Soạn thảo văn bản trên máy vi tính

SOẠN THẢO VĂN BẢN TRÊN MÁY VI TÍNH Nội dung  Giới thiệu hệ soạn thảo văn bản Winword  Khởi động Winword  Màn hình giao tiếp của Winword  Xử lý các cửa sổ  Lưu trữ tài liệu  Kết thúc Winword  Nhập và điều chỉnh văn bản  Đinh dạng văn bản  Tạo công thức toán học  Tìm kiếm và thay thế  Tạo một Style  Bảng biểu  Cài đặt thông số trang  In ấn 1. Giới thiệu hệ soạn thảo văn bản WinWord (tr 131) Giao diện đồ hoạ Có khả năng giao tiếp với các ứng dụng khác Có các bộ chương trình tiện ích hỗ trợ Có chương trình kiểm tra lỗi chính tả, gõ tắt, macro, ... 2. Khởi động WinWord (131) StartUp Start -> Programs -> ... WinWord Shortcut W  Từ dấu nhắc DOS gõ Win Winword 3. Màn hình giao tiếp của Winword  Thanh tiêu đề (Title bar) (132)  Thanh chọn ngang (Menu bar) (133-134)  Thanh chọn ngang: F10 hoặc Alt , kết hợp với các mũi tên, Enter, hoặc Alt + kí tự đại diện (ví dụ Alt+F)  Bảng chọn dọc: Kích chọn lệnh hoặc gõ tên kí tự đại diện hoặc gõ tổ hợp phím. Chú ý:  Các mục màu sẫm và màu nhạt  Các mục có dấu ...  Các mục có mũi tên  Thực đơn ngắn (Shortcut menu): kích nút phải chuột vào đối tượng. Chon lệnh tương ứng Các thanh công cụ (Tool bars) (135) Ẩn hiện Toolbars:  View -> Toolbars -> kích chuột vào tên tool bar cần thiết  Kích nút phải vào toolbar bất kỳ -> kích chuột vào tên tool bar cần thiết. Ẩn hiện chú giải của nút trên thanh công cụ: View -> Toolbars -> Customize... chọn thẻ Option, chọn/huỷ chọn mục Show ScreenTips on toolbars.  Status Bar (135)  Hiển thị tình trạng của văn bản: số thứ tự trang, tổng số trang, vị trí hiện thời của con trỏ  Hiển thị tình trạng của Caplocks, Numlock  Ẩn/hiện: Tools -> Options ->View -> Status Bar  Scroll Bar (các thanh cuốn) (135)  Thanh cuốn dọc (Vertical Scroll Bar), thanh cuốn ngang (Horizontal Scroll Bar)  Ẩn hiện thanh cuốn:  Tools -> Options  Chọn thẻ View  Chọn/huỷ chọn Horizontal Scroll Bar hoặc Vertical Scroll Bar. Vùng soạn thảo (Text Area) (135): là vùng lớn nhất để nhập văn bản nằm chính giữa màn hình. Thước (Ruler) (135): Đổi đơn vị đo: Tools -> Options, chọn thẻ General, chọn đơn vị đo (Inches, Cm, Points, ...) trong hộp Measurements Units Ẩn hiện thước: View -> Ruler 4. Xử lý các cửa số  Mở một văn bản mới (tr 136)  Khi khởi động Word  File -> New -> Blank Document  Kích nút New trên thanh công cụ chuẩn  CTRL+N  Mở văn bản có sẵn trên đĩa (tr 136)  File -> Open (hoặc nút Open hoặc CTRL+O). Trong hộp hội thoại chọn các thông số:  Look in: chọn tên ổ đĩa và Folder  Files of Type: chọn kiểu tệp nếu cần  Chọn tên tệp. Có thể dùng nút Views (List, Detail, Preview, ...)  Kích nút Open. Mở văn bản mới dùng: File -> tên văn bản. Nếu muốn tăng số văn bản trong danh sách này thực hiện Tools -> Options, chọn thẻ General và thay đổi phần Recently User File List. Kích hoạt văn bản đang mở khi mở nhiều cửa sổ Windows -> tên tài liệu ALT+W -> số thứ tự  Ghi tệp văn bản vào đĩa (138)  File -> Save (hoặc nút Save hoặc CTRL+S)  Nếu văn bản được ghi lần đầu thì hiện hộp hội thoại Save As. Chọn tiếp:  Save in: chọn tên ổ đĩa và folder lưu trữ  File name: gõ tên tệp  Save as Type: chọn kiểu tệp (để ngầm định với văn bản thông thường *.DOC)  Kích nút Save.  Nếu văn bản được ghi từ lần thứ hai trở đi sẽ không xuất hiện hộp hội thoại.  Ghi vào tệp với tên khác (sao chép) (139): File -> Save As 5. Lưu trữ tài liệu  Đặt cấu hình cho việc lưu trữ (139):  Tạo tệp dự phòng (*.BAK): Tools->Options. Chọn thẻ Save và chọn Always Create Backup Copy.  Lưu trữ nhanh: Tools->Options. Chọn thẻ Save và chọn Allow Fast Save.  Đặt mật khẩu  Tools->Options. Chọn thẻ Security  Gõ trong hộp Password to Open hoặc Password to modify. Nhấn Enter  Gõ lại mật khẩu và nhấn Enter.  Kích OK.  Lưu trữ tất cả các tài liệu đang mở: File -> Save All (các phiên bản cũ). Phiên bản mới, giữ SHIFT, kích File -> Save All 6. Kết thúc Winword (140) File -> Exit hoặc ALT+F4 hoặc ALT+F,X hoặc kích nút Close. 7. Nhập và điều chỉnh văn bản Các phím thường dùng (140 - 142) Nguyên tắc nhập văn bản (142): Chỉ khi hết đoạn mới được nhấn Enter. Quy tắc nhập các dấu , . : ( )… Với những đoạn văn bản có tính chất điều khoản phải biết dùng Tab. Soạn thảo tiếng Việt:  Chuẩn TCVN (.VnTime)  Chuẩn UNICODE (TimeNewRoman) Các thao tác với khối văn bản 1. Tạo khối C1: dùng chuột - Rê chuột - Kích ở đầu khối, giữ SHIFT kích ở cuối khối. Giữ CTRL, chọn các khối rời rạc. - Sử dụng vùng chọn (nằm ở bên trái màn hình, nơi điểm chèn biến thành hình mũi tên). - Chọn 1 dòng: kích chuột ở đầu dòng - Chọn 1 đoạn: kích đúp chuột ở đầu đoạn - Chọn nhiều dòng: rê chuột trong vùng chọn - Chọn cả văn bản: nháy ba lần tại vùng chọn - Chọn 1 câu: giữ CTRL, kích chuột. - Chọn 1 từ: kích đúp tại từ đó - C2: sử dụng bàn phím - Đưa điểm chèn ở đầu khối - Giữ SHIFT, các phím mũi tên - CTRL+A: chọn cả văn bản - CTRL+SHIFT+END: từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản - CTRL+SHIFT+HOME: từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản - SHIFT+HOME: từ vị trí con trỏ đến đầu dòng - SHIFT+END: từ vị trí con trỏ đến cuối dòng - 2. Di chuyển khối (144) - 3. Sao chép khối (144 – 145) - 4. Xoá khối (145) - Lặp lại các thao tác: F4, CTRL+Y - Undo: EDIT -> Undo, CTRL+Z, nút Undo Sử dụng Tab Khái niệm Điểm dừng Tab (Tab stop) là nơi điểm chèn dừng lại sau mỗi lần nhấn phím Tab Các thông số của điểm dừng Tab:  Vị trí (Position): ngầm định cách nhau 1.27 cm  Dóng hàng (Alignment): Left, Right, Center, Decimal, Bar  Dẫn tab (Leader): None hoặc 1 kiểu dẫn tab khác do người dùng chọn  Cách đặt điểm dừng Tab  C1: Dùng chuột  chọn kiểu dóng hàng cho điểm dừng tab ở phía trái ngoài cùng của thước  kích chuột vào vị trí cần đặt điểm dừng trên thước  C2: Format ->Tabs, trong hộp hội thoại chọn:  Tab Stop Position: gõ vị trí điểm dừng  Alignment: chọn kiểu dóng hàng  Leader: chọn kiểu dẫn Tab  Kích nút Set (lặp lại 4 bước trên khi cần đặt các điểm dừng khác)  OK  Gõ văn bản có dùng điểm dừng Tab  Nhấn phím Tab đến điểm dừng cần thiết  Gõ văn bản. Hết dòng nhấn Enter. Cách điều chỉnh điểm dừng Tab C1: điều chỉnh vị trí bằng chuột  Chọn phần văn bản có sử dụng điểm dừng Tab  Dùng chuột điều chỉnh vị trí điểm dừng Tab trên thước. C2: sử dụng hộp hội thoại  Chọn phần văn bản có sử dụng điểm dừng Tab  Format ->Tabs, trong hộp hội thoại chọn điểm dừng Tab cần điều chỉnh trong hộp Tab Stop Position  Chọn lại các thông số khác (Alignment, Leader)  Kích nút Set (lặp lại 3 bước trên khi cần điều chỉnh các điểm dừng Tab khác)  OK Cách xóa điểm dừng Tab C1:  Chọn phần văn bản có sử dụng điểm dừng tab  Dùng chuột kéo điểm dừng Tab ra khỏi thước. C2:  Chọn phần văn bản có sử dụng điểm dừng Tab  Format ->Tab, trong hộp hội thoại chọn điểm dừng Tab cần xóa trong hộp Tab Stop Position  Chọn nút Clear  Nếu muốn xóa tất các điểm dừng Tab, chọn nút Clear All.  OK 8. Định dạng văn bản Định dạng ký tự  Sao chép định dạng Định dạng cho đoạn văn bản Tạo khung và nền Tạo cột báo chí Tạo danh sách bullet và đánh số thứ tự Định dạng ký tự (145 – 148) Cách 1: dùng các nút trên thanh công cụ định dạng Chọn các chữ cần định dạng Kích vào nút tương ứng  Font: chọn font chữ  Font Size: chọn cỡ chữ  B: bật/tắt chữ đậm  I: bật/tắt chữ nghiêng  U: bật/tắt chữ gạch chân  Font Color: đổi màu cho chữ. Cách 2: dùng tổ hợp phím tắt CTRL+B: bật/tắt chữ đâm CTRL+I: bật/tắt chữ nghiêng CTRL+U: bật hoặc tắt chữ gạch chân CTRL+ ]: tăng cỡ chữ lên một đơn vị CTRL+ [: giảm cỡ chữ đi một đơn vị CTRL+SHIFT và dấu +: tạo chỉ số trên (luỹ thừa) CTRL+ dấu +: tạo chỉ số dưới Cách 3: dùng thực đơn Chọn các chữ cần định dạng FORMAT -> FONT, xuất hiện hộp hội thoại Font (147) Chọn các thông số trong hộp hội thoại  Trong thẻ Font: Font - chọn font chữ, Font Style - chọn kiểu chữ, Size - chọn cỡ chữ, Font Color - chọn màu chữ, Underline style- chọn kiểu gạch chân, Underline color - chọn màu của gạch chân, Effects - chọn các hiện ứng khác  Thẻ Character Spacing: Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự  Animation: tạo chữ động Sao chép định dạng (148)  Chọn phần văn bản mẫu Chọn nút Format Painter Chọn phần văn bản đích cần định dạng giống mẫu Chú ý: để sao chép nhiều phầnvăn bản đích, nháy đúp vào nút Format Painter. Khi kết thúc nhấn ESC hoặc nháy chuột lại vào biểu tượng Định dạng cho đoạn văn bản (149)  Khái niệm về lề của đoạn văn bản:  Lề trái của đoạn (Left indent): là khoảng cách từ lề trái của trang đến lề trái của đoạn được chọn  Lề phải của đoạn (Right indent): là khoảng cách từ lề phải của trang đến lề phải của đoạn  Lề của dòng đầu tiên (Special):  None: lề của dòng đầu tiên trong đoạn trùng với lề của các dòng còn lại.  First line: lề của dòng đầu tiên lùi sang bên phải so với lề của các dòng còn lại  Hanging: lề của dòng đầu tiên lùi sang bên trái so với lề của các dòng còn lại. Thay đổi lề của đoạn: chọn các đoạn văn bản muốn chỉnh lề) Cách 1: dùng các nút trên thước. Cách 2:  FORMAT -> PARAGRAPH, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph  Chọn thẻ Indent and Spacing  Trong hộp Left, chọn thông số cho lề trái của đoạn  Trong hộp Right, chọn thông số cho lề phải của đoạn  Trong hộp Special: chọn thông số cho dòng đầu tiên trong đoạn. Thay đổi cách dóng hàng cho đoạn văn bản Dóng hàng trái (Left Align): dóng thẳng theo lề trái của đoạn Dóng hàng phải (Right Align): dóng thẳng theo lề phải của đoạn Dóng hàng giữa (Centered Align): dóng theo trục giữa của hai lề trái và phải của đoạn Dóng đầu hai bên (Justified Align) dóng đều theo hai lề trái và phải của đoạn  Cách 1: dùng các nút trên thanh công cụ định dạng  Align Left: dóng theo lề trái  Center: dòng giữa 2 lề đoạn  Align Right: dóng theo lề phải  Justified: dòng đều 2 bên  Cách 2:  FORMAT -> PARAGRAPH  Chọn thẻ Indent and Spacing  Trong hộp Left, chọn thông số cho lề trái của đoạn  Trong Right, chọn thông số cho lề phải của đoạn  Trong hộp Special: chọn thông số cho dòng đầu tiên trong đoạn. Thay đổi khoảng cách FORMAT -> PARAGRAPH Chọn thẻ Indent and Spacing Line Spacing: chọn khoảng cách giữa các dòng trong đoạn Before: đặt khoảng cách trước đoạn After: đặt khoảng cách sau đoạn Đặt dấu phân trang FORMAT -> PARAGRAPH Chọn thẻ Line and Page Breaks Keep line together: giữ cho cả đoạn văn bản được in trọn vẹn trong một trang Keep with next: giữ cho đoạn văn bản luôn in cùng trang với đoạn văn bản ngay sau đó Widow/Orphan Control: Tránh in dòng cuối cùng của đoạn văn bản in ở đầu trang sau (Góa) hoặc in dòng đầu tiên của đoạn văn bản ở cuối trang trước (mồ côi) Tạo khung và nền (151) Chọn đoạn văn bản Format -> Borders and Shading Chọn các thông số tronghộp hội thoại Thẻ Boder: tạo khung cho đoạn hoặc nhóm ký tự Thẻ Page Boder: Tạo khung trang Shading: Tạo nền Tạo cột báo chí (152) Chọn phần văn bản cần tạo cột Chọn nút Columns trên thanh công cụ chuẩn hoặc Format -> Columns. Trong hộp hội thoại Columns, chọn: Presets: chọn số cột và cách chia độ rộng cột Numbers of columns: số cột Width and Spacing: độ rộng và khoảng cách giữa các cột OK Tạo bullet và Numbering (153) Chọn phần văn bản cần định dạng Chọn nút Bullets hoặc Numbering Hoặc Format -> Bullets and Numbering Trong hộp hội thoại chọn Bulleted: chọn kiểu bullet Numbered: chọn kiểu đánh số thứ tự Customize: tùy biến kiểu bullet hoặc đánh số thứ tự 9. Soạn thảo ký tự đăc biệt, chữ nghệ thuật, chèn ảnh - Insert -> Symbol - Insert -> object -> equations (156) - Insert -> object -> chart - Word Art - Insert -> ClipArt - Insert -> picture 10. Tìm kiếm và thay thế (157)  Tìm kiếm:  Edit -> Find (Ctrl + F)  Find What: nhập chuỗi ký tự cần tìm  Search Options: thiết lập các tùy chọn tìm kiếm (157)  Thay thế:  Edit -> Replace (Ctrl + H)  Find What: nhập chuỗi ký tự cần tìm  Replace With: nhập chuỗi ký tự thay thế  Find Next: Tìm tiếp  Replce (Replace All): Thay thế (thay tất) 11. Style  Style là tập hợp các thông số định dạng mẫu đã được đặt trước cho đoạn văn bản, hoặc cho khối kí tự hoặc cho bảng hoặc cho một danh sách, có tên gọi và có thể áp dụng cho các đối tượng của văn bản một cách thống nhất, đẹp và dễ dàng tạo mục lục Winword có sẵn 1 hệ thống Stlyle (Heading 1, Heading 2, …)  Người sử dụng có thể thay đổi các thông số của các style có sẵn hoặc tự tạo style mới của mình. Tạo Style mới (159)  Format -> Style and Formating Kích nút New Style, xuất hiện hộphội thoại, điền các thông số  Name: Tên style  Style Type: kiểu style  Style Base on: chọn tên style làm nền tảng  Style For following paragraph: Tên style của đoạn văn bản tiếp theo  Nút Format: chọn các thông số định dạng  OK Thay đổi các thông số style  Chọn Style cần thay đổi thông số Kích nút Modify Thay đổi các thông số Kích OK Xóa Style Chọn style cần xóa Kích Delete 12. Bảng biểu Tạo bảng Điều chỉnh bảng Xóa bảng Tính toán đơn giản Sắp xếp dữ liệu Tạo bảng C1: Dùng nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn  C2: Thực hiện Table -> Insert -> Table, chọn các thông số trong hộp hội thoại:  Table size: số cột (Number of Columns), số hàng (Number of Rows)  Autofit Behavior: độ rộng cột cố định (Fixed column width), Tự động điền kín theo nội dung (Autofit to contents), tự động khớp với kích thước cửa sổ (Autofit to window).  Remember dimentionsfor new table: tự động giữ nguyên kích thước cho bảng mới  AutoFormat: chọn mẫu định dạng tự động  OK Điều chỉnh bảng  Thay đổi độ rộng cột: dùng chuột rê mép phải cột cần điều chỉnh hoặc thực hiện Table -> Table Properties, chọn thẻ Column. Chọn độ rộng thích hợp cho các cột, OK  Thay đổi độ cao hàng: dùng chuột rê mép dưới hàng cần điều chỉnh hoặc thực hiện Table -> Table Properties, chọn thẻ Row. Chọn độ cao thích hợp cho các hàng, OK  Chọn các đối tượng  Chọn 1 ô trong bảng  Table -> Select -> Table (cả bảng), hoặc Row (cả hàng), hoặc colum (cả cột) hoặc cell (ô)  Chú ý: có thể dùng chuột đặt ở đầu các đối tượng để chọn nhanh  Chèn cột  Chọn vị trí cần chèn cột  Table -> Insert -> Columns to the Left (hoặc Columns to the Right)  Chèn hàng  Chọn vị trí cần chèn hàng  Table -> Insert -> Rows Above (hoặc Rows Below)  Chú ý: có thể thêm hàng cuối bảng bằng cách đặt điểm chèn ở ô cuối trong bảng và nhấn phím Tab  Chèn ô  Chọn vị trí cần chèn  Table -> Insert - > Cells  Chọn: Đẩy các ô sang phải (Shift cells right), Đẩy các ô xuống dưới (Shift cells down), chèn toàn bộ hàng (Insert Entire Row), chèn toàn bộ cột (Insert Entire Column)  OK  Xóa cột  Chọn cột cần xóa  Table -> Delete-> Columns  Xóa hàng  Chọn cột cần xóa  Table -> Delete-> Rows  Xóa ô  Table -> Delete - > Cells  Chọn: Đẩy các ô sang trái (Shift cells Left), Đẩy các ô lên trên (Shift cells up), xóa toàn bộ hàng (Delete Entire Row), xóa toàn bộ cột (Delete Entire Column)  OK  Xóa bảng  Chọn một ô trong  Table -> Delete-> Table  Trộn các ô  Chọn các ô cần trộn  Table -> Merge cells  Tách các ô  Chọn ô càn tách  Table -> Split Cells  Chọn số ô, OK  Thay đổi thuộc tính bảng  Chọn 1 ô trong bảng  Table -> Table Properties. Chọn thẻ Table  Chọn vị trí bảng, lề trong ô của bảng, viền và tô màu  OK  Thay đổi vị trí text trong ô  Chọn các ô cần định dạng  Table -> Properties. Chọn thẻ Cell  Chọn vị trí text: Top, Center, Bottom  OK Tính toán đơn giản và sắp xếp  Tính toán đơn giản (161)  Chọn ô ghi kết quả  Table -> Formula  Viết công thức  OK  Sắp xếp (163)  Đặt điểm chèn vào cột cần sắp xếp  Chọn các nút Sort Ascending và Sort Descending trên thanh công cụ Table and Boders  Hoặc dùng Table -> Sort, chọn các khóa sắp xếp, OK 13. Định dạng trang văn bản File -> Page Setup Trong hộp hội thoại chọn - Thẻ Margin (tr 164-168)  Đặt các lề trang (Top, Bottom, Left, Right)  Đặt gáy bìa (Gutter)  Orientation: chọn hướng in (Portrait – dọc, Landscape – ngang)  Multiple Landscape: mirror margins - in trên hai mặt đối xứng (left -> inside, right -> outside); 2 pages per sheet - in hai trang trên một tờ giấy (top -> outside, bottom -> inside), … Thẻ paper Size  Paper size: chọn kích thước giấy  Paper Source: chọn nguồn giấy  Thẻ Layout  Section start: chọn vị trí ngắt section  Header and Footer: chọn tiêu dề của các trang chẵn và lẻ khác nhau (Differrent odd and even) hoặc chọn tiêu đề của trang đầu tiên khác với các trang còn lại (Different first page) Apply To: Chọn vùng áp dụng các thông số lựa chọn  Whole document : áp dụng cho cả văn bản  This point forward: áp dụng từ vị trí điểm chèn trở đi  Selected text: áp dụng cho vùng văn bản được chọn lựa Kích OK Đánh số trang (tr 168-169)  Insert -> Page Numbers  Trong hộp hội thoại chọn  Position: vị trí của số trang (trên – Top of page (header), dưới – Bottom of page (footer))  Alignment: Cách dóng hàng số trang (trái – left, phải-right, giữa-center, lề trong – inside hay lề ngoài - outside)  Show number on first page: cho phép hiện số trang ở trang đầu tiên  Format  Start at: cho giá trị của số trang đầu tiên  Continue from previous section: tiếp tục đánh số trang theo phần trước  Number format: định dạng cho số trang  Kích OK. 14. In văn bản Xem trước khi in  In văn bản Xem trước khi in (169)  File -> Print Preview (hoặc nhấn nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn)  Trong cửa sổ Print Preview có thể dùng các nút  Print: in  Magnifier: phóng to/thu nhỏ văn bản  On page: xem từng trang  Multiple page: xem nhiều trang  Zoom: xem với các tỉ lệ khác nhau  View Ruler: ẩn/hiện thước  Shrink to fit: điều chỉnh vừa khít trang  Full Screen: xem toàn bộ màn hình  Close: đóng cửa sổ Print preview In văn bản (170)  File -> Print (hoặc nhấn nút Print hoặc CTRL+P)  Trong hộp hội thoại chọn  Printer: chọn máy in  Page Range: chọn phần văn bản cần in  All: in toàn bộ  Current page: in trang hiện thời chứa con trỏ  Selection: in phần văn bản được chọn  Pages: chỉ định số trang cần in  Copies: chọn số bản cần in  Kích OK