Tập bài giảng Kế toán quản trị - Lê Thị Hồng Tâm

mọi tình huống 6.1. Các vấn đề chung về dự toán 6.1.1. Khái niệm và ý nghĩa về dự toán Trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp đều hoạt động theo các mục tiêu đã xác định. Các doanh nghiệp kinh doanh hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận, các doanh nghiệp phi lợi nhuận hoạt động vì các mục tiêu cộng đồng, xã hội. Nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động cần phải xây dựng các chiến lược dài hạn, ngắn hạn nhằm ổn định môi trường kinh doanh và các nhà quản trị chủ động trước sự biến động thất thường của nền kinh tế. Dự toán chính là sự cụ thể hóa của các mục tiêu dài hạn, các kế hoạch tổng thể trong một khoảng thời gian xác định. Vậy dự toán là những dự kiến chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn tài chính nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách bình thường, góp phần nâng cao hiệu quả của mọi hoạt động. Dự toán chỉ rõ cách huy động và sử dụng vốn, các nguồn lực khác như con người, tài sản cố định, nguyên vật liệu, tài nguyên thiên nhiên của doanh nghiệp theo định kỳ và được biểu diễn một cách có hệ thống thông qua các mẫu biểu và các thước đo khác nhau. Dự toán có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ một tổ chức hoạt động nào, các ý nghĩa đó thường cụ thể như sau: - Cung cấp thông tin tổng thể và chi tiết cho các nhà quản lý một cách khái quát về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh sắp diễn ra của doanh nghiệp trong kỳ tới. Từ đó các nhà quản trị chủ động trong các quyết định điều hình, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để đảm bảo khai thác triệt để các yếu tố sản xuất, không có sự lãng phí, góp phần nâng cao lợi nhuận. - Dự toán là cơ sở quan trọng để phân tích, so sánh với kết quả thực hiện. Từ đó phát hiện những nhân tố ảnh hưởng đến sự khác biệt giữa dự toán thực tế để đưa ra các 142 biện pháp phù hợp. Mặt khác, thông qua quá trình phân tích để thấy được các định mức, dự toán đã phù hợp với thực tế chưa, từ đó có cơ sở xây dựng định mức mới hoàn chỉnh hơn. Đồng thời, từ kết quả phân tích để tăng cường công tác kiểm soát chi phí góp phần tối thiểu hóa chi phí của doanh nghiệp. Thông qua phân tích dự toán phát hiện ra khâu sản xuất đình trệ, rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. - Dự toán chính là cơ sở để đưa ra quyết định tác nghiệp trong doanh nghiệp. Hằng ngày các nhà quản trị thường phải giải quyết hàng loạt các quyết định như: Mua vật tư của nhà cung cấp nào? Mua với khối lượng bao nhiêu? Tiêu chuẩn chất lượng vật tư ra sao? Thuê phương tiện nào vận chuyển? Khả năng tài chính như thế nào?... Để trả lời cho các câu hỏi đó đều nằm trong dự toán của doanh nghiệp. Như vậy dự toán còn là sự phối hợp giữa các quyết định của một nhà quản trị và quyết định của các nhà quản trị với nhau nhằm cho nhà quản trị cấp cao chủ động điều hành thuận tiện - Dự toán chính là một bức tranh kinh tế tổng thể của doanh nghiệp trong tương lai, nó kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bằng các quyết định tác nghiệp của từng bộ phận khác nhau. Do vậy dự toán đảm bảo cho các kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. 6.1.2. Tính giá thành phẩm Dự toán của doanh nghiệp phong phú và đa dạng tùy theo mục đích và đặc điểm của hoạt động kinh doanh mà được chia thành nhiều loại khác nhau: - Theo nội dung của hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán được chia thành nhiều dạng: Dự toán tiền, dự toán chi phí, dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán vốn đầu tư, dự toán sản lượng sản phẩm sản xuất và tồn kho, dự toán báo cáo kế toán tài chính... Nội dung của dự toán phụ thuộc vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh, yêu cầu của các cấp quản trị, do vậy mức độ chi tiết và khái quát cũng khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất dự toán chi phí sản xuất là vô cùng quan trọng vì ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp thương mại dự toán giá vốn hàng mua lại là quan trọng vì ảnh hưởng nhiều tới chi phí. - Theo kỳ xây dựng của dự toán, dự toán được chia thành dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn: Dự toán ngắn hạn chủ yếu phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, dự toán này thường được lập trong phạm vi thời hạn dưới 1 năm. Dự toán ngắn hạn thường được xây dựng theo ngày, tuần, tháng, quý... Ví dụ, dự toán tiền tháng 1 năm N Dự toán dài hạn thường được xây dựng trong một khoảng thời gian trên 1 năm. Dự toán dài hạn là cơ sở để xây dựng các dự toán ngắn hạn và thường thể hiện những mục tiêu phát triển chiến lược của doanh nghiệp. Ví dụ, dự toán đầu tư công nghệ mới. 143 - Theo tính chất biến động hay ổn định của dự toán, dự toán được chia thành dự toán tĩnh và dự toán động (linh hoạt): Dự toán tĩnh thường được lập theo một mức độ hoạt động, do vậy khi doanh nghiệp hoạt động ở nhiều mức độ khác nhau, thì tính khả thi của dự toán này kém. Dự toán động (linh hoạt) thường được lập theo nhiều mức độ hoạt động trong phạm vi giới hạn của một hoạt động, do vậy khi doanh nghiệp hoạt động ở nhiều mức độ khác nhau, thì tính khả thi của dự toán này cao. Dự toán này dùng để phân tích với các mức độ thực tế tương ứng. 6.1.3. Cơ sở khoa học xây dựng dự toán Như đã phân tích ở trên, dự toán có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của các doanh nghiệp. Do vậy để đảm bảo một dự toán có tính khả thi cao cần dựa trên những cơ sở khoa học sau: - Định mức chi phí tiêu chuẩn, định mức chi phí được coi là vấn đề then chốt của dự toán. Do vậy định mức phải hết sức khoa học, phù hợp với thực tế, bám sát thực tế. Trong cơ chế thị trường, các yếu tố sản xuất và điều kiện của quá trình sản xuất thay đổi hàng ngày, do vậy khi xây dựng định mức cần phải tính đến sự biến động của giá cả, lạm phát, môi trường hoạt động kinh doanh. - Dựa trên hệ thống dự toán của kỳ trước, đây chính là những tài liệu tham khảo quan trọng, so sánh với các điều kiện về môi trường kinh doanh kỳ trước với kỳ dự toán để xây dựng dự toán kỳ này khả thi hơn. - Dựa trên các điều kiện thực tiễn của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp. Giá thực tế của các yếu tố đầu vào tại thời điểm xây dựng dự toán, dự kiến sự biến động về giá cả nếu có. Điều kiện thực tế của quá trình thi công, sản xuất như mặt bằng, môi trường, thời tiết. Các điều kiện khác phục vụ cho quá trình sản xuất như công nghệ, thiết bị, sự tiến bộ của khoa học. - Dựa trên các chính sách kinh tế vĩ mô của chính phủ như chính sách thuế, ngoại tệ, xuất, nhập khẩu. Đồng thời căn cứ vào chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp, kế hoạch tổng thể phát triển kinh tế vùng, địa phương. - Căn cứ vào trình độ chuyên môn của các chuyên gia khi xây dựng dự toán. Mỗi một lĩnh vực cần đòi hỏi các chuyên gia phải am hiểu sâu về kỹ thuật, kinh tế và những nhân tố tác động tới. 6.1.4. Trình tự xây dựng dự toán Dự toán thường được lập từ cấp cơ sở trở lên trong các doanh nghiệp. Thông thường dự toán chi phí thường do các chuyên gia kỹ thuật, kế toán quản trị tại các phân xưởng, đội sản xuất kết hợp để xây dựng. Sau khi xây dựng dựa trên những cơ sở khoa học thu thập và đánh giá, chuyển cho bộ phận chức năng như các phòng, ban kỹ thuật thẩm định, phân tích tính khả thi của dự toán, sau đó bổ sung những mặt còn hạn 144 chế để cho dự toán hoàn thiện hơn. Dự toán được chuyển cho cấp quản trị cao phê duyệt và cuối cùng chuyển tới các bộ phận cơ sở thực hiện. Trình tự xây dựng dự toán thường được mô tả bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 6.1. Trình tự xây dựng dự toán Số liệu dự toán được tính toán, phân tích từ cấp cơ sở, sau đó trình lên quản trị cấp trên xem xét và quyết định tính khả thi của các dự toán, nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Nhà quản trị cấp trên căn cứ vào số liệu chi tiết của cấp dưới, kết hợp với các thông tin của cấp mình để xây dựng dự toán có tính khả thi cao. Cách xây dựng dự toán này có ưu điểm là mọi cấp quản trị đều góp phần vào xây dựng dự toán của doanh nghiệp, do vậy độ tin cậy và chính xác của các số liệu cao hơn. Mặt khác các chỉ tiêu được xây dựng từ cấp cơ sở vì vậy việc thực hiện được tiến hành một cách chủ động, thoải mái và khả năng hoàn thành kế hoạch một cách hữu hiệu. 6.2. Định mức chi phí 6.2.1. Khái niệm và ý nghĩa định mức chi phí Định mức chi phí là sự kết tinh các khoản chi phí tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm thông qua sản xuất thử hoặc thí nghiệm. Định mức là thước đo xác định các khoản chi phí cho một đơn vị sản phẩm cần thiết. Ví dụ: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của một đơn vị sản phẩm là 50.000 đồng. Như ta biết chi phí là vấn đề cơ bản của mọi loại hình doanh nghiệp. Mục tiêu của bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào là tối thiểu hóa chi phí. Do vậy để đạt được những mục tiêu đó các nhà quản trị phải kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ góp phần nâng cao lợi nhuận và sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thương trường. Một trong những công cụ quan trọng để các nhà quản trị kiểm soát chi phí đó chính là định mức. Mặt khác định mức chi phí và dự toán chi phí có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Định mức chi phí là cơ sở để xây dựng dự toán. Dự toán là cơ sở đánh giá và kiểm tra xem xét các định mức đã khoa học chưa để có các biện pháp hoàn thiện định mức mới. Hội đồng quản trị Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở 145 6.2.2. Nguyên tắc và phương pháp xây dựng định mức Để xây dựng được một định mức khoa học, phù hợp với thực tế đòi hỏi các nhà quản trị phải kết hợp hài hòa sự hiểu biết giữa lý thuyết và thực tế. Song, một định mức được xây dựng thường dựa trên những nguyên tắc sau: - Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm thực tế của doanh nghiệp, các định mức thực tế của những kỳ trước đã xây dựng. - Căn cứ vào điều kiện kinh tế, đặc điểm sản xuất kỹ thuật, quy trình công nghệ sản xuất thực tế của doanh nghiệp, để xây dựng định mức chuẩn cho kỳ này. - Việc xây dựng định mức đòi hỏi phải có sự kết hợp cao giữa chuyên môn nghề nghiệp, tinh thần trách nhiệm và tư duy sáng tạo của các chuyên gia xây dựng định mức. Một định mức xây dựng thường được thể hiện qua những hình thức sau: - Định mức lý tưởng (Định mức lý thuyết) đó là những định mức có thể đạt được trong điều kiện hoàn hảo nhất. Để đạt được định mức này đòi hỏi công nhân phải có trình độ tay nghề cao trong suốt thời gian lao động, máy móc thiết bị không được gián đoạn và hư hỏng. Do vậy định mức này thường được đưa ra tham khảo để xây dựng định mức thực tế. - Định mức thực tế là định mức được xây dựng căn cứ và điều kiện thực tế của quá trình sản xuất sao cho phù hợp. Định mức này có ý nghĩa đối với các nhà quản trị để phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí từ đó đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Định mức thực tế thường được sử dụng xây dựng các dự toán ngân sách của doanh nghiệp. Vậy xây dựng định mức chi phí trong các doanh nghiệp thường là công việc khó khăn, phức tạp. Để xây dựng định mức chi phí khoa học ngoài việc am hiểu các kiến thức tổng hợp còn phụ thuộc vào các phương pháp xây dựng. Thông thường các doanh nghiệp thường vận dụng các phương pháp xây dựng sau: - Phương pháp thí nghiệm: Theo phương pháp này định mức được xây dựng dựa trên các thông số kỹ thuật của sản phẩm, điều kiện sản xuất, trình độ của người lao động và điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp. Sau khi xây dựng xong tiến hành thử nghiệm định mức trong phòng thí nghiệm của công ty về các tiêu chuẩn và thông số. Từ đó mới được công khai áp dụng định mức trong thực tế. - Phương pháp sản xuất thử: Theo phương pháp này định mức được xây dựng tương tự như phương pháp trên. Sau đó đưa định mức vào sản xuất thử các sản phẩm. Sau một thời gian sản xuất thử, tiến hành phân tích, đánh giá tính ưu điểm và tồn tại của định mức, bổ sung thêm những điểm cần thiết. Từ đó mới được công khai áp dụng định mức trong thực tế. - Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Theo phương pháp này phải dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ, từ đó xác định định mức chi phí trung bình. 146 Đồng thời kết hợp với các điều kiện thực tiễn để xây dựng định mức chi phí hợp lý trong kỳ. 6.2.3. Các định mức chi phí trong doanh nghiệp Xây dựng định mức chi phí trong các doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản trị, công việc này đòi hỏi sự phức tạp và khó khăn mới có các định mức khoa học, tiên tiến phù hợp với điều kiện thực tế. Khi xây dựng định mức chi phí ngoài việc dựa trên những cơ sở khoa học đã trình bày trên còn dựa vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của từng loại hình doanh nghiệp, yêu cầu thông tin quản lý, tính chất của sản phẩm, dịch vụ, đơn giá vật tư, đơn giá nhân công, nguồn hàng cung ứng để xây dựng định mức khoa học. 6.2.3.1. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong chỉ tiêu giá thành sản xuất của nhiều loại sản phẩm. Do vậy để hạ giá thành sản phẩm các nhà quản trị cần tăng cường công tác kiểm soát chi phí này thông qua định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Định mức chi phí nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm thường phụ thuộc vào 2 yếu tố: - Số lượng nguyên vật liệu sử dụng cho 1 đơn vị sản phẩm . - Giá thực tế của 1 đơn vị sản phẩm. Nguyên nhân chung tính toán định mức chi phí nguyên vật liệu, trước hết phải dựa vào bản vẽ thiết kế kỹ thuật về sản phẩm đó. Từ đó xác định số lượng vật liệu chính, vật liệu phụ cần sử dụng, dự tính các vật liệu có khả năng thay thế. Khi xác dịnh số lượng vật liệu sử dụng cần dựa trên trình độ tay nghề của công nhân đối với sản phẩm cụ thể. Khi xác định đơn giá vật liệu chính, vật liệu phụ tiêu dùng cho các loại sản phẩm cần căn cứ vào giá thực tế trên thị trường thu mua, phí vận chuyển, định mức hao hụt, nguồn cung ứng. Sau khi xác định được số lượng vật liệu và đơn giá ta xây dựng định mức chi phí vật liệu cho đơn vị sản phẩm: Như vậy có 2 nhân tố ảnh hưởng đến định mức nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm: Số lượng vật liệu sử dụng cho 1 đơn vị sản phẩm và đơn giá thực tế của vật liệu. Bằng phương pháp loại trừ ta có thể xác định mức độ ảnh hưởng của 2 nhân tố đến sự tăng giảm định mức chi phí nguyên vật liệu. Ví dụ 6.1: Doanh nghiệp X dự kiến sản xuất ra bàn làm việc ký hiệu B10. Định mức nguyên vật liệu như sau: Định mức chi phí nguyên vật liệu cho 1 đơn vị sản phẩm = Số lượng vật liệu tiêu hao cho 1 đơn vị sản phẩm x Đơn giá thực tế nguyên vật liệu 147 - Gỗ 0,2m3 cho 1 sản phẩm, đơn giá: 1triệu đồng/m3 - Sắt 2kg cho 1 sản phẩm, đơn giá: 15.000 đồng/kg - Sơn 0,2kg cho 1 sản phẩm, đơn giá: 35.000 đồng/ kg Bài giải Ta có: Định mức gỗ cho 1 sản phẩm: 0,2 x 1.000.000 = 200.000 Định mức sắt cho 1 sản phẩm: 2 x 15.000 = 30.000 Định mức sơn cho 1 sản phẩm: 0,2 x 35.000 = 7.000 Vậy định mức chi phí nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm B10 là: 237.000 6.2.3.2. Định mức chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong chỉ tiêu giá thành sản xuất sản phẩm đối với các doanh nghiệp có quy trình công nghệ thủ công. Ví dụ: công ty may thủ công. Do vậy để hạ giá thành sản phẩm các nhà quản trị cần tăng cường công tác kiểm soát chi phí này thông qua định mức chi phí nhân công trực tiếp. Mặt khác, định mức chi phí nhân công trực tiếp phụ thuộc nhiều vào quan điểm trả tiền công của chủ doanh nghiệp, sự phát triển kinh tế của xã hội, nhận thức của người lao động. Nhưng nhìn chung định mức chi phí nhân công trực tiếp cho 1 đơn vị sản phẩm thường phụ thuộc vào những yếu tố sau: - Thời gian cần thiết để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm. - Giá thực tế của 1 đơn vị thời gian. Nguyên tắc chung tính toán định mức chi phí nhân công trực tiếp, trước hết phải dựa vào bản vẽ thiết kế kỹ thuật về sản phẩm đó. Từ đó xác định lượng thời gian cần thiết để sản xuất ra đơn vị sản phẩm. Khi xác định lượng thời gian cần thiết dựa trên trình độ tay nghề của từng loại công nhân đối với sản phẩm cụ thể. Đồng thời gắn với các điều kiện trung bình của môi trường làm việc có tính đến thời gian nghỉ ngơi của công nhân, thời gian bảo dưỡng máy móc, máy chạy không tải. Khi xác định thời gian lao động cần thiết cho 1 đơn vị sản phẩm có thể dựa vào hệ thống bấm giờ tự động cho 1 sản phẩm hoàn thành. Hoặc chia sản phẩm thành từng thao tác khác nhau, sau đó xác định thời gian của mỗi thao tác và tổng hợp lại thành thời gian cần thiết tạo ra 1 sản phẩm. Khi xác định đơn giá 1 đơn vị thời gian cần chú ý tới trình độ tay nghề của từng loại công nhân để thực hiện những thao tác đó. Xác định đơn giá của 1 đơn vị thời gian thường đi kèm các khoản phụ cấp nếu có, như bảo hiểm, trách nhiệm, độc hại... Sau khi xác định được lượng thời gian và đơn giá ta xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp cho đơn vị sản phẩm. Định mức chi phí nhân công trực tiếp cho 1 đơn vị sản phẩm = Lượng thời gian cần thiết tiêu hao cho 1 đơn vị sản phẩm x Đơn giá thực tế 1 đơn vị thời gian 148 Như vậy, có 2 nhân tố ảnh hưởng đến định mức chi phí nhân công trực tiếp cho 1 đơn vị sản phẩm: Lượng thời gian sử dụng cho 1 đơn vị sản phẩm và đơn giá thực tế của 1 đơn vị thời gian. Bằng phương pháp loại trừ ta có thể xác định mức độ ảnh hưởng của 2 nhân tố ảnh hưởng đến sự tăng hay giảm định mức chi phí nhân công trực tiếp Ví dụ 6.2: Doanh nghiệp X dự kiến sản xuất ra bàn làm việc ký hiệu B10. Định mức thời gian như sau: - Thời gian sản xuất của công nhân bậc 3: 2 giờ, công nhân bậc 2: 1 giờ - Thời gian nghỉ ngơi của công nhân bậc 3: 10 phút, công nhân bậc 2: 5 phút - Đơn giá tiền công của công nhân bậc 3: 18.000 đồng, bậc 2: 16.000 đồng Bài giải - Tiền công của công nhân bậc 3: (18.000 x 2) + 3.000 = 39.000 - Tiền công của công nhân bậc 2: (15.000 x 1) + 1.250 = 16.250 Vậy định mức chi phí nhân công trực tiếp cho 1 sản phẩm B10 là 55.250 6.2.3.3. Định mức chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là chi phí hỗn hợp bao gồm nhiều yếu tố, mỗi yếu tố của chi phí thường bao gồm phần định phí và biến phí. Do vậy, xây dựng định mức chi phí sản xuất chung cần gắn với từng yếu tố chi phí cụ thể. Đối với các yếu tố mang tính chất biến phí cần dựa vào các định mức cho 1 đơn vị sản phẩm. Các yếu tố mang tính chất định phí thường xác định phạm vi giới hạn của quy mô hoạt động. Mặt khác xây dựng định mức chi phí sản xuất chung còn phụ thuộc vào đặc điểm chi phí trực tiếp của các doanh nghiệp, quy mô giới hạn hoạt động, yêu cầu quản lý của các cấp. - Trường hợp chi phí sản xuất có mối quan hệ chặt chẽ với chi phí trực tiếp, có thể áp dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để xác định, định mức biến phí sản xuất chung dựa trên định mức chi phí trực tiếp và tỷ lệ biến phí sản xuất chung so với chi phí trực tiếp. - Trường hợp doanh nghiệp xác định được các tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung một cách khoa học, hợp lý thì xác định định mức biến phí sản xuất chung trên cơ sở ước tính tổng chi phí sản xuất chung và dự toán tổng tiêu thức phân bổ, xác định đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung. Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung = Tổng biến phí sản xuất chung ước tính Tổng tiêu thức phân bổ Định mức biến phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm = Định mức chi phí trực tiếp cho 1 đơn vị sản phẩm x Tỷ lệ biến phí sản xuất chung so với chi phí trực tiếp Định mức biến phí sản xuất chung = Định mức phân bổ biến phí sản xuất chung x Đơn vị tiêu chuẩn cho 1 đơn vị hoạt động 149 Định phí sản xuất chung thường là những chi phí không thay đổi trong phạm vi giới hạn của quy mô hoạt động. Do vậy căn cứ vào mức định phí hàng kỳ và tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung ta xác định tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung. Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung = Tổng định phí sản xuất chung Tổng tiêu thức phân bổ Để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến định mức chi phí sản xuất chung ta kết hợp phương pháp so sánh và phương pháp loại trừ nhằm xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố, từ đó đưa ra các biện pháp thích hợp. Bên cạnh các định mức chi phí sản xuất, trong doanh nghiệp còn các định mức chi phí bán hàng và định mức chi phí quản lý doanh nghiệp. Đặc điểm của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gồm nhiều yếu tố, mỗi yếu tố thường mang tính chất biến phí và định phí, do vậy cách xây dựng định mức và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến định mức tương tự như chi phí sản xuất chung. 6.3. Hệ thống dự toán ngân sách của doanh nghiệp Hệ thống dự toán ngân sách của doanh nghiệp gồm các bảng dự toán riêng biệt cho từng bộ phân chức năng, từng sản phẩm dịch vụ, từng thời hạn. Tuy nhiên chúng có quan hệ qua lại, tác động lẫn nhau cùng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. 6.3.1. Dự toán tiêu thụ sản phẩm Tiêu thụ là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh, thông qua tiêu thụ mới thúc đẩy quá trình kinh doanh tiếp theo. Quá trình sản xuất mà không tiêu thụ hoặc tiêu thụ kém gây đình trệ trong toàn bộ quá trình kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn thấp, nguyên nhân dẫn đến phá sản. Do vậy trong các doanh nghiệp kinh doanh, dự toán tiêu thụ là khâu quan trọng nhất nó thường được xây dựng đầu tiên và là cơ sở để xây dựng các dự toán khác. Dự toán tiêu thụ có thể xây dựng cho từng mặt hàng cụ thể, nhóm mặt hàng và toàn doanh nghiệp hoặc có thể xây dựng theo thời gian tiêu thụ từng cửa hàng, thị trường... Dự toán tiêu thụ thường bao gồm dự toán doanh thu, dự toán khối lượng sản phẩm, hàng hóa và dự toán thu tiền. Căn cứ để xây dựng dự toán tiêu thụ cần phải tổng hợp và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến kỳ xây dựng dự toán: - Sản lượng tiêu thụ của kỳ trước và dự báo sản lượng tiêu thụ của kỳ dự toán. Chỉ tiêu sản lượng dự toán rất quan trọng nó phụ thuộc vào kết quả thăm dò nhu cầu tiêu dùng của khách hàng mà doanh nghiệp tiến hành, trình độ chuyên môn của cán bộ dự toán. Định mức định phí sản xuất chung = Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung x Đơn vị tiêu chuẩn cho 1 đơn vị hoạt động 150 - Sản lượng tồn kho đầu kỳ, cơ cấu các mặt hàng tồn kho, sản lượng dự trữ cuối kỳ mong muốn, sản lượng sản xuất, thu mua dự kiến. - Chính sách giá của doanh nghiệp, đơn giá cho từng mặt hàng cụ thể - Các đơn đặt hàng của doanh nghiệp chưa có khả năng cung cấp và những đơn đặt hàng mới dự kiến. - Các phương thức thanh toán tiền hàng, thời hạn thanh toán. Các hình thức quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chiết khấu, giảm giá... đều tác động tới mức tiêu thụ. - Nhu cầu thị hiếu của khách hàng, mức thu nhập của từng vùng dân cư. Trên cơ sở phân tích các thông tin trên, dự kiến mức sản lượng tiêu thụ của từng mặt hàng, đơn giá bán để xác định doanh thu Từ đó ta xác định được dự toán doanh thu của toàn doanh nghiệp DỰ TOÁN DOANH THU Tháng.... năm.... Chỉ tiêu Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C .. Tổng 1. Sản lượng dự kiến 2. Đơn giá bán dự kiến 3. Doanh thu dự toán (3 = 1x2) Từ dự toán doanh thu tiêu thụ, thời hạn thanh toán tiền ta xác định được số tiền dự kiến thu được trong kỳ tới 6.3.2. Dự toán sản lượng sản xuất kinh doanh Dự toán sản lượng sản phẩm sản xuất hay sản lượng hàng hóa thu mua trong các loại hình doanh nghiệp nhằm dự kiến các mức hoạt động trong kỳ tới, giúp cho các nhà quản trị chủ động trong mọi quyết định. Dự toán này giúp doanh nghiệp chủ động trong quyết định sản xuất, dự kiến lượng tồn kho cũng như tránh ứ đọng vốn quá nhiều hay thiếu sản phẩm tiêu thụ đáp ứng nhu cầu thị trường. Căn cứ để xây dựng dự toán sản xuất bao gồm: - Dự toán sản lượng tiêu thụ. - Dự toán hàng tồn đầu kỳ, cuối kỳ. Ngoài ra, dự toán còn dựa vào khả năng sản xuất của doanh nghiệp, khả năng tài chính, chu kỳ kinh doanh, môi trường sản xuất, thị trường cung ứng... Dự toán doanh thu của từng mặt hàng = Dự kiến sản lượng tiêu thụ x Đơn giá bán Dự toán số tiền thu được của từng hợp đồng = Doanh thu của từng hợp đồng x Tỷ lệ % thanh toán trong kỳ 151 Từ sự phân tích trên ta xây dựng dự toán sản lượng sản xuất như sau: Trong doanh nghiệp thương mại, dự toán sản lượng hàng hóa thu mua như sau: Từ đó ta xác định được dự toán sản lượng sản xuất của toàn doanh nghiệp DỰ TOÁN SẢN LƢỢNG SẢN PHẨM SẢN XUẤT Quý .....năm N Chỉ tiêu Tháng Tháng Tháng Quý 1. Sản lượng dự toán tiêu thụ 2. Sản lượng tồn cuối kỳ dự kiến 3. Tổng nhu cầu sản lượng (3 = 1+2) 4. Sản lượng tồn đầu kỳ dự kiến 5. Sản lượng dự toán sản xuất trong kỳ (5 = 3-4) Dự toán số tiền mua hàng hóa trong kỳ: 6.3.3. Dự toán chi phí 6.3.3.1. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong chỉ tiêu giá thành sản xuất sản phẩm thường mang tính chất biến phí. Do vậy tổng mức chi phí nguyên