Quy trình quản lý quỹ phát triển xã

SỞ TÀI CHÍNH TỈNH HOÀ BÌNH QUY TRÌNH Quản lý quỹ phát triển xã Hòa Bình, tháng 7 năm 2008 Sở Tài chính tỉnh Hòa Bình QUY TRÌNH QUẢN LÝ QUỸ PHÁT TRIỂN XÃ (Kèm theo công văn số /STC-QLNS ngày /7/2008 của Sở Tài chính tỉnh Hòa Bình) Căn cứ Bản thoả thuận ký giữa Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thuỵ Sĩ (SDC) và UBND tỉnh Hoà Bình ngày 11/12/2007 về việc đóng góp hỗ trợ cho “Chương trình cải thiện cung cấp dịch vụ công trong nông nghiệp và phát triển nông thôn (PS-ARD)” Sở Tài chính hướng dẫn quy trình quản lý Quỹ phát triển xã, như sau: * Nguyên tắc sử dụng Quỹ phát triển xã: - Sử dụng quỹ có hiệu quả, công khai minh bạch. - Hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng nhỏ không quá 40% tổng Quỹ/năm; - Chi phí quản lý hành chính, không quá 10% tổng ngân sách các hoạt động được thực hiện. * Điều kiện để giải ngân Quỹ phát triển xã: - Xã có kế hoạch phát triển kinh tế xã hội có sự tham gia được phê duyệt - Xã được tập huấn Quy trình quản lý lồng ghép các nguồn lực tài chính xã - Có cam kết thực hiện quỹ phát triển xã giữa PS-ARD, UBND huyện và UBND xã - Có quy chế sử dụng quỹ phát triển xã do UBND xã ban hành - Có dự toán quỹ phát triển xã được phê duyệt - Có quyết định bộ phận quản lý quỹ phát triển xã * Đối tượng được sử dụng quỹ Đối với xã: Đối tượng sử dụng Quỹ là tất cả các xã thuộc 2 huyện Tân Lạc và Lạc Sơn (năm 2008) và tất cả các xã thuộc 3 huyện Tân Lạc, Lạc Sơn, Yên Thủy (2009-2010). Đối với các xã có dưới 7 thôn là 80.000.000đ/năm; từ 7-15 thôn là 100.000.000đ/năm; xã trên 15 thôn là 120.000.000đ/năm. Các xã nghèo không được hưởng chương trình 135 giai đoạn 2 được bổ sung 20.000.000đ/năm/xã (sử dụng tiêu chí Chương trình 135 để xác định xã nghèo, không nghèo). Từ năm thứ hai trở đi, xã nào được đánh giá là quản lý và sử dụng hiệu quả Quỹ thì ngoài việc tiếp tục được hưởng quỹ như quy định ở trên thì còn được bổ sung thêm một khoản ngân sách. Khoản này sẽ do Ban Điều hành tỉnh Hòa Bình quyết định và phụ thuộc vào ngân sách hiện có của Chương trình. Đối với thôn: Do ngân sách của Quỹ Phát triển xã hạn chế, việc xác định các thôn hưởng lợi từ Quỹ Phát triển xã sẽ do Ban phát triển xã quyết định nhưng phải đảm bảo ưu tiên cho các thôn ở vùng sâu, xa có nhiều hộ nghèo. 1 Đối với hộ gia đình: Ưu tiên 50% đối tượng là hộ nghèo, cận nghèo, phụ nữ hoặc các hoạt động do phụ nữ lựa chọn. Ngoài ra, có thể sử dụng Quỹ cho các hoạt động nhiều người được hưởng lợi hoặc các nhóm sở thích thực hiện các hoạt động sản xuất nông lâm nghiệp. * Điều kiện sử dụng quỹ: Quỹ chỉ được sử dụng cho các hoạt động Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trong bản Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội đã được phê duyệt (các hoạt động liên quan đến nông lâm nghiệp, nâng cao năng lực và cơ sở hạ tầng nhỏ trong nông nghiệp và phát triển nông thôn). Quy trình thực hiện quản lý và sử dụng Quỹ phát triển xã: Bước 1. Thành lập bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã 1. Thành lập bộ phận quản lý Quỹ: Tổ công tác xã cử ra một bộ phận để quản lý Quỹ phát triển xã, thành phần của bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã gồm: - Chủ tịch UBND xã - Chủ tài khoản. - Kế toán xã - kiêm kế toán Quỹ phát triển xã; - Trưởng các ban, ngành, đoàn thể; - Trưởng các thôn, bản thuộc xã - Uỷ viên. 2. Mở tài khoản giao dịch: - Thủ tục mở tài khoản: Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã mở tài khoản tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, thủ tục mở thực hiện theo quy định của ngân hàng NN& PTNT. Bước 2: Chuẩn bị lập Dự toán Quỹ phát triển xã: 1. Họp bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã: Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã tổ chức (mời Ban Quản lý dự án huyện tham dự) họp triển khai thực hiện Quỹ phát triển xã phân công nhiệm vụ triển khai thực hiện. Nội dung cuộc họp bao gồm: - Thông báo công khai về Quỹ phát triển xã, thông tin về nguồn vốn. - Lựa chọn các hoạt động ưu tiên trong Kế hoạch Phát triển kinh tế xã hội đã được phê duyệt. - Xác định thôn được hưởng lợi và số người được hưởng lợi. - Thống nhất phân bổ vốn. - Xác định thời gian triển khai. 2 - Thảo luận và thống nhất về giám sát. Các hoạt động được lựa chọn sẽ là các hoạt động trong các lĩnh vực sau: (a) Đầu tư cho cơ sở hạ tầng nhỏ trong nông nghiệp và phát triển nông thôn (không quá 40% Quỹ phát triển xã): + Sửa chữa kênh mương nội đồng do xã quản lý, nhưng giá trị công trình nhỏ dưới 20 triệu đồng và hoàn toàn dùng bằng lao động thủ công; + Sửa chữa hoặc làm mới cống qua đường thôn, bản (đường sung yếu dùng chung cho nhóm hộ); + Đào giếng cung cấp nước tưới cho cây trồng, dùng chung cho một nhóm hộ, giá trị công trình tối đa không quá 10 triệu đồng; + Hỗ trợ tiền sửa chữa, cải tạo các hệ thống máy bơm, máy thuỷ điện nhỏ dùng chung cho nhóm hộ; + Các hoạt động khác liên quan đến cơ sở hạ tầng nhỏ trong nông nghiệp và phát triển nông thôn… Ghi chú: đối với các công trình người dân cam kết đóng góp thêm bằng ngày công lao động thì giá trị công trình có thể lớn hơn, nhưng tổng kinh phí hỗ trợ của quỹ PT xã cho công trình sẽ không lớn hơn các mức đã quy định ở trên. (b) Các hoạt động cải thiện điều kiện sản xuất, gồm: + Hỗ trợ nhóm hộ (theo nguyên tắc sử dụng vốn) mua máy móc cải thiện sức lao động, cụ thể: máy tuốt lúa; máy bóc tách hạt: ngô, lạc, đậu tương…; + Hỗ trợ hộ nghèo, nhóm hộ giống cây, con (tiểu gia súc, gia cầm, thuỷ sản); phân bón, thuốc trừ sâu; + Hỗ trợ chi phí tập huấn cho các nhóm hộ về trồng trọt và chăn nuôi; + Hỗ trợ mua tài liệu khuyến nông, khuyến ngư cho thôn, bản; + Hỗ trợ lãi tiền vay ngân hàng cho các hộ nghèo, cận nghèo vay vốn để phát triển kinh tế hộ gia đình; + Hỗ trợ các gia đình rất nghèo về chi phí vật liệu để cải tạo chuồng, trại gia súc, mức hỗ trợ không quá 1 triệu đồng/hộ; + Hỗ trợ các chuyến tham quan, học tập kinh nghiệm đến các trang trại, nhóm hộ tại các xã, huyện khác trong tỉnh. + Các hoạt động hỗ trợ nông dân tiếp cận thị trường cho các sản phẩm nông lâm nghiệp. + Các hỗ trợ khác để cải thiện điều kiện sản xuất liên qua đến nông, lâm nghiệp nâng cao năng lực trong sản xuất nông nghiệp và phát triển nông thôn. Sau cuộc họp Ban phát triển xã, xã phải có biên bản cuộc họp xã trong đó có bảng tổng hợp các hoạt động và các thôn được hưởng lợi từ Quỹ Phát triển xã của PS-ARD (mẫu số 01). 3 2. Tổ chức các cuộc họp tại các thôn được hưởng lợi: Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã phối hợp với Trưởng thôn/bản, tổ chức cuộc họp thôn, bản để thông báo về Quỹ phát triển xã và đối tượng hưởng lợi từ Quỹ. Mọi người trong thôn/bản, cả nam giới và nữ giới, đặc biệt là người nghèo, người dân tộc thiểu số được mời đến tham gia cuộc họp. Một số vấn đề cần lưu ý khi họp thôn bản: - Thời gian dành để thảo luận phải đảm bảo đầy đủ để cho người dân trao đổi ý kiến, đề xuất. - Cuộc họp thôn chỉ được tổ chức khi có đại diện của ít nhất 70% hộ gia đình trong thôn. Nội dung của họp thôn bao gồm: - Thông báo các hoạt động do thôn đề xuất trong Kế hoạch PTKTXH sẽ được thực hiện và kinh phí thực hiện các hoạt động này. - Thông báo các tiêu chí của đối tượng hưởng lợi từ quỹ - Lựa chọn các hộ, các nhóm hộ được hưởng lợi. Lưu ý: Danh sách các hộ nghèo sẽ do thôn cung cấp (hộ nghèo theo tiêu chí mới năm 2006 theo quy định của Bộ Lao động thương binh và xã hội). * Kết thúc cuộc họp thôn/bản đưa ra được kết quả gồm: Biên bản họp thôn bản bao gồm bảng tổng hợp các hoạt động và danh sách các hộ tham gia (mẫu số 02) Danh sách các hộ nghèo trong thôn (mẫu số 03). Bước 3: Tổng hợp kết quả của các thôn thành kế hoạch triển khai của xã (bao gồm cả dự toán) 1. Căn cứ: - Kế hoạch Phát triển kinh tế xã hội (KHPTKTXH) năm kế hoạch. - Mức phân bổ Quỹ phát triển xã. - Các biên bản họp thôn/bản. 2. Thẩm định và lựa chọn các hoạt động - Sau khi nhận được biên bản họp thôn bản, bộ phận quản lý quỹ tiến hành thẩm định các hoạt động do thôn bản đề xuất, bảo đảm; + Tổng kinh phí cho các hoạt động của thôn bản phải phù hợp với số quỹ được phân bổ cho thôn + Các hoạt động thông bản đề xuất phải phù hợp với các hoạt động ưu tiên trong kết luận của cuộc họp ban phát triển xã mở rộng. Lưu ý: các hoạt động sau khi thẩm định, nếu không được lựa chọn phải thông báo cho các thôn, hộ/ nhóm hộ gia đình biết để tránh thắc mắc khiếu nại. 4 3. Lập, tổng hợp dự toán Kế toán quỹ thực hiện lập biểu tổng hợp dự toán theo mẫu số 05. Bước 4: Chấp hành dự toán (điều hành sử dụng quỹ) 1. Đầu tư cho cơ sở hạ tầng nhỏ: - Lập dự toán cho các hoạt động: đối với những hạng mục công trình có xây dựng cần tiến hành khảo sát, lập bản vẽ và dự toán. Công tác khảo sát được tiến hành một cách đơn giản nhằm xác định khối lượng, địa điểm và các điều kiện thi công có liên quan. Các công trình xây dựng (ví dụ như làm cống nước, sửa đường liên thôn, bản hoặc nhóm hộ đào giếng phục vụ sản xuất ...) Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã cử người biết về kỹ thuật xây dựng dự toán thật đơn giản, dễ hiểu. Biện pháp thi công các công trình này phải đơn giản để các hộ, nhóm hộ có thể tự thi công được. - Phê duyệt dự toán: đối với các hoạt động đầu tư cho cơ sở hạ tầng nhỏ, Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã lập tổng dự toán trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt (sử dụng mẫu số 06). - Thi công công trình: + Bước 1: Thông báo mời cộng đồng thi công: Sau khi dự toán của công trình được UBND xã phê duyệt, bộ phận quản lý quỹ tiến hành lập thông báo mời các cộng đồng đăng ký tham gia thi công công trình. Thông báo có các nội dung chủ yếu là: Tên công trình, giá trị dự toán được duyệt, địa điểm thi công, thời gian thi công và địa điểm để các cộng đồng đăng ký thi công công trình. Cần chú ý là cộng đồng không cần có tư cách pháp nhân mà có thể chỉ là một nhóm thợ (gồm ít nhất là 1 thợ cả có kinh nghiệm và các thợ phụ) nào đó có tay nghề.. thông báo được đọc trên loa đài, niêm yết tại UBND xã, tại nhà văn hoá xã, tại các nhà sinh hoạt cộng đồng của thôn, bản đồng thời được phổ biến cho trưởng thôn, bản để thông báo cho người dân được biết. + Bước 2: Lựa chọn cộng đồng thi công: Cộng đồng thi công phải đảm bảo có thợ cả chỉ đạo. Thợ cả phải có tay nghề thi công các công trình tương tự trên địa bàn. Ưu tiên cộng đồng có nhiều phụ nữ, người dân tộc thiểu số, người nghèo trong thôn bản thực hiện phương châm “Dân có công trình và việc làm” tăng thu nhập nhằm cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người dân. (Nếu các nhóm hộ được hưởng lợi trực tiếp từ công trình có khả năng tự thi công thì không cần thuê cộng đồng thi công). + Bước 3: Ký Hợp đồng thi công với cộng đồng được lựa chọn: (Hợp đồng thi công: tham khảo mẫu số 07 đính kèm). + Bước 4: Thi công và giám sát công trình: Công trình được tiến hành thi công theo đúng các nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng đã ký. Cần chú ý là do các cộng đồng có thể không có tài khoản ở ngân hàng nên có thể thanh toán tiền mặt cho cộng đồng. 5 Các công trình thi công được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của người giám sát (cá nhân/nhóm hộ). Công tác giám sát thi công công trình phải được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hệ thống để ngăn ngừa các sai phạm kỹ thuật, đảm bảo việc nghiệm thu khối lượng, chất lượng các công trình được thi công theo đúng thiết kế được duyệt, + Bước 5: Nghiệm thu công trình: * Thành phần ban nghiệm thu bao gồm: + Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã. + Đại diện của người lập thiết kế, dự toán (nếu có) + Đại diện của đơn vị nhận thầu xây lắp, nhóm thợ (nếu có). + Nhóm giám sát. * Nghiệm thu toàn bộ công trình và bàn giao: Công trình chỉ được bàn giao toàn bộ và đưa vào sử dụng khi đã xây lắp hoàn chỉnh theo thiết kế được duyệt, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật và nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng. Lập biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng, các bên liên quan có thể lập ngay biên bản bàn giao công trình hoàn thành và danh mục các hồ sơ bàn giao. (Biên bản nghiệm thu theo mẫu số 08 đính kèm). * Nhóm giám sát cấp xã lập hồ sơ và chuyển giao việc khai thác sử dụng cho UBND xã hoặc cho nhóm hộ hoặc cho người sử dụng. UBND xã chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tài liệu hoàn thành công trình theo đúng quy định lưu trữ hồ sơ của Nhà nước. 2. Các hoạt động hỗ trợ cải thiện điều kiện sản xuất a. Hỗ trợ các nhóm hộ mua máy móc thiết bị để cải thiện sức lao động: cần tham khảo giá cả của thị trường và thực hiện mua sắm theo quy định (nếu tài sản có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thì phải áp dụng phương pháp mua sắm chào hàng cạnh tranh). Khi mua sắm thực hiện ký hợp đồng, lấy hoá đơn và thanh lý hợp đồng theo quy định. Các nhóm được hưởng lợi cần xây dựng quy chế sử dụng máy móc thiết bị cụ thể và được UBND xã và lãnh đạo thôn thông qua. b. Đối với việc tập huấn phải lập dự toán cho một lớp tập huấn, bao gồm chi phí mời giảng viên, chi phí phục vụ lớp tập huấn, đi lại của người dân và tiền thuê hội trường phục vụ lớp tập huấn (áp dụng định mức chi theo quyết định số 19/2007/QĐ-UBND ngày 19/9/2007 của UBND tỉnh Hòa Bình) (mẫu số 09 và 10). c. Đối với việc hỗ trợ mua tài liệu khuyến nông, khuyến ngư cho thôn, bản lấy báo giá của cơ quan phát hành để thực hiện mua sắm. d. Đối với các chuyến tham quan học tập, trao đổi thì lập dự toán cho từng chuyến đi (áp dụng định mức chi theo quyết định số 19/2007/QĐ-UBND ngày 19/9/2007 6 của UBND tỉnh Hòa Bình), riêng chi phí thuê xe theo giá cả thị trường từng thời điểm (có hợp đồng và hóa đơn tài chính). Có thể sử dụng mẫu số 09 và 10 để lập dự toán. 3. Chi phí hành chính và quản lý: Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã được phép chi tối đa tới 10% Quỹ phát triển xã được cấp, cụ thể như sau (mẫu số 11): + Chi phí văn phòng phẩm bao gồm: giấy các loại, bút viết, phấn hoặc bút viết bảng, các loại cặp lưu trữ hồ sơ... + Chi phí đi lại (để giao dịch với ngân hàng, đi thẩm định công trình, nộp báo cáo...). + Chi phí hội họp thôn bản. + Các chi phí cho lập kế hoạch Phát triển kinh tế xã hội có sự tham gia tại cấp xã (bắt đầu áp dụng từ năm 2009). 4. Công tác kế toán A. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: a) Tài khoản sử dụng: TK 111 (Tiền mặt); TK 112 (Tiền gửi Kbạc); TK 331 (tài khoản tạm ứng); TK 711 (Thu sự nghiệp); TK 811 (Chi sự nghiệp); b) Phương pháp hạch toán: (1) Nhận tiền viện trợ: Ghi nợ TK 112/Có TK 711; (2) Rút tiền dự án nhập quỹ: Ghi nợ TK 111/Có TK 112; (3) Chi tiền dự án cho các hoạt động hoặc chi quản lý hành chính: Ghi nợ TK 811/Có TK 111 hoặc 112; (4) Chi tạm ứng cho các hoạt động: Ghi nợ TK 331/Có TK 111; (5) Thu hồi tạm ứng + Trường hợp thu hồi bằng tiền mặt: nợ TK 111/Có TK 331; đồng thời ghi nợ TK 811/ Có TK 111 + Trường hợp thu hồi tạm ứng và kết chuyển thẳng sang chi hoạt động: ghi Nợ TK 811/Có TK 331; (6) Kết chuyển chi hoạt động: Ghi nợ TK 711/Có TK 811; (7) Làm thủ tục ghi thu, ghi chi các khoản chi từ quỹ phát triển xã vào ngân sách xã: Ghi nợ TK 814/Có TK 714; (8) Thu lãi tiền gửi ngân hàng (nếu có): Ghi nợ TK 112/Có TK 711 7 B. Sổ kế toán: Để theo dõi Quỹ phát triển xã, Kế toán quỹ thực hiện mở các loại sổ sách như sau: 1. Sổ theo dõi tiền mặt; 2. Sổ tiền gửi ngân hàng; 3. Sổ chi các hoạt động quỹ phát triển xã; 4. Sổ theo dõi các khoản tạm ứng (Chi tiết TK 331) C. Các thủ tục quyết toán: - Lập báo cáo quyết toán: Kết thúc các hoạt động, sau khi các công trình hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, chậm nhất sau 45 ngày tính từ ngày bàn giao Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã phải lập xong hồ sơ báo cáo quyết toán vốn của công trình hoàn thành trình UBND xã phê duyệt. Hồ sơ báo cáo quyết toán gồm có 1. Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán. 2. Báo cáo quyết toán tiểu dự án hoàn thành (kèm theo). 3. Biên bản cuộc họp thôn bản (trong đó có danh sách các công trình theo thứ tự ưu tiên). 4. Quyết định của Chủ tịch UBND xã phê duyệt bản vẽ thiết kế dự toán (nếu có), các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, Biên bản bàn giao, Biên bản đánh giá, các báo giá đã được ký duyệt. 5. Bản dự toán chi tiết của các khoản chi phí thuộc công trình đã được Chủ tịch UBND xã phê duyệt. 6. Bản quyết toán khối lượng hoàn thành đối với hợp đồng thi công xây dựng (mẫu số 12). 7. Bản tổng hợp giá trị đề nghị quyết toán của tất cả các khoản chi phí khác (mẫu số 13). 8. Danh sách và ký nhận của các hộ được đầu tư (mẫu số 04) 9. Bản tổng hợp giá trị đề nghị quyết toán Quỹ phát triển xã năm ..(mẫu số 14) 10. Bản quyết toán chi phí hành chính và quản lý (mẫu số 15) D. Công khai quỹ phát triển xã Hàng năm, cần công khai tình hình sử dụng quỹ PT xã cho các bên liên quan (theo biểu công khai quyết toán mẫu số 16). • Hình thức công khai: 8 1. Công bố trong các kỳ họp thường niên của UBND, HĐND xã, Uỷ ban mặt trận tổ quốc hoặc các cuộc họp của thôn, bản; 2. Niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã và các trung tâm dân cư (ví dụ như nhà văn hóa thôn bản), ít nhất trong thời gian 90 ngày kể từ ngày niêm yết; 3. Thông báo bằng văn bản đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; tới hộ gia đình hoặc trưởng thôn, bản; 4. Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống truyền thanh của xã, thôn; Báo cáo quyết toán trên được lập thành 04 bộ, 01 bộ gửi các thôn liên quan để công bố cho các hộ trong thôn, 01 bộ lưu tại xã; 01 bộ gửi Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện; 01 bộ gửi UBND huyện để báo cáo. 5. Tổ chức thực hiện - Căn cứ vào quy định của Quy trình này, Chủ tịch UBND xã chỉ đạo, đôn đốc Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã triển khai thực hiện đảm bảo quản lý đúng quy trình nêu trên. - Cơ quan tài chính cấp trên (Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện) căn cứ Quy trình này chỉ đạo, hướng dẫn tập huấn cho các xã thực hiện quản lý Quỹ phát triển xã. Phòng Tài chính cấp huyện tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra, giám sát tình hình quản lý Quỹ phát triển xã. Trong quá trình thực hiện có những khó khăn, vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời về Tổ công tác PS- ARD tại Sở Tài chính Hoà Bình hoặc đơn vị hợp phần Hoà Bình (CMU). Sở Tài chính tỉnh Hoà Bình 9 Phụ lục I các biểu mẫu sử dụng cho thôn bản Biểu 01: BIÊN BẢN HỌP BAN PHÁT TRIỂN XÃ MỞ RỘNG Biểu 02: BIÊN BẢN TỔNG HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG, CÁC NHÓM HỘ, CÁC HỘ GIA ĐÌNH Biểu 03: DANH SÁCH CÁC HỘ NGHÈO Biểu 04: DANH SÁCH và KÝ NHÂN CỦA CÁC HỘ NGHÈO Mẫu số 01 BIÊN BẢN HỌP BAN PHÁT TRIỂN XÃ MỞ RỘNG DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc …..….. ngày tháng năm 200 Hôm nay, ngày tháng năm 200…, tại xã …………………….... tổ chức cuộc họp bàn và đề xuất các hoạt động, các nhóm hộ, các hộ được đầu tư của Quỹ phát triển xã thuộc dự án PS- ARD. 1- Thành phần dự họp gồm có: Ông: ………………...…………: Đại diện bộ phận quản lý Quỹ PTX Ông …………………………..….: Trưởng thôn/bản .. ………………………………………………………………………………………. 2- Kết luận cuộc họp Sau khi nghe phổ biến của Ông ........................................... đại diện Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã, đại diện các ban ngành trong xã đã thảo luận, phát biểu ý kiến đều thống nhất đề xuất việc sử dụng quỹ phát triển xã như sau: - Về nguồn vốn của Quỹ phát triển xã: ……………………………………….. đồng - Về phân bổ các hoạt động cho thôn: STT Nội dung Tên thôn bản được hưởng lợi Số người hưởng lợi Tổng quỹ được phân bổ Thời gian triển khai 1 2 3 … Ghi chú: cột “nội dung” cần ghi cụ thể các hoạt động được ưu tiên mà Ban phát triển xã lựa chọn trong bản Kế hoạch PTKTXH. Người lập Trưởng ban Phát triển xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 02 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… Thôn, bản ………………... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN TỔNG HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG, CÁC NHÓM HỘ, CÁC HỘ GIA ĐÌNH ĐƯỢC ĐẦU TƯ TỪ DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… Thuộc thôn, bản: ………………………………………… Hôm nay, ngày tháng năm 200…, tại thôn, bản …………………….... thuộc xã …………………….... tổ chức cuộc họp bàn và đề xuất các hoạt động, các nhóm hộ, các hộ được đầu tư của Quỹ phát triển xã thuộc dự án PS-ARD. 1- Thành phần dự họp gồm có: Ông: ………………...…………: Đại diện bộ phận quản lý Quỹ PTX Ông …………………………..….: Trưởng thôn/bản .. ………………………………………………………………………………………. Các hộ gia đình trong thôn…………………………………………. 2- Kết luận cuộc họp Sau khi nghe phổ biến của Ông ..........................................., trưởng thôn; đại diện UBND xã và các hộ gia đình trong thôn đã thảo luận, phát biểu ý kiến đều thống nhất đề xuất việc sử dụng quỹ phát triển xã cho thôn…………………………………………..như sau: - Về nguồn vốn của Quỹ phát triển xã phân bổ cho thôn: ……………………………….. đồng - Về phân bổ các hoạt động cụ thể của thôn: STT Nội dung (ghi tên hoạt động cụ thể của thôn) Tên hộ/ nhóm hộ được hưởng lợi Số người hưởng lợi Tổng quỹ được phân bổ Thời gian triển khai 1 2 3 … Người lập Trưởng thôn (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 03 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… Thôn, bản ………………... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DANH SÁCH CÁC HỘ NGHÈO Thôn: …………………………………………………… TT Tên chủ hộ 1 2 3 4 5 6 Trưởng thôn (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 04 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… Thôn, bản ………………... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DANH SÁCH và KÝ NHÂN CỦA CÁC HỘ NGHÈO ĐƯỢC ĐẦU TƯ TỪ DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… Thôn: …………………………………………………… TT Tên chủ hộ Hoạt động tham gia Ký nhận 1 2 3 4 5 6 Trưởng thôn (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ lục II: lập dự toán Quỹ phát triển xã Biểu 05: TỔNG DỰ TOÁN QUỸ PHÁT TRIỂN XÃ Mẫu số 05 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 TỔNG DỰ TOÁN QUỸ PHÁT TRIỂN XÃ dự án PS-ARD năm 200… STT Nội dung công việc Số tiền Thời gian Người chịu trách nhiệm Ghi chú I Hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng nhỏ: 1 Xây cống … 2 Sửa đường liên thôn… II Tập huấn cho các nhóm hộ cách phòng bệnh 1 Nhóm 1 2 Nhóm 2 … III Hỗ trợ các nhóm hộ mua máy Nhóm 1 Nhóm 2 … IV Hỗ trợ mua tài liệu Thôn ... Thôn ... V Các gia đình hỗ trợ về giống, phân bón Ông ... Ông ... Tổng cộng (I+II+III+IV+V) Kế toán Chủ tịch UBND xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Phụ lục III điều hành sử dụng Quỹ phát triển xã Biểu 06: DỰ TOÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH Biểu 07: HỢP ĐỒNG THI CÔNG Biểu 08: BIÊN BẢN NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG HOÀN THÀNH Biểu 09: DỰ TOÁN LỚP TẬP HUẤN Biểu 10: DANH SÁCH HỘ/ NHÓM HỘ THAM GIA LỚP TẬP HUẤN Biểu 11: DỰ TOÁN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ Mẫu số 06 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DỰ TOÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH ..... CỦA DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… STT Hạng mục Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 … Người lập Chủ tịch UBND xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Mẫu số 07 Hợp đồng kinh tế Số: …………………. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc HỢP ĐỒNG THI CÔNG Căn cứ ký hợp đồng: - Căn cứ Quyết định số …. ngày tháng năm … của UBND xã…. về việc Phê duyệt xây dựng công trình … - Căn cứ Biên bản cuộc họp ngày tháng năm 200… của thôn, bản về việc giao nhận thầu thi công tiểu dự án. - Căn cứ … Hôm nay ngày tháng năm 2008, tại thôn, bản ….. thuộc xã … II- Đại diện các bên giao thầu và nhận thầu: Đại diện bên giao thầu (Bên A) Ông (bà): ………………………,Chức vụ: …………….. Điện thoại: ……………………….. Có tài khoản số: …………………. tại Ngân hàng ……….. Đại diện bên nhận thầu (Bên B) Ông (bà): ………………………,Chức vụ: …………….. Điện thoại: ……………………….. Địa chỉ liên hệ: …………………………… Có tài khoản số: …………………. tại Ngân hàng ……….. III- Nội dung của hợp đồng giao nhận thầu: 1- Đối tượng của hợp đồng là: - Xây dựng mới hoặc sửa chữa công trình …………………………………. ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 2- Yêu cầu về số lượng công trình là: - Khối lượng theo bản tiên lượng theo hồ sơ, dự toán lập ngày tháng năm ….. và hồ sơ trúng thầu (nếu có). 3- Giá trị của hợp đồng: Giá trúng thầu ……….. hoặc chỉ định thầu ……… (Số tiền bằng số: ……………………, bằng chữ: …………………………………………………..) - Phương thức thực hiện hợp đồng: Hợp đồng chìa khoá trao tay (hợp đồng không có điều chỉnh giá) 4- Thời gian nghiệm thu công trình, bàn giao thanh toán: - Nghiệm thu khối lượng hoàn thành và thanh toán 1 tháng 1 lần. - Thanh toán theo giá trúng thầu được duyệt - Phương thức thanh toán: + Nhà thầu được tạm ứng số tiền là: ……… triệu đồng. + Hình thức thanh toán: Chuyển khoản 100% hoặc bằng tiền mặt ………… 5- Thời gian khởi công hoàn thàn