Tập huấn công tác soạn thảo văn bản

TẬP HUẤN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢNNỘI DUNG TRÌNH BÀYMỘT SỐ NỘI DUNG TRỌNG TÂM CỦA:1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND năm 2004;2. Nghị định 91/2006/NĐ-CP ngày 06.9.2006 của Chính phủ;3. Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP;4. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 5. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;6. Quyết định số 17/2007/QĐ-UBND ngày 05.02.2007 của UBND Thành phố HCM quy định về trình tự, thủ tục ban hành VBQPPL của UBND các cấp tại TPHCM.CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN1. Văn bản quy phạm pháp luật2. Văn bản hành chính3. Văn bản chuyên ngành 4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Phòng Tư phápVĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT (Lưu ý: VB QPPL vẫn áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP )Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNVVăn bản hành chính (Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ)Văn bản hành chính gồm:Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư côngPhòng Tư phápVăn bản hành chính(Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19.01.2011) 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng2. Phông chữ trình bày văn bản.3. Khổ giấy4. Kiểu trình bày5. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) 6. Thể thức văn bản 7. Kỹ thuật trình bày văn bản Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNVPhòng Tư pháp1. Phạm vi và đối tượng áp dụng - Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; - Được áp dụng đối với: các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNVPhòng Tư phápThông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV2. Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Hiện nay thống nhất sử dụng phông chữ Times New Roman.Phòng Tư pháp3. Khổ giấy - Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). - Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNVPhòng Tư pháp4. Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNVPhòng Tư pháp5. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm . Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNVPhòng Tư pháp6. Thể thức văn bản là gì? Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP 08.02.2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08.04.2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNVThể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính:Thành phần chung: - Quốc hiệu; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu của văn bản; - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).Thể thức văn bản hành chính:Thành phần bổ sung: Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức. 7. Kỹ thuật trình bày văn bảnKỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.Được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; Không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (lưu ý) Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao Cách Trình bày Phụ lụcVăn bản chuyên ngành: Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ (Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV).Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội- Văn bản của tổ chức chính trị: (văn bản của Đảng) thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28.5.2004 của Văn phòng Trung ương Đảng và Công văn số 05-CV/VP ngày 06.02.2006 của Văn phòng Quận ủy Bình Thạnh việc ban hành các bộ mẫu văn bản của Đảng ủy cơ sở.Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội- Văn bản của tổ chức chính trị - xã hội: UBMTTQ và các đoàn thể (trừ Đoàn TNCSHCM) chưa có văn bản hướng dẫn.Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội- Văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh: + Căn cứ theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28.5.2004 của Văn phòng Trung ương Đảng; + Hướng dẫn số 29/HD-VP ngày 20.5.2009 của Văn phòng Trung ương Đoàn TNCSHCM; + Hướng dẫn số 03/HD-VP ngày 26.6.2009 của Ban chấp hành Thành đoàn Thành phố Hồ Chí Minh. CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)2. “Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền; CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành".CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;CÁC DẠNG VĂN BẢN: (Theo Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 và Điều 1, Khoản 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 của Chính phủ về công tác văn thư)6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;CÁC DẠNG VĂN BẢN:* Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính. CÁC DẠNG VĂN BẢN:Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18 Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP)1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. 2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18 Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP)3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. CHUYỂN PHÁT VÀ ĐÍNH CHÍNH VĂN BẢN (Theo Điều 18 Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP)Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản LƯU VĂN BẢN (Theo Khoản 8, Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP)"1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. 2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký" LẬP HỒ SƠ (Theo Khoản 7, 8, Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP)7. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;LẬP HỒ SƠ (Theo Khoản 7, 8, Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP)8. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.LẬP HỒ SƠ (Theo Điều 21 Nghị định 110/2004/NĐ-CP)1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:a) Mở hồ sơ;b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.LẬP HỒ SƠ (Theo Điều 21 Nghị định 110/2004/NĐ-CP)2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.Thể thức bản sao (Điều 16, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011) gồm:1. Hình thức sao (“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”).2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản 3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.Thể thức bản sao (Điều 16, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011)4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện như văn bản hành chính.Thực hànhPhòng Tư phápCám ơn các đồng chí đã chú ý theo dõi. Chúc các đồng chí sẽ thực hiện tốt công tác soạn thảo văn bảnThông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV