Quyết định trong quản trị - Bùi Quang Xuân

QUẢN TRỊ HỌCQUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊHV CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH TS. BÙI QUANG XUÂNbuiquangxuandn@gmail.comKỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊChẳng ai có quyết định đúng đắn ở tất cả mọi lúc. Nhưng nếu bạn có các kỹ năng ra quyết định và biết cách phát triển các kỹ năng đó, bạn có thể làm cho cơ hội thành công trong cuộc sống của bạn tăng lên. Vậy kỹ năng ra quyết định là gì? Các bước để thực hiện quyết định của bạn như thế nào? Chúng ta sẽ cùng nhau đề cập về vấn đề này. Nội dungI. Quan niệm về quyết định4321II. Phương pháp chung của việc ra quyết định theo khoa học.III. Trình tự chung của việc ra quyết định IV. phương pháp, tiêu chuẩn và điều kiện thực hiện quyết định khoa học TÌNH HUỐNG Phòng hành chính một cty có 6 nhân viên.Chị Thanh, trưởng phòng hành chính nhận được quyết định “do khó khăn”, phòng chị phải cắt giảm 105 ngân sách trong năm tới (ngân sách hiện tại 300 tr/năm), nhưng khối lượng công việc vẫn như cũ (không giảm bớt công việc)Chị Thanh có thời gian 2 tuần để chuẩn bị giải trình những đề xuất cho tình hình mới.B1XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀPhải tìm cách cắt giảm 10% ngân sáchB2XEM XÉT CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUYẾT ĐỊNHBảo đảm công việc2 tuần lễB3THU THẬP VÀ CHỌN LỌC THÔNG TIN CÓ LIÊN QUANSố liệu chi phíĐảm bảo quyền lợiB4XÂY DỰNG & QUYẾT ĐỊNH GIẢI PHÁPCho 1 số người nghỉThuyên chuyểnMọi người cắt lươngB5TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNHGiải pháp thử: cho 2 người làm việc bán thời gianB6KIỂM TRA & ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNHSau 3 tháng, xem xét lạiQuyết định làm hài lòngQUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊQuyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó.KHÁI NIỆM CHUNGQuyết định là quản lý, là tiến hành lựa chọn.Đề ra biện pháp giải quyết phù hợp với nhau Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ quản lý; nghĩa là người ra quyết định khi phát hiện và xử lý vấn đề, căn cứ vào tình hình và điều kiện nhất định, cân nhắc các phương án có thể lựa chọn, đề ra quyết định tối ưu nhằm đạt được mục tiêu dự kiếnHệ thống quản lýMôi trườngĐầu vàooNhu cầuPhương tiện hỗ trợMôi trườngMôi trườngĐầu raaMôi trườngQuyết định vàhành độngÝ nghĩa của quyết định Khoi nghiep từ vốn nhóCÁC HÌNH THỨC CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ.Quyết định quản trị được biểu hiện dưới hai hình thức: văn bản và phi văn bản.  a- Hình thức văn bản:  Thường được sử dụng khá phổ biến trong những quyết định mang tính chất quan trọng, như: nghị quyết, quyết định, thông tư, thông báo, quy định được trình bày trên giấy hoặc trên các linh kiện điện tử. b- Hình thức phi văn bản: Hình thức không phải bằng văn bản, như: sử dụng ngôn ngữ lời nói để giao nhiệm vụ cho cá nhân hay tập thể; yêu cầu hay hướng dẫn ai làm một việc gì đó, nó thường được sử dụng trong những trường hợp quyết định ít quan trọng và mang tính tác nghiệpII- CHỨCNĂNG, YÊU CẦU CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊCHỨC NĂNG CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊChức năng của quyết định quản trị biểu hiện nội dung mà một quyết định cần làm rõ, qua đó cho ta thấy ý nghĩa của nó trong đời sống của một tổchức/doanh nghiệp.CHỨC NĂNG ĐỊNH HƯỚNGChúng ta thử đặt câu hỏi Ta sẽ thu được cái gì sau khi thực hiện quyết định này?Để đạt được cái gì đó, ta phải làm những công việc gì? làm việc đó như thế nào? Khi nào làm? khi nào kết thúc?Nếu một quyết định quản trị có khả năng thỏa mãn các câu hỏi trên, người ta gọi đó là quyết định có chức năng định hướng hoạt động cho đối tượng. Ngược lại, nó sẽ không làm được chức năng định hướng.CHỨC NĂNG ĐẢM BẢOGiả định: Bạn là một người lãnh đạo, Bạn thử nghĩ xem sẽ sử dụng cái gì, bằng cách nào để tác động đến đối tượng quản trị mà không cần sử dụng các quyết định quản trị? Điều đó là không thể, và do đó quyết định quản trị có chức năng đảm bảo các công việc được tiến hành trong tương lai. CHỨC NĂNG PHỐI HỢPMỗi quyết định quản trị thường có liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm của nhiều cá nhân hay bộ phận trong tổ chức. Trong quá trình thực hiện quyết định, Bạn có cho rằng, những hiện tượng sau đây có thể xảy ra không? CHỨC NĂNG PHỐI HỢP Có sự chồng chéo nhiệm vụ, trách nhiệm giữa cá nhân này với cá nhân khác; bộ phận này với bộ phận khác?- Có nhiệm vụ nào đó bị bỏ sót, không có người làm?- Hoặc các nhiệm vụ đó có mâu thuẫn với nhau không?Nếu một trong những điều đó xảy ra, có nghĩa là quyết định quản trị không làm được chức năng phối hợp. Ngược lại, quyết định này làm được chức năng phối hợp.CHỨC NĂNG CƯỠNG BỨC VÀ ĐỘNG VIÊN. Một người nào đó không thực hiện quyết định của cấp trên thì điều gì sẽ xảy ra đối với họ? Chắc chắn họ sẽ nhận một mức hình phạt nhất định tuỳ theo trường hợp cụ thể, hoặc ít nhất họ cũng sẽ bị những lời chê trách từ người lãnh đạo. Điều đó, người ta gọi là quyết định quản trị có chức năng cưỡng bức. Thật vậy, quyết định quản trị là một mệnh lệnh, bắt buộc phải thi hànhCHỨC NĂNG CƯỠNG BỨC VÀ ĐỘNG VIÊN.Ngược lại, nếu họ hoàn thành xuất sắc quyết định của cấp trên thì họ sẽ nhận được những phần thưởng nhất định tuỳ theo trường hợp cụ thể, hoặc ít nhất họ cũng nhận được những lời khen ngợi từ người lãnh đạo. Điều đó, người ta gọi quyết định quản trị có chức năng động viên.  Với ý nghĩa động viên, các quyết định quản trị còn là một thách thức năng lực cấp dưới, khi họ hoàn thành được nhiệm vụ mang tính thách thức, họ cảm thấy tự hào về sự cống hiến của mình, là nguồn động viên to lớn đối với họ.CÁC YÊU CẦU CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ.Có căn cứ khoa họcĐảm bảo tính thống nhấtĐúng thẩm quyềnKịp thời.Cụ thểTính tối ưuPhù hợp với quy phạm của văn bản hành chính2. Phân loại quyết địnhCăn cứ vào tính chất của vấn đề Phân loại quyết định Căn cứ kết quả Căn cứ vào địa vị trong tổ chức 1. Quyết định chiến lược 2. Quyết định tác nghiệp. quyết định cấp cao, quyết định cấp giữa, quyết định cấp cơ sở quyết định xác định quyết định bất định PHÂN LOẠI CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊGÓC ĐỘTIẾP CẬNCÁC LOẠIQUYẾT ĐỊNHNHẬN XÉTTheo tính chất Quyết định chiến lược. Quyết định chiến thuật.  Quyết định tác nghiệp Liên quan mục tiêu tổng quát, hoặc dài hạn. Liên quan mục tiêu hẹp như mục tiêu của các bộ phận chức năng. Liên quan đến điều hàng công việc hàng ngày.Theo thời gian Quyết định dài hạn. Quyết định trung hạn. Quyết định ngắn hạn Hơn một chu kỳ hoạt động Trong một chu kỳ Ngắn hơn một chu kỳ.Theo chức năng quản trị Quyết định tổ chức. Quyết định điêu khiển. Quyết định kiểm soát. Liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động. Bộ máy tổ chức, phân quyền. Cách thức lãnh đạo và động viên. Tiêu chuân kiểm soát và hình thức kiểm soát.Theo cách soạn thảo Quyết định chương trình có sẵn. Quyết định không theo chương trình. Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với kế hoạch chuẩn. Những vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, quyết định có tính rủi ro cao. Thường gắn với quản trị viên cấp cao, thích hộp với loại kế hoạch chuyên biệt.Cách phân loạiLoại quyết địnhNhận xét  Theo tính chấtChiến lượcChiến thuật. Tác nghiệpLiên quan mục tiêu tổng quát, dài hạnLiên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêu của bộ phận chức năngLiên quan điều hành công việc hàng ngày Theo thời gianDài hạnTrung hạnNgắn hạnHơn một chu kỳ hoạt độngTrong một chu kỳ hoạt độngNgắn hơn một chu kỳ Theo chức năng quản trịQuyết định kế hoạchQuyết định tổ chứcQuyết định điều khiểnQuyết định kiểm soátMục tiêu và phương thức hoạt độngBộ máy tổ chức, phân quyềnCách thức lãnh đạo và động viênTiêu chuẩn và hình thức kiểm soát Theo cách soạn thảoQuyết định theo chương trình có sẵnQuyết định không theo chương trìnhCác hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với kế hoạch chuẩnNhững vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, rủi ro cao. Thường gắn với quản trị viên cấp cao, hợp vói loại kế hoạch chuyên biệtNgoài ra, còn có cách phân loại theo các tiêu chí sauII. Phương pháp chung của việc ra quyết định theo khoa học.Để đạt mục tiêu đã định, không chuẩn bị thực hiện thì quyết định thừa Để đưa ra thực hiện, không chuẩn bị thực hiện thì quyết định thừaII. Phương pháp chung của việc ra quyết định theo khoa học.Để tìm kiếm việc tối ưu hoá mục tiêu và đã đạt mục tiêu một cách tối ưu trong điều kiện xác định.Việc lựa chọn trong một số phương án có giá trị, không có sự lựa chọn không thể tối ưu hoá Ra quyet địnhIII. Trình tự chung của việc ra quyết định Tác động mong muốmTác động mong muốnTác độngPhân tíchTác độngQuyết định7. Thí nghiệm thực chứng 6. Chọn phương án tối ưu 5. Phân tích đánh giá. 4. Soạn thảo phương án 3. Chuẩn mực giá trị 2. Xác định mục tiêu. 1. Phát hiện vấn đề2. Phân loại quyết định 8. Thực thi phổ biến.Những phương phápMa trận Cây qđ Pt qđ xác định Pt qđ bất định Bảo thủ, mạo hiểm, nhạy cảm,cơ bản2. Tiêu chuẩn khách quan của quyết định theo khoa học Tiêu chí mức độ thích hợp Tiêu chí chuyển đổi Tiêu chí phương phápĐiều kiện thực hiện quyết định theo khoa học b) Truyền bá rộng rãi tinh thần khoa học a) Thực hiện khoa học hoá quyết định.d) Xây dựng cơ chế tự mình ràng buộc c)Tăng cường xây dựng pháp chế Ngoïn löûa cuûa HY VOÏNG seõ luoân ñi cuøng caùc baïn theo suoát cuoäc ñôøi Khi giöõ ñöôïc HY VOÏNGchuùng ta coù theå thaép saéng laïi ngoïn löûa cuûa hoøa bình, loøng trung thaønh vaø tình yeâu !!ÑÖØNG TÖØ BOÛ CON ÑÖÔØNG ÑAÕ CHOÏN1. Suy nghóTích cöïc2. Caûm nhaän Say meâ3. Haønh ñoängKieân trìThaønh coâng seõ ñeánNGUYEÂN TAÉC ÑEÅ THAØNH COÂNG Chuùc caùc baïn coù moät naêm môùi thaønh coâng vaø haïnh phuùc ...Haõy thaép saùng ngoïn löûa HY VOÏNG cuûa mình vaø nhöõng ngöôøi xung quanh baïnChuùc caùc baïn thaønh coâng vaø haïnh phuùc ...Haõy thaép saùng ngoïn löûa HY VOÏNG cuûa mình vaø nhöõng ngöôøi xung quanh baïnĐT: 0919254998buiquangxuanbh@Gmail.comThank You!