Tài liệu hướng dẫn quản trị hệ thống thông tin đấu thầu tập đoàn điện lực Việt Nam

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Phòng Giá trị gia tăng và Quản lý chất lượng -----------------------&----------------------- Tài liệu hướng dẫn quản trị HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẤU THẦU TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM Hà Nội – 12/2008 I. QUY TRÌNH NHậP MớI THÔNG TIN ĐấU THầU............................................................. 3 BƯớC 1: TRUY CậP VÀO TRANG THÔNG TIN ĐấU THầU EVN....................................................... 3 BƯớC 2: ĐĂNG NHậP ............................................................................................................... 5 BƯớC 3: NHậP Dự ÁN ............................................................................................................... 7 BƯớC 4: NHậP Kế HOạCH ĐấU THầU CủA Dự ÁN........................................................................ 10 BƯớC 5 : NHậP CÁC GÓI THầU CủA Kế HOạCH ĐấU THầU. .......................................................... 13 BƯớC 6: NHậP THÔNG TIN LIÊN QUAN ĐếN TừNG GÓI THầU. ..................................................... 17 a. Nhập thông tin Thông báo sơ tuyển. ............................................................................ 18 b. Nhập thông tin Danh sách nhà thầu tham gia.............................................................. 22 c. Nhập thông tin Kết quả sơ tuyển.................................................................................. 26 d. Nhập thông tin Thông báo mời thầu. ........................................................................... 29 e. Nhập thông tin Kết quả lựa chọn nhà thầu................................................................... 31 f. Nhập thông tin Nhà thầu vi phạm................................................................................. 32 g. Tổng hợp thông tin Gói thầu ....................................................................................... 33 h. Hủy thầu .................................................................................................................... 35 II. TÌM KIếM VÀ CHỉNH SửA THÔNG TIN ĐấU THầU. ................................................... 37 1. TÌM KIếM. ......................................................................................................................... 37 2. ĐÁNH DấU THÔNG TIN. ...................................................................................................... 38 3. XUấT BảN THÔNG TIN. ....................................................................................................... 39 4. CHỉNH SửA THÔNG TIN....................................................................................................... 40 Bước 1: Tìm thông tin cần chỉnh sửa............................................................................... 40 Bước 2: Sửa thông tin..................................................................................................... 40 III. BÁO CÁO TổNG HợP...................................................................................................... 42 IV. HỏI VÀ ĐÁP. .................................................................................................................... 44 V. PHụ LụC............................................................................................................................. 45 1. QUY ĐịNH Về NGHIệP Vụ CủA Hệ THốNG THÔNG TIN ĐấU THầU............................................... 45 a. Quyền nhập, sửa và xem thông tin đấu thầu. ............................................................... 45 b. Tổng hợp báo cáo....................................................................................................... 46 2. LIÊN Hệ ............................................................................................................................ 46 I. Quy trình nhập mới Thông tin đấu thầu. Bước 1: Truy cập vào Trang thông tin đấu thầu EVN. Mở trình duyệt Web ( IE, FireFox, Opera..) Tại thanh Address, gõ địa chỉ Trang thông tin đấu thầu EVN: Khi đó trang chủ Trang thông tin đấu thầu EVN sẽ hiển ra như sau: Bước 2: Đăng nhập Nhấp chuột vào nút ở thanh Menu. Giao diện trang đăng nhập sẽ hiện ra: Nhập Tên tài khỏan và Mật khẩu vào các ô tương ứng, sau đó nhấp chuột vào nút . Nếu Tên tài khỏan và Mật khẩu sai, sẽ có thông báo yêu cầu nhập lại thông tin cho chính xác. Nếu Tên tài khỏan và Mật khẩu chính xác, giao diện trang Quản trị thông tin đấu thầu EVN sẽ hiện ra. Hệ thống sẽ thống kê danh sách các dự án đã có với các thông tin cơ bản về Tên dự án, lần sửa cuối cùng và người chỉnh sửa. Mặc định, hệ thống sẽ thống kê danh sách các dự án do chính người đang sử dụng nhập vào ( được phép chỉnh sửa) . Nếu muốn xem đầy đủ các dự án khác, nhấp chuột vào , khi đó hệ thống sẽ thống kê tòan bộ các dự án mà người sử dụng có thể nhìn thấy. Bước 3: Nhập dự án Nhấp chuột vào nút . Giao diện Nhập thông tin dự án sẽ hiện ra. Nhập đầy đủ và chính xác thông tin về dự án. Sau đó nhấp chuột vào nút . Nếu thông tin điền vào chưa đủ hoặc không đúng định dạng (thời gian, số tiền..), hệ thống sẽ yêu cầu nhập lại. Nếu thông tin chính xác, thông tin dự án sẽ được lưu, quy trình nhập thông tin sẽ chuyển sang bước 4 – Nhập kế hoạch đấu thầu. Bước 4: Nhập Kế hoạch đấu thầu của Dự án. Sau khi thêm mới Dự án, hệ thống sẽ đưa ra thông báo đối với dự án mới thêm. Nhấp chuột vào thông báo để thêm Kế hoạch cho Dự án. Giao diện Thông tin kế hoạch đấu thầu sẽ hiện ra: Nhập thông tin về Kế hoạch đấu thầu. Nhấp chuột vào nút để hệ thống lưu thông tin. Nếu thông tin Kế hoạch đấu thầu chính xác, hệ thống sẽ đưa ra thông báo yêu cầu nhập Gói thầu, hệ thống chuyển sang bước 5 – Nhập gói thầu. Bước 5 : Nhập các Gói thầu của Kế hoạch đấu thầu. Nhấp chuột vào thông báo Giao diện Thông tin gói thầu hiện ra: Nhập chính xác và đầy đủ thông tin của gói thầu. Chú ý ở phần Hình thức lựa chọn nhà thầu: có sự ràng buộc về nghiệp vụ đấu thầu. Ví dụ: đối với các gói thầu có hình thức lựa chọn nhà thầu là Chỉ định thầu thì sẽ Không có sơ tuyển, đối với gói thầu có hình thức lựa chọn nhà thầu là Đấu thầu rộng rãi thì sẽ Có sơ tuyển. Hệ thống sẽ tự động cập nhật sự ràng buộc này. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin về gói thầu, nhấp chuột để hệ thống lưu thông tin. Khi số lượng gói thầu của Kế hoạch chưa đủ, hệ thống sẽ tiếp tục cảnh báo yêu cầu nhập thêm gói thầu. Thực hiện lại bước 5 cho đến khi đầy đủ số gói thầu. Giao diện sau khi đã nhập đủ số gói thầu của kế hoạch: Sau khi đã nhập thông tin Gói thầu, nếu muốn xuất bản Thông tin gói thầu ra Internet thì nhấp chuột vào ( Biểu tượng là chưa xuất bản, biểu tượng là đã xuất bản) – ( Xem thêm phần Quy định về xuất bản thông tin đấu thầu). Bước 6: Nhập thông tin liên quan đến từng Gói thầu. Trong danh sách các gói thầu của Kế hoạch đấu thầu, nhấp chuột vào Gói thầu cần nhập thông tin. Giao diện trang nhập thông tin Gói thầu hiện ra: Chú ý: Giao diện ở trên là giao diện thông tin đầy đủ. Đối với từng gói thầu cụ thể, tùy thuộc vào Hình thức lựa chọn nhà thầu của gói thầu (xem lại Bước 5) mà giao diện này có thể thay đổi. Ví dụ: với các gói thầu có hình thức lựa chọn nhà thầu là Chỉ định thầu, không qua sơ tuyển thì sẽ không có chức năng nhập Thông báo mời sơ tuyển, Kết quả sơ tuyển….. a. Nhập thông tin Thông báo sơ tuyển. Nhấp chuột vào Thông báo sơ tuyển. Giao diện Nhập thông báo sơ tuyển hiện ra. Nhập đầy đủ và chính xác thông tin của Thông báo mời sơ tuyển của gói thầu. Nhấp chuột vào nút để hệ thống lưu thông tin Thông báo mời sơ tuyển. Nếu thông tin nhập vào không đủ hoặc không đúng định dạng ( ngày tháng, số tiền…), hệ thống sẽ yêu cầu nhập lại. Nếu thông tin nhập vào là chính xác và đầy đủ, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện Thông tin gói thầu. Nếu gói thầu có nhiều thông báo sơ tuyển thì nhấp chuột vào nút , quá trình lặp lại Bước 6 – phần A. Sau khi nhập đầy đủ Thông báo sơ tuyển, nếu muốn xuất bản Thông báo sơ tuyển ra ngòai Internet thì nhấp chuột vào nút . Khi đó người dùng Internet ở bên ngòai có thể xem được thông tin Thông báo mời sơ tuyển. b. Nhập thông tin Danh sách nhà thầu tham gia. Nhấp chuột vào Danh sách nhà thầu tham gia. Giao diện Danh sách nhà thầu tham gia hiện ra. Hệ thống sẽ liệt kê danh sách các nhà thầu đã có trong danh mục nhà thầu. Sử dụng chức năng để tìm nhanh nhà thầu, chức năng để thêm nhà thầu vào danh sách. Chọn nhà thầu trong danh sách các nhà thầu ( nhấp chuột vào ô trước mỗi nhà thầu), sau đó nhấp nút . Nhấp chuột vào nút để hệ thống lưu lại thông tin các nhà thầu tham gia. c. Nhập thông tin Kết quả sơ tuyển. Nhấp chuột vào Kết quả sơ tuyển. Giao diện trang Kết quả sơ tuyển hiện ra. Chọn nhà thầu trúng tuyển trong danh sách các nhà thầu tham gia (nhấp chuột vào nút trước tên các nhà thầu), nhấp vào nút . Nhấp chuột vào nút để hệ thống lưu lại thông tin các nhà thầu qua sơ tuyển. Sau khi có Kết quả sơ tuyển, nhấp chuột vào để xuất bản Kết quả sơ tuyển ra ngòai Internet. d. Nhập thông tin Thông báo mời thầu. Nhấp chuột vào Thông báo mời thầu. Giao diện trang Thông báo mời thầu hiện ra. Nhập đầy đủ và chính xác thông tin Thông báo mời thầu. Sau khi đã nhập xong thông tin Thông báo mời thầu, nhấp chuột vào nút để hệ thống lưu lại thông tin Thông báo mời thầu. Nếu gói thầu có nhiều thông báo mời thầu thì lặp lại bước 6 – phần D. Sau khi có thông báo mời thầu, nếu muốn xuất bản thông báo mời thầu ra ngòai Internet thì nhấp chuột vào nút . e. Nhập thông tin Kết quả lựa chọn nhà thầu. Trong phần kết quả lựa chọn nhà thầu, chọn nhà thầu trúng thầu từ danh sách các nhà thầu, nhập giá trúng thầu, ngày trúng thầu. Nhấp chuột vào nút để hệ thống lưu thông tin Kết qủa lựa chọn nhà thầu. Sau khi có kết quả lựa chọn nhà thầu, nếu muốn xuất bản Kết quả lựa chọn nhà thầu thì nhấp chuột vào nút . f. Nhập thông tin Nhà thầu vi phạm. Nhấp chuột vào nút Giao diện Nhà thầu vi phạm hiện ra. Nhấp chuột vào Tên nhà thầu vi phạm, nhập thông tin hình thức xử phạt vào ô tương ứng. Sau đó nhấp chuột vào nút để hệ thống lưu lại Nhà thầu vi phạm. g. Tổng hợp thông tin Gói thầu Tòan bộ các thông tin liên quan đến gói thầu đã được nhập. Giao diện Thông tin chi tiết gói thầu sẽ hiển thị như sau: Chú ý: Giao diện trên là giao diện đầy đủ. Đối với các gói thầu không có sơ tuyển thì giao diện sẽ rút gọn lại như hình sau. h. Hủy thầu Chức năng Hủy thầu cho phép 1 gói thầu sau khi có kết quả đấu thầu và đã xuất bản kết quả đấu thầu ra ngòai có thể Hùy thầu để tổ chức đấu thầu lại. Gói thầu này sẽ vấn được xuất bản ra ngòai các thông tin cũ ( chỉ thêm dòng chú thích là Gói thầu đã hủy thầu) mà không bị xóa khỏi hệ thống. Để thực hiện chức năng này, nhấp chuột vào nút Hủy thầu trong phần Thao tác gói thầu Hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo xác nhận lại việc Hủy thầu. Nếu đồng ý Hủy thầu, ấn , nếu không ấn . Sau khi gói thầu đã Hủy thầu, gói thầu sẽ không thể thay đổi trạng thái xuất bản nữa. Hệ thống sẽ đưa ra thông báo gói thầu đã ở trạng thái Hủy thầu. Với các gói thầu đang ở trạng thái Hủy thầu sẽ không được tính trong báo cáo thống kê tổng hợp số liệu của hệ thống II. Tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin đấu thầu. 1. Tìm kiếm. Hệ thống Thông tin đấu thầu cung cấp chức năng tìm kiếm giúp cho người sử dụng dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết. Để sử dụng chức năng Tìm kiếm, người dùng sẽ lựa chọn thông tin cần tìm (Dự án hoặc Kế hoạch đấu thầu) , sau đó nhập từ khóa liên quan tại ô tương ứng. Ấn phím Enter hoặc nút . Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm cho người sử dụng (có kết quả hoặc không có kết quả). Với kết quả tìm được, người sử dụng có thể Sửa, Xóa hoặc Thêm thông tin (xem chi tiết phần Chỉnh sửa thông tin). 2. Đánh dấu thông tin. Chức năng này cho phép người sử dụng Đánh dấu những thông tin mà mình quan tâm để có thể truy cập đến một cách nhanh nhất (phục vụ cho việc tìm kiếm chỉnh sửa). Để thực hiện chức năng Đánh dấu, nhấp chuột vào ở phần Thao tác. Để xem các Dự án, Kế hoạch đã đánh dấu, từ thanh Menu chọn Quản lý  Các dự án đã đánh dấu. Giao diện Các dự án đã đánh dấu hiện ra. Các thao tác ở phần giao diện Các dự án đã đánh dấu: Xóa thông tin đã đánh dấu: nhấp chuột vào nút tương ứng. Xem thông tin chi tiết: nhấp chuột vào tên thông tin tương ứng. 3. Xuất bản thông tin. Chức năng này giúp cho người quản trị có thể chọn trạng thái thông tin xuất bản hay không xuất bản ra ngòai Internet. Để thực hiện chức năng này, nhấp chuột vào biểu tượng (xuất bản) hoặc (không xuất bản). 4. Chỉnh sửa thông tin. Các thao tác mà người sử dụng có thể thao tác gồm: Sửa thông tin Xem thông tin chi tiết Bổ sung thông tin. ( Chú ý: tùy vào Tài khỏan sử dụng mà các chức năng trên có thể bị hạn chế, xem thêm phần Quy định về nghiệp vụ để biết thêm thông tin) Bước 1: Tìm thông tin cần chỉnh sửa. Chú ý: để tìm nhanh đến thông tin cần chỉnh sửa có thể sử dụng chức năng Tìm kiếm (xem thêm phần Tìm kiếm), chức năng Đánh dấu (xem thêm phần Đánh dấu) hoặc có thể đi lần lượt theo luồng dữ liệu ( Dự án  Kế hoạch đấu thầu  Gói thầu ….). Bước 2: Sửa thông tin. Nhấp chuột vào nút . Tùy thuộc vào thông tin cần chỉnh sửa, giao diện chỉnh sửa sẽ hiện ra tương ứng. Người dùng sẽ thay đổi nội dung thông tin ( các thao tác này tương tự Quy trình nhập Thông tin đấu thầu). Ở tất cả các trang giao diện chỉnh sửa nội dung thông tin đều có 3 nút chức năng chính là . Nhấp chuột vào nút để hệ thống lưu lại thông tin. Nhấp chuột vào nút để hủy bỏ việc chỉnh sửa thông tin. Nhấp chuột vào nút để xóa thông tin. Chú ý: - Khi thực hiện thao tác xóa, hệ thống sẽ yêu cầu xác minh thao tác. Ấn để thực hiện xóa, ấn để hủy bỏ thao tác xóa. Đối với lệnh xóa Dự án: Dự án chỉ được phép xóa khi Dự án không có Kế hoạch đấu thầu nào. Đối với lệnh xóa Kế hoạch đấu thầu: Kế hoạch đấu thầu chỉ được phép xóa khi Kế hoạch không có gói thầu nào. III. Báo cáo tổng hợp. Nhấp chuột vào nút từ thanh Menu Hệ thống sẽ mặc định đưa ra báo cáo tổng hợp (theo biểu mẫu có sẵn) theo Quy định về tổng hợp báo cáo (xem thêm phần Phụ lục – Một số quy định về nghiệp vụ của Hệ thống thông tin đấu thầu) Các thông tin đầu vào ở đây gồm: khỏang thời gian tổng hợp báo cáo, nguồn vốn. Mặc định hệ thống sẽ chọn khỏang thời gian là 1 năm ( tính từ 1 năm trước đến thời điểm hiện tại) và tất cả các nguồn vốn). Sau khi thay đổi khỏang thời gian và nguồn vốn phù hợp với yêu cầu báo cáo, nhấp chuột vào nút để hệ thống tính tóan lại các số liệu báo cáo. Để xuất báo cáo ra file Excel hoặc file Word, nhấp chuột vào các nút tương ứng hoặc . IV. Hỏi và đáp. Câu 1: Hỏi: Sau khi tôi đăng nhập vào Hệ thống thông tin đấu thầu, tôi thấy danh sách các dự án, tuy nhiên ở cột Thao tác tôi thấy có sự khác nhau giữa các dự án như ở hình bên (có dự án thì có đầy đủ 2 nút , có dự án thì chỉ có 1 nút ?. Đáp: Có sự khác nhau này là do quy đinh về nghiệp vụ của Hệ thống thông tin đấu thầu (xem thêm phần Phụ lục). Theo quy định này thì với những dự án của chính tài khỏan bạn đăng nhập vào hệ thống, bạn sẽ nhìn thấy 2 nút tương ứng với 2 chức năng Sửa và xem thông tin, còn với những dự án của các tài khỏan khác thì bạn chỉ có quyền xem nên bạn chỉ thấy 1 nút tương ứng với chức năng chỉ xem thông tin. Điều này không chỉ ở mức dự án, mà ở mức kế hoạch và gói thầu.. cũng tương tự. V. Phụ lục. 1. Quy định về nghiệp vụ của Hệ thống thông tin đấu thầu. a. Quyền nhập, sửa và xem thông tin đấu thầu. Hệ thống Thông tin đấu thầu EVN quản lý tài khỏan người dùng theo cấp đơn vị và cấp người dùng. Quyền nhập: tất cả các tài khỏan đều được quyền nhập mới thông tin về dự án, kế hoạch, gói thầu… Quyền sửa: chỉ những thông tin về dự án, kế hoạch, gói thầu… của tài khỏan nào nhập vào thì tài khỏan đó mới có quyền sửa đổi (thay đổi nội dung, xóa nội dung). Quyền xem: tài khỏan của người dùng ở cấp đơn vị cao hơn sẽ được quyền xem thông tin của các đơn vị ngang hàng và đơn vị cấp dưới. Ví dụ: xét hệ thống đấu thầu có 3 tài khỏan STT Tên tài khỏan Tên đơn vị 1 User1 EVN 2 User2 HNPC 3 User3 Điện lực Ba Đình Khi đó: User1: được quyền xem và sửa thông tin của mình, xem nhưng không sửa được thông tin của User2, User3. User2: được quyền xem và sửa thông tin của mình, không xem và sửa được thông tin User1, xem nhưng không sửa được thông tin User3 User3: chỉ xem và sửa thông tin của mình, không xem và sửa được thông tin của User1, User2. Tất cả 3 tài khỏan đều có quyền nhập thêm thông tin mới. b. Tổng hợp báo cáo. Khi thực hiện chức năng Tổng hợp báo cáo, hệ thống sẽ thổng hợp những thông tin (dự án, kế hoạch, gói thầu) của cấp ngang hàng và thấp hơn cấp tài khỏan người sử dụng. Ví du: xét hệ thống đấu thầu có 3 tài khỏan STT Tên tài khỏan Tên đơn vị 1 User1 EVN 2 User2 HNPC 3 User3 Điện lực Ba Đình Khi đó: User1: thông tin báo cáo của User1 sẽ bao gồm thông tin của User1, User2 và User3. User2: thông tin báo cáo của User2 bao gồm thông tin của User2 và User3 (không có thông tin của User1). User3: thông tin báo cáo của User3 không có thông tin của User1 và User2. 2. Liên hệ Hệ thống được phát triển bởi Phòng Giá trị gia tăng và Quản lý chất lượng – Trung tâm Công nghệ Thông tin – Tập đòan điện lực Việt Nam * Mọi thông tin liên quan tới quy chế đấu thầu xin liên hệ: Ban quản lý Đấu thầu - Tổng Công ty Điện lực Việt Nam. Email: dinhnv@evn.com.vn Điện thoại: 04.39344386 , Fax: 04- 22201350 * Mọi thông tin kỹ thuật về vận hành hệ thống xin liên hệ: Phòng Giá trị gia tăng – Quản lý chất lượng – Trung tâm Công nghệ Thông tin Email: sonnq.evnit@evn.com.vn Mobile: 0983233879 (Quang Sơn)