Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn An Đạt

1557 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN AN ĐẠT Đặng Phương Dung, Lê Minh Nguyệt, Trần Hoàng Oanh, Hồ Thảo Linh, Nguyễn Thị Tuyết Nhi Khoa Tài chính - Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh GVHD: ThS. Thái Thị Nho TÓM TẮT Việc luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền vẫn chưa đồng bộ và còn nhiều bất cập. Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn tại vững mạnh không thể thiếu quy trình luân chuyển chứng từ hiệu quả. Để làm được điều đó, các hóa đơn, chứng từ phải được luân chuyển đầy đủ, kịp thời. Cùng với sự phát triển của khoa học, tin học không chỉ dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban trong doanh nghiệp. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, sẽ gây mất thời gian hoặc thậm chí tạo điều kiện cho gian lận, thất thoát. Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán để chứng từ luân chuyển một cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Tùy theo đặc thù mà mỗi doanh nghiệp đều có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình thanh toán,... Công ty TNHH An Đạt thuộc loại hình doanh nghiệp có quy mô vừa nên các chứng từ cần được luân chuyển nhanh chóng và lưu trữ rõ ràng vào đúng các danh mục phòng ban. Hiện tại, công ty chưa có phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác kế toán nhằm ngăn chặn những sai sót và gian lận nội bộ một cách hiệu quả. Từ khóa: báo cáo tham luận, Công ty TNHH An Đạt, chưa hiệu quả, luân chuyển chứng từ, kế toán. 1 GIỚI THIỆU Công ty TNHH AN ĐẠT được Ban Quản lý các Khu Công Nghiệp Đồng Nai cấp giấy phép đầu tư số: 472043000408 chứng nhận ngày 03/08/2010 với quy mô nhà xưởng hoạt động trên diện tích đất: 5.446,5 m2 tọa lạc tại Khu Công Nghiệp Nhơn Trạch 1, tỉnh Đồng Nai. Tên công ty: CÔNG TY TNHH AN ĐẠT. Người đại diện: Tang, Ni - Ping. Chức vụ: Giám đốc. Địa chỉ chính: Đường Tôn Đức Thắng, KCN Nhơn Trạch 1, Xã Phước Thiền, Huyện Nhơn Trạch, Tỉnh Đồng Nai. 1558 Điện thoại: (061) 3568.778. Fax: (061) 3568.77 Mã số thuế: 360236356. Hình thức sở hữu vốn: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Lĩnh vực ngành nghề hoạt động: Công ty TNHH AN ĐẠT chuyên sản xuất các sản phẩm khác từ giấy và bìa chưa được phân vào đâu. 2 THỰC TRẠNG Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 200/2014/TT - BTC, ngày 01/01/2015 của bộ trưởng BTC về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp. Chính sách kế toán: doanh nghiệp tính trị giá hàng xuất theo: phương pháp bình quân gia quyền. Là phương pháp căn cứ vào giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng nhập trong kỳ để tính giá bình quân của 1 đơn vị hàng hóa. Sau đó tính giá trị hàng hóa xuất kho bằng cách lấy số lượng hàng hóa xuất kho nhân với giá đơn vị bình quân. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: hiện tại, công ty TNHH AN ĐẠT đang áp dụng hình thức kế toán là nhật ký chung và áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình 1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán mua hàng trong công ty 1559 Hình 2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng Căn cứ vào sơ đồ quy trình bán hàng trên, có thể đi cụ thể vào từng bước dưới đây: ước 1: khi có khách hàng đặt mua sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp. => Phòng kinh doanh sẽ lập bảng báo giá và gửi cho đơn vị mua. ước 2: sau khi nhận được bảng báo giá của doanh nghiệp, hai bên cùng thỏa thuận và thống nhất giá cả phù hợp, bên mua sẽ gửi đơn đặt hàng cho doanh nghiệp thể hiện rõ số lượng sản phẩm, mã sản phẩm, quy cách sản phẩm. ước 3: sau khi đã nhận được đơn đặt hàng của đơn vị mua, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa còn trong kho còn đủ so với đơn đặt hàng không. Khi đã kiểm tra xong, doanh nghiệp tiến hành bàn giao hàng hóa cùng các giấy tờ liên quan như: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, lập phiếu thu tiền hàng. Trong trường hợp hàng hóa bị lỗi, khách hàng có thể trả lại hàng hóa cho doanh nghiệp. Khi đó phòng kế toán sẽ tiến hàng nhập lại số lượng hàng hóa, thể hiện ở phiếu nhập hàng hóa bị trả lại. Hiện tại, công ty vẫn còn đang sử dụng cách thủ công, vẫn chưa áp dụng phần mềm nào trên máy tính. Vì vậy, không tránh khỏi những sai sót khi làm công tác kế toán. - Toàn bộ là chứng từ giấy và ghi chép bằng tay. - Hầu hết, luân chuyển chứng từ đều gặp khó khăn trong quá trình vận chuyển, giấy tờ, hóa đơn chuyển chậm gây khó khăn khi hạch toán, lưu trữ dữ liệu. - Công ty đang áp dụng quy trình có quá nhiều công đoạn nên không tránh khỏi những sai sót, làm mất nhiều công sức và thời gian. - Nếu mà bị mất chứng từ thì phải trình báo lên tổng công ty. - Tốn chi phí trong việc vận chuyển và in ấn chứng từ. - Quá trình ghi nhận số liệu theo cách thủ công để lâu chữ sẽ bị mờ, lem không đọc được. - Thiếu sự liên kết về việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban. 1560 - Do việc luân chuyển chứng từ từ chi nhánh về công ty chính vẫn còn chậm trễ. - Việc giao nộp chứng từ trong công ty thường rất chậm trễ gây khó khăn trong việc nhập liệu lên sổ sách. - Do công ty chưa có cách luân chuyển chứng từ hợp lý để bảo quản hiệu quả chứng từ. Việc sử dụng cách thủ công để ghi chép làm cho việc luân chuyển sẽ tốn nhiều chi phí để vận chuyển chứng từ từ chi nhánh đến công ty. Sau quá trình đánh giá và phân tích về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán của công ty TNHH An Đạt tổng quan cho thấy quy trình luân chuyển chứng từ kế toán của công ty còn bất tiện đối với công tác kế toán nội bộ và cảm thấy đây là vấn đề cấp thiết mà công ty cần xử lý. Trưởng hợp bán hàng: khi khách hàng đặt hàng, nhân viên bán hàng phải ghi chép lại bằng tay, sau đó giao đơn đặt hàng cho nhân viên kế toán, nhân viên kế toán viết hóa đơn giao cho khách hàng và phiếu xuất kho chuyển xuống kho, sau đó giao cho nhân viên kho tiếp nhận, nhân viên kho soạn hàng hóa, sản phẩm và giao cho khách hàng. Trường hợp kiểm soát hàng hóa trong kho: khi nhập hàng vào kho sẽ tốn thời gian kiểm kê và ghi chép bằng tay vào sổ để biết tổng số lượng nhập-xuất-tồn của hàng hóa. Sau đó quản lý phải đem sổ chi tiết hàng hóa lên đối chiếu với phòng ban kế toán. => Vì công ty TNHH AN ĐẠT đang sử dụng phương pháp luân chuyển chứng từ kế toán thủ công nên sẽ gặp bất tiện trong công tác lưu trữ và luân chuyển. Chứng từ không được liên tục, vào mùa mưa thì chứng từ sẽ bị hư hỏng, chữ viết bị nhòe. Khi khách hàng ở xa thì không kịp giao hóa đơn, làm chậm quá trình thanh toán tiền của khách hàng, khó kiểm soát được tình tình doanh thu ở công ty. 3 GIẢI PHÁP Giải pháp 1: sử dụng phần mềm kế toán để luân chuyển chứng từ nhanh chóng qua các bộ phận, giúp phân loại chứng từ một cách linh hoạt. Giải pháp 2: sử dụng phần mềm kế toán để tăng độ bảo mật thông tin cao. Giải pháp 3: sử dụng phần mềm kế toán để quy trình luân chuyển chứng từ thuận tiện, để dễ dàng kiểm tra chứng từ. Giải pháp 4: sử dụng phần mềm kế toán để quản lý chứng từ kế toán nội bộ dễ dàng. 4 KẾT LUẬN Trong quá trình tìm hiểu tại công ty TNHH AN ĐẠT, công ty đã đạt được những thành tựu nhất định và có chỗ đứng trên thị trường. ước đầu chúng em đã quan sát quá trình luân chuyển chứng từ của công ty. Tuy nhiên, sự phát triển về quy mô hoạt động cũng như khối lượng tiêu thụ hàng hóa ngày càng tăng, đòi hỏi phải theo dõi chi tiết trong việc tổ chức công tác kế toán của công ty. 1561 Nhóm nghiên cứu đã cố gắng tiếp cận với những công tác kế toán ở trong công ty, kết hợp với kiến thức đã học trong trường về quy trình luân chuyển chứng từ: các chứng từ kế toán chưa được luân chuyển hợp lý. Chứng từ được luân chuyển lên phòng tài chính của công ty nhiều khi chưa kịp thời khiến cho công việc tập hợp và báo cáo thường chậm. Thực tế, tại công ty chứng từ do nhân viên trực tiếp nắm giữ rồi tự đưa lên phòng kế toán nên đ i khi xảy ra tình trạng mất hoặc chậm gây khó khăn cho công tác kế toán. Nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để tồn tại và phát triển thì hoạt động luân chuyển chứng từ phải được cải thiện để góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp. Công ty nên quan tâm và áp dụng phần mềm kế toán trong việc luân chuyển, lưu trữ, bảo quản chứng từ nội bộ trên thiết bị thông minh. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Tài Chính (2014). Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 về việc hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. [2] Bộ Tài Chính (2014). Hệ thống tài khoản kế toán - Chế độ Kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, Nhà xuất bản Lao động. [3] Bộ Tài Chính (2015). 26 chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Nhà xuất bản Tài chính. [4] Quyết định số 48/200 /QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành về Chế độ Kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.