Tác động của môi trường ERP đối với tổ chức kế toán quản trị của doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam

1472 TÁC ĐỘNG CỦA MÔI TRƯỜNG ERP ĐỐI VỚI TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT TẠI VIỆT NAM Nguyễn Phạm Nhật Anh, Bùi Quang Huy, Nguyễn Phạm Như Khoa, Hàng Trúc Phương Khoa Tài chính - Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh GVHD: PGS.TS. Trần Văn Tùng TÓM TẮT Thị trường ERP ở Việt Nam trong những năm gần đây đang dần trở nên khá sôi động, rất nhiều doanh nghiệp có nhu cầu ứng dụng ERP nhằm thay đổi phương thức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, song không phải doanh nghiệp nào cũng có được sự hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực này và đồng thời, có rất ít thông tin về tác động của hệ thống này đến kế toán quản trị (KTQT) và kiểm soát cũng như quản trị doanh nghiệp. Cũng trong bối cảnh này thì KTQT đang phát triển vô vùng mạnh mẽ, trở thành một bộ phận quan trọng trong hệ thống cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, giải quyết các vấn đề quản trị doanh nghiệp, là một trong những nguồn thông tin quan trọng cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp điều hành, hoạch định và ra các quyết định kinh doanh. Trong bài viết này, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính nhằm xác định sự tác động của hệ thống ERP đến việc tổ chức KTQT trong các doanh nghiệp sản xuất, trên cơ sở đó đề xuất các kiến nghị để để tổ chức KTQT của các công ty này được phù hợp và phát huy được hiệu quả. Từ kh : doanh nghiệp sản xuất, ERP, Kế toán quản trị, kiểm soát, quản trị doanh nghiệp. 1 ĐẶT VẤN ĐỀ Trong những năm gần đây, việc áp dụng hệ thống quản lý tổng thể bởi ERP đã giúp cho không ít các doanh nghiệp trên thế giới kiểm soát chặt chẽ được hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh và vị thế của mình trên thị trường quốc tế. Việt Nam với xu thế mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội nhập với kinh tế toàn cầu thì việc sử dụng ERP để trở thành công cụ quản lý mới để điều hành doanh nghiệp là rất điều cần thiết. Hiện nay, ERP đang là một môi trường làm việc và cơ hội thách thức mới cho các doanh nghiệp ở Việt Nam. Trong KTQT, bao gồm rất nhiều yếu tố hợp thành, trong đó tổ chức KTQT trong môi trường doanh nghiệp ứng dụng ERP và KTQT truyền thống trước đây liệu có những điểm gì khác biệt, nếu có thì những điểm khác biệt này mà cả nhân viên KTQT và ban quản lý đều không nắm bắt được thì quá trình triển khai và sử dụng ERP trong doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, gây ảnh hưởng tới các quyết định kinh 1473 doanh hay nói tổng thể là lên hệ quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, nguyên nhân của sự khác biệt này có phải do sự thay đổi môi trường áp dụng ERP hay chỉ đơn giản là sự ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức KTQT, và nếu có sự tác động của ERP lên KTQT thì sự tác động này ảnh hưởng ra sao tới công tác quản trị doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam? 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT Hệ thống ERP có 3 đặc điểm cơ bản sau: (1) Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai; (2) Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính và (3) Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp. 2.1 Lợi ích của ERP cho hệ thống kế toán quản trị Theo Robert W. Scapens và cộng sự (2003), công tác kế toán nói chung và KTQT nói riêng sẽ có nhiều lợi ích khi tổ chức trong môi trường ERP, cụ thể như sau: Tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp nhất là đối với hệ thống kế toán quản trị. Đem đến cho công tác kế toán quản trị không phải một phần mềm máy tính mà là một giải pháp tổng thể, một công nghệ quản lý, một nghệ thuật quản trị hiện đại. Giảm chi phí đầu tư so với nhiều hệ thống rời rạc, một hệ thống thống nhất, dễ vận hành, bảo trì. Thông tin tập trung, chính xác, kịp thời; Không giới hạn về quy mô kế toán doanh nghiệp, loại hình sản xuất kinh doanh, vị trí địa lý: dễ dàng nâng cấp, mở rộng; tối ưu hóa quy trình hoạt động, lập quy trình tiêu chuẩn thích ứng với các quy trình kinh doanh đặc thù, giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động do dữ liệu từ các bộ phận kế toán được liên kết và kế thừa nhau. 2.2 Sự ương tác giữa ERP và hệ thống kế toán quản trị - Theo Nguyễn Bích Liên (2012) giữa hệ thống ERP và hệ thống KTQT có mối tương tác khá chặt chẽ, điều này được thể hiện như sau: - Xét dưới khía cạnh hệ thống quản lý: ERP là một hệ thống cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hoạch định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả. Khi ứng dụng ERP, các báo cáo phân tích của KTQT theo nhiều chiều được thực hiện một cách dễ dàng, giới hạn về không gian và thời gian không còn là rào cản lớn đối với bài toán quản lý của doanh nghiệp - Xét dưới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý: ERP là một hệ thống tích hợp toàn bộ hệ thống thông tin của toàn doanh nghiệp bao gồm: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin nhân sự - Xét dưới khía cạnh phân tích và kiểm soát dữ liệu: trong môi trường ERP, để có thể phân tích và kiểm soát tốt dữ liệu đòi hỏi nhân viên kế toán cần có kiến thức nhất định về công nghệ thông tin, hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hiểu biết về sự khác biệt giữa hệ thống ERP và kế toán truyền thống. So với kế toán truyền thống Việt Nam, hệ thống ERP có một số khác biệt sau: cấu trúc tài khoản linh hoạt, sự 1474 xuất hiện tài khoản trung gian, sử dụng duy nhất bút toán đảo để điều chỉnh trên hệ thống, các bút toán được tạo ra một cách tự động và được kiểm soát thành nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, yêu cầu người làm công tác kế toán phải tuân thủ theo quy trình. 2.3 Tác động của ERP đến tổ chức hệ thống KTQT 2.3.1 Những thay đổi về mặt quy trình Theo tác giả Trần Thị Thu Hồng (2010), ERP có tác động rất lớn đến quy trình tổ chức và thực hiện KTQT của DN, cụ thể: Những thay đ i v mặt quy trình thu thập dữ liệu: khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dụng lập và xét duyệt chứng từ; hình thức của chứng từ (có thể cho hiển thị trên màn hình/in ra từ hệ thống), số liên được lập. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản trung gian nhằm kiểm soát về mặt quy trình chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo cung cấp báo cáo tài chính theo quy định. Những thay đ i trong quy trình xử lý dữ liệu: do ERP là một cấu trúc tổng thể gồm nhiều phân hệ nên có một số điểm khác biệt cơ bản trong quá trình xử lý dữ liệu như: khó quan sát dấu vết nghiệp vụ; tính cập nhật cao; nhiều chức năng thực hiện tự động; tính tác nghiệp hoàn chỉnh; tích hợp một số chức nâng kiểm soát. Thay đ i trong quy trình cung cấp thông tin: mục đích cuối cùng của tổ chức hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin hữu ích hỗ trợ cho việc ra quyết định với hệ thống ERP, việc cung cấp này ảnh hưởng trên nhiều mặt khác nhau: nội dung, hình thức, thời gian, đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin. 2.3.2 Sự thay đổi về cách thức làm việc Theo Nguyễn Bích Liên (2012) ERP có tác động làm thay đổi về cách thức làm việc của nhân viên KTQT, cụ thể: Phân chia trách nhiệm: việc phân chia trách nhiệm được thực hiện trên căn cứ khối lượng công việc, đặc điểm hoạt động của tổ chức, yêu cầu quản lý, mức độ phức tạp của nghiệp vụ các phần hành kế toán có thể được xây dựng theo các chu trình kinh doanh. Phân quy n truy cập: khi sử dụng ERP, có 3 nhóm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành kế toán là khai báo, nhập liệu và cung cấp thông tin. 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để xác định mô hình nghiên cứu tác giả tiến hành nghiên cứu sơ bộ bằng phương pháp nghiên cứu định tính thông qua các công cụ thu thập dữ liệu thứ cấp cũng như dữ liệu sơ cấp thông qua khảo sát tại các DNSX có triển khai hệ thống ERP; sau đó tiến hành thống kê mô tả, phân tích và tổng hợp dữ liệu nhằm tìm hiểu thực trạng tổ chức KTQT trong môi trường ERP của một số công ty trên địa bàn Tp.HCM, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần triển khai tổ chức KTQT cho các đơn vị. 1475 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4.1 Thực trạng Đối với các doanh nghiệp, theo số liệu khảo sát của nhóm tác giả, chỉ có một số doanh nghiệp có quy mô lớn và tiềm lực kinh tế dồi dào mới triển khai tổ chức công tác kế toán nói chung và KTQT nói riêng trong môi trường ERP. Bảng 1. Doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP DN tổ chức công tác kế toán trong môi ường ERP Kết quả Số ượng Tỷ lệ % DN nhỏ và vừa Có 2 5 Không 38 95 Cộng 40 100 DN lớn Có 24 25 Không 72 75 Cộng 96 100 Tổng cộng 136 Nguồn: tác giả t ng h p thống kê 4.2 Đánh giá thực trạng Công tác triển khai KTQT trên nền tảng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến, chủ yếu tập trung ở một số doanh nghiệp có quy mô lớn với doanh thu hàng phải đạt hàng trăm tỷ đồng trở lên. Có nhiều nguyên nhân, nhưng chủ yếu phải kể đến là văn hóa của doanh nghiệp, điều này thể hiện như: nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng và nhu cầu sử dụng thông tin KTQT đối với công tác quản trị trong doanh nghiệp nên việc triển khai KTQT chưa được lãnh đạo quan tâm và ủng hộ; sự chưa sẵn sàng trong việc thay đổi cách thức làm việc theo quy trình trong môi trường ERP của nhân viên kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có tác động của công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này; kinh phí đầu tư triển khai ERP tương đối lớn, khiến cho nhiều doanh nghiệp thận trọng; một số doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi ở những DN khác; thêm vào đó còn có nguyên nhân thuộc về năng lực yếu kém của các công ty triển khai ERP tại Việt Nam. 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Thứ nhất, thay đổi văn hóa doanh nghiệp, trước hết là thay đổi từ việc làm theo thói quen sang làm việc theo quy trình của nhân viên doanh nghiệp. Điều này thể hiện rất rõ khi áp dụng các quy trình bắt buộc từ phần mềm có sự liên kết cao như ERP. Sự tuân thủ hay 1476 không quen tuân thủ quy trình của nhân viên sẽ tác động đến kết quả của ứng dụng, từ đó dẫn đến thành/bại của dự án. Chẳng hạn, trong việc quản lý kho hàng, quy trình quản lý phần mềm bắt buộc hàng trước khi xuất phải được phiếu xuất trên hệ thống trước, tiếp theo đó mới xuất kho. Nếu theo thói quen từ trước của bản thân người thực hiện công việc cảm thấy không thích làm như vậy, họ có thể cứ cho xuất hàng trước, rồi bổ sung khai báo sau, thỉnh thoảng lại “ uên” nhập số liệu... Việc này có thể gây ra tình trạng số liệu tồn kho thể hiện trên chương trình phần mềm sẽ khác với số liệu tồn kho thực tế, ảnh hưởng đến các phòng/ban khác, thậm chí đến quyết định của các cấp lãnh đạo. Thứ hai, các doanh nghiệp phải chú trọng công tác đào tạo tri thức về kiến thức KTQT và kỹ năng sử dụng phần mềm ERP là việc làm cần thiết của doanh nghiệp khi triển khai ứng dụng. Những nguyên lý được truyền đạt bước đầu có thể đem đến điều kiện để thực hiện công việc cụ thể, còn để biến nó thành thói quen, thành điều kiện làm việc bình thường tại doanh nghiệp lại phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa của doanh nghiệp đó. Thời gian để thay đổi từ cũ sang mới, từ tác phong làm việc cũ sang tác phong làm việc mới, từ tự do hoặc bán tự do sang yêu cầu về mức độ tuân thủ kỷ luật nghiêm ngặt hơn. Việc đào tạo không chỉ là các yêu cầu công việc cho từng vị trí cụ thể như điền vào các chỗ trống trên giao diện phần mềm ERP, mà còn phải cung cấp đầy đủ những kiến thức như đã nói ở trên. Ngoài đào tạo về kỹ thuật công nghệ, cần cung cấp những thông tin về nhiệm vụ mới ở một vị trí cũ, về mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp và những lợi ích của quy trình mới phục vụ cho phát triển doanh nghiệp và từng thành viên của nó. Những thông tin truyền đạt sớm và kịp thời sẽ chuẩn bị trước về mặt tinh thần cũng như giúp cho sự ứng dụng ERP thành công. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Markus Granlund và Teemu Malmi (2002). “ oderate impact of ERP on management accounting : a lag or permanent outcome?”, Management Accounting Research, 2002, 13, 299–321. [2] Nguyễn Bích Liên (2012). “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam”, Luận án Tiến sĩ Kinh tế. Trường đại học Kinh tế TP.HCM. [3] PGS.TS. Phạm Văn Dược (chủ biên), TS. Trần Văn Tùng (2011). “ ế toán quản trị”, NXB. Thống kê. [4] Trần Thị Thu Hồng (2010). “Phân tích tác động của hệ thồng ERP đối với nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp”, Luận văn Thạc sĩ kinh tế.