Sáu bí quyết để mở đầu bài thuyết trình ấn tượng

g dụng khi đàm phán ký kết hợp đồng. Liệt kê lợi ích khách hàng được hưởng Khi đàm phán hợp đồng, bạn phải luôn nhấn mạnh đối tác sẽ được lợi gì sau khi ký kết. Liệt kê thành danh sách các lợi ích như tiền hoa hồng, chiết khấu, phương thức thanh toán, hậu mãi... trình bày rõ ràng, không bỏ sót để gây ấn tượng mạnh cho đối tác. Sử dụng bảng biểu, mô hình, con số Ngày nay, người ta không có thời gian để đọc những trang báo cáo đặc kín chữ. Lập luận trong đàm phán của bạn cần phải trình bày dưới dạng bảng biểu, con số, mô hình, nhất là khi gửi báo cáo qua email, fax, hay thư tín. Khi phải trình bày trước cử tọa đông người, bảng biểu và mô hình lại càng không thể thiếu. Bạn nên sử dụng Power Point, phần mềm tuyệt vời để mô tả vấn đề bằng ngôn ngữ bảng biểu. Hãy đầu tư thời gian học phần mềm này. Khoản tiền đó sẽ sinh lãi lớn đấy! Phải biết cách nhượng bộ đối tác dần dần Nhà đàm phán kinh nghiệm chỉ nhượng bộ dần dần và bạn phải tạo ấn tượng với đối tác rằng đã nhượng bộ nhiều lần. Giao hàng ngay hay sau 5 ngày, 10 ngày rồi 15 ngày; thanh toán ngay hay thanh toán trước 80% là sự nhượng bộ về điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán. Bất kỳ điểm nào trong hợp đồng cần đàm phán, bạn phải có phương án, đưa ra nhiều nấc thang nhượng bộ để đạt hiệu quả cao. Phải nói nhiều trong buổi đàm phán Nói nhiều sẽ đạt hiệu quả cao hơn nói ít. Điều này càng đúng khi bạn và đối tác chưa biết nhiều về nhau, chưa có thời gian dài hợp tác. Trong trường hợp này, nói ít sẽ cầm chắc thất bại. Tất nhiên, bạn phải nói những điều có lý và lập luận chính xác. Nói nhiều có giá trị thuyết phục người nghe và điều này ảnh hưởng đến quyết định ký kết hợp đồng của họ. Các kỹ xão trong đàm phán Đàm phán là cuộc đo sức về trí tuệ giữa hai bên, không giống như cuộc thi chạy, thi chạy là người nào về đích cuối cùng thì người đó thắng. Nhưng đàm phán không chỉ ganh đua về thực lực mà còn bao gồm cả việc áp dụng các kĩ xảo đàm phán, nó có tác dụng ảnh hưởng tới toàn bộ cuộc đàm phán. Là một người đàm phán có kinh nghiệm, trước hết nên biết làm thế nào để mở đầu một cuộc đàm phán. Điều này rất quan trọng đối với đôi bên tham gia. Lời mở đầu chính là thông tin đầu tiên của người đàm phán, giống như tiếng trống mở đầu cho một cuộc chơi, có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý, thái độ của đối phương. Lời mở đầu thành công sẽ xoá đi những nghi ngờ giữa hai bên đàm phán cũng như làm dịu bớt không khí căng thẳng, cuộc thảo luận nhờ đó mà được tiến hành thuận lợi hơn. Phương thức biểu đạt lời mở đầu chủ yếu bao gồm: 1, Phương thức vòng quanh: Thông thường khi mở đầu một cuộc đàm phán không nên đề cập tới vấn đề chính trước tiên, điều này dễ gây cho người đàm phán rơi vào thế “ gươm tuốt vỏ, nỏ giương dây ”, gây ảnh hưởng tới không khí hoà thuận giữa đôi bên. Khi đàm phán có thể vận dụng phương thức quay vòng, ví dụ như hàn huyên hỏi chuyện tình hình liên quan đến công ty đối phương. Những chủ đề nói chuyện được coi là phổ biến nhất là những vấn đề liên quan đến khí hậu, thời tiết hay thăm hỏi tình hình gia đình đối phương, ngoài ra còn nhiều đề tài khác như bàn luận về một bức hoạ nào đó hay một sự việc trong cuộc sống. Mặt khác có thể bàn luận về tình hình kinh doanh, kinh tế của đối phương. Thông qua các hình thức trò chuyện như trên có thể tiến hành bàn bạc một cách thuận lợi những đề tài đàm phán chính thức. 2, Phương thức trực tiếp: Phương thức trực tiếp hay còn gọi là bàn luận đi thẳng vào vấn đề, trực tiếp biểu đạt suy nghĩ của mình. Để đối phương lắng nghe ý kiến. Phương thức trực tiếp là phương thức hai bên đối tác tiến hành đàm phán dưới hình thức quan hệ đàm phán thân mật dưới một thời gian gấp rút, nhanh chóng, phương thức này được bắt đầu từ những vấn đề nhỏ nhất, cũng có thể được tiến hành từ những vấn đề mang tính nguyên tắc, hay một vấn đề cụ thể nào đó. Ví dụ như: “ Ông X, bây giờ trời đã sang xuân, theo tôi được biết, công ty ông vừa sản xuất một kiểu dáng điều hoà mới, việc tiêu thụ điều hoà vào thời điểm này là hoàn toàn hợp lý ”. Khi biểu đạt lời mở đầu cần lưu ý khi hỏi han đối phương nên có thái độ chân thành, nhiệt tình, hữu nghị. Điều này có thể mau chóng thu nhỏ khoảng cách giữa hai bên, và xây dựng được bầu không khí tốt đẹp. Nếu vừa bắt đầu cuộc đàm phán kèm theo ánh mắt lạnh lùng, sẽ là điều bất lợi cho cuộc đàm phán, vì mỗi người chúng ta khi tiến hành đàm phán đều có tâm lý sợ từ chối. Bất luận chúng ta có chuẩn bị tốt một dũng khí tự tin những trên thực chất luôn có tâm lý sợ khó khăn hay rắc rối xảy ra. Giống như những người đi leo núi hay đi trên đường cũng vậy, họ luôn muốn đi trên một con đường thẳng, chứ không muốn đi trên một con đường đầy rẫy nguy hiểm, gập gềnh, mấp mô. Đàm phán là quá trình cân đo “ giá trị đàm phán ”, còn là biểu hiện một tinh thần hợp tác, dựa trên cơ sở hai bên cùng có lợi, thông qua nỗ lực đàm phán nhằm mục đích đạt được thoả thuận chung thống nhất. Một người đàm phán giỏi không thể áp dụng cách thức đàm phán mạnh mẽ, cứng nhắc để đạt được mục đích của mình. Vì vậy trong quá trình tiến hành đàm phán, chúng ta phải nắm bắt tốt kĩ xảo đàm phán, các kĩ xảo chủ yếu là: kĩ xảo trình bày, giải thích, kĩ xảo đưa ra câu hỏi hay kĩ xảo trả lời, phá vỡ bế tắc, hay thuyết phục đối tác v.v Trước tiên thái độ đàm phán cần đối đãi chân tình. Khiêm tốn, thành khẩn, thân mật, tôn trọng tuy nhiên đó cũng chưa phải là điều kiện bắt buộc trong ngôn ngữ đàm phán, trong đàm phán nên có thái độ chân tình, không chỉ nhằm nói chuyện một cách chân thành với đối phương mà điều này rất thích hợp khi bạn muốn đối phương hiểu rõ những động cơ và suy nghĩ của mình, làm tốt việc đối đãi chân tình còn cần giữ chừng mực một cách thích hợp, tránh việc bộc lộ tất cả suy nghĩ, dễ bị đẩy vào thế bị động, còn khiến cho lợi ích của bản thân bị ảnh hưởng. Tiếp theo đó là nội dung trình bày phải rõ ràng, đơn giản dễ hiểu. Trong đàm phán cần có lời lẽ rõ ràng không được mơ hồ, khó hiểu, để truyền đi thông tin chính xác đến đối phương, vì đàm phán không giống viết văn bản, văn bản sau khi viết xong, có thể cân nhắc từng câu từng chữ, có thể sửa lại. Nhưng ngôn ngữ trong đàm phán là “ một câu nói ra, không lấy lại được ”. Vì thế khi trình bày giải thích cần nắm bắt vấn đề trọng tâm, nêu bật được vấn đề trọng tâm mới là quan trọng. Khi trình bày cần rõ ràng, cần có sự sắp xếp hợp lý việc nên nói gì trước tiên và nói gì sau đó. Khi nói không phân biệt vấn đề chủ yếu hay thứ yếu. Vừa nói xong vấn đề này thì chuyển ngay sang vấn đề khác, điều này dễ gây rối rắm trong tư duy của đối phương, không có lợi cho việc tiến hành đàm phán. Do trí nhớ con người có hạn, với lượng thông tin truyền đạt cho đối phương trong một khoảng thời gian ngắn chỉ nhớ được một phần nội dung chủ yếu. Trong quá trình đàm phán, khi trình bày không chỉ cần nội dung rõ ràng, có trật tự, mà cũng cần có nội dung đơn giản dễ hiểu. Để có được nội dung đơn giản, cần chú ý hai vấn đề sau: Thứ nhất không nên đưa ra quá nhiều lời đối thoại. Ví như, một lúc thì “ chúng ta đã nói..”, khi thì “ tôi nói”, lúc lại “ anh ấy lại nói.” “ lúc đó thì tôi nói”. Từ “ nói ” dược nhắc đi nhắc lại, ngôn ngữ lộn xộn, khiến người khác cảm thấy chán ngán. Thứ hai đó là không nên đề cập quá nhiều đến những chi tiết nhỏ. Nhất thiết phải đặt mình vào toàn hoàn cảnh, không nên chỉ vì những vấn đề nhỏ mà để vướng mắc. Nếu không sẽ bị vướng thân vì những chuyện nhỏ nhặt mà khó thực hiện được những bước quan trọng. Tận dụng hết sức thực hiện một cuộc hội nghị để giải quyết một hay nhiều vấn đề. Ngoài ra sau khi tường thuật một nội dung dài khi hết thúc nên rõ ràng rành mạch tổng kết nội dung một lần. Việc này sẽ để lại ấn tượng tốt với đối tác đàm phán. Ví dụ: Khi bạn được giới thiệu sản phẩm, nhưng công ty bạn không cần tới sản phẩm đó, bạn có thể nói như thế này: “ Cảm ơn quí công ty đã giới thiệu, tuy nhiên hiện tại công ty chúng tối chưa cần sản phẩm này ”. Hay ví dụ như, khi hai bên đàm phán chưa đạt được thoả thuận chung, thì có thể nói: “ Một số yêu cầu của quí công ty chúng tôi sẽ nghiên cứu kĩ lưỡng, và sẽ tiến hành đàm phán nếu như có cơ hội thích hợp.” “ vấn đề bạn giải quyết thật thông thoáng, dễ hiểu, khâm phục, khâm phục, hi vọng rằng lần sau chúng ta sẽ có một cuộc đàm phán thành công.” Về phương diện từ ngữ trần thuật, nên chú ý tới ngữ điệu, tốc độ nói và âm lượng. Còn cần chú ý tới phương diện mượn từ, thông thường, cùng một câu ngữ điệu biểu đạt hàm ý khác nhau là không giống nhau, điều này cũng biểu đạt tình cảm và suy nghĩ của người nói, Vì thế, người đàm phán nên thông qua việc biến đổi ngữ điệu khác nhau để biểu đạt sự tự tin, quyết tâm, bất mãn, nghi ngờ cũng như sự ghen ghét. Đồng thời cũng có cùng sự thay đổi tình cảm trong ngữ điệu của đối phương. Trong khi nói, không nên nói quá nhanh, điều này sẽ làm cho đối phương khó nghe. Tốc độ nói cũng không nên quá chậm, quá chậm sẽ gây ra cảm giác ngượng ngùng, không nhanh nhẹn và không quyết đoán. Âm lượng không nên quá nhỏ, nhỏ quá sẽ làm cho đối phương khó nghe, gây ra cảm giác trầm tĩnh, và không để lại ấn tượng. Tuy nhiên âm lượng cũng không được quá to, Quá to sẽ gây cảm giác hùng hổ hăm doạ hay giận dữ xúc phạm. Về phương diện mượn từ, lựa chọn cách dùng từ dễ hiểu, thông thuộc. Sử dụng từ quen, từ chuyên dụng để đối phương dễ hiểu. Dùng từ chính xác, nhất thiết không được sử dụng ngôn ngữ mờ ám khó hiểu, tránh tồn tại khoảng trống giữa đôi bên. Trong khi đàm phán vận dụng những từ hỏi để thu hút sự chú ý của đối phương, đồng thời đưa ra phương hướng cụ thể theo suy nghĩ của đối phương, và trong quá trình đối thoại thu thập những thông tin chưa rõ hoặc những tư liệu chưa biết. Hình thức hỏi trong đàm phán muôn màu muôn vẻ. Có thể hỏi về một vấn đề cụ thể nào đó. Ví dụ như: “ Ông cho rằng cung cách phục vụ sau khi tiêu thụ liệu có thể cải tiến được không? ” Cũng có thể tiến hành hỏi đối với một vấn đề tổng hợp hay vấn đề toàn cục. Ví dụ như: “ Ông có cách nhìn nhận như thế nào đối với tình hình cạnh tranh trên thị trường hiện nay? ” Cách hỏi như thế này không giới hạn về phạm vi. Cũng có thể tiến hành phương thức hỏi thăm dò. Ví dụ: “ Chúng tôi sẽ tăng lượng hàng mua, về phía quí công ty liệu có đãi ngộ gì không? ” Có thể vận dụng phương án hỏi dẫn dắt, ví dụ: “ Kinh doanh tiêu thụ mặt hàng này nếu không nhận được triết khấu 3% chúng tôi sẽ không thể thu được nhiều lợi nhuận và sẽ khó đạt được hiệu quả cao nhất ”. Cách hỏi như thế này sẽ khiến đối phương không còn cách lựa chọn nào khác sẽ phải trả lời. Hỏi cũng có thể hỏi theo phương thức hiệp thương, ví dụ: “ Quí công ty xem với triết khấu là 3% của phía chúng tôi như vậy đã thoả đáng chưa? ” Ngữ khí hỏi như thế này luôn mang ngữ khí chuyển biến, dễ được tiếp nhận. Phương thức hỏi đa dạng, chúng ta có thể tiến hành các phương thức hỏi đối với các tình huống khác nhau. Nên hỏi sau khi đối phương đã nói xong. Khi đối phương phát ngôn, nói leo chính là hành vi gây phản cảm nhất. Tuy nhiên nếu đối phương nói quá dài dòng, thì có thể lựa để hỏi chen ngang một cách tế nhị. Ví dụ như, có thể hỏi khi đối phương ngừng giữa chừng: “ ý của ông vừa nói có ý nghĩa gì vậy...? ” “ Vấn đề trên chúng tôi đã nắm được rồi, còn vấn đề kia thì như thế nào? ” Ngoài ra có thể tiến hành hỏi trước và sau khi phát ngôn. Còn có thể hỏi trong thời gian thảo luận trong hội nghị. Kĩ xảo trả lời trong đàm phán cũng không phải là một việc dễ dàng. Đòi hỏi phải trải qua tổng quan toàn cục của người đàm phán, sau khi suy nghĩ tỉ mỉ mới có thể trả lời. Vì vậy mà trên thương trường bây giờ luôn có câu “ nhất ngôn cửu ” khi bạn hối hận vì câu nói của mình thì đó là hành vi thất ngôn, và phải trả giá từ điều đó. Câu hỏi của đối phương trong khi đàm phán được tính toán hết sức tỉ mỉ. Trong đó có chiến lược, có nghi ngờ, có cả cạm bẫy. Đối với những vấn đề này, người trả lời cần phải tuỳ cơ ứng biến, tuy nhiên không nhất thiết phải trả lời chính diện vấn đề. A, Cần chuyển hướng đối thoại. Khi hai bên đàm phán phát sinh tranh chấp mâu thuẫn , chẳng qua cũng chỉ là việc bé xé ra to, là chướng ngại trong khi đàm phán. Cần biết thay đối cuộc đối thoại. Ví dụ như: “ Chúng ta đã bàn luận sang chủ đề khác, bây giờ có thể thảo luận lại chủ đề ban đầu hay không? ” “ Vấn đề này tương đối phức tạp, chúng ta nên phân ra để thảo luận dễ hơn ”. B, Không nhất thiết phải trả lời tận cùng câu hỏi của đối phương. Trong quá trình tiến thêm một bước đàm phán, chúng ta có thể sẽ rơi vào thế bị động. Ví dụ: đối phương đưa ra câu hỏi về chất lượng sản phẩm. Chúng ta cũng không nên giới thiệu tận cùng tỉ mỉ tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, chỉ nên trả lời một số các chỉ tiêu chủ chốt, để từ đó xây dựng một ấn tượng chất lượng tốt. C, Phương thức từ chối trả lời. Đàm phán đó là nhằm mục đích đôi bên cùng có lợi, và đôi bên cùng đạt được hiệu quả đàm phán như ý. Nếu như không tiếp nhận được điều kịen của đối phương, không kí kết được hợp đồng. Lúc này chính là lúc sử dụng phương án từ chối cự tuyệt, không nên khiến đối phương có cảm giác “ đối thủ ” mà nên duy trì quan hệ “ đối tác ”. Khi cự tuyệt vẫn phải giữ hoà khí, sự chuyển biến. Ví dụ: “ ý kiến của bạn rất hay, chúng tôi có thể xem xét lại ”, “ tôi rất thích sản phẩm cả bạn, nhưng tiếc là vốn dùng của chúng tôi quá ít ”. D, Mượn cách trả lời vòng vo. Trong đàm phán, Khi đối phương đưa ra câu hỏi mà bạn chưa suy nghĩ cân nhắc kĩ mà đối phương thúc giục không đúng lúc, bạn có thể vận dụng những tư liệu còn dang dở hay mượn cách nói vòng vo để trả lời. Ví dụ: “ Tôi chưa thể đưa ra câu trả lời đối với câu hỏi của bạn, nhất thiết phải hỏi ý kiến cấp trên ”. Trả lời vòng vo không có nghĩa là từ chối không trả lời. Điều này biểu thị sự việc này cần phải được suy nghĩ cân nhắc trước khi đua ra quyết định. Trong quá trình đàm phán, do hai bên luôn mong duy trì được lợi ích cho bản thân, để mong sao đạt được thoả thuận chung, tuy nhiên cũng tồn tại nhiều ý kiến bất đồng, có khi làm cho cuộc đàm phán rơi vào bế tắc. Lúc này nếu không giải quyết được bế tắc thì cuộc đàm phán không cách nào có thể tiến hành được. Nếu muốn phá vỡ bế tắc, một mặt chúng ta nên đưa ra những lời cổ vũ động viên đối phương về những nỗ lực đã đạt được; mặt khác có thể áp dụng những phương án khác để giải quyết. Phương pháp cụ thể để vận dụng kĩ xảo này đó là: A, Dùng lời lẽ khích lệ cổ vũ đối phương. Khi đàm phán rơi vào bế tắc, bạn có thể dùng những câu nói khích lệ như: “ Ngài thấy đấy, chúng ta đã giải quyết được rất nhiều vấn đề, hiện giờ chỉ còn lại một số ít, nếu không giải quyết ngay thì có phải là rất tiếc không? ” Cách nói này xem ra ổn nhất, trên thực tế nếu biết cổ vũ khích lệ thì sẽ mang lại tác dụng rất tốt. Đối với cuộc đàm phán có quá nhiều vấn đề để thảo luận, nên xoá bỏ những bế tắc còn tồn tại, ví dụ, trong cuộc đàm phán có sáu vấn đề cần thảo luận mà trong đó có bốn vấn đề là quan trọng, còn lại hai vấn đề là thứ yếu, giả sử như trong bốn vấn đề thì có ba vấn đề đạt được thoả thuận, còn lại một vấn đề quan trọng và hai vấn đề nhỏ, thì khi đối diện với bế tắc bạn nên nói với đối phương như thế này: “ Trong bốn vấn đề đã giải quyết được ba vấn đề, còn lại một vấn đề nếu như giải quyết được thì coi như các vấn đề nhỏ khác cũng giải quyết được, để chúng ta có thể tiếp tục nỗ lực, yên tâm thảo luận nốt vấn đề cuối cùng! Nếu gạt bỏ nó thì tất nhiên sẽ cảm thấy rất tiếc! ” Nghe vậy đối phương rất có thể sẽ tiếp tục đàm phán, và bế tắc đã bị loại bị hoàn toàn. B, Tìm một phương án khác. Trong đàm phán, do hai bên không đồng nhất quan điểm nên giao dịch dễ rơi vào bế tắc. Lúc này mà dùng lời nói để giải quyết bế tắc thì không thể thành công. Dưới tình hình này, chúng ta có thể vận dụng các phương pháp nhằm loại bỏ những bế tắc. Và dưới đây là những biện pháp thay thế: (1) Thay đổi lãnh đạo hoặc nhân viên của nhóm nhỏ đàm phán. (2) Lựa chọn thời gian đàm phán. Ví dụ như định lại thời gian đàm phán để có thể thảo luận bàn bạc những vấn đề khó giải quyết. Vì lúc đó có thể sẽ có nhiều tư liệu và lí do đầy đủ . (3) Thay đổi phương thức phục vụ sau khi tiêu thụ, ví dụ như đề nghị giảm bớt các thủ tục rườm rà, để bảo đảm phục vụ sau ngày. (4) Cải biến các mức độ nguy hiểm. Phân tích những lợi ích cũng như tổn thất có thể xảy ra, giúp đối phương quay trở lại vòng đàm phán. (5) Thay đổi hình thái đàm phán, từ tình hình tranh đấu căng thẳng cho tới tình trạng cùng nhau nỗ lực, đồng tâm hiệp lực. Tăng sự liên lạc liên kết giữa ông chủ, kiến trúc sư, và các kĩ sư kĩ thuật của hai bên đàm phán, cùng có sự ảnh hưởng để đi đến giải quyết vấn đề. (6) Tìm một người trung gian để lí giải, đương nhiên người này phải có uy tín và có quyền đưa ra sự cảm hoá điều tiết. (7) Thiết lập một uỷ ban nghiên cứu do nhân viên hai bên hợp thành. (8) Nhượng bộ hợp lí, đưa nhiều phương án để đối phương có cơ hội lựa chọn. (9) Bỏ qua vấn đề này bàn luận những vấn đề dễ giải quyết sau đó đợi có cơ hội để giải quyết những vấn đề khó. (10) Tạm thời nghỉ giải lao, sau khi thoải mái, thích hợp kết nối tình cảm đôi bên, để đưa ra thái độ nhẹ nhàng để giải quyết vấn đề. Hoá giải những bế tắc để tăng thêm thành ý hợp tác giữa đôi bên, giúp cho tiến trình đàm phán đạt được thuận lợi. 10 mẹo trong đàm phán Một trong những kỹ năng chủ chốt không thể thiếu được trong lĩnh vực kinh doanh là khả năng đàm phán của những nhà lãnh đạo. Đàm phán có thể hiểu một cách đơn giản là sự cố gắng đưa ra những ý kiến nhằm bảo vệ quan điểm của mình đến cùng. Nhưng trên thực tế khi vấp phải những vấn đề về đàm phán thì những nhà quản lý lại đổlỗi cho sự khác biệt văn hoá mà không nhận ra được nguyên nhân lại chính là kỹ năng yếu kém trong đàm phán. Nhằm giúp cải thiện đáng kể vấn đề này, sau đây là một số mẹo nhỏ để bạn tham khảo. Nêu rõ quan điểm Để đạt được hiệu quả trong đàm phán điều quan trọng là mọi thứ đều phải rõ ràng.Vì thế bạn nên nói rõ ra đượcnhững yêu cầu của mình một cách dứt khoát. Đồng thời, cũng nên khuyến khích phía đối phương nhận rõ yêu cầu của bạn, mà qua đó bất cứ sự không nhất quán nào cũng sẽ được giải quyết. Trao đổi thẳng thắn Trong khi đàm phán kinh doanh, việc trao đổi thẳng thắn để đạt được những điều mình muốn là một điều khuyến khích. Thêm đó, những cử chỉ tỏ ý thiện chí trong đàm phán cũng rất cần thiết và bạn không nên bỏ qua. Hiểu rõ giá trị vấn đề Điều không thể tránh khỏi trong đàm phán là sự bất đồng về ý kiến đánh giá của bạn và của đối phương nhưng điều quan trọng hơn cả là bạn nên hiểu được giá trị của từng vấn đề mà bạn đang trao đổi. Chuẩn bị kỹ càng Cổ nhân đã có câu:“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, mọi bước chuẩn bị cho cuộc đàm phán như: nắm rõ được những vấn đề sắp trao đổi, biết được những gì mình đã trang bị được và hiểu rõ những hạn chế của mình, đều không thừa một chút nào .Vì vậy, việc chuẩn bị càng nên sớm được tiến hành. Thận trọng trước yêu sách của đối phương Chấp nhận những yêu sách từ phía đối phương chưa bao giờ là ý kiến hay vì nó có thể dẫn tới việc đi chệch hướng. Bạn nên cân nhắc xem có chấp nhận được hay không bằng cách đặt ra những câu hỏi phù hợp. Việc này sẽ làm đối phương thành thực bày tỏ những điều quan tâm của họ. Làm chủ được mình Điều chắc chắn vô cùng cần thiết trong đàm phán là làm chủ được hành vi của mình. Cho dù hành vi của đối phương như thế nào đi nữa thì bạn cũng nên cố gắng tập trung vào lý do bạn đang đàm phán.Cố gắng không để hành vi đối phương làm bạn xao nhãng càng nhiều càng tốt. Bởi lẽ các mối quan hệ đều cần thiết cho những mối làm ăn dài lâu, vì thế cố gắng duy trì thái độ thân thiện và thông cảm từ đầu đến cuối Đừng nên lùi bước Ngay dù trong khi đàm phán bạn có vẻ yếu thế thì bạn cũng đừng nên biểu hiện ra cho đối phương biết vì rất có thể sẽ làm cho đối phương đòi hỏi thêm. Hãy tin rằng đối phương không phải lúc nào cũng mạnh như vẻ bề ngoài của họ. Vì thế bạn đừng lùi bước mà hãy khéo léo xem xét lại những yếu tố mà đối phương tác động tiêu cực đến quan điểm của bạn. Tìm hiểu văn hoá Cách biệt về văn hoá thường dẫn đến những khác biệt dễ gây hiểu nhầm trong hành vi ứng xử. Để thu hẹp khoảng cách đó trong đàm phán, bạn nên chuẩn bị cho mình thật nhiều kiến thức về văn hoá. Điều này đòi hỏi ở bạn tinh thần họchỏi và sự kiên nhẫn cần thiết. Tiếp cận vấn đề rộng hơn Trên thực tế trong quá trình đàm phán, bạn có thể nhận thấy có nhiều cơ hội để đề cập đến vấn đề khác hơn là cứ mãi tranh luận về những quan điểm đã chắc chắn. Những nhà đàm phán cần sáng tạo trong việc nhận ra những giải pháp thay thế để tái giải quyết vấn đề. Không ngừng sáng tạo Luôn luôn sáng tạo và cân nhắc những hướng giải quyết khác nhau vì rất có thể ý kiến của bạn không hoàn toàn được đối phương chấp thuận. Cố gắng phát huy dựa trên những ý kiến có sức thu hút sự quan tâm từ phía đối phương, đồng thời bạn cũng nên loại bỏ những vấn đề không thật cần thiết và đừng ngại đề xuất ý kiến mà dường như có thể không ăn nhập với vấn đề tranh luận. Đàm phán thành công dựa trên các yếu tố nào? Chuẩn bị tốt tức là bạn đã thành công tới một nửa trong cuộc đàm phán sắp tới. Thông tin luôn là vũ khí sắc bén giúp bạn đạt được mục đích của mình. Việc xem xét kỹ lưỡng đối thủ giúp người đàm phán có thể đánh giá tốt hơn khả năng nhượng bộ và làm chúng trở nên có giá trị hơn bao giờ hết. Sự chuẩn bị tốt còn tạo nên sự tự tin khiến người đàm phán ứng khẩu nhạy bén, chuẩn xác hơn. Việc làm chủ tài liệu, thông tin liên quan sẽ có một sức thuyết phục lớn với đối thủ, tạo ra sự nhất trí, đồng tình, hoà hợp quan điểm buộc đối thủ phải chấp nhận thực tế. Sau đây là mấy điểm chính cần lưu ý khi đàm phán: Xác định mục tiêu Việc xác định mục tiêu được thực hiện với sự cộng tác của các thành viên trong công ty, những người sẽ cùng tham gia vào cuộc đàm phán. Không chỉ đưa ra các mục tiêu về mặt tài chính mà còn dự báo về tâm lý đối thủ, chính sách áp dụng hoặc thời cơ, tình huống sẽ gặp phải. Giai đoạn này phải đưa ra được các mục tiêu cụ thể và thực tế đồng thời phải có một khoảng co giãn cần thiết. Khi cuộc đàm phán bao gồm nhiều giai đoạn, nhất thiết phải tiến hành tổng kết sau mỗi giai đoạn đồng thời chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo. Nghiên cứu đối thủ Thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong một cuộc đàm phán. Cần phải tìm hiểu mọi thông tin liên quan tới đối thủ, những yếu tố nào có thể được đưa lên bàn đàm phán, tìm hiểu cộng sự của đối thủ và yếu tố thứ ba như nhân viên của họ, ý kiến công chúng và báo chí. Mục tiêu của đối thủ là gì? Điểm mạnh của họ nằm ở chỗ nào? Từ đó người đàm phán có thể xác định được vùng thảo luận hiệu quả. Tuỳ cơ ứng biến Đàm phán cũng có thể có tiền lệ trong cùng một chủ đề hoặc không. Đây là điều mà người đàm phán cần biết rõ. Khi tiến hành đàm phán cần phải xác định được tình huống tổng thể và đo lường được hậu quả của nó. Đôi khi một tình huống tranh luận lại tạo ra một kết quả tốt. Tuy nhiên không phải lúc nào người ta cũng lường trước được tình huống. Vì thế cần phải biết cánh tránh né để không làm tổn hại tới mục tiêu. Cuối cùng cần phải biết rõ cuộc đàm phán sẽ diễn ra ở đâu? Tại khu vực của đối thủ hay tại nơi mang tính trung lập với cả hai? Những người chủ chốt sẽ được bố trí như thế nào? Các thành viên trong nhóm đàm phán có được tự do thảo luận hay không? Xác định chiến lược đàm phán Để đàm phán thành công, cần sẵn sàng hy sinh để cứu vãn tình thế, tức là phải biết cách nhượng bộ khi cần thiết. Hai cách đàm phán nên áp dụng: đàm phán hợp tác và đàm phán tranh chấp. Việc lựa chọn cách này hay cách khác phụ thuộc vào kết quả nghiên cứu (nhượng bộ đơn phương, nhượng bộ lẫn nhau hay thoả ước) và phụ thuộc vào mối tương quan lực lượng. Về lâu dài cần ưu tiên cho mục tiêu cuối cùng. Kết quả cũng cần được xác định: chúng ta muốn đạt tới một thoả thuận nguyên tắc? Một tuyên bố mục tiêu hay một bản hợp đồng được ký kết? Tuỳ theo mục đích cần đạt được mà người ta áp dụng chiến thuật phù hợp. Dự đoán tiến trình Đối với mỗi điểm cần bảo vệ, người đàm phán phải chuẩn bị những lý lẽ thuyết phục và các đề xuất cần thiết. Trong trường hợp đàm phán theo nhóm, cần phải xác định cụ thể vai trò của từng người. Ai sẽ phát biểu? Ai sẽ trả lời câu hỏi của đối thủ? Tiếp đó phải dự đoán được phản ứng của họ và cách giải quyết khi gặp phải. Trong mọi trường hợp, người đàm phán phải chuẩn bị một lối rút lui và có thể yêu cầu ngừng đàm phán nếu tình hình chuyển hướng bất lợi. Vận dụng tính hài hước trong đàm phán Người ta có thể sử dụng sự hài hước như là một cách nói châm biếm về một con người hay một sự kiện nào đó đáng bị lên án. Song ở bất kỳ trường hợp nào, sự hài hước luôn gây ấn tượng nếu được sử dụng một cách khôn ngoan và đúng lúc, và nó sẽ khiến người khác luôn nhớ đến những gì bạn nói. Khi nghĩ về sự hài hước, nhiều nhà tiếp thị đã cho rằng nó chỉ thường xuất hiện trong quảng cáo truyền hình hay quảng cáo in. Nhưng trên thực tế, sự hài hước hoàn toàn có thể trở thành một công cụ giao tiếp hiệu quả, cho dù bạn đang nói chuyện với các khách hàng B2B (Business to Business) hay khách hàng B2C (Busniess to Customer). Các khách hàng suy cho cùng đều là những con người thực với đặc tính cố hữu dễ bị chi phối bởi những trạng thái tình cảm vui, buồn. Gần như tất cả họ đều yêu t