Quy trình tổ chức sự kiện PR

Vương Thanh Long -www.vnstrategy.com Quy trình tổ chức sự kiện PR Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Quy trình tổ chức sự kiện PR  Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chi tiết cao, yêu cầu các thành viên phải phối hợp tổ chức tốt.  Yếu tố xử lý sự vụ và kinh nghiệm tổ chức rất cần thiết trong quá trình triển khai sự kiện, vì luôn có nhiều vấn đề phát sinh xảy ra.  Người phụ trách tổ chức sự kiện đòi hỏi phải am hiểu và quản lý được quy trình làm việc.  Quy trình sau đây sẽ giúp hệ thống hóa tổ chức sự kiện nhằm tránh thiếu xót. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Bước 7 – Báo cáo tổng kết Bước 6 – Triển khai chương trìnhBước 5 – Chuẩn bị triển khai Bước 4 – Xây dựng chương trình triển khai Bước 1 – Xác định mục tiêu Bước 2 – Xây dựng nội dung Bước 3 – So sánh với định hướng thương hiệu Định vị thương hiệu và yêu cầu của sự kiện E v e n t P ro c e s s Quy trình tổ chức sự kiện PR Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Bước 1: Xác định mục tiêu Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Xác định mục tiêu  Xác định đúng mục tiêu của sự kiện là yếu tố cốt lõi để tổ chức thành công.  Mục tiêu càng rõ ràng và được mọi người bên trong tổ chức cũng như các đối tác liên quan hiểu thấu đáo là bước đầu thành công của sự kiện.  Mục tiêu do nhà đầu từ, chủ doanh nghiệp đưa ra. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Xác định mục tiêu  Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp với chiến lược thương hiệu và mục đích của sự kiện.  Nếu một sự kiện không gắn liền với Chiến lược thương hiệu sẽ không có tính hiệu quả cao, sự kiện là yếu tố cộng thêm để gia tăng uy tín thương hiệu, chính điều đó sự kiện phải đáp ứng được định vị thương hiệu, khách hàng mục tiêu Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Bước 2: Xây dựng nội dung Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Xây dựng nội dung  Xây dựng nội dung, ý tưởng là bước quan trọng tạo thành công cho 1 sự kiện.  Nội dung ý tưởng phải phù hợp với định hướng thương hiệu và đối tượng khách hàng mục tiêu.  Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng“ tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng"... Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Xây dựng nội dung  Để nội dung, ý tưởng phù hợp phải xác định Đối tượng nhận thông điệp, từ đó xây dựng chương trình phù hợp.  Nội dung chương trình phải xác định được: • Thời gian tổ chức. • Địa điểm tổ chức. • Phương thức tổ chức. • Các thành phần tham gia. • Ngân sách Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Bước 3: So sánh với định hướng thương hiệu Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Định hướng thương hiệu  Sự kiện là một trong những công cụ nhằm xây dựng thương hiệu, chính vì điều đó trong suốt qua trình triển khai sự kiện phải luôn đáp ứng được các yêu cầu của Định vị, Tính cách thương hiệu Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Định hướng thương hiệu  So sánh giữa nội dung với yêu cầu cần phải: • Thỏa mãn được yếu tố pháp lý, tức chính quyền cho phép tổ chức. • Thoả mãn mục tiêu của chủ đầu tư và chiến lược phát triển thương hiệu. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Định hướng thương hiệu  So sánh giữa nội dung với yêu cầu cần phải: • Phù hợp với văn hóa, tập quán vùng miền tại địa điểm tổ chức sự kiện. • Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp của sự kiện (thu hút được số lượng bao nhiêu người - đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải được hình ảnh, thông điệp gì cho thương hiệu, cảm xúc của người tham gia vào event thế nào) Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Bước 4: Xây dựng chương trình triển khai Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Xây dựng chương trình triển khai  Đối với chương trình triển khai càng chi tiết càng ít rủi ro trong thực tế.  Sử dụng Microsoft Project để theo dõi tiến độ chương trình.  Phân công trách nhiệm cụ thể và luôn theo sát để hỗ trợ các thành viên tham gia chương trình. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Xây dựng chương trình triển khai  Dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra tại event.  Event muốn thu hút và gây ấn tượng mạnh với những người tham dự cần có những yếu tố sáng tạo và bất ngờ.  Sự phối hợp là yếu tố quan trọng đối với 1 sự kiện thành công, do đó cần phải xây dựng tổ chức gắn kết và chia sẻ. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Bước 5: Chuẩn bị triển khai Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Chuẩn bị triển khai  Trước khi xây dựng kế hoạch.  Chuẩn bị thu thập và tổng hợp các thông tin liên quan đáp ứng cho việc xâu dựng ý tưởng.  Đặt ra các mục đích sự kiện, mục tiêu phải thực tế và khả quan.  Xây dựng ngân sách.  Lập kế hoạch hành động chi tiết. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Chuẩn bị triển khai  Lên kế hoạch nhân sự tham gia và chuẩn bị các nguồn nhân sự đáp ứng.  Chuẩn bị các điều kiện vật chất, vật dụng liên quan,  Chuẩn bị cho bước triển khai.  Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Chuẩn bị  Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ (có thể hơn) để lập kế hoạch tổ chức và chuẩn bị.  Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu.  Xây dựng nội dung và phương án dự phòng. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Bước 6: Triển khai chương trình Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Triển khai chương trình  Tất cả sự chuẩn bị của các bước trên sẽ được thể hiện trong ngày cuối cùng, thời điểm sự kiện xảy ra.  Tổ chức sự kiện không phải đến khi triển khai là hoàn tất sứ mệnh mà vẫn phải còn tiếp tục. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Triển khai chương trình  Trong suốt quá trình triển khai sự kiện cần phải lưu ý các vần đề sau: • Giữ mối liên hệ với các thành viên chủ chốt trong sự kiện. • Theo dõi và bám sát tại các địa điểm “nóng” (Nếu sự kiện tổ chức nhiều điểm). • Có tầm nhìn bao quát vừa bên trong và bên ngoài khu vực diễn ra sự kiện. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Bước 7: Báo cáo tổng kết Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Báo cáo tổng kết  Báo cáo tổng kết nhằm rút ra kinh nghiệm cho các lần sau.  Cần phải họp các thành viên trong nhóm để cùng phản biện và đóng góp ý kiến.  Thông thường khen thưởng hoặc kỷ luật cũng cần nêu ra nhằm động viên các cá nhân xuất sắc. Vương Thanh Long - www.vnstrategy.com Liên hệ  Giảng viên Vương Thanh Long. • Đại học Văn Lang, TP Hồ Chí Minh. • MBA of International American University (Hoa Kỳ) • Strategic Consultant: Marketing and Branding. • Email: long.vuong@vnstrategy.com • Website: www.vnstrategy.com