Quyết định quản trị thông tin và ra quyết định

QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊTHÔNG TIN & RA QUYẾT ĐỊNHMục tiêuSau khi học chương này, học viên có thể: Hiểu được thông tin và tầm quan trọng của thông tin và công nghệ thông tin trong việc ra quyết định.Giải thích các loại vấn đề mà người ra quyết định phải đối mặt và sự khác biệt giữa các quyết định theo chương trình và không theo chương trình. Nắm vững các điều kiện môi trường khi ra quyết định. Mô tả các bước trong quá trình ra quyết định hiệu quả. Giải thích cách thức để vượt qua những rào cản, chấp nhận những thách thức và tìm kiếm các giải pháp thay thế phù hợp. Nội dungThông tin và quản trịThông tin và quyết định quản trịQuá trình ra quyết địnhCác vấn đề trong ra quyết định quản trịI. Thông tin, công nghệ và quản trị Thông tin hữu ích là gì?Nhu cầu thông tin trong tổ chức.Hệ thống thông tin và công nghệ thông tin thay đổi tổ chức1. Thông tin hữu ích là gì?Dữ liệu & Thông tin Dữ liệu là những sự kiện và những quan sát thô. Thông tin là dữ liệu được làm cho hữu ích và có ý nghĩa cho việc ra quyết định. Năm tiêu chuẩn của thông tin:(1) Đúng lúc(2) Chất lượng cao(3) Đầy đủ(4) Liên quan(5) Có thể hiểu2. Nhu cầu thông tin trong tổ chứcNhu cầu thông tin trong tổ chức được thể hiện:Thông tin và môi trường bên ngoài: Các nhà quản trị sử dụng thông tin thông minh, thông tin công cộng để giao dịch với khách hàng, đối thủ cạnh tranh, và các đối tượng hữu quan bên ngoài khác như các cơ quan chính phủ, các tổ chức tín dụng, nhà cung cấp, và cổ đông.Thông tin và môi trường bên trong: con người cần khối lượng lớn về thông tin nội bộ để ra các quyết định và giải quyết các vấn đề trong công việc hàng ngày. Thông tin nội bộ được chuyển dịch trong khắp tổ chức như những “dòng chảy”- xuống, ngang và đi lên3. Hệ thống thông tin và công nghệ thông tin thay đổi các tổ chứcHệ thống thông tinCông nghệ thông tin thay đổi các tổ chức(1) Hệ thống thông tinHệ thống thông tin sử dụng công nghệ thông tin mới nhất để thu thập, tổ chức và phân phối dữ liệu theo cách để chúng trở nên có ý nghĩa, trở thành thông tin. Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information Systems) đáp ứng nhu cầu thông tin cụ thể của các nhà quản trị khi ra các quyết định đa dạng hàng ngày.(2)Công nghệ thông tin thay đổi các tổ chức Công nghệ thông tin (IT) phá vỡ rào cản và thay đổi tổ chứcII.Thông tin và quyết định quản trịNhà quản trị - người xử lý thông tinNhà quản trị -người giải quyết vấn đềQuyết định quản trịCác loại quyết định quản trịĐiều kiện của quyết định quản trị1. Nhà quản trị - người xử lý thông tin Nhà quản trị như người xử lý thông tin và trung tâm não bộ cho các chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát 1. Nhà quản trị - người xử lý thông tinLợi thế của công nghệ thông tin đối với hoạch định: đánh giá tốt và đúng hơn đối với thông tin hữu ích, thu hút nhiều người hơn tham gia quá trình hoạch định.Lợi thế của công nghệ thông tin đối với tổ chức: truyền đạt thông trong mọi bộ phận liên tục hơn và cải thiện sự phối hợp và hợp nhất hoạt động.Lợi thế của công nghệ thông tin đối với lãnh đạo: Truyền thông thường xuyên và tốt hơn đến nhân viên và các đối tượng hữu quan, duy trì các mục tiêu rõ ràngLợi thế của công nghệ thông tin đối với kiểm soát: Đo lường các kết quả hoạt động kịp thời hơn, giúp có các giải pháp theo thời gian thực tế cho các vấn đề.2. Nhà quản trị-người giải quyết vấn đềVấn đề là những rắc rối nảy sinh đòi hỏi chúng ta phải giải quyếtVấn đề là một cơ hội để cải tiến.Vấn đề là sự khác biệt giữa tình trạng mong đợi và tình trạng hiện tạiVấn đề xuất phát từ nhận thức về sự không hoàn hảo của hiện tại với hy vọng về khả năng làm cho nó tốt hơn trong tương lai????2.1. Vấn đề là gì?2. Nhà quản trị-người giải quyết vấn đề Mintzberg????Vấn đề cơ hộiVấn đề khủng hoảngVấn đề không khủng hoảng 2.1. Các loại vấn đề2.2. Phong cách tiếp nhận giải quyết vấn đềCó 3 phong cách tiếp nhận vấn đề: 1. Tránh né giải quyết vấn đề, họ bỏ qua thông tin có thể là những tín hiệu về sự hiện diện của một cơ hội hay nguy cơ đối với kết quả. Những nhà quản trị này thường thụ động trong thu thập thông tin, không muốn ra quyết định và xử lý các vấn đề nảy sinh. Có 3 phong cách tiếp nhận vấn đề: 2. Người giải quyết vấn đề: sẵn lòng ra quyết định và cố gắng giải quyết vấn đề, nhưng chỉ khi tình huống bắt buộc. Nhà quản trị thu thập thông tin và giải quyết các vấn đề khi chúng đã xảy ra, không phải trước khi xảy ra. Những nhà quản trị này có thể xử lý tốt với những đe dọa kết quả hoạt động nhưng họ cũng bỏ lỡ nhiều cơ hội. 2.2. Phong cách tiếp nhận giải quyết vấn đềCó 3 phong cách tiếp nhận vấn đề: 3. Tìm kiếm vấn đề: chủ động xử lý thông tin và liên tục tìm kiếm các vấn đề để giải quyết, nhà quản trị chủ động và tư duy hướng tới phía trước, dự kiến các nguy cơ và cơ hội kết quả hoạt động, và tiến hành những hành động cần thiết để đạt được lợi thế. 2.2. Phong cách tiếp nhận giải quyết vấn đề2.3. PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀNguyên nhânNgăn ngừaChặn đứngGiảm thiểuHậu quảXử lýChấp nhậnTái định hướng2.4. Tư duy hệ thống và tư duy trực giácTư duy hệ thốngPhân tích vấn đề theo lý trí, phân tích và từng bước tiếp cận các vấn đềPhân nhỏ một vấn đề phức tạp thành các bộ phận nhỏ hơn và xử lý chúng theo cách logic và tích hợp. Các nhà quản trị thường lập kế hoạch trước khi hành động, và cẩn thận tìm kiếm thông tin để tạo thuận lợi cho việc giải quyết vấn đề theo cách từng bước.Tư duy trực giácLinh hoạt và ngẫu hứng, đạt hiệu quả tốt trong các tình huống giới hạn về dữ kiện và ít tiền lệ cho việc ra quyết địnhSử dụng cách thức đánh giá nhanh và tổng quát về tình huống và các phương án hành động khả dĩ. Nhà quản trị trực giác có thể kỳ vọng xử lý nhiều khía cạnh của một vấn đề ngay lập tức, và xem xét “cảm tính” dựa trên các ý tưởng kinh nghiệm hay ngẫu hứng. 2.5. Phong cách nhận thứcNgười tư duy cảm giác (ST): Có xu hướng nhấn mạnh sự khách quan và chọn tiếp cận giải quyết vấn đề một cách thực tiễn, ưa thích “sự kiện” vững chắc, mục tiêu rõ ràng, sự chắc chắn và các tình huống có sự kiểm soát cao.Người tư duy trực giác (IT): Phù hợp với các tình huống trừu tượng và phi cấu trúc, có xu hướng duy tâm, thiên về lý trí và lý thuyết, có tính logic và khách quan nhưng cũng tránh chi tiết.Người cảm nhận trực giác (IF): ưa thích các vấn đề tổng quan và toàn thể, có kiến thức và tránh chi tiết, thỏa mái với các yếu tố vô hình. Coi trọng tính linh hoạt và quan hệ con người.Người cảm nhận cảm giác (SF): Có xu hướng nhấn mạnh cả tính phân tích và quan hệ con người, thực tiễn và ưu thích dữ kiện, truyền đạt cởi mở và nhạy cảm với tình cảm và giá trị.3. Quyết định quản trị 3.1. Quyết định là gì?Quyết định là sự lựa chọn giữa những phương án giải pháp để giải quyết những vấn đề đang nảy sinh. Ra quyết định là một quá trình làm giảm những bất ổn và hoài nghi về các phương án giải pháp đến mức đủ cho phép lựa chọn một phương án hợp lý. 3. Quyết định quản trị 3.1. Quyết định là gì?Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra những chương trình và tính chất hoạt động cho một tổ chức, để giải quyết vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở nắm vững các quy luật hoạt động khách quan đang chi phối đối tượng và việc phân tích thông tin về hiện trạng của hệ thống.3. Chức năng và các yêu cầu của quyết địnhChức năng Chöùc naêng ñònh höôùngChöùc naêng baûo ñaûmChöùc naêng phoái hôïpChức năng áp đặtYêu cầu của quyết địnhTính khoa hoïcTính thoáng nhaátTính thaåm quyeàn Tính định hướngTính kòp thôøiTính cuï theå4. Các loại quyết định quản trịQuyết định theo chương trình Quyết định không theo chương trìnhQuyết định khủng hoảng5. Các điều kiện môi trường của quyết địnhMôi trường chắc chắnMôi trường rủi roMôi trường không chắc chắnNgười ra quyết định biết các phương án hành động và kết quả.Người ra quyết định có các phương án và quyết định về phương diện xác suất.Người ra quyết định không biết toàn bộ các phương án và kết quả, các xác suất.ThấpCao Rủi ro thất bạiTheo chương trìnhKhông theo chương trìnhLoại quyết địnhIII.QÚA TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNHQuá trình ra quyết địnhĐạo đức trong quá trình ra quyết định1. Quá trình ra quyết định1.1. Quá trình ra quyết địnhMô hình cổ điển & hành vi Xử lý thông tinĐánh giá việc chọn thời điểmLý trí: Con người có thể xử lý tất cả các thông tinLý trí: Các chọn lựa được đánh giá một cách đông thờiMục tiêuLý trí: Rõ ràng, tương thích, đồng thuận trên hếtOB: Mơ hồ, mẫu thuẫn, thiếu đồng thuận OB: Con người chỉ có thể xử lý lượng thông tin bị hạn chếOB: Các chọn lựa được dấnh giá tuần tựmoreMô hình cổ điển & hành vi Chẩt lượng thông tinCác mục tiêu của quyết địnhLý trí: Con người lệ thuộc vào các thông tin thực tếLý trí: Tối đa hóa – Lựa chọn tối ưuCác tiêu chuẩnLý trí: Đánh giá dựa vào các tiêu chuẩn tuyệt đốiOB: Đánh giá dựa vào các ưa thích ngầmOB: Lệ thuộc vào các thông tin bị bóp méo theo cảm giácOB: Vừa ý – một giải pháp “vừa đủ tốt”Mô hình cổ điển & hành vi 2. Đạo đức trong ra quyết địnhTiêu chuẩn xem xét khía cạnh đạo đức ra quyết định: Lợi ích: Quyết định có thỏa mãn tất cả những người đại diện và các đối tác hữu quan?Quyền hành: Quyết định có tôn trọng quyền hạn và trách nhiệm của mỗi người?Pháp luật: Quyết định có nhất quán với quy định của luật pháp?Trách nhiệm: Quyết định có nhất quán với việc quan tâm đến trách nhiệm của bản thân?Hậu quả: Cảm giác bản thân và người liên quan? Phương tiện truyền thông đại chúng? Người tốt sẽ hành động thế nào? IV.CÁC VẤN ĐỀ TRONG RA QUYẾT ĐỊNHSai lầm khi ra quyết địnhSáng tạo trong ra quyết định1. Sai lệch trong quyết địnhSai lệch do kinh nghiệm chủ quanSai lệch chủ quan của mẫu so sánhSai lệch quy kết và điều chỉnhSai lệch khuôn mẫu tình huốngSai sót khẳng địnhCam kết leo thang2.Sáng tạo trong ra quyết địnhNhân tố sáng tạo cá nhân Tác nhân sáng tạo tình huống