng tận dụng phần mềm và phần cứng đã có Giải pháp giải quyết Đưa ra 5 giải pháp Giải pháp 1 Tạo kênh liên lạc để kết nối hai phân hệ. Giải pháp 2 Gộp hệ hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại nhằm loại bỏ một máy tính vi phạm thao tác Giải pháp 3 Loại bỏ 2 máy tính, viết lại toàn bộ chương trình mới Giải pháp 4 Để nguyên Giải pháp 5 Chuyển nhiệm vụ dự trù từ hệ thống đặt hàng sang hệ thống phát hàng, tức là hệ thống đặt hàng chỉ thực hiện mua hàng. Giải pháp 5