Tài liệu môn Quản trị dự án - Chương 1: Tổng quan về quản trị dự án

1 2Tài liệu chính • Giáo trình chính: – Quản trị dự án – TS. Trịnh Thùy Anh, 2010. 3Tài liệu tham khảo Tham khảo: - Cẩm nang kinh doanh Harvard, Quản lý dự án lớn và nhỏ, 2006 – Quản lý dự án – Cao Hào Thi (Chủ biên) – Microsoft Project 2007-2010 - Nguyễn Công Minh 4Mục tiêu môn học • Nắm được CSLL và nội dung cơ bản của vấn đề Quản trị dự án • Biết cách lựa chọn dự án, tổ chức dự án • Biết cách lập kế hoạch, ước tính ngân sách, lập tiến độ, phân bổ nguồn lực thực hiện dự án • Nắm được cách thức và nội dung kiểm soát dự án, quản trị rủi ro và kết thúc thành công dự án 5Tổng quan về quản trị dự án Lựa chọn dự án Thiết kế tổ chức & xây dựng đội dự án Hoạch định và dự toán ngân sách Lập tiến độ dự án Phân bổ nguồn lực Quản trị rủi ro và hợp đồng dự án Kết thúc dự ánQuản trị rủi ro và hợp đồng dự án Kiểm soát dự án 6 Dự án: Khám phá mới của bạn 7 Dự án: Công cụ thực hiện mục đích 8Thời gian Mục đích Hiệu quả: lợi ích (tối đa) Lợi nhuận cho chủ đầu tư Lợi ích của cả xã hội Khái niệm về dự án Chi phí Thời gian Chất lượng Mối quan hệ 9Các câu hỏi 1. Mục tiêu? 2. Thời gian? Địa điểm? Tổ chức khi nào, tổ chức ở đâu 3. Nguồn lực cần thiết? 4. Hoạt động? 5. Sản phẩm, dịch vụ hay giá trị đầu ra? 10 Đặc thù Rủi ro Tương hỗ Mâu thuẫn Tạm thời, chu kỳ sống Có mục đíchDự án có một điểm xuất phát, và đích đến cụ thể Mỗi dự án là duy nhất, Không có dự án thứ 2 tương tự Rủi ro luôn song hành với dự án Đặc điểm dự án 11 Các hoạt động của dự án Các hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ không có tính lặp lại, liên tục mà có tính chất mới mẻ Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tập trung vào một loại hay một số lượng nhất định hàng hoá hoặc dịch vụ (sản xuất đơn chiếc) Một khối lượng lớn hàng hoá dịch vụ được sản xuất trong một thời kỳ (sản xuất hàng loạt) Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn Thời gian tồn tại của các công ty, tổ chức là lâu dài Nhân sự mới cho mỗi dự án Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua thời gian Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi Môi trường làm việc tương đối ổn định 12 Bắt đầu chậm Kết thúc chậm Tăng trưởng nhanh % hoàn thành của dự án Thời gian Chu kỳ của dự án Bắt đầu chậm Kết thúc nhanh Tăng trưởng nhanh % hoàn thành của dự án Thời gian Dự án thông thường Dự án đặc biệt có kết thúc nhanh Khởi đầu Thực hiện đầu tư Kết thúc đầu tư 13 Hình thành Lập kế hoạch, tiến độ, giám sát, kiểm soát Lựa chọn Mức độ nỗ lực Thời gian Đỉnh mức nỗ lực Đánh giá và kết thúc Phân bố thời gian cho các nỗ lực của dự án Nguồn lực chi tiêu 14 Người được ủy quyền Khách hàng Tư vấn Nhà cung ứng Nhà nước Tổ chức tài trợ vốn Chủ dự án Ngân hàng, định chế tài chính, đối tác liên doanh Đưa ra các yêu cầu về thời gian, chất lượng, chi phí Bộ Kế hoạch và Đầu tư Bộ Xây dựng Bộ Tài chính Ngân hàng Nhà nước Đơn vị xây dựng công trình, lắp đặt trang thiết bị Cung ứng nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc Chuyên môn về khảo sát, thiết kế, lập dự toán, giám sát CT, nghiệm thu chất lượng CT Các bên liên quan đến dự án 15 Yêu cầu của một DA khả thi • Tính pháp lý • Tính khoa học • Tính thực tiễn (tính khả thi) • Tính hiệu quả • Tính giả định 16 Để không lạc đường 17 Lịch sử Quản trị dự án  Bùng nổ tri thức nhân loại  Tăng trưởng nhu cầu hàng hóa/dịch vụ  Thị trường cạnh tranh toàn cầu Quản trị dự án Chuyên nghiệp 1950: Lĩnh vực quân sự Mỹ: Manhattan, Apollo, Sao Bắc Cực Lịch sử cổ đại: Kim tự tháp Ai Cập, đế chế Ba Tư Nghề nghiệp bất thường Nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức 18 Hoạt động dự án Kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật Mục tiêu Khái niệm quản trị dự án Là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công việc, nguồn lực 19 Thời gian Chi phí Chất lượng Lợi nhuận Mục đích ban đầu Sản phẩm/ dịch vụ Mục tiêu cấp 1 Mục tiêu cấp 2 Sự hài lòng của khách hàng Hệ thống chỉ tiêu kỹ thuật Mục tiêu quản trị dự án 20 Các giai đoạn của quá trình quản trị dự án Khởi xướng Hoạch định Thực hiệnKiểm soát Kết thúc 21 Các giai đoạn của quá trình quản trị dự án Khởi xướng Nghiên cứu cơ hội đầu tư Tìm kiếm đối tác Lựa chọn DA Hoạch định Xây dựng mục tiêu Xác định công việc và nguồn lực cần thiết Lập thành kế hoạch có tính hệ thống Thực hiện Phân phối nguồn lực Chi tiết hóa thời hạn thực hiện DA Kiểm soát Theo dõi, kiểm tra tiến trình Phân tích tình hình Đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề Kết thúc Hoàn thành và bàn giao sản phẩm Đánh giá tổng kết Giải phóng nguồn lực 22 Điều phối thực hiện Điều phối tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các nỗ lực Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên. Lập kế hoạch Thiết lập mục tiêu Điều tra nguồn lực Xây dựng kế hoạch Giám sát Đo lường kết quả So sánh với mục tiêu Báo cáo Giải quyết các vấn đề. Quá trình quản trị dự án 23 Tổng thể các chính sách, cơ chế, pháp luật, quy định.Nhà nước Nhà quản trị dự án Dự án đầu tư Giai đoạn dự án Lĩnh vực dự án Nội dung Quản trị dự án 24 Quản trị DA Nội dung • Quản lý vĩ mô – quản lý nhà nước – Biện pháp: Theo dõi, Định hướng, Chi phối – Công cụ: Chính sách, kế hoạch, quy hoạch • Quản trị vi mô – Quản trị thời gian, chi phí, rủi ro, nhân sự... – Trong suốt các giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, vận hành kết quả dự án. – Gắn với 3 mục tiêu: Thời gian, chi phí, hoàn thiện (3 phương diện của dự án) 25 Lập kế hoạch tổng quan Quản trị phạm vi Quản trị thời gian Quản trị chi phí Quản trị chất lượng Quản trị nhân lực Quản trị thông tin Quản trị rủi ro Quản trị hoạt động cung ứng Nội dung quản trị 26 Lĩnh vực QTDA Kế hoạch tổng quan • Tổ chức dự án theo một trình tự logic • Chi tiết hóa các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể, hoạch định chương trình thực hiện • Đảm bảo các lĩnh vực quản trị khác nhau được kết hợp chính xác và đầy đủ 27 Lĩnh vực QTDA Quản trị phạm vi • Xác định, giám sát thực hiện mục tiêu dự án • Xác định công việc nào thuộc về dự án, cần phải thực hiện • Xác định công việc nào ngoài phạm vi của dự án 28 Lĩnh vực QTDA Quản trị thời gian • Lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ, đảm bảo thời gian hoàn thành DA – Mỗi công việc: • Độ dài • Bắt đầu • Kết thúc – Toàn bộ dự án: khi nào hoàn thành 29 Lĩnh vực QTDA Quản trị chi phí • Dự toán kinh phí • Giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ • Tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo 30 Lĩnh vực QTDA Quản trị chất lượng • Triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án • Đảm bảo chất lượng sp theo yêu cầu của chủ đầu tư 31 Lĩnh vực QTDA Quản trị nhân lực • Quản trị những con người thực hiện DA • Lãnh đạo, hướng dẫn, phối hợp nỗ lực của các thành viên  hoàn thành mục tiêu dự án 32 Lĩnh vực QTDA Quản trị thông tin • Đảm bảo dòng thông tin thông suốt: nhanh, chính xác • Các thành viên với nhau • Các cấp quản lý khác nhau 33 Lĩnh vực QTDA Quản trị rủi ro • Xác định các yếu tố rủi ro • Lượng hóa mức độ rủi ro • Kế hoạch đối phó rủi ro • Quản trị từng loại rủi ro 34 Lĩnh vực QTDA Quản trị hợp đồng và hoạt động mua bán • Lựa chọn, thương lượng, quản trị hợp đồng • Điều hành mua bán nguyên vật liệu, thiết bị • Giải quyết: – Cách thức – Tiến độ cung – Chất lượng cung – Số lượng 35 Kế hoạch tổng quan Lập kế hoạch Thực hiện Quản trị thay đổi Quản trị phạm vi Xác định phạm vi Lập kế hoạch phạm vi QT thay đổi phạm vi Quản trị thời gian Xác định CV Dự tính thời gian QT tiến độ Quản trị chi phí Lập KH nguồn lực Tính toán chi phí Lập dự toán QT chi phí Quản trị chất lượng Lập KH chất lượng Đảm bảo chất lượng QT chất lượng Quản trị nhân lực Lập KH nhân lực Tuyển dụng Phát triển nhóm, xd đội ngũ Quản trị thông tin KH QT thông tin Phân phối thông tin Báo cáo tiến độ Quản trị rủi ro Xác định rủi ro CT QT rủi ro Phản ứng đ/v rủi ro Quản trị cung ứng KH cung ứng Lựa chọn QT hợp đồng QT tiến độ cung ứng 36 Các vấn đề mấu chốt • Dự án là gì? • Quản trị dự án để làm gì? • Đặc điểm dự án ảnh hưởng đến quản trị dự án như thế nào? • Thế nào là dự án thành công? • Các nội dung quản trị dự án? 37