Tài liệu Access 2003

Gi ng viên: Huỳnh Ph c H iả ướ ả MS Access 2003 2 Ms­Access 2003 là phần mềm thuộc hệ quản trị CSDL. Giúp quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên máy tính Màn hình của Access khi khởi động: Blank DataBase: Tạo CSDL mới,trống General Templates : T o theo các ạ m u có s n trong Accessẫ ẵ Open a file: Mở CSDL đã có. Khái Quát V MS - Accessề MS Access 2003 3 T o m t D B m iạ ộ ớ Tạo một DB mới nhấn vào New hoặc Ctrl + N 1.Trong khung Save in: chọn nơi lưu tập tin 2.Trong khung File name: đặt tên 3.Chọn nút Create. MS Access 2003 4 M m t DB đã có s nở ộ ẵ Sử dụng khi cần mở một tập tin có sẵn. Chọn nút Open hoặc Ctrl + 0 Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở. Sau đó chọn tập tin muốn mở MS Access 2003 5 Đóng t p tinậ • Sau khi ñaõ môû vaø laøm vieäc vôùi taäp tin CSDL Access, neáu muoán ñoùng taäp tin naøy, ta thöïc hieän nhö sau: • ♦ Ñoùng vaø löu taát caû caùc ñoái töôïng ñang môû (ví duï nhö baûng, vaán tin, bieåu maãu, baùo caùo). • ♦ Treân maøn hình chæ coøn cöûa soå CSDL ñang laøm vieäc, duøng lònh File\Close. • Löu yù: Neáu khoâng ñoùng taäp tin CSDL ñuùng caùch, coù theå seõ laøm hoûng taäp tin CSDL MS Access 2003 6 Table: Ghi l u d li u c s đ c t ch c thành nhi u dòng m i dòng ư ữ ệ ơ ở ượ ổ ứ ề ỗ nhi u c t.L u tr thông tin c a m t th c th hay m t quan h .ề ộ ư ữ ủ ộ ự ể ộ ệ Query: Công c truy v n th c hi n các thao tác rút trích, c p nh t DL ụ ấ ự ệ ậ ậ trên các Table Form: M u bi u Dùng đ thi t k màn hình nh p li u sinh đ ng h n.ẫ ể ể ế ế ậ ệ ộ ơ Report: Báo bi u là k t qu đ u ra c a quá trình khai thác d li u.ể ế ả ầ ủ ự ệ Macro : T p h p các l nh nh m t đ ng hóa các thao tác. Có th xem ậ ợ ệ ằ ự ộ ể nh m t công c l p trình đ n gi nư ộ ụ ậ ơ ả Module : Là nh ng hàm riêng c a User đ c l p trình b ng ngôn ng ữ ủ ượ ậ ằ ữ Access Basic. Các thành ph n trong CSDL Accessầ MS Access 2003 7 Các toán t trong Accessử Toán tử ý nghĩa ( ) K t nhóm bi u th cế ể ứ Not Đúng thì sai, Sai thì đúng And T t c đúng thì đúng, ng c l I thì saiấ ả ượ ạ Or Ch 1 ĐK đúng thì đúng, t t c sai thì saiỉ ấ ả Xor 2 ĐK cho k t qu trái ng c nhau thì đúngế ả ượ Epv 2 ĐK cho k t qu trái ng c nhau thì saiế ả ượ ^ Lu th a (5^3=75)ỹ ừ + - * / C ng, Tr , Nhân, Chiaộ ừ \ Phép chia l y ph n nguyênấ ầ Mod Phép chia l y ph n dấ ầ ư MS Access 2003 8 Toán tử ý nghĩa , = Nh h n, L n h n, b ngỏ ơ ớ ơ ằ = Nh h n hay b ng, L n h n hay b ngỏ ơ ằ ớ ơ ằ Không b ngằ Is Chính là: đ so sánh 2 đ i t ngể ố ượ In trong, dùng trong các câu truy v nỞ ấ Between . . .And . . . Trong kho ng t : #Ngay# đ n #ngay# ả ừ ế Like Gi ng: *(t h p kí t b t kỳ), ?(1 ký t b t kỳ), ố ổ ợ ự ấ ự ấ #(M t ký s b t kỳ) ộ ố ấ & Ghép chu iỗ + Ghép chu I ho c c ng sỗ ặ ộ ố MS Access 2003 9 Toán tử ý nghĩa Toán tử ý nghĩa True Tr đúngị “ . . .” D u rào chu iấ ỗ False Tr saiị [. . .] D u rào bi nấ ế Null Tr r ngị ỗ #. . .# D u rào tr ngàyấ ị Date Ngày hi n hànhệ [White] Màu tr ngắ Now Ngày gi hi n hànhờ ệ [Black] Đen Time Gi hi n hànhờ ệ [Blue] Xanh Timer S giây hi n hànhố ệ [Yellow] Vàng Page S trangố [Green] Xanh lá Pages T ng s trangổ ố [Red] Đỏ MS Access 2003 10 Dùng Control Panel đ thi t l p các đ nh d ng v ngày tháng và ki u ể ế ậ ị ạ ề ể DL số Menu Tools/ Option trong Access đ thi t l p môi tr ng cho Accessể ế ậ ườ View: Hi n th tình tr ngệ ị ạ General : Đ nh l trang, th m c là vi c m c đ nhị ề ư ụ ệ ặ ị Edit/Find: cách th tìm, xóa, thay đ i m u tinứ ổ ẫ Keyboard: X lý di chuy n d u nháyử ể ấ DataSheet : Đ nh d ng cho DataSheet (Font, màu . .)ị ạ Form/Report: S d ng, khuông d ngử ụ ạ Advanced: Thi t l p liên quan nhi u ng I dùngế ậ ề ườ Table/Query: Thi t l p liên quan table, Queryế ậ Môi tr ng làm vi c c a Accessườ ệ ủ MS Access 2003 11 Môi tr ng làm vi cườ ệ MS Access 2003 12 Minh H a Khóaọ Khóa chính Khóa ngo iạ Khóa chính MS Access 2003 13 1. Dùng Database Wizard 2. T o CSDL Tr ngạ ố • N u m I kh i đ ng Access : ế ớ ở ộ Ch n m c Blank Database/OKọ ụ Ch n th m c và đ t tênọ ư ụ ặ T o c s d li uạ ơ ở ữ ệ MS Access 2003 14 01. Vai trò c a Tableủ 02. Các thông s c a Tableố ủ 03. Thi t k c u trúc Tableế ế ấ 04. Các thu c tính quan tr ngộ ọ B ng (Table)ả MS Access 2003 15 T m quan tr ng c a Tableầ ọ ủ C u trúc c a Tableấ ủ Table là thành ph n c b n và quan tr ng nh t ầ ơ ả ọ ấ c a CSDL trong MS-Access. Dùng đ ghi nh n các d ủ ể ậ ữ li u c s , các nghi p v phát sinh, các bi n đ ng và các ệ ơ ở ệ ụ ế ộ thông tin mu n qu n lý.ố ả • D li u đ c t ch c ch a trên nhi u dòng g i là các ữ ệ ượ ổ ứ ứ ề ọ m u tin (Record)ẫ • Trên m I dòng ch a nhi u c t dòng là tr ng (Field ỗ ứ ề ộ ườ hay Column) Vai trò c a Tableủ MS Access 2003 16 Ví dụ MS Access 2003 17 T ng s ký t c a tên Tableổ ố ự ủ 64 T ng s ký t c a tên Fieldổ ố ự ủ 64 T ng s Fields trong Table ổ ố 255 T ng s Tables có th m cùng lúcổ ố ể ở 1.024 Kích th c t i đa c a m t Tableướ ố ủ ộ 1 GB T ng s ký t trong Field ki u Textổ ố ự ể 255 T ng s ký t trong Field ki u Memoổ ố ự ể 65.535 T ng s ký t trong thông báo Validation ổ ố ự Text 255 T ng s ký t trong quy lu t ki m chínhổ ố ự ậ ể 2.048 .v.v. Các thông s c a Tableố ủ MS Access 2003 18 T o Tableạ L u Tableư T c a s DataBase ch n m c Table và m c Create table ừ ử ổ ọ ụ ụ Design View. Màn hình Design View table Hi n ra.ệ Thi t k xong File/Save đ l u và thoát n u ch a l u Acess ế ế ể ư ế ư ư s thông báo yêu c u l uẽ ầ ư Hi u Ch nh Tableệ ỉ Ch n Table c n hi u ch nh. ch n ch c năng DesignViewọ ầ ệ ỉ ọ ứ Xóa Table Ch n Table c n xóa. nh n Delete, ch n Yesọ ầ ấ ọ Thi t k c u trúc c a Tableế ế ấ ủ MS Access 2003 19 Text Ký t ,t i đa 255ự ố Memo Ký t t i đa 65.535ự ố Number Ch a tr sứ ị ố Date/ time Tr ngày, giị ờ Currency Tr ti n tị ề ệ Auto Number Tr s t gán liên t cị ố ự ụ OLE Object Đ I t ng hình nhố ượ ả Lookup Wizard Ch n m t tr trong DS có s nọ ộ ị ẳ Ki u d li uể ữ ệ MS Access 2003 20 Field Size Đ dài Text(255), Ki u DL con Number, AutoNumberộ ể Format Đ nh d ng cho DL nh p chu i KT Đd ng ho c ch n ki u ị ạ ậ ổ ự ạ ặ ọ ể hi n th cho ki u: Date/Time, Num, Curr, Yes/Noệ ị ể Input Mask Quy đ nh m t n khi nh p d li uị ặ ạ ậ ữ ệ New Values Ch n cách t o s AutoNumber (Increment, Random)ọ ạ ố Decimal Place Quy đ nh s ph n s th p phânị ố ầ ố ậ Caption Ch a m t tên g i khác cho Fieldứ ộ ọ Default Value Giá tr m t đ nh n u không nh pị ặ ị ế ậ Validation Rule Quy t c ki m tra DL nh pắ ể ậ Validation Text Chu i thông báo l i c a Validation Ruleổ ổ ủ Required B t bu t ph i nh p li u cho Fieldắ ộ ả ậ ệ Indexed Cách t o ch m c (No, Yes Duplicates, No Duplicates)ạ ỉ ụ Display Control D ng hi n th Check box, Text box, Combo boxạ ệ ị Các thu c tính quan tr ngộ ọ MS Access 2003 21 Xác l pậ Vùng l u trư ữ K.Thướ c Byte 0 ⇒ 255 1Byte Interger -32,768 ⇒ 32,768 2 Long Interger -2,147,483,648 ⇒ 2,147,483,648 4 Single -3.402823.1038 ⇒ 3.402823.1038 4 Double -1.79769313486231.10308 ⇒ 1.79769313486231.10308 8 ReplicationID L u tr đ nh danh duy nh t c p toàn ư ữ ị ấ ấ c cụ 16 Ki u DL Text : Dài t i đa 255 (M c đ nh 50)ể ố ặ ị Ki u DL là AutoNumber : Long Interger hay ReplicationIDể Ki u DL là Number :ể Thu c tính Fileds Sizeộ MS Access 2003 22 Ký hi uệ Mô tả (Space) Hi n th kho ng tr ng nh ký tệ ị ả ắ ư ự “ABC” Hi n th nh ng gì trong ngo c kép nh ký tệ ị ữ ặ ư ự ! Canh trái thay vì canh ph iả * Đi n kho ng tr ng kh d ng đ i v i ký t k ti pề ả ắ ả ụ ố ớ ự ế ế \ Hi n th ký t k ti p nh ký t bình th ngệ ị ự ế ế ư ự ươ [Color] Ch đ nh màu (Black, Blue, Green, . . .)ỉ ị Ký t đ nh d ng dùng chungự ị ạ Thu c tính Formatộ MS Access 2003 23 Ký hi uệ Mô tả @ B t bu c là kho ng tr ng hay 1 ký tắ ộ ả ắ ự & Không B t bu t là kho ng tr ng hay 1 ký tắ ộ ả ắ ự < Đ i t t c thành ch th ngổ ấ ả ữ ườ > Đ i t t c thành ch hoaổ ấ ả ữ Ký t đ nh d ng dùng riêng cho Text ho c Memoự ị ạ ặ MS Access 2003 24 Ký hi uệ Mô tả . D u phân cách ph n th p phânấ ầ ậ , D u phân cách hàng ngànấ # Ký s gi v trí (Hi n th ký s hay không hi n ố ữ ị ệ ị ố ệ th gì c )ị ả $ Hi n th ký hi u $ệ ị ệ % Giá tr /100 và có ký hi u % n i vàoị ệ ố E+ Hay E- Ký hi u khoa h c nh : 0.00E-00 hay 0.00E00ệ ọ ư Ký t đ nh d ng dùng riêng cho Numberự ị ạ MS Access 2003 25 Ký hi uệ Mô tả 0 (0 ⇒ 9) 9 (0 ⇒ 9) # (0 ⇒9) L (A ⇒Z) Ph i nh p d li uả ậ ữ ệ ? (A ⇒Z) A M u ký t hay ký s (M c b t bu c)ẫ ự ố ụ ắ ộ & Ký t b t kỳ hay kho ng tr ng b t bu cự ấ ả ắ ắ ộ C Ký t b t kỳ hay kho ng tr ng không b t bu cự ấ ả ắ ắ ộ . , : ; - / D u phân cách th p phân, hàng ngàn, ngày giấ ậ ờ < Chuy n t t c thành ký t th ngể ấ ả ự ườ > Chuy n t t c thành ký t inể ấ ả ự ! Canh trái, có th kèm ký t hay b t kỳ InputMask nàoể ự ấ \ Ký t theo sau hi n th nh m t ký t bình th ngự ể ị ư ộ ự ườ Thu c tính InputMaskộ MS Access 2003 26 Khái ni m :ệ Access là h qu n tr CSDL nên có th s d ng d ệ ả ị ể ử ụ ữ ki n l y t nhi u Table khác nhau n u các Table này có m I quan ệ ấ ừ ề ế ố h v i nhau, mu n v y ph i khai báo các m i quan h gi a các ệ ớ ố ậ ả ố ệ ữ Table liên quan. Quy đ nh:ị Nh ng Field đ i chi u trong các Table có quan h ữ ố ế ệ th ng có tên gi ng nhau, có cùng ki u d li u. mu n đ nh nghĩa ườ ố ể ữ ệ ố ị QH ph i đóng các Table đang m , và m c a s Relationship ả ở ở ử ổ Th c hi n :ự ệ Đ đ nh nghĩa ho c hi u ch nh m i quan h ph i m ể ị ặ ệ ỉ ố ệ ả ở c a s Relation Ship t bi u t ng Relation ship hay Menu ử ổ ừ ể ượ Tool/RelationShip THI T LÂP M I QUAN H (RELATIONSHIP)Ế Ố Ệ MS Access 2003 27 T c a s Show Table :ừ ử ổ Ch n các Table hay ọ query c n thi t l p quan h : Add l n l t ầ ế ậ ệ ầ ượ vào (Có th thi t l p m i quan h đôi hay m i ể ế ậ ố ệ ố QH v i chính nó)ớ Enforce referential integrity: Thi t l p tính ế ậ tham chi u toàn v n gi 2 Tableế ẹ ữ Casade Update related records: Xóa m u tin trong Table chính ẫ ⇒ Xóa m u tin trong Table quan hẫ ệ Casade Delate related records: c p nh t các m u tin trong Table chính ậ ậ ẫ ⇒ c p nh t các m u tin trong Table quan hậ ậ ẫ ệ MS Access 2003 28